Procesos administrativos

Actividad 7

Anyi Carolina Beltrán Peña ID 720662

Yeison Ferney Martínez Sánchez ID 720239

Administración financiera

Informe de consultoría sobre Control

Claudia Patricia Heredia Diaz

Junio 2021
Informe de consultoría sobre control

Introducción

Es importante identificar los conceptos de control administrativo asi como también los
enfoques sobre dicho control que a su vez nos llevan a identificar la relación que este
debe tener frente a la cultura organizacional y las importancia de las tecnologías de la
información dentro de los procesos de control, las herramientas que se utilizan en este
proceso, los elementos básicos del procesos, los indicadores, tipos de indicadores, el
establecimiento de estándares, la medición de resultados los sistemas integrales de
evaluación, las herramientas de control administrativo y el cuadro de mando aplicado al
entorno organizacional y adicionalmente debemos entender que todo esto se relaciona
con la planeación ya que de allí partirán la misión y los objetivos de una organización, la
manera en que se debe estructurar dicha organización con respecto a funciones y a la
asignación de tarea y quienes se encargaran de dirigir y controlar para lo cual tomaremos
una empresa como estudio la cual en este caso será Refinancia Referencia la cual se
encarga del manejo de financiación a establecimientos comerciales y la recuperación de
cartera para bancos y otras entidades financieras.

Refinancia Referencia

Quienes somos

Somos especialistas en financiación en puto de venta. Hemos enmarcado nuestra visión

empresarial y en nuestra historia teniendo en cuenta de donde venimos y quienes somos.
Respetamos nuestra idiosincrasia y nos adaptamos a la dinámica autóctona colombiana.
Podríamos decir que REFERENCIA es una “Fintech de origen”.

Comprendemos que por más tecnología y analítica que utilicemos para sofisticar procesos
y productos, para nosotros siempre esta primero la relación personal profunda y auténtica
con todos nuestros grupos de interés

Concepto de control administrativo y su aplicación en la organización.

Se entiende como control administrativo la importancia regular medir que la operación de

la empresa sea acorde con sus planes y objetivos es decir que la empresa se encamine
en busca de cumplir lo que se planeó desde el inicio esto con el fin de que si se evidencia
que el algún proceso no se esta tomando el camino correcto sea posible corregir para que
tenga una dirección clara hacia los objetivos deseados dentro de la organización.
Básicamente es importante que dentro de la organización exista un control y a su vez una
evaluación de procesos para así determinar que todo funciona o se esta realizando como
se espera o como se planeó inicialmente por lo cual se puede ver como una mejora
continua en la organización.

Refinancia inicia como una empresa especializada en cobro que desde un principio se
planteó ser una institución de talla mundial que dicho de otra manera se refiere a
trascender para estar al nivel de otras empresas del mismo sector.

Dado que refinancia se mueve en el sector financiero y este es un sector vulnerable frente
a los estafadores se prefiere implementar el control anticipado o preventivo por lo cual
cada cambio en la sistematización, las alianzas con otras empresas y la implementación
de nuevos productos de financiación se evaluaron detalladamente antes de decidir
hacerlo aunque hay ciertas situaciones que en ocasiones se salen de las manos que es lo
que se evidencia dentro del proceso de control administrativo por lo cual se decide hacer
una subdivisión en la empresa y se crea Referencia que se encarga de todo el proceso de
financiación al sector comercial y que por la manera en que esta creciendo se decide que
sea manejada con una gerencia independiente de la que administra la cartera de
Refinancia y por cual se inicia la cultura Ref. que es el conjunto del trabajo en equipo de
Refinancia y Referencia en los procesos de talento humano pero con una administración
individual para las fabricas de cartera y la fabrica de otorgamiento dicho esto se evidencia
que también se maneja el control durante o concurrente y el control posterior ya que
dentro de la división actual se hace una constante evaluación de procesos en busca del
mejoramiento continuo.

Enfoques básicos

 Utilitario: al centrarse en las consecuencias de una acción se puede evidenciar si

el proceso esta bien hecho por lo cual en la fabrica de otorgamiento es vital
centrarse en los procesos para identificar los cambios ya que es un área que
requiere de mucha atención y estructuración continua.
 De los derechos morales: Refinancia referencia se guía por la ética de sus
procesos por lo cual busca respetar y manejar adecuadamente la información de
quienes entran en las bases de datos de sus diferentes fabricas ya que la
información allí suministrada puede ser de carácter delicado y se deben respetar y
usar solo con la autoridad del titular como lo estipula la ley de protección de datos.
  Universal: aunque Refinancia Referencia busca ser líder como Fintech lo hace
con una competencia sana frente a las otras empresas que trabajan en el mismo
sector ya que se desea que estas empresas compitan de misma manera.
 De justicia: en busca del enfoque de justicia Refinancia crea la cultura Ref. que
permite que las fabricas se administren e manera individual lo que permite que los
recurso sean manejados de manera equitativa y de acuerdo a las necesidades de
cada fabrica sin que exista preferencia alguna por alguna fabrica.

Elementos para el proceso de control administrativo

 claridad sobre los objetivos y las estrategias organizacionales para la cual

notamos que Refinancia Referencia tiene este elemento muy claro ya que lo que
empezó como una tesis universitaria rápidamente paso a ser una empresa
organizada y controlada con el fin de ser lideres en Fintech dentro del país y con
proyección de expansión como en el momento se está haciendo con Perú y a
futuro en EEUU que se esta gestionando debido a la asociación con Encore
Capital Group
 Establecimiento de estándares: establecer estándares es vital para lograr
objetivos por lo cual Refinancia Referencia en la creación del Grupo Ref. realiza un
control separado de las fabricas de cobro y la de otorgamiento lo que permite
determinar los objetivos individuales y tener una mejor administración de procesos.
 Medición de resultados: en cada fabrica Refinancia mes a mes se asignan metas
que se determinan del estudio de resultados de meses y años anteriores y del
estudio de temporadas en las que aumenta el cobro de cartera o aumenta la
financiación a plazos por parte de los comercios para lo cual un ejemplo de este
caso es en diciembre donde aumenta la financiación a cuotas por la temporada
navideña
 Comparación de resultados con los estándares: como se dijo anteriormente
Refinancia Referencia evalúa años anteriores lo que permite ver el crecimiento de
cada fabrica.
 Evaluación de resultados y toma de acciones: teniendo en cuenta los
resultados mensuales en comparación con los resultados esperados se puede
evidenciar si se están haciendo los procesos correctamente y por lo cual
Refinancia Referencia dependiendo de dichos resultados establece si se están
 haciendo los procesos correctamente o si de lo contrario es necesario un cambio
de estrategia.
 Retroalimentación y reinicio del proceso de control: con respecto a la fabrica
de otorgamiento a cargo de Referencia es donde mas se realizan los procesos de
Retroalimentación y cambios en los procesos ya que esta área es más vulnerable
a estafas y es necesario estar un paso adelante de esta situación.

Uso del tablero de mando y las distintas herramientas de control administrativo que
maneja la organización.

Es un enfoque de cómo incorporar los objetivos estratégicos en el sistema administrativo

a través de los mecanismos de medición del desempeño. También conocido como El
Balanced Scorecard traslada la visión y la estrategia, al método que motiva al seguimiento
de las metas establecidas a largo plazo, permite monitorear las organizaciones con
indicadores adicionales a los puramente financieros, ya que ofrece la posibilidad de medir
la forma en que las unidades de negocio crean valor para sus clientes presentes y futuros.

Perspectiva financiera: mide de forma precisa y actualizada el desempeño financiero de

la organización en función de su comportamiento.

Perspectiva del cliente: mide la relación con los clientes y las expectativas que ellos
tienen de los bienes o servicios que ofrece la organización para satisfacer sus
expectativas.

Perspectiva interna o de proceso de negocios: que procesos son relevantes y con

ventaja competitiva, para la satisfacción de sus accionistas y clientes. Perspectiva de la
innovación y el aprendizaje: es la identificación, medición o evaluación de las
habilidades de la organización para mejorar y aprender
Plan de mejora que le recomienda a la organización para optimizar su sistema de
control haciendo énfasis en los indicadores de gestión

Para el plan de mejora se recomienda a Refinancia de acuerdo a sus indicadores de

gestión:

En la gestión corporativa ,crear fuertes vínculos con los clientes para mantener la
rentabilidad y continuar participando en el mercado a nivel nacional, prestando servicios
oportunos y de la mejor calidad. gestión por unidad estratégica de negocio: mantener
innovando y dar a conocer los avances que se obtienen para los clientes y crear un
servicio fidelizado para mayor garantía. De gestión de actividad por áreas funcionales:
teniendo en cuenta que en cada área funcional hay un responsable de las actividades, se
recomienda cinco dias antes de cada mes en la presentación de informes de indicadores
de avances y rendimiento, hacer socialización con gerencia, antes de su presentación a la
junta directiva. De gestión específica: presentar a tiempo los informes de cada proceso
para su revisión y correspondiente observación, antes de la presentación a junta directiva.

De gestión de presupuesto: se recomienda que cinco días antes de la fecha estipulada, se

envíe una solicitud de pre aprobación, para no generar sobrecostos y/o reprocesos en la
operación.

De eficiencia: continuar con la presentación de informes, sin omitir ningún imprevisto y así

poder dar solución oportuna y continuidad a la operación.

De productividad: es la más importante ya que la empresa depende de que este indicador

no genere impactos, puesto que se presentan a diario eventos en la operación, por ello se

recomienda generar más compromiso en cada actividad y proceso, para mitigar estos

impactos que se puedan generar.

De competitividad: aprovechar las ventajas competitivas que se mantienen con la

prestación y la calidad del servicio, la innovación y el crecimiento de la organización, para

continuar en el mercado y continuar con el cubrimiento a nivel nacional.

De impacto: crear más compromiso y sentido de pertenencia con cada área de proceso y

con el personal, para la mitigación de este indicador.

De actividad: promover la motivación en cada proceso para la entrega eficaz y oportuna,

para no generar reprocesos e incumplimiento.

Referencias bibliográficas

 Hitt M., Stewart, B., & Lyman, P. (2006). Administración. Pearson Educación.
 Bernal, C. y Sierra H. (2008). Proceso administrativo para las organizaciones del
siglo XXI. México: Pearson
 Asorey, C. (2010). El Sistema de Control Interno: garantía del logro de los
objetivos. MEDISAN.
 https://referencia.co/
 Mendiwelson, K. (2020) Una historia diferente segunda edición. Proyectamos
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 https://refinancia.co/quienes-somos/