ARCHIVO DE HISTORIA LABORAL

La historia laboral es una serie documental de manejo y acceso reservado por

parte de los funcionarios del Área de Recurso Humano, en donde se conservan
cronológicamente todos los documentos de carácter administrativo relacionados
con el vínculo laboral que se establece entre el funcionario y la entidad

La historia laboral debe tener, entre otros, los siguientes documentos:

Tiempo de retención documental recomendado: 80 años en el archivo de gestión.

Si el empleador lo requiere, puede adicionar a la historia laboral, copia de los
registros del suministro de elementos y equipos de protección personal y entrega
de dotaciones de los trabajadores, el documento original de esta información
laboral, lo puede conservar en la carpeta del SG-SST.
La función archivística del Estado Colombiano expresamente señalada en la Ley
594 de 2000 (Ley General de Archivos) y se circunscribe a hacer claridad en
cuanto al texto de las normas de manera general, para lo cual armoniza las
disposiciones en su conjunto de acuerdo con el asunto que se trate y emite su
concepto, ciñéndose en todo a las normas vigentes sobre la materia.
Entendiéndose que la Historia Laboral responde a la vinculación laboral que tiene
un funcionario en una entidad o institución, dentro de los criterios técnicos
establecidos por el Archivo General de la Nación, cada expediente de Historia
Laboral debe contener como mínimo los siguientes documentos, según lo indica la
Circular No. 004 de 2003 expedida por el Departamento Administrativo de la
Función Pública y el Archivo General de la Nación.
CONTENIDO
Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo.
Oficio de notificación del nombramiento o contrato de trabajo.
Oficio de aceptación del nombramiento en el cargo o contrato de trabajo.
Documentos de identificación, Copia de libreta militar (cuando se requiera)
Fotografía (opcional)
Hoja de Vida (Formato Único Función Pública).
Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los
requisitos del cargo.
Acta de posesión.
Certificados laborales
Declaración de Bienes y Rentas.
Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso).
Formato de afiliación de seguridad social: Régimen de salud (EPS),
pensión, cesantías, caja de compensación, etc.
Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del
funcionario: vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados,
encargos, permisos, ausencias temporales, inscripción en carrera
 administrativa, Certificados de incapacidad de personal, Certificados de
incapacidad total o parcial, suspensiones de contrato, pago de
prestaciones, entre otros.
Evaluación del Desempeño, Reporte de accidentes de trabajo, Certificados
de capacitación
Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad,
donde consten las razones del mismo: Supresión del cargo, insubsistencia,
destitución, aceptación de renuncia al cargo, liquidación del contrato,
incorporación a otra entidad, Cartas, actas o documentos de autorización
de vacaciones al trabajador, Etc.

El hecho que todo expediente de historia laboral deba estar constituido mínimo por
los anteriores documentos, no basta para que las entidades o instituciones de
acuerdo con su naturaleza jurídica y con sus responsabilidades particulares,
puedan hacer sus propios requerimientos documentales, complementándola de
manera racional.
Acuerdo No. 005 de 2013 (AGN) “Por el cual se establecen los criterios básicos
para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades
públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras
disposiciones”, indican la necesidad del diligenciamiento de la Hoja de Control
para garantizar la integridad del expediente; es decir, evitar la pérdida o ingreso
indebido de documentación. Tal como se menciona en la circular arriba citada,
cada expediente de historia laboral debe contener como mínimo los documentos
que allí se relacionan, los cuales deben responder a la forma de vinculación
laboral del funcionario en la entidad o institución; es decir, que la ordenación de
los tipos documentales al interior de cada historia laboral debe establecer la
secuencia lógica – natural de manera cronológica como van ocurriendo los
trámites administrativos atendiendo así al principio de orden original.
El principio de Orden original se refiere precisamente a la reflexión sobre los
hechos o la serie de actividades y pasos relacionados que se debieron cumplir
para la resolución de un trámite o asunto, que a su vez responde a la secuencia
en la producción documental. Así las cosas, la misma Circular 004 de 2003 indica:
“…de conformidad con lo dispuesto en el artículo 16 de la Ley 594 de 2000, los
Secretarios Generales o funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía
pertenecientes a las entidades públicas, dentro del proceso de organización de
archivos deberán verificar que (…):
❖ En cada expediente los documentos se encuentren ordenados atendiendo la
secuencia propia de su producción y su disposición refleje el vínculo que se
establece entre el funcionario y la entidad.
❖ Los documentos de cada historia laboral estén colocados en unidades de
conservación (carpetas) individuales, de manera que al revisar el expediente, el
primer documento sea el que registre la fecha más Antigua y el último el que
refleje la fecha más reciente. Cada expediente podrá estar contenido en varias
unidades de conservación de acuerdo con el volumen de la misma, se recomienda
que cada carpeta tenga como máximo 200 folios. La foliación debe ser
consecutiva de 1 a n independientemente del número de carpetas, por ejemplo
Carpeta 1 Folios 1-200, Carpeta 2 Folios 201-400, etc.
❖ Dichos documentos se registrarán en el formato de hoja de control que se
anexa de acuerdo con su instructivo, lo cual evitará la pérdida o ingreso indebido
de documentos.
❖ Las oficinas responsables del manejo de Historias Laborales elaboren el
Inventario Único Documental de los expedientes bajo su custodia.
❖ Los espacios destinados al archivo de Historias Laborales, deben ser de
acceso restringido y con las medidas de seguridad y condiciones
medioambientales que garanticen la integridad y conservación física de los
documentos. Cabe resaltar que la Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000), en
el artículo 23 define: “Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que
es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas
productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar
respuesta o solución a los asuntos iniciados”. “Archivo Central: En el que se
agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la
entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo
vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en
general.” En este orden de ideas, lo más común y normal es que el área
responsable de administrar integralmente las Historias laborales sea Talento
Humano o Gestión Humana, según sea el caso; no obstante, la invitación es a
revisar internamente en su entidad o institución los manuales de funciones y/o
actos administrativos que otorgan funciones de las oficinas o grupos internos de
trabajo, con el fin de establecer el área responsable de la administración de esta
serie documental, dando así cumplimiento al principio de procedencia.

Reconstrucción de Expedientes-Celeridad: La reconstrucción de un expediente

debe hacerse de manera ágil, pues de no ser así puede haber una posible
afectación del derecho a la seguridad social en conexidad con el mínimo vital, toda
vez que de esa información depende el reconocimiento y pago de la pensión de
vejez….
La necesidad de reconstruir un expediente cuando ha sido extraviado o destruido
es parte esencial de todo proceso o actuación administrativa la existencia de un
expediente con base en el cual se pueda determinar lo necesario para proferir una
decisión de fondo en casos específicos de empleados. Es posible que por
circunstancias múltiples el expediente o parte del mismo llegue a extraviarse, y
frente a tal inconveniente, la legislación ha establecido el proceso de
reconstrucción de expediente, como norma, en términos generales, en el Código
de Procedimiento Civil, artículo 133. "Trámite para la reconstrucción. En caso de
pérdida total o parcial de un expediente, se procede así:
 El apoderado de la parte interesada formulará su solicitud de reconstrucción
y expresará bajo juramento, que se entiende prestado por la presentación
del escrito, el estado en que se encontraba el proceso y la actuación surtida
en él.
El secretario informará al juez quiénes eran las partes y los apoderados, el
estado en que se hallaba el proceso en el momento de su pérdida y las
diligencias realizadas para obtener su recuperación.
Se citará a los apoderados para audiencia, con el objeto de que se
compruebe tanto la actuación surtida como el estado en que se hallaba el
proceso al tiempo de su pérdida, y para resolver sobre su reconstrucción.
El auto de citación se notificará por estado, y además, personalmente o por
aviso que se entregará a cualquiera persona que se encuentre en el lugar
denunciado por el apoderado para recibir notificaciones personales, y si
esto no fuere posible se fijará en la puerta de acceso de dicho lugar.
El juez podrá decretar, de oficio o a petición de parte, toda clase de pruebas
y exigir declaración jurada de los apoderados, de las partes, o de unos y
otras. Si ninguno de los apoderados ni las partes concurre a la audiencia y
se trata de pérdida total del expediente, el juez, cancelará las medidas
cautelares, que se hubiere tomado y declarará extinguido el proceso,
quedando a salvo el derecho que tenga el demandante de promoverlo de
nuevo. Si sólo concurriere a la audiencia una de las partes o su apoderado,
se declarará reconstruido el proceso con base en su exposición jurada y las
demás pruebas que se aduzcan en aquella.
Del mismo modo se procederá cuando la pérdida parcial del expediente impida
continuar el trámite del proceso; de lo contrario, y no siendo posible la
reconstrucción, el proceso se adelantará en lo necesario de lo perdido o destruido.
El auto que resuelva sobre la reconstrucción, es apelable en el efecto suspensivo,
reconstruido el proceso, continuará el trámite que le corresponda”.
Cómo organizar las Historias Laborales: La historia… testigo de los tiempos,
luz de la verdad, vida de la memoria, maestra de la vida, testigo de la antigüedad.
– Cicerón. Escritor, orador y político romano.
Las Historias Laborales son el testigo y la evidencia del vínculo laboral que ha
sostenido un empleado con su empleador. Estas se crean con el objetivo de
facilitar la gestión de la vida laboral de un empleado y para servir como memoria
de quien es exempleado.
Documentos se deben de guardar: Los documentos que se deben guardar en
ellas son aquellos que evidencien o sirvan como testigos del vínculo laboral de un
empleado. Al igual, se beberían ubicar los documentos que después de un tiempo
determinado, podrían servir como fuentes de memoria laboral.
Los documentos mínimos que debe contener una historia laboral están
señalados por la circular 004 de 2003 y son los que se presentan a
continuación: Para el efecto dentro de los criterios técnicos establecidos por el
archivo general de la nación, cada expediente de historia laboral debe contener
como mínimo los siguientes documentos respondiendo a la forma de vinculación
laboral en cada entidad:
El contrato laboral (debería ser el primero porque con él nace la Historia
Laboral)
Los documentos de identificación
La hoja de vida
Los certificados de estudio y experiencia
El soporte de afiliación a la seguridad social, Afiliaciones a: régimen de
salud (EPS), pensión, cesantías, caja de compensación, etc.
Evaluación del desempeño. Certificado de aptitud laboral (exámenes
médicos), de Ingreso y egreso
Actos administrativo que señalen las situaciones administrativas del
funcionario: Comunicaciones relacionadas con el vínculo laboral,
vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos,
permisos, ausencias temporales, inscripción en carrera administrativa,
memorandos, suspensiones de contrato, pago de prestaciones, entre otros.
Los documentos soportes de la relación laboral con la empresa.
Documento de terminación del vínculo laboral. Acto administrativo de retiro
o desvinculación del servidor de la entidad, donde consten las razones del
mismo: Supresión del cargo, insubsistencia, destitución, aceptación de
renuncia al cargo, liquidación del contrato, incorporación a otra entidad. Etc.
Pasos de organización de historia laboral
Conforma las unidades documentales por empleado: Se Debe partir de un
concepto muy importante dentro de la clasificación documental: La unidad
documental.
Una unidad documental: Se forma cuando se juntan, agrupan o relacionan un
conjunto de documentos que están ligados a un mismo asunto. Para hacer más
clara la definición, lo contrario a una unidad documental, serían las famosas y
prohibidas “carpetas con documentos varios”.
Carpetas de documentos varios: Estas no pueden ser consideradas una unidad
documental debido a que los documentos no están relacionados con un mismo
asunto, ya que son una mezcla de varios trámites.
Esto no solo pasa con los documentos en soporte papel, una inadecuada
descripción de los documentos electrónicos desde su generación, puede dar pie a
carpetas electrónicas con documentos varios.
Por eso, las historias laborales deberían estar conformadas por separado con
unidades de conservación (carpetas) para cada uno de los empleados. Evita juntar
varias Historias Laborales en una misma unidad documental.
Aplica el principio de Orden Original: Este principio de la Archivística busca que
los documentos de las unidades documentales reflejen de forma fidedigna la
secuencia documental de un trámite y la resolución de su asunto.
Aplicar el principio de Orden Original es tener como primer documento el de fecha
más antigua y como último el documento de fecha más reciente.
El primer documento de la Historia Laboral: Será el contrato laboral porqué fue
con éste que se inició el vínculo laboral. Estamos hablando de la “Historia
Laboral”, por lo tanto se inicia a partir del cual se inició el vínculo laboral con la
empresa, la historia laboral inicia una vez firmado el contrato, en el cual se deben
entregar documentos como:
Hoja de vida
Certificados de estudios
Certificados laborales
Examen de ingreso
Entre otros, dependiendo de la empresa, y estos se convierten en requisitos
(anexos) para legalizar el contrato. Sin ellos al día, no podrías firmar el contrato y
empezar a trabajar, por lo tanto, la Historia Laboral todavía no iniciaría. De
acuerdo a eso sería:
El contrato Laboral
Documentos para legalizar el contrato (anexos) como: Hoja de vida,
certificados, examen de ingreso, certificados de afiliación a EPS, Pensiones
ARL, etc.
Los que se produzcan debido al vínculo laboral.
Tipología documental: Se crean con separadores para cada tipología
documental dentro de la Historia Laboral.
Al Abrir la unidad documental lo primero que debe tener es un separador que dice
“Contratos” y seguidamente están todos los contratos laborales que se han tenido
con la empresa.
Luego, “Documentos de identificación” y debe contener todos los documentos de
identificación que ha entregado para legalizar cada contrato laboral.
Otro separador “Exámenes”, aquí mezclan tanto los exámenes de ingreso como
los de egreso.
Al aplicar el principio de orden original para organizar las Historias Laborales, los
documentos deben de reflejar la realidad de la vinculación laboral.
Cuando las Historias Laborales son tramitadas a partir de herramientas
informáticas, es común encontrar que su estructura es también separar los
documentos por tipologías documentales en carpetas (electrónicas). Desde la cual
dicha herramienta o software de la opción de consultar el expediente de tal
manera que los documentos se visualicen reflejando el principio de orden original.
Identifica el vínculo archivístico de los documentos: Como todo expediente,
las Historias Laborales se deben de conformar y organizar con los documentos
que están relacionados con su trámite. Entran las cartas físicas o electrónicas, las
incapacidades médicas, registros de entrega de dotación personal (no
necesariamente los elementos de protección personal), informes de evaluación,
etc. Si hay correos electrónicos relacionados con la historia laboral, imprimirlos es
innecesario. Se debe utilizar un método eficiente de archivar dichos documentos
electrónicos, pero sin perder de vista que junto con el expediente físico se está
formando una sola unidad documental conocida como expediente híbrido.
Utilizar un registro de control para cada una de las Historias Laborales: Un
registro de control es un documento que sirve para relacionar cada uno de los
documentos que conforman las Historias Laborales, además se utiliza para
registrar los documentos que van ingresando hasta que se cierre el expediente.
En el registro de control de las Historias Laborales, ingresas datos como:
La tipología documental.
Fecha
Número de folio que le corresponde a cada documento.
Para este paso puedes basarte en el formato recomendado por Archivo General
de la Nación de Colombia.
Aplicar buenas prácticas de Organización Documental: Se debe usar una
unidad de conservación para cada una de las Historias Laborales de los
empleados.
Clasificar: Identificar la Serie, la Sub-serie, la unidad documental y sus tipologías.
Ordenar: Se recomienda usar el sistema de ordenación numérico simple,
asignando un número consecutivo para cada una de las Historias que se van
generando.
Describir: Mantener actualizado el inventario documental de las Historias
Laborales con observaciones que sean importantes.
Además, periódicamente se debe depurar, expurgar, foliar, utilizando rótulos y
almacenarlas en unidades de conservación adecuadas.
Tiempo que debe una empresa conservar las Historias Laborales, ya sea
entidad pública o privada se debe acoger al concepto sobre el tema expedido por
el Archivo General de la Nación de Colombia. (80 años)

Si la empresa tiene implementando el Sistema de Gestión y Seguridad en el

trabajo, se podrían crear las Historias Ocupacionales (ojo, no se refiere a la
Historia Clínica Ocupacional) para conservar los documentos relacionados con
dicho sistema sin mezclarlos con las Historias Laborales, pues el trámite o asunto,
no es el mismo.
Se sugiere crear la Sub-serie documental “Procesos de Selección” con el fin de
ubicar allí todos los documentos que se generan de un proceso de selección para
suplir una vacante, y claro, separando en unidades documentales diferentes, los
distintos procesos que se lleven a cabo para la selección de una persona. Estas
unidades documentales culminan o se cierran con el informe final de selección o el
documento que haga sus veces en tu empresa.
No descuidar los documentos en soportes electrónicos que por vínculo archivístico
hacen parte de las Historias Laborales. No es necesario imprimir los correos
electrónicos, pero si lo tienes que hacer, por lo menos garantiza que el correo
electrónico (soporte electrónico) se conserve a la par de la Historia Laboral, ya que
la impresión tan solo será una copia, el original es el correo electrónico.
ORDENACION DOCUMENTAL
Conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y describir el documento, es
importante para la gestión y control:

Identificación
Clasificación
Organización documental
Descarte de material y material metálico
Foliación
Organización: vertical y horizontal
Transferencia
Las Historias laborales tienen por objeto tener el expediente de los empleados
vinculados o retirados con la entidad y mantener ordenado y actualizado el archivo
de las historias laborales.
La historia laboral contiene datos de carácter personal. Todos podemos actualizar,
rectificar, conocer. Puede ser solicitado por su propio dueño. Si contiene
información que no sea cierta puede tener sanciones o iniciar un proceso. Su
acceso o circulación se encuentran limitados
El jefe de archivo de historias laborales está obligado a mantener la reserva de
carácter institucional.
Art. 23. Archivo General de la Nación, se dice que en la Historia laboral se aplica
el ciclo vital del documento.
Archivo de Gestión: Son historia laboral de funcionarios activos y los que están
desvinculados, pero no superan los dos (2) años contando a partir de la fecha de
retiro.
Archivo Central: se encuentra la Historia laboral de los que no están en servicio
de la empresa cuyo periodo de desvinculación supere los dos años.
Ahora bien, el archivo general de la nación ha aprobado tablas de retención
documental con un tiempo de retención para las historias laborales entre 80 y 100
años, el cual empieza a contarse a partir del retiro del funcionario y/o trabajador.
Archivo histórico: Transferidos por un valor histórico o cultural.
Recomendaciones principales: El personal que tiene acceso al archivo debe
contar permanentemente con elementos de protección como:
Tapabocas.
Guantes.
Bata.
 Manejar una altura adecuada de la estantería
Lavado de manos frecuente. Etc.

Artículo 16 de la Ley 594 de 2000, los Secretarios Generales o funcionarios

administrativos de igual o superior jerarquía pertenecientes a las entidades, dentro
del proceso de organización de archivos, deberán verificar que:
En cada expediente los documentos se encuentren ordenados atendiendo
la secuencia propia de su producción; y su disposición refleje el vínculo que
se establece entre el funcionario y la entidad.
Los documentos de cada Historia Laboral estén colocados en unidades de
conservación (carpetas) individuales, de manera que al revisar el
expediente, el primer documento sea el que registre la fecha más antigua y
el último el que refleje la más reciente. Cada expediente podrá estar
contenido en varias unidades de conservación de acuerdo con el volumen
de la misma, se recomienda que cada carpeta tenga como máximo 200
folios. La foliación debe ser consecutiva de 1 a n independientemente del
número de carpetas, por ejemplo Carpeta 1 Fls. 1-200, Carpeta 2 Fls. 201-
400, etc.
Dichos documentos se registrarán en el formato de Hoja de Control que se
anexa de acuerdo con su instructivo, lo cual evitará la pérdida o ingreso
indebido de documentos.
Las oficinas responsables del manejo de Historias Laborales elaboren el
Inventario Único Documental de los expedientes bajo su custodia.
Los espacios destinados al archivo de Historias Laborales, deben ser de
acceso restringido y con las medidas de seguridad y condiciones
medioambientales que garanticen la integridad y conservación física de los
documentos.

TAREA: REALIZAR EN EL CUADERNO UN RESUMEN DE LOS TERMINOS

CONTENIDOS EN CUANTO A
1. QUE ES ARCHIVO DE HISTORIA LABORAL
2. CUAL ES EL BENEFICIO DEL ARCHIVO DE HISTORIA LABORAL
3. QUE DOCUMENTOS CONFORMAN EL ARCHIVO DE HISTORIA
LABORAL.
4. QUE ES UNIDAD DOCUMENTAL
5. ELEMENTOS DE BIOSEGURIDAD DEL ARCHIVO.
6. QUE ES UN ARCHIVISTA.
7. PRINCIPALES TIPOS DE ARCHIVO Y SU USO.
8. PASOS PARA ORGANIZAR UN ARCHIVO.
9. FORMAS O METODOS PARA LLEVAR EL ORDEN DEL ARCHIVO.
10. QUE ES LA ORDENACION DOCUMENTAL.
11. QUE ESTABLECE LA LEY GENERAL DE ARCHIVO Y QUIEN LA
REGULA.