APOYO EN LAS LABORES DE SECRETARIADO Y ORGANIZACIÓN DE LA

DOCUMENTACION DEL ARCHIVO ESTUDIANTIL DEL AÑO 2013 EN EL

INSTITUTO TECNOLOGICO CARLOS HERNANDEZ YARURO OCAÑA (N. DE. S)

KARINA BACCA VELASQUEZ

UNIVERSIDAD FRANCISCO D E PAULA SANTANDER OCAÑA

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTARATIVAS Y ECONOMICAS
TECNICO EN GESTION COMERCIAL Y FINANCIERA
OCAÑA
2013
 APOYO EN LAS LABORES DE SECRETARIADO Y ORGANIZACIÓN DE LA
DOCUMENTACION DEL ARCHIVO ESTUDIANTIL DEL AÑO 2013 EN EL
INSTITUTO TECNOLOGICO CARLOS HERNANDEZ YARURO OCAÑA (N. DE. S)

KARINA BACCA VELASQUEZ

Director
ADRIANA MOSQUERA CARRASCAL
Administradora de empresas

UNIVERSIDAD FRANCISCO D E PAULA SANTANDER OCAÑA

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTARATIVAS Y ECONOMICAS
TECNICO EN GESTION COMERCIAL Y FINANCIERA
OCAÑA
2013
 CONTENIDO

1. APOYO EN SECRETARIADO Y ORGANIZACIÓN DE LA

DOCUMENTACION DEL ARCHIVO ESTUDIANTIL DEL AÑO 2013
EN EL INSTITUTO TECNOLOGICO CARLOS HERNANDEZ YARURO
OCAÑA (N. DE. S).
1.1 DESCRIPCION BREVE DE LA EMPRESA Y LA DEPENDENCIA
DONDE SE VA A DESEMPEÑAR.
1.1.1 Misión
1.1.2 Visión
1.1.3 Objetivos de la institución
1.1.4 Descripción de la estructura organizacional.
1.1.5 Descripción de la dependencia asignada.
1.2 Diagnóstico inicial de la de pendencia asignada.
1.3 Objetivos de la pasantía
1.3.1 Objetivos generales
1.3.2 Objetivos específicos
1.4 DESCRIPICION DE LAS ACTIVIDADES A DESARROLLAR EN LA MISMA

2. ENFOQUES REFERENCIALES
2.1 ENFOQUE CONCEPTUAL
2.2 ENFOQUE LEGAL

3. INFORME DE CUMPLIMIENTO DE TRABAJO

3.1 PRESENTACION DE RESULTADOS
 LISTA DE TABLAS

Tabla 1. Diagnóstico inicial

Tabla 2. Descripción de las actividades
 INTRODUCCION

En el siguiente informe se encontrar la información de forma detalla todo lo referente a la

organización del archivo según la ley 594 de 2000, que trata de las características de los
archivos públicos, privados, totales, de la función archivística de la gestión documental en
los archivos de la dependencia de la secretaria de la institución Educativa Carlos Hernández
Yaruro, cuyo trabajo lo realice con el fin de poner en práctica los conocimientos aprendidos
en el transcurso del técnico profesional en gestión comercial y financiera de la Universidad
Francisco de Paula Santander seccional Ocaña.
1. APOYO EN SECRETARIADO Y ORGANIZACIÓN DE LA DOCUMENTACION
DEL ARCHIVO ESTUDINATIL DEL AÑO 2013 EN EL INSTITUTO
TECNOLOGICO CARLOS HERNANDEZ YARURO OACAÑA (N. DE. S)

1.1 DESCRIPCION BREVE DE LA EMPRESA Y LA DEPENDENCIA DONDE SE

VA A DESEMPEÑAR

El instituto tecnológico Carlos Hernández Yaruro es un establecimiento de carácter oficial,

que ofrece a través de convenios institucionales todos los niveles educativos, preescolar,
básica primaria, secundaria y media técnica con especialidades en salud pública y gestión
comercial y financiera.

1.1.1 Misión. Para el año 2015, el Instituto Tecnológico Carlos Hernández Yaruro será
reconocido como uno de los mejores colegios de la provincia de Ocaña por la excelente
calidad de sus procesos, de su personal docente y administrativo y por los desempeños de
sus estudiantes y egresados

1.1.2 Visión. El Instituto Tecnológico Carlos Hernández Yaruro es una institución

educativa de carácter oficial cuyo propósito es la formación en valores que conlleven a
egresados con estándares de excelencia, alta ética de trabajo y autoformación, que
contribuyan a transformar el entorno de su comunidad y a construir una sociedad altamente
productiva y competitiva, en armoniosa convivencia con la naturaleza.

1.1.3 Objetivos de la institución

Contribuir con el desarrollo de la comunidad educativa aprovechando los recursos humanos

materiales, institucionales, pedagógicos, cualificando procesos de organización,
administración y gestión, técnico pedagógicas y de interacción comunitaria.

Mejorar la calidad educativa, ampliar la cobertura del servicio e incrementar la eficiencia

en los diferentes procesos, utilizando diversas estrategias que permitan la ejecución de las
políticas educativas de la nueva institución.

Implementar en la institución educativa un currículo pertinente, acorde a las necesidades e

intereses de la comunidad local y regional, a través de la ejecución de un plan de estudios
que conlleve a la formación integral del educando y que además atienda los aspectos
técnicos, tecnológicos, culturales, sociales, políticos y económicos, en los cuales se
desenvolverá el futuro egresado.
 1.1.4 Descripción de la estructura organizacional

Figura 1. Organigrama

SECRETARIA DE EDUCACIÓN

DEFENS.
ASOCIACIÓNDE PADRES
ORGANISMO ASESOR

RECTOR PERSONERO ESTUDIANTIL

CONSEJO DIRECTIVO
CONSEJO ACADÉMICO
CONSEJO DE PADRES

GOB.ESC
ASOCIACIÓN EXALUMNOSEXALUMNOS

COMITÉ DE EVAL Y COMITÉ TÉCNICO

PROMOC.PROMYPROMCPP
pPromPROM

ÁREA DE EDUC.AMBIENTAL SAMAMAMBIENTAL COORDINADOR ACADÉMICO

CIENCIASNATURALES

ORIENTACIÓN ESCOLAR
ÁREA DE SOCIALES DEMOCRACIA DIRECTORES DE GRADO SECRETARÍA

ÁREA DE F. LENGUA INGLESA Y PERÓDICO DOCENTES DE ASIGNATURAS

HUMANIDADES PAGADURIA

ÁREA DE MONITORES DE CURSO

MATEMÁTICAS OLIMPIADAS
ALMACÉN

ÁREA DE EDUC. FESTIVAL DE DANZAS ESTUDIANTES

ARTÍSTICA
BIBLIOTECA
ÁREA EDUC. RELIGIOSA CONVIVENCIAS
Y MORAL EDUC. PARA LA LÚDICO - RECREATIVO
DEMOCRACIA

ÁREA EDUFÍSICA INFORMÁTICA

INTERCOLEGIADOS
EMPRENDIMIENTO CÁTEDRA DE SALUD

TECNOLOGÍA FERIA DE CREATIVIDAD

CÁTEDRA NORTE DE ADMINISTRATIVOS
EDUCACIÓN SEXUAL
SANTANDER
ÁREA DE FILOSOFÍA

GESTIÓN DEL RIESGO EDUCACIÓN

AMBIENTAL
ÁREA C. POLÍTICAS
YECONÓMICAS

PRÁCTICAS CONVENCIONES
ÁREA DE SALUD
AUTORIDAD
AUTORIDAD DELEGADA
COMUNIDAD EDUCATIVA
ÁREA DE GESTIÓN FERIA CREATIVIDAD ASESORÍA Y SERVICIOS
COORDINACIÓN
DEFENSORÍA
1.1.5 Descripción de la dependencia asignada

Secretaria. Oficina en la cual se encuentra los archivos de la institución tales como:

certificados, oficios, constancias, libros de calificaciones de años anteriores, nominas,
controles de asistencia, documentación de todos los estudiantes de cada año etc. También
en la que encontramos dos escritorios con respectivo computador una impresora y un
modelo de separación de archivos sin organización.

1.2 DIAGNOSTICO INICIAL DE LA DE PENDENCIA ASIGNADA

Tabla 1. Diagnóstico inicial

FORTALEZAS DEBILIDADES OPORTUNIDADES AMENAZAS

En la secretaria Poca organización en Permite la búsqueda más Se puede perder
se cuenta con un los documentos de años fácil de los archivos. más rápido la
medio de anteriores. documentación
separación de En la sección de la debido a la falta
archivos secretaria solo se de actualización.
ordenados. cuenta con un solo
administrativo
La dependencia Dificultad en la Cobertura de internet en Pocos equipos y
cuenta con una comunicación entre todo el colegio. desactualizados
sala amplia para administrativos. para el manejo de
una mayor Un solo computador en mucha
comodidad y la sala. información.
dependencia en
el trabajo.
Fuente. Pasante del proyecto

Planteamiento del problema. La mayor dificultad que se refleja en la dependencia es la

falta de organización de archivos antiguos y actuales esto es debido a que anteriormente no
había un sistema de organización adecuado y también a que en la depencencia
encontramos a un solo administrativo con muchas responsabilidades la cual no las
desempeña debidamente de acuerdo con su carga laboral.

La mejor alternativa de mejoramiento para este problema es creando una base de datos con
toda la documentación encontrada en la institución y también con la organización de los
archivos existentes en el modelo de separación de archivos que actualmente en se encuentra
en la secretaria.
1.3 OBJETIVOS DE LA PASANTIA
1.3.1 Objetivos generales. Apoyar las labores de secretariado y organización de la
documentación del archivo estudiantil del año 2013 en el instituto tecnológico Carlos
Hernández Yaruro Ocaña (N.de.s)
1.3.2 Objetivos específicos. Digitar la información de los estudiantes del 2013 en la base
de datos con el respectivo formato que se encuentra en la institución.

Organizar los archivos existentes desde 2000 hasta el 2013en el modelo de separación por
grado y fecha.

Ayudar en las labores administrativas respondiendo las inquietudes de los estudiantes y

también en la entrega de oficios de las labores diarias desde el 1 de abril hasta la fecha de
finalización de pasantías.

1.4 DESCRIPICION DE LAS ACTIVIDADES A DESARROLLAR EN LA MISMA

Tabla 2. Descripción de las actividades

OBEJTIVO OBJETIVOS ACTIVIDADES A

GENERAL ESPECIFICOS DESARROLLAR
Apoyar las labores de Digitar la información de Traspaso de la documentación
secretariado y los estudiantes del 2013 en a base de datos.
organización de la la base de datos con el
documentación del respectivo formato que se Controlar el ingreso y salida de
archivo estudiantil del encuentra en la institución. archivos.
año 2013 en el instituto Actualizar el archivo de la
tecnológico Carlos Organizar los archivos unidad.
Hernández Yaruro existentes desde 2000 Archivar los oficios recibidos,
Ocaña (N.de.S) hasta el 2013 en el modelo enviados, circulares,
de separación por grado y constancias, memorandos entre
fecha según la ley de otros que ingresen a la
archivo existente. dependencia.
Ayudar en las labores Atender y suministrar
administrativas información al personal
respondiendo las docente y público en general.
inquietudes de los Brindar apoyo logístico en la
estudiantes y también en la organización de reuniones.
entrega de oficios de las Elaboración de oficios,
labores diarias desde el 1 certificados, constancias,
de abril hasta la fecha de citaciones, entre otros.
finalización de pasantías.

Fuente. Pasante del proyecto

 2. ENFOQUES REFERENCIALES

2.1 ENFOQUE CONCEPTUAL

Secretariado. La profesión  está orientada a realizar actividades elementales en centros

privados o públicos. Es gestora del tiempo del directivo con el que colabora, para que éste
no deba preocuparse más que en la toma de decisiones que beneficien el progreso de la
compañía.1

Documentación. Es la ciencia del procesamiento de la información, que proporciona

información sobre algo con un fin determinado, de ámbito multidisciplinar o
interdisciplinar.2

Currículo. Se refiere al conjunto de objetivos, contenidos, criterios metodológicos y

técnicas de evaluación que orientan la actividad de la empresa (enseñanza y aprendizaje)
¿cómo enseñar?, ¿cuándo enseñar? y ¿qué, cómo y cuándo evaluar? El currículo permite
planificar las actividades administrativas y económicas de forma general, ya que lo
específico viene determinado por los planes y programas de estudio (que no son lo mismo
que el currículo).3

Dependencia. Una dependencia, también puede ser la oficina dependiente de otra superior
o la habitación dedicada a los servicios de una empresa.4

Estructura organizacional5. La estructura organizacional es una estructura intencional de

roles, cada persona asume un papel que se espera que cumpla con el mayor rendimiento
posible. La finalidad de una estructura organizacional es establecer un sistema de papeles
que han de desarrollar los miembros de una entidad para trabajar juntos de forma óptima y
que se alcancen las metas fijadas en la planificación.

2.2 ENFOQUE LEGAL

Ley 594 de 2000

1
INSTITUTO TRIANGULO. Secretariado. (s.l.) [on line] (s.f.) [citado el 28 de junio de 2013]. Disponible en
internet en: http://www.institutotriangulo.edu.co/instituto-triangulo/programas/comercio/secretariado-
ejecutivo.html
2
WORDREFERENCE Documentación. (s.l.) [on line] (s.f.) [citado el 28 de junio de 2013]. Disponible en
internet en: http://www.wordreference.com/definicion/documentaci%C3%B3n
3
AMAYA AFANADOR Adalberto.Currículo (s.l.) [on line] (s.f.) [citado el 28 de junio de 2013]. Disponible
en internet en:http://med.javeriana.edu.co/publi/vniversitas/serial/v49n2/9-HABLAR.pdf
4
Dependencia. (s.l.) [on line] (s.f.) [citado el 28 de junio de 2013]. Disponible en internet
en:http://definicion.de/dependencia/
5
BUENASTAREAS Estructura organizacional. (s.l.) [on line] (s.f.) [citado el 28 de junio de 2013].
Disponible en internet en:http://www.buenastareas.com/ensayos/Qu%C3%A9-Se-Entiende-Por-Estructura-
Organizacional/687961.html
 3. INFORME DE CUMPLIMIENTO DE TRABAJO

3.1 PRESENTACION DE RESULTADOS

EVIDENCIAS FOTOGRÁFICAS

ANTES
DESPUES