SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD DE L

INVENTARIO DE ACTIVOS

PROCESO:

GENERALIDADES DEL ACTIVO

ID NOMBRE

1 Contratos y ordenes de
compra

Egresos y notas débito

2
con sus anexos
3 Cheque

4 Notas crédito

5 Boletines caja y Bancos

6 Libro de Bancos

7 Banca Virtual
 Reportes e informes de
8
Gestion Contable

Administración de la
9 cartera Institucional

Conciliaciones
10 Bancarias
 Elaboración de Estados
11 financieros

12 Actas reuniones

Aplicativos Sistemas de
13 Información
14 Aplicativo PCT

Aplicativo PCT
15
Consultas
 Reportes e informes de
16 gestion Financiera

17 Equipos de cómputo
18 Actos administrativos

19 Token
 SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

INVENTARIO DE ACTIVOS

GESTION FINANCIERA

GENERALIDADES DEL ACTIVO

DESCRIPCIÓN

Documento legalizado para la adquisición de un bien mueble

Documento que agrupa información por concepto de salida de dinero en forma de transferencia electrónica o cheques que se giran
para cancelar pagos por compras, inversiones, gastos o servicios.
Cheques que emite la tesoreria para cancelar pago por compras, inversiones, gastos o servicios

Documento que recopila información detallada de los recaudos por diversos conceptos (ingresos, ajustes)

Documento que recopila información de cada una de las cuentas bancarias que posee la entidad y relaciona los ingresos, egresos
diarios y saldo diario de bancos

Libro conformado por todas las cuentas bancarias, detalla los movimientos en las columnas debe, haber, saldo y arroja saldo final de
cada mes

Plataforma bancaria por medio de la cual se realizan pagos, consultas, transferencias, constitucion de inversiones
Nombre de Tablas a cargar, asignar manualmente cuentas contables y entregar valor actualizado de depreción, amortización y
ajustes contables, informe de saldo de la cuenta contable depósitos a instituciones financieras, libros auxiliares, libro mayor, reporte
de la cuenta cargos diferidos, libros de las cuentas correspondientes a pagos anticipados, reporte de ingresos registrados en la cuenta
de ingresos recibidos por anticipado, reporte de abonos a cuentas por cobrar, cuenta deudores, ingresos recibidos por anticipado,
relación de órdenes de pago generadas, reporte de consignaciones, estado de cartera de acuerdo a los requerimientos de cada
proyecto, cartas de cartera, reporte de pagos realizados a facturas que se encuentran en Oficina Jurídica, Operaciones Recíprocas,
relación de retención por el concepto necesario, generar certificado de Retenciones, informe de ingresos y retenciones, formulario
Declaración de Ingresos y Patrimonios, informe de Medios Magnéticos, generar certificados de Donación, Relación de Notas Débito,
estado de conciliaciones bancarias, Avalúo de Bienes Inmuebles, provisiones de cálculo actuarial, libro diario de cuentas de software,
licencias y patentes, Notas contables, reporte de libro mayor de la cuenta de activos , generar ingresos, relación de ingresos o
informe de ingresos, pago de matrículas por pagos con tarjeta de Crédito, Tarjeta Débido o PSE (Portal de Servicios Electrónicos),
auxilios educativos, ingresos discriminados, cuadre de descuentos de nómina, Certificados de Ingresos y Retenciones, Informe de
Giros directos a Banco de la República, diligenciamiento de formatos de Bienes entregados en comodato, formato de Bienes
entregados en arrendamiento, formato de Inmuebles vendidos, formato de Inmuebles transferidos, informe de gastos causados en
bienes inmuebles, reporte de BDME (Boletín Deudores Morosos del Estados), Reportes de SNIES.

Elaboración de facturas y Notas Crédito

Mantener actualizados los saldos bancarios

Generar Libro Mayor y Balance de la vigencia, revisar Mayor y Balances, generar formatos CGN de Contraloría, elaborar Notas
Explicativas a los estados financieros, generar Balance General, Estado de Actividad Financiera, Económicca y Social y Estado de
Cambios en el Patrimonio

Documentos soportes de las reuniones que se realizan en Gestión financiera

Aplicativo web donde se registran las solicitudes de facturación y de Elaboración de Notas Crédito así como los reportes de matrícula
financiera
Módulos de Gestión Contable, Gestión Presupuestal, Gestión Tesoreria, Gestión de bienes y suministros

Software mediante el cual se realizan consultas de tipo general

Ejecución Presupuestal de gastos de inversión, funcionamiento y proyectos al CHIP, SNIES, entes de Control, Ministerio de Educación
y usuarios, Ejecución de gastos de Certificados de Disponibilidad Presupuestal y Registros presupuestales de inversión,
funcionamiento y proyecto, Ejecución de pagos al Sistema General de Regalías, Portafolio de inversiones y deuda pública al
Ministerio de Hacienda, Infome de gestión financiera, operaciones efectivas de caja a la Calificadora de Riesgo y los demás que sean
solicitados.

7 Equipos de cómputo utilizados para el desarrollo de las actividades suceptibles de la dependencia

(5 Gestión contable, 2 Gestión de presupuesto,1 Gestión Financiera, 1 Gestión tesorería)
Documentos como Acuerdos, Resoluciones, politcas y lineamientos que soportan las actividades de Gestión Financiera

Dispositivos de seguridad para acceder a la Banca Virtual

IDAD DE LA INFORMACIÓN

E ACTIVOS

JEFE DEL PROCESO CARLOS FERNANDO CASTAÑO FECHA ULTIMA ACTUALIZACIÓN

RESPONSABILIDAD FRENTE AL ACTIVO UBICACIÓN DEL ACTIVO

MEDIO DE CONSERVACIÓN
TIPO ACTIVO SUBPROCESO PROPIETARIO CUSTODIO PERSONAL AUTORIZADO
FÍSICA

Gestión de Compra de
Gestión de Compra Gestión de Compra
Información de Bienes y Bienes y Suministros Personal administrativo y
de Bienes y Papel impreso
docente
Suministros Suministros
Gestión de Documentos

Gestión Tesorería
Personal administrativo y
Información Gestión Tesorería Gestión Tesorería X
docente
Gestión de Documentos
 Jefe de Gestión Financiera

Jefe de Gestión de Contabilidad

Otros Gestión Tesorería Gestión Tesorería Gestión Tesorería X
Jefe de Gestión de Tesorería

Pagadora

Todo el personal de Gestión

Información Gestión Tesorería Gestión Tesorería Gestión Tesorería X
Financiera

Todo el personal de Gestión

Información Gestión Tesorería Gestión Tesorería Gestión Tesorería X
Financiera

Jefe de Gestión Financiera

Jefe de Gestión de Contabilidad

Información Gestión Tesorería Gestión Tesorería Gestión Tesorería X
Jefe de Gestión de Tesorería

Profesional y tecnico de gestion

Tesoreia

Jefe de Gestión Financiera

Servicio Gestión Tesorería Bancos Bancos Jefe de Gestión de Tesorería

Profesional de gestion Tesoreia

 Jefe Gestión Financiera

Jefe Gestión Contable

GESTION
Información GESTION CONTABLE GESTION CONTABLE X
CONTABLE
Profesional

Técnico

Jefe Gestión Financiera

GESTION
Información GESTION CONTABLE GESTION CONTABLE Jefe Gestión Contale X
CONTABLE
Técnico

Jefe Gestión Fianciera

GESTION GESTION CONTABLE
Información Y TESORERIA GESTION CONTABLE Jefe de Gestión contalbe X
CONTABLE
Jefe de tesoreria

Técnico
 Rector

Jefe Gestión Financiero

GESTION
Información GESTION CONTABLE GESTION CONTABLE Jefe de Gestión Contable X
CONTABLE
Profesional

Técnico

GESTION
CONTABLE

GESTION
PRESUESTO
GESTION
Información GESTION FINANCIERA Personal en general X
GESTION FINANCIERA
TESORERIA

GESTIÓN DE
BIENES Y
SUMINISTROS

GESTION DE
TECNOLOGIAS Jefe Gestión Financiera
Software GESTION CONTABLE GESTION CONTABLE INFORMATICAS Y X
SISTEMAS DE Jefe de Gestión Cotalble
INFORMACION
Técnico
 GESTION CONTABLE
GESTION GESTION DE
PRESUESTO TECNOLOGIAS
GESTION Personal en general de Gestión
Software FINANCIERA INFORMATICAS Y X
Financiera
GESTION TESORERIA SISTEMAS DE
INFORMACION
GESTIÓN DE BIENES
Y SUMINISTROS

GESTION CONTABLE

GESTION GESTION DE
PRESUESTO GESTION TECNOLOGIAS Personal autorizado en las
Software INFORMATICAS Y diferentes dependencias X
GESTION TESORERIA FINANCIERA SISTEMAS DE académicas y administrativas
INFORMACION
GESTIÓN DE BIENES
Y SUMINISTROS
 GESTION GESTION Personal en general de
Información PRESUPUESTO PRESUPUESTO GESTION PRESUPUESTO Gestión Financiera X

GESTION CONTABLE

GESTION
PRESUESTO GESTION Funcionarios autorizados de
Hardware GESTION FINANCIERA X
GESTION TESORERIA FINANCIERA Gestión financiera

GESTIÓN DE BIENES
Y SUMINISTROS
 GESTION CONTABLE
GESTION
PRESUESTO GESTION Personal administrativo y
Información GESTION FINANCIERA X
GESTION TESORERIA FINANCIERA docente

GESTIÓN DE BIENES
Y SUMINISTROS

Jefe Gestión Financiera

Jefe Gestion Tesoreria

Hardware GESTION TESORERIA GESTION TESORERIA GESTION TESORERIA
Profesional de Gestión
Tesoreria
 Código 1313-F09

Versión 1

Fecha 2016-04-18

Página 1

HA ULTIMA ACTUALIZACIÓN 20-Jul-2017

UBICACIÓN DEL ACTIVO

MEDIO DE CONSERVACIÓN
DIGITAL CONOCIMIENTO

Almacenada en
carpeta compartida
con el personla de
compras de bienes y
suministros

X
X

X
X

X
X

X
X

X
X
X
 PROCESO: GESTION FINANCIERA

GENERALIDADES DEL ACTIVO DE INFORMACIÓN RESPONSABILIDAD FRENTE AL ACTIVO DE INFORMACIÓN

ID NOMBRE DESCRIPCIÓN IDIOMA CUSTODIO PROPIETARIO

Gestión de Compra de Bienes

Contratos y Documento legalizado para la y Suministros Gestión de Compra de Bienes
1 ordenes de Español
compra adquisición de un bien mueble y Suministros
Gestión de Documentos
 Documento que agrupa información por
Egresos y notas concepto de salida de dinero en forma Gestión Tesorería
2 débito con sus de transferencia electrónica o cheques Español Gestión Tesorería
anexos que se giran para cancelar pagos por Gestión de Documentos
compras, inversiones, gastos o servicios.

Documento que recopila información

4 Notas crédito detallada de los recaudos por diversos Español Gestión Tesorería Gestión Tesorería
conceptos (ingresos, ajustes)

Documento que recopila información de

Boletines caja y cada una de las cuentas bancarias que
5 Español Gestión Tesorería Gestión Tesorería
Bancos posee la entidad y relaciona los ingresos,
egresos diarios y saldo diario de bancos

Libro conformado por todas las cuentas

6 Libro de Bancos bancarias, detalla los movimientos en las Español Gestión Tesorería Gestión Tesorería
columnas debe, haber, saldo y arroja
saldo final de cada mes
 cuentas correspondientes a pagos
anticipados, reporte de ingresos
registrados en la cuenta de ingresos
recibidos por anticipado, reporte de
abonos a cuentas por cobrar, cuenta
deudores, ingresos recibidos por
anticipado, relación de órdenes de pago
generadas, reporte de consignaciones,
estado de cartera de acuerdo a los
requerimientos de cada proyecto, cartas
de cartera, reporte de pagos realizados a
facturas que se encuentran en Oficina
Jurídica, Operaciones Recíprocas,
relación de retención por el concepto
necesario, generar certificado de
Retenciones, informe de ingresos y
retenciones, formulario Declaración de
Reportes e
Ingresos y Patrimonios, informe de
8 informes de Medios Magnéticos, generar certificados Español GESTION CONTABLE GESTION CONTABLE
Gestion Contable
de Donación, Relación de Notas Débito,
estado de conciliaciones bancarias,
Avalúo de Bienes Inmuebles, provisiones
de cálculo actuarial, libro diario de
cuentas de software, licencias y
patentes, Notas contables, reporte de
libro mayor de la cuenta de activos ,
generar ingresos, relación de ingresos o
informe de ingresos, pago de matrículas
por pagos con tarjeta de Crédito, Tarjeta
Débido o PSE (Portal de Servicios
Electrónicos), auxilios educativos,
ingresos discriminados, cuadre de
descuentos de nómina, Certificados de
Ingresos y Retenciones, Informe de Giros
directos a Banco de la República,
diligenciamiento de formatos de Bienes
 Administración de
9 la cartera Elaboración de facturas y Notas Crédito Español GESTION CONTABLE GESTION CONTABLE
Institucional

Conciliaciones Mantener actualizados los saldos GESTION CONTABLE Y

10 Español GESTION CONTABLE
Bancarias bancarios TESORERIA

Generar Libro Mayor y Balance de la

vigencia, revisar Mayor y Balances,
Elaboración de generar formatos CGN de Contraloría,
elaborar Notas Explicativas a los estados
11 Estados Español GESTION CONTABLE GESTION CONTABLE
financieros financieros, generar Balance General,
Estado de Actividad Financiera,
Económicca y Social y Estado de Cambios
en el Patrimonio

12 Actas reuniones Documentos soportes de las reuniones Español GESTION FINANCIERA GESTION FINANCIERA
que se realizan en Gestión financiera
 Ejecución Presupuestal de gastos de
inversión, funcionamiento y proyectos al
CHIP, SNIES, entes de Control, Ministerio
de Educación y usuarios, Ejecución de
gastos de Certificados de Disponibilidad
Presupuestal y Registros presupuestales
Reportes e de inversión, funcionamiento y proyecto,
16 informes de Español GESTION PRESUPUESTO GESTION PRESUPUESTO
gestion Financiera Ejecución de pagos al Sistema General de
Regalías, Portafolio de inversiones y
deuda pública al Ministerio de Hacienda,
Infome de gestión financiera,
operaciones efectivas de caja a la
Calificadora de Riesgo y los demás que
sean solicitados.

Documentos como Acuerdos,

Actos Resoluciones, politcas y lineamientos
18 Español GESTION FINANCIERA GESTION FINANCIERA
administrativos que soportan las actividades de Gestión
Financiera
 SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

CLASIFICACIÓN DE LOS ACTIVOS DE INFORMACIÓN

A JEFE DEL PROCESO

UBICACIÓN DEL ACTIVO DE INFORMACIÓN

MEDIO DE CONSERVACIÓN
FORMATO
FÍSICO DIGITAL CONOCIMIENTO

Almacenada en carpeta
compartida con el personla de
Papel impreso 0 Adobe Acrobat (PDF)
compras de bienes y
suministros
X X 0 Fisico

X X 0 Fisico

X X 0 Fisico

X X 0 Fisico
 Fisico
X X 0 Excel
X X 0 Fisico

excel
X X 0
pdf

X X 0 Digital

X X 0 Físico
 Físico
X X 0 PDF
Excel

Físico
X X 0
PDF
DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

E LOS ACTIVOS DE INFORMACIÓN

JEFE DEL PROCESO CARLOS FERNANDO CASTAÑO

FORMACIÓN PROPIEDADES DE S

CONFIDENCIALIDAD
SITIO DE PUBLICACIÓN O CONSULTA
NIVEL JUSTIFICACIÓN FECHA DE
CALIFICACIÓN

Gestión de Compra de Bienes y Suministros PÚBLICA Ley 1712/2014 6/20/2017

Gestion de Tesoreria CLASIFICADA Ley 1712/2014 6/20/2017

Gestion de Tesoreria CLASIFICADA Ley 1712/2014 6/20/2017

Gestion de Tesoreria CLASIFICADA Ley 1712/2014 6/20/2017

Gestion de Tesoreria CLASIFICADA Ley 1712/2014 6/20/2017

Gestión Contable CLASIFICADA Ley 1712/2014 6/20/2017
 Gestión Contable CLASIFICADA Ley 1712/2014 6/20/2017

Página Web, aplicativos entidades públicas, PCT y oficina

CLASIFICADA Ley 1712/2014 6/20/2017
de Gestión Contable

oficina de Gestión Contable CLASIFICADA Ley 1712/2014 6/20/2017

oficina de Gestión Contable PÚBLICA Ley 1712/2014 6/20/2017

 Gestion financiera CLASIFICADA Ley 1712/2014 6/20/2017

Página Web
PÚBLICA Ley 1712/2014 6/20/2017
Gestión Financiera+M31
 Código
Versión

Fecha

Página

CARLOS FERNANDO CASTAÑO FECHA ULTIMA ACTUALIZACIÓN

PROPIEDADES DE SEGURIDAD DEL ACTIVO DE INFORMACIÓN

DENCIALIDAD INTEGRIDAD DISPONIBILIDAD

EXCEPCIÓN TOTAL O PARCIAL TIEMPO DE NIVEL JUSTIFICACIÓN NIVEL JUSTIFICACIÓN

CLASIFICACIÓN

TOTAL 15 AÑOS BAJA Documento recuperable BAJA Facil acceso

TOTAL 15 AÑOS BAJA Documento recuperable BAJA Facil acceso

TOTAL 15 AÑOS BAJA Documento recuperable BAJA Facil acceso

TOTAL 15 AÑOS BAJA Documento recuperable BAJA Facil acceso

TOTAL 15 AÑOS BAJA Documento recuperable BAJA Facil acceso

NO APLICA 15 AÑOS BAJA Documento recuperable BAJA Facil acceso
NO APLICA 15 AÑOS BAJA Documento recuperable BAJA Facil acceso

Recuperable y métodos de
seguridad y autorización
NO APLICA 15 AÑOS BAJA BAJA Facil acceso
que impiden la alteración a
los reportes

TOTAL 15 AÑOS BAJA Recuperable BAJA Facil acceso

TOTAL 15 AÑOS BAJA Recuperable BAJA Facil acceso

NO APLICA 15 AÑOS BAJA Recuperable BAJA Facil acceso

NO APLICA 15 AÑOS BAJA Recuperable BAJA Facil acceso

 1313-F09
1

2016-04-18

7/20/2017

CRITICIDAD DEL
ACTIVO

NIVEL

BAJA 1
BAJA 2

BAJA 3

BAJA 4

BAJA 5
BAJA 6
BAJA 7

BAJA 8

BAJA 9

BAJA ###
BAJA ###

BAJA ###