Tema  2.  El  arte  de  organizarse  con  
eficacia  
 
 
 
 
 
Uno   de   los   pilares   del   arte   de   organizarse   con   eficacia   consiste   en   la  
adquisición   de   una   serie   de   hábitos.   Por   ello,   en   este   tema   definiremos  
que   se   entiende   por   hábitos   además   de   dar   una   serie   de   pautas   para  
conseguir   cambiar   “los   malos   hábitos”.   Otro   de   los   factores   influyentes  
en  este  arte  consiste  en  el  entendimiento  de  porqué  se  tienen  cosas  en  la  
cabeza   y   lo   que   esto   implica.     Para   una   organización   eficaz   habrá   que  
saber  escoger  la  tarea  a  realizar  de  entre  todas  las  disponibles.  Por  ello,  
nos   será   muy   útil   aprender   a   diferenciar   importante   de   urgente   y   de  
prioritario.   De   esta   forma   podremos   asegurarnos   de   realizar   la   mejor  
elección   en   cada   momento.   Por   último,   expondremos   una   serie   de  
razones  que  nos  llevan  a  pensar  que  el  método  GTD  es  el  más  adecuado  
respecto   a   otras   metodologías   para   la   mejor   gestión   eficaz   del   tiempo  
posible.  
 
   

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1. ¿Podemos  cambiar  nuestros  hábitos?  

Llamamos  hábitos  a  patrones  de  conducta  basados  en:  
-­‐ El  conocimiento  (Saber).  
-­‐ La  actitud  (Querer).  
-­‐ La  habilidad  (Poder).  
Dichos   hábitos   son   aprendidos,   no   heredados,   por   lo   que   pueden   cambiarse.   El  
problema  empieza  cuando  el  hábito  se  convierte  en  la  única  forma  de  hacer  las  cosas  en  
lugar   de   tan   sólo   una   de   ellas.   Para   cambiar   un   hábito   tenemos   que   querer   cambiarlo.  
Podemos   aprender   hábitos   de   efectividad   y   desaprender   hábitos   de   inefectividad.   Un  
hábito   se   adquiere   a   base   de   muchas   repeticiones.   No   tenemos   por   qué   ser   víctima   de  
nuestros  hábitos,  si  actuamos  proactivamente  podemos  conseguir  que  nuestras  decisiones  
sean  distintas.  
El  cambio  de  hábitos  se  puede  llevar  a  cabo  siguiendo  las  siguientes  etapas:  
1. Reconociendo   nuestros   hábitos   negativos.   No   tenemos   que   buscar   culpables.   Es  
nuestra  decisión  tanto  tener  como  dejar  dichos  hábitos.  
2. Dándonos   cuenta   de   cuándo   se   manifiesta   dicho   hábito.   Anotar   cuándo   se   presenta,  
por  causa  de  qué  o  quién,  y  qué  obtenemos  después.  
3. Analizando   las   consecuencias   positivas   y   negativas   de   dicho   hábito.   ¿Cuáles   son   las  
consecuencias  de  tenerlo  o  dejarlo?  Pensar  tanto  a  corto  como  a  largo  plazo.  
4. Cambiando   nuestro   lenguaje   interno.   Nuestros   pensamientos   influyen   en   nuestros  
sentimientos  y  acciones.  Hay  que  pensar  positivamente.  
5. Eliminando   o   sustituyendo   todos   los   factores   externos   que   contribuyen   a   dicho  
hábito.   Pueden   ser   personas,  actividades,   alimentos   o   cosas   que   impiden   el   cambio   de  
dicho  hábito.  
6. Estableciendo   una   meta   personal.   Tenemos   que   definir   lo   que   queremos   lograr   y  
buscar   motivaciones   así   como   autopremiarnos   si   avanzamos   hacia   la   meta.   Si  
fallamos,  hay  que  volver  a  empezar,  no  autocastigarnos.  
 
 
2. ¿Por  qué  se  tienen  cosas  en  la  cabeza?  
 
En   nuestro   caso   vamos   a   equiparar   “cosas”   con   “trabajo”,   es   decir,   utilizamos   la  
concepción   de   “trabajo”   en   su   sentido   más   universal,   incluido   vida   personal.   Se   trata   de  
que   lo   que   uno   quiere   o   necesita,   sea   diferente   de   como   es.   Es   todo   aquello   que   hemos  
dejado   entrar   en   nuestro   mundo   físico   o   psicológico   y   que   no   está   en   el   lugar   idóneo  
porque   aun   no   hemos   decidido   el   resultado   que   deseamos   para   ello   ni   la   próxima   acción   a  
realizar  para  lograr  dicho  resultado.    
 
Se  tienen  cosas  en  la  cabeza  porque:  
1. No  hemos  aclarado  el  resultado  que  deseamos  para  ello.  
2. No  hemos  decidido  la  próxima  medida  a  adoptar  
y/o  
3. No   hemos   colocado   recordatorios   del   resultado   y   la   medida   requerida   en   un  
sistema  en  el  que  confiemos.  
 
 

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La   permanencia   de   estas   “cosas”   en   nuestra   cabeza   será   una   fuente   de   estrés.   Por   ello,  
habrá  que  eliminarlas  de  ella  aclarando  las  tres  cuestiones  que  acabamos  de  mencionar.    
 
Otros   factores   que   debemos   tener   en   cuenta   y   que   nos   pueden   ayudar   a   resolver  
dichas  cuestiones  son:  
 
• La   mente   no   piensa   por   su   cuenta.   La   mente   es   en   realidad   bastante   estúpida.   Si  
fuera   inteligente   nos   recordaría   las   cosas   que   tenemos   pendientes   sólo   cuando  
pudiéramos   hacer   algo   al   respecto.   Nos   crea   además   ansiedad   al   hacernos  
recordar  lo  que  uno  debería  estar  haciendo  y  sin  embargo  no  hace.  
 
  Domina tu mente o ella te dominará a ti
  - HORACIO-  
 
 
• No  hay  que  organizar  “cosas”  si  no  llevar  a  cabo  acciones  respecto  a  esas  “cosas”.  
Las  cosas  no  son  algo  malo  de  por  sí,  sólo  hay  que  clarificarlas,  transformarlas  en  
acciones  a  realizar,  y  administrar  dichas  acciones.  
 
  Esta preocupación constante e improductiva que experimentamos
  por todo lo que tenemos que hacer es lo que más tiempo y energía
  consume.
  - KERRY GLEESON-  
 
 
 
 
3.  Aprender  a  diferenciar  importante  de  urgente  y  de  prioritario  
 
¿Qué   es   importante?   Actividades   importantes   son   aquellas   que   nos   llevan   directamente  
hacia  nuestros  objetivos,  ya  sean  personales  o  profesionales.    
Dedicarnos  a  las  tareas  importantes  es  lo  que  más  nos  liberará  de  estrés,  ya  que  son    las  
tareas  que  nos  llevan  a  obtener  nuestras  metas.    
 
 
importancia.
 
(De importante).
 
  1. f. Cualidad de lo importante, de lo que es muy conveniente o
  interesante, o de mucha entidad o consecuencia.
   
 
Se  puede  categorizar  la  importancia  en  cuatro  grados:  
1. Muy  importante.  Debe  realizarse  sin  falta.  
2. Importante.  Debe  realizarse.  
3. No  tan  importante.  Es  útil  pero  no  imprescindible  su  realización.  
4. Sin  importancia.  Podemos  dejar  su  realización  para  más  adelante.  
 
Tampoco   debemos   confundir   importancia   con   urgencia.   Las   tareas   importantes   no  
tienen  por   qué   ser  urgentes.   Además,   dedicando   tiempo   a  las   tareas   importantes   podemos  
evitar  que  se  conviertan  en  urgentes,  ya  que  si  las  hemos  considerado  y  hemos  trabajado  
en   ellas,   hemos   podido   progresar   en   las   mismas   incluso   pudiendo   haberlas   acabado   e  
impidiendo   así   que   se   convirtieran   en   un   tema   urgente   a   resolver   generándonos   el  
consiguiente   estrés.   Un   símil   para   entenderlo   mejor   sería   “apagar   el   fuego   antes   de   que   se  

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declare”.  A  veces  nos  vemos  inmersos  en  una  vorágine  de  cosas  que  hacer  sin    distinguir  
cuáles  son  las  verdaderamente  importantes.  
 
 
  urgir
 
  1. intr. Correr prisa algo:  me urge que vengas.
  2. Ser muy necesario:  nos urgía cambiar moneda y no
  encontrábamos ningún banco abierto.
  Obligar a algo una ley o precepto:  los estatutos de nuestra sociedad
  urgen al presidente a presidir el consejo de dirección.   Se conj.
  como rugir.  
 
 
La  urgencia  también  la  categorizamos  en  cuatro  grados:  
1. Muy  urgente.  Debe  hacerse  ahora.  
2. Urgente.  Debe  hacerse  pronto.  
3. No  urgente.  Puede  hacerse  a  medio  plazo.  
4. El  tiempo  no  es  un  factor.  Puede  hacerse  cuando  tengamos  más  tiempo.  
 
¿Qué   es   prioritario?  Actividades  prioritarias  serían  aquellas  tareas  que  decidimos  que  hay  
que  hacerlas  primero,  antes  que  cualquier  otra  tarea.    
Podemos  priorizar  según  cualquier  criterio:  según  el  grado  de  importancia,  de  urgencia  o  
incluso  según  el  grado  de  disfrute  que  esa  actividad  nos  reporte.  
 
 
  prioridad.
  (Del lat. prior, -ōris, anterior).
  1.f. Anterioridad de algo respecto de otra cosa, en tiempo o en orden.
  2. f. Anterioridad o precedencia de algo respecto de otra cosa que
  depende o procede de ello.
 
 

 
 
Como  hemos  explicado  anteriormente,  existen  distintos  grados  de  importancia,  de  
forma  que  podemos  establecer  una  escala  de  prioridades  en  nuestras  actividades  según  su  
importancia.   Posteriormente,   determinaremos   el   orden   y   el   tiempo   que   le   dedicamos   a  
cada  una  de  ellas.  
 
 
4.  ¿Por  qué  GTD  y  no  otras  metodologías?  
 
GTD   son   las   siglas   de   Getting   things   done   (Organízate   con   eficacia   en   su   versión  
española),  un  libro  publicado  por  el  consultor  y  formador  de  empresarios  David  Allen  en  
2001.  Allen  ha  recogido  en  su  libro  todo  lo  aprendido  tras  estudiar  y  evaluar  durante   más  
de  veinte  años  la  forma  de  trabajar  de  ejecutivos  de  alto  rendimiento.  
 
El   método   GTD   nos   proporciona   métodos   para   despejar   la   mente   y   realizar  
elecciones   intuitivas   sobre   qué   hacer   y   cuándo.   Todos   podríamos   planificar   con   más  
frecuencia   y   de   forma   más   espontanea   todos   nuestros   proyectos,   tanto   personales   como  
profesionales.  De  esta  forma  eliminaríamos  presión  de  nuestra  mente  reduciendo  el  estrés  
y  obtendríamos  resultados  más  creativos  con  un  esfuerzo  mucho  más  reducido.  
 
El   método   GTD   no   propone   sólo   un   método   sistemático   para   liberar   la   mente   de  
distracciones   y   asegurar   así   un   alto   nivel   de   eficacia   y   productividad,   sino   que   tiene  

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repercusiones   mayores   en   cuanto   a   nuestra   entidad   de   individuo   se   refiere,   ya   que  
potencia  el  bienestar  mental  y  mejora  la  calidad  de  nuestras  comunicaciones  y  relaciones,  
tanto  en  el  ámbito  profesional  como  personal.  
 
  Los   métodos   tradicionales   de   gestión   del   tiempo   se   suelen   basar   en   prioridades,  
importancia   y   urgencia,   de   forma   que   han   quedado   obsoletos   en   la   sociedad   del  
conocimiento   en   la   que   nos   movemos   actualmente,   ya   que   dichos   métodos   no   tienen   en  
cuenta   que   la   aparición   de   nueva   información   implica   tener   que   replantearse  
constantemente   nuestras   prioridades,   objetivos   y   recursos.   Este   replanteamiento   es   algo  
que   nuestro   cerebro   hace   continuamente,   de   forma   que   los   métodos   tradicionales   no  
consiguen  aliviarnos  de  la  sobrecarga  de  información  ni  de  los  imprevistos  o  cambios  de  
prioridades,     ya   que   ignoran   la   forma   habitual   de   proceder   de   nuestro   cerebro.   Por   el  
contrario,  la  metodología  GTD  sigue  el  modelo  de  pensamiento  natural,  el  mismo  que  sigue  
nuestro  cerebro  inconscientemente.  
 
GTD   proporciona   además   un   modo   de   eliminar   los   sentimientos   negativos,   ya   que  
explica  que  éstos  están  derivados  de  adquirir  compromisos  con  nosotros  mismos.  Es  decir,  
cuando   hablamos   de   una   tarea,   trabajo   o   proyecto   estamos   hablando   de   que   hemos  
adquirido  un  compromiso  con  nosotros  mismos  para  realizarlo  o  cumplirlo.  Cuando  no  lo  
realizamos  es  cuándo  nos  sentimos  mal  con  nosotros  mismos  y  adquirimos    sensaciones  
de   angustia,   agobio   o   ansiedad.   Al   contrario   que   los   métodos   tradicionales,   los   cuales  
explican   que   para   eliminar   este   sentimiento   negativo   hay   que   cumplir   la   tarea   o,   si   la  
acabamos   considerando   como   NO   importante,   olvidarse   de   ella,   la   metodología   GTD  
aporta   una   explicación   alternativa   a   estos   sentimientos   negativos   de   acuerdo   con   la  
experiencia   profesional   del   autor.   La   metodología   GTD   se   basa   en   capturar   todas   estas  
tareas   o   asuntos   y   volverlos   conscientes.   Todos   estos   “compromisos”   debemos  
capturarlos,   identificarlos   y   revisarlos   regularmente   para   colocarlos   en   el   sitio   adecuado  
de  nuestra  propia  gestión  personal.  Nunca  debemos  olvidarnos  de  ellos.  El  truco  para  que  
no   nos   generen   sensaciones   negativas   es   tomar   una   de   estas   tres   decisiones   sobre   esos  
compromisos:  
 
• No  contraer  el  compromiso.  Si  realmente  somos  conscientes  de  todos  los  asuntos  
que  tenemos  que  realizar  y  de  lo  que  nos  requiere  el  nuevo  compromiso  habremos  
adquirido   el   grado   de   madurez   suficiente   para   decir   “No,   lo   siento,   no   puedo  
hacerlo”  antes  de  comprometernos  a  realizarlo.    
 
• Cumplir   el   compromiso.   Parándonos   a   pensar   unos   minutos   para   decidir   las  
siguientes   acciones   que   hay   que   realizar   para   llevar   a   cabo   el   asunto   podemos  
acabar   terminando   con   el,   lo   cual   nos   reportará   sensaciones   enormemente  
satisfactorias   y   permitirá   que   cada   vez   tengamos   mayor   capacidad   de  
comprometernos   con   nuevas   cosas,   y   probablemente,   que   éstas   cada   vez   sean  más  
de  nuestro  interés.  
 
• Renegociar   el   compromiso.   En   el   mundo   en   el   que   nos   movemos   en   el   que   las  
prioridades  cambian  constantemente  puede  ocurrir  que  tengamos  que  posponer  la  
tarea   a   la   que   nos   habíamos   comprometido.   Igual   que   cuando   quedamos   con   un  
amigo  le  avisamos  de  que  no  podemos  ir  a  la  cita  que  teníamos  con  él  al  habernos  
surgido  un  imprevisto,  con  el  resto  de  tareas  o  asuntos  hay  que  actuar  de  la  misma  
manera.   Hay   que   evitar   los   compromisos   rotos   porque   lo   único   que   nos   generarán  
es  malestar.  Y  que  no  recordemos  ese  compromiso  no  significa  que  no  exista,  por  
eso   hay   que   tenerlos   capturados,   como   hemos   dicho   previamente.   La   solución   es  
tan   sencilla   como   decidir   que   no   podemos   realizarlo   y   ponerle   u   otra   fecha   o   un  
recordatorio   de   que   está   ahí,   de   forma   que   en   cualquier   momento   puedo   tomar  
una  decisión  sobre  él,  y  que  si  no  la  tomo  es  porque  lo  he  decidido  así.  

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Pongamos  un  ejemplo:  
 
Ordenar  el  trastero.  
 
Ordenar  el  trastero  suele  ser  una  tarea  que  uno  se  propone  pero  que  empieza  a  pasar  el  
tiempo..   y   el   tiempo…   (y   los   años)   y   ahí   sigue.   Y   cada   vez   que   bajamos   al   trastero   o  
pasamos   por   él   recordamos   que   no   lo   hemos   ordenado,   que   tenemos   que   hacerlo   y   nos  
sentimos   un   poco   mal.   ¿Por   qué?   Se   trata   de   un   compromiso   roto,   de   forma   que   para  
aliviar  nuestro  malestar  tenemos  tres  opciones:  
• Opción   A)   Paso   del   trastero.   Tomo   la   decisión   de   que   sí,   está   desordenado,   pero  
me   da   igual,   puedo   vivir   igualmente.   Decido   no   ordenarlo,   no   realizar   el  
compromiso.  
• Opción  B)  Ordeno  el  trastero.  Cumplo  el  compromiso.  
• Opción  C)  Decido  que  ahora  no  es  el  momento  de  ordenar  el  trastero  pero  incluyo  
dicha  tarea  en  alguna  lista  que  me  lo  recuerde  para  tener  la  opción  de  recordarlo  y  
hacerlo   más   adelante   si   lo   deseo.   Renegocio   el   compromiso.   De   esta   forma,   cuando  
pase   por   el   trastero   me   asaltará   el   pensamiento   “Lo   sé,   te   ordenaré,   pero   esta  
semana  no  ¡ja!”.  
 
Los   sistemas   educativos   occidentales   no   nos   enseñan   que   tenemos   que   pensar   en  
nuestro  trabajo  antes  de  realizarlo,  sino  que  simplemente  tenemos  que  hacerlo  y  ya  está.  
Esta   es   la   razón   por   la   que   nos   comprometemos   tan   “alegremente”   a   realizar   cosas.  
Realmente  no  sabemos  lo  que  realmente  implica  el  habernos  comprometido,  ni  el  tiempo  
ni   el   esfuerzo   que   dicho   compromiso   nos   ocasionará,   de   forma   que   la   permanencia   en  
nuestra  mente  de  esos  compromisos  nos  generará  estrés.  
 
GTD  nos  orienta  a  llegar  un  estado  mental  denominado  por  los  deportistas  como  “estar  
en  la  zona”.  Se  trata  de  un  estado  en  el  que  la  mente  está  despejada,  de  forma  que  puede  
operar   en   sus   niveles   más   altos,   es   decir,   podremos   alcanzar   nuestra   máxima  
productividad.   Adquirimos   además   la   capacidad   de   hacer   que   sucedan   cosas,   lo   que  
produce  un  aumento  en  la  autoestima  y  un  enfoque  productivo  de  la  vida.  
 
Por  todo  ello,  el  método  GTD  se  ha  convertido  en  un  referente  universal.  
 
 
5.  Conclusiones  
 
Tenemos   herramientas   disponibles   para   cambiar   los   malos   hábitos   o   hábitos   de    
inefectividad.    Sólo  tenemos  que  desear  cambiarlos.    
También  podemos  liberarnos  de  las  “cosas”  que  tenemos  en  nuestra  cabeza  y  que  son  
una  fuente  de  estrés  simplemente  parándonos  un  momento  a  pensar  cuál  es  el  resultado  
que  deseamos  de  esa  “cosa”,  qué  acción  o  acciones  tendremos  que  realizar  para  obtenerla  
y   poniendo   recordatorios   de   dichas   acciones   en   un   sistema   que   sepamos   que   vayamos   a  
consultar  cuando  lo  necesitemos.    
Podremos   organizar   nuestras   tareas   a   realizar   según   su   grado   de   importancia,  
urgencia  o  prioridad,  las  cuales  pueden  cambiar  en  cualquier  momento.  
El   método   GTD   nos   proporciona   una   forma   no   sólo   de   liberar   nuestra   mente   de  
distracciones   aumentado   así   nuestro   productividad,   sino   que   también   hace   que   nos  
liberemos  del  estrés  ocasionado  por  todas  las  tareas  a  realizar  proporcionándonos  la  clave  
para  eliminar  los  sentimientos  negativos  al  respecto,  tal  y  como  veremos  el  siguiente  tema.  

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