IMPORTANCIA DE LOS

ARCHIVOS
Terminología archivística

29 DE MARZO DE 2021
CLAUDIA PATRICIA BAQUIRO PEREA
Administración documental en el entorno laboral
 Introducción

La archivística, como su nombre lo indica nos muestra la manera de administrar el

archivo de una organización, en donde bajo unas normas o reglamento se lleva a
cabo todo el proceso de archivar los documentos. En concordancia con lo anterior,
en este ensayo se abordará la temática, pues en muchas empresas se encuentran
falencias a la hora de archivar los documentos, y pocas de ellas capacitan al
personal para realizar esta actividad.

Al parecer, la archivística había quedado en un foco en donde no era de gran

importancia, las organizaciones avanzaban en la tecnología, el marketing, la
capacitación de su personal para funciones asignadas, pero, la archivística la
dejaron en el olvido, allá en un rincón, en una bodega, están esos documentos
que son de gran importancia para la empresa, tal vez llenos de polvo o moho, pero
actualmente, en los países más desarrollados el interés por la investigación se
apoya en los archivos existentes y de acuerdo con el área objeto de estudio, dado
que, ya no se poseen sólo documentos textuales, sino, otra clase de soportes
documentales. Es así como se incorpora tecnología que regula, a nivel general, el
manejo archivístico.
 Importancia de los archivos

Para iniciar, se debe tener en cuenta que la archivística es la disciplina que trata
los aspectos teóricos, prácticos y técnicos de los archivos. Su historia inicia en el
siglo XV, en España, encabezado por Carlos I. Cabe recordar que como otras
disciplinas se ha desarrollado a base de observación y experiencia, dando como
resultado su delimitación metodológica y conceptual, con un lenguaje propio que la
identifica y distingue de otras ciencias o disciplinas afines.

La archivística ha evolucionado de tal manera que en Colombia hace algunos

años, no era de gran importancia, pues en las organizaciones cualquiera era
capaz de ejercer esta actividad (archivar), pero a inicios del año 2010 el gobierno
muestra interés por la parte del archivo que sin más, se sabe que es el conjunto
de documentos sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en
un proceso natural por una persona natural o entidad pública o privada, en el
transcurso de su gestión. Las organizaciones ya sean públicas o privadas para
la organización de su archivo deben legalmente tener personal
especializado en el manejo del mismo y este personal debe regirse por
algunas leyes y decretos que existen en Colombia y que hablan sobre la
organización del archivo.

Ahora bien, la importancia del archivo para una organización se centra en

los documentos que lo conforman ya que son imprescindibles para la toma
de decisiones, son como los testigos en los trámites que pueda realizar la
empresa. Por eso se debe conocer a cabalidad el tema de archivo, iniciando
por la forma en que están clasificados, la persona encargada de este, tiene
el conocimiento a fondo y así podrá tener más orden en el espacio que este
se encuentre; se puede afirmar que los archivos están clasificados así:

 Según la organización:
-Archivo centralizado: cuando una sola dependencia controla toda la
documentación de la organización.
-Archivo descentralizado: aquel que lleva cada una de las dependencias.
- Archivo descentralizado con control descentralizado: este depósito de
información lo lleva cada dependencia y la responsabilidad es del jefe de
cada oficina.
-Archivo descentralizado con control centralizado: este depósito de archivo
se maneja de acuerdo con las necesidades de cada dependencia con
archivo descentralizado, pero que a su vez se controla desde el archivo
central.
 Según su uso:
-Archivo activo: compuesto por documentos del año actual o años
anteriores, que se encuentren en proceso de tramitación, como: historias
laborales, resoluciones, contratos y demás documentos que se encuentren
en el proceso de consulta.
-Archivo semiactivo: son los documentos que varían en su periodo de
conservación y su consulta es menor.
-Archivo inactivo: son los documentos con una durabilidad perpetua en el
periodo de conservación, de acuerdo con sus disposiciones legales,
fiscales, comerciales o históricas.
 Según su naturaleza:
-Archivo público: es todo documento que pertenece a las entidades del
Estado.
-Archivo privado de interés público: son aquellos documentos que por su
valor histórico, investigativo, científico o cultural son de interés público.
-Archivo privado: son los documentos que pertenecen a personas naturales
o jurídicas
  Su ciclo vital:
-Archivo de gestión: corresponde a la documentación que se encuentra
depositada y está sujeta a consulta administrativa por toda la organización.
-Archivo central: es la agrupación de documentos que han sido transferidos
por diferentes archivos de gestión de cada dependencia; su consulta no es
tan frecuente, pero siguen en vigencia.
-Archivo histórico: aquellos documentos que se transfieren desde el archivo
central al archivo de conservación permanente.

Teniendo conocimiento de lo anterior, nos damos cuenta de que el archivo, así

como las demás dependencias de una organización tiene características que lo
representa tales como: económicas, simples, funcionales, exactos, técnicos, con
esto alude que el archivo es orden, eficiencia, ahorro etc.

Para un archivista lo más importante es el orden, la responsabilidad, la prontitud,

la cordialidad, el sigilo profesional, la concentración, características únicas del
profesional además del conocimiento de reglas y normas de la archivística como lo
son La Ley 594 que es la primera norma que establece de forma obligatoria para
las entidades nacionales e instituciones privadas que produzcan documentación
de carácter público, las reglas y principios generales que regulan la
función archivística del Estado; no obstante conocer de su lugar de trabajo y de las
herramientas que debe utilizar para llevar a cabo el proceso de archivar teniendo
en cuenta que son archivadores, estantes, planotecas en caso de archivar planos,
sello fechador, ganchos, legajos, cajas de archivo, papelería entre otros.

Por último se debe tener en cuenta al usuario que es la persona que va en busca
de información, y que pueden ser internos o externos.
Conclusión

Para la organización del archivo de cualquier empresa se debe capacitar al

personal y tener un profesional frente a la temática para no cometer errores,
además los documentos que quedan consignados allí siempre se manejan
siguiendo normas y leyes.