INFORME LA IMPORTANCIA DE LA CONSERVACIÓN DE LOS

ARCHIVOS

PRESENTADO POR:
CARLOS ALBERTO CELY ACOSTA

PRESENTADO A LA INSTRUCTORA:
LINA JINETHE MORENO VARÓN

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

LEGISLACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
SOACHA CUNDINAMARCA
20 DE JULIO DE 2020
Introducción:
El presente documento se basará en la ley 594 de 2000, que es la Ley General de Archivo, en la
cual se toma de acuerdo al Decreto 2609 de 2012 uno de los principios del Artículo 5 del
mencionado decreto el cual es la Agrupación, ya que para la empresa es importante que sus
trabajadores o la persona encargada del manejo del archivo encuentre la información que busca
en el menor tiempo posible.

Desarrollo:
Las agrupaciones documentales son el conjunto de documentos generados por una Unidad
Administrativa en el ejercicio de sus funciones, las cuales según su jerarquía ilustrada en el
organigrama originan series, subseries y expedientes, teniendo en cuenta la frecuencia de
consulta, lo que se desea almacenar, su ubicación, el grado de privacidad y su ordenación.
Marco normativo:
- Ley 594 de 2000 “Por medio de la cual se dicta ley general de archivos y se dictan otras
disposiciones”.
- Decreto 2609 de 2012 “Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000,
parcialmente los artículos 58 y 59 de la ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones
en materia de Gestión Documental para todas las entidades del Estado”.
- Artículo 5. Principios del proceso de gestión documental. La gestión de documentos en
toda la administración pública se regirá por los siguientes principios.
- h) Agrupación. Los documentos de archivo deben ser agrupados en clases o categorías
(series, subseries y expedientes), manteniendo las relaciones secuenciales dentro de un
mismo trámite.
Conclusión:
El paso a paso para localizar un documento de acuerdo al principio de Agrupación es el siguiente:
1- Ubicación.
2- Grado de privacidad.
3- Ordenación:
a. Ordenación cronológica.
b. Ordenación alfabética.
 Ordenación onomástica.
 Toponímico (alfabético-geográfico)
 Temático.
c. Ordenación numérica o correlativa.
d. Ordenación sistemática.
 Tomado de:

- https://prezi.com/qbiafbij6lwu/agrupaciones-documentales/
- https://sena.territorio.la/content/index.php/institucion/Complementaria/institution/SENA/Fina
nzas/51130035/Contenido/DocArtic/CONTENIDO_4.pdf