FECHA ULT. REV.

: 17-09-14

AUDITORIAS INTERNAS VERSIÓN: 4

CODIGO: CA-P02

OBJETIVO: Definir la metodología para verificar que el Sistema de Gestión de Calidad de Forteco
S.A se ha implementado, es eficaz y conforme con las disposiciones planificadas y con los
requisitos de la Norma ISO 9001 versión actual.
ALCANCE: Este procedimiento es aplicado desde la programación de las auditorias internas hasta la
efectividad de los planes de acción.

1. TERMINOLOGIA

Hallazgos. Son todos los eventos, registro o dato, que pueden considerarse, en el
momento de la entrevista, como una No Conformidad.

Alcance de la auditoria. Extensión y límite de una auditoria.

Auditado. Conjunto de personas e instalaciones con una disposición de

responsabilidades, autoridades y relaciones que son auditados.

Auditor. Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria.

Auditoria. Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener y

evaluar las evidencias de manera objetiva con el fin de determinar la medida en la
cual se cumplen los criterios de auditoria.

Criterio de Auditoria. Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos

utilizados como referencia.

Conclusiones de la Auditoria. Resultado que proporciona el equipo auditor, tras

considerar los objetivos y todos los hallazgos de la auditoria.

Hallazgo de auditoria. Resultado de la evaluación de la evidencia de la auditoria,

recopilada frente al conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados
como referencia, pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios
de auditoria u oportunidades de mejora.

Plan de auditoria. Descripción de las auditorias en el sitio y arreglos para una

auditoria.

Programa de auditoria. Conjunto de una o más auditorias planificadas para un

periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.
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2. RESPONSABILIDADES

1. Todas las áreas deben buscar permanentemente la optimización de los Procedimientos de

la Compañía.

2. Las auditorías internas se realizan mínimo una vez por año; pueden programarse
auditorias especiales a solicitud del Gerente General, el Representante de la Gerencia, los
Jefes de Proceso, Ingeniero(a) de Procesos y el Comité de Calidad de acuerdo con las
necesidades de la Organización y por causas como:

• Cambios en la gestión u organización

• Cambios tecnológicos que afecten el Sistema
• Cambios del Sistema de Gestión de Calidad
• Problemas que se presenten
• Resultado de auditorías anteriores.
• Impacto de los procesos sobre el resultado final, sobre la satisfacción del cliente
• Comportamiento de los indicadores de gestión, entre otros criterios para programar

3. Los auditores basados en evidencias objetivas consideran el impacto de los hallazgos

sobre el sistema de calidad y basados en su buen juicio, capacidad y experiencia, los
clasifican en No conformidades u Observaciones, de acuerdo con los siguientes criterios:

UNA NO CONFORMIDAD SE PRESENTA CUANDO:

a) Existe una falla de algún procedimiento crítico para la calidad del producto o el
funcionamiento del Sistema de Calidad.
b) Se está incumpliendo un requisito establecido dentro del Sistema de Gestión de Calidad de
la Compañía.
c) Se han incumplido requisitos legales
d) Se han incumplido requisitos del cliente.
e) Hay ausencia de algún requisito exigido por la Norma o aplicable en el Sistema De Calidad
f) Algunos ejemplos de no conformidades se presentan a continuación:

• El proceso se ha definido pero no se encuentra implantado

• El proceso se ha definido pero no se encuentra documentado
• El proceso se ha definido pero no se encuentra actualizado
• El proceso se ha definido pero no se encuentra divulgado
• Incumplimiento de requisitos establecidos por el cliente

UNA OBSERVACION SE PRESENTA CUANDO: Se encuentran fallas puntuales que se registran

para prevenir una posible no conformidad. Como tal no implican incumplimientos, pero son
una alerta para tomar acciones preventivas.
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4. Las no conformidades abiertas resultantes de auditorías internas, que se analicen en el

informe final de auditoría para ser presentadas al Comité de Calidad, se clasifican en No
Conformidades Mayores y No Conformidades Menores de acuerdo con los siguientes
parámetros:

a) Se consideran No Conformidades Menores las esporádicas o de bajo impacto.

b) Se consideran No Conformidades Mayores a las repetitivas, a las que habiéndose

presentado una sola vez tuvieron un alto impacto, a los incumplimientos de ley y total de
algún requisito establecido por la NTC ISO 9001, Versión actual .

5. El ingeniero(a) de Procesos debe controlar el cumplimiento de la ejecución de acciones

correctivas y preventivas resultantes de auditorías internas de calidad.

6. El auditor jefe, será elegido por el Representante del SGC de acuerdo con su conocimiento
y habilidades para la realización de auditorías.

7. El Auditor Jefe es aquel miembro del equipo de auditores que realiza, organiza y dirige la
auditoria interna de Calidad. Entre las Responsabilidades y Funciones del Auditor Jefe se
encuentran:

• Enviar convocatoria de auditoria al personal auditado, informando alcance y objetivos de la

auditoria de Calidad
• Efectuar la planeación específica de la auditoria de Calidad
• Dar instrucciones al equipo auditor
• Elaborar estadísticas resultantes de auditorías internas de Calidad y realizar su análisis
• Preparar el informe final de auditoria interna de Calidad
• Tomar las decisiones finales en todas las fases de la auditoria de Calidad

8. Auditor Interno de Calidad es la persona o grupo de personas calificadas para realizar

auditorías internas al Sistema de Gestión de Calidad, los cuales no pertenecen a la misma
área/proceso auditado y se encuentran a cargo del Auditor Jefe. Las principales funciones
y responsabilidades de un auditor interno son:

• Comunicar y aclarar al auditado los requisitos de la auditoria.

• Asegurar el cubrimiento del alcance de la auditoria
• Verificar que los recursos se destinen de acuerdo a las necesidades de la auditoria.
• Registrar las notas y evidencias recogidas durante la auditoria
• Registrar desviaciones basado en evidencias sólidas y objetivas
• Informar los hallazgos de la auditoria
• Cooperar con el Auditor Jefe y apoyarlo
• Verificar la efectividad del seguimiento de las acciones correctivas y preventivas
resultantes de la auditoria
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• Planificar y llevar a cabo las funciones asignadas de forma eficaz y eficiente

9. El Auditor tiene autonomía para:

• Efectuar el plan de acción de auditoria interna basado en la planificación específica

suministrada por el Auditor Jefe.
• Utilizar la metodología que estime conveniente para realizar su trabajo.
• Registrar las no conformidades u observaciones detectadas en la auditoria.

10. El Auditor no debe:

• Dejar que lo desvíen del tema

• Hacer suposiciones o presunciones
• Dejarse influenciar o engañar
• Emitir juicios sobre la aptitud o actitud del auditado
• Buscar elementos de persecución

11. Los Auditores Internos son capacitados en el conocimiento y comprensión de la norma

ISO 9001 y en técnicas y prácticas de auditorías del sistema de Gestión de calidad, para
garantizar la confianza en el desarrollo de éstas, en la determinación de la efectividad del
Sistema de Gestión de Calidad y en el establecimiento de las deficiencias encontradas, a
fin de tomar acciones correctivas o preventivas y establecer oportunidades de
mejoramiento.

12. Mínimo Quince (15) días calendarios antes de la realización de la auditoria, el Auditor
Jefe debe enviar vía mail un comunicado a todos los funcionarios de la compañía
involucrados en el procedimiento que va ser auditado, informando el objetivo, el alcance de
la auditoria, y cuando lo considere necesario, las horas y las personas a ser auditadas,
registrándolo en el plan de auditorías.

13. Una vez el Auditor de comienzo a la auditoria, debe dar a conocer al auditado, los
objetivos y alcance de la misma. En caso de no ser la primera auditoria, debe verificar la
existencia de planes de acción pendientes de ejecución, como resultado de auditorías
anteriores.

14. Cualquier cambio a este procedimiento administrativo debe ser efectuado por el Área
encargada de Calidad de FORTECO S.A.

3. ACTIVIDADES
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DOCUMENTO
N° ACTIVIDAD RESPONSABLE FRECUENCIA
Y/O REGISTRO

Evaluación y Selección del equipo auditor

El Representante de la Gerencia y/o ingeniero (a) de
Procesos es el encargado de proponer el equipo
auditor, velando porque se mantenga el principio de
independencia de criterio y que cumplan con el
siguiente perfil:
Educación: Como mínimo bachiller
Formación: Curso de auditor interno mínimo de 16
horas. Para estos auditores la eficacia de la
capacitación se determinará a partir de la evaluación de
desempeño; los que sean calificados como competentes
podrán actuar como Auditores Líderes en próximas
auditorias, los demás en caso de que se determine que
siguen formando parte del equipo Auditor, asumirán el
rol de Auditores Acompañantes.
Habilidades:
- Interpretación de Norma ISO 9001 versión actual
- Planificación de auditorias
- Manejo del tiempo
- Manejo sistemático de la entrevista Ingeniero(a) de
- Control de la auditoría (que esta se realice en un procesos /
1 ambiente de respeto, de cooperación) Gerente General Anual N.A
o Representante
- Profundidad de los hallazgos detectados de la Gerencia
- Claridad en la Redacción de hallazgos de auditoria
- Oportunidad en la entrega de informes
- Seguimiento a las acciones, hasta su cierre eficaz
- Conocimiento de los procesos auditados
- Suspicacia
- Observador
- Abierto a la Mejora
- Colaborador
- Culturalmente sensible
Experiencia: No requiere experiencia como Auditor
Auditores Externos: Las auditorías internas podrán
llevarse a cabo con auditores externos que deben tener
certificado de Auditores, ser profesionales y tener como
mínimo 2 años de experiencia en SGC y haber realizado
como mínimo 3 auditorías a sistemas de calidad, tener
conocimiento en: El sector al que pertenece la
empresa y en la Legislación aplicable. Las habilidades
son las mismas que se han definido para los auditores
internos.
Selección auditor líder Ingeniero de
2
El auditor líder para la primera auditoría es el Procesos /
Representante de
Anual N.A
Ingeniero(a) de Procesos por su Conocimiento y la Gerencia
manejo del SGC. Para el segundo ciclo y en
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DOCUMENTO
N° ACTIVIDAD RESPONSABLE FRECUENCIA
Y/O REGISTRO

adelante se selecciona por consenso del Equipo

Auditor teniendo en cuenta el resultado de la
evaluación de desempeño.
Auditores Externos: En caso de llevarse a cabo la auditoria
por un grupo de auditores externos, el Auditor Líder será
seleccionado por este grupo de auditores y/o por el
Representante de la Gerencia
Programación de las auditorías
Las auditorías se hacen como mínimo una vez al año, no
obstante se podrán programar más auditorías al año, si las
autoridades pertinentes (ver arriba) lo estiman conveniente.
Esto queda programado en el cronograma del SGC.
El equipo Auditor realiza el Plan de Auditoría determinando,
el objetivo, alcance, los criterios de auditoria, la fecha, la
hora, los procesos a auditar, el nombre del Equipo auditor, los
numerales de la norma que aplican al proceso y las personas
que van a ser auditadas. Se programa la reunión de Apertura.

RIESGOS DEL PROGRAMA DE AUDITORIA

Programación y preparación
1. Programación de la auditoria cuando:
- Se está en entrega de informes financieros a las
Autoridades correspondientes
- Picos de la operación
- Época de vacaciones
- Ausencia de más del 80% del equipo Auditor o de
los Jefes de Proceso
Acción a Tomar: Definir con los Auditores y Jefes de
Ingeniero de Plan de
3 Proceso al inicio del año las fechas para la ejecución de las Procesos
Anual
auditoria
Auditorias, tomando en consideración los aspectos
mencionados con anterioridad

Ejecución
1. Que no se disponga de los recursos para la ejecución
de la Auditoria
Acción a Tomar: Dar a conocer a los Auditados el Plan de
Auditorias con una semana de anticipación, para que
programen al personal y los recursos requeridos
2. No aceptación de hallazgos por parte de los Auditados:
Acción a Tomar: Registrar el hallazgo para el directo
responsable de cerrar el mismo

Documentación
1. No soportar de forma adecuada los hallazgos; es
decir no mencionar la evidencia objetiva, lo que
puede dificultar la aceptación del mismo y la
definición de acciones tendientes a su cierre eficaz
Acción a Tomar: Previa ejecución del primer ciclo de
auditorías del año, brindar refuerzo a los auditores en los
requisitos de la ISO 9001 versión actual y en redacción y
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DOCUMENTO
N° ACTIVIDAD RESPONSABLE FRECUENCIA
Y/O REGISTRO

clasificación de hallazgos.

Seguimiento
1. Que no se cierren oportunamente los hallazgos
identificados
Acción a Tomar: Como un criterio
más de evaluación para los Auditores
incluir el seguimiento periódico a los
hallazgos de Auditoria hasta su cierre
eficaz.
Lista de verificación
Los auditores preparan la auditoría, revisando la Ingeniero(a) de
documentación aplicable a cada proceso, la norma Procesos
Listado de
4 Anual
y los requisitos legales y reglamentarios, para lo Equipo de Verificación
cual elabora un listado de verificación como guía auditores

en el ciclo PHVA y de los requisitos aplicables.

Ejecución de la auditoría
El auditor ejecuta la auditoría, a través de
entrevista, observación y visita a campo de ser
necesario.
Muestra: Se sugiere auditar el 10% de los Ingeniero(a) de Listado de
5
Procesos
Anual
registros. Ej. El 10% de las hojas de vida, de las Verificación
órdenes de compra, de los elementos
inventariables del Almacén, etc. Esto con el fin
de tener una muestra representativa para la
calificación de los hallazgos.
Informe de auditoría
Después de realizada la auditoría el auditor debe
elaborar el informe final de Auditorias,
especificando las no conformidades mayores,
Ingeniero(a) de Listado de
6 menores y las observaciones que encontró en el Procesos
ANUAL
Verificación
proceso; debe enviar este informe al Auditor Líder
para que este lo revise y proceder a entregarlo a los
auditados y a quien solicitó la auditoría. Este queda
contemplado en la lista de verificación.
Reunión de cierre
Se realiza la reunión de Cierre con los
Ingeniero(a) de Listado de
7 auditados, para informar de forma Procesos
ANUAL
Verificación
consolidada los hallazgos detectados de cada
proceso.
Seguimiento a las acciones
El auditor Líder Coordina con el equipo auditor el Ingeniero(a) de Semanal
seguimiento a las acciones tomadas por cada Procesos / hasta su EMLAZE
Auditor Líder cierre
proceso para verificar la solución de los
hallazgos detectados. El Equipo Auditor / el
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DOCUMENTO
N° ACTIVIDAD RESPONSABLE FRECUENCIA
Y/O REGISTRO

Auditor Líder o el Ingeniero(a) de procesos

verificará la ejecución y eficacia de las
acciones tomadas periódicamente, hasta su
cierre eficaz. Las acciones deben ser cerradas
en el menor tiempo posible. Estas deben ser
registradas.
Informe para Gerencia
El auditor Líder realiza el análisis de datos del
resultado de la auditoría, específicamente el Ingeniero(a) de Informe de
número de no conformidades, observaciones y Procesos / Anual Revisión
Auditor Líder Gerencial
cualquier otro análisis que se considere
pertinente. Esto queda registrado en el informe
de revisión gerencial.
Evaluación de auditores
La evaluación de los Auditores Internos la realiza
el Auditor Líder y/o el Representante de la
Gerencia, de acuerdo al perfil definido en la
actividad Evaluación y Selección del equipo
auditor. Ingeniero(a) de Evaluación de
El Auditor Líder es evaluado por el Representante Procesos / Anual competencias y
Auditor Líder desempeño
de la Gerencia.
En el caso de Auditores subcontratados, su
evaluación la realizará el Representante de la
Gerencia anualmente y contemplará los ciclos de
auditoria correspondientes al año de vigencia de
su contrato.

4. ANEXOS O DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Procedimiento de Acciones

correctivas y preventivas.