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Excel Avanzado
Excel Avanzado
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FACULTAD DE INGENIERIA INDUSTRIAL Y DE SISTEMAS
SISTEMAS UNI
S E S I Ó N 1
OBSERVACIONES:
Aunque Excel permite anidar hasta 64 funciones SI diferentes, no se recomienda
hacerlo. ¿Por qué?
Calculemos el Aumento
1. Haga clic en la celda E4
2. Escriba la siguiente fórmula:
=SI(D4<1500,20%*D4,SI(Y(D4>=1500,D4<=2000),15%*D4,10%*D4))
Calculemos el Aumento
1. Haga clic en la celda E4
2. Escriba la siguiente fórmula:
=SI(Y(O(C4="SECRETARIA",C4="TECNICO"),D4<1500),10%*D4,5%*D4)
3. Luego copiar la fórmula en toda la columna.
Calculamos el Total
1. Haga clic en la celda F4
2. Escriba la siguiente fórmula:
=D4+E4
3. Luego copiar la fórmula en toda la columna.
Donde:
El código será igual a la condición del empleado, seguido de los 2 primeros números del
DNI, seguido de las 2 primeras letras del nombre, seguido de las 2 primeras letras del
Apellido y seguidos de los 2 últimos números del DNI.
FUNCIÓN BUSCARV
FUNCIÓN INDICE
La función INDICE nos ayuda a obtener el valor de una celda dentro de una matriz
especificando el número de fila y columna. Esta función tiene dos formas de uso: de
forma matricial y de forma de referencia.
FUNCIÓN DESREF
FUNCIÓN INDIRECTO
La función INDIRECTO hace referencia a celdas sin utilizar comillas. Esta función evalúa
el resultado de la referencia de celda. Por ejemplo, si la celda A1 contiene el texto "B1"
y la celda B1 contiene la palabra "PRUEBA", la fórmula =INDIRECTO(A1) devuelve el
resultado "PRUEBA".
Calculamos el Básico
1. Seleccione la celda F6 escriba la siguiente formula:
=BUSCARV(E6,INDIRECTO(D6),2,0)
2. Luego copie la formula en toda la columna
Calculamos la Bonificación
1. Seleccione la celda G6 escriba la siguiente formula:
=BUSCARV(E6,INDIRECTO(D6),3,0)*F6
2. Luego copie la formula en toda la columna
Calculamos el Descuento
1. Seleccione la celda H6 escriba la siguiente formula:
=BUSCARV(E6,INDIRECTO(D6),4,0)*F6
2. Luego copie la formula en toda la columna
S E S I Ó N 2
Los datos con los que trabajamos en Excel provienen de dos lugares:
1. Los datos almacenados en el archivo de Excel
o
2. Datos provenientes de un archivo de texto, de algún sitio web o de una base de
datos de Access, de SQL o de MySQL.
• Los archivos que usan una coma como separador de columna son los archivos
CSV por sus siglas en inglés (Comma-Separated Values).
EJERCICIO
Importar a Excel el contenido del archivo Notas.txt. Observe que los datos están
separados por una (sólo una) tabulación.
PROCESO
1. Abrir un nuevo archivo de Excel
2. Ficha Datos, grupo Obtener datos externos, hacer clic en el comando Desde
texto.
.
3. Aparecerá la ventana Seleccionar archivos de origen de datos.
S E S I Ó N 3
• Fórmulas matriciales
Las funciones de base de datos son 12 y su nombre comienza con las letras BD. Algunas
de estas funciones son:
Función Descripción
BDCONTAR Cuenta el número de celdas que contienen números en una base
de datos.
BDCONTARA Cuenta el número de celdas no vacías en una base de datos.
BDMAX Devuelve el valor máximo de las entradas seleccionadas de la
base de datos.
BDMIN Devuelve el valor mínimo de las entradas seleccionadas de la
base de datos.
BDSUMA Suma los números de la columna de campo de los registros de la
base de datos que cumplen los criterios.
Nombre_de_campo
Obligatorio. Indica qué columna se usa en la función (es la columna que contiene el
resultado buscado). Escriba el título de la columna entre comillas, como por ejemplo
"Salario" o "Zona", o un número (sin las comillas) que represente la posición de la
columna en la lista: 1 para la primera columna, 2 para la segunda y así sucesivamente.
Criterios
Obligatorio. El rango de celdas que contiene las condiciones especificadas. Puede usar
cualquier rango en el argumento o dato Criterios mientras este incluya por lo menos un
título de columna y al menos una celda debajo del título de columna en la que se pueda
especificar una condición de columna.
EJERCICIO 1
Hallar el mayor salario de los empleados solteros. (Use el archivo Ejercicios 31.xlsx)
En la siguiente imagen se han ocultado las columnas D:H
Para resolver este requerimiento, podría pensar en la función MAX, pero hay la
condición de considerar solamente a los solteros. Entonces, podría pensar en la función
MAX.SI, pero esta función aún no existe dentro de las funciones de Excel.
Debe usar la función de base de datos llamada BDMAX
NOTA
Previamente, seleccione todo el rango (incluyendo títulos de columna) y asigne el
nombre datos.
1. Crear la condición o criterio en cualquier posición de la hoja (E128:E129)
ECIVIL
S
2. En la celda A128, ingresar la siguiente función:
=BDMAX(datos,"salario",E128:E129)
NOTA
EJERCICIO 2
Número de empleados del DEPART de Mercado cuyo SEXO es masculino
1. Crear la condición o criterio en cualquier posición de la hoja
DEPART SEXO
Mercado M
2. La fórmula será:
=BDCONTAR(datos,"hijos",E134:F135)
NOTAS
• Cuando el criterio contiene más de una columna (en este caso: DEPART y SEXO)
puede ignorar el segundo dato o argumento.
• “hijos” es el título de columna. Usamos esta columna por tener datos tipo número
EJERCICIO 3
Número de empleados cuyo S.NETO sea mayor al promedio de sueldos netos
1. Observe la siguiente imagen. Corresponde a la solución
=CONCATENAR(">",REDONDEAR(E142,2))
4. La fórmula en la celda F142 será:
=CONCATENAR(">",REDONDEAR(E142,2))
FÓRMULAS MATRICIALES
Una formula matricial trabaja con matrices de datos. Las fórmulas matriciales no trabajan
con un solo valor sino con una serie de datos.
• El resultado de este ingreso hace que la fórmula matricial quede encerrada entre
paréntesis ( ).
• Los paréntesis no pueden ser escritos.
EJERCICIO 4
Hallar el mayor salario de los empleados solteros. (Es el mismo ejercicio ya resuelto
usando funciones de base de datos).
Para resolver es conveniente dar nombre a cada una de las columnas
1. La fórmula que deberá usar es la siguiente:
=MAX(SI(ECIVIL="S",SALARIO))
2. Presione Ctrl + Shift + Enter, para ingresar la fórmula
3. Observe en la barra de fórmulas el par de llaves que encierran a la fórmula:
={MAX(SI(ECIVIL="S",SALARIO))}
EXPLICACIÓN
ECIVIL=”S”
La función SI evalúa el contenido de cada una de las celdas del campo ECIVIL. Para
aquella celda cuyo contenido sea S (soltero) devolverá el SALARIO respectivo.
MAX
Devolveré el mayor valor de los devueltos por la función SI cuyo estado civil sea soltero
(S)
NOTA
Observe que la función SI, solamente tiene 2 argumentos o datos. Recuerde que el
tercer argumento se puede obviar.
EJERCICIO 5
Número de empleados del DEPART de Mercado cuyo SEXO es masculino
1. La fórmula que deberá usar es la siguiente:
=CONTAR(SI((DEPART="mercado")*(SEXO="M"),HIJOS))
EXPLICACIÓN
(DEPART="mercado") y (SEXO="M")
Son las condiciones. Cada una de ellas va entre paréntesis y separados por un * por
pertenecer a columnas diferentes.
HIJOS
Ha podido ser cualquier otro campo que tenga datos tipo número. Recuerde que la
función CONTAR cuenta solamente números.
CONTAR
Cuenta los números devueltos por el SI
S E S I Ó N 4
FORMULARIOS Y CONTROLES
FORMULARIOS
Los formularios son todas las interfaces posibles (ventanas o pantallas) de una
aplicación La suma de muchos formularios con diferente funcionalidad es lo que
conforman una aplicación o programa. En el contexto de Microsoft Office cada aplicación
(Word, Power Point, Excel) de la suite de oficina tiene formularios que nos ofrecen una
funcionalidad con la que podemos interactuar mediante botones, cajas de texto, listas
desplegables y muchas otras opciones.
CONTROLES DE FORMULARIO
Los controles de formulario son controles originales que son compatibles con versiones
anteriores de Excel, a partir de la versión 5.0 de Excel. Los controles de formulario
también están diseñados para usarse en hojas de macros XLM.
También puede ejecutar macros usando los controles de formulario. Puede adjuntar una
macro existente a un control, o bien escribir o grabar una nueva macro. Cuando un
usuario del formulario activa el mouse en el control, este ejecuta la macro.
Además de estos conjuntos de controles, también puede agregar objetos desde las
Herramientas de dibujo, como autoformas (Autoformas: grupo de formas ya elaboradas
que incluye formas básicas, como rectángulos y círculos, más una gran variedad de
líneas y conectores, flechas de bloque, símbolos de diagrama de flujo, cintas y estrellas,
y llamadas.), WordArt (WordArt: objetos de texto que crea con efectos ya
confeccionados en los que puede aplicar opciones de formato adicionales.), elementos
gráficos SmartArt o cuadros de texto.
EJERCICIO FORMULARIO
Paso 1
1. Vamos a dibujar el siguiente control de formulario (utilice cuadro combinado) a
la altura de la celda A8.
5. Incluir funciones
Paso 2
Ahora vamos a dibujar el siguiente control de formulario (utilice botón de opción y cuadro
de grupo) a la altura de la celda B2.
1. Dibuje CUADRO DE GRUPO como se muestra en la imagen de muestra en él
dibuje 2 botones de opción.
• Solo será necesario configurar uno de los botones de opción del grupo (Pulse
Clic Derecho en el BOTÓN DE OPCIÓN elija FORMATO DE CONTROL)
3. Incluir funciones:
Paso 3
Ahora vamos a dibujar el siguiente control de formulario (utilice Casilla y cuadro de
grupo) a la altura de la celda B3.
NOTA
• En el caso de las Casillas se deben configurar cada una de ellas con una celda
a Vincular Pulse Clic Derecho en el BOTÓN DE OPCIÓN elija FORMATO DE
CONTROL)
Paso 4
Ahora vamos a dibujar el siguiente control de formulario (utilice Control de número y
Cuadro combinado) a la altura de la celda B4.
Valor Mínimo. 1
Valor Máximo 31
Vincular con la celda. B4.
Luego pulse Clic en botón
3. Aceptar
4. Realice la misma operación para
el campo AÑO en la celda (D4)
con los siguientes valores:
5. Ahora Cree el control para elegir el MES en la celda (C4) utilice control CUADRO
COMBINADO
S E S I Ó N 5
EJEMPLO
1. Abrir el Excel y en la Hoja1 elaborar el siguiente rango de datos
NOMBRE
RANGO ACCIONES
MACRO
Formato A1:B1 Fuente Arial, 14, Negrita, relleno color azul, texto color
blanco, centrado.
7. Hacer clic en la ficha Inicio para realizar todas las acciones requeridas para la
macro llamada Formato.
8. Al finalizar quedará algo similar a la siguiente imagen
Ejecutaremos las macros usando la combinación de teclas asignadas para cada una de
ellas.
1. Hacer clic en cualquiera celda de la hoja.
2. Para la macro Formato: Presione simultáneamente las teclas Ctrl, Shif, F
3. Para la macro Borrar: Presione simultáneamente las teclas Ctrl, Shif, B
5. Hacer doble clic en Formato para asignar dicha macro al botón que está
elaborando.
6. Hacer clic en Aceptar.
7. Aparecerá el botón con el título Botón1
8. Hacer clic a la izquierda de la B de Botón1, borrar el texto y escribir Formato.
9. Hacer clic fuera del botón
De manera similar crear el botón para la macro Borrar.
Finalmente deberá ver en su pantalla algo similar a la imagen siguiente:
NOTA
Alt + F11, permite cambiar a la pantalla del editor. También permite retornar a Excel
S E S I Ó N 6
ANÁLISIS DE HIPÓTESIS
Hay una herramienta no muy conocida en Excel que se llama “Análisis de hipótesis”
(Ficha Datos, grupo Herramientas de datos). Presentada de esa manera no dice mucho,
pero si la llamamos “¿Qué pasaría… si…?” me parece que aclara más las cosas pues
nos induce a pensar en muchas cosas que nos podemos preguntar en nuestra vida
cotidiana como por ejemplos:
• ¿Qué pasaría con la cuota que tengo que pagar al banco si este me disminuye
el interés en uno por ciento?
Excel nos puede ayudar a responder a estas preguntas y a otras mucho más complejas,
pues considera los “gastos de diversión”, “la cotización del dólar” y “el interés en un
préstamo” como variables y responde con un informe de acuerdo al cambio que se
produzca en estas.
INFORMACIÓN GENERAL
El “Análisis de hipótesis” es en el proceso de cambiar los valores de las celdas para ver
cómo afectan los cambios al resultado de las fórmulas de la hoja de cálculo.
En Excel se incluyen tres tipos de herramientas de “Análisis de hipótesis”:
• Escenarios
• Tablas de datos
• Búsqueda de objetivo.
Los escenarios y las tablas de datos toman conjuntos de valores de entrada y
determinan posibles resultados. Una tabla de datos funciona únicamente con una o dos
variables, pero puede aceptar muchos valores diferentes para estas variables. Un
escenario puede tener muchas variables, pero puede acomodar hasta 32 valores. La
búsqueda de objetivo funciona de forma distinta a los escenarios y las tablas de datos
ya que toma un resultado y determina los valores de entrada posibles que producen ese
resultado.
• Solver.
El complemento Solver es similar a la búsqueda de objetivo, pero puede acomodar más
variables. También puede crear previsiones mediante varios comandos y el controlador
de relleno que están integrados en Excel.
SOLVER Y HERRAMIENTAS
Las funciones de análisis de datos solo pueden utilizarse en una única hoja de cálculo
a la vez. Cuando se analizan los datos de hojas agrupadas, los resultados aparecerán
en la primera hoja, y en las hojas restantes aparecerán tablas con formato vacías. Para
analizar los datos del resto de las hojas, actualice la herramienta de análisis para cada
una de ellas.
ACTIVAR / DESACTIVAR
1. Hacer clic en la pestaña Archivo.
2. Clic en el comando Opciones
3. Se mostrará la siguiente Ventana de Diálogo:
TABLA DE DATOS
EJEMPLO:
Supongamos que queremos saber la cuota a pagar de 3 a 7 años, a una tasa de interés
que va del 4% al 7% con unos incrementos de 0.25% en 0.25%. Podríamos crear 45
escenarios distintos, pero incluso con esa opción sería una "pasada" de trabajo.
Pasos:
1. Escribir la siguiente tabla en una hoja de cálculo.
2. En la celda C9 se copió la cuota y a partir de la celda C10 se ingresó la tasa de
interés con sus respectivos incrementos de 0.25%.
3. Seleccionar ahora el rango de celdas desde: B9:C22.
4. Luego, ir a la pestaña Datos, y hacer clic en el comando “Análisis de hipótesis”.
5. Clic en la opción “Tabla de datos…”
8. Luego, Aceptar
EJEMPLO:
Supongamos que queremos saber la cuota a pagar de 3 a 7 años, a una tasa de interés
que va del 4% al 7% con unos incrementos de 0.25% en 0.25%.
Pasos:
1. Escribir la siguiente tabla en la hoja de cálculo.
2. En la fila 7 se ha puesto los años, y en la columna A los incrementos de la tasa
de interés.
3. Es obligatorio colocar como primera celda (A7) el valor con el que se desea jugar.
ESCENARIOS
Los escenarios son parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas
de Análisis de hipótesis (análisis de hipótesis: proceso de cambio de los valores de
celdas para ver cómo afectan esos cambios al resultado de fórmulas de la hoja de
cálculo. Por ejemplo, variar la tasa de interés que se utiliza en una tabla de amortización
para determinar el importe de los pagos.). Un escenario es un conjunto de celdas
cambiantes que pueden grabarse para estudiar diferentes resultados. Puede utilizar los
escenarios para prever el resultado de un modelo de hoja de cálculo. Puede crear y
guardar diferentes grupos de valores en una hoja de cálculo y, a continuación, pasar a
cualquiera de estos nuevos escenarios para ver distintos resultados.
EJEMPLO 1:
Pasos:
1. Se ingresa los datos.
Celdas
cambiantes
8. Clic en el icono buscador, y seleccionar las dos celdas cambiantes (B1 y B2).
13. Clic en el icono buscador, y seleccionar las dos celdas cambiantes (B1 y B2).
EJEMPLO 2:
Supongamos que tenemos varios supuestos de petición de un crédito con varios tipos
de interés, varios posibles períodos, etc. Una forma de hacerlo es a través de una tabla
de amortización de préstamos y cambiar las celdas manualmente. Otra forma de hacerlo
es utilizando escenarios.
Pasos:
1. Crear una sencilla hoja para un cálculo de amortización de préstamo:
BUSCAR OBJETIVO
Excel 2016 incluye varias herramientas de análisis de datos y Buscar objetivo es una
técnica utilizada para encontrar fácilmente el número que cumple las condiciones
necesarias para alcanzar un objetivo.
Esta herramienta ayudará a hacer muchas pruebas de valores en una fórmula hasta
encontrar el valor exacto que cumpla con las condiciones establecidas. Es decir, si
sabemos el resultado de una fórmula, pero no estamos seguros del valor de uno de sus
argumentos, entonces Buscar objetivo nos ayudará a probar diversos escenarios hasta
encontrar el valor exacto que necesitamos. Por ejemplo, supongamos que tenemos el
siguiente problema.
EJEMPLO:
Supongamos, por ejemplo, se desea saber el pago mensual, por un préstamo de
S/.4000, que serán cancelados en 24 cuotas cada fin de mes a una TEM de 3%. En este
caso, el prestatario solamente puede pagar la cantidad S/.180, entonces, en cuántos
meses deberá pagar el préstamo?
Pasos:
1. Se obtiene la cuota.
5. Clic en Aceptar.
SOLVER
Sin duda, una de las herramientas más potentes de Excel. Solver es un programa
complejo, pero de fácil uso que permite hallar la mejor solución a un problema,
permitiendo modificar valores e incluyendo condiciones.
PROGRAMACIÓN LINEAL.
Problema de Proceso Productivo: Una empresa produce tres tipos de muebles (A, B
y C), cada uno de los cuales se vende a $200, $150 y $120 respectivamente. Para la
producción de estos muebles la empresa cuenta con 315 horas disponibles en un taller
de corte de madera, 110 horas disponibles en un taller de lijado y 50 horas en un taller
de pintado. Se ha estimado que el mueble A requiere por unidad 15 horas de trabajo en
el taller de corte, 2 horas en el taller de lijado y 1 hora en el taller de pintado (estos
mismos valores para los muebles B y C son 7.5, 3 y 1 y 5, 2 y 1, respectivamente). Se
requiere formular y resolver un modelo de Programación Lineal que permita encontrar
Pasos:
1. Abrir una hoja de cálculo de Excel y definir las variables de decisión y la función
objetivo. En este ejemplo se han marcado con amarillo y verde las variables de
decisión y función objetivo respectivamente sólo para facilitar la comprensión.
Es importante notar que la función objetivo (celda F4) será siempre una fórmula
que depende de los parámetros de la función objetivo (celdas B5, C5, D5) y las
variables de decisión (B4, C4, D4).
120, es nuevo valor óptimo será V(P)=6,620 + 10*10 = 6,720, es decir, el valor
óptimo aumentará en forma proporcional al precio sombra de dicha restricción.
INDICE
SESIÓN 1 ....................................................................................................................... 1
FUNCIONES LÓGICAS, TEXTO, BÚSQUEDA Y REFERENCIA ............................. 1
FUNCIONES LÓGICAS: SI, Y, O ........................................................................... 1
FUNCIONES TIPO TEXTO (IZQUIERDA, DERECHA, EXTRAE, HALLAR,
CONCATENAR, MAYUSCULA) ................................................................................ 6
BÚSQUEDAS Y SELECCIÓN DE DATOS (BUSCARV, ÍNDICE, DESREF,
COINCIDIR) ................................................................................................................ 7
FUNCIÓN BUSCARV ............................................................................................. 7
FUNCIÓN INDICE................................................................................................... 8
FUNCIÓN DESREF .............................................................................................. 10
Uso de la herramienta de Validación de datos ..................................................... 11
FUNCIÓN INDIRECTO ......................................................................................... 12
SESIÓN 2 ..................................................................................................................... 15
CONEXIONES A DATOS EXTERNOS .................................................................... 15
IMPORTAR ARCHIVOS DE TEXTO ........................................................................ 15
IMPORTAR TABLAS DE UNA BASE DE DATOS DE ACCESS ............................ 19
SESIÓN 3 ..................................................................................................................... 22
FUNCIONES DE BASE DE DATOS Y FORMULAS MATRICIALES ...................... 22
FUNCIONES DE BASE DE DATOS ..................................................................... 22
CONDICIONES QUE DEBE CUMPLIR UN RANGO DE DATOS (LISTA, BASE DE
DATOS)................................................................................................................. 23
CONSIDERACIONES PARA LOS CRITERIOS ................................................... 23
FÓRMULAS MATRICIALES .................................................................................... 26
TIPOS DE FÓRMULAS MATRICIALES ............................................................... 26
CONSIDERACIONES AL USAR FÓRMULAS MATRICIALES ............................. 26
SESIÓN 4 ..................................................................................................................... 29
FORMULARIOS Y CONTROLES ............................................................................ 29
FORMULARIOS .................................................................................................... 29
CONTROLES DE FORMULARIO ......................................................................... 29
ACTIVAR PESTAÑA DESARROLLADOR............................................................ 30
RESUMEN DE CONTROLES DE FORMULARIO ................................................ 32
DESCRIPCIÓN DE LOS CONTROLES DE FORMULARIO: ................................ 33
SESIÓN 5 ..................................................................................................................... 42
MACROS E INTRODUCCIÓN A VBA ..................................................................... 42
GRABAR UNA MACRO ........................................................................................ 42
GRABAR MACRO USANDO FICHA DESARROLLADOR ................................... 42
GUARDAR EL ARCHIVO DE EXCEL (AHORA CONTIENE MACROS) .............. 45
EJECUTAR UNA MACRO .................................................................................... 46
ASIGNAR BOTONES A LAS MACROS ............................................................... 46
VER LISTA DE MACROS ..................................................................................... 48
VER CÓDIGO DE LA MACRO ............................................................................. 48
ELIMINAR UNA MACRO ...................................................................................... 49
SESIÓN 6 .....................................................................................................................50
ANÁLISIS DE HIPÓTESIS........................................................................................ 50
INFORMACIÓN GENERAL ...................................................................................... 50
SOLVER Y HERRAMIENTAS ............................................................................... 51
TABLA DE DATOS ...................................................................................................53
TABLA DE DATOS CON UNA VARIABLE ............................................................ 53
TABLA DE DATOS CON DOS VARIABLES ......................................................... 56
ESCENARIOS ...........................................................................................................60
BUSCAR OBJETIVO ............................................................................................. 73
SOLVER ....................................................................................................................75
PROGRAMACIÓN LINEAL.................................................................................... 75