Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
Material Procesos y Sistemas de Informacion
Material Procesos y Sistemas de Informacion
Introducción........................................................................................................... 1
Referencias .......................................................................................................... 42
1
Introducción
Fuente: SENA
1
Mapa conceptual
2
1. La información y el flujo de información en las organizaciones
Fuente: SENA
Los tres tipos de flujo de información presentes en una compañía según Porret
(2010), son:
Información descendente.
Información ascendente.
Información horizontal.
Cuando se crea la empresa se definen las políticas que indican cómo manejar el
flujo de la información. Por ende, la planeación adecuada del flujo de la
información dentro de la compañía mejora: El desarrollo de los procesos, las
relaciones internas y externas, y las formas de solución de problemas,
optimizando los recursos y tiempos de futuras estrategias a seguir.
3
Tipos de flujo de información
Al definir las políticas que rigen la empresa, se especifica cómo será el flujo de
información. No obstante, debe considerarse la planeación del manejo de
información y su flujo dentro de la compañía, mejorando el desarrollo de los
procesos, las relaciones internas, externas y las formas de solución de problemas,
optimizando recursos y tiempos en las decisiones y pasos a seguir; conociendo de
antemano cuál es la ruta adecuada y destinada para hacerlo. Particularmente, se
menciona que el manejo del flujo de la información es tan importante como el flujo
de materiales en la compañía.
4
Información horizontal: este tipo de información ocurre entre los miembros del
mismo nivel jerárquico, puede ser de diferentes departamentos o del mismo. Su
principal objetivo es la coordinación.
Con lo anterior se puede inferir cuál es la importancia que tiene el manejo de los
diferentes tipos de flujo de información por parte de un gerente.
Fuente: SENA
5
ni necesarios en la compañía, lo cual puede traer inconvenientes a la
organización.
El manejo de información debe ser siempre por escrito, con ayuda de: formatos,
formularios, reportes, informes, medios magnéticos, software ERP o
Planificación de Recursos Empresariales (en inglés Enterprise Resource
Planning) y DCS Sistemas Centrados en Datos (en inglés Data Centric
Systems) para planeación y programación del sistema de información logístico.
(Se sugiere consultar el software libre “Bonitasoft” para manejo de información
por niveles y roles u otras aplicaciones similares en la web).
6
Uno de los sistemas de información fundamentales para la dirección de las
organizaciones, está basado en los procedimientos de la misma, los cuales se
rigen por las políticas establecidas y permiten tener control del proceso productivo
u operacional. Más adelante se estudia este tema, para concluir cómo los
manuales de procesos y procedimientos se convierten en la herramienta esencial
para crear y organizar este tipo de información que permite tener veracidad,
claridad y una base para la toma de decisiones.
Las políticas
Las políticas en una compañía son los fines, principios y objetivos trazados y
definidos desde los órganos directivos, imprescindibles porque sobre ellas se
estructura la misión, objetivos, visión, estrategias, política de calidad y metas,
entre las principales.
Las políticas deben ser claras, ya que son la forma en la que funcionará la
empresa, luego deben ser comunicadas, socializadas, entendidas y llevadas a la
práctica por todos los miembros que componen la compañía. Lo que se plasme en
ellas debe tener como base un estudio previo, no caben suposiciones de lo que
podría ser. Las políticas deben ser únicas ya que cada empresa posee las suyas
propias, pero además deben ser flexibles, se deben revisar al menos cada año o
cada vez que se realicen cambios significativos en procesos, tipos de dirección,
tendencias del mercado, u otras que pueden afectarlas; esto quiere decir, que
están en constante transformación y los ajustes siempre serán posibles. Existen
diferentes tipos de políticas y jerarquías, entre ellas, están las políticas de
producción, en donde se encuentran políticas de: inventario, reposición de
equipos, control de calidad, control de producción; o por ejemplo, en compras
también se pueden crear políticas.
7
compañía, para hacerlo, tener presente que sea alcanzable, con lenguaje claro
para que todos puedan aprenderla, la ética y la filosofía de la compañía debe
quedar reflejada en ella. Cada uno de los actores de la compañía puede construir
desde sus posibilidades parte del crecimiento de la empresa y tener un sentido de
pertenencia y empoderamiento hacia la misma, esto motivará al empleado en el
fortalecimiento de su razón de ser en la compañía.
En las estrategias son útiles las matrices DOFA ya que permiten visualizar:
debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas, esto da una visión completa
del proceso. Teniendo en cuenta la DOFA, se pueden establecer criterios para fijar
límites y alcances del proyecto. Teniendo claro los objetivos, la estrategia debe
establecer responsables, tiempos y recursos para lograrlos. Al tener estos
insumos disponibles, se pueden exigir resultados los cuales deben ser verificados
a través de un seguimiento en cada una de las etapas o momentos establecidos
desde la planeación.
Fuente: SENA
8
Proceso: conjunto de actividades o eventos que buscan un resultado especifico a
través de la transformación de elementos de entrada.
Los procesos críticos: son aquellos que pueden afectar en gran medida que
los procesos clave se vean amenazados en cuanto a cambios en la calidad de
los productos o servicios, detención de los procesos productivos, daños en
propiedad, equipos o personas. Por ejemplo, en el siguiente mapa de procesos
del SENA “Gestión de Mercados Logística y Tecnologías de la Información” se
visualizan tres grandes procesos:
9
Fuente: SENA
Proceso Subproceso
01. Identificación de necesidades.
1. Procesos estratégicos 02. Planeación.
03. Medición, análisis y mejora.
01. Diseño y desarrollo curricular.
02. Gestión y alistamiento de la Formación
Profesional Integral (F.P.I.).
2. Procesos misionales
03. Ejecución y seguimiento de la F.P.I.
13. Emprendimiento.
14. Normalización de Competencias Laborales.
01. Servicio al cliente.
02. Gestión del talento humano.
03. Gestión Financiera.
3. Procesos de apoyo
04. Contratación administrativa.
05. Gestión de la Infraestructura.
06. Gestión Documental.
10
En seguida se muestra con una descripción gráfica, el subproceso número 5
“Gestión y alistamiento de la Formación Profesional Integral”.
Fuente: SENA
11
Es importante tener en cuenta que los procesos y los procedimientos están
íntimamente relacionados.
12
o Nombre de la empresa con su logotipo.
o Fecha de elaboración.
d. Objetivo general: expresa los propósitos que se pretende cumplir. Debe ser
conciso y claro. Se estructura con un verbo en infinitivo (Ar, Er, Ir) teniendo en
cuenta a qué y para que se realiza la acción.
13
o Responsabilidades: se describen las obligaciones del área y los cargos que
intervienen en el desarrollo del procedimiento.
14
3. El proceso logístico
15
En consonancia con lo anterior, en cada subsistema del gran sistema logístico, se
llevan a cabo diversos procesos, los cuales se deben identificar con el fin de
determinar los procedimientos a seguir para llevarlos a cabo. El siguiente es un
esquema de la relación entre proceso y procedimiento:
Fuente: SENA
Una vez se han identificado los procesos que se deben realizar en los
subsistemas, se elabora el mapa del proceso.
16
Fuente: Porret (2010)
Fuente: SENA
17
Ya se pudo observar como los mapas de proceso son una herramienta muy útil
para identificar el flujo de la información en cada uno de los procesos del área
logística de una empresa.
Fuente: SENA
18
4. Diseño de procesos logísticos
Fuente: SENA
Antes de diseñar procesos logísticos, se debe realizar una etapa de análisis con
base en los manuales de procesos y procedimientos de la empresa que es objeto
de su investigación y, de acuerdo con el diagnóstico de la situación problémica en
gestión logística, se debe revisar con los usuarios de cada proceso si hacen falta
actividades, si sobran tareas, si hay algún error en la secuencia lógica de las
tareas, si faltan o sobran recursos, si se está gastando mucho tiempo en la
realización de una labor, si se producen cuellos de botella, si no se están
cumpliendo los resultados esperados en la ejecución del proceso, entre otras
situaciones. Posteriormente, se debe realizar una nueva planificación de los
procesos logísticos en cuestión y, para la nueva propuesta, es necesario tener en
cuenta las necesidades de los usuarios internos (empleados de la organización,
tecnología utilizada) y los requerimientos de los usuarios externos (clientes,
proveedores, outsourcing).
19
subsistema de producción, pertenecen los procesos logísticos de elaborar
programación y control de la línea de producción, realizar la producción, evaluar la
calidad del producto y sistema de producción, realizar acciones de mejoramiento
al producto y al sistema de producción. En el subsistema de distribución, se
encuentran los procesos de elaboración del plan operativo de distribución, entrega
del producto al cliente, evaluación de la entrega al cliente, entre otros.
Fuente: SENA
Para el diseño de los procesos logísticos, se debe tener en cuenta, por una parte,
lo relacionado con los clientes y los productos que ofrece la empresa. En efecto,
es importante contemplar las necesidades de los clientes, sus características,
niveles de satisfacción, el tiempo de respuesta a un pedido del cliente, la
capacidad para realizar una entrega oportuna y al menor costo, la calidad de los
productos entregados, el nivel de competencia en el mercado, la demanda de los
productos ofertados, los costos de fabricación, de almacenaje, de empaque, de
embalaje, de distribución, de recursos humanos, de valor agregado, así como el
flujo de los bienes y servicios de la red logística.
20
Tipos de cliente
Fuente: SENA
Para determinar el perfil de los clientes, se deben tener en cuenta cuatro aspectos
especiales: las características geográficas y sociales (perfil demográfico), las
actitudes y creencias que el cliente maneja (perfil sico-gráfico), el comportamiento
general del consumidor (perfil comportamental) y la reacción que puede tener
hacia la publicidad.
Fuente: SENA
21
A su vez cada elemento contiene aspectos relevantes para formar el perfil de los
consumidores como se muestra a continuación:
Fuente: SENA
22
Para realizar esta caracterización, se utilizan como métodos de recolección de
datos cuestionarios, la entrevista y muchos otros sistemas de análisis como los
métodos multivariantes, entre los cuales se encuentran los estudios de
investigación de mercados, diseños de muestreo probabilístico, técnicas de
análisis multivariables, análisis de segmentación estadística y otras más.
Perfil de proveedores
Por otra parte, los proveedores también juegan un papel fundamental en este
diseño, ya que ellos son los que proporcionan las materias primas para la
fabricación de los productos y deben entregarlas en el momento oportuno con la
calidad requerida, con el mejor precio y en la cantidad solicitada. Los proveedores
deben cumplir normas de estandarización, normas de calidad y normas
gubernamentales que aseguren una buena calificación de los servicios e insumos
que entregan en las bodegas para la fabricación de los productos en la
organización. Por lo tanto, es fundamental elaborar un perfil de los clientes y de
los proveedores que muestre cuáles son las necesidades de la organización con
respecto a estos actores de la cadena logística.
Nombre de la empresa.
Cargo de la empresa.
23
Condiciones de entrega: método, punto habitual de entrega.
Ofertas enviadas.
Condiciones comerciales.
Referencia y comentarios.
El perfil de los proveedores debe llevarse a cabo de acuerdo con los siguientes
criterios:
Clasificación de proveedores
Muy confiable.
Condicional.
No confiable.
24
Precio: Precio actual / Precio del año pasado o media de los otros precios.
De acuerdo con la Fao Fiat Panis (s.f.), se pueden realizar los siguientes pasos:
Ficha de evaluación 1
25
Ficha de evaluación 2
Escala
1 = Insatisfactorio Puntaje
Precio
5 = Muy satisfactorio
1 2 3 4 5
Experiencia
Estratégico
Personal
Equipo
Operación
Servicio al cliente,
cumplimiento del plazo de
Comercial
entrega
Comunicación con clientes
Planificación
Respuesta frente a reclamos
TOTAL
26
Ficha de evaluación 3
27
A continuación se describen algunos criterios que puede usar para evaluar
proveedores:
Criterios de evaluación
Concepto a evaluar Cómo
No encuentra soluciones: 1
Predisposición encontrar
Encuentra soluciones: 3
soluciones (proactividad).
Encuentra muchas soluciones: 5
Entrega tardía: 1
Cumplimiento de plazo de Esporádicamente cada 10 entregas incumple
entrega estipulado. una: 3
Siempre en plazo requerido: 5
No soluciona el reclamo: 1
Soluciona el reclamo pero no en el plazo
Respuesta ante reclamos. requerido: 3
Atiende en tiempo y forma el reclamo o no
hay reclamos: 5
Muchos (5 a 10): 1
Cantidad de reclamos. Pocos (hasta 5): 3
Nada (0): 5
28
Variables críticas
Según Callaba y Ojeda (2006), para identificar las variables críticas en los
procesos logísticos, estas se pueden agrupar e identificar en cuatro macro
categorías:
Con esta información y ayudados con sistemas de información se puede dar paso
a establecer y documentar los procesos dentro de la empresa. A continuación se
analiza lo referente a los sistemas de información y cómo se puede hacer uso de
las herramientas que brinda la tecnología para lograr este objetivo.
29
5. Software para el diseño de procesos logísticos
30
Fuente: SENA
31
En esta fase de trabajo, se pueden determinar las actividades o tareas, el orden
de su ejecución, las transiciones entre cada una, si hay tareas que son un
prerrequisito para la ejecución de otra o si se pueden realizar simultáneamente; es
posible establecer el tiempo de duración de cada tarea y asignar recursos y
costos.
Los programas Pert y CPM se conocen como los métodos de la ruta crítica, es
decir, el mínimo tiempo de duración para todas las actividades del proceso.
También existen otros software disponibles para este fin: Microsoft Project y Gantt
Project (software libre). Para complementar este tema, consulte el material
complementario en la plataforma con el nombre: “Métodos y técnicas de
Programación”.
32
fechas realistas de terminación de tareas; también, indican si se pueden regresar
pedidos para completar operaciones; además, permiten detallar el mejor uso de
los productos escasos, para mejorar los pedidos y el servicio al cliente. Un ejemplo
de estos programas es el software Express MRP.
6. Sistemas de información
Fuente: SENA
33
Datos: un dato es una representación simbólica (numérica, alfabética, entre
otra. El dato no tiene valor semántico (sentido), en sí mismo; pero
convenientemente procesado se puede usar en la realización de cálculos para
la toma de decisiones.
Entrada.
Almacenamiento.
Procesamiento.
Salida de Información.
Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales,
las unidades de cd, los códigos de barras, los escáner, la voz, los monitores
sensibles al tacto, el teclado, el mouse, entre otras.
34
Las unidades típicas de almacenamiento son los discos magnéticos o discos
duros, los discos compactos y las unidades de memoria flash.
Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, CDs, los
graficadores y los plotters, entre otros.
Una vez tratados los conceptos y los componentes del sistema de información se
puede hablar de cómo se arma el sistema de información.
La hoja de cálculo Microsoft Excel es una aplicación que permite manipular datos
numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tabla, compuesta por celdas.
Las bases de datos en Microsoft Excel están contenidas en dichas tablas, en las
cuales las filas son registros y las columnas son los diferentes campos.
35
Diseño del sistema de información
36
2. El control administrativo (mediciones del servicio al cliente, de la
producción y de la calidad).
37
Fuente: SENA
Los sistemas ERP facilitan las operaciones y generan informes para estipular
actividades que buscan el cumplimiento de los pedidos y el abastecimiento.
Además, admiten bases de datos de la empresa y permiten establecer
transacciones que facilitan la planeación, como “la recepción y administración de
pedidos, la asignación del inventario y el embarque” (Machado y Marcano, p. 15).
38
Sistemas de comunicación
Fuente: SENA
Sistemas de ejecución
39
carga, la consolidación y la administración. El YMS registra el inventario en
los vehículos guardados en los patios de la planta”. (Machado y Marcano,
p. 15)
Sistemas de planeación
Para resumir este amplio tema que trata de las TIC aplicadas a la gestión de la
cadena de suministro, se considerará que en el sistema logístico se definen tres
procesos generales, como son: la logística de entrada, logística interna y logística
de salida, asociados a los procesos de aprovisionamiento, producción y
distribución, respectivamente. Analizándolo desde este punto de vista, la siguiente
tabla muestra las aplicaciones más conocidas existentes en el mercado para
gestionar la cadena de suministro en cada uno de sus procesos:
40
Fuente: Correa y Gómez (2008)
41
Referencias
42
Control del documento
43