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FA-002 Bases Servicios 2151
FA-002 Bases Servicios 2151
TABLA DE CONTENIDO
1. DEFINICIONES........................................................................................................................................... 3
2. OBJETO..................................................................................................................................................... 5
3. CONDICIONES ECONÓMICAS Y COMERCIALES DE LA COTIZACIÓN ........................................................... 6
4. DOCUMENTOS DEL PROCESO DE LA INVITACIÓN A COTIZAR .................................................................... 6
5. CRONOGRAMA DE LA INVITACIÓN A PRESENTAR COTIZACIÓN ................................................................ 6
6. VISITA DE OBRA Y/O REUNIÓN INFORMATIVA ......................................................................................... 7
7. CONSULTAS A LAS BASES ......................................................................................................................... 7
8. RESPUESTAS A LAS CONSULTAS ............................................................................................................... 7
9. LUGAR Y OPORTUNIDAD PARA LA PRESENTACIÓN DE LA COTIZACIÓN. ................................................... 8
10. PRESENTACIÓN DE LA COTIZACIÓN ........................................................................................................ 9
11. DOCUMENTACIÓN GENERAL DE LA COTIZACIÓN .................................................................................... 9
12. DOCUMENTACIÓN ECONÓMICA DE LA COTIZACIÓN. ........................................................................... 15
13. DOCUMENTACIÓN TECNICA DE LA COTIZACIÓN. .................................................................................. 17
14. SELECCIÓN DE LA COTIZACIÓN GANADORA .......................................................................................... 18
15. EMISION DE LA ORDEN DE COMPRA .................................................................................................... 22
16. CRITERIOS DE ELEGIBILIDAD EN CASO QUE EL PROVEEDOR FAVORECIDO NO ACEPTE LA ORDEN DE
COMPRA. ................................................................................................................................................... 22
17. TERMINACIÓN DE LA INVITACIÓN ........................................................................................................ 22
18. COTIZACIONES ALTERNATIVAS ............................................................................................................. 23
19. MINUTA DE CONDICIONES GENERALES Y ESPECÍFICAS DE LA ORDEN DE COMPRA ............................... 23
20. CONDICIONES Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS ...................................................................................... 23
21. REGLAS APLICABLES A LA INVITACIÓN A PRESENTAR COTIZACIÓN TÉCNICA Y ECONÓMICA ................ 23
22. COSTOS DE PREPARACIÓN DE LA COTIZACIÓN TÉCNICA Y ECONÓMICA ............................................... 27
23. PARTICIPACIÓN DE CONSORCIOS O UNIONES TEMPORALES ................................................................ 28
24. EXCEPCIONES O CONDICIONES A LA COTIZACIÓN TÉCNICA Y ECONÓMICA .......................................... 29
25. DECLARACIONES DEL PROVEEDOR ....................................................................................................... 29
Todos los términos en mayúscula tendrán el significado establecido a continuación, siempre que
aparezcan en las Bases, en la Orden de Compra y en los documentos complementarios o anexos a
los antes citados. Dichos significados se aplican tanto al plural como al singular de los términos
definidos:
• Condiciones Específicas: Clausulado que forma parte de la ORDEN DE COMPRA y que regirá,
junto con la ORDEN DE COMPRA y las CONDICIONES GENERALES, la prestación de los servicios
o ejecución de los trabajos.
• Contrato: Será el documento contractual incluyendo todos sus anexos, según se modifique de
tiempo en tiempo de común acuerdo entre las partes.
• Ítem: Es aquella parte o actividad del proyecto sujeta a pago, discriminada en el Formato No. 6
del Valor de la Oferta.
• Manual HSE para contratistas: Es el documento emitido por LA EMPRESA con el fin de
establecer y desarrollar directrices en materia de Salud ,Seguridad y Ambiente en el trabajo
(HSE) incorporados y aplicables en los contratos de contratistas y subcontratistas de servicios
que facilite el cumplimiento de la legislación vigente, prevenir la ocurrencia de lesiones a las
personas, enfermedades laborales en los/las trabajadores(as), daños, proteger a la comunidad
en general, la propiedad y preservar el ambiente donde laboremos
• Plan HSE: Documento que debe suministrar el PROVEEDOR PRESELECCIONADO y que enuncia
el conjunto de actividades para llevar a cabo la Gestión HSE del Proveedor, siguiendo los
lineamientos establecidos en el Manual HSE para proveedores, relacionado con el objeto de la
Orden de Compra.
• Planos “AS-BUILT”: Planos que contendrán la representación gráfica de las obras “tal y como
fueron construidas”, estos planos serán de los siguientes tipos: Topográficos, mecánicos, de
obras civiles, de instrumentación o eléctricos, de acuerdo con el tipo de obras a construirse en
el proyecto.
• Proveedor: Persona natural o jurídica que ha sido invitada por LA EMPRESA para cotizar la
prestación de un servicio o la ejecución de un trabajo.
• Proveedor Favorecido: Persona natural o jurídica que ha sido seleccionada por LA EMPRESA
para la realización de unos trabajos o prestación de unos servicios.
• Servicios Significativos: Son aquellos servicios que comprenden actividades con riesgos que
pueden afectar el desempeño ambiental o de seguridad y salud ocupacional de LA EMPRESA,
tales como:
• Servicios Con Riesgos No Significativos: Son aquellos que comprenden actividades operativas
con riesgos o impactos bajos y que no puedan afectar de manera significativa el desempeño
ambiental o de seguridad y salud ocupacional de las empresas.
2. OBJETO
LA EMPRESA está interesada en cotizar los servicios o trabajos de GESTION INTEGRAL PARA LA
REDUCCIÓN DE PERDIDAS DE ENERGIA EN LOS CIRCUITOS ASOCIADOS A LA SUBESTACION
TACUEYO Y CIRCUITO CORINTO DE LA ZONA NORTE, en los términos establecidos en la
normatividad colombiana vigente, los cuales se realizarán bajo la autonomía técnica, directiva,
administrativa, con equipos, material y personal de EL PROVEEDOR.
La vigencia de la COTIZACIÓN será mínima de ciento veinte (120) días calendario contados a partir
de la fecha de su presentación.
El plazo máximo para la ejecución de los trabajos o prestación de los servicios es de: DOS (2) AÑOS.
• Mensaje de Invitación.
• Las BASES.
• Planos, anexos, especificaciones.
• Cartas aclaratorias o respuestas a consultas.
• Adendos.
• Condiciones generales y específicas.
• Formatos, manuales y demás documentos adjuntos a la invitación.
6. REUNIÓN INFORMATIVA
Todas las preguntas para aclarar dudas respecto a las BASES que cada PROVEEDOR desee formular,
deberán enviarlas a LA EMPRESA por escrito, dirigido a:
Las consultas se realizarán en el plazo establecido. Cumplido este plazo no se aceptarán nuevas
preguntas.
Las consultas deben remitirlas usando únicamente el FA-002 Formato No. 11 adjunto en formato
Excel desprotegido. No tendrá validez la información que no sea recibida en esta forma.
Nota: Las solicitudes de autorización para presentación en consorcios o uniones temporales deberán
enviarse en este mismo plazo, de acuerdo con lo establecido en el numeral 23 de las BASES.
LA EMPRESA hará su mejor esfuerzo para dar respuesta a la consultas en la fecha indicada en el
numeral 5 de las BASES.
EL PROVEEDOR deberá adjuntar al correo de cotización los archivos con la documentación de las
ofertas. No se tendrán en cuenta las cotizaciones que se envíen a través de vínculos a sistemas de
información en la nube.
La capacidad máxima de los archivos adjuntos a los correos electrónicos enviados a esta dirección
es de 20 MB. Si los archivos adjuntos a su correo son mayores a este tamaño, se sugiere fraccionarlos
en varios mensajes que se ajusten a esta restricción.
En caso que su correo exceda la capacidad de recibo de nuestro servidor, debe revisarse el tamaño
de los archivos adjuntos y verificar que no exceda el tamaño antes mencionado.
LA EMPRESA sugiere utilizar cuentas de correo con capacidades superiores a 3MB. Es posible que
algunas cuentas de correo o proveedores de Internet gratuitos no ofrezcan la capacidad requerida
para el intercambio de información relacionada con esta INVITACIÓN.
En algunos casos, en los que LA EMPRESA requiera enviar información adicional a la contenida en
esta INVITACIÓN, se solicitará la confirmación del recibo de los correos enviados.
En caso de que la documentación esté en formato PDF, se agradece que no tenga restricción de
impresión, ni de extracción de contenido, debido a que estas utilidades son necesarias en el proceso
de evaluación de las ofertas.
La COTIZACIÓN tendrá tres (3) capítulos: i) Documentación General, ii) Documentación Económica,
y iii) Documentación Técnica, los cuales deberán enviar en archivos winzip debidamente nombrados
y separados
La COTIZACIÓN debe presentarse con un índice que contenga una relación de todos los capítulos,
numerales, formatos y anexos que integran la COTIZACIÓN, siguiendo el orden establecido en las
BASES.
Todos los documentos que integran la COTIZACIÓN deberán ser redactados en idioma español. La
información técnica y demás documentos técnicos en idioma extranjero, deberán venir
acompañados de la traducción simple, salvo en los casos en que la ley o LA EMPRESA exija traducción
oficial, caso en el cual deberá cumplir lo establecido en la ley o LA EMPRESA.
El PROVEEDOR deberá presentar el certificado de existencia y representación legal con una fecha
de expedición menor a treinta (30) días de la fecha establecida para la presentación de la
COTIZACIÓN. Así mismo, El PROVEEDOR deberá acreditar que la duración de la persona jurídica que
representa no será inferior a la del plazo de ejecución de la ORDEN DE COMPRA que le será emitida
en caso de ser seleccionado y un año más.
El objeto social de la sociedad deberá incluir las actividades principales materia de las BASES.
En el caso que el representante legal necesite autorización de la Junta Directiva, Junta de Socios o
Asamblea de Socios, deberá presentar la respectiva acta en la cual aparezca facultado para
presentar COTIZACIÓN y aceptar y cumplir la ORDEN DE COMPRA si el PROVEEDOR es favorecido en
la selección.
En caso de que EL PROVEEDOR sea una sociedad S.A. o S.A.S., deberá presentar una certificación de
la participación en el capital de accionistas, socios o asociados que tengan el 5% o más del capital
social, aporte o participación. En dicha certificación, deben indicar el nombre o razón social de los
accionistas, número de cedula o NIT y porcentaje de participación.
a. Certificación de representación.
En caso que el PROVEEDOR sea una empresa extranjera, si éste cuenta con un representante
autorizado en Colombia, deberá adjuntar a su COTIZACIÓN una certificación que exprese
claramente el nombre de la empresa, el alcance de la representación y la vigencia de la misma, la
cual no podrá ser menor al tiempo que dure la ORDEN DE COMPRA que le pudiera ser emitida en
caso de ser seleccionado. Esta certificación no podrá tener una fecha de expedición mayor a 30 días
calendarios, anteriores a la fecha de entrega de la COTIZACIÓN. Igualmente, si el PROVEEDOR tiene
sede en varios países deberá incluir un certificado expedido por su oficina principal donde conste
que la sede que presenta la COTIZACIÓN está debidamente autorizada para realizar cualquier tipo
de negociaciones. En caso de que cuente con representante autorizado en Colombia, deberá incluir
el correspondiente Certificado de Existencia y Representación Legal, con una fecha de expedición
no mayor a 30 días calendarios, a la fecha de presentación de la COTIZACIÓN.
EL PROVEEDOR deberá informar si actualmente tiene o ha tenido SOCIEDADES en los últimos dos
años con las firmas participantes en el actual proceso en Colombia y en otros países.
c. Opinión legal.
Cuando el PROVEEDOR sea una compañía extranjera, deberá incluir en su Cotización una opinión
legal independiente que indique, entre otras:
(i) Que es una compañía debidamente constituida según las leyes de su país de origen; que
tiene amplias facultades legales y estatutarias para ejecutar los trabajos cotizados por LA
EMPRESA y propuestos en la COTIZACIÓN así como en la ORDEN DE COMPRA que le pudiera
ser emitida en caso de ser seleccionado; que no tiene conocimiento sobre la existencia de
litigios, investigaciones o acciones pendientes ante ningún tribunal o agencia
gubernamental que pretenda:
(ii) Que de acuerdo con su legislación, la ORDEN DE COMPRA que emitiría LA EMPRESA, en caso
de ser seleccionado, constituiría un acto privado de naturaleza comercial libremente
regulado por las partes, y que en su país no existe ninguna disposición que otorgue alguna
Por disposición de la Convención y la Ley, lo establecido en los párrafos 3 y 4 del presente literal a)
no aplicará i) a los documentos no beneficiados con la Convención y ii) para documentos expedidos
por Estados que no forman parte de la Convención, los cuales seguirán requiriendo la autenticación
del Cónsul colombiano, en el país de donde proviene el documento, y la posterior Legalización en la
Cancillería Colombiana, con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en los artículos 259 y 260
del Código de Procedimiento Civil y 480 del Código de Comercio.
Las sociedades extranjeras, sin sucursal en Colombia, deberán presentar la COTIZACIÓN mediante
apoderado, debidamente constituido, a menos que lo haga personalmente su representante legal.
La presentación personal del representante legal podrá suplirse con la autenticación de la firma de
éste ante el respectivo Cónsul Colombiano en el exterior o de un Notario Colombiano, si aquel se
encuentra en el país.
En todo caso, quien firme la COTIZACIÓN deberá acreditar que es el Representante Legal de EL
PROVEEDOR o que con esa calidad confiere el poder respectivo.
Así mismo, El PROVEEDOR deberá acreditar que la duración de la persona jurídica que representa
no será inferior a la del plazo de ejecución de la ORDEN DE COMPRA que se le emita en caso de ser
seleccionado y un año más.
En el caso que el representante legal necesite autorización de la Junta Directiva, Junta de Socios o
Asamblea de Socios, deberá presentar la respectiva acta en la cual aparezca facultado para
presentar COTIZACIÓN y aceptar y cumplir la ORDEN DE COMPRA si el PROVEEDOR es favorecido en
la selección.
En caso de presentar pólizas, éstas deberán cumplir con las siguientes condiciones:
a. Deberán ser expedidas por una Aseguradora con calificación de fortaleza financiera AAA Fitch
Ratings, BRC Standard & Poors, Value and Risk, o su equivalente en calificación otorgada por
una sociedad calificadora reconocida internacionalmente.
b. La póliza deberá incluir expresamente con la siguiente nota: La presente póliza no terminará por
mora en el pago de la prima, ni será revocada unilateralmente.
c. La póliza deberá ser enviada electrónicamente, incluyendo 1) carátula; 2) condiciones
particulares; 3) clausulado o condicionado general; 4) Demás anexos o condiciones que apliquen
al seguro.
d. La(s) póliza(s) deberá(n) ser entregada(s) a LA EMPRESA para su revisión y aprobación. En todo
caso, LA EMPRESA, que se reserva el derecho a rechazarla(s) sin que deba dar explicación alguna
a El PROVEEDOR.
• Que en el caso de ser seleccionado, recibirá y aceptará la ORDEN DE COMPRA que le emita LA
EMPRESA, cuyo clausulado de CONDICIONES GENERALES se anexa a las BASES, constituirá las
garantías exigidas en la ORDEN DE COMPRA, cubrirá el impuesto de timbre, en caso de que se
llegare a causar, y ejecutará todos los demás actos que le correspondan para la legalización de
la ORDEN DE COMPRA dentro del término que establezca LA EMPRESA.
El PROVEEDOR deberá presentar junto con la Garantía de Seriedad, la certificación del pago de la
prima correspondiente a la póliza que ampara la seriedad de su COTIZACIÓN.
El PROVEEDOR y cada uno de los miembros del PROVEEDOR aceptan y reconocen que las
obligaciones de la COTIZACIÓN son claras, expresas y exigibles y, en consecuencia prestan mérito
ejecutivo.
La ejecución de dicha garantía no limita o restringe cualquier otro derecho que pudiera tener LA
EMPRESA frente a EL PROVEEDOR que incumplió con sus obligaciones con relación a su COTIZACIÓN.
Por consiguiente, LA EMPRESA se reserva el derecho de instaurar las acciones legales necesarias
para obtener el cumplimiento de dichas obligaciones y/o el pago de la totalidad de los perjuicios
ocasionados por dicho incumplimiento.
El PROVEEDOR deberá presentar junto con su COTIZACIÓN al menos uno de los siguientes
requisitos:
• Presentar inscripción ante el RUC del Consejo Colombiano de Seguridad y tener una
calificación vigente mínima del 70% global como resultado de la auditoría realizada por el
Consejo Colombiano de Seguridad a su Sistema de Gestión en Seguridad y Salud
Ocupacional.
En caso de no contar con ninguna de las certificaciones anteriores, para poder cumplir con las
políticas HSE de LA EMPRESA, el PROVEEDOR deberá diligenciar y presentar junto con su
COTIZACIÓN el Anexo “Autoevaluación HSE a contratistas”, correspondiente a una autoevaluación
de su sistema HSE. LA EMPRESA se reserva el derecho de programar una auditoría de verificación
en las instalaciones del PROVEEDOR, la cual será tenida en cuenta en la evaluación de la
COTIZACION.
En la página 1 del archivo de Excel1 y en el Manual HSE para proveedores, se encuentran las
instrucciones para su correcto diligenciamiento.
V. Información financiera.
EL PROVEEDOR deberá presentar los estados financieros auditados con sus respectivas notas
completas, firmadas por revisor fiscal. Lo anterior para los tres (3) últimos períodos contables.
El PROVEEDOR deberá presentar junto con su COTIZACIÓN una declaración firmada por el revisor
fiscal donde certifica que la empresa no está inmersa en la ley 1116, 550 o similares.
Si los trabajos o servicios objeto de las presentes BASES, son de aquellos remunerados bajo el
sistema de precio global fijo, se procede a diligenciar el FA-002 Formato No. 5. No obstante que se
diligenciará y presentará el Formato No. 5, en ningún caso se entenderá que los trabajos y servicios
objeto de la COTIZACIÓN y de la ORDEN DE COMPRA se remunerarán bajo el sistema de Precios
Unitarios, ya que la modalidad de pago será bajo el Sistema de Precio Global Fijo. En consecuencia,
el desglose de precios unitarios que se consagre en dicho formato solo tendrá alcance para efectos
de referencia, seguimiento y reporte a terceros, pero en ningún caso dará lugar al reconocimiento
de mayores cantidades de obras u obras adicionales o a exigir los efectos del sistema de Precios
Unitarios.
La COTIZACIÓN no estará sujeta a condición alguna. El valor consignado en el FA-002 Formato No. 6
será el valor de la ORDEN DE COMPRA que se emita a EL PROVEEDOR FAVORECIDO, salvo en los
siguientes casos:
a. Que exista un error aritmético, caso en el cual el valor resultante de las correcciones
aritméticas a la COTIZACIÓN efectuadas por LA EMPRESA será el valor de la ORDEN DE
COMPRA
b. Que LA EMPRESA seleccione al PROVEEDOR FAVORECIDO para ejecutar parte de los
trabajos o servicios, caso en el cual el valor de la COTIZACIÓN corresponderá al porcentaje
de los servicios o trabajos seleccionados establecidos por LA EMPRESA.
c. Que exista un proceso de negociación iniciado por LA EMPRESA al que hace referencia las
presentes BASES, caso en el cual el valor de la COTIZACIÓN corresponderá al resultante de
dicho proceso.
Si los trabajos o servicios objeto de las BASES, son de aquellos remunerados bajo el sistema de precio
global fijo, se procede a diligenciar el FA-002 Formato No. 6. No obstante que se diligenciará y
presentará el FA-002 Formato No. 6, en ningún caso se entenderá que los trabajos y servicios objeto
de la COTIZACIÓN y de la ORDEN DE COMPRA se remunerarán bajo el sistema de Precios Unitarios,
ya que la modalidad de pago será bajo el Sistema de Precio Global Fijo. En consecuencia, los precios
unitarios y las cantidades de obra relacionadas en dicho formato solo tendrán alcance para efectos
de referencia, elaboración de los informes de seguimiento al avance de los trabajos el cual será
soporte para el cálculo del valor de los pagos parciales, así como para efectos de reporte a terceros,
pero en ningún caso dará lugar al reconocimiento de mayores cantidades de obras u obras
adicionales o a exigir los efectos del sistema de Precios Unitarios.
En ningún caso el valor final de los servicios objeto de la ORDEN DE COMPRA será superior al valor
total de la ORDEN DE COMPRA consignado en el último renglón del FA-002 Formato No. 6; en
consecuencia, si las obras o trabajos ejecutados llegasen a ser superiores a las cantidades de obra o
servicios relacionadas en el FA-002 Formato No. 6 o los costos finales en que haya incurrido EL
PROVEEDOR FAVORECIDO llegasen a ser superiores a los relacionados en dicho formato, no habrá
lugar a reconocimiento económico alguno y sólo se procederá a pagar hasta el valor total de la
ORDEN DE COMPRA consignado en el último renglón del formato No. 6, por tratarse de una Orden
remunerada bajo el sistema de Precio Global Fijo. Estando en todo caso obligado EL PROVEEDOR
FAVORECIDO a la ejecución a satisfacción de la totalidad del objeto de la ORDEN DE COMPRA en las
condiciones técnicas y de calidad exigidas por LA EMPRESA.
El PROVEEDOR deberá presentar un plan para la ejecución de los trabajos objeto de la COTIZACIÓN,
en donde detalle la estrategia propuesta para la ejecución de los mismos, de acuerdo con las
condiciones establecidas en las BASES y en las especificaciones técnicas, la distribución de recursos,
tanto de equipos como de personal, señalando la cantidad que se dispondrá por frente de trabajo
(cuando aplique), infraestructura logística para el desempeño de los trabajos, movilización de los
diferentes frentes de trabajos (cuando aplique), ubicación de la oficina en obra, calendario y
horarios de trabajos, entre otros.
X. Cronograma de actividades.
El PROVEEDOR deberá incluir la estructura necesaria, que indique a LA EMPRESA que el cotizante
está en capacidad de cumplir con los requisitos de HSE.
LA EMPRESA seleccionará la COTIZACIÓN que sea más favorable a sus intereses técnicos y
económicos, reservándose en todo caso el derecho de adjudicar parcialmente los trabajos cotizados
a uno o varios proveedores.
Una vez recibidas las COTIZACIONES, LA EMPRESA procederá a realizar una revisión técnica,
económica (aritmética) y documental, y solicitará aclaraciones en caso de ser necesario.
Como parte del proceso de evaluación de las Cotizaciones, LA EMPRESA podrá entrar en
conversaciones directas e independientes con todos o algunos de los PROVEEDORES, según
considere, con el fin de negociar los términos y condiciones de las COTIZACIONES previamente
presentadas. Para ello, LA EMPRESA comunicará dicha decisión a los PROVEEDORES con los que
decida comenzar la etapa de negociación.
En caso de efectuarse este procedimiento, pasarán a esta etapa únicamente LOS PROVEEDORES
ELEGIBLES cuya COTIZACIÓN cumpla con todos los requerimientos solicitados por LA EMPRESA, de
acuerdo con la evaluación técnica, documental y económica realizada, y sean autorizados por LA
EMPRESA mediante notificación escrita para participar en la subasta inversa.
Se definirá un día y un período de tiempo para la ejecución de la subasta. Durante este período, a
través del administrador de la subasta en internet (Strattegi), cada PROVEEDOR ELEGIBLE puede ir
presentando su (s) oferta (s) e ir conociendo el mejor precio ofertado. Al cerrarse el tiempo de la
subasta, resultará ganador el PROVEEDOR ELEGIBLE que haya ofertado el precio más bajo.
Información General:
• Precios Base: Se parte de un precio máximo (Precio Base) para el valor total de los servicios
a subastar, el cual será comunicado a los PROVEEDORES ELEGIBLES.
• Usuario y clave: A cada PROVEEDOR ELEGIBLE se le asignará un usuario y una clave para
acceso a la página donde se desarrollará la subasta. Es responsabilidad de EL PROVEEDOR
ELEGIBLE el uso que se le dé a la clave entregada. Se recomienda, al momento de realizar la
subasta, tener acceso a la aplicación desde dos puntos diferentes de la ciudad.
• Fallas de conexión: En caso de presentarse una falla en el sistema del servidor del
administrador de la subasta (Strattegi) el proceso se suspenderá hasta nueva programación;
en este caso, el administrador de la subasta notificará oportunamente a LOS PROVEEDORES
ELEGIBLES acerca del detalle de la falla en el sistema; posteriormente se avisará a LOS
PROVEEDORES ELEGIBLES la nueva fecha de subasta.
c. PRESELECCIÓN
Pasará a esta etapa el PROVEEDOR cuya COTIZACIÓN resulte más conveniente para LA EMPRESA,
de acuerdo con la evaluación técnica, documental y económica realizada.
1. Requisitos HSE.
d. SELECCIÓN
Será seleccionado de manera definitiva el PROVEEDOR PRESELECCIONADO que (1) haya presentado
la COTIZACIÓN más conveniente a los intereses de LA EMPRESA y (2) haya cumplido de manera
satisfactoria los requisitos de HSE antes mencionados. El PROVEEDOR PRESELECCIONADO, en este
caso será denominado PROVEEDOR FAVORECIDO.
Una vez seleccionado el PROVEEDOR FAVORECIDO, LA EMPRESA comunicará la decisión a los demás
PROVEEDORES, quienes quedarán liberados de sus compromisos adquiridos durante la INVITACIÓN,
entre los cuales, el de mantener vigente su COTIZACIÓN.
En este caso, igualmente LA EMPRESA podrá optar entre abrir un nuevo proceso de INVITACIÓN o
seleccionar, dentro de los quince (15) días calendario siguiente, a alguno otro de los PROVEEDORES.
Si éste último tampoco recibe o acepta la ORDEN DE COMPRA, de igual modo, LA EMPRESA podrá
optar entre un nuevo proceso de INVITACIÓN o seleccionar dentro de los quince (15) días calendario
siguiente a algún otro PROVEEDOR, siempre teniendo en cuenta el principio de economía y que
resulte favorable a los intereses de LA EMPRESA. Es entendido que en todos estos eventos, se
aplicarán las etapas antes mencionadas
En todos los casos en que los PROVEEDORES cuyas COTIZACIONES sean seleccionadas se nieguen a
presentar la ORDEN DE COMPRA, LA EMPRESA podrá hacer efectivo el valor de la Garantía de
Seriedad de la COTIZACIÓN.
LA EMPRESA podrá terminar el proceso de INVITACIÓN en cualquiera de sus etapas, cuando luego
de su iniciación aparezcan, incluyendo sin limitarse, circunstancias técnicas, económicas o de
mercado, de fuerza mayor, caso fortuito o una causa extraña, orden de autoridad, acto irresistible
de terceros o razones de utilidad o conveniencia pública que puedan afectar los intereses de LA
EMPRESA o impidan la continuidad del proceso. Así mismo, LA EMPRESA podrá terminar el proceso
cuando las COTIZACIONES no satisfagan los intereses o necesidades de LA EMPRESA o cuando de
efectuarse la etapa de negociación no se llegue a acuerdo alguno con el(los) PROVEEDOR(ES)
respecto a los servicios o trabajos objeto de las BASES. En general, LA EMPRESA puede por cualquier
causa terminar con el proceso de invitación, en todo caso antes de emitir la respectiva ORDEN DE
COMPRA.
El PROVEEDOR deberá presentar la COTIZACIÓN con las condiciones establecidas por LA EMPRESA
en las BASES, adicionalmente el PROVEEDOR podrá ofrecer cualquiera de las siguientes alternativas:
• Ofrecer condiciones diferentes a las establecidas en las BASES (solicitando un anticipo y/o
solicitando un plazo menor al especificado, por ejemplo) y en este caso LA EMPRESA se
reservará el derecho de aceptar las condiciones ofrecidas y podrá exigir garantías diferentes
y superiores a las establecidas en las BASES.
Es entendido y aceptado por los PROVEEDORES que la INVITACIÓN y las BASES se rigen por
las siguientes reglas, sin perjuicio de las restantes consagradas en el presente documento:
Todo PROVEEDOR deberá estudiar cuidadosamente la totalidad de las BASES, sus anexos,
planos, especificaciones y deberá informarse de todas las condiciones que de alguna manera
afectan o pudieren llegar a afectar el costo y desarrollo de los trabajos.
Cualquier omisión o interpretación por parte del PROVEEDOR al respecto, será a su propio
riesgo y no se hará concesión, ni se aceptará excusa o reclamación alguna por errores u
omisiones.
a. En caso de que las Partes no lleguen a un acuerdo sobre los precios para los servicios
o trabajos objeto de las BASES.
b. En caso de que las Partes no lleguen a un acuerdo sobre las cláusulas de la minuta
contractual para la ejecución de los servicios o trabajos objeto de las BASES, cuando
quiera que EL PROVEEDOR hubiere solicitado a LA EMPRESA la modificación de
alguna(s) de sus cláusulas.
Los costos para la preparación de la COTIZACIÓN serán por cuenta exclusiva del PROVEEDOR
y a su riesgo, razón por la cual LA EMPRESA no reconocerá suma alguna, ni efectuará
reembolso de ninguna naturaleza por tal concepto.
En caso de ser seleccionado, los costos de las primas de las pólizas de seguros serán por
cuenta del EL PROVEEDOR. Por tanto, EL PROVEEDOR al momento de preparar su Cotización
deberá incluir en sus gastos administrativos costos por concepto de pago de primas de pólizas
de seguros.
El plazo para hacer esta solicitud a LA EMPRESA será el mismo que está previsto para hacer
preguntas, el cual se señala en el cronograma de la INVITACIÓN en el numeral 5 de las BASES.
En cada solicitud de consorcio o unión temporal no podrán figurar más de dos (2) firmas
invitadas; además, el número máximo de firmas del consorcio o unión temporal será de cinco
(5). En caso de que se consorcien o conformen unión temporal firmas invitadas con firmas no
invitadas, éstas últimas deberán cumplir, como mínimo, con todos los requisitos exigidos para
acreditar su existencia y representación legal, demostración de la capacidad financiera y
demás documentos requeridos a las firmas invitadas por LA EMPRESA.
En razón a que conforme la Ley 80 de 1993, única norma que regula y define la figura del
Consorcio y Unión Temporal, las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones
derivadas de la COTIZACIÓN y de la ORDEN DE COMPRA se impondrán de acuerdo con la
participación en la ejecución de cada uno de los miembros de la Unión Temporal, para el caso
de las Uniones Temporales, adicionalmente, deberán señalar los términos y extensión de la
participación en la COTIZACIÓN y, por ende, en la ORDEN DE COMPRA y en su ejecución, los
cuales tampoco podrán ser modificados sin el consentimiento previo de LA EMPRESA.
− Los miembros del Consorcio o unión temporal deberán designar a la persona que, para
todos los efectos, representará al Consorcio o unión temporal y señalarán las reglas básicas
que regulen las relaciones entre ellos.
− Tanto el Consorcio como la Unión Temporal deberán tener una vigencia igual al término
de duración de la ORDEN DE COMPRA y un (1) año más.
3. Que tiene conocimiento y entiende las reglamentaciones que sobre este tema se
encuentran previstas en la ley colombiana.
4. Que ha estudiado las anteriores disposiciones y todas las circunstancias fácticas necesarias
para garantizar que no se incumple por EL PROVEEDOR ni sus socios, representante(s)
legal(es), directores, miembros de junta directiva lo dispuesto en la presente cláusula ni
durante la participación en la INVITACIÓN, ni en la aceptación de la ORDEN DE COMPRA o
el documento contractual que corresponda, su ejecución, liquidación o terminación ni en
ninguna otra relación que haya tenido o tenga con LA EMPRESA.
6. Que de estar incurso en una situación de conflicto de interés, o tener vínculos directos con
funcionarios o exfuncionarios de LA EMPRESA (independiente del cargo), EL PROVEEDOR
deberá reportar éste hecho previamente por escrito a la Coordinación de Compra de
Servicios de LA EMPRESA, con el fin de que su selección se sujete al riguroso procedimiento
establecido por LA EMPRESA, verificándose que la propuesta recibida consulte los mejores
intereses de LA EMPRESA por ser la mejor alternativa.
b) Recibió las aclaraciones necesarias por parte de LA EMPRESA sobre inquietudes o dudas
previamente consultadas durante el plazo establecido en este documento;
f) Conoce la localización de los sitios donde se ejecutarán las obras o se prestarán los
servicios y dentro de la COTIZACIÓN ha considerado todos los aspectos tales como, sin
limitarse, condiciones del terreno, aspectos meteorológicos, hidrológicos, sociales,
políticos, orden público, limitaciones temporales, vías de acceso, servicios públicos, etc.;
y
g) Tuvo en cuenta todo lo anterior para fijar los precios, plazos y demás aspectos de su
COTIZACIÓN.
Todas las conclusiones que con base en sus propias interpretaciones, deducciones, análisis,
etc. que obtenga el PROVEEDOR respecto de las BASES y de la ORDEN DE COMPRA,
incluyendo sus CONDICIONES GENERALES y ESPECÍFICAS, son por su exclusiva cuenta. En
Además, en el caso de que ello sea exigido por la Ley o por razones legales o en el trámite de
un proceso, EL PROVEEDOR podrá revelar la Información Confidencial, pero solamente
después de informar a LA EMPRESA de la obligación de revelarla y cooperar razonablemente
con cualquier intento de LA EMPRESA de mantener la reserva de tal Información Confidencial.
ANEXO A:
Condiciones Específicas.
ANEXO B:
Minuta de Contrato.
ANEXO C:
Carta de presentación de la Cotización.
ANEXO D:
FA-002 - Formato No. 2 Garantía de seriedad de la cotización técnica y económica
FA-002 - Formato No. 3 Organigrama
FA-002 - Formato No. 5 Desglose de precios
FA-002 - Formato No. 6 Valor de la cotización
FA-002 - Formato No. 6A Valor de los materiales
FA-002 – Formato No. 11 Preguntas
FA-002 - Formato No. 12 Experiencia del proveedor
ANEXO E:
Especificaciones técnicas.
Anexo F:
Criterios de evaluación técnica
Anexo H:
Marcación de activos eléctricos
Anexo I:
Manual de marca