¿Qué es una función en

Excel?
Una función es una fórmula predefinida que realiza los
cálculos utilizando valores específicos en un orden
particular. Una de las principales ventajas es que ahorran
tiempo porque ya no es necesario que las escribas tú
mismo.

Las partes de una función

Cada función tiene una sintaxis, un orden específico que

debe seguirse para obtener el resultado correcto. La
sintaxis básica para crear una fórmula con una función es:

 Insertar un signo igual (=).

 Seleccionar una función (SUM, por ejemplo, es el nombre
de la función para la adición).
 Introducir los argumentos de la fórmula, es decir, los datos
que se usarán para hacer el cálculo.
Para utilizar estas funciones correctamente, es necesario
que sepas cuáles son  las partes de una función  y cómo
crear argumentos para calcular valores y referencias de
celdas.

Trabajar con argumentos básicos

Los argumentos deben ir entre paréntesis. Los valores

individuales o referencias de celdas, separados, ya sea por
dos puntos o comas. Fíjate cómo debes hacerlo en cada
caso:  

Dos puntos

Crean una referencia a un rango de celdas. El siguiente

ejemplo calcula el promedio del rango de celdas E19 a
E23.  

 = PROMEDIO (E19: E23) 

Comas

Separan los valores individuales, referencias de celda y

rangos de celdas en los paréntesis. Si hay más de un
argumento, debes separar cada argumento por una coma. 

 = COUNT (C6: C14, C19: C23, C28) 

En este ejemplo se cuenta todas las celdas en los tres

argumentos incluidos entre paréntesis.
Excel permite ingresar tres tipos de datos: texto, valores numéricos y
fórmulas. Un dato en Excel corresponde a la información que se
almacena en las celdas de la hoja de cálculo, cada celda tiene un solo
tipo de dato.

Texto
Contiene cadenas de caracteres alfanuméricos conocidos también
como etiquetas, pueden contener letras (A – Z), caracteres especiales
y números siempre que no se vaya a realizar ningún tipo de cálculo.
Este tipo de datos se utiliza para ingresar por ejemplo nombres,
direcciones, meses, etc. Por defecto, Excel alinea el texto al lado
izquierdo de la celda. Si el contenido es demasiado grande y no cabe,
Excel extiende los datos más allá del ancho de la celda, siempre que
la celda adjunta este en blanco, si no está en blanco, Excel muestra
sólo el texto suficiente para ajustarse al ancho de celda. Para
introducir un valor numérico o una fórmula como una etiqueta, debes
insertar un apóstrofe (‘) al inicio, por ejemplo ‘123
Valores numéricos
Es un tipo de dato que representa cantidades numéricas, es decir
números (0 – 9) con signo positivo o negativo y pueden contener
punto decimal. Las fechas también se consideran valores numéricos.
En general Excel alinea los valores enteros hacia el lado derecho de la
celda. Excel alinea los datos numéricos hacia la derecha de la celda.
Fórmulas
Las fórmulas es un tipo de dato que contiene instrucciones que Excel
utiliza para realizar cálculos. Se consideran como fórmulas
aquellos valores utilizados para realizar algún tipo de cálculo. Todas
las formulas deben comenzar con el signo igual (=) En general, las
formulas utilizan los siguientes operadores  aritméticos:
 ( ) paréntesis
 ** exponentes
 multiplicación
 / división
 + suma
 – resta
TIPOS DE DATOS EN
EXCEL 2013
Todos los libros de Excel están formados por hojas, cada una
de las hojas contiene más de 17 mil millones de celdas y en
cada una de esas celdas podremos almacenar nuestros datos.
Por esta razón es importante conocer los tipos de datos que
podemos ingresar en cada una de las  celdas de Excel.
Aunque pareciera sorprendente, cada celda de Excel puede
contener solamente tres tipos de datos:

1. Valores numéricos
2. Texto
3. Fórmulas
En esta lección hablaremos de los primeros dos tipos de datos
y dejaremos el detalle de las fórmulas para una lección
posterior.

VALORES NUMÉRICOS EN EXCEL

El primer tipo de dato que analizaremos serán los valores
numéricos los cuales representan cantidades, montos,
porcentajes, etc.  Cuando ingresamos un valor numérico en
una celda el contenido será alineado a la derecha:
Un valor numérico puede tener un formato especial, es decir,
Excel puede desplegar el valor numérico de diferentes
maneras. Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes observar
que las columnas B y C tienen los mismos valores numéricos
que la columna A pero son desplegados de una manera
diferente:

Es importante distinguir entre el valor de una celda y el valor

desplegado por la celda. En el ejemplo anterior las celdas de
una misma fila tienen el mismo valor pero son desplegados de
manera diferente debido al formato aplicado a la celda el cual
modifica la apariencia pero no su valor. Para este ejemplo el
formato de las columnas B y C fue aplicado utilizando la lista de
formatos que se encuentra en la pestaña Inicio, dentro del
grupo Número.

Las fechas en excel son números

Uno de los datos que vemos frecuentemente en Excel son las
fechas y que pueden desplegarse de diferentes maneras. En la
siguiente imagen puedes observar diferentes formatos que
Excel puede aplicar a una misma fecha:
Aunque cada celda muestra un formato de fecha diferente, en
realidad todas las celdas tienen el mismo valor. Una manera de
conocer el valor numérico de una fecha es cambiando el
formato de la celda al formato general. En la siguiente imagen
he copiado los mismos valores de la columna A en la columna
B y he aplicado el formato General.

De esta manera podemos observar que la fecha 01/01/2013 es

en realidad el valor numérico 41275. La manera en que Excel
calcula dicho número es obteniendo la cantidad de días
transcurridos a partir del 1 de enero de 1900. Una manera de
comprobar que la numeración comienza con esa fecha es
ingresando el número 1 en una celda y posteriormente cambiar
su formato a Fecha y Excel desplegará el valor 01/01/1900
dentro de la celda.

La ventaja de manejar las fechas como valores numéricos es

que los cálculos entre fechas se facilitan mucho. De esta
manera, al hacer la resta de dos fechas Excel obtendrá
fácilmente la diferencia en días porque en realidad estará
haciendo una simple resta de valores numéricos. Es por esta
razón que las fechas en sí mismas no son un tipo de datos en
Excel, si no que pertenecen al grupo de datos numéricos de la
herramienta.

Precisión de los valores numéricos

En cuanto a los valores numéricos en Excel 2013 tenemos una
precisión de hasta 15 dígitos, es decir, como máximo podemos
tener un número de 15 dígitos. Por ejemplo, si ingresamos el
números 123456789012345 en una celda, Excel lo guardará
con la precisión indicada ya que el número consta exactamente
de 15 dígitos pero si agregamos un 6 al final del número
anterior para tener el valor numérico 1234567890123456
entonces Excel guardará dicho número con el valor
1234567890123450.

Aunque este tema podría parecer preocupante, la realidad es

que muy pocos usuarios de Excel tienen problemas con esta
limitante porque nunca llegan a manejar valores numéricos que
requieran más de 15 dígitos.

TEXTO EN EXCEL
El otro tipo de dato en Excel es el texto, que inevitablemente
encontraremos en nuestras hojas de Excel ya que es utilizado
para indicar diversos tipos de datos como los nombres de
empleados o códigos de clientes que necesitamos incluir para
dar significado a otros valores numéricos de nuestra hoja.
Por texto entendemos aquellas cadenas que están formadas
por caracteres alfanuméricos y/o símbolos especiales. Una
manera de identificar fácilmente una celda con un valor de
texto es porque dicho valor se alineará de manera automática a
la izquierda. Inclusive, un valor que comience por un número
seguido de algunas letras es considerado texto y por lo tanto
estará alineado a la izquierda de cualquier celda. A
continuación puedes observar algunos ejemplos de celdas que
contienen texto:

FORMULAS EN EXCEL
A parte de los valores numéricos y el texto, una celda de Excel
puede contener una fórmula que no es más que un conjunto de
“instrucciones” que manipularán los valores numéricos o texto y
nos devolverán un resultado.

Ya que las fórmulas son la base de Excel trataremos su uso en

varias lecciones posteriores. Por ahora solo debes recordar que
una fórmula hace uso de los valores numéricos y el texto para
hacer algún cálculo u operación y devolvernos un resultado que
a su vez será un valor numérico o un texto.
Formatos de archivo de Excel

Formato Extensión Descripción

Libro de Excel .xlsx Formato de archivo basado en XML predeterminado de Excel 2010 y
Excel 2007. No se pueden almacenar códigos de macros de Microsoft Visua
Basic para Aplicaciones (VBA) ni hojas de macro de Office Excel 4.0 (.xlm).

Libro de Excel .xlsm El formato de archivo basado en XML y habilitado para macros para Excel 2
habilitado para Excel 2013, Excel 2010 y Excel 2007. Almacena código de macros de VBA u
macros (código) hojas de macros de Excel 4.0 (.xlm).

Libro binario de Excel .xlsb Formato de archivo binario (BIFF12) de Excel 2010 y Excel 2007.

Plantilla .xltx El formato de archivo predeterminado para una plantilla de Excel para Exc
2010 y Excel 2007. No puede almacenar código de macros de VBA ni hojas
macros de Excel 4.0 (.xlm).

Plantilla (código) .xltm El formato de archivo habilitado para macros para una plantilla de Excel Ex
2010 y Excel 2007. Almacena código de macros de VBA u hojas de macros
Excel 4.0 (.xlm).

Libro de Excel 97 a .xls Formato de archivo binario de Excel 97 a Excel 2003 (BIFF8).
Excel 2003

Plantilla de Excel 97 a .xlt Formato de archivo binario de Excel 97 a Excel 2003 (BIFF8) para una planti
Excel 2003 de Excel.

Libro de Microsoft .xls Formato de archivo binario de Excel 5.0/95 (BIFF5).

Excel 5.0/95

Hoja de cálculo XML .xml Formato de archivo de hoja de cálculo XML 2003 (XMLSS).
2003

Datos XML .xml Formato de datos XML.

Complemento de .xlam Complemento basado en XML y habilitado para macros de Excel 2010 y
Excel Excel 2007. Se trata de un programa complementario que está diseñado p
ejecutar un código adicional. Admite el uso de proyectos VBA y hojas de
macros de Excel 4.0 (.xlm).

Complemento de .xla El complemento de Excel 97-2003, un programa complementario que está

Excel 97 a 2003 diseñado para ejecutar código adicional. Admite el uso de proyectos de VB

Libro de Excel 4.0 .xlw Formato de archivo de Excel 4.0 que guarda solo hojas de cálculo, hojas de
gráficos y hojas de macros. Puede abrir un libro con este formato de archiv
Formato Extensión Descripción

Excel 2010, pero no puede guardar un archivo de Excel en este formato de

archivo.

Hoja de cálculo de . XLR Hoja de cálculo guardada en Microsoft Works 6.0-9.0.

Works 6.0-9.0
Nota: Este formato solo se admite en Excel Starter.

Formatos de archivo de texto

Formato Extensión Descripción

Texto con formato .prn Formato delimitado por espacios de Lotus. Guarda solo la hoja activa.
(delimitado por
espacios)

Texto (delimitado .txt Guarda un libro como un archivo de texto delimitado por tabulaciones para
por tabulaciones) uso en otro sistema operativo Microsoft Windows y garantiza que los caract
de tabulación, los saltos de línea y otros caracteres se interpreten
correctamente. Guarda solo la hoja activa.

Texto (Macintosh) .txt Guarda un libro como un archivo de texto delimitado por tabulaciones para
uso en el sistema operativo de Macintosh y garantiza que los caracteres de
tabulación, los saltos de línea y otros caracteres se interpreten correctamen
Guarda solo la hoja activa.

Texto (MS-DOS) .txt Guarda un libro como un archivo de texto delimitado por tabulaciones para
uso en el sistema operativo MS-DOS y garantiza que los caracteres de
tabulación, los saltos de línea y otros caracteres se interpreten correctamen
Guarda solo la hoja activa.

Texto Unicode .txt Guarda un libro como texto Unicode, un estándar de codificación de caracte
desarrollado por Unicode Consortium.

CSV (delimitado por .csv Guarda un libro como un archivo de texto delimitado por comas para usarlo
comas) otro sistema operativo Windows y garantiza que los caracteres de tabulació
saltos de línea y otros caracteres se interpreten correctamente. Guarda solo
hoja activa.

CSV (Macintosh) .csv Guarda un libro como un archivo de texto delimitado por comas para su uso
el sistema operativo de Macintosh y garantiza que los caracteres de tabulac
los saltos de línea y otros caracteres se interpreten correctamente. Guarda
la hoja activa.

CSV (MS-DOS) .csv Guarda un libro como un archivo de texto delimitado por comas para su uso
Formato Extensión Descripción

el sistema operativo MS-DOS y garantiza que los caracteres de tabulación, lo

saltos de línea y otros caracteres se interpreten correctamente. Guarda solo
hoja activa.

DIF .dif Formato de intercambio de datos. Guarda solo la hoja activa.

SYLK .slk Formato de vínculo simbólico. Guarda solo la hoja activa.

Nota: Si guarda un libro en cualquier formato de texto, se pierden todos los formatos.

Otros formatos de archivo

Formato Extensi Descripción

ón

DBF 3, .dbf dBase III i IV. Estos formatos de archivo se pueden abrir en Excel pero no se
DBF 4 puede gaurdar un archivo de Excel en el formato dBase.

Hoja de .ods Hoja de cálculo de OpenDocument. Puede guardar archivos de Excel 2010
cálculo para que puedan abrirse en aplicaciones de hoja de cálculo que usen el
de formato de hoja de cálculo de OpenDocument, como documentos de Google
OpenDo y cálculo de OpenOffice.org. También puede abrir hojas de cálculo en el
cument formato. ODS en Excel 2010. Es posible que se pierda algo del formato al
guardar y abrir archivos .ods.

PDF .pdf Portable Document Format (PDF). Este formato de arcivo conserva los
formatos del documento y permite compartir los archivos. Cuando el archivo
de formato PDF se visualice en línea o se imprime, conserva el formato
previsto. Los datos del archivo no se pueden modificar con facilidad. El
formato PDF también es de utilidad para los documentos que se
reproducirán mediante métodos de impresión comercial.

Nota: Este formato no es compatible con Excel 2007.

Docume .xps Especificacióni de papel XML (XPS). Este formato de archivo conserva los
nto XPS formatos del documento y permite compartir archivos. Cuando un archivo
XPS se visualiza en línea o se imprime, conserva el formato excatamente
según lo previsto y los datos no se pueden modificar con facilidad.

Nota: Este formato no es compatible con Excel 2007.