GUÍA TÉCNICA GTC

COLOMBIANA 14

1995-05-10

ADMINISTRACIÓN DE LA CALIDAD Y ELEMENTOS

DEL SISTEMA DE CALIDAD. DIRECTRICES PARA
COMPRAS Y APROVISIONAMIENTOS

E: QUALITY MANAGEMENT AND QUALITY SYSTEM

ELEMENTS. GUIDELINES CONCERNING PURCHASES AND
SUPPLIES

CORRESPONDENCIA: esta guía es idéntica a la NF X 50-128

DESCRIPTORES: calidad; administración; administración

de la calidad; compras;
aprovisionamientos; relación cliente-
proveedor.

I.C.S.: 03.120.10

Editada por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC)

Apartado 14237 Bogotá, D.C. - Tel. 6078888 - Fax 2221435

Prohibida su reproducción
 PRÓLOGO

El Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación, ICONTEC, es el organismo nacional

de normalización, según el Decreto 2269 de 1993.

ICONTEC es una entidad de carácter privado, sin ánimo de lucro, cuya Misión es fundamental
para brindar soporte y desarrollo al productor y protección al consumidor. Colabora con el sector
gubernamental y apoya al sector privado del país, para lograr ventajas competitivas en los
mercados interno y externo.

La representación de todos los sectores involucrados en el proceso de Normalización Técnica

está garantizada por los Comités Técnicos y el período de Consulta Pública, este último
caracterizado por la participación del público en general.

La guía GTC 14 fue ratificada por el Consejo Directivo el 95-01-10.

Esta norma está sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto de que responda en
todo momento a las necesidades y exigencias actuales.

A continuación se relacionan las empresas que colaboraron en el estudio de esta norma a través
de su participación en el Comité Técnico 000014.

ACERÍAS PAZ DEL RÍO INCELT

ALFAN EMPAQUES FLEXIBLES S. A. INDUSTRIAL DE GASEOSAS
CENTELSA INSTITUTO COLOMBIANO DE
CICOLAC PRODUCTORES DE CEMENTO
COLMENA S.A. LICORERA DE CALDAS
COLOMBIANA DE FRENOS S.A. MINIPAK
CONFEDEGAS NESTLE
CYQUIM DE COLOMBIA PRINTER
DISTRAL S.A. PVC GERFOR S.A.
E.W. SAYBOLT RALCO S.A.
FACOMEC SENA
FIBERGLAS SIKA ANDINA S.A.
GAS NATURAL TECNI-INTEGRAL
GROUP SCHNEIDER TUBOTEL
HOESCHT COLOMBIANA S.A. XEROX DE COLOMBIA S.A.

ICONTEC cuenta con un Centro de Información que pone a disposición de los interesados
normas internacionales, regionales y nacionales.

DIRECCIÓN DE NORMALIZACIÓN
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ADMINISTRACIÓN DE LA CALIDAD Y ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CALIDAD.

DIRECTRICES PARA COMPRAS Y APROVISIONAMIENTOS

1. OBJETO

Este documento es una guía para uso por parte de la empresa que desea obtener y asegurar la
calidad en la compra y suministro de provisiones con el fin de lograr y mantener la calidad de sus
propios productos y/o servicios.

La guía presenta:

- La política de compras/suministros y la ubicación de la función compras/suministro

en el sistema de calidad de la empresa

- Los principios generales relativos a la evaluación y a la validación de las

necesidades, de los productos y/o servicios adquiridos

- La naturaleza de los procesos de compras y suministros y las disposiciones para

obtener la calidad en cada uno de ellos

- La definición y la puesta en práctica de indicadores para la administración de la

función de compras y suministros

- Los elementos generales respecto al conocimiento, el tacto y el bienestar del

comprador.

2. CAMPO DE APLICACIÓN

Esta guía involucra todos los sectores encargados de las actividades de compras y suministros.
Así mismo, establece las directrices y requisitos para

- las actividades de administración de compras y suministros

- las actividades de la empresa que ejercen influencia sobre las posibilidades

operacionales del comprador

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- las interrelaciones necesarias que obligan al proveedor y al usuario a especificar,

las necesidades de precisión respecto a la calidad de los productos y/o servicios
comprados y sobre las fluctuaciones de la demanda con el fin de responder a las
necesidades de los clientes internos o externos de la empresa.

Esta guía incluye el aspecto logístico relacionado con la compra.

Es responsabilidad del personal relacionado con la función de compras adaptar y definir las
metodologías prácticas de aplicación de esta guía, de acuerdo con la situación propia de la
empresa y apoyándose, si es necesario, en los documentos legislativos necesarios.

3. REFERENCIAS

NTC-ISO 8402: Administración de la calidad y Aseguramiento de la calidad - Vocabulario.

NTC-ISO 9001: Sistemas de calidad. Modelo de aseguramiento de la calidad en diseño,

desarrollo, producción, instalación y servicio posventa.

NTC-ISO 9002: Sistemas de calidad. Modelo de aseguramiento de la calidad en producción,

instalación y servicio posventa.

NTC-ISO 9003: Sistemas de calidad. Modelo de aseguramiento de la calidad en inspección y

ensayos finales.

NTC-ISO 9004-1 Administración de la calidad y elementos del sistema de calidad. Directrices.

NTC-ISO 10011-1: Directrices para la auditoría de sistemas de calidad. Parte 1. Auditoría.

GTC 12 Guía para la elaboración de un pliego de condiciones funcional (expresión funcional de

la necesidad).

GTC 15: Administración de la calidad. Recomendaciones para obtener y asegurar la calidad en el

diseño.

GTC 19: Relaciones clientes - proveedores. Cuestionario tipo de evaluación preliminar de un

proveedor.

NF X 50-160: Gestion de la Qualité - Guide pour L'établissement d'un Manuel Qualité.

NF X 50-300: Organisation et Gestion de la Production Industrielle - Sous - Traitance Industrielle -

Vocabulaire.

NF X 50-310: Organisation et Gestion de la Production Industrielle - Concept Fondamentaux de la

Gestion de Production - Définitions.

NF X 60-012: Terms et Definitions des Éléments Constitutifs et de Leurs Approvisionnements

pour les Biens Durables.

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4. DEFINICIONES

Las definiciones dadas en la norma NTC-ISO 8402 se aplican en esta guía, así como la siguiente:

Función de compras y suministros:

Actividades desarrolladas dentro del ciclo de calidad del producto con el objeto de poner a
disposición de la empresa los recursos necesarios para la actividad de ésta, de acuerdo con sus
diferentes necesidades.

Nota. Como comprador es conveniente participar en la definición de los suministros y cerciorarse de:

- La definición de una estrategia de la empresa con respecto al mercado del proveedor

- La preparación, la negociación, la aprobación y la administración de contratos de compras, órdenes y

ofertas

- La supervisión de la ejecución satisfactoria de los contratos

- El arreglo de las discrepancias.

Como proveedor conviene cerciorarse de:

- La programación de las necesidades de entrega y de las existencias, dentro del marco de la

planificación general de las actividades de la empresa

- La administración de materiales y de entregas y existencias de productos comprados

La función de compras y suministros está integrada por estas dos funciones

Las compras y suministros forman parte del sistema de calidad de la empresa.

5. GENERALIDADES

5.1 LA EMPRESA Y SU ENTORNO

La actividad de la empresa tiene como objetivo el satisfacer las exigencias del mercado, a la vez
que obtiene un resultado que le permita su propio desarrollo.

Entre tales exigencias, las que se relacionan con el desempeño, los plazos y los precios no se
pueden satisfacer sin un dominio de las compras y suministros necesarios para la entrega de los
productos y/o servicios de la empresa.

Las compras y suministros representan frecuentemente para la empresa los principales

elementos de costo y ejercen, en consecuencia, una gran influencia sobre sus resultados en la
medida en que las mejores compras sean verdaderamente el primer medio para asegurar la
ganancia de la empresa.

Puesto que la empresa es responsable de los suministros ordenados para sus clientes y
usuarios, la acción de ésta con respecto a la calidad se extiende hacia sus propios proveedores.

Conviene además que la empresa prevea, evalúe y administre los riesgos en el campo de las
compras y suministros, tal como lo hace en las otras actividades necesarias para su
funcionamiento.
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Una administración eficaz del subsistema de administración de compras y suministros da a la

empresa y a sus clientes la confianza en la organización y el dominio en el proceso de compras y
suministros. Dicha administración permite un desarrollo coherente de las actividades internas y
externas de la empresa.

5.2 LA FUNCIÓN COMPRAS/SUMINISTROS Y SUS RESPONSABILIDADES

La función compras y suministros interviene en la elaboración de la política general y en la

ejecución de las estrategias de la empresa. Al asegurar una administración eficaz de los recursos
externos, esta función contribuye al mejoramiento de la competitividad de la empresa.

La función de compras/suministros se halla en el campo obligatorio de las relaciones

contractuales que se relacionan con la adquisición de los productos y servicios que son
necesarios para la vida de la empresa.

Para los solicitantes (clientes internos), ésta función permite ejecutar las estrategias de la
empresa mediante la aplicación de técnicas apropiadas. Con relación a los proveedores, la
función compras/suministros se apoya sobre el respeto al código de ética definido con base en
las políticas de la empresa.

Las responsabilidades del comprador consisten principalmente en asegurar que el producto y/o
servicio comprado cumpla las exigencias especificadas, lo cual conlleva, entre otras, las
siguientes acciones:

- Participar en la expresión de la necesidad

- Identificar y controlar los riesgos de las compras/suministros

- Negociar con los proveedores

- Redactar los acuerdos en términos únicos

- Establecer relaciones con los proveedores: comunes (corto, mediano plazo), de

sociedad (mediano, largo plazo)

- Desarrollar las fuentes de compras/suministros mediante la búsqueda y selección

de los proveedores y de los productos y participar en la calificación de los mismos

- Asociar la asistencia técnica con toda idea o acción que pueda contribuir a mejorar
el desempeño de los productos o servicios comprados

- Promover en los proveedores un espíritu de competitividad creativa

- Ejecutar las propuestas de proveedores, así como sus sugerencias para reducir
costos o mejorar el desempeño

- Informar a los encargados de otros subsistemas de administración de la empresa

sobre modificaciones de toda índole (técnica, económica, reglamentaria, etc.) que
tengan influencia sobre el entorno

- Resolver, de acuerdo con su ingerencia, los problemas y los desacuerdos que

puedan surgir con los proveedores.

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GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 14

5.3 RELACIONES CLIENTES/PROVEEDORES

Un código ético común y reconocido para las dos partes debe regir las relaciones
cliente/proveedor, así como la posible suspensión de relaciones. La selección del tipo de relación
establecida entre las dos partes, común o de sociedad, debe ser explícita.

5.3.1 Relaciones comunes

Estas relaciones llevan, a mediano o a largo plazo, a la satisfacción de las necesidades

puntuales de la empresa, las cuales están caracterizadas normalmente por niveles de
conformidad, cantidades, plazos y precios, a partir de los datos que provienen de proveedores en
competencia.

Molestias técnicas o económicas, ocasionadas, por ejemplo por la productividad, el desempeño

de productos y/o servicios o por la necesidad de innovación, pueden llegar a modificar
notoriamente este tipo de relaciones y hacer necesario el buscar una colaboración más estrecha
entre cliente y proveedores.

5.3.2 Relaciones de sociedad

Estas relaciones estables y profundas se fundamentan sobre una voluntad recíproca de

compromiso formal para las dos partes con el objeto de optimizar sus intereses comunes y
asegurar su desarrollo mutuo a mediano y a largo plazo.

Tal tipo de relación exige el respeto a la identidad de cada uno, la transparencia y un clima de
total confianza respecto a la meta y al entorno del producto y/o servicio implicado.

La formalización de las cláusulas de la sociedad se deben realizar mediante una declaración de

intención o mediante una carta cuyo objeto se refiere por ejemplo a:

- Los niveles de desempeño del suministro (respecto a las especificaciones o a los

resultados esperados. . . )

- Los tipos de producción que imponen un gran dominio logístico (organización

acertada, a tiempo)

- Los elementos relativos a los servicios relacionados con el suministro.

- La transparencia o la competitividad de los precios

- Las innovaciones o el desarrollo de nuevas relaciones comerciales

- Las interacciones y las comunicaciones.

La aplicación de las relaciones de sociedad, mediante la celebración de un contrato, puede incluir

acuerdos tales como la repartición de riesgos y la repartición de ganancias.

La empresa que es capaz de satisfacer estas expectativas no se debe considerar como

proveedor tradicional. Es conveniente cuidar con más énfasis la salud de este tipo de sociedad.

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5.4 TIPOLOGÍA DE LAS COMPRAS

Para asegurar un mejor dominio de los procesos, las compras se deben clasificar en función de
los criterios pertinentes, de acuerdo con la naturaleza de los productos y/o servicios implicados.
Con el objeto de establecer esta tipología, es conveniente tener en cuenta los riesgos
relacionados con

- las actividades de la empresa

- la posición estratégica del producto y/o del servicio

- la complejidad técnica del producto y/o del servicio

- la complejidad de las relaciones comerciales.

Tipología de las compras

TIPO DE COMPRAS ACTIVIDADES IMPLICADAS

MATERIAS PRIMAS TRANSFORMACIÓN PRODUCCIÓN

COMPONENTES ENSAMBLES(series grandes y medianas)

PROYECTOS Y PEQUEÑAS SERIES

SUBCONTRATOS

EMBALAJE Y MATERIA PRIMA AUXILIAR Y

CONSUMIBLE

MANTENIMIENTO (Materiales, servicios, etc.)

SOFTWARE

ASESORIAS (SERVICIOS INTELECTUALES) TODAS

SERVICIOS (Servicios generales, publicidad, arriendo,

personal interno,.etc.)

TRANSPORTE

COMPRA PARA REVENTA

INVERSIONES (ingeniería, equipo, construcción)

PRODUCTOS PARA ALMACENAMIENTO Y COMERCIO AL POR MAYOR Y AL DETAL

DISTRIBUCIÓN

Bien sea que se trate de compras nacionales o de compras internacionales, la problemática es la

misma, aunque conviene tener en cuenta la diversidad de legislaciones, reglamentaciones y usos
que se deben cumplir.

6. EVALUACIÓN Y VALIDACIÓN DE LAS NECESIDADES

Las buenas compras solo se pueden realizar en la medida en que haya conocimiento preciso de
las necesidades internas y un perfecto conocimiento de los medios disponibles, especialmente en
lo que tiene que ver con el mercado y el capital de trabajo de la empresa.
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6.1 ANÁLISIS DE LAS NECESIDADES INTERNAS

El subsistema compras/suministros tiene como función el analizar cuáles son las necesidades
expresas o implícitas de los clientes internos o externos (personas que ordenan, usuarios) e
identificar, entre otros,

- los desempeños requeridos

- las cantidades consumidas y provisionales

- los plazos deseados

- los costos generados

- los subsidios asociados, esperados

- Las obligaciones internas de suministro que se tendrán en cuenta y las

condiciones económicas que se integrarán.

Esta identificación se facilita con el conocimiento de los productos y la comprensión de su uso,

las necesidades de prevención (cualitativas y cuantitativas), así como la administración de los
flujos y la confiabilidad de la información.

Con este fin, es necesario ubicar el análisis de las necesidades en la estrategia de compras o en
la estrategia de la empresa.

6.2 MERCADEO DE COMPRAS

La practica del mercadeo de compras consiste en establecer la demanda teniendo en cuenta la

oferta, los medios y las soluciones de que se dispone en cada situación:

Con el fin de calcular si el mercado está en condiciones de satisfacer la necesidad, es

conveniente:

- Evaluar, completar y volver a actualizar permanentemente los conocimientos del

mercado

- Evaluar la disponibilidad del mercado teniendo en cuenta el desempeño técnico,

las cantidades, los plazos y los costos requeridos

- Evaluar las condiciones económicas de recepción, inspección, uso y disposición

mediante la actualización de ficheros sobre artículos y proveedores. El costo
global del suministro está constituido por el numero de gastos que contrae la
empresa hasta el momento en el cual el cliente usa el suministro e incluye
elementos externos y elementos internos tales como

- precios de compra

- costos de prevención

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- costos de control

- costos de no calidad ocasionados por fallas

- desviaciones de producción

- costos de ejecución

- costos de mantenimiento

- costos de almacenamiento

- costos de disposición.

- Verificar la adaptación entre las prestaciones que se requieren y el "saber hacer"

de los proveedores

- Efectuar una evaluación previa de los proveedores (véase GTC 19) en función de
los datos referentes tanto a la identificación de las empresas como a la
identificación de las actividades, a las calificaciones y certificaciones eventuales,
las cuales se conceden luego de las auditorías realizadas a los proveedores o
después del análisis de los balances.

6.3 LA EXPRESIÓN DE LA NECESIDAD

La expresión de la necesidad debe ser los más completa posible, de modo que incluya
exigencias precisas del usuario con respecto al aseguramiento de la calidad, o lo más abierta
posible para aprovechar las facultades creativas de los proveedores que podrán de este modo
entregar ofertas mejor adaptadas.

La expresión de la necesidad debe tener en cuenta el desempeño esperado, el precio a pagar, el

plazo dado y las condiciones de entrega. Este conjunto constituye un parámetro esencial de
competitividad para el comprador.

Con el fin de facilitar la expresión de la necesidad, la aplicación del análisis funcional permite:

- Definir con precisión las funciones esperadas del producto y/o servicio, o de uno
de sus componentes, expresados exclusivamente en términos de finalidades o de
utilidad

- Calificar y cuantificar tales funciones mediante criterios de apreciación objetivos.

El cuaderno funcional de condiciones (GTC 12) que expresa las exigencias en términos de
resultados y no de medios, constituye el fin de la formulación de la necesidad y permite elaborar
el informe de características requeridas por el comprador.

Las consultas con base en este documento permiten obtener propuestas para la obtención de un
producto y/o servicio más adecuado, con el fin de presentar las propiedades y las características
deseadas a un costo mínimo que satisfaga las condiciones previstas.

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GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 14

El comprador debe precisar en el análisis funcional, entre otros, los siguientes elementos:

- Los objetivos a alcanzar

- El ambiente o entorno de la compra

- El alcance de las relaciones con los proveedores

- Los plazos concedidos.

6.4 CONSULTA DE PROVEEDORES

Es necesario poner los proveedores a competir, de tal forma que propongan diferentes
soluciones para satisfacer las necesidades expresadas. Un estudio de tales soluciones en
términos técnico-económicos debe desarrollarse para seleccionar a los proveedores en cada
caso.

6.4.1 Procedimientos de consulta de proveedores

La consulta de los proveedores se debe regir por procedimientos internos documentados que
incluyan especialmente las disposiciones relativas a:

- La consulta de uno o varios proveedores

- Las licitaciones cerradas

- Las licitaciones abiertas

- Las licitaciones a cotizar.

6.4.2 Selección de propuestas recibidas

El mecanismo de selección de las propuestas recibidas se debe someter a procedimientos

internos documentados que incluyan, entre otros:

- Cómo está compuesto el grupo que decide

- Los criterios de admisión de ofertas

- Los métodos de análisis de ofertas

- Los métodos de comparación de ofertas

- Los métodos de toma de decisión y aprobación de ofertas.

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7. EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES

7.1 EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

La evaluación de proveedores es un examen sistemático en un momento dado para determinar

hasta qué grado el proveedor es capaz de satisfacer las exigencias especificadas.

Tal evaluación tiene como objeto buscar, apreciar e incrementar la confianza del comprador en la
capacidad de sus proveedores de satisfacer sus necesidades mediante el registro, calificación o
certificación de los elementos del sistema de calidad de la empresa.

La evaluación concierne tanto a proveedores potenciales como a proveedores ya existentes.

La evaluación de proveedores se puede referir a la totalidad o a parte de su sistema, bien sea

que se trate de elementos financieros o de elementos técnicos, en función de las necesidades
expresadas por los clientes internos ante el comprador.

Esta evaluación se debe hacer con el respeto de un código de ética ya establecido que incluya
especialmente deberes y responsabilidades, discreción, propiedad industrial e intelectual,
confidencialidad, franqueza, transparencia.

7.1.1 Evaluación comercial y financiera

Esta evaluación se efectúa enumerando los elementos que permiten que el comprador se haga
una idea de la capacidad del proveedor para soportar los cambios en la situación económica, así
como de la capacidad para resolver los aspectos relacionados con la comercialización. Esta
evaluación se relaciona con:

- La identificación de la empresa: Razón social, status jurídico, filiaciones, vínculos

entre sociedades, accionistas, estructura del balance, capital, actividades,
profesionalismo de los principales directivos, distribución de responsabilidades,
ambiente social, información interna, entrenamiento y rotación del personal

- La estrategia del proveedor frente al mercado relacionado con la compra:

conocimiento del mercado del cliente, programación de actividades, innovaciones,
ejes de desarrollo, apoyo sobre centros tecnológicos regionales o internacionales,
renovación de la clientela, posición frente a la competencia

- La política comercial: prioridades comerciales, redes de distribución,

profesionalismo de los equipos comerciales y/o técnico-comerciales, precios,
actitud al negociar, muestreo, rapidez de reacción

- La capacidad del proveedor para cumplir con sus compromisos: tasas de

gravamen, capacidad de inversión, importancia y naturaleza de los puntos de
discrepancia, acatamiento de los plazos, precios, desempeños, contenido y
aplicación de garantías, capacidad de mantenimiento.

7.1.2 Evaluación del sistema de calidad

Debe haber un acuerdo sobre las exigencias de aseguramiento de la calidad que incumban al
proveedor. Este acuerdo se puede fundamentar sobre uno de los siguientes elementos o sobre
una combinación de los mismos:

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- Confianza en el sistema de calidad del proveedor

- Implementación de un sistema de calidad, tal como lo especifique el comprador o

normalizado (véase NTC-ISO 9001,9002, ó 9003)

- Entrega de datos específicos de control o de ensayos o de registros relativos al

control de los procesos

- Inspecciones/ensayos al 100 % que realizará el proveedor

- Inspecciones/ensayos de aceptación de lotes por muestreo realizados por el

proveedor.

Si no hay especificaciones de aseguramiento de la calidad, el comprador confía en las

inspecciones, la recepción y la selección efectuada bajo su responsabilidad.

La selección y la aplicación de un modelo para asegurar la calidad apropiada para un tipo de

producto y/o servicio dado deben generar beneficios tanto para el comprador como para el
proveedor. El análisis de riesgos, costos y beneficios para las dos partes determina la extensión y
la naturaleza de la información necesaria, así como las disposiciones que cada parte tiene la
obligación de implementar para asegurar la obtención de la calidad que se pretende.

El tener un modelo para asegurar la calidad (NTC-ISO 9001, NTC-ISO 9002, NTC-ISO 9003)
facilita la evaluación de todos los proveedores existentes o potenciales. Las necesidades de
aseguramiento se deben acomodar a las necesidades relativas a la actividad del comprador.

Las conclusiones de las auditorías de calidad (NTC-ISO 10011-1), formalizadas en un informe de

auditoría, constituyen elementos fundamentales de administración para alcanzar los objetivos
que se ha fijado la empresa. Tales conclusiones se sacan de cuestionarios que el proveedor
completa, de listas tipo de verificaciones, del análisis documental (referencias, argumentos, etc.).

La administración de las conclusiones de auditorías de calidad debe facilitarle al comprador la

localización de ficheros de evaluación de proveedores que reúnan todos los datos necesarios.
El que un proveedor presente un certificado con validez vigente de su sistema de calidad, que
procede de una tercera parte o de un tercer organismo reconocido, puede constituir una base
para evaluar el sistema de calidad del proveedor.

7.1.3 Evaluación técnica

Una vez se expresan en términos de requisitos las disposiciones descritas en los modelos para el
aseguramiento de la calidad, el comprador puede desear verificar, para productos y/o servicios
específicos, como se seleccionan o se adaptan los medios técnicos para obtener las
características y las propiedades requeridas.

Por lo general el personal técnico es el encargado de suministrar los resultados de esta

evaluación. Estos últimos conciernen, además de los elementos del procedimiento de realización
y de inspección del producto y/o servicio comprado, a las capacidades de producción, al grupo de
locales, las superficies, los medios de manejo, producción, e inspección, la competencia técnica
de los equipos de producción.

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7.2 SELECCIÓN DE PROVEEDORES

Esta se realiza en función de los resultados de la evaluación y de las herramientas de decisión

adecuadas. La selección la efectúan, preferiblemente, personas diferentes a las que presentan
los resultados de la evaluación.

El comprador debe seleccionar a sus proveedores con base en la capacidad de éstos para
satisfacer las exigencias del contrato, las cuales incluyen exigencias relativas a la calidad. El
objetivo, método y alcance de la selección debe depender del tipo de producto y/o servicio
comprado y, cuando haya lugar, de los requisitos relativos a la capacidad y al desempeño de los
proveedores ya mencionados.

Los métodos para establecer esta capacidad pueden cubrir combinaciones de los siguientes
elementos:

- Estudio en el sitio y evaluación de la capacidad del proveedor y/o de su sistema de

calidad

- Evaluación de muestras de productos o de ensayos de servicios

- Experiencias relativas a suministros similares

- Resultados de ensayos relativos a suministros similares

- Experiencia difundida por otros usuarios.

Se pueden adaptar los criterios de selección de los proveedores según la naturaleza del producto
y/o servicio comprador (por ejemplo sobre el catálogo, sobre la especificación, etc.).

8. EVALUACIÓN DEL SUMINISTRO

Sea cual sea el suministro, la evaluación de éste consiste en apreciar su capacidad de satisfacer
las necesidades definidas según un pliego de condiciones o un conjunto de especificaciones.
Tales necesidades, negociadas técnica o económicamente, deben ser objeto de un pedido o de
un contrato.
Esta evaluación tiene por objeto asegurar, para el suministro interno, que el suministro adquirido
se ajusta a sus exigencias y que, en caso de falla, se tomarán acciones correctivas.

El cliente externo puede exigir tal evaluación, la cual puede constituir un medio para respetar la
conformidad del producto y/o servicio esperado de acuerdo a sus exigencias.

Los usuarios, los servicios internos o terceros organismos que poseen todos los datos del
contrato necesarios para la evaluación, pueden realizar la evaluación del suministro.

El nivel de evaluación posiblemente se fija de modo contractual mediante los términos del pedido.
Obsérvese que es necesaria un coherencia entre las exigencias frente a los suministros y los
niveles de riesgo aceptados por sus usuarios. Los niveles de evaluación se deben adaptar a cada
actividad en función de los suministros, el tipo de clientela, el modo de distribución, transporte,
etc.

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8.1 MÉTODOS Y MEDIOS DE INSPECCIÓN

Las acciones de inspección del suministro pueden incluir

- análisis

- ensayos

- inspecciones de conformidad

- ensayos destructivos.

- pruebas de funcionamiento. . .

y pueden terminar en

- reparación, retoque o acondicionamientos

- aceptaciones por derogación, etc.

Los suministros bajo control se deben identificar como tales.

Las acciones de control implican la elaboración de un plan de inspección que estipule, entre
otros, los aspectos particulares que se verificarán, las personas, los servicios u organizaciones
habilitados, las frecuencias de inspección, los plazos que se observarán, los criterios de
aceptación, las posibles acciones correctivas que se tomarán y la documentación.

El plan de inspección se puede ejecutar mediante tres modelos de aseguramiento de la calidad,

bien se trate de la inspección y los ensayos finales (NTC-ISO 9003), en la producción, instalación
y servicio posventa (NTC-ISO 9002) o desde el diseño hasta el servicio posventa (NTC-ISO 9001).

Los medios de inspección, ya sean del cliente o pertenezcan a terceros, deben ser objeto de
acuerdos con el proveedor, tanto en su naturaleza como en su utilización, con el fin de facilitar las
interpretaciones y convenir métodos de verificación y contraste.

La expresión de los resultados de la evaluación prevista en el pedido puede aparecer bajo la

forma de

- declaración de conformidad

- certificado de conformidad

- acta de ensayos

- certificado de análisis

- informe de inspección .

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GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 14

Es conveniente aceptar los métodos, los medios y la expresión de los resultados de la evaluación
de acuerdo con el tipo de compra considerada.

8.2 TRATAMIENTO DE LAS NO CONFORMIDADES

Se debe prever en el contrato el tratamiento de las no conformidades.

Es necesario identificar los productos y/o servicios que no cumplen y segregarlos antes de que
se tomen las acciones correctivas o las decisiones de reparación o reproceso para lograr la
conformidad, derogación o desecho.

Si es necesario, se adicionará una acta al contrato.

8.3 ESTABILIDAD Y EVOLUCIÓN DE LOS SUMINISTROS

Ya sea que la adquisición de los suministros se haga intermitentemente o mediante contrato a

largo plazo, es importante realizar periódicamente un examen completo de las características
esperadas para los suministros y efectuar una actualización del plan de inspección
correspondiente.

Es necesario tener en cuenta el encadenamiento de las transformaciones, la actualización de los

documentos (especificaciones, planes, nuevas exigencias en los resultados, derogaciones,
índices, etc.) y prever posiblemente un nuevo procedimiento para evaluar la conformidad de los
materiales.

8.4 RESPONSABILIDADES PARA EL SUMINISTRO

Cualesquiera que sean los métodos de evaluación y la expresión de los resultados, la

responsabilidad del proveedor con el suministro queda sometida a la legislación vigente.

9. CONDUCCIÓN DEL ACTO DE COMPRA

9.1 TOMA DE LA EXPRESIÓN DE LA NECESIDAD

Es conveniente cerciorarse que la necesidad del usuario, expresada perfectamente al interior de

la empresa, sea transmitida al proveedor sin duda alguna por las partes involucradas. Si es
necesario, se deben consultar todas las personas implicadas con el fin de facilitar la expresión de
tal necesidad.
Pueden existir diferentes formas de expresar una sola necesidad, por lo cual será necesario
conocer sus equivalencias para poder así efectuar las conversiones más apropiadas y unificar
dicha necesidad.

Tales diferencias de expresión pueden provenir de usos, costumbres o de hábitos inherentes:

- En los países (idiomas que se practican, unidades de medidas, etc.)

- En los sectores industriales y/o técnicos (lenguaje, unidades de medida,

especificaciones técnicas, códigos de uso, etc.)

- En las empresas (lenguaje, historial, etc.)

- En las personas (función, cultura, etc.)

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GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 14

9.2 NEGOCIACIÓN

Después de las consultas o de las licitaciones, y después de un examen detenido de éstas, se

debe comenzar una fase de negociación con el fin de seleccionar a los proveedores con base en
la evaluación del suministro.

Durante esta fase es conveniente cerciorarse de que el proveedor estará en capacidad de

respetar todas las cláusulas del acuerdo.

Para obtener y asegurar la calidad de las compras/suministros, se recomienda no pasar por alto
los elementos que pueden dar origen a litigios o generar incertidumbre, incomprensión o
desacuerdo. La confianza debe regular todas las negociaciones con los proveedores.

Modificaciones posteriores pueden llevar a negociar actas adicionales (cambios en los términos
del pedido/contrato).

9.3 REDACCIÓN DEL ACUERDO (PEDIDO/CONTRATO)

Aunque la formalización del acto de comprar no tenga un carácter obligatorio (las dos partes
pueden celebrar un compromiso oral o por teléfono, lo cual implica un valor total de compromiso
y un valor jurídico absoluto), se recomienda, con el fin de constituir una evidencia en lo que
respecta a la calidad, que se elabore un documento que estipule los datos de la compra.

El examen y la decisión de tener en cuenta ciertos datos del acuerdo se deben realizar de modo
consciente y con conocimiento de causa.

En función de la naturaleza de la compra, los documentos de compra, sea cual sea el soporte,
deben contener datos que se relacionen, en todo o en parte, con la lista no exhaustiva que se
menciona a continuación:

- Fecha

- Número de documento

- Paginación del documento

- Objeto del acuerdo: tipo, modelo, clase o cualquier otra identificación precisa;
referencias a licitación, referencias a compromisos anteriores, referencias a
muestras, código (codificación interna), referencia del proveedor, etc.)

- Contratantes: nombres de los encargados de la elaboración del pedido,

direcciones completas, nombres de los firmantes, nombres de los representantes

- Demoras de las diferentes fases de ejecución del acuerdo: suministro de

documentos de disposiciones, de despacho, de embarque, de entrega, de puesta
en servicio

- Cantidades

- Precios, incluyendo el precio unitario (catálogo, CIF, FOB, neto), la naturaleza del
precio (cerrado, que se pueda revisar, formula de revisión, actualizable, ajustable),
recargos (precisando las condiciones), infravaloraciones (precisando las
condiciones), importe (múltiples precios de cantidades), importe total del contrato,

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GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 14

unidad monetaria, paridad monetaria (tasa de conversión enumerada en la lista),

régimen de impuestos (IVA, diversos impuestos, tasas)

- Reglamentos financieros: métodos, términos, condiciones, organismos

financieros, anticipos, adelantos

- Cláusulas de confidencialidad

- Sitios y posibles modificaciones de sitios de ejecución (producción, montaje,

inspección), de disposiciones, de despacho, de paso, de entrega, de puesta en
servicio

- Suministro de documentos: documentos jurídicos, aduaneros, financieros,

especificaciones, planos, diseños, instrucciones de control y otros datos técnicos
con los títulos, números, sumas o cualquier otra identificación formal

- Idiomas utilizados para la redacción de los documentos, para las relaciones y las
comunicaciones
- Acondicionamiento: embalaje, presentación, condiciones técnicas, embalaje
perdido, embalaje consignado, paletización (plan de paletización, paletas
perdidas, paletas consignadas)

- Unidades: de necesidad, de producción, de acondicionamiento, de entrega, de

almacenamiento, de facturación

- Recepción: provisional, en período de prueba, definitiva, con inspecciones

cuantitativas, cualitativas, administrativas

- Inspección: tipo (destructivo, no destructivo), condiciones, responsabilidades

(proveedor, cliente, terceros organismos), normas de referencia, informes de
inspección (medidas), certificados de conformidad, listos para imprimir

- Transporte: medios, transportadores, lugares de paso

- Términos del Código de Comercio

- Aduana: requisitos de operaciones aduaneras, oficinas de aduana utilizadas,

lugares de tránsito

- Direcciones: de entrega, de facturación, de transmisión de documentos, de

devolución de documentos, de transmisión de información

- Acuses de recibo y/o confirmación de acuerdo y, más generalmente, el modo de

publicación de los acuerdos emitidos

- Actas adicionales (modificaciones posteriores)

- Garantías: de medios, de resultados, de desempeños, de adaptación técnica, de

defectos ocultos, de responsabilidad por defectos en el producto (seguridad)

- Cumplimiento con normas y con la legislación en vigor de los países de destino o

de tránsito (con los títulos, los números y las ediciones de los documentos)

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GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 14

- Cumplimiento con las exigencias del usuario, incluyendo la metodología de

inserción de las exigencias en materia de aseguramiento de la calidad

- Propiedad y riesgos: transferencia de propiedad, transferencia de riesgos,

reservas de propiedad, propiedad industrial, propiedad intelectual, patentes

- Seguros

- Acceso a los establecimientos relacionados con los reglamentos internos de

seguridad

- Entrenamiento, asesoría técnica

- Penalizaciones o bonificaciones debido a moras, resultados, garantías

- Mantenimiento preventivo y correctivo, incluyendo si se da el caso, piezas

desprendibles que son necesarias para el mantenimiento, así como suministros
para construir las existencias iniciales y la administración de las mismas

- Tratamiento de los desperdicios

- Resolución del acuerdo, anulación de la venta, condiciones de reembolso de

sumas ya abonadas

- Condiciones especiales de compra (referencias al derecho aplicable a la

jurisprudencia)

- Nombramiento de peritos y de árbitros

- Firmas, delegación de representación y/o de compromiso de la empresa

(necesidad imperiosa de una verificación que asegure que el documento expedido
es válido)

- Etc.

Las dos partes deben examinar y aprobar los documentos de compra antes de divulgarlos, para
satisfacer las exigencias especificadas.

9.4 REDACCIÓN DE LAS CLÁUSULAS DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD

Durante la celebración del acuerdo (pedido o contrato) las disposiciones previamente negociadas
se deben precisar de modo imperativo. Estas pueden tratar de certificación de la empresa, de un
producto y/o un servicio, una hoja de especificaciones, una relación de las normas por aplicar,
etc. Además, las cláusulas específicas de aseguramiento de la calidad pueden expresar de modo
contractual las exigencias del comprador.

Las cláusulas de aseguramiento de calidad pueden incluir

- un plan de aseguramiento de la calidad

- la lista de operaciones de fabricación y de control

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GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 14

- controles pedidos por el cliente (interno, externo)

- el plan de control

- controles llevados conjuntamente

- la documentación de calidad requerida por el cliente

- actas de ensayos y/o de inspección

- un procedimiento para tratar las no conformidades.

La evaluación de riesgos inherentes a los productos y/o al servicio y al uso de éste en las
condiciones que se ajusten a su empleo, deben guiar la selección de las cláusulas de
aseguramiento de la calidad.

9.5 ASPECTOS JURÍDICOS DE LA COMPRA

El acto de compra compromete jurídicamente a la empresa. Con el objeto de minimizar los

riesgos puede ser útil recurrir a un jurista competente en el campo implicado.

Se debe dar precisión durante la redacción del acuerdo con el fin de evitar litigios que puedan
conllevar sobrecostos que ambas partes tendrán que sufragar.

Respetar las recomendaciones contenidas en esta guía para la redacción del acuerdo constituye
una base para desarrollar las acciones necesarias que dan confianza apropiada al acto de
compra. En caso de litigio o de juicio por parte de una instancia exterior, es vital la validación de
la buena fe (lo que los contratantes han deseado más profundamente). Precisamente porque un
compromiso oral en el marco de la legislación y con la fuerza de la formalización impartida tiende
a evitar litigios.

En caso de litigio se debe dar preferencia a un arreglo amistoso, a la vez que se reserva la
posibilidad de nombrar peritos aceptados por las partes, o árbitros peritos. Hasta el final de la
negociación del arreglo amistoso, el comprador es dueño de las decisiones aun cuando esté
obligado a someterse a las decisiones del árbitro. A partir del recurso de los tribunales el
expediente escapa del comprador y las decisiones ya no le incumben, salvo la transacción.
Para evitar cualquier litigio en caso de apelación a la justicia, es indispensable precisar las
cláusulas del derecho aplicable y nombrar el tribunal competente y el lugar de su asiento.

9.6 MODIFICACIONES INTERNAS

La circulación interna de información y comunicación con respecto a los acuerdos se debe

establecer según las necesidades y las prácticas de la empresa. Ésta debe favorecer la rapidez
en el flujo de documentos y en la toma de decisiones.

9.7 MODIFICACIONES EXTERNAS

El conjunto de las acciones desarrolladas o generadas después del establecimiento del acuerdo
para tratar de que la otra parte respete las condiciones contractuales, según el último documento
aceptado por las partes, se debe aceptar como una operación excepcional. Con el fin de aliviar el
hecho de que haya información insuficiente de parte del proveedor hacia su cliente, el comprador
debe favorecer la modificación preventiva respecto a la modificación correctiva, con el fin de
evitar conflictos que arriesgarían el respeto a los compromisos contractuales.

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GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 14

Cada etapa de la ejecución del acuerdo puede ser objeto de reactivación: el acuse de recibo, la
confirmación del acuerdo, la expedición de documentos técnicos, los planos, la actualización o la
entrega del productos y/o servicios.

El comprador debe estar en capacidad de determinar la forma de reactivación que va a utilizar.

Esta última puede ser verbal, escrita (impresión estándar, copia del acuerdo, fax, telecopia,
soporte informático), una visita al proveedor, un seguimiento en la fábrica, un seguimiento al
subcontratista, etc.

Esta medida excepcional se debe reemplazar de modo ventajoso mediante la ejecución de un

seguimiento previsto en las cláusulas y que involucran las principales etapas del desarrollo del
contrato.

9.8 DISPOSICIONES RELATIVAS AL TRATAMIENTO DE DISCREPANCIAS

RELACIONADAS CON LA CALIDAD

Se deben establecer procedimientos para facilitar el tratamiento de las discrepancias relativas a

la calidad con los proveedores. Las disposiciones deben regir el tratamiento de asuntos
corrientes o excepcionales.

Un aspecto muy importante de tales procedimientos se relaciona con las disposiciones para
mejorar los canales de comunicación entre el comprador y el proveedor en los factores que
inciden sobre la calidad.

9.9 PAGOS

Durante la celebración del acuerdo se deben precisar de modo imperativo el modo de pago y los
términos de pago.

El contrato obliga al comprador a pagar según los vencimientos y las condiciones previstas en el
acuerdo.

Se deben observar las disposiciones legales para el trámite de los documentos comerciales

9.10 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

La función compras/suministros debe tomar todas las medidas para permitir el seguimiento del
acto de compra y la conservación de documentos de compra, en el marco de las disposiciones
vigentes.

10. CUADRO DE CONTROL DE COMPRAS/SUMINISTROS

10.1 CONFORMACIÓN DEL CUADRO DE CONTROL

Con el fin de determinar si el funcionamiento del subsistema de administración de

compras/suministros se adapta a los objetivos fijados por los centros de decisión de la empresa,
es conveniente elaborar, a partir de un conjunto de indicadores, un cuadro de control de la
función de compras/suministros.

Este último debe constituir una herramienta de síntesis que permita tener una visión clara de los
medios puestos en práctica y de los resultados obtenidos, para reaccionar rápidamente a las no
conformidades y fallas y para establecer comparaciones.

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GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 14

El seguimiento de los indicadores del cuadro de control es una herramienta de ayuda en la

decisión imprescindible de disminuir los riesgos que se corren durante las compras y suministros
y para medir las desviaciones entre los objetivos y los resultados obtenidos.

En la jerarquía de los objetivos, a cada uno de éstos se le puede asignar uno o varios indicadores
según su importancia.

Se puede realizar una tipología de los indicadores en función de:

- Elementos que conciernen más específicamente a compras y suministros, por

ejemplo los indicadores relativos a clientes internos, a proveedores, a productos,
etc.

- Elementos mucho más específicos al subsistema de administración de compras,

por ejemplo los indicadores relativos a la organización del servicio, a los servicios
relacionados con productos y a los servicios comprados.

- Elementos relativos a los movimientos inducidos por compras que involucran,

igualmente, a un subsistema interno de administración diferente a compras, por
ejemplo los indicadores relativos a los movimientos de tesorería y a sus demoras.

Los indicadores se deben seleccionar con buen juicio en función de los objetivos a los cuales
deben corresponder. Los indicadores básicos deben aparecer en la elaboración del tablero de
control.

La información transmitida por los indicadores son, o bien datos brutos, o desviaciones, o
proporciones. Dicha información debe ser representativa de la situación o de una actividad dada
y reflejar fielmente la realidad, debe estar actualizada a intervalos determinados, y ser susceptible
de ser expresada fácilmente en datos económicos.

La divulgación de la información debe estar regida por procedimientos ya establecidos. Las

actualizaciones se deben determinar en función de la meta perseguida. Los indicadores deben
ser

- suficientes

- fáciles de leer e interpretar

- representativos en una actividad, o situación dada en el tiempo

- medibles y sensibles

- fieles y objetivos

- coherentes con los datos de la empresa

- expresados en datos brutos, desviaciones o proporciones

- actualizados de nuevo, periódicamente

- contrastados regularmente.

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GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 14

Los indicadores del tablero de control de compras/suministros proveen información, por lo

menos, sobre los siguientes elementos:

- Los contratos (números, duración, importe de los pedidos)

- Los niveles de desempeño de los productos y/o servicios

- Las demoras de entrega (número de retardos y de penalizaciones)

- Moratorias

- Las no conformidades y las fallas de productos y/o servicios comprados

- Las desviaciones de precio (precio del contrato/precio provisional)

- El almacenamiento (tasa de rotación).

10.2 ADMINISTRACIÓN DEL TABLERO DE CONTROL DE COMPRAS/SUMINISTROS

Toda la información relativa a los acuerdos celebrados, al subsistema de administración de

compras/suministros, o a los sistemas de administración internos diferentes pero que requieren
manejo común, debe aparecer en el tablero de control de compras/suministros. Para una buena
administración de este tablero es necesario definir sus objetivos, las responsabilidades para el
manejo de la información que entra y sale, así como los medios necesarios para su manejo y
consulta.

Tales datos se deben administrar en conformidad con las normas vigentes.

La duración del almacenamiento de la información del tablero de control debe ser igual o superior
a tres años.

Más allá de la simple fotografía de las actividades relativas a compras/suministros, la gestión del
tablero de mandos debe permitir consolidar la memoria interna de la función
compras/suministros.

10.3 ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN RELATIVA A LOS ACUERDOS

Es conveniente cerciorarse, antes de la publicación, de que todos los datos necesarios para el
proveedor aparecen en el acuerdo y se pueden identificar fácilmente, bien sea

- mediante el archivo de un ejemplar del acuerdo (sea cual sea el soporte)

- mediante el archivo del acuse de recibo previamente exigido por los proveedores

- mediante el archivo de un duplicado del acuerdo dirigido que se debe devolver

después de posibles anotaciones y firma.

Al recibo del acuse o del duplicado del acuerdo, según las propuestas dadas por el proveedor, se
pueden renegociar con él los términos del litigio y confirmar por escrito las bases del nuevo
acuerdo. El acuse del recibo se debe archivar junto con el pedido.

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GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 14

La nueva información que constituye las bases del nuevo acuerdo se debe recolectar, incluir en
orden alfabético, clasificar, anotar y conservar en el elemento apropiado del tablero de control.

10.4 ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN RELATIVA A LAS ENTREGAS

Es conveniente exigir a cada proveedor que el recibo de entrega lleve toda la información
suministrada sobre el acuerdo con el fin de facilitar la identificación del suministro. Por lo menos
la siguiente información es necesaria:

- Las referencias

- El número de acuerdo

- Las cantidades pedidas

- Las cantidades entregadas

- Las fechas o los plazos convenidos.

Para todo recibo, la información cuantitativa o cualitativa relativa al acuerdo se debe registrar en
el elemento apropiado del tablero de control.

Las comunicaciones generales en caso de litigio se deben catalogar y dirigir lo más pronto
posible al proveedor. Es imperativo ponerse rápidamente en contacto con el proveedor para
solucionar el problema amistosamente, si es posible.

10.5 ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN RELATIVA A CONTROLES DE

SUMINISTROS

Cada producto y/o servicio se debe verificar según las reglas o los planes preestablecidos:

- Por el proveedor, que debe certificar en un documento los resultados de las

inspecciones realizadas al interior o cedidas en el subcontrato

- Por el cliente (comprador o destinatario), que debe registrar tal información, así
como la comunicada por el proveedor y que concierne al control de no
conformidades o de fallas que él clasifica por medio de procedimientos
documentados para determinar lo siguiente:

- Los retoques para satisfacer los requisitos especificados

- Las aceptaciones por derogaciones con o sin reparación

- Las descalificaciones para otras aplicaciones

- Los desechos o desperdicios.

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10.6 ADMINISTRACIÓN DE PRODUCTOS SUMINISTRADOS POR EL COMPRADOR

Se recomienda verificar que el proveedor administre correctamente las existencias, sobre los
planos cuantitativos o cualitativos. Es útil obtener información que permita conocer el valor de las
existencias con el fin de anticipar los sucesos que pueden perjudicar las compras/suministros
posteriores.

10.7 ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN RELATIVA A LOS PLAZOS

El respeto a los plazos es una de las características de los proveedores que el comprador debe
tener en cuenta especialmente. Con el objeto de fomentar el cumplimiento, el comprador debe
efectuar un seguimiento eficaz para extraer los datos útiles, especialmente las fechas de retrasos
eventuales.

Los parámetros de seguimiento deben incluir, especialmente, la duración promedio de los

retardos y la proporción, número de acuerdos demorados/número total de acuerdos.

10.8 ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN RELATIVA DE LOS PAGOS

Antes de elaborar la factura es conveniente cerciorarse de que todos los términos de ésta
cumplan con el acuerdo y comparar la factura con los elementos del acuerdo, la remisión y los
datos obtenidos al momento de la recepción.

10.9 ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN RELATIVA A LOS PROVEEDORES

Es necesario establecer y llevar permanentemente registros de los proveedores aceptables por

medio de un archivo que de indicaciones, por lo menos, sobre los desempeños, los plazos, los
precios y los volúmenes de ventas. Las indicaciones se deben actualizar.

El comprador debe establecer junto con cada proveedor una colaboración estrecha y un sistema
de información recíproca con el fin de permitir una mejora continua de la calidad.

La evolución de la información se realiza en función del mejoramiento, especilamente en los

siguientes puntos:

- Las exigencias relacionadas con las especificaciones, los diseños y los pedidos

- La selección de proveedores calificados

- El acuerdo relativo al aseguramiento de la calidad

- El acuerdo relativo a los métodos de verificación

- Las disposiciones que conciernen al tratamiento de discrepancias relativas a la

calidad

- Los planes de inspección de recepción

- Los registros de calidad relativos a la recepción

- El tratamiento de las no conformidades descubiertas.

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GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 14

10.10 DEMANDA A PROVEEDORES

La demanda a los proveedores se debe establecer en función del incumplimiento a los acuerdos
celebrados. Esta demanda se justifica por:

- Incumplimiento a los contratos

- Incumplimiento a los procedimientos contractuales

- Incumplimiento a las cláusulas contractuales de aseguramiento de la calidad

- Degradación de los productos y de los servicios suministrados

- Incapacidad de utilizar nuevas técnicas

- Incumplimiento de los objetivos

- Una desventaja competitiva

- Un empeoramiento de la salud financiera o social del proveedor.

Además, la evolución de las necesidades o de las ofertas puede implicar una demanda al
proveedor.

La demanda no debe ser definitiva sino sólo temporal.

Las decisiones se deben tomar en cuanto al tipo de nuevas relaciones a mantener.

El proveedor puede entrar, por ejemplo, en un nuevo ciclo de evaluación y de selección.

10.11 ADMINISTRACIÓN DE LA RESEÑA HISTÓRICA DE LOS PRECIOS

La administración de la reseña histórica de los precios es indispensable. Ésta debe ser objeto de
procedimientos internos documentados. A cada precio debe corresponder una cantidad y una
fecha de referencia. En ciertos casos es conveniente añadir gastos diversos (véase el numeral 6.2.)
para facilitar la determinación del costo total.

Las reseñas históricas de los precios pueden incluir:

- Los precios estándar de la empresa

- El precio promedio

- El precio de la última factura

- El precio de reventa o cesión

- Etc.

La duración de la conservación de la reseña histórica de los precios debe ser por lo menos
idéntica o superior a la duración del acuerdo.

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GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 14

11. IMPLICACIONES DE ESTE DOCUMENTO

11.1 CÓDIGO DE ÉTICA

Se deben formalizar las reglas que rigen las relaciones de los compradores con las otras
personas de la empresa, los clientes, los proveedores internos o externos.

El comprador asegura la transparencia respecto a la dirección general y a otras funciones de la

empresa relacionadas con la motivación, la selección y las decisiones.

Se deben suministrar las cláusulas de confidencialidad que conciernen a la información

suministrada por los proveedores.

11.2 ENTRENAMIENTO

El entrenamiento del personal de compras/suministros varía según las responsabilidades

asignadas y el campo de actividad. Este entrenamiento se puede relacionar con:

- Cultura general

- Cultura industrial

- Conceptos de administración de la calidad y de aseguramiento de la calidad

- Técnicas comerciales

- Aspectos jurídicos: reglamentaciones de transporte, de existencias, de

documentos de aseguramiento, de modalidades de pago

- Técnicas administrativas y financieras (lectura de balance)

- Administración de inventarios

- Idiomas extranjeros

- Técnicas especificadas en el campo de la empresa

- Técnicas especificadas en compras/suministros y técnicas relacionadas

- Herramientas, métodos y técnicas relativas a la calidad

- Normalización.

Este entrenamiento se debe actualizar permanentemente.

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GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 14

11.3 APTITUDES DEL PERSONAL

Los criterios de selección y clasificación del personal de compras /suministros se pueden

relacionar, según el cargo ocupado y la actividad, con todas o parte de las siguientes cualidades:

- Presentación

- Agilidad mental

- Curiosidad

- Prudencia, reserva y discreción

- Espíritu de iniciativa y de decisión

- Espíritu de análisis

- Razonamiento riguroso

- Imaginación

- Espíritu de organización y de método

- Sentido de relación

- Capacidad para comunicar

- Capacidad para argumentar

- Capacidad para negociar

- Memorización.

Es conveniente insistir en la disponibilidad de ánimo que es necesaria para mantener buenas

relaciones entre las personas, sobre la estabilidad emocional y sobre el respeto a la ética

11.4 MEDIOS Y ORGANIZACIÓN

Se deben asignar los recursos necesarios en función de la importancia que representa el valor de
las compras y suministros en la empresa. Es conveniente estudiar las proporciones adecuadas
para determinar el limite de los recursos óptimos.

La valorización del subsistema de compras/suministros mediante la distribución de los recursos

necesarios permite realizar economías muy superiores a su costo de funcionamiento.

La organización de compras/suministros es función de la estructura general de la empresa. Dicha

organización se puede definir, especialmente, de acuerdo con:

- La homogeneidad de actividades

- La afinidad de productos técnicos

- Los sitios geográficos de producción o entrega de productos o servicios.

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GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 14

11.5 ENFOQUE SISTÉMICO

En el marco de la tendencia de la empresa, el subsistema de compras/suministros se relaciona

coherentemente con los otros subsistemas y con el entorno. Para este propósito, aquél se debe
considerar como un subsistema de ejecución, de administración y de información.

11.5.1 Subsistema de operación del proceso de compras y de suministros

El objeto del subsistema de compras/suministros es el de satisfacer las necesidades de la

empresa en los referente a productos y/o servicios que ésta obtiene del mercado exterior. La
puesta en marcha de los procesos descritos en esta guía constituyen un elemento básico para el
alcance de dicho objetivo.

11.5.2 Subsistema de administración de compras/suministros

A partir de la información sobre el estado del entorno (estado de los mercados de proveedores y
subcontratistas y su evolución) y sobre las necesidades internas, tal subsistema determina los
objetivos conformes con la política de compras. Tal subsistema de administración debe jugar un
papel de coordinador respecto a otros subsistemas de administración de la empresa que se
enfrentan a riesgos inherentes a las compras/suministros.

En consecuencia debe asegurar, por esta razón, todas las relaciones de interacción que son
necesarias dentro y fuera de la empresa.

11.5.3 Subsistema de información de compras/suministros

Para efectuar los procesos que corresponden a tal subsistema, es conveniente buscar y utilizar
canales de información pertinentes actualizados y exactos.

El personal de compras/suministros también tiene como misión reunir, tratar y transmitir la

información sobre la evaluación de los mercados de proveedores con sus componentes
comerciales, económicos, tecnológicos, institucionales y políticos.

Es conveniente apoyarse en sistemas de comunicación para adaptar el subsistema de

compras/suministros al entorno interno y externo cuya situación está en continua evolución. Tales
sistemas le permiten, mediante la reducción del tiempo de respuesta, desarrollar más
rápidamente las previsiones necesarias, mejorar la flexibilidad de sus estructuras e incrementar la
eficacia de sus recursos.

ANTECEDENTE

ASSOCIATION FRANÇAISE DE NORMALISATION. Gestion de la qualité et éléments de

système qualité. Lignes Directrices pour les Achats et les Approvisionnements. Paris. 1990, 24 pp
(NF X 50-128).

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