Formato para la identificación del documento:

 PROTECCION: Todos los documentos aprobados se producirán y se distribuirán en

formato PDF bloqueando opciones de modificación o copia del contenido. Los
documentos .xlsx (Excel) tendrán habilitados únicamente las casillas que solo para
ingresar datos. Los documentos que reposen en medio físico se dispondrán en carpetas y
archivadores libres de humedad, debidamente identificados y clasificados para su fácil
acceso y prevenir perdida de su contenido.

 RECUPERACIÓN: Cada dos meses se hará una copia de seguridad de los documentos
dispuestos en medio digital en un disco duro el cual será administrado por el Coordinador
HSEQ. Se de copia toda la información e histórico del sistema de gestión.

 ACCESO: A través de OneDrive se habilitará el acceso a los lideres de los procesos para
que accedan a las carpetas que contienen documentos y registros de interés. Los
documentos de interés públicos se dispondrán en la pagina web de la cooperativa será de
acceso libre.

3.1. REVISIÓN

Creado el documento, pasará a revisión para evaluar su conveniencia, adecuación y

aspectos de forma como redacción, puntuación, ortografía, comprensión del texto y
estructura del texto con las condiciones que ha definido Cootranstigre en el presente
procedimiento. Si el documento es creado por el Coordinador HSEQ, este pasará a
revisión por el gerente. Si el documento es creado por un líder diferente al SGI o por un
profesional externo a la organización, este pasará por revisión del Coordinador HSEQ.
Toda solicitud para eliminación de un documento deberá ser revisado por el gerente,
coordinador HSEQ y el solicitante, el resultado esta revisión deberá quedar consignado en
acta.

3.2. ESTADO DE LOS DOCUMENTOS

Los documentos generados internamente tendrán uno de los siguientes estados:

 Aprobado: Cuando el borrador cumple con las instancias de revisión, aprobación y

divulgación e ingresa a la matriz de control de documentos.

 Obsoleto: documento que ha perdido de manera definitiva su vigencia, por no tener

aplicabilidad o que ha sido reemplazado por una actualización. El documento en medio
digital llevará la marca de OBSOLETO y la copia impresa se destruye.
 3.3. CONTROL DEL DOCUMENTO

El Coordinador HSEQ, es el encargado de mantener actualizada e implementada la

documentación del SGI, y consolida en la Matriz de control de documentos internos
HSEQ-F-001 y la matriz de control de registros HSEQ-F-002 la cual se mantendrá
controlada en medio digitales.

3.4. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

En la Matriz de control de documentos internos HSEQ-F-001 se consignará la parte

interesada a quien se le distribuirá cada documento. La distribución de los documentos
contenidos en medios digitales a través de los correos electrónicos de la Cooperativa,
estos documentos estarán protegidos ante modificaciones o copia de los contenidos. Los
puestos de trabajo donde no se cuenta con la disponibilidad de computadores o acceso a
internet se distribuirá copias en medio físico.

3.5. ACTUALIZACIÓN

Cuando se realicen modificaciones en un documento, su control se ejercerá con la fecha

de actualización, que se establece en el encabezado del documento. En aquellos casos
en que los cambios sean de forma no de fondo, el área responsable de la actualización
determina en conjunto con el Coordinador HSEQ, si se requiere generar un cambio en la
versión.

Los cambios en los documentos deben ser revisados el responsable del proceso, el
coordinador HSEQ y aprobados por gerencia.

3.6. OBSOLESCENCIA.

a) La suspensión o eliminación de los documentos obsoletos debe hacerla el área

responsable del documento con la revisión del Coordinador HSEQ, para
eliminar de la Matriz de control de documentos internos HSEQ-F-001.

b) La suspensión o eliminación de un documento debe ser autorizada por el

Gerente.

c) Una vez aprobada su eliminación, el Coordinador HSEQ es responsable de la

eliminación del registro existente en la Matriz de control de documentos internos
HSEQ-F-001 y de comunicar la novedad a quienes les fue distribuido el
documento.
 d) En los casos en los que un documento obsoleto se deba conservar por
propósitos técnicos o legales, el Coordinador HSEQ almacenará en documento
en la carpeta con el nombre de “Obsoleto”.

3.7. CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS

Los documentos de origen externo tales como técnicos, administrativos, normativos o

legales (resoluciones, licencias, órdenes de servicio, contratos de transporte y información
personal de funcionarios, proveedores y clientes), y aquellos que tengan influencia para el
Sistema deben estar registrados en la matriz de control de documentos externos HSEQ-F-
003 que llevará el Coordinador HSEQ. Estos documentos se almacenarán en medio
digital. Cuando se recepcionen documentos de valor en medio físico, estos se
digitalizarán y el documento original se almacenará en AZ con su identificación respectiva.

3.8. REGISTROS

Los registros que hayan sido diligenciado en papel, se verificaran antes de ser
digitalizados y archivado en AZ previa verificación para constatar que:

 Este diligenciado correctamente.

 No falten firmas o campos vacíos aplicables.
 Esté completo y no tenga partes rotas o que se puedan desprender.
 No tenga perforaciones que impidan la lectura de la información que contiene.
 Sea legible, hacer inspección rápida y solicitar aclaración a la persona que
diligencio el registro cuando la redacción no sea de fácil lectura.