Documentación del Sistema de Gestión de Calidad Norma NTC ISO 9001.

Nombre: Lilian Hurtado.

Cédula: 1.234.088.863
ENSAYO
¿Por qué es importante evaluar la información documentada?

La evaluación de la información documentada de un Sistema de Gestión de Calidad

cumple una importancia muy alta debido a que es el capital intelectual de una empresa,
estos documentos tienen como finalidad la organización interna de los formatos,
procedimientos, procesos, políticas, manuales y registros de una empresa. Si la
información no es resguardada, asegurada y tiene la confiabilidad y credibilidad, es
información que no se puede utilizar.

Una de las razones de la importancia se puede destacar la estandarización de los

procesos ya que para que un proceso sea debidamente estandarizado, debe estar
documentado porque al hacerlo se asegurando que las personas ejecuten los procesos
de acuerdo a como están escritos, por lo que se hace necesario que recordemos que
estandarizar un proceso es establecer un nivel de operación que se debe mantener
para lograr los resultados esperados.

Otra gran razón es al tener toda la información en nuestro sistema, evitamos que el
conocimiento de los procesos se pierda al momento de irse algún empleado, perdiendo
información importante y de gran valor para la empresa. También con la información
documentada se esta direccionando a las personas a cargo para que logren los
objetivos de la empresa, está información ayuda a mantener el enfoque dentro de la
empresa.

Con el control de las actividades realizadas hablamos y nos enfocamos a los registros,
que son un tipo especial de documento, ya que básicamente es la información
contenida en formatos diligenciados durante los procesos y que nos va a suministrar
evidencia o soporte de la realización de determinadas actividades porque los registros
nos permiten conocer y evaluar la gestión realizada.
Igualmente se debe tener en cuenta que las auditorias de los sistemas de gestión de
una empresa se basan en los documentos que se tengan por cuanto estos representan
los criterios de auditoría y los registros representan las evidencias de auditoría, y de la
comparación de estos dos tipos de documentos se establecen los hallazgos de
auditoría que pueden ser fortalezas o debilidades del sistema.

Y con el mejoramiento de procesos nos permite mejorar los procesos consistentemente

ya que la documentación debe servir a los procesos y no los procesos servir a los
documentos, con esto llamo la atención a no generar documentación que pueda
entorpecer los procesos, porque un proceso bien diseñado debe tener un buen flujo
documental.

Por cuanto es de anotar que la necesidad de administrar los registros en las

organizaciones conlleva al ordenamiento constante de la forma de organizar este
importante recurso a hechos que los estudiosos del tema definieran muchos sistemas
de la forma correcta de la organización o administración documental.