FORMATO DE TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Oficina Productora: 1020-RECURSOS HUMANOS Hoja 7 de 7

Disposición
RETENCION (Años) Tradición Documental Final
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Sop.
PROCEDIMIENTOS
Archivo de Archivo Original Copia Electrónic CT E M/D S
Gestión Central o

Despues de haber cumplido con su tiempo de

conservación en el archivo central y el archivo de
gestión, se procede a eliminar porque la
información queda registrada en el informe de
18-02 Plan de formación 2 8 X rendición de cuentas.
- Evaluación de desempeño X
- Capacitación X X
- Asistencia y registro de capacitación X X
- Tarjetas protocolarias X

Despues de haber cumplido con su tiempo de

conservación en el archivo central y el archivo de
gestión, se procede a eliminar porque la
PROGRAMA DE SEGURIDAD Y información queda registrada en el informe de
19 SALUD EN EL TRABAJO 2 8 X rendición de cuentas.
- Inducción X
- Analisis de riesgo X X
- Medidas de control X

- Accidentes o enfermedades laborales X

- Acta entrega de dotaciones X X

CONVENCIONES: Firma Responsable:

CT: Conservación Total Jefe de Archivo
E: Eliminación
 FORMATO DE TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
M: Microfilmación Firma Representante Legal:
S: Selección Fecha:
 FORMATO DE TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Oficina Productora: 1020-RECURSOS HUMANOS Hoja 6 de 7

Disposición
RETENCION (Años) Tradición Documental Final
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Sop.
PROCEDIMIENTOS
Archivo de Archivo Original Copia Electrónic CT E M/D S
Gestión Central o

18 PLANES

Se hará una selección del 5% de los

documentos como fuente del patrimonio
documental de la empresa y como
evidencia de la actuación en materia de
bienestar social. El resto de documentos
18-01 Plan de bienestar social 2 8 X X serán eliminados.
- Encuestas X
- Informe y plan de acciones de clima
organizacional X
- Cronograma de actividades X

- Presupuesto y registro de actividades X

- Comunicaciones X

CONVENCIONES: Firma Responsable:

CT: Conservación Total Jefe de Archivo
E: Eliminación
M: Microfilmación Firma Representante Legal:
S: Selección Fecha:
 FORMATO DE TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Oficina Productora: 1020-RECURSOS HUMANOS Hoja 5 de 7

Disposición
RETENCION (Años) Tradición Documental Final
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Sop.
PROCEDIMIENTOS
Archivo de Archivo Original Copia Electrónic CT E M/D S
Gestión Central o

Se hará una selección del 4% de los

17 NOVEDADES DE NÓMINA
- Liquidación de nómina
- Lista de verificación
- Análisis de cargo
- Certifcación de pago nómina
- Planilla y resumen de nómina
documentos que generen carcter legal,
fiscal e histórico como garantía de
derechos fundamentales de ex
funcionarios. Se aplicará el proceso de
microfilmación para éstos y el resto de
5 80 X X X documentos se eliminará.
X X
X
X
X X
X

CONVENCIONES: Firma Responsable:

CT: Conservación Total Jefe de Archivo
E: Eliminación
M: Microfilmación Firma Representante Legal:
S: Selección Fecha:

Página 4 RECURSOS HUMANOS5

 FORMATO DE TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Oficina Productora: 1020-RECURSOS HUMANOS Hoja 4 de 7

Disposición
RETENCION (Años) Tradición Documental Final
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Sop.
PROCEDIMIENTOS
Archivo de Archivo Original Copia Electrónic CT E M/D S
Gestión Central o

Se conserva totalmente, como evidencia

del proceso de talento humano, genera
valores secundarios de carácter legal,
13 HISTORIA LABORAL 2 90 X fiscal e historico.
- Hojas de vida X

- Fotocopia de documento de identidad X

- Exámenes de ingreso X
- Afiliación EPS, ARL, caja de
compensación, AFP X X
- Antecedentes disciplinario X
- Solicitud de empleo X
- Certificados de estudio y diplomas X
- Evaluación del desempeño X
- Acta de notificación X X

CONVENCIONES: Firma Responsable:

CT: Conservación Total Jefe de Archivo
E: Eliminación
M: Microfilmación Firma Representante Legal:
S: Selección Fecha:

Página 5 RECURSOS HUMANOS4

 FORMATO DE TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Oficina Productora: 1020-RECURSOS HUMANOS Hoja 3 de 7

Disposición
RETENCION (Años) Tradición Documental Final
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Sop.
PROCEDIMIENTOS
Archivo de Archivo Original Copia Electrónic CT E M/D S
Gestión Central o

Finalizado el tiempo de retención en los

05 CAPACITACIÓN DE PERSONAL
- Circular interna
- Solicitud de capacitación
- Asistencia y registro de capacitación
archivos central y de gestión, se
procederá a la eliminación de los
documentos por perdida de sus valores
2 5 X primarios y no desarrollar secundarios.
X X
X
X X

- Registro evaluación de la capacitación X X

- Certificado de asistencia X X

CONVENCIONES: Firma Responsable:

CT: Conservación Total Jefe de Archivo
E: Eliminación
M: Microfilmación Firma Representante Legal:
S: Selección Fecha:
 FORMATO DE TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Oficina Productora: 1020-RECURSOS HUMANOS Hoja 2 de 7

Disposición
RETENCION (Años) Tradición Documental Final
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Sop.
PROCEDIMIENTOS
Archivo de Archivo Original Copia Electrónic CT E M/D S
Gestión Central o

Se hace una selección de los

documentos con valor secundario para
Afiliación al servicio médico consrvación total y el resto de
02-02 asistencial 2 10 X X documentos se eliminarán.
- Registros civiles X

- Fotocopia de documento de identidad X

- Certificados de estudio y experiencia
laboral X X
- Actualización de información
juramentada
- Acta y anexos X X

CONVENCIONES: Firma Responsable:

CT: Conservación Total Jefe de Archivo
E: Eliminación
M: Microfilmación Firma Representante Legal:
S: Selección Fecha:
 FORMATO DE TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Oficina Productora: 1020-RECURSOS HUMANOS Hoja 1 de 7

Disposición
RETENCION (Años) Tradición Documental Final
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Sop.
PROCEDIMIENTOS
Archivo de Archivo Original Copia Electrónic CT E M/D S
Gestión Central o

La serie documental se conserva en su

totalidad porque soporta decisiones
01 ACTAS 5 15 X X administrativas.

01-04 Actas de comité convivencia laboral

- Acta X X
- Anexos X X
- Informe convivencia laboral X X
- Informe mensual de rendición de
cuenta X X
02 AFILIACIONES

Se hace una selección de los documentos

con valor secundario para consrvación total y
02-01 Afiliación seguridad social 2 10 X X el resto de documentos se eliminarán.
- Solicitud de afiliación X
- Registro civil de nacimiento X
- Registro civil de matrimonio X
- Certificados de estudio X X

- Fotocopia de documento de identidad X

- Autorización de atención en otra
regional X

CONVENCIONES: Firma Responsable:

CT: Conservación Total Jefe de Archivo
E: Eliminación
M: Microfilmación Firma Representante Legal:
 FORMATO DE TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
S: Selección Fecha: