TU EQUIPO EN TU MÓVIL

APLICACIONES DE GESTIÓN DE EQUIPOS EN REMOTO

Uso eficiente del Smartphone para la gestión de proyectos
 Aplicaciones de gestión de equipos en remoto

ÍNDICE

Índice .................................................................................................................................................................. 1
Aplicaciones de gestión de equipos en remoto ................................................................................................. 3
Gestionando el correo desde el móvil (Gmail) .................................................................................................. 4
• ¿Para qué? ........................................................................................................................................... 4
• Versiones ............................................................................................................................................. 4
• Alternativas ......................................................................................................................................... 4
• Multidispositivo ................................................................................................................................... 4
Comunicándonos con nuestro equipo (Slack) ................................................................................................... 5
• ¿Para qué? ........................................................................................................................................... 5
• Versiones ............................................................................................................................................. 5
• Alternativas ......................................................................................................................................... 5
• Multidispositivo ................................................................................................................................... 5
Organizando las tareas y prioridades del equipo (Trello) .................................................................................. 6
• ¿Para qué? ........................................................................................................................................... 6
• Versiones ............................................................................................................................................. 6
• Alternativas ......................................................................................................................................... 6
• Multidispositivo ................................................................................................................................... 6
Gestión de proyectos complejos (Basecamp).................................................................................................... 7
• ¿Para qué? ........................................................................................................................................... 7
• Versiones ............................................................................................................................................. 7
• Alternativas ......................................................................................................................................... 7
• Multidispositivo ................................................................................................................................... 7
Gestión documental (Google Docs) ................................................................................................................... 8
• ¿Para qué? ........................................................................................................................................... 8
• Versiones ............................................................................................................................................. 8
• Alternativas ......................................................................................................................................... 8
• Multidispositivo ................................................................................................................................... 8

USO EFICIENTE DEL SMARTPHONE PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS 1

 Aplicaciones de gestión de equipos en remoto

Telepresencia y comunicación cara a cara (Skype) ........................................................................................... 9

• ¿Para qué? ........................................................................................................................................... 9
• Versiones ............................................................................................................................................. 9
• Alternativas ......................................................................................................................................... 9
• Multidispositivo ................................................................................................................................... 9
Cocina recetas para tus aplicaciones (IFTTT) ................................................................................................... 10
• ¿Para qué? ......................................................................................................................................... 10
• Versiones ........................................................................................................................................... 10
• Alternativas ....................................................................................................................................... 10
• Multidispositivo ................................................................................................................................. 10
Gestionando ideas y notas relevantes (Evernote) ........................................................................................... 11
• ¿Para qué? ......................................................................................................................................... 11
• Versiones ........................................................................................................................................... 11
• Alternativas ....................................................................................................................................... 11
• Multidispositivo ................................................................................................................................. 11
Creando presentaciones compartidas con Google Slides ............................................................................... 12
• ¿Para qué? ......................................................................................................................................... 12
• Versiones ........................................................................................................................................... 12
• Alternativas ....................................................................................................................................... 12
• Multidispositivo ................................................................................................................................. 12
Compartiendo calendarios (Google Calendar) ................................................................................................ 13
• ¿Para qué? ......................................................................................................................................... 13
• Versiones ........................................................................................................................................... 13
• Alternativas ....................................................................................................................................... 13
• Multidispositivo ................................................................................................................................. 13
Conclusiones .................................................................................................................................................... 14

USO EFICIENTE DEL SMARTPHONE PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS 2

Aplicaciones de gestión de equipos en remoto

APLICACIONES DE GESTIÓN DE EQUIPOS EN

REMOTO
Nuestros trabajos son, cada vez más, una labor en equipo, que requiere del trabajo de
muchas personas: colaboradores, jefes. Y a veces el cliente, o personas del cliente también
son parte de este equipo.
En un Proyecto hay un grupo de personas unidas por un esfuerzo común: realizar bien el
proyecto encomendado. Tal vez, esas personas pertenezcan a organizaciones diferentes.
Incluso es posible que esas personas no se conozcan ni nunca lo hagan.
Te presentamos algunas herramientas que pueden ayudar a realizar esos trabajos en equipo
y permitir la fluidez de las comunicaciones:

Las apps que te proponemos son eso: propuestas. Hay otras parecidas y tal vez tu conozcas
alguna que permita hacer labores semejantes. Pruébalas y decide cuales pueden servir a tus
necesidades.

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GESTIONANDO EL CORREO DESDE EL

MÓVIL (GMAIL)
¿PARA QUÉ?

Gmail es, tanto el servicio de correo, como el gestor de email de Google. Al estar vinculado
con Android, los usuarios de este sistema operativo suelen tener una cuenta de este
proveedor.
Uno de los aspectos más importantes de Gmail es el uso de etiquetas en lugar de carpetas.
Esto permite que tengamos una sola bandeja de entrada en la que van llegando todos los
correos electrónicos.
Un uso productivo de Gmail consiste en crear categorías ajustadas, tanto a nuestros
proyectos, como a metodologías de gestión (como GTD). Así, en poco tiempo puede
despejar la bandeja de entrada descartando o marcando como leídos los correos que no
requieran ninguna acción, o programando hacia el momento adecuado aquellos que
requieren tu intervención.
VERSIONES

Tanto las cuentas de Gmail como el gestor de correo son gratuitos. Existen cuentas de pago
para la gestión corporativa de cuentas, incluyendo dominios diferentes a Gmail.

Gmail.com

MULTIDISPOSITIVO

ALTERNATIVAS

Spark Newton Protonmail

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COMUNICÁNDONOS CON NUESTRO

EQUIPO (SLACK)
¿PARA QUÉ?

Slack es una herramienta de comunicación entre equipos que pueden compartir, como en
una red social, cualquier comunicación para equipos de trabajo fijos o eventuales.
Esta herramienta es de gran utilidad para compartir cualquier elemento ya que permite
utilizarla como fuente de carga de ficheros que son enriquecidos con los valores de la red
social.
Permite vincular otros programas, con lo que los usuarios pueden conectar sus diferentes
herramientas de productividad.
Slack permite mantener una oficina virtual, especialmente interesante cuando los
miembros del equipo se encuentran en diferentes localizaciones.
VERSIONES

La versión gratuita de Slack permite un número limitado de usuarios y de conexiones con

otras aplicaciones.
Las versiones de pago (por usuario) permiten muchas más interacciones, así como llamadas
ilimitadas.

slack.com

MULTIDISPOSITIVO

ALTERNATIVAS

Rocket Chat MS Teams Chanty

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ORGANIZANDO LAS TAREAS Y

PRIORIDADES DEL EQUIPO (TRELLO)
¿PARA QUÉ?

Trello es un gestor de tareas que tiene un aspecto diferente a los demás. Organiza las tareas
en diferentes tableros.
Podemos utilizarlo de una manera normal, pero es especialmente indicado si utilizamos
metodologías como GTD o Kanban.
Los usuarios, o los equipos de trabajo, pueden mover las tareas (organizadas en fichas) a los
distintos apartados, cambiando constantemente la apariencia del tablero, y haciendo una
gestión mucho más dinámica de las tareas.
Puedes organizar además las distintas tareas con etiquetas e incluir colores. Es una
herramienta muy visual para la gestión de tareas en equipo.
VERSIONES

La versión gratuita tiene limitaciones en los archivos adjuntos, pero permite un número
ilimitado de tarjetas, tableros y listas.
Las versiones de pago incluyen más espacio para archivos adjuntos y tableros de equipo
ilimitados. Además, pueden personalizarse los campos para incluir diferentes vistas y
automatizaciones.

trello.com

MULTIDISPOSITIVO

ALTERNATIVAS

Todoist Any.do Remember

The milk
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GESTIÓN DE PROYECTOS COMPLEJOS

(BASECAMP)
¿PARA QUÉ?

Basecamp es una herramienta pensada para la gestión integral de equipos y proyectos.

Permite organizar los proyectos de manera simple y asignar las tareas a los miembros del
equipo.
Ofrece también diversos medios de comunicación entre los mismos, como la mensajería, y
la posibilidad de compartir ficheros y gestionar tareas y tiempos de forma colaborativa.
Con la información introducida puedes generar informes para analizar el trabajo realizado y
mejorar a partir del mismo.
Aunque no permite de forma nativa generar gráficos de Gantt, puedes hacerlo conectando
Basecamp con otras herramientas como Teamgantt.
VERSIONES

La versión gratuita de este programa permite el uso a personas de hasta 3 proyectos, 20

usuarios y 1Gb de almacenamiento.
La versión de pago permite un número ilimitado de proyectos y usuarios y hasta 500Gb de
almacenamiento. Pueden crearse diversas plantillas de cliente.

basecamp.com

MULTIDISPOSITIVO

ALTERNATIVAS

Asana Hive Monday

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GESTIÓN DOCUMENTAL
(GOOGLE DOCS)
¿PARA QUÉ?

Google Docs (o Documentos de Google) es el procesador de textos de la suite ofimática de

Google. Ofrece en nuestro navegador y en las aplicaciones para dispositivos móviles la
posibilidad de realizar la edición de textos que necesitamos.
Una de sus principales características es la facilidad de uso en el servicio de almacenamiento
en la nube de Google y su gran cantidad de integraciones con otros servicios.
El formato utilizado (docx) es el mismo que utilizan actualmente todos los procesadores de
textos por lo que su uso posterior con herramientas de otros proveedores, como Microsoft
Word, no resulta ningún problema.
Ofrece un avanzado sistema de trabajo colaborativo con control de versiones, permisos a
usuarios y sistema de comentarios.

VERSIONES

Solo es necesario una cuenta de Google (cualquier cuenta de Gmail) para poder utilizarlo, al
igual que el resto de los servicios de la suite de Google.

docs.google.com

MULTIDISPOSITIVO

ALTERNATIVAS

Writer (Zoho) MS-Word Dropbox Paper

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TELEPRESENCIA Y COMUNICACIÓN CARA

A CARA (SKYPE)
¿PARA QUÉ?

Gracias a las tecnologías VoIp podemos comunicarnos con usuarios situados en cualquier
lugar del mundo. Esto permite la realización de todo tipo de eventos, como llamadas entre
varios usuarios o videoconferencias con diferentes lugares del planeta.
Al realizar una reunión mediante alguna tecnología de este tipo debemos tomar algunas
medidas, como asegurar la buena comunicación, e informar a todos los participantes de las
personas que están presentes.
Skype permite, además de la emisión de vídeo, compartir la imagen de nuestro ordenador,
con lo que es un medio ideal para acciones de formación o para colaborar en tiempo real en
cualquier proyecto.
También es interesante el uso del chat para envío de información o la grabación de las
sesiones (siempre con conocimiento de los usuarios).
Para mejorar la comunicación puedes realizar alguna acción, como procurar conectarte
mediante cable, o utilizar el mute cuando estamos escuchando y no participando.
VERSIONES

Skype fue adquirido por Microsoft y ofrece sus servicios básicos de forma gratuita. Las
versiones profesionales y de pago permiten un número más amplio de usuarios, funciones
avanzadas, o las llamadas a números de teléfono convencionales.
Skype.com

MULTIDISPOSITIVO

ALTERNATIVAS

Hangouts whereby Facetime (iOs)

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COCINA RECETAS PARA TUS APLICACIONES

(IFTTT)
¿PARA QUÉ?

Muchas de las aplicaciones de productividad permiten vincular unas cuentas con otras. De
esta forma podemos, por ejemplo, hacer que un ítem en el gestor de tareas se muestre en
el calendario.
Pero estas opciones no siempre están presentes o no son totalmente personalizables. Con
las herramientas de automatización de procesos, como IFTTT puedes conectar y
personalizar acciones concretas.
Es posible crear directamente los elementos que queramos (recetas) indicando un
disparador (If This) que generará una acción (Then That).
Además de las opciones de personalización entre aplicaciones también pueden introducirse
eventos con objetos conectados (Internet de las cosas -IoT).
VERSIONES

La versión gratuita permite realizar todas las acciones. Existe una versión Business que
provee información adicional sobre el uso de las recetas creadas y del comportamiento de
los usuarios. Está especialmente pensado para desarrolladores de herramientas.

ifttt.com

MULTIDISPOSITIVO

ALTERNATIVAS

MS Flow Zapier Automate.io

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Aplicaciones de gestión de equipos en remoto

GESTIONANDO IDEAS Y NOTAS

RELEVANTES (EVERNOTE)
¿PARA QUÉ?

Aunque para muchos usuarios Evernote es una aplicación de notas, el uso avanzado con
esta aplicación puede hacer de ella una de las herramientas productivas más completas.
En Evernote puedes añadir notas no solo escritas, sino cualquier elemento que captures:
fotografías, archivos, correos electrónicos, archivos de audio… a los cuales agregar más
información.
La estructura de Evernote solamente contempla dos niveles de libretas, pero es más que
suficiente si añades categorías de palabras clave, que pueden ser múltiples.
Esto hace que puedas utilizar de forma muy sencilla cualquier metodología GTD moviendo
las notas e incluyendo en ella la programación que requieran.
VERSIONES

La versión gratuita de Evernote tiene limitaciones en cuanto a la cantidad de

almacenamiento al mes y el número de dispositivos.
En las versiones de pago, además de liberarse algunas de estas limitaciones, se pueden
compartir diferentes notas y libretas con otros usuarios, además de buscar y trabajar con
ficheros PDF integrados.

evernote.com

MULTIDISPOSITIVO

ALTERNATIVAS

OneNote Keep NoteBook

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Aplicaciones de gestión de equipos en remoto

CREANDO PRESENTACIONES
COMPARTIDAS CON GOOGLE SLIDES
¿PARA QUÉ?

Google Slides o Presentation es la alternativa de Google a herramientas de presentaciones

como MS-PowerPoint.
Las funcionalidades son muy parecidos. Una de las fortalezas de esta aplicación es la
facilidad para el trabajo colaborativo, mediante comentarios o las opciones para compartir
elementos.
Además, puedes realizar presentaciones en tiempo real de tus slides, obteniendo un enlace
que puedes compartir con los usuarios que quieran ver la presentación.
Utiliza Hangouts como apoyo.

VERSIONES

Puedes utilizar Google Slides con cualquier cuenta de Google, como las cuentas de Gmail.

docs.google.com/presentation

MULTIDISPOSITIVO

ALTERNATIVAS

Prezi Haiku Deck Sway

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COMPARTIENDO CALENDARIOS
(GOOGLE CALENDAR)
¿PARA QUÉ?

Las aplicaciones de calendarios son las más básicas en cualquier Smarphone, pero
probablemente son la forma de productividad más evidente y también más útil.
Normalmente la aplicación nativa de las plataformas, como Google Calendar o el calendario
de iOS son la mejor opción ya que tienen todas las configuraciones necesarias.
En el trabajo en equipo una de las labores más interesantes e importantes es utilizar las
opciones de calendarios compartidos. De esta forma podemos establecer un calendario
específico para los interesados en un proyecto determinado.
Las aplicaciones de gestión permiten incorporar múltiples calendarios. Una buena práctica
es incorporar diferentes colores para los tipos de eventos o para los eventos de diversos
calendarios.
Cuando programamos una reunión por videoconferencia, incluye un enlace a la misma
desde la cita. Por ejemplo, en el Calendario de Google puedes incluir el enlace a las
reuniones realizadas con Hangouts.
VERSIONES

Los calendarios de Google se activan con cualquier cuenta de Gmail. Puedes compartir
calendarios con otras aplicaciones (como las de iOS o los calendarios de Microsoft).

Calendar.google.com

MULTIDISPOSITIVO

ALTERNATIVAS

Calendario iOs MS Calendar TimeTree

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Aplicaciones de gestión de equipos en remoto

CONCLUSIONES
Has conocido varias herramientas para tu gestión de proyectos en equipo. Como has visto
varias de ellas no precisan la presencia de un equipo para utilizarlas:
Puedes gestionar tus tareas personales o crear tus documentos, notas y presentaciones.
Pero cuando además de tu propio trabajo, hay otras personas que colaboran en el mismo, el
potencial de cada herramienta aumenta considerablemente.
Elije aquellas que te pueden ser útiles. De hecho algunas pueden ser utilizadas con varios
cometidos. Tal vez, una herramienta de gestión de proyectos pueda servirte además como
gestor de tareas o como sistema de mensajería.
Las herramientas que te hemos mostrado tienen una versión gratuita que en muchos casos
puede ser suficiente. Cuando incorporamos grandes equipos suelen tener algún coste. Pero
planteate la conveniencia de hacer un pago si realmente vas a sacar partido a las apps. Es
una inversión y pueden mejorar tu productividad.

USO EFICIENTE DEL SMARTPHONE PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS 14

Aplicaciones de gestión de equipos en remoto

USO EFICIENTE DEL SMARTPHONE PARA

LA GESTIÓN DE PROYECTOS

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