PROCEDIMIENTO DE PLANEACIÓN, PRODUCCIÓN Y CONTROL

DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA

3. DEFINICIONES

• Sistema: Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan.

• SGI: Sistema de Gestión Integral.

• HSEQ: Seguridad Industrial, Salud en el Trabajo, Ambiente y Calidad

• Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales

transforman elementos de entrada en resultados.

• Documento: Cualquier medio que contenga información consignada en él y que sirve

para ilustrar o comprobar algo. Un documento puede tener incluidos diagramas de flujo,
tablas, figuras, planos, grabaciones magnéticas, fotografías, formatos entre otros.

• Cuerpo del Documento: Es la sección del documento donde se presenta la información

fundamental del mismo.

• Documento Externo: Aquellos generados por organismos externos a la cooperativa y

que debe ser cumplidos o utilizados para el desarrollo de las actividades del SGI.

• Documento Interno: Aquellos que se generan dentro de la cooperativa para establecer

disposiciones sobre actividades del SGI y que deben cumplir con lo dispuesto en este
procedimiento.

• Borrador de un Documento: Escrito elaborado por una persona o un equipo de trabajo,

que contiene la información pertinente de actividades a documentar, corresponde a la
emisión preliminar de un

documento en particular que será posteriormente sometido a revisión y aprobación para

convertirlo en documento del SGI. Cubre las actividades de generación del documento,
asignación de código, redacción del documento, revisión y aprobación para su
implementación.

• Procedimiento: Forma especificada de llevar a cabo una actividad o un proceso. Cuando

los procedimientos se presenten de forma escrita se declara objetivo, alcance,
definiciones, responsables y descripción de actividades, así como su secuencia lógica de
las mismas. Debe incluir qué se hace, quien y como se desarrollan las actividades. Los
procedimientos también pueden establecerse por medio de herramientas o aplicaciones
electrónicas.
• Instructivo: Documento que describe las actividades específicas para ejecutar tareas.
Debe describir la forma en la que el trabajo debe ejecutarse, utilizando como guía: qué?
cómo? cuándo?, en dónde?, qué materiales, equipos y documentos que se deben usar.

• Formato: Documento estandarizado, que permite registrar información de manera

manual, o electrónica y sirve para generar los registros de las actividades efectuadas o de
los resultados alcanzados

• Manual: Documento que recopila las prácticas referentes a un tema o área específica.

• Plan: Documento que especifica que procedimientos y recursos asociados deben

aplicarse, quien debe aplicarlos y cuando deben aplicarse a un proyecto, proceso,
servicio, o contrato específico

• Programa: Conjunto de instrucciones, datos, detalles registrados en un soporte, que

permite ejecutar una serie de operaciones determinadas.

• Registro: Documento que suministra evidencia objetiva de las actividades efectuadas o

de los resultados alcanzados en el desarrollo de estas. Los registros se pueden generar
de forma impresa o digital.

• Revisión: Actividad emprendida para asegurar si el documento es conveniente, de

acuerdo con las políticas y requisitos establecidos, satisface las necesidades y
condiciones para su aplicación y permite lograr los resultados esperados.

• Aprobación: Autorizar el uso de los documentos por parte del gerente de la organización
para su aplicabilidad.

• Matriz de control de documentos internos: Es la relación de los documentos que deben

ser controlados por el Coordinador HSEQ de la cooperativa, donde se consignan
aspectos básicos como la identificación, versión, responsable del documento y vigencia
del mismo.

• Matriz de control de registros: Es la identificación y relación de los documentos con la

capacidad de registrar información de valor para la organización, en ella se determina el
tiempo de almacenamiento y selección de la información que debe ser conservada.

• Matriz de control de documentos externos: es la relación de los documentos

provenientes de organizaciones externas a la cooperativa que de son de valor para el
desarrollo y eficiencia del sistema de gestión integral.

•
4. RESPONSABILIDADES

Rol Responsabilidades
Gerente  Realizar la revisión de los documentos creados para la
 gestión HSEQ y emitir observaciones a que den lugar
 Aprobar la emisión o eliminación de documentos.
Coordinador HSEQ  Identificar la necesidad de la producción de documentos
necesarios para la gestión HSEQ.
 Realizar la revisión de documentos inherentes a la gestión
HSEQ que sean creados por otros lideres de procesos
 Producir los documentos que sean considerados necesarios
para incrementar la eficacia del sistema de gestión HSEQ.
 Identificar necesidades de actualización de los documentos
creados y controlar los cambios de las versiones a fin de
asegurar su adecuación para la cooperativa.
 Distribuir los documentos a las partes interesadas internas y
externas.
 Controlar su almacenamiento, disponibilidad y protección ante
perdida o robo.
 Guardar confidencialidad de la información documentada de
la cooperativa
Líderes de procesos  Identificar las necesidades de creación, actualización o
eliminación de la información documentada.
 Guardar confidencialidad de la información documentada de
la cooperativa.
 Dar cumplimiento a lo dispuesto en la información
documentada donde se le asignen responsabilidad.
 Coadyuvar en la distribución de la información documenta de
interés para lo colaboradores que estén a cargo.
Colaboradores  Guardar confidencialidad de la información documentada de
la cooperativa.
 Dar cumplimiento a lo dispuesto en la información
documentada donde se le asignen responsabilidad.
 Sugerir actualizaciones a los documentos que aporte a la
eficacia de los objetivos de los mismos.

4.1. CONTROL DE DOCUMENTOS

A continuación, se determinan condiciones para producir, controlar y proteger la

información documentada de la organización las cuales deberán ser aplicadas por los
responsables del presente procedimiento

 Identificación del documento: todo documento creado por la organización para el

sistema de gestión integral debe contar con la siguiente información:
 Código de identificación
 Título del documento
 Fecha de aprobación
 Versión del documento

El código ha sido adoptado para llevar un consecutivo de los documentos. El código está
compuesto por tres (3) elementos separados entre sí por un guion:
  El primero identifica el proceso
 El segundo identifica el tipo de documento, de acuerdo con la Tabla 1
TIPOS DE DOCUMENTOS.
 Los tres últimos dígitos corresponden al número consecutivo por tipo de
documento.

Ejemplo 1: HSEQ-PR-001

El código corresponde a un documento, de PROCEDIMIENTO DE PLANEACIÓN,

PRODUCCIÓN Y CONTROL DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA del tipo procedimiento
y el primer el consecutivo.

Tabla No. 1. Tipos de Documentos

TIPO DE DOCUMENTO SIGLA

Manual M
Políticas POL
Reglamentos R
Programas PG
Procedimientos PC
Protocolos PT
Instructivos I
Planes PL
Formatos F