ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS, DEFINICION, CLASES Y CARACTERISTICAS

ARCHIVOS

DEFINICION: conjunto de documentos producidos por personas naturales o

jurídicas públicas o privadas que se originan en el ejercicio de sus funciones y
actividades, los mismos son conservados, clasificados, organizados y
administrados.

ARCHIVO ADMINISTRATIVO

Archivo vigente activo que guarda con carácter temporal los documentos que
se encuentran al servicio exclusivo de las instituciones a la cual pertenece, son
fuente de complementos de los archivos centrales, provinciales y municipales.
Al archivo administrativo también se le llama archivo vivo.

CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS

Los archivos se clasifican según su uso en tres grupos:

PERMANENTES O MAESTROS: Estos contienen información que varía poco en
algunos casos es preciso actualizarlos periódicamente

DE MOVIMIENTOS: Se cercan para actualizar los archivos maestros, sus registros

son de tres tipos: alta, baja y modificaciones.

DE MANIOBRA O TRABAJO: Tienen una vida limitada, normalmente menor que la

duración de la ejecución de un programa. Se utilizan como auxiliares de los
anteriores
TIPOS DE ARCHIVO

Los elementos de un archivo pueden ser de cualquier tipo, simples o

estructurados o según su función.
SEGUN SU FUNCION

Se define por:

Archivos permanentes: son aquellos cuyos registros sufren pocas o ninguna

variación a lo largo del tiempo se dividen en:
Constantes: están formados por registros que contienen campos fijos y campos
de baja frecuencia de variación en el tiempo.
De situación: son los que en cada momento contienen información actualizada

HISTORICOS

Contienen información acumulada a lo largo del tiempo de archivos que han

sufrido procesos de actualización o bien acumulan datos de variación periódica
en el tiempo.

ARCHIVO DE MOVIMIENTO: Son aquellos que se utilizan conjuntamente con los

maestros constantes y contienen algunos campos comunes en sus registros,
con aquellos para el procesamiento de las modificaciones experimentados por
los mismos
ARCHIVO DE MANIOBRA O TRANSITORIO

Son los archivos auxiliares creados durante la ejecución del programa y

borrados habitualmente al terminar el mismo.

ACCESO A LOS ARCHIVOS: Se refiere al método utilizado para acceder a los registros
de un archivo prescindiendo de su organización. existen diferentes formas de
acceder a los datos:
Por índice: se accede directamente a los registros por su clave, mediante
consultas secuenciales a una tabla que contiene la clave y la dirección relativa
de cada registro, posterior acceso directo al registro.
Dinámico: es cuando se accede a los archivos en cualquier de los modos
anteriormente citados.
La elección del método está directamente relacionada con la estructura de los
registros del archivo y del soporte utilizado.

CARACTERISTICAS GENERALES DE LOS ARCHIVOS

Nombre y extensión: cada archivo se identifica por un nombre (que debería

indicar su contenido) y por su extensión (algunas veces opcional) que suele
identificar el tipo de archivo
 El nombre de los archivos permite normalmente hasta 256 caracteres,
mientras que la extensión consta de 3 o 4 caracteres
 Los archivos tienen un tamaño que se miden por bytes, kilobytes,
megabytes, gigabytes y que depende de la cantidad de datos que
contenga.
 Los archivos pueden contener diferentes tipos de información: archivos
de texto, de imagen de audio de video etc.
 Los archivos se organizan en carpetas (directorios) y subcarpetas,
(subdirectorios) de forma jerárquica
 No pueden existir dos archivos con el mismo nombre (y extensión) en la
misma carpeta
 Una forma de manipular archivos y carpetas es a través de su menú
contextual