LA ORGANIZACIÓN BUROCRÁTICA.

A comienzos del siglo anterior, Max Weber Economista y sociólogo alemán público
extensa biografía acerca de las grandes organizaciones de su época, a las que les dio
el nombre de burocracias.

Para M. Weber, la aparición de las burocracias coincide con el nacimiento del

capitalismo, debido a innumerables factores entre ellos: La economía de tipo
monetaria, el mercado de mano de obra, la aparición del Estado Nación centralista y la
divulgación de la ética protestante. (que enfatizaba el trabajo como un don de Dios y el
ahorro como forma de evitar la vanidad y la ostentación)

ORÍGENES DE LA ORGANIZACIÓN BUROCRÁTICA

A partir de la década de los años 40, algunos estudiosos buscaron los escritos de Wax
Weber, para la inspiración de una nueva teoría de la organización. Así surgió la teoría
de la burocracia, en función a los siguientes aspectos:

1. Tanto la Teoría Clásica como la Teoría de las Relaciones Humanas revelaban

puntos de vista extremistas e incompletos sobre las organizaciones. Creando la
necesidad de un enfoque más amplio y completo, tanto de la estructura como de
sus elementos.
2. Esta realidad hizo necesario un modelo de organización racional, capaz de
caracterizar todas variables involucradas, así como el comportamiento de sus
participantes, aplicable no sólo a la fábrica sino a todas las formas de organización
humana y principalmente a las empresas.
3. El creciente tamaño y complejidad de las empresas exigió modelos de
organización mejor definidos. Ya que la empresa depende de la Organización, de la
administración y del gran número de personas con diferentes habilidades.
4. La teoría planteada por Max Weber, sostiene que: ‘‘se puede pagar a un hombre
para que este actúe y se comporte de cierta manera predeterminada, la cual debe
explicársele exacta y minuciosamente, impidiéndole, en teoría, que sus emociones
interfieran en su desempeño’’.

CONCEPTO DE BUROCRACIA

Para Weber la burocracia ‘‘es una forma de organización humana que se basa en la
racionalidad, es decir, en la adecuación de los medios a los objetivos pretendidos, con
el fin de garantizar la máxima eficiencia en las búsquedas de esos objetivos’’.

Weber no consideró a la burocracia como un sistema social, sino principalmente como

un tipo de poder. Para comprender mejor la burocracia, estudió los tipos de sociedad y
tipos de poder.
TIPOS DE SOCIEDAD

a) La sociedad tradicional. En la que predominan característica patriarcales y

hereditarias, como la familia, el clan, las dinastías, etc.
b) La sociedad carismática. En la que predominan características místicas,
arbitrarias y personalistas, como los grupos revolucionarios, partidos políticos, etc.
c) La sociedad legal, racional o burocrática. En la que predominan normas
impersonales y una racionalidad en la elección de los medios y de los fines, como
las grandes empresas, estados modernos, ejércitos, etc.

TIPOS DE AUTORIDAD
A cada tipo de sociedad, según Weber, le corresponde un tipo de autoridad. Para ello
analizaremos primero que es la autoridad.
La autoridad ‘‘el derecho de mandar y el deber de obedecer’’. De esta manera la
autoridad represente el poder institucionalizado y oficializado.
El poder ‘‘significa la probabilidad de imponer la propia voluntad, dentro de una
relación social, aún contra toda resistencia y cualquiera sea ese fundamento de esa
probabilidad’’.
La autoridad conduce al poder y ambas conducen a la dominación o dominio.
(poder: es la capacidad de individuos o grupos de inducir o influir en las opiniones o
acciones de otras personas o grupos)
La dominación es ‘‘la probabilidad de encontrar obediencia dentro de un grupo
determinado para mandos especiales’’.
Toda dominación procura su legitimidad, que es la capacidad de justificar su ejercicio. 
Los tres tipos de dominación son:

1. Autoridad o dominación tradicional

Se presenta cuando los subordinados consideran que las órdenes de los superiores
son justificadas porque esa siempre fue la manera como se hicieron las cosas. Como el
dominio patriarcal del padre de familia, el jefe del clan o el despotismo real.
El poder tradicional no es racional, se transmite por herencia, es conservador y una
ruptura puede ser violenta.
Su legitimación viene de la creencia en el pasado eterno, en la justicia y en la
pertinencia tradicional de actuar.
Su aparato administrativo puede asumir dos formas: la forma patrimonial y la forma
feudad.

2. Autoridad o dominación carismática.

Esta se presenta cuando los subordinados aceptan las órdenes del superior, a causa
de la influencia de la personalidad y liderazgo del superior con el cual se identifican.
Siendo el carisma como una cualidad extraordinaria e indefinible en una persona.
El poder carismático es un poder sin base racional, es inestable y fácilmente adquiere
características revolucionarias.
No puede ser delegado o transmitido por herencia como el tradicional.
Su legitimación proviene de las características personales carismática del líder y de la
devoción y arrebato que consigue de sus seguidores.
Su aparato administrativo está constituido por los discípulos y subordinados más leales
y devotos, para realizar el papel de intermediarios entre el líder y las masas.

3. Autoridad o dominación legal, racional o burocrática

Se presenta cuando los subordinados aceptan las órdenes de los superiores como
justificadas, porque están de acuerdo con un conjunto de normas y preceptos de las
cuales deriva el poder del mando. Es un tipo de autoridad técnica, meritocrática y
administrada.
La legitimidad del poder legal y racional se basa en normas legales racionalmente
definidas.
Su aparato administrativo corresponde a la burocracia, es decir, las organizaciones
típicas de la sociedad moderna, Estados y las grandes empresas.

FACTORES DE DESARROLLO DE LA BUROCRACIA

a) El desarrollo de la economía de tipo monetaria. La moneda so sólo facilita,

sino racionaliza las transacciones económicas.
b) El crecimiento cuantitativo y cualitativo de las tareas administrativas del
estado moderno. Sólo un tipo burocrático de organización podrá sustentar la
enorme complejidad y tamaño de las tareas.
c) La superioridad técnica, en términos de eficiencia, del tipo burocrático de
administración. Que sirvió como fuerza autónoma interna para imponer su
prevalencia.

CARACTERÍSTICAS DE LA BUROCRACIA, SEGÚN MAX WEBER

El concepto popular de burocracia se presenta como una empresa donde el papeleo

de multiplica, impidiendo soluciones rápidas y eficientes.

Sin embargo, para Weber, la Burocracia es: ‘‘La organización eficiente por excelencia’’,
para lograr esa eficiencia, la burocracia necesita describir anticipadamente y hasta con
mínimos detalles la manera como de deberán hacerse las cosas.

Según Weber, la burocracia tiene las siguientes características:

1) Carácter legal de las normas y reglamentos. La burocracia está unida por

normas y reglamentos establecidos por escrito.
Las normas y reglamentos son racionales porque son coherentes con los objetivos
previstos. Son legales porque le confieren a las personas que tienen autoridad, un
 poder de coacción sobre los subordinados y también los medios coercitivos para
imponer disciplina. Son escritas para asegurar su interpretación sistemática y
unívoca.

2) Carácter formal de las comunicaciones. La burocracia es una organización que

está unida por comunicaciones escritas. De ahí el carácter formal de la burocracia.
Todas las acciones y procedimientos se hacen para garantizar la comprobación y
documentación adecuada, además para garantizar su interpretación unívoca.

3) Carácter racional y división del trabajo La burocracia en una organización que

se caracteriza por tener una división sistemática del trabajo. División que tiende a la
racionalidad. Existe una división sistemática del trabajo, el derecho y del poder, de
cada participante. Las responsabilidades administrativas son altamente diferencias y
especializadas, de acuerdo con los objetivos a alcanzar.

4) Impersonalidad en la relación. En toda organización pública o privada debe

existir impersonalidad, en la atención al cliente, es decir, sin desarrollar preferencias
de afecto u odio. Esta impersonalidad también se extiende en el relacionamiento con
los demás miembros de la organización, así como con los clientes. Si desarrollamos
sentimientos, positivos o negativos, con los clientes el resultado puede ser
discriminatorio. De la misma manera si un ejecutivo se deja guiar por afectos con sus
subordinados podrá cometer injusticias. El poder es impersonal, deriva del cargo.

5) Jerarquía de autoridad. La burocracia establece los cargos según el principio de

jerarquía. Cada cargo inferior debe estar bajo el control y la supervisión de uno
superior. Los cargos establecidos en niveles jerárquicos determinan privilegios y
obligaciones, definidos mediante normas específicas.

6) Rutina y procedimientos estandarizados. En la burocracia se fijan reglas y

normas técnicas para el desempeño de cada cargo. El funcionario, no puede hacer
lo que él quiera, sino lo que la burocracia le impone que haga. Proyectándose la
estructura de acuerdo a principios racionales. Existe disciplina en el trabajo y el
desempeño en el cargo en cumplimiento a un conjunto de reglas y normas que
adaptan al funcionario a las exigencias del cargo y la organización. Las actividades
se desempeñan según estándares definidos.

7) Competencia técnica y meritocrática La burocracia la elección de las personas

se basan en el mérito y en la competencia técnica, y no en preferencias personales
o de otra índole. Para la admisión, la transferencia y la promoción se utilizan criterios
de evaluación válidos para toda la organización, y no en méritos particulares y
arbitrarios. De ahí la necesidad de exámenes, concursos, pruebas, títulos etc.

8) La especialización de la administración El cuerpo administrativo está separado

o no es propietario de los instrumentos de producción ni de la administración. De
esta manera quien dirige la organización es un profesional especialista.
9) Profesionalización del participante. Cada funcionario en la burocracia es un
profesional por las siguientes razones:

 Es un especialista. Su especialidad varía según el nivel donde está situado.

 Es asalariado. Los funcionarios reciben salarios correspondientes al cargo que
ocupan. Y son recompensados exclusivamente por los salarios y no deben recibir
pagos de los clientes, con el fin de garantizar su compromiso con la organización,
sus normas y sus reglamentos.
 Es ocupante de un cargo. Y ésta es su principal actividad dentro de la
organización, absorbiendo todo su tiempo de permanencia en ella. No ocupa un
cargo por vanidad o por honor, sino porque es un medio de vida y su gorma de
ganarse el sustento diario.
 Es nombrado por un superior jerárquico. El profesional es un profesional
seleccionado y escogido por su competencia y capacidad, contratado, asalariado,
ascendido o despedido de la organización por un superior jerárquico. El superior
jerárquico tiene plena autoridad sobre sus subordinados.
 Su mandato es por tiempo indeterminado. No porque el cargo sea vitalicio,
sino porque no existe una norma o regla que determine previamente su tiempo de
permanencia, ya sea en el cargo o en la organización.
 Hace carrera dentro de la organización. En la medida que un funcionario
demuestre, méritos, capacidad y competencia, puede ser promovido para otros
cargos superiores. El funcionario es un profesional que trabaja para hacer carrera
a lo largo de su vida.
 No tiene la propiedad de los medios de producción de la administración. El
administrador conduce la organización, pero no es propietario de los medios de
producción. El funcionario utiliza las máquinas y equipos, pero no es dueño de
ellas.
 Es fiel al cargo y se identifica con los objetivos de la empresa. El funcionario
pasa a defender los intereses de su cargo y de su organización, en detrimento de
los demás intereses involucrados.
 El administrador profesional tiende a controlar completamente y cada vez
más las burocracias. Las burocracias tienden a ser controladas por los
administradores profesionales por las siguientes razones:
- Aumento del número de accionistas de las grandes organizaciones, que
ocasionan la dispersión y fragmentación de la propiedad en forma de
acciones.
- Los propietarios, en función de su riqueza, pasa a distribuir los riesgos
asociados con su inversión en muchas organizaciones.
- Los administradores profesionales, a través de su carrera dentro de la
organización, llegan a posiciones de mando y control, sin poseer la propiedad
de los que mandan y controlas. Así, un administrador puede tener más poder
sobre la organización que un accionista grande.
10) Completa previsión de funcionamiento La consecuencia deseada de la
burocracia es la previsión del comportamiento de sus miembros. Todo se lo
establece con el fin de prever anticipadamente todas las situaciones, rutinizar su
ejecución para alcanzar la máxima eficiencia.
En apariencia, Weber no previó ninguna diferenciación en el comportamiento
humano dentro de las organizaciones. Antes por el contrario, la burocracia parece
sustentarse en una visión estandarizada del comportamiento humano. Weber no
considera la organización informal; parece ignorarla simplemente.

VENTAJAS DE LA BUROCRACIA
Según Weber se cuenta con las siguientes ventajas:
1. Racionalidad en relación al logro de los objetivos de la organización.
2. Precisión en la definición del cargo y la operación por el conocimiento exacto de los
deberes.
3. Rapidez en las decisiones, pues cada uno conoce lo que debe hacerse y quien debe
hacerlo. Las órdenes y documentos se transmiten a través de canales establecidos.
4. Univocidad de interpretación garantizada por la reglamentación específica y
escrita.
5. Uniformidad de rutinas y procedimientos que favorece a la estandarización y la
reducción de costos y errores, pues los procedimientos se definen por escrito.
6. Continuidad de la organización, a través de la sustitución del personal que se
retira; utilizando criterios de selección y elección de personal en base a capacidad,
competencia técnica y méritos.
7. Reducción de la fricción entre las personas, pues cada funcionario conoce lo que
se exige de él y cuáles son los límites entre sus responsabilidades y las de los demás.
8) Consistencia o constancia, pues los mismos tipos de decisiones deben tomarse
dentro de las mismas circunstancias.
9) Subordinación de los más nuevos con respecto a los más antiguos, dentro de
una forma escrita y bien reconocida, de modo que el superior puede tomar decisiones
que afecten al nivel más bajo.
10) Confiabilidad, El negocio es conducido de acuerdo con reglas conocidas y un gran
número de casos similares se tratan metódicamente dentro de la misma manera
sistemática.
11) Existen beneficios desde el punto de vista de las personas en la organización,
pues puede hacerse carrera dentro de la organización, y en función a su mérito
personal y su competencia técnica pueden ser ascendidos o promocionados.

DISFUNCIONES DE LA BUROCRACIA
Para Max Weber, la burocracia es una organización cuyas consecuencias deseadas se
resumen en la previsión de su funcionamiento, con el propósito de obtener la mayor
eficiencia de la organización.

Sin embargo, Robert Merton, al estudiar la consecuencias previstas o deseadas de la

burocracia, que conducen a la máxima eficiencia, notó también las consecuencias
imprevistas o indeseadas que la llevan a la ineficiencia y a las imperfecciones.
Para este autor no existe una organización plenamente racional y el formalismo no
tiene la profundidad descrita por Weber.

A estas situaciones imprevistas o indeseadas que conducen a la imperfección Merton

las llamó disfunciones de la burocracia, siendo cada disfunción el resultado de algún
desvío o exageración de alguna de las características de la burocracia. Tenemos:

1. Objetivización de las normas y exagerado apego a los reglamentos. Las

normas y reglamentos definidos para alcanzar los objetivos de la organización, para
el burócrata tienden a adquirir un valor absoluto, propio e importante, independiente
de los objetivos, sustituyéndolos gradualmente.
Para el burócrata las normas y reglamentos de medios se transforman en objetivos,
se vuelven absolutos y prioritarios; el funcionario asume un rol rígido y se olvida de
la flexibilidad siendo que ésta es una de las principales características de cualquier
actividad racional.

2. Formalismo y papeleo excesivo La necesidad de documentar y formalizar las

comunicaciones dentro de la burocracia, a fin de que todo pueda ser debidamente
certificado por escrito, puede conducir al exceso de formalismo, de documentación,
y consecuentemente, de papeleo. Constituyéndose en una de las más
sobresalientes disfunciones de la burocracia.

3. Resistencia al cambio Como todo dentro de la burocracia esta rutinizado,

estandarizado y previsto con anticipación, el funcionario se acostumbra a repetir lo
que hace, lo que le brindad seguridad y tranquilidad acerca de su futuro en la
burocracia. Cumpliendo estrictamente las normas y reglamentos impuestos por la
burocracia se vuelve simplemente en un ejecutor de rutinas y procedimientos.
Cuando surge la posibilidad de un cambio, tiende a interpretarlo como algo que él
desconoce y que le puede traer peligro para su seguridad y tranquilidad.

4. Despersonalización de las relaciones. Como la burocracia establece que las

relaciones tienen un carácter impersonal, esto hace que se ponga más énfasis en
los cargos y no en las personas que lo ocupan. En muchos casos conocen a sus
colegas, no por sus nombres personales, sino por los títulos de los cargos que
ocupan.

5. Jerarquización como base del proceso de decisión La burocracia se sustenta

en una rígida jerarquización de la autoridad. Quien decide es siempre aquel que
ocupa el puesto jerárquico más alto, aunque nada sepa acerca del problema.

6. Superconformidad con las rutinas y procedimientos. La burocracia se basa en

rutinas y procedimientos, como medio de garantizar que las personas hagan
 exactamente aquello que se espera de ella. Para ello exige una devoción estricta a
las normas y reglamentos. Esta situación conduce a una superconformidad, del
funcionario, con las normas y reglamentos, rutinas y procedimientos, conduciéndole
a una rigidez en su comportamiento. Pasando a hacer lo estrictamente señalado en
las normas, reglamentos, rutinas y procedimientos. Pierden toda flexibilidad y se
limitan al desempeño mínimo, asimismo pierden su iniciativa, creatividad e
innovación.

7. Exteriorización o exhibición de signos o señales de autoridad Como la

burocracia enfatiza la jerarquía de autoridad, se hace necesario un sistema capaz
de indicar, a los ojos de todos, quien tiene el poder. De allí surge la tendencia a la
utilización intensiva de símbolos o señales de autoridad.

8. Dificultad en la atención de clientes y conflictos con el público. Por lo

general, la atención interiorizada hacia la organización lo lleva a crear conflictos con
la clientela. Todos los clientes son atendidos de manera estandarizada, de acuerdo
con los reglamentos y rutinas internas, lo cual hace que se irriten ante la poca
atención y descortesía a sus problemas particulares y personales.

ORGANIZACIÓN SISTÉMICA O TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS

ORIGENES DE LA TEORÍA DE SISTEMAS.

La Teoría general de sistemas surgió de los trabajos del biólogo alemán Luwig von
Bertalanffy publicados en 1950 y 1968.
La TGS no busca solucionar problemas ni intentar soluciones prácticas, pero sí producir
teorías y formulaciones conceptuales que puedan crear condiciones de aplicación en la
realidad empírica.
Los conceptos de sistema pasan a dominar las ciencias y, propiamente la
administración, la sociología habla de sistemas sociales, la economía de sistemas
monetarios … etc.
PREMISAS BÁSICAS
La TGS se fundamenta en tres premisas básicas:
1. Los sistemas existen dentro de otros sistemas.
2. Los sistemas son abiertos.
3. Las funciones de un sistema dependen de su estructura

CONCEPTO DE SISTEMA
La palabra sistema tiene muchas connotaciones: ‘‘Conjunto de elementos
interdependientes e interactuantes que forman un todo organizado y cuyo resultado es
mayor que el resultado que las unidades podrían tener si funcionaran
independientemente’’. Ej. el ser humano. En realidad, el sistema es ‘‘un todo organizado
o complejo, un conjunto o combinación de cosas o partes, formando un todo complejo o
unitario’’.
Ese ‘‘todo organizado’’ produce un resultado, por ej. Las organizaciones son más que la
mera suma de sus partes componentes, por el efecto sinergista, (sinergia) es decir, que
la suma del todo es mayor que la suma de sus partes.

ELEMENTOS DEL CONCEPTO SISTEMA

- Conjunto de: (elementos, partes, cosas, unidades, piezas, órganos, etc.)
- interrelacionados e interdependientes entre si
- forman una actividad - para lograr un objetivo

CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS

De la definición de Bertalanffy, según la cual el sistema es un conjunto de unidades
recíprocamente relacionadas, se deducen dos características básicas: el de propósito y
el de globalismo. De estas se derivan las otras características.
1. Propósito u objetivo. Todo sistema tiene uno o algunos propósito u objetivos. Las
unidades o elementos, como también las relaciones del sistema, definen una distribución
para alcanzar un objetivo.
2. Globalismo o totalidad. Todo sistema tiene una naturaleza orgánica, por la cual una
acción que produzca cambios en una de sus unidades, con mucha probabilidad
producirá cambios en todas las otras unidades del sistema. Entre las partes del sistema
se da una relación de causa y efecto.
3. Entropía. Es la tendencia natural de que todo sistema tiende al desgaste,
desintegración, descomposición, etc. para el relajamiento de los estándares y para un
aumento de la aleatoriedad. A medida que aumenta la entropía los sistemas se
descomponen en estados más simples.
4. Neguentropía o entropía negativa. Es la probabilidad de que los sistemas se
defiendan de la entropía o de que generen medios de información para impedir la
descomposición del sistema. La información como medio o instrumento de ordenación
del sistema.
Por tanto, medida que aumenta la información disminuye la entropía pues la información
es la base de la configuración y el orden.
5. Homeostasis Es el equilibrio dinámico de entre las partes del sistema, es decir, los
sistemas tienen una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un equilibrio interno
frente a los cambios externos del medio ambiente.

TIPOS DE SISTEMAS
a) En cuanto a su origen:
Sistemas naturales, son resultado de un proceso natural.
Sistemas artificiales, en su formación interviene el ser humano.

b) En cuanto a su constitución:
Sistemas físicos o concretos, compuestos por cosas reales. (hardware).
Pueden describirse en términos cuantitativos de desempeño
Sistemas abstractos, compuestos por conceptos, planes, hipótesis, ideas.
Muchas veces existen solo en el pensamiento (software).
 c) En cuanto a su naturaleza:
Sistemas cerrados, son los que no presentan intercambio con el ambiente que los
rodea. No reciben influencia del ambiente tampoco lo influencian. Los autores dan el
nombre de sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento es totalmente
determinístico y programado y que operan con un mínimo intercambio de materia y
energía con el ambiente. En la acepción precisa del término no existe sistemas cerrados.
Estos sistemas tienden hacia la entropía.
Sistemas abiertos, Son los que presentan relaciones de intercambios con el ambiente,
a través de entradas y salidas. Los sistemas abiertos intercambian materia y energía con
el ambiente. Son eminentemente adaptivos, es decir, para sobrevivir deben ajustarse
constantemente a las condiciones del medio. Estos sistemas por su constante flujo de
entrada y salida, le permite sostenerse y desarrollarse en dirección a un estado de orden
y organización, presentándose de esta manera la neguentropía o entropía negativa.
d) Respecto de la complejidad.
 Sistemas complejos simples.
 Sistemas complejos descriptivos.
 Sistemas excesivamente complejos.

e) Respecto a la información disponible:

 Sistemas determinísticos, son aquellos donde las acciones reciprocas
entre sus partes, revisten una forma perfectamente previsible. Es decir,
que a partir del conocimiento de su estado actual y de la interacción de sus
partes, podemos determinar con precisión el resultado de su
funcionamiento del sistema.
 Sistemas probabilísticos, son aquellos donde sus acciones reciprocas
entre sus partes, revisten una forma imprevisible. En estos sistemas no
podemos determinar con precisión cual será el resultado de su
funcionamiento lo que implica asumir cierto tipo de, riesgo e
incertidumbre.

Por otra parte también podemos incluir en esta clasificación lo que es:
SISTEMA HOMBRE-MAQUINA:
 Los sistemas de información son generalmente sistemas hombre-
máquina, en el cual, algunas tareas son realizadas por la máquina y otras por
el hombre.
 Asimismo, indicar que: en el sistema hombre-máquina, el elemento hombre se
puede asimilar o considerar como sistema abierto y probabilístico y el elemento
máquina como sistema cerrado y determinístico.

ELEMENTOS COMPONENTES DE LOS SISTEMAS

La corriente inicial de un sistema, es aquella en que reciben los datos (entradas) y
pasan por el proceso de conversión o transformación que producen las (salidas) o
resultados.
1. Entrada, insumo o impulso. Es la fuerza de arranque o partida del sistema que
provee el material o la energía al sistema para el funcionamiento de este.
Cualquier elemento del ambiente que ingresa al sistema, se constituye en una
entrada.

Las entradas se pueden clasificar en las siguientes categorías:

 La 1ra. está formada por los materiales que circulan por el proceso de
conversión.
 La 2da. está constituida por los datos ambientales o estados naturales
ingresados, que afectan el funcionamiento del sistema.
 La 3ra. categoría abarca energía, capital, administración, trabajo, tierra e
información.

2. Salida, producto o resultado Es la finalidad para lo cual se reunieron elementos

y relaciones del sistema. Los resultados son los productos (salidas). Estos deben
ser coherentes con el objetivo del sistema. Los sistemas producen resultados
finales (concluyentes) en tanto que los subsistemas producen resultados
intermedios.

3. Procesamiento, proceso o transformación. Es el fenómeno que produce

cambios, es el mecanismo de conversión de insumos en productos o resultados.
El proceso se representa normalmente por la caja negra; en ella entran los
insumos y de ella salen cosas diferentes, que son los productos.

4. Retroalimentación, retroinformación o alimentación de retorno. Es la función

del sistema que busca comparar el producto (salidas) con un criterio o estándar
previamente establecido. La retroalimentación tiene por objeto el control. De esta
manera, la retroalimentación es la información sobre el funcionamiento del
sistema que se introduce como entrada, ya sea para corregir o para mantener el
sistema como esta.
 La información puede dividir en tres clases exclusivas:
 Información de operaciones: se refiere a la rutina producida dentro del
sistema y que tiene por finalidad mantener su funcionamiento. Por ejemplo:
órdenes de compras, nóminas de pago, avisos de abonos, etc
 Información de control es requerida para el buen funcionamiento del
sistema.
 Información de planificación: Incluye datos que requiere la administración
para resolver problemas que se presentan en el futuro.

5. Ambiente. Es el medio que rodea externamente el sistema. Todo sistema abierto

recibe insumos del ambiente, los procesa y los convierte en productos que salen
nuevamente al ambiente. El sistema está en constante interacción con el
ambiente, pues recibe influencia del ambiente a través de las entradas e
influencia en el ambiente con sus salidas. La influencia del sistema sobre el
ambiente regresa al sistema a través de la retroalimentación.

6. Subsistema. Un subsistema es un sistema que está dentro de otro sistema, de tal

manera que cualquier elemento componente de un sistema, que a su vez es
sistema, se constituye en un subsistema.

Sin embargo, para ello debe cumplir con el principio de recursividad; el mismo
que señala que: ‘‘un sistema es subsistema de otro mayor cuando su naturaleza
o estructura es similar al del sistema mayor’’, de lo contrario sólo se constituye en
un elemento.

SISTEMA ABIERTO
La categoría más importante de los sistemas abiertos son los sistemas vivos.
Haciendo analogías entre la empresa y los organismos vivos: se puede decir que,
la empresa, nace, crece, se reproduce y muere.
Diferencias fundamentales entre sistemas abiertos y los sistemas cerrados:
1. El sistema abierto está en constante interacción dual con el ambiente. En
este sentido puede influenciar y ser influenciado por el ambiente, actúa al mismo
tiempo como variable independiente y variable dependiente. El sistema cerrado no
interactúa con el ambiente.
2. El sistema abierto tiene la capacidad de crecimiento, cambio, adaptación al
ambiente y hasta reproducirse, naturalmente bajo ciertas condiciones ambientales.
El sistema cerrado no tiene esa capacidad.

En este sentido: El estado actual y final o futuro del sistema abierto no está
necesaria ni rígidamente condicionado por su estado original o inicial. Al contrario,
el estado actual futuro o final del sistema cerrado será siempre su estado original o
inicial.

3. Es una contingencia del sistema abierto competir con otros sistemas, lo

que no ocurre con el sistema cerrado.

LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA ABIERTO

Toda organización es un sistema abierto porque mantiene una interacción dinámica
con su ambiente, ya sea con clientes, proveedores, competidores, órganos de
gobiernos o muchos otros agentes externos. Por tanto, influye sobre el ambiente y
recibe influencias de éste. Además, la organización es un sistema integrado por
diversas partes relacionadas entre sí, que trabajan en armonía unas con otras, con
el propósito de alcanzar una serie de objetivos, tanto de la organización como de
sus participantes.

En resumen, el sistema abierto “puede ser comprendido como un conjunto de

partes en constante interacción (lo cual resalta las características de
interdependencia de las partes) constituyendo un todo sinérgico (el todo es mayor a
la suma de las partes), orientado hacia determinados propósitos y en permanente
relación de interdependencia con el ambiente externo.
CARACTERÍSTICAS DE LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS ABIERTOS

1. Comportamiento probabilístico y no determinístico de las organizaciones.

El ambiente no tiene, potencialmente fronteras e incluye variables desconocidas
e incontrolables. Las consecuencias de los sistemas son probabilísticos y no
determinísticos.
El comportamiento humano nunca es totalmente previsible. Las personas son
complejas. Por estas razones, la administración no puede esperar que los
consumidores, proveedores y otros, tengan un comportamiento previsible.

2. Las organizaciones como parte de una sociedad mayor constituida por

partes menores. Las organizaciones se perciben como sistemas dentro de
otros sistemas. Los sistemas son complejos de elementos colocados en
interacción.  Como sistema la organización está continuamente sometida a un
cambio y requiere de un equilibrio, está inmersa dentro de valores dominantes
de su ambiente. Los miembros de una organización son simultáneamente
miembros de muchos otros grupos sociales, que compiten entre sí o mantienen
una lealtad complementaria.

3. Interdependencia de las partes. El sistema organizacional comparte con los

sistemas biológicos la propiedad de una intensa interdependencias de sus
partes, de modo que un cambio en una de ellas provoca un impacto sobre las
demás.

4. Homeostásis o ‘‘estado de equilibrio’’ La organización puede presentar un

estado de equilibrio solamente cuando se presentan dos requisitos:
unidireccionalidad y progreso.

 Unidireccionalidad o constancia de dirección: es decir, que a pesar de

los cambios del ambiente o de la empresa, se alcanzan los mismos
resultados o condiciones previstas. El sistema continua orientado hacia el
mismo resultado.
 Progreso con respecto al fin: El sistema mantiene con relación al fin
deseado, cierto grado de progreso.
Para lograr el ‘‘estado de equilibrio’’, en una organización humana sólo
pueden obtenerse mediante el liderazgo y el compromiso.
Por otra parte la organización como sistema abierto, necesita conciliar dos
procesos opuestos que son imprescindibles para su supervivencia.
 La homeostasis: que es la tendencia del sistema a permanecer estático o
en equilibrio ‘‘statu quo’’ interno.
 La adaptabilidad: Es el cambio en la organización del sistema en su
interacción o en los estándares necesarios, para lograr un nuevo y diferente
estado de equilibrio con el ambiente externo, pero alterando su ‘‘statu quo’’
interno.
 La homeostasis garantiza la rutina del sistema, mientras que la adaptabilidad
lleva a la ruptura, al cambio, a la innovación. Los dos procesos necesitan ser
llevados acabo por la organización para garantizar su viabilidad.

5. Fronteras o límites. Es la línea que demarca lo que está dentro del sistema y
lo que está afuera. En las organizaciones éstos no existen físicamente. Sin
embargo, se puede indicar, que, en las organizaciones, las fronteras varían en
cuanto al grado de permeabilidad; es decir, de acuerdo al mayor o menor
intercambio con el ambiente. La permeabilidad de las fronteras definirá el grado
de apertura del sistema al ambiente.

6. Morfogénesis. El sistema organizacional, a diferencia de los sistemas

mecánicos y biológicos, tienen la capacidad de modificar sus estructuras
básicas, su constitución y su funcionamiento; esto es su propiedad morfogénica.

LOS SUBSISTEMAS ORGANIZACIONALES

Dado que los sistemas se consideran como una estructura de eventos o
actividades,
R. Katz y D. Kahn, clasifican a los subsistemas organizacionales basándose en el
tipo de actividades que se realizan en la organización; así identifican los siguientes
subsistemas:
1. Subsistemas técnicos o de producción. Este tiene que ver con el proceso de
transformación o procesamiento de energía. Su función es la de satisfacer los
requerimientos de la tarea central de la organización, mediante la división del
trabajo, se deciden las especificaciones o estándares del mismo. Los
subsistemas técnicos de producción desarrollan una dinámica de eficiencia
técnica a nivel de producción, sin embargo, ‘‘tal hecho no garantiza la eficiencia
organizacional general’’.
2. Subsistemas de mantenimiento (RR HH) Este subsistema nos asegura la
presencia de energía humana en la organización, para ejecutar los papeles
organizacionales. Están dirigidos a mantener la estabilidad y la capacidad de
producción en la organización, mediando entre las demandas de la tarea y las
necesidades humanas para mantener la estructura en funcionamiento. Realizan
funciones de selección de personal, recompensas e incentivos y sanciones,
buscando formalizar una conducta organizacional.
3. Subsistema de apoyo o abastecimiento y ventas. Proporcionan una fuente

continua de insumos de producción, ampliando el sistema de producción y

llevándolo al entorno para obtener materias primas y entregar productos, así
como desarrollar un ambiente favorable con otros sistemas de la sociedad. Su
función es la de mantener intercambios transaccionales en las fronteras del
sistema, así como obtener apoyo y legitimización social.
4. Subsistema de adaptación. Estos se relacionan con la generación de
respuesta adecuadas a las cambiantes condiciones externas. Son los
subsistemas que tienen que ver con el cambio organizacional, con los
problemas de ajustes. La función adaptiva al igual que la de mantenimiento,
está dirigida a la supervivencia de la organización, La función de este
subsistema es de inteligencia, investigación, desarrollo y planeamiento,
ubicadas en unidades de asesoría. Su dinámica distintiva es la de hacer
previsiones para los cambios organizacionales.
5. Subsistemas gerenciales o directivos. En términos generales, estos buscan
dirigir, distribuir y controlar los diferentes subsistemas y actividades de la
organización. Es el subsistema de la toma de decisiones para la organización
en su conjunto. Su función son la de resolver conflictos entre niveles
jerárquicos, coordinar y dirigir los subsistemas funcionales y coordinar los
requerimientos externos y los recursos y necesidades organizacionales.
Subsistema financiero, no lo mencionan los autores.