Universidad de Panamá

Centro Regional Universitario de Veraguas

Facultad de Comunicación Social

Licenciatura en Eventos y Protocolos Corporativos

Montaje y Desmontaje de Eventos
Localización y Uso del Espacio de Eventos

Integrantes:

Wilfredo Rivera 8-908-1108

Viviana de León 6-721-1944

Profesora:

Mavis González de Campos

Segundo Año

Primer Semestre 2021

 Tabla de Contenido

1. Presentación
2. Tabla de Contenido
3. Introducción
4. Conceptos-Localización y Espacio
5. Aspectos sobre los Espacios en un evento
6. Aspectos sobre los Espacios en un evento
7. ¿Cómo decidir entre los distintos espacios de eventos que existen?
7.1 Aspectos en tener en cuenta en los espacios de eventos pequeños
7.2 Lugares para Eventos Empresariales
8. Conclusión
9. Reflexión
10. Infografía
 Introducción
La localización y usos de los espacios para eventos son fundamentales a la hora de
organizar nuestro evento esto porque al momento de ubicar el lugar de nuestro
evento el mismo debe ser accesible para nuestros invitados, ¿y qué es ser
accesible? En este caso el ser accesible no es más que pueda ser fácil de ubicar o
llegar.

Para lograr una buena localización debemos conocer de qué tamaño queremos que
nuestro evento se realice, si será un evento grande y amplio o un evento pequeño
de pocas personas es por eso que debemos tener una lista de los invitados que
queremos que asistan.

Se debe tener claro que al escoger un lugar debe ser cómodo, que los invitados se
sientan en armonía y les guste.
Muchas veces tienden a buscar lugares populares o concurridos estos en ocasiones
están ocupados, reservados o no es probable que estén disponibles.
El lugar debe contar o ser apto para lo que se quiere realizar teniendo en cuenta los
planes del cliente en cuanto a su expectativa de lo que quiere lograr.

Ahora bien, si hablamos del uso de los espacios en el evento, una buena distribución
y diseño nos ayudara a que nos sobre espacio, esto contribuirá que nuestro evento
pueda cumplir con las expectativas.

Debemos saber que la planificación, la visión espacial y la anticipación a los

problemas son pilares para garantizar el éxito.
Primeramente, debemos entender los conceptos de localización y Espacio.

Entendemos por localización la ubicación que un objeto o persona tienen en un

determinado espacio. En este caso sería la ubicación de nuestro evento y lo factible
que sería esta para el mismo.

Ahora bien, ¿qué es espacio? Este es una superficie o lugar con unos límites
determinados y unas características o fines comunes. Viendo estas definiciones y
teniendo una noción de cada una debemos tener en cuenta que estos dos puntos
son elementos fundamentales a la hora de organizar un evento.

Al organizar un evento es necesario considerar cuestiones muy diversas y tomar

muchas decisiones. Una de las principales es la selección del lugar donde se va a
celebrar dicho evento.

Antes de buscar localización, es importante que conozcamos el presupuesto, el

número de invitados y las características que debe tener el espacio. Una vez que
conocemos estos datos, ya podemos empezar con la localización de espacios.

Una vez que se dispone del presupuesto, el tamaño estimado del evento y los
requisitos de espacio, ya se está preparado para buscar una localización adecuada.
Es importante reservar el lugar con meses de antelación con el fin de tener el tiempo
suficiente para planificar el resto de los temas relacionados con el evento.
Aspectos que se han de tener en cuenta a la hora de buscar un espacio para
el evento:

• Ubicación
La ubicación juega un papel importante, ya que se debe tomar en cuenta la
distancia en la que viajaran nuestros invitados. Además de esto se debe
prever si nuestros invitados son extranjeros y los mismos van a viajar. El lugar
del evento les debe quedar cerca del hotel donde se hospedaran o cerca del
aeropuerto si piensan viajar de regreso el mismo día, al culminar el evento,
esto en caso de que sean extranjeros.

• Estacionamiento
El Lugar donde se vaya a realizar nuestro evento debe contar prácticamente
con la capacidad de estacionamientos para nuestros invitados, pero en grado
caso no tengamos un lugar con estas características se recomienda contratar
algún tipo de transporte privado que el mismo se encargue de recoger a
nuestros invitados en puntos específicos y transportarlos hasta el evento.

• Capacidad
Es importante conocer la capacidad del lugar donde vamos a hacer el evento
porque no vaya a hacer que vamos a invitar a 200 personas y el lugar solo
cuente con una capacidad de 150 estos detalles son importantes porque si
 se llegase a presentar algún incidente de esta magnitud, esto provocaría
comentarios negativos sobre la organización de nuestro evento.

• Servicios
Cuando hablamos de servicios del lugar nos referimos a si el mismo cuenta
con la cantidad de mobiliario disponible es decir sillas o mesas en tal grado
que se vayan a utilizar, al igual que la cantidad baños que van a necesitar
para nuestros invitados.

• Diseño
Es necesario contar con una planta arquitectónica por decirlo así, por que
decimos esto porque en una planta arquitectónica sabemos dónde va cada
elemento evitando que alguno quede por fuera o quede en el aire, el tener
un diseño de cómo queremos que cada cosa de nuestro evento quede en un
lugar adecuado, nos ayudara a agilizar el orden y la organización del mismo,
ya que solo sería montar en los respectivos lugares.

• Ambiente
el ambiente del evento debe ir de acuerdo a nuestros eventos, no voy a
montar una decoración o instrumental de rock en una reunión corporativa,
sabiendo que esta debe llevarse con formalidad.
• Accesibilidad
La accesibilidad implica facilitar que todos los asistentes, especialmente
aquellos con necesidades especiales, puedan acceder al evento. Para ello,
es necesario saber primero quiénes son los asistentes y cuáles son sus
necesidades. Si van a asistir invitados con algún tipo de discapacidad, hay
que prever la forma en que accederán al evento y a las actividades y
experiencias que se vayan a desarrollar.

• Seguridad
Es imprescindible comprobar y exigir que el espacio o local cumpla con la
normativa de seguridad vigente y disponga de todos los seguros necesarios
y en regla, tales como responsabilidad civil, incendio, robo, etc.

• Coste y flexibilidad
Al momento de seleccionar el lugar es importante ver el costo y la flexibilidad
que este nos ofrece para la realización de nuestro evento, pero si en tal caso
nosotros ya hemos verificado el lugar con anterioridad es fundamental
presentar tres posibles opciones a fecha realizar el evento y esto porque,
bueno esto ayuda agilizar a la aceptación del alquiler del local, ya que tanto
el arrendador como arrendatario podrán ponerse de acuerdo y elegir la mejor
opción.
¿Cómo decidir entre los distintos espacios de eventos que existen?

No todos los lugares cuentan con el espacio necesario para la organización del
evento, pero con esto podemos jugar si hacemos una adecuada distribución ya sea
del mobiliario que tengamos a nuestra disposición con esto puedo mencionar
algunos puntos necesarios que hay que tomar en cuenta:

1. La intención del Evento: el objetivo de nuestro evento determina la elección

del espacio
2. Lugar del Evento: El espacio escogido debe tener características que
aporten valor añadido a la celebración.
3. El aforo, la seguridad y actividades: Todo debe ir de la mano o más bien
enlazado cumplir con los aforos de seguridad y tomar qué tipo de actividades
se van a realizar, esto previendo que no existan afectaciones por
imprevistos.

Aspectos en tener en cuenta en los espacios de eventos pequeños:

No es lo mismo un evento en el día que un evento nocturno. Un café, una sala de

reuniones, una discoteca, espacios culturales requieren de un espacio no tan
grande para los invitados.

Para una presentación es importante instalar y mantener a los asistentes sentados,

tener suficiente espacio para estar de pie y moverse un poco con comodidad. El
mobiliario disponible también es de suma importancia, ya que siempre es más
conveniente poder utilizar el que se pone a tu disposición en el lugar del evento

Lugares para eventos empresariales

Centro de Convenciones- Exposiciones: En estos lugares se permiten la realización

de eventos pequeños y grandes. Cuentan con toda la infraestructura apta para tu
evento.
Restaurantes: Se utilizan si queremos que nuestro evento sea dinámico y de
convivencia, a veces son realizados en salones especiales con poca cantidad de
invitados.

Hoteles: En este lugar será de gran ayuda en la realización de nuestro evento, ya

que contará con todo lo que necesitamos hospedaje, reunión, baños, comida

Salas de conferencias: Son diseñadas para eventos más informales y por lo general
sus salones son pequeños.
 Conclusión

Viendo todo lo planteado anteriormente nos damos cuenta que no es seleccionar

un lugar porque si, al momento de organizar nuestro evento debemos tomar en
cuenta desde la cantidad de invitados, el presupuesto, inmobiliarios o equipos que
vayamos a utilizar. También es fundamental que la accesibilidad del lugar sea
beneficiosa para todos y que en grado caso sea lo contrario debemos contar con un
plan de respaldo, en este caso un sistema de transporte para que todos puedan
asistir a nuestro evento sobre todo si quienes van son de alta importancia.

Nunca se debe apresurar y escoger el primer lugar que encontramos, debemos

conocer ver y presupuestar el mejor para así escoger el que de verdad será apto
para nuestro evento.
 Reflexión

El aporte que este trabajo ha traído a nosotros es que debemos ser minuciosos con
cada detalle desde mucho antes es decir desde nuestra organización y planificación,
ya que hasta el lugar donde realicemos nuestro evento cuenta.

Además, también deja un importante aprendizaje la excelente distribución del

espacio, todo ubicado donde deba ir nos ahorrara espacio.

Poniendo como ejemplo el momento cuando arreglamos nuestra casa, cada mueble
en la posición que le corresponde le da otro aspecto a la misma, este mismo ejemplo
se aplica al momento de ubicar todo lo que usaremos al momento de montar nuestro
evento.
 Infografía

1. Experiencias, T. (2020, 5 febrero). ¿Cómo elegir el mejor lugar para tu evento

empresarial? TRIBU Experiencias.

https://www.tribuexperiencias.com/post/c%C3%B3mo-elegir-el-mejor-lugar-

para-tu-evento-empresarial

2. Características que debe tener un lugar para eventos. (2020). San Agustín

Eventos y Turismo https://tusanagustin.com/blog/caracteristicas-que-debe-

tener-un-lugar-para-eventos

3. E. (2012, 25 octubre). ¿Cómo elegir el mejor lugar para tu evento? Eventos

En Punto. https://eventosenpunto.wordpress.com/2012/10/24/como-elegir-

el-mejor-lugar-para-tu-evento/

4. Rodríguez, L. (s. f.). 10 aspectos que tener en cuenta para elegir la

localización de un evento. Aspectos Para La Localización Del Evento.

Recuperado 27 de mayo de 2021, de https://www.macguffin.es/blog/10-

aspectos-que-tener-en-cuenta-para-elegir-la-localizaci%C3%B3n-de-un-

evento

5. Espacios para eventos: encuentra la localización ideal para tu evento. (s. f.).

Espacios para Eventos. Recuperado 27 de mayo de 2021, de

https://blog.dushow-barcelona.com/espacios-para-eventos