EXCEL

PARA
ANALISTAS
ESCRITO POR
Dan Contreras Gonzalez
 EXCEL Para
Analistas
Las 5 fórmulas que todo usuario avanzado de
Excel debe saber

A2 Capacitación

2
A
Todos los ejercicios de este libro estan en línea en:
http://www.a2capacitacion.com/excel/ejercicios.htm
Copyright ©2016 por Dan Contreras. Todos los Derechos Reservados

Publicado por A2 Capacitación Aprende y Aplica S.A. de C.V., Guadalajara, Jalisco

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Cliente dentro de México en el correo dan@a2capacitación.com.

Impreso en México.
 CONTENIDO

Introducción 6
Capítulo 1: Movimiento 14
Capítulo 2: Fórmulas 30
Capítulo 3: Trucos 46
Capítulo 4: Errores y Protección 74
Cápitulo 5: Tablas Dínamicas 88
Cápitulo 6: Búsquedas 106
Cápitulo 7: Sumas y Conteos 120
Cápitulo 8: Índice y Coincidir 136
Cápitulo 9: Condicionales 148
 INTRODUCCIÓN

•Sobre este curso

•¿Qué es Excel?
•Big Data
 7

En primera, gracias por inscribirte al

curso. Esta pensado para dos tipos
diferentes de personas:
Aquellos que quieren aprender a utilizar Excel
desde cero y no tienen experiencia.

Aquellos que ya llevan rato utilizando Excel pero

nunca aprendieron formalmente y quieren con-
ocer tips para trabajar mejor y más rápido

Para participar en el curso se necesita una computa-

dora con una copia de Excel. Aunque Excel 2007
puede funcionar, es mejor utilizar la versión de Excel
2013 pues es más completa.
8
Introducción: Páginas de intro-
duccion vienen al principio de cada
capítulo. Incluyen los temas clave del
capítulo.
Ejercicio: Páginas de ejercicio te
dictan algun ejemplo de práctica para
que repases lo aprendido.
Referencia: Páginas de referencia in-
cluyen los pasos a seguir para realizar
algun nuevo procedimiento.
Diagrama: Páginas de diagrama son
infográficos que enfatizan temas im-
portantes por capítulo.
¿ES DIFÍCIL DE APRENDER?
Muchos cursos que pretenden enseñar Excel son
aburridos y repetitivos. Para ayudarte nos deshici-
mos de las partes tradicionales y comenzamos desde
cero.
En el trabajo Excel es la herra-
mienta mas importante para un
oficinista. Repetidos estudios
muestran que la habiilidad que
más reditúa para el salario del
empleado y para la empresa, es
saber Excel. Cuando una perso-
na aprende Excel correctamente
puede ahorrarse mucho trabajo
y aportar mucho más valor a la
empresa.
9
Para este curso inicial nos hemos
enfocado en las funciones que
son simples de entender y que te
harán la vida más practica y sen-
cilla al momento de utilizar Excel.
Dejamos de lado funciones que
requieren de demasiada lógica o
simplemente no se ven en el 90%
del trabajo.
Entender Excel no es solo un
proceso de saber que hace cada
También incluimos informacián
botón del programa. Lo impor-
practica sobre el armado de hojas
tante es saber cuando se utili-
de calculo como tál. Estándares y
za cada cosa y poder seguir las
buenos procesos a seguir, ya que
mejores prácticas al momento
la mitad de los errores en Excel
de diseñar una hoja de cálcu-
surgen de un mal diseño de la
lo. Los trabajos mas eficientes
hoja de cálculo. Esperamos que
y completos son el producto de
encuentres el curso intuitivo, di-
un correcto entendimiento del
vertido, y más que nada, produc-
Excel.
tivo.
 LA ESTRUCTURA
DE ESTE CURSO
10 Para ayudarte a entender como armar hojas
de cálculo buenas y eficientes, tenemos las
siguientes 4 clases:
1: MOVIMIENTO
Pasaremos la primera clase
discutiendo el ambiente de
la hoja de cálculo y el mov-
imiento eficiente a través de
este. 30% del tiempo que se
invierte en trabajar en Excel
se pierde en un movimiento
ineficiente a través del libro
de trabajo.
Incluso si ya llevas rato uti-
lizando el programa (años
incluso), utilizar los atajos de
teclado te hará un usuario
mucho más rápido y efici-
ente.
Para los que son completos
principiantes en el programa,
esta clase es importante
para comenzar a aprender
correctamente como mov-
erse de un lado a otro.
2: FÓRMULAS
En esta sección veremos que
son las formulas y funciones
del Excel, y como se pueden
utilizar. El énfasis de esta
clase siempre es sobre 2 as-
pectos:
Fijación: Como controlar el
movimiento de fórmulas al
momento de arrastrar y jalar
de algún lado a otro.
Proceso: Como hacer fór-
mulas más eficientes y las
causas principales de errores
en funciones de Excel. Si ya
te consideras avanzado esta
clase puedes saltártela sin
problemas
3: TRUCOS
Seguimos con información
esencial respecto a todas
las funciones que Excel tiene
para hacerte la vida más fá-
cil.
Hasta 28 herramientas que
pueden resolver todos tus
problemas, actuales y fu-
turos en la oficina. Es todo lo
que necesitas para parecer
que eres un experto en Excel
sin necesariamente serlo.
La clase está diseñada para
que se tome a manera de
juego y al final el equipo con
más puntos gana.
4: ERRORES
El buen diseño de una hoja
de cálculo es fundamental
para asegurar un flujo de
trabajo correcto. Sin embar-
go, muchas veces nos per-
demos en intentar que todo
quepa en una sola hoja. En
esta clase veremos:
Presentación: Las hojas de
cálculo tienen sus propias
reglas de etiqueta. Evita ha-
cerles la vida pesada a todos
con formatos estrafalarios y
diseños que no conducen a
un buen análisis.
Protección: El trabajo colab-
orativo en Excel se ha vuelto
importante hoy en día, pero
el acceso de muchos usuari-
os a la misma hoja hace que
los errores sean inevitables.
Veremos cuáles son las me-
jores prácticas para evitar
que muchas manos arruinen
la sopa.
POR QUÉ
EXCEL ES RELEVANTE
Antes de comenzar es importante
entender que es una hoja de calculo y por que
se ha vuelto la herramienta mas esencial en
el ambiente de trabajo.
LA HERRAMIENTA
Excel es lanzado en 1985
como respuesta al software
de hoja de cálculo como
Visicalc que eran propiedad
de Lotus, desde entonces se
ha vuelto una herramienta
indispensable en la oficina.
Hoy en día en el mundo ex-
isten 1.2 mil millones de usu-
arios de Excel, casi la 6ta par-
te de la población mundial.
Desde secretarias a jefes
de organizaciones enteras,
todos utilizan el Excel para
llevar a cabo el análisis de
datos, y sin embargo una
encuesta de Microsoft revela
que solo el 3% de los usuari-
os sabe cómo utilizarlo a un
nivel de competencia inter-
media.
En este curso te pondremos
al corriente de las funciones
más importantes para que te
acerques a ese 3%.
VERSATILIDAD
Probablemente lo único que
no puedas hacer en Excel sea
escribir una novela o armar
una presentación... y eso es
debatible.
Excel es la pieza de Software
más versátil de la suite de
Office, y probablemente de
todo el software que existe.
Puedes utilizarla para llevar
la lista de invitados de tu
boda, el presupuesto de una
fiesta, o las proyecciones fi-
nancieras de una empresa
multinacional.
PROGRAMABILIDAD
¿Te consideras un programa-
dor? No es normal pensar
en el Excel como una her-
ramienta de programación,
pero la versatilidad que
permite hace que en efecto,
crear una hoja de cálculo sea
un acto de programación.
11
VOLUMEN DE DATOS
Vivimos en la época del Big
Data, donde del 2007 hasta
el 2013 se generó la misma
cantidad de datos que toda
la humanidad había genera-
do en su historia.
El futuro del trabajo depende
de que los analistas sean
capaces de poder digerir
rápidamente esos datos y
deducir conclusiones impor-
tantes, independientemente
de su puesto o función.
Excel es la herramienta que
más nos facilita este tipo de
análisis a las personas que
no son matemáticos o pro-
gramadores profesionales,
puesto que es fácil de acusar
y fácil de utilizar.
BIG DATA
UNA MUY BREVE INTRODUCCIÓN
12 Elinformación
término BIG DATA se refiere a la cantidad ingente de
que nuestra vida produce día a día. A diario
el acto de utilizar el celular, entrar a un estacionamien-
to automático o comprar algo en una caja registradora
genera datos que nos pueden llevar a conclusiones inte-
resantes sobre los negocios, la sociedad y la el compor-
tamiento de las personas.

Cada una de estas acciones

Una persona visita un esta-
En esta página puedes ver
cionamiento automático
algunos ejemplos de cómo
una persona común puede Un cliente utiliza una tarjeta
generar datos, y para que de puntos en una tienda de
pueden ser utilizados esos autoservicio
datos en la vida real.
Realizas una llamada a otra
persona por celular
genera datos, que poste-
riormente son recopilados
y analizados para sacar
nuevas conclusiones. Estos
datos están llevando a una
revolución en la manera de
hacer las cosas, incluyendo
la manera en la que traba-
jamos... y los trabajos que
estarán disponibles en un
futuro.

Alguien se queda a ver Net-

flix en sábado por la noche
 13
Comprar con tarjetas de puntos le
permite a la tienda saber que compra-
Pedir un boleto y luego pagar el bo- ste, y cuál es tu demográfica. Con esto
leto genera datos. Datos que pos- pueden concluir que clase de ofertas
teriormente pueden decirle a la ad- enviarte, determinar si una mujer está
ministración de la plaza cuanta gente embarazada, que etapa de tu vida
está visitando en coche, cuales son las estas transitando, y cuál es la mejor
horas pico, y cuando habilitar nuevas publicidad para enviarte.
partes del estacionamiento.

La información de a quien llamaste,

cuanto tiempo duro la llamada, y el
El historial de películas que ves en
lugar desde el que salió permite iden-
Netflix le dice a la empresa cuales
tificar los patrones de comportamien-
películas se ven con cuales, lo cual
to social de una persona. Agencias del
puede ayudar a mejorar el sistema
gobierno pueden utilizar este tipo de
generador de recomendaciones
meta-información para ubicar terror-
istas, o agencias de mercadotecnia
pueden saber que anuncios enviarte
en base a esto.
 MOVIMIENTO
1
•La estructura del Excel
•Desplazamiento con el Teclado
Incluso si ya utilizas Excel, moverse con el mouse es
una gran causa de pérdidas de tiempo innecesarias. 15
El desplazamiento con el teclado es una de las princi-
pales diferencias entre un experto y un novato.

En teoría puedes usar Excel sin recurrir al mouse en ningún

momento. En la práctica queremos acercarnos lo más
posible a este ideal; incluso si el mouse si es necesario para
muchas cosas. Casi cualquier comando que nosotros ten-
gamos en Excel puede ser activado vía teclado, aunque no
todos son necesarios aprendértelos.

La intención de esta clase es que, sin importar tu nivel

aprendas a desplazarte a través del Excel utilizando los co-
mandos de teclado más importantes, y conozcas otros no
tan importantes que tal vez te lleguen a ser útiles. Ahor-
raras tiempo y pronto te preguntarás que hacías peleán-
dote con el mouse todos estos años.

Archivo: Atajos.xlsx
LA PANTALLA DE EXCEL
Nuestro ambiente de trabajo en Excel es la hoja de cál-
culo. Esta se muestra como una cuadricula donde las
filas se denominan con números y las columnas con let-
16
ras. Veamos que otros elementos componen la pantalla
Herramientas de Acceso Rápido:
Son botones con los comandos más
básicos que nos podemos imaginar.
Esta barra puede ser modificada para
agregar botones adicionales de co-
mandos que consideremos personal-
mente necesarios.

básica de Excel:

Barra de Fórmulas: En esta barra no-

sotros podemos editar los contenidos
de alguna celda seleccionada, insertar
fórmulas y en general hacer gran par-
te del trabajo de Excel.

Cuadro de Nombres: Este recuadro

nos dice el nombre, o domicilio, de
alguna celda seleccionada. Podemos
borrar ese nombre y escribir uno no-
sotros para que nos lleve directo a ese
domicilio.

Ayudante de Fórmula: Este botón

con la notación f(x) nos permite editar
alguna fórmula utilizando el ayudante.
Es particularmente útil cuando se trata
de fórmulas más complejas.
Pestañas del Listón: Son los nombres
de cada uno de los menús que nos
van a aparecer arriba. Al hacer clic en
uno de estos nos lleva al menú. Hay
una última pestaña que nos sirve para
hacer macros llamada “Programador”
pero que está escondida.
Listón: Nuestra barra de herramientas
principal, aquí encontraremos casi to-
dos (si no es que todos) los comandos
con los que estaremos trabajando a
lo largo de nuestro uso del Excel. Po-
demos agregar botones si nos hacen
falta.
17
Celdas: Nuestro libro de trabajo
Barra de Status: No guarda mucha
información. Los botones presentes
nos permiten grabar macros y cambi-
ar la vista de nuestra hoja de cálculo a
vista de impresión. Sin embargo cuan-
do seleccionamos algún conjunto de
celdas en la barra de status veremos
el conteo y suma rápidos.
Ajustador de Zoom: Podemos uti-
lizarlo para cambiar el acercamiento
de vista a nuestra hoja de cálculo. El
estándar es el 100%, por si alguna vez
lo cambiamos de más.
COLUMNAS
Tecla: Ctrl + Espacio
Si necesitamos agregar co- • Se copian los formatos • La columna nueva
lumnas nuevas con el tecla- (más no los contenidos) de cargará con el mismo

18
Una columna en Excel es una selección
vertical de celdas desde el inicio hasta
el final del documento. Por lo general su
nombre está dado utilizando las letras
del alfabeto. Con cada iteración nueva
de Excel se agrega mayor capacidad de
columnas. Cuando se rebasa el abece-
dario, las columnas comienzan a nom-
brarse con doble letra (por ejemplo AA,
AB, AC, etc). Actualmente el Excel 2013
te permite tener columnas hasta la XFD.
do, es necesario tener una
columna seleccionada. Al
apretar la tecla Ctrl + “+”, se
agregará automáticamente
una columna entera nueva
a la izquierda de la columna
seleccionada. Nota que al
hacer esto suceden 2 cosas:
la columna a la izquierda de
la nueva columna por de-
fault. Si no es lo que quería-
mos, podemos cambiar des-
de el botón con un icono de
brochita que aparece. Nos
dará la opción de utilizar el
formato de la derecha, de la
izquierda o ninguno.
nombre (letra) que la
columna que teníamos
seleccionada antes de
insertar la nueva colum-
na. Las columnas viejas
a la derecha se recor-
rerán una letra.

Para seleccionar una colum-

na entera con el mouse solo
basta con hacer clic en la le-
tra de la columna en la barra
superior de la hoja de cálcu-
lo. Para insertar una colum-
na nueva con el mouse, es
necesario hacer clic derecho
sobre el título de la columna
y seleccionar “insertar” en el
menú subsecuente que apa-
rece.

Cuando se trata de seleccio-

nar una columna entera con
el mouse, debemos de estar
posicionados en alguna cel-
da, la que sea, de la colum-
na. Estando ahí, solo hace
falta apretar las teclas Ctrl
+ Espacio al mismo tiempo
y la columna quedará selec-
cionada.
FILAS
Tecla: Shift + Espacio
Si necesitamos agregar nue- • Se copian los formatos de • La fila nueva tendrá el
Una fila en Excel es una se- vas filas con el teclado es la fila superior por default. número de la fila que tenía-

lección horizontal de celdas
desde la derecha hasta la
izquierda del documento. Su
nombre siempre está dado
por números consecutivos.
Al igual que las columnas, la
cantidad de filas máximas en
un archivo se expande con
cada versión nueva del Excel.
En el Excel 2013 podemos
llegar hasta la fila 1,048,576.
19
necesario tener una fila se- Podemos utilizar el icono mos seleccionada original-
leccionada previamente. Al de brochita para cambiar a mente y el resto de las filas
apretar la tecla Ctrl + “+”, que los formatos sean los de se renumerarán.
se agregará una nueva fila abajo, o ningún formato.
automáticamente por enci-
ma de la fila que teníamos
seleccionada actualmente.
Al igual que con las colum-
nas suceden las siguientes 2
cosas:

Para seleccionar una fila en-

tera con el mouse solo basta
en hacer clic en el número
de la columna en la barra iz-
quierda de la hoja de cálculo.
Para insertar una nueva fila
con el mouse, es necesario
hacer clic derecho sobre el
título de la columna y selec-
cionar “insertar” en el menú
subsecuente que aparece.

Cuando se trata de selec-

cionar una fila entera con el
mouse, debemos de selec-
cionar una celda, cualquier
celda, que esté presente en
esa fila. Ahora solo presion-
amos al mismo tiempo las
teclas Shift + Espacio al mis-
mo tiempo y la fila quedará Como podemos ver. El atajo Ctrl + “+”
seleccionada. es el atajo universal para insertar nue-
vas cosas (filas y columnas, depende
de la selección). Veremos que también
sirve para insertar filas individuales.
 CELDAS SI queremos eliminar celdas, filas o columnas, el atajo de teclado ahora es Ctrl
+ “-“. La mécanica es la misma que para insertar: si tenemos una columna en-
La celda es la unidad básica
tera, esta se elimina, si tenemos una fila entera seleccionada, se elimina la fila.
de la hoja de cálculo de Excel.
Y si tenemos una celda seleccionada únicamente, la celda se elimina pro Excel

20 Cada celda es un pequeño

cuadro en la cuadricula de la
hoja de cálculo, y su nombre
nos preguntará primero si queremos que las celdas restantes se desplacen
hacia arriba o la izquierda.

o domicilio está dado por la

unión de la letra de la co-
lumna en la que reside con
el número de la fila (ejemplo
A13, es la celda que está en
la columna A, fila 13).
No hay atajo de teclado es-
pecífico para seleccionar una
celda, lo mejor que se puede
hacer es moverse utilizando
las flechas del teclado hasta
la localización que quere-
mos. Esto no siempre puede
resultar eficiente, depend-
iendo de la distancia que
existe entre una celda y otra.

Para agregar una celda nue-

va, hay que tener una celda
previamente seleccionada y
presionar Ctrl + “+”. Dado
que Excel no sabe si quere-
mos agregar la nueva celda
hacia abajo o hacia la iz-
quierda, nos desplegará un
menú para preguntarnos;
jamás nos dará la opción de
insertar celdas hacia arriba o
la derecha, para eso hay que
movernos a otra celda e in-
tentar de nuevo.
HOJAS
Teclas: Ctrl + AvPag, Ctrl + RePag, Shift + F11

21
Excel nos permite tener más de una Para desplazarnos entre hojas de cál- Insertar una pestaña nueva solo requi-
hoja de cálculo en algún archivo, lo culo solo es necesario apretar la tecla ere de las teclas Shift + F11.
cual nos sirve bastante para organizar Ctrl + AvPag, lo que nos llevará a la
nuestra información de manera lógica. siguiente pestaña a la derecha. La tec-
Nuestras hojas de cálculo están deno- la Ctrl + RePag nos llevara a la pestaña
tadas debajo de la pantalla principal, inmediata a la izquierda.
justo por encima de la barra de status
mediante pestañas con el nombre de
cada hoja. Hacer clic en cualquiera de
estas pestañas nos hará cambiar de
hoja de cálculo.
SELECCIÓN A DISTANCIA
Teclas: Ctrl + Flecha, Ctrl + Shift + Flecha

A veces tenemos grandes canti- Si estamos en la última celda con da- En ocasiones lo que queremos es se-

22 dades de datos en una sola hoja

que rebasan nuestra capacidad
de verlos en una sola pantalla.
tos y volvemos a presionar el atajo,
Excel se saltara todas las celdas vacías
y nos llevará a la siguiente celda con
leccionar toda el área desde la celda
en la que estamos actualmente hasta
la última celda con datos. En este caso
Estamos hablando de cientos o datos. SI ya no hay más celdas con la mecánica es la misma, pero ahora
miles de filas y columnas. De- datos, nos llevará a la última celda del solo hace falta agregar la tecla shift
splazarse a lo largo y ancho de libro. a nuestra combinación. Por ejemplo,
estos datos siempre es tedioso presionar Ctrl + Shift + Derecha, hará
y complicado, puesto que tene- que se seleccionen todas las celdas
mos que atinarle al final del doc- desde la que tenemos seleccionada
umento. hasta la última celda con datos a la
derecha.
Para esto, el teclado es de bas-
tante ayuda. En lo que debe
de ser el atajo más importante
y más subutilizado del Excel,
el desplazamiento rápido nos
permite llegar, desde donde es-
temos hasta la última celda con
datos de algún bloque de datos
en dirección que queramos.
Cuando queremos hacer un sim-
ple desplazamiento (solo llegar),
basta con hacer clic en Ctrl +
Flecha y la celda que se selec-
cionará será la última que tenga
datos en la dirección que selec-
cionamos. La flecha es cualquier
flecha de teclado, asi que por
ejemplo Ctrl + Abajo nos llevará
a la última celda hacia abajo que
tenga datos.
 COPIAR Y PEGAR
Teclas: Ctrl + C, Ctrl + V, Enter
El acto de copiar y pegar significa
agarrar un conjunto de datos, puede
ser una columna, fila o celdas, y copi-
arlas en algún otro lado de la hoja sin
afectar la original.
Por lo general para hacer esto con el
mouse solo es necesario hacer nues-
tra selección, darle clic derecho y se-
leccionar copiar. Luego nos vamos al
lugar donde queremos generar la co-
pia, hacemos clic derecho sobre este,
y seleccionamos pegar.
Realizar esta acción con el teclado es
lo mismo, solo que ahora utilizaremos
los atajos. Seleccionamos los datos
Nos desplazamos a la celda donde
queremos pegar y seleccionamos las
teclas Ctrl + V, o también puede fun-
23
que vamos a copiar, y para copiarlos cionar seleccionando la tecla Enter.
apretamos Ctrl + C al mismo tiempo. Con esto queda nuestra selección co-
piada.
Vemos como nuestra selección ahora
se vuelve envuelta en una línea punt-
eada. Esto significa que ha sido copia-
da. Hay que notar que podemos perd-
er la copia muy fácilmente si hacemos
casi cualquier otra cosa en Excel que
no sea ir a pegar inmediatamente.
CORTAR Y PEGAR
Teclas: Ctrl + X, Ctrl + V, Enter

24
Cortar y pegar, a diferencia de copiar
y pegar, mueve la selección original y
deja un vacío donde esta se encontra-
ba anteriormente.
Para realizar con el teclado esta acción,
seleccionamos los datos que vamos a
cortar, y para cortarlos apretamos Ctrl
+ X al mismo tiempo. Vemos como
nuestra selección ahora se vuelve en-
vuelta en una línea punteada.
Nos desplazamos a la celda donde
queremos pegar y seleccionamos las
teclas Ctrl + V, o también puede fun-
cionar seleccionando la tecla Enter.
Con esto queda nuestra selección co-
piada.

Esto significa que ha sido cortada,

nota que no hay diferencia con la
línea punteada de copiar.. Hay que
notar que podemos perder la copia
muy fácilmente si hacemos casi cual-
quier otra cosa en Excel que no sea ir
a pegar inmediatamente.
DESHACER Y HACER
Teclas: Ctrl + z, Ctrl + y
Dos comandos sumamente importante en Excel son Deshacer y Re-hacer. Cuan-
do cometemos un error en nuestra hoja, y lo detectamos inmediatamente, no es
necesario eliminar ese error. A veces incluso nos resulta imposible, como borrar
accidentalmente información valiosa. En ese caso entra el deshacer:
• El comando de Deshacer (Ctrl + Z)
como su nombre lo dice, deshace la
última acción realizada. Si accidental-
mente borramos información, utilizar
deshacer hace que la información
vuelva. Excel tiene una memoria que
almacena nuestro historial de ac-
ciones, lo que significa que podemos
deshacer cualquier acto hasta 30 pa-
sos atrás.
25
• El comando de Rehacer (Ctrl + Y) no
es tan conocido como deshacer pero
tiene su uso. Solo se habilita para uso
después de haber utilizado deshacer.
Lo que re hacer nos permite es, si ac-
cidentalmente hicimos un deshacer
de más, o decidimos que en realidad
no queríamos usar deshacer, rehacer
revierte este comando y nos deja el
archivo como estaba.
ATAJOS NO OFICIALES
Teclas: Alt
No todos los comandos de Excel
26
tienen atajos asignados. Hay muchos
que tenemos que inventarnos no-
sotros: por suerte Excel tiene un siste-
ma que hace esto sea fácil y sencillo.
Sin embargo cabe resaltar el cuestion-
able valor de aprenderse estos atajos,
solo nos son útiles cuando en verdad
utilizamos mucho un comando que
no tiene atajo oficial.
Para activar los atajos no oficiales,
estando en cualquier parte de Excel,
solo es necesario presionar la tecla Alt
por 2 segundos. Veremos por encima
da cada pestaña y cada botón de la
barra de acceso rápido surgen letras.
Estas letras nos dicen que tecla del
teclado presionar para llevarnos a esa
pestaña. Cada botón de la pestaña ac-
tiva también tiene una letra. De esta
manera la combinación de teclas que
nosotros presionemos a partir de Alt
nos llevará a ejecutar el comando de-
seado. No es una solución para todo,
y a veces, es más eficiente utilizar el
mouse que una cadena de comandos
complicados y difíciles de memorizar
para llegar a una función obscura y
poco común.
EJERCICIO: ATAJOS Ejemplo
CTRL SHIFT CTRL
Rellena los siguientes cuadros con
los atajos correspondientes. Asi
como viene en el ejemplo. ← RePag
Selecciona todas las
celdas a la Izquierda
Anterior hoja
de cálculo
27
Actividad

Selecciona todas las Ir a la cima del libro

Selecciona Selecciona la
celdas a la Derecha de trabajo
Columna Entera celda de más
abajo

Selecciona todas las Ir hasta el final de la

Selecciona Selecciona la
celdas hacia Abajo hoja de trabajo
Celda de más
Fila Entera
Arriba

Selecciona todas las Ir hasta la celda más Insertar nueva

celdas hacia Arriba a la izquierda
hoja

Selecciona toda la Ir hasta la celda más Siguiente hoja de

Región a la derecha Cálculo
 EJERCICIO: ELEMENTOS
Herramientas de Acceso
DE EXCEL Rápido

28 Nombra todos los elementos de

la pantalla de Excel asi como se te
marca en el ejemplo.
29
 FÓRMULAS
2
•Estructura Básica de Fórmulas
•Los Componentes de una Función
•Fijación en Fórmulas
 31
El propósito de una hoja de cálculo es poder hacer op-
eraciones de manera masiva; cientos a la vez de ser
necesarias. Para poder efectuar eso en el Excel utiliza-
mos las fórmulas y funciones.

Se podría decir que el resto del curso, de alguna manera u

otra, son fórmulas y funciones. Casi todo lo que se puede
hacer en Excel depende de alguna manera de una fórmula,
y el saber utilizarlas marca la diferencia entre un usuario
casual y un experto.

Este capítulo (y todos los capítulos subsecuentes) están

estructurados para darte las bases y dejarte pensando en
los ejercicios. Cuando puedas resolver todos los ejercicios
puedes considerarte un verdadero experto en Excel.

Archivo: Fórmulas.xlsx
LA ESTRUCTURA DE LA FÓRMULA
Una fórmula en Excel se escribe en la barra de fórmulas
o directamente en alguna celda que estemos trabajando.
32 Para indicar la existencia de la fórmula, siempre comen-
zamos utilizando el símbolo de “=”. También podemos
utilizar el signo de “+”. A continuación escribimos los el-
ementos de la fórmula.

= F2 Una fórmula puede estar compuesta de números y ref-

erencias a celdas. En este caso que tenemos =F2 + B3,
estamos diciendo que se sumen los contenidos de la
celda F2 con los de la celda B3. Una fórmula puede
tener tantas operaciones como nosotros queramos
siempre y cuando se respete la ortografía.
 Al momento de estar escribiendo la fórmula, podem-
os escribir directamente el domicilio de la celda, o po-
demos ir a hacer clic sobre la celda para que Excel en
automático lo escriba por nosotros.
33

+ B3 Nota: La principal causa de errores y desperfectos en

una hoja de cálculo es el uso de números fijos y con-
stantes dentro de una fórmula. Aunque Excel te lo per-
mite, siempre es mejor hacer referencia a alguna celda
que contenga el número y evitar dejarlo fijo en la fór-
mula.
 OPERADORES EN FÓRMULAS
Las fórmulas están hechas para abarcar prácticamente todas las operaciones matemáticas básicas que no-
sotros conocemos. También se pueden utilizar para realizar comparaciones, lo cual es útil cuando estamos
haciendo chequeos y estableciendo candados. A continuación los operadores que podemos encontrar:

34
+ El clásico signo de suma, como su nombre lo dice, suma dos elementos

- El signo de resta puede utilizarse para restar dos elementos o para convertir
un número en negativo.

* El asterisco se utiliza para multiplicar

/ La diagonal invertida denota una división
()
Los paréntesis se utilizan para marcar prioridad dentro de una fórmula. Ver-
emos un poco más en jerarquía de operaciones

^ El acento especial se utiliza para elevar/elevar algún numero

& El ampersand nos permite unir o concatenar 2 textos diferentes
% El signo de porcentaje nos es útil cuando queremos dejar algún número
convertido a porcentaje directamente sin pasar por el formato botón de for-
mato.

= No solo sirve para abrir una fórmula, cuando usamos el signo de igual
dentro de una fórmula nos sirve para comparar 2 datos a ver si son iguales o no

<,>,<> Los signos de menor que, mayor que, o diferente a nos sirven para
efectuar comparaciones dentro de la fórmula.
JERARQUÍA DE OPERACIONES

35
Si nos remontamos a nuestras clases en la primaria o en la secundaria,
recordaremos que en algún momento nos enseñaron algo llamado jer-
() Parentesis
arquía de operaciones. Esta se refiere al orden en el que se realizarán
ciertas operaciones dentro de una fórmula.
^ Exponenciación
Estamos acostumbrados a que por lo general, las operaciones se realizan
en el orden en el que se leen, de izquierda a derecha. Por ejemplo:
*, / División y Multiplicación

+, - Suma y Resta
Y si quisiéramos modificar la operación original para que nos del primer
resultado incorrecto deberíamos agregar los paréntesis de tal manera
que cambie el orden en que se realizan las cosas:
Matemáticamente esto es incorrecto. Las fórmulas deben de resolverse
en el mismo orden en el que la jerarquía lo impone. Excel no es la excep-
ción. (

Muchas veces escribimos una fórmula para encontrar que el resultado no

era el que esperábamos, precisamente porque no respetamos la jerarquía. Así que si resolvemos la operación original nos resulta que:
En la siguiente tabla podemos ver el orden correcto de las operaciones:
FUNCIONES
36
= SUMA(B2:C3)
Las fórmulas solo le rascan a la super-
ficie del verdadero poder del Excel. El
corazón en realidad se encuentra den-
tro de las funciones: procesos ya pre-
hechos dentro del Excel que nos per-
miten manipular datos y analizarlos
como profesionales.
Para comenzar a escribir una función,
abrimos igual que la fórmula con un
= o un +. Una función se compone
de diferentes partes, muchas de ellas
siempre varían. En el ejemplo de la
función =Suma(B2:C3) se tiene que lo
primero es el nombre de la función. El
mismo Excel nos provee la sugerencia
de la función al estarla escribiendo.
Cuando terminamos con la palabra
debemos siempre de abrir un parén-
tesis, tras lo cual Excel nos ofrece un
pequeño ayudante en una caja ama-
rilla que nos especifica que debemos
de ingresar en la fórmula, estos se lla-
man argumentos.
 37

= SUMA(
SUMA( NÚMERO 1, [NÚMERO 2],...)

De manera alternativa, la función la

El argumento en turno esta dado en
podemos llenar utilizando el botón
negritas, y para pasar al que sigue
Fx al lado de la barra de herramientas.
siempre hay que escribir una coma.
Esto nos abre un ayudante más com-
Los argumentos que se consideran
pleto donde cada argumento tiene
opcionales, es decir, no son necesari-
su propio cuadro de dialogo y nos da
os para que la función se lleve a cabo,
una imagen, abajo a la derecha, de lo
están dados entre corchetes.
que será el valor final de la función o si
generará error al terminar de llenarla.
FIJACIÓN BÁSICA
Teclas: F4

38 Cuando nosotros escribimos una fór-

mula en Excel y la cambiamos de lu-
gar, las referencias (los domicilios de
las celdas que la fórmula usa) se cam-
bian también para reflejar el nuevo lu-
gar de la fórmula. Esto es útil cuando
estamos arrastrando una fórmula y
queremos que se actualice para tomar
datos nuevos.

Sin embargo a veces queremos que

alguna (o todas las celdas) en la fór-
mula se queden fijas, por lo que es
necesario hacer lo siguiente: nos
posicionamos en cualquier punto del
nombre de la celda en la fórmula que
queremos dejar fijo y hacemos clic en
F4 en el teclado.

Veremos cómo surgen signos de pe-

sos alrededor de la celda. Eso signifi-
ca que ahora esa referencia esta fija
y no importa hacia donde movamos
o arrastremos la fórmula, queda total-
mente fija y siempre apuntando a la
misma celda.
 Dentro de una función también es
posible establecer fijaciones a las cel-
das. El proceso es el mismo: coloca-
mos el cursor sobre donde está escrita
la celda en la función y presionamos
la tecla F4. No es necesario fijar todas
las celdas en una función, podemos
fijar solo algunas de ellas, según sean
nuestras necesidades.
= $F$2 + $B$3
Para el ejemplo tenemos una tabla
que intenta calcular los impuestos a
39
partir de los precios de venta finales.
Si nosotros arrastramos la fórmula
tenemos que la referencia a la celda
con la tasa de impuestos se pierde en
el arrastre.
Es en este tipo de situaciones que
tenemos que recurrir a la fijación: uti-
lizamos la tecla F4 sobre la celda que
hace referencia a los impuestos. Al
momento de arrastrar, vemos como
esta se queda fija en todas las fórmu-
las subsecuentes.
 FIJACIÓN AVANZADA
Teclas: F4

40
En realidad, para un principiante, la
fijación es uno de los temas más com-
plicados que va a enfrentar al utilizar
el Excel, pues tenemos que darnos
una idea de todas las partes móviles
que nuestra función puede llegar a
tener. Para una simple suma no se ve
tan complejo, pero veamos como esto
rápidamente puede subir de dificul-
tad.
En este caso tenemos un cuadrado
donde debemos de multiplicar los va-
lores de la columna por los de la fila,
utilizando solo una multiplicación y
arrastrando. Si queremos dejar la mul-
tiplicación sola, sin fijaciones, veremos
que los resultados que nos dan son
ridículos:
Esto es porque el arrastre nos está ar-
ruinando nuestra operación, así que la
solución debería ser fijar. Sin embar-
go veamos qué pasa cuando dejamos
todo fijo en nuestra multiplicación:
Tampoco nos da el resultado espera-
do. Todas las celdas están realizando
la primera multiplicación y ya. Necesi-
tamos encontrar un punto intermedio:
y lo existe. Nosotros podemos fijar
solo las filas o solo las columnas en
una fórmula.
Si nos paramos sobre la fórmula
donde viene escrito el domicilio de
una celda, y presionamos F4 una vez,
nos da la fijación absoluta que con-
ocemos. Pero si presionamos F4 de
nuevo vemos que ahora el signo de
pesos solo está frente al número. Esto
significa que ahora solo la fila esta fija,
la columna se podrá cambiar cuando
arrastremos a la derecha o a la izqui-
erda. Si arrastramos arriba o hacia
abajo, la fila siempre será la misma.
Donde si vemos, lo difícil aquí no es
entender cómo se fija, si no cuál es
la manera correcta de hacerlo. Hay
maneras alternativas (que pronto ver-
emos) de fijar, y también hay ejercicios
que puedes realizar para mejorar tu
destreza fijando. Saber fijar es una de 41
las habilidades más importantes que
uno puede tener en el Excel.

Ahora presionamos F4 de nuevo. El

signo de pesos cambia a estar frente
a la letra. Esto nos dice que ahora la
columna esta fija. Si arrastramos a la
derecha o izquierda, la referencia a la
columna no va a cambiar. Si arrastra-
= F$2 + B$3
mos hacia arriba o abajo, la referencia
a la fila definitivamente cambiará. Por
último si volvemos a presionar F4 se

= $F2 + $B3
pierde toda fijación que tuviéramos y
la referencia queda flotando comple-
tamente.

Para resolver el problema que ten-

emos, entonces, necesitamos que
cuando se arrastre hacia la derecha,
la referencia al número en la colum-
na quede fija de la columna, mien-
tras que si arrastramos hacia abajo, el
número en la fila de títulos debe de
quedar fijo en la fila. El resultado nos
deja con esto:
FORMATO RC
Estamos acostumbrados a que la co-
ordenada de una fórmula se nos dé a

42
manera de letra y número, donde la
letra denota una columna y el número
la fila. Excel tiene un formato alterna-
tivo llamado RC donde R significa Row
(fila en inglés) y C significa Column
(columna).

Cada fila y cada columna está dada

por un número. Por ejemplo, para la
primera de celda en un libro nosotros
la conocemos como A1 (columna A,
fila 1). En su formato RC su domicilio
sería R1C1 (Fila 1, Columna 1).

Si quisiéramos traducir nuestra for-

mula de suma

=A2 + B2
A formato RC, entonces nos dejaría
con que

=R2C1 + R2C2

La traducción en si es simple, solo es

cuestión de saber la columna en letra
a que número le corresponde. Ahora
lo que sigue es un poco más compli-
cado. Los domicilios dados en forma-
to RC son fijos.

Cuando le decimos a Excel que quer-

emos que haga referencia a R2C1,
siempre hará referencia a esa celda
independientemente de donde se en-
cuentre o se mueva la fórmula.
Para hacer referencias relativas en for-
mato RC es donde entra la dificultad.
Cuando decimos que la referencia en
RC es relativa, en este caso va en serio.
La referencia será relativa a la celda
donde este escribiendo la fórmula.

Supongamos que queremos replicar

43
la simple suma que estaba en C2 en
formato RC de manera relativa. Ten-
dremos que saber cuántas filas y co-
lumnas se debe de mover desde C2
para darle el nuevo domicilio. Algo así:

=A2 + B2

Pasa a ser

=RC[-2] + RC[-1]

Lo primero que vemos es que ahora

estamos escribiendo entre corchetes.
Esto denota que es referencia relativa
ahora. El número escrito entre cor-
chetes representa cuantas filas o co-
lumnas nos debemos desplazar desde
la celda inicial (donde se está escribi-
endo la fórmula) para llegar a la celda
objetivo.

En este caso R no tiene modificador,

asi que eso significa que nos queda-
mos en la misma fila. C tiene un mod-
ificador de -2 para empezar, asi que
nos movemos 2 columnas a la izqui-
erda. En el segundo elemento, C tiene
un modificador de -1 asi que nos
movemos 1 columna a la derecha. Po-
demos pensarlo como coordenadas.
 RESUMEN
FÓRMULAS
Contesta, con tus propias palabras, las
44 preguntas conceptuales en los siguientes
recuadros.

Escribe como se ve una referencia de celda con la columna fija, otra con la fila fija y otra totalmente fija.

¿Que operador se debe utilizar para concatenar una oración?

Menciona 2 ventajas de utilizar el formato RC sobre el formato de filas y columnas

La formula de suma puede ser hecha de las siguientes 2 maneras:

 45
EJERCICIOS
Archivo: Fórmulas Ejercicios.xlsx

Resuelve los ejercicios de los archivos especificados.

Puedes verificar tus respuestas en el archivo de mismo
nombre que incluye los ejercicios Resueltos.
 TRUCOS ÚTILES
3
•Lo que todo principiante debe saber
•Lo que todo intermedio debe saber
•… y lo que necesitas para impresionar a tus amigos
Godínez
Es casi seguro que pasas tiempo de más en la com-
putadora; no por gusto, sino porque Excel se niega a
cooperar con algo que quieres hacer.
47
Excel tiene muchas herramientas escondidas (y a plena
vista) que nos harían la vida más fácil si tan solo las cono-
ciéramos. No ameritan una clase entera por si solas, tal vez
solo las usemos una vez cada 3 meses, pero el momento
que tenemos que pelearnos con ellas desearíamos saber
cómo se usan.
La intención de esta clase es que sea una referencia gen-
eral: veremos cómo hacer todo eso que estabas seguro se
podía resolver en Excel pero que nadie en la oficina sabe
exactamente como.

Te ahorraras tiempo, te ahorras frustraciones y te ahorrarás

muchas lágrimas. Nota que algunos de estos trucos solo
aplican para Excel 2013, así que los marcamos especial-
mente.

Archivo: Trucos Útiles.xlsx

 AUTO-RELLENAR

48
Tienes una columna de datos que se
extiende más allá de la pantalla y al
lado quieres hacer una simple op-
eración. Digamos que tienes precios
en una columna y al lado vas a sacar
el IVA (Impuesto al Valor Agregado).

Idealmente realizas la operación una

sola vez, en la primera fila de la co-
lumna, y luego consigues que Excel
rellene el resto solo. Sin embargo he-
mos visto cantidad de gente que in-
tenta copiar y pegar, o jalar la celda
hacia abajo.

Para auto-rellenar solo es necesario

seleccionar la celda que vas a arras-
trar, posicionarse en el punto negro
de abajo a la derecha (sabrás que es-
tas bien porque tu cursor se convirtió
en una cruz negra) y hacer doble clic.
Con eso Excel auto-rellenará con tu
fórmula todas las celdas hasta que la
columna con datos termine.

Nota que si hay algún salto entre los

datos (una celda vacía), Excel se de-
tendrá en esa celda vacía. Hay que
tener cuidado.
AUTOAJUSTAR ANCHO DE
COLUMNA
Es típico que el ancho de una celda no
49
es suficiente para almacenar todos los
datos que queremos y nos gustaría
extenderla para que quepa nuestra
información.

Para hacerlo solo vamos arriba en los

títulos de celda y nos posicionamos
en la línea divisoria entre la celda que
queremos ajustar y la siguiente co-
lumna.

Sin embargo, mucha gente ajusta el

ancho de la columna manualmente.
Si haces doble clic en esa división
(sabrás que estas en el lugar correcto
porque el cursor se torna negro con 2
flechas a los lados) la columna se au-
toajustará al ancho exacto necesario
para contener la información.

Si tenemos varias columnas que re-

quieren de ajuste, solo basta con se-
leccionar todas las columnas al mismo
tiempo y hacer el proceso del doble
clic en una sola, todas se ajustarán.

También podemos seleccionar toda la

hoja (en el cuadro superior izquierdo,
a la izquierda de la columna A) y hacer
doble clic en cualquier columna. Toda
la hoja será ajustada.
 CONGELAR PANELES
50
Tenemos archivos muy grandes a vec-
es en lo que, al bajar a ver la infor-
mación, perdemos de vista los títulos
de fila o de columna.

Es molesto estar volviendo constan-

temente al inicio para revisar que era
exactamente lo que estábamos leyen-
do. En estos casos es mejor inmovili-
zar paneles.
Esto significa que no importa a donde
nos movamos, los títulos (o las celdas
que queramos en realidad) siempre
estarán presentes en nuestra vista.

Para esto hay que posicionarse en la

celda donde intersectan los títulos de
fila y de columna, y posteriormente
bajarse en diagonal a la derecha una
celda como se muestra en la imagen.

De ahí solo basta con irnos a la

pestaña de vista y buscar el botón de
inmovilizar paneles.
REMOVER DUPLICADOS
Tenemos una columna de datos rel-
51
lena de nombres/direcciones/lo que
ustedes quieran donde se repiten
constantemente. Lo que nosotros
queremos es saber cuáles son los
nombres únicos y originales que es-
tán presentes, sin ninguna repetición.

Para eso basta con seleccionar la co-

lumna, irnos a la pestaña de Datos y
hacer clic en el botón de remover du-
plicados. Eso quitará los duplicados
de la columna y nos dejará solo con
los datos únicos.

Nota: Es muy importante que no sea

una columna de datos que no quer-
amos perder. Si es importante que
los datos no sean alterados, podem-
os mejor copiar esa columna, pasarla
a otra pestaña, y de ahí remover los
duplicados.

Otra cosa importante que hay que

tener en mente es que cuando la co-
lumna de datos este rodeada de otros
datos, Excel nos preguntará si quere-
mos también remover duplicados en
las otras columnas. Hay que asegurar-
nos de que solo seleccionamos las co-
lumnas que queremos afectar en estas
situaciones.
AGRUPAR Y DESAGRUPAR
Teclas: Shift + Alt + Derecha, Shift + Alt + Izquierda
Es común que tengamos nuestros Nota que siempre se agrupa hacia

52 datos dados en diferentes sec-

ciones. Podemos por ejemplo, ten-
er un estado de resultados donde
los gastos administrativos, gastos
de ventas, costos de venta, etc. es-
tán desglosados en diferentes cat-
egorías y al final tenemos solo el
total de la categoría.
Muchas veces este tipo de arreglo
nos ocupa espacio que preferiría-
mos ahorrar pero tenemos que de-
jar los datos en la misma página.
abajo (el signo de + aparece en la
última celda del grupo). Si queremos
agrupar hacia arriba tenemos que
irnos a la pestaña de Datos y en la es-
quina de la caja de agrupación (abajo
a la derecha) hacer clic en esa diminu-
ta flechita.
De ahí es necesario desactivar la op-
ción que dice agrupar filas debajo del
detalle y listo, ahora agrupará hacia
arriba.

Para resolver esto hay que agrupar.

Solo es necesario seleccionar
las filas (o columnas) que esta-
mos buscando agrupar, irnos a la
pestaña de datos, y hacer clic en
agrupar. Con eso tenemos que
nuestras celdas han sido agrupa-
das y ahora tienen un signo de +
a la derecha (o arriba si agrupamos
columnas) de ellas. Con eso po-
demos expandir o colapsar nuestra
selección.

Para desagrupar solo es necesa-

rio seleccionar el mismo grupo de
celdas, irse a la pestaña de datos
y hacer clic en desagrupar. Se per-
derá el signo de + y las celdas se
considerarán desagrupadas.
QUITAR LÍNEAS DE CUADRICULA
Las líneas de cuadricula aparecen por
default en todas las hojas de Excel.

53
Aunque a veces son útiles para ubicar
alguna columna o fila, en ocasiones es
más vistoso deshacernos de ellas. Esto
aplica especialmente para reportes fi-
nales y presentaciones.

Para hacer esto solo basta con irse a la

pestaña de Vista, y buscar la casilla de
“líneas de Cuadrícula”. Hay que desac-
tivar la palomita con un clic y listo. Si
queremos traer las líneas de regreso
solo basta con repetir el proceso.
 CAMBIAR DE VISTA – (Y QUITAR
LÍNEAS DE IMPRESIÓN)
54
La vista estándar en Excel es Uno de los efectos secundarios de
la de una hoja de cálculo in- utilizar estas vistas es que, cuando
terminable, lo cual es bueno volvemos a la vista normal, se quedan
para trabajar pero no tanto con nosotros las líneas de impresión.
para imprimir. Por eso existen No siempre las queremos tener pre-
diferentes vistas que podem- sentes, asi que para quitarlas se hace
os aprovechar para ver cómo lo siguiente:
quedará nuestro trabajo final
en papel. 1. Irse a Archivo en la barra superior y
En la pestaña de vista tenemos, a la luego a Opciones
izquierda las siguientes vistas: 2. En el menú subsecuente abrir la
pestaña de Avanzado
• Normal: Como su nombre lo dice, 3. Dirigirse a Vista y buscar la caja de
es la vista a la que estamos acostum- “Mostrar Salto de página”
brados. 4. Desactivar la opción.
• Page Break: Nos deja ver, en tamaño
completo, como quedarían las hojas
impresas y en qué momento se rompe
el archivo para dar pasó a la nueva pá-
gina.
• Page Layout: nos muestra, hoja por
hoja, como queda la impresión. La
gran diferencia es que trae márgenes,
encabezado y pie de página.
ENVOLVER TEXTO
Sucede que en ocasiones tenemos
demasiada información una celda,
pero hacer la columna más ancha para
que se muestre toda haría que se de-
55
forme el formato del archivo.

En estas situaciones nos vendría mejor

poder hacer que el texto cambiara de
línea dentro de la misma celda. Para
eso es necesario solo irse a la pestaña
de Inicio y buscar el botón de Envolv-
er Texto (por lo general en la caja de
alineación) mientras tenemos la celda
seleccionada.

Aunque una celda tenga el texto en-

vuelto, aun así podemos hacer que
su columna sea más ancha. Mientras
más espacio le demos de esta manera,
menos líneas necesitara hacia abajo
para mostrar todo el texto en la celda.
NOMBRES Y BÚSQUEDA RÁPIDA
DE CELDA
56
Todas las celdas en Excel tienen un
nombre; casi siempre es su dirección.
La celda en la columna M en la fila 22
se llama simplemente M22. A veces
es difícil estar buscando la celda en
específico, atinarle con el mouse, o
simplemente queremos llegar rápido
a esta.
Para eso existe, arriba a la izquierda
debajo de la barra de herramientas,
una pequeña caja blanca que es la
caja de dirección. En esta podem-
os, hacer clic, borrar el contenido (si
tiene) y escribir la dirección de la cel-
da a dónde queremos ir. Presionamos
Enter y el cursor en automático selec-
cionará la celda.

La caja de búsqueda rápida también

tiene una flecha a la derecha de esta
que nos permite ver todos los Nom-
bres y Tablas presentes en la hoja. Si
quisierámos navegar a uno de estos
solo es necesario hacer clic en el que
queramos con el mouse.
ERROR: NÚMERO GUARDADO
COMO TEXTO
Es común que después de importar
datos desde una fuente externa; como
una base de datos de internet o basa-
57
da en SQL, los datos que se supone
deberían ser números nos vengan en
formato de texto. Esto es frustran-
te porque significa que no podemos
hacer operaciones con ellos (sumar,
restar, etc.)

Por lo general Excel nos avisará del

problema mediante un cuadro de
error que dice “Numero guardado
como texto”, y ese mismo cuadro nos
da la opción de convertir el dato de
regreso a valor numérico. El problema
con esta solución es que si tenemos
muchos valores, el proceso de recon-
versión es lento y poco confiable.

En realidad la solución mucho más

rápida es la siguiente:
1. Seleccionar la columna/co-
lumnas de datos que tienen el error
de Número Guardado en Texto
2. Nos vamos a la pestaña de
Datos
3. Hacemos clic en el botón de
Texto en Columnas
4. Le damos aceptar al cuadro
de dialogo que se nos presenta
Y con eso arreglamos mucho más fá-
cil y rápido el problema, sin cargarle
mucho procesamiento a nuestra com-
putadora
 TRANSPONER
58 Excel tiene la funcionalidad de trans-
posición que nos permite hacer que
se cambien las filas por columnas y las
columnas por filas. Esto es útil cuando
tenemos una tabla acostada o presen-
tada de manera vertical y la queremos
horizontal (o viceversa).
Para transponer un set de datos en
Excel es necesario seleccionar la tabla
que buscamos transponer y copiarla. A
continuación, seleccionamos un desti-
no para la tabla (no es recomendable
que sea el mismo donde estábamos)
y con el destino seleccionado, busca-
mos el botón de pegado especial. En-
tre las opciones que se nos presentan,
buscamos la de transponer.
CELDAS COMBINADAS
Cuando queremos presentar un título
o algún tipo de encabezado hay una
función bastante útil llamada com-
binar y centrar. Esto lo que hace es
juntar varias celdas, convertirlas en
una sola y centrar los contenidos. Nos
sirve cuando no queremos hacer las
columnas más anchas o envolver el
texto. Para activarla solo basta selec-
cionar las celdas que vamos a combi-
nar y hacer clic en la pestaña de Inicio
en Combinar y Centrar.
Para descombinar las celdas es nece-
sario seleccionar la celda modificada
y hacer clic de nuevo en combinar y
centrar. También podemos ver que el
botón de Combinar y Centrar tiene
una pequeña flecha a su lado que
abre un pequeño menú. Ahí tenemos
varias opciones. La más útil es separar
celdas; como su nombre lo dice, cual-
quier celda combinada seleccionada
será separada.
El problema con las celdas combina-
das es que al seleccionarla nos va a
59
expandir la selección a incluir todas
las columnas o filas que estén com-
binadas, sin preguntarnos, y puede
llegar a ser molesto. A veces ya no
necesitamos una celda combinada,
borramos los contenidos, pero la
celda sigue existiendo y molestando
nuestras selecciones.
Para encontrar todas las celdas com-
binadas en la hoja de cálculo hacemos
lo siguiente:
1. Abrir el menú de Buscar y
Reemplazar (Ctrl + B)
2. Hacer clic en el botón de op-
ciones avanzadas
3. Hacer clic en el botón de for-
mato
4. Irse a la pestaña de alin-
eación
5. Hacer clic en celdas combi-
nadas para que solo este tenga la pal-
omita
6. Hacer clic en aceptar
7. Hacer clic en encontrar to-
dos.
AUTO-SUMA GENERAL
Teclas: Alt + =

60
Excel tiene la funcionalidad de Auto
Suma que te permite obtener el resul-
tado de sumar todos los elementos en
una fila o columna. El botón de Auto-
Suma se encuentra en la pestaña de
inicio hasta la izquierda en el cuadro
de edición.
Para hacer una Auto-Suma simple solo
es necesario seleccionar los datos que
vamos a sumar y Excel determinará si
la suma se hace de manera horizontal
o vertical, nos dará un resultado hasta
abajo (en caso vertical) o a la extrema
derecha (en caso horizontal).
En situaciones tenemos cuadros de
datos donde tenemos que sumar los
resultados para todas las filas y to-
das las columnas al mismo tiempo,
así como el resultado general. En esta
situación, podemos resolverlo con un
clic de la autosuma. Solo es necesario
seleccionar todas las celdas a sumar
junto con las celdas vacías inmediat-
amente abajo y a la derecha, como en
la imagen. Ahora al hacer clic en auto-
suma, obtendremos todas las sumas
que necesitábamos.
RESTAR FECHAS EN
MESES
Excel es muy bueno manejando fe-
61
chas en términos de días. Si restamos
una fecha menos otra, Excel nos dirá
cuantos días transcurrieron entre esas
fechas. Sin embargo cuando quere-
mos sacar el número de meses o años
entre las fechas no es tan fácil obten-
erlo, especialmente los meses exactos.
Para eso existe una función secreta
que se llama =SIFECHA. Esta función
no viene en el editor de funciones ni
en las sugerencias de función. Sin em-
bargo, es perfectamente factible usar-
la, el formato es el que sigue:
=SIFECHA(fecha1, fecha2, tipo)

Donde la fecha 1 y la fecha 2 son las

fechas a restar y el tipo es cualquiera
de los siguientes:

• “d” – Días, diferencia de días

entre esas fechas
• “m” – Diferencia de Meses
• “y” – Diferencia de Años
Para fecha 1 y fecha 2, podemos hacer
referencias a celdas que tengan estas
fechas presentes.
 FLASH FILL (SOLO EXCEL 2013)
Teclas: Ctrl + E

62 Ya conocimos la opción de au-

torellenar de Excel que nos
permite extender una fórmula
hasta abajo siempre y cuando
este pegada a otra columna
con datos. En ocasiones lo que
nosotros queremos es separar
frases en sus componentes.

El ejemplo más común es el de los

nombres, en el que queremos re-
mover el primer nombre o el apellido
y dejarlo en otra celda. En esta situ-
ación utilizamos Flash Fill (también se
puede con las fórmulas de texto). Lo
que necesitamos hacer es escribir un
par de ejemplos de lo que necesita-
mos al lado de la columna de datos
original.

Toma el ejemplo de la imagen: tene-

mos una lista de nombres y al lado es-
cribirnos 2 apellidos para darle a Excel
a entender que queremos. Ahora lo
único que hace falta es irnos al botón
de rellenar en la pestaña de Inicio y
hacer clic en la flecha que tiene a la
derecha. De ahí solo hay que selec-
cionar el Flash fill y Excel rellenará en
automático el resto de las celdas.

Cabe notar que no siempre funcio-

na como esperamos. Especialmente
cuando estamos extrayendo palabras
desde en medio de una oración, Excel
puede llegar a confundirse.
QUITAR EL FORMATO DE
TABLA
Excel tiene una herramienta llama-
da tabla que permite darle a un set
63
de datos un formato como el que se
muestra en la imagen. Las tablas tam-
bién vienen con filtros integrados y el
auto rellenado de fórmulas. Sin em-
bargo, no siempre necesitamos que la
información se nos dé como tabla.

Por lo general cuando bajamos infor-

mación de algún sistema (como Mi-
crosoft AX) la información viene por
default como tabla y nosotros quer-
emos deshacernos de esa funciona-
lidad. Para empezar será necesario
colocarnos sobre cualquier celda de la
tabla. Veremos que nos aparece una
pestaña nueva que se llama diseño en
la extrema derecha.

Hacemos clic ahí y lo primero que

debemos hacer es quitarle el formato
de tabla (las líneas intercaladas azul
con blanco). Para eso nos vamos a los
estilos de Tabla y seleccionamos el
estilo neutro (primero a la izquierda
al abrir el menú). Después solo debe-
mos de buscar, en la misma pestaña,
el botón de convertir a rango. Eso qui-
tará la funcionalidad de tabla.
 CAMBIAR LA ORIENTACIÓN DE
TÍTULOS
64
En Excel toda la escritura por default
es horizontal, pero a veces necesita-
mos que algunos títulos aparezcan gi-
rados para ahorrar espacio o darle vis-
ta. Esto es posible mediante el botón
de orientación.
Ubicado en la Pestaña de Inicio en el
recuadro de alineación, hay que ten-
er la celda cuyo contenido queremos
re-orientar y hacer clic en el botón de
orientación. Nos dará una serie de op-
ciones para orientar nuestro título en
diferentes direcciones.
QUITAR/AGREGAR DECI-
MALES
Excel nos ofrece la opción de tener
tantos decimales como queramos
65
después de un número. Para esto
solo es necesario seleccionar la celda
cuyos decimales queremos modificar,
irnos a la pestaña de inicio y buscar
los botones de agregar o quitar deci-
males. Cada clic agrega o quita un lu-
gar decimal. Si nuestra cifra tiene dec-
imales existentes y se los quitamos, se
ira redondeando.

Una nota a considerar, cuando ten-

emos un número en moneda y lo
convertimos de regreso a número,
mantiene los 2 lugares decimales que
le corresponden a los centavos. Si
queremos deshacernos de estos será
necesario utilizar los botones de qui-
tar decimales.
 OCULTAR/VER EL LISTÓN LOS EN-
CABEZADOS DE COLUMNA Y FILA
Teclas: Ctrl + F1
66
Para ocultar el listón de opciones,
existe una flecha en la esquina infe-
rior derecha que oculta el listón. Para
volverlo a obtener, solo basta con pre-
sionar al mismo tiempo las teclas Ctrl
+ F1.

Para ocultar o ver los encabezados de

columna y fila, hay que ir a la pestaña
de Vista y hacer clic en Encabezados.
Con esto quitamos o agregamos los
encabezados según sea el caso.
EVALUAR FÓRMULA
A veces estamos trabajando fórmulas
67
complejas (BuscarV, SumarSi, etc) que
requieren de varios elementos al mis-
mo tiempo. Estas fórmulas son pro-
pensas a errores debido a la cantidad
de partes que contienen, y cuando
nos salen mal, es difícil inspeccionar
a mano cuál de estos elementos es el
culpable.
Por suerte existe la herramienta de
evaluar fórmula. Si ya estamos situa-
dos en la celda que nosotros quere-
mos solo basta con irse a la pestaña
de fórmulas y hacer clic en Evaluar
Fórmula. El cuadro de dialogo sub-
secuente nos muestra la fórmula con
todos sus elementos. Al hacer clic en
el botón de evaluar Excel irá paso por
paso hasta terminar o encontrar un
error.
 CONSOLIDAR
Cuando tenemos datos en diferentes

68 rangos, o incluso diferentes hojas, a

veces queremos resumirla toda en un
solo lugar. Por ejemplo, podríamos
tener los gastos de cada oficina re-
gional en diferentes pestañas y quer-
emos resumirlos todos en una última
pestaña. Para eso existe la herramien-
ta de consolidar de Excel.

Hay que seleccionar la celda donde

dejaremos el resultado e irnos a la
pestaña de Datos. En esa pestaña hac-
emos clic en el botón de “Consolidar”,
lo que nos abrirá un cuadro de dia-
logo. Primero hay que seleccionar la
función que se ejecutará (por default
suma), y posteriormente el primer
rango a sumar en la consolidación.

Seleccionado el rango hacemos clic

en agregar. Asi lo hacemos con todos
los rangos que necesitemos. Noten
que tenemos la opción de agregar
ligas a los datos originales y usar los
títulos ya sea de la fila superior o de
la columna izquierda. Al terminar hac-
emos clic en ok y tendremos nuestra
consolidación de datos lista.
CELDAS VISIBLES
Cuando estamos trabajando con fil-
tros el acto de filtrar hace que las
69
celdas que no son pertinentes sean
ocultas, más no dejan de existir. Esto
puede llegar a generar problemas
cuando estamos intentando selec-
cionar, copiar y pegar puesto que se
pueden venir celdas que nosotros no
queremos seleccionar.

Para evitar eso hay que seleccionar las

celdas que queremos trabajar (con el
filtro ya puesto) y presionar la tecla
F5, lo que abrirá el menú de Ir A. De
este menú hacemos clic en el botón
de especial y eso nos abrirá un nue-
vo cuadro de dialogo. Selecciona-
mos celdas visibles y hacemos clic en
aceptar. Listo, tenemos todas las cel-
das visibles seleccionadas.
LISTAS VALIDADAS
70
Una lista validada nos permite restrin-
gir las opciones de entrada del usuario
en una celda en específico. Utilizando
listas validadas podemos eliminar los
errores en celdas donde solo quere-
mos aceptar ciertos tipos de valores
predeterminados. Por ejemplo, en un
formato de información personal, po-
demos limitar la pregunta de género a
Hombre/Mujer.
Para comenzar a armar una lista val-
idada, será necesario tener escrito
en algún lugar del libro de trabajo
todas las opciones posibles que de-
seas aceptar. Hecho esto, ve a la celda
donde quieres armar la lista validada.
En la pestaña de datos, haz clic en el
botón de “Validación de datos”.

Se abrirá un cuadro de dialogo en el

que deberás seleccionar de un menú
“Lista”. Para terminar, introduce el ran-
go donde tienes tus valores predeter-
minados en la caja de “Origen” y da
clic en aceptar.
LISTAS VALIDADAS DOBLES
Una lista validada doble contiene dos
listas, donde las opciones disponibles
en la segunda lista dependen de la se-
lección en la primera. Ordinariamente,
Excel no nos permite hacer esto, pero
71
podemos manipular varias funciones
para lograrlo.
Comenzamos armando la primera
lista validada como lo haríamos nor-
malmente (revisa instrucciones de
lista validada). Ahora lo que sigue es
escribir, en algún lado del libro de tra-
bajo, tantas listas de opciones como
opciones tengamos en nuestra prime-
ra lista validada. A continuación debe-
mos seleccionar cada lista y asignarle
un nombre al rango.
Para hacer esto, teniendo la lista vali-
dada, nos vamos a la caja de nombres
(arriba a la izquierda) y simplemente
borramos el rango descrito y escrib-
imos el nombre que queramos: ese
nombre debe de ser ídéntico a la op-
ción en la primera lista validada a la
que esta lista corresponde, y sin es-
pacios. Repetimos ese proceso para
todas las listas que tengamos.
Ahora para terminar, nos vamos a la
celda donde haremos la segunda lis-
ta validada. Seguimos los pasos para
armar una lista validada normal, pero
en la caja de “Origen” escribimos =in-
directo(), donde el argumento de indi-
recto será la celda donde se encuen-
tra la primera lista validada. Listo! Ya
tienes una lista validada doble.
 RESUMEN
TRUCOS
Contesta, con tus propias palabras, las
72 preguntas conceptuales en los siguientes
recuadros.

El elemento clave en una lista validada doble es la fórmula de:

La manera de quitar las líneas de impresion:

La mánera más rápida de quitar el error de valor guardado como texto es:

Consolidar sirve para:

 73
EJERCICIOS
Archivo: Aplicación Trucos.xlsx

Resuelve los ejercicios de los archivos especificados.

Puedes verificar tus respuestas en el archivo de mismo
nombre que incluye los ejercicios Resueltos.
 AUDITORÍA
4
Y PROTECCIÓN

El Flujo de Trabajo en Excel

Analizar un Libro de Trabajo
La Tabla Normal
Protección y Trabajo Colaborativo
Saber que funciones puede hacer Excel es la mitad de
la batalla. Es inútil ser muy ducho en las herramientas
si nuestras hojas de cálculo son líos incomprensibles
que acaban por dificultar el trabajo de todos los invo-
75
lucrados.
Uno de los temas menos trabajados en los cursos y entre-
namientos de Excel es el diseño adecuado de una hoja de cálcu-
lo. La gran mayoría de las veces armamos algo que encontremos
funcional en el corto plazo para nosotros y conforme el archivo
va creciendo vamos agregando parches arreglos a medio coci-
nar. El resultado es un archivo que acabara por romperse y dejar
de ser funcional en el peor momento posible.
Excel existe para facilitarnos la vida, pero hay que darle con que
trabajar. En esta clase veremos que los requerimientos de la
computadora no siempre son los mismos que los del usuario… y
cómo conciliar estas diferencias. El correcto diseño de las hojas
de cálculo es una práctica esencial para facilitar el trabajo en la
empresa. Seguir estos principios ahorrara más horas de trabajo
administrativo que casi cualquier otra mejora de calidad que se
pueda hacer.

Archivo: Protección.xlsx
 YA SOMOS
PROGRAMADORES
76
Probablemente la mayoría de los que
estamos aquí somos administrativos,
con poca o ninguna experiencia en
programación. Solemos pensar en la
producción de software como algo
arcano y lejos de nuestra experiencia
del día a día, pero la realidad es que
si trabajamos con hojas de cálculo a
diario, programamos a diario.
La esencia de programar es darle in-
strucciones a la computadora para
que lleve a cabo una tarea de manera
automatizada. Que tan diferente es
eso, por ejemplo, ¿de una hoja de cál-
culo que nos lleva presupuestos? Los
programadores pasan semestres en-
teros en sus carreras siendo entrena-
dos en crear programas funcionales,
que pasen pruebas y que no den
problemas al usuario.
En el Excel ni nos imaginamos que
eso se debería de hacer al diseñar una
hoja de cálculo, y sin embargo suena
perfectamente lógico una vez que te
lo platican. Veamos cómo, aplicando
unos cuantos principios básicos ahor-
raremos la mayor cantidad de trabajo.
Y sin fórmulas complicadas.
EL FLUJO DE LA INFORMACIÓN
El primer error que cometemos al diseñar una hoja de cálculo es olvidar-
nos que habrá 2 agentes interpretando la información: tú y la computado-
ra; y por quien nos tenemos que preocupar al principio es la computadora.
El análisis que podemos hacer en Excel es impresionante: podemos ver la información de tan-
tas perspectivas diferentes y sacar tantas conclusiones interesantes. Podemos darnos cuenta
77
de patrones ocultos en el comportamiento de nuestros números y de relaciones insospecha-
das. Pero no podemos hacerlo solos. La computadora debe hacer la mayoría de los cálculos
por nosotros.
Por esa misma razón debemos comenzar nuestra hoja de cálculo, siempre, segmentando
nuestro trabajo en tres grandes secciones:

Alimentación de datos Análisis de datos: Reporteo de datos:

bases de datos, colación de encues-
tas, cualquier cosa que sean datos en
duro. Su color es el rojo.
Nuestras hojas de trabajo. Aquí re-
alizaremos cálculos, filtraremos y en
general haremos todos los procesos
necesarios para sacar conclusiones.
Su color es amarillo.
Nuestras hojas de presentación. Cual-
quier conclusión, cualquier cosa que
queramos que nuestros superiores
vean, van en esta hoja. Color Verde.

Usamos colores en las pestañas de las hojas de cálculo para dentar que etapa del flujo repre-
sentan. Las colorizamos como semáforo para que el usuario entienda que no debe irse hacia
las amarillas/rojas. Y lo más importante, las arreglamos de izquierda a derecha: Verde, amarillo
y Rojo.
LA TABLA NORMAL
El primer, y principal, error que
cometemos al diseñar una hoja de
cálculo es que la información que
trabajaremos no la almacenamos

78 en una manera que la computa-

dora la pueda entender; sino que
usamos una presentación que
medio sea vistosa para nosotros
y podamos trabajarla. Al corto
plazo no causara esto más que er-
rores y muchas horas de trabajo
pérdidas.
Los datos deben de ser almacenados
en una tabla normal. Una Tabla Nor-
mal no es otra cosa más que una tabla
donde cada entrada tiene su propio
registro, incluso si esto significa repe-
tir información.
Por ejemplo, un restaurante registra
cada platillo vendido por mesa. Eso
significa que cada línea representa un
platillo; vean en el ejemplo como se
repite el número de orden, el mese-
ro que atendió, el número de mesa,
tantas veces como platillos fueron or-
denados. Suena a trabajo redúndate,
pero esta es la clave de poder usar las
herramientas de análisis de Excel a su
máximo potencial.
Por lo general cuando importamos
datos desde una base de datos exter-
na (el ERP de la empresa por ejemplo)
ya vienen en formato de tabla normal
y solo es necesario pasarla a Excel.
Pero cuando estamos trabajando con
datos que vienen de fuentes propias
o externas, la Tabla Normal se vuelve
indispensable.
LAS TABLAS (NO DINÁMICAS)
EN EXCEL
Pensamos en Excel Avanzado y aso-
ciamos inmediatamente las tablas
dinámicas. Estas tienen un hermano
79
menor y menos reconocido, y mu-
chas veces ignorado: las tablas (asi,
sin apellido). Ubicadas en la pestaña
de datos, a la derecha de las tablas
dinámicas, son una herramienta bas-
tante útil para el almacenamiento de
nuestros datos crudos.
Cuando nosotros seleccionamos los
datos y los convertimos a tabla, Excel
nos confirma el rango a seleccionar.
Tras hacer clic en aceptar tenemos con
que nuestros datos recibieron un for-
mato azul con blanco. Suceden otras
tres cosas al tener los datos en tabla:

• Se colocan filtros automáticamente

en todas las columnas de la tabla.
• Se congelan los títulos de la tabla
(misma funcionalidad que congelar
paneles)
• Se le asigna un nombre a la tabla
para poder hacer referencias estruc-
turadas
Y lo más importante que sucede: la
tabla se expande cada vez que agre-
gamos un registro nuevo inmediata-
mente debajo del último registro ac-
tual. Cualquier fórmula que tengamos
Si queremos deshacer una tabla, se-
presente en la tabla también se agre-
leccionamos cualquier celda en la tab-
ga automáticamente al nuevo regis-
la, nos vamos a la pestaña de diseño,
tro. Esto nos facilita estar agregando
y hacemos clic en “convertir a rango”.
información constantemente.
ESTÁNDARES DE DISEÑO
Casi cualquier objeto que lleve un pro-
ceso para su producción debe cumplir
con algún estándar internacional en

80 algo. Es verdad para el armado de

automóviles, la programación de soft-
ware, y hasta para las hamburguesas
de McDonalds. ¿Y las hojas de cálcu-
lo? Son esenciales para el desarrollo
de cualquier negocio y sin embargo
no hay estándares que hayan sido
adoptados en casi ninguna empresa.

Afortunadamente si existen: los más

populares por el momento son los
estándares FAST desarrollados en In-
glaterra por la consultoría F1F9. Están
disponibles en internet y su imple-
mentación es esencial para cualquier
negocio que busque hacer eficientes
sus procesos administrativos. O cual-
quier profesional que busque ahor-
rarse tiempo y entregar trabajo de
calidad.

De entre los puntos más importantes

que se rescatan de FAST:

• Nunca mezclar presentación con da-

tos, cada uno va en su hoja
• Nunca incluir ligas a datos en archi-
vos de trabajo externos
• Evitar esconder cualquier columna/
fila
• Formulas no más largas que un pul-
gar humano
• Jamás usar constantes en fórmulas
Para más información, consulta los ar-
chivos en internet, donde vienen los
estándares completos. Los anteriores
mencionados son los más esenciales.
ANALIZAR UNA HOJA DE CÁLCULO
Tecla: F5
Muchas veces heredamos una hoja de cálculo de otras personas, ya sea por algún cambio de puesto o porque es un trabajo

81
colaborativo, y es difícil saber a primera instancia con que estamos trabajando. Para eso es importante saber que existen 2
herramientas que nos permiten analizar una hoja de cálculo de manera rápida y eficiente.

La primera y más conocida es el La segunda forma requiere del Add-

cuadro de “Ir a”, el cual se obtiene con
la tecla F5. Hay que hacer clic en “Es-
pecial” para ir al menú que nos inte-
resa. En este menú tenemos la opción
de, teniendo un rango seleccionado,
hacer una selección más específica.
Podemos seleccionar solo las celdas
con fórmulas, por ejemplo, o solo las
celdas que están en blanco.
In que se llama Inquire. Solo aquellos
que tengan Office 2013 profesional
pueden instalarlo en su Excel. Este
Add-On hace bastantes monerías,
pero la primera y mas importante es
generar una análisis completo de una
hoja de calculo: cuantas formulas,
constantes, celdas, celdas en blanco
y demás. Con cuidado, las hojas par-
ticularmente grandes pueden tardar
mucho en analizar.
 COMPARAR DOS HOJAS DE CÁLCULO
82
Una de las principales quejas de los
usuarios siempre ha sido el trabajar
colaborativamente. Alguien se encar-
ga de consolidar datos recolectados
de otros compañeros, pero estos suel-
en hacer cambios en la hoja maestra
que no siempre son evidentes. Peor
aún, pueden cometer errores, por
dolo o ignorancia, que pueden llegar
a dejar la hoja inutilizable.

Microsoft se tardó pero por fin re-

sponde a estos dolores de cabeza con
su herramienta Spreadsheet Compare
que aparece en Office 2013, solo para
las versiones profesionales. Esta herra-
mienta nos permite agregar 2 archivos
de Excel, y comparar sus diferencias.

Está pensado principalmente para

comparar 2 versiones diferentes del
mismo archivo: nos da un historial de
cambios (así podemos ver si alguien
modifico información que no debería)
así como nos ilumina las celdas que
fueron alteradas entre una versión
y otra. Esto elimina en gran parte la
incertidumbre de trabajar en equipo.
Aunque Spreadsheet compare se
puede acusar desde la pestaña de In-
quire en el mismo Excel, siempre es
más rápido utilizar la aplicación exter-
na a Excel que viene en el menú de
Office. Es perfectamente factible com-
parar 2 hojas de cálculo que tenemos
abiertas en el escritorio.
PROTECCIÓN DE HOJA
En ocasiones simplemente no tiene
sentido darles acceso a otros usuari-
os a modificar nuestra hoja de cálculo
más allá de lo que necesitamos que
utilicen: para eso existe la función de
83
proteger hoja.

La contraseña es la herramienta clave

en la protección: sin ella un usuario no
puede hacer nada que no hayas selec-
cionado en la lista de acciones inicial.
Hay que notar algo importante, si per-
demos la contraseña nosotros tampo-
co podremos editar la hoja y lo más
probable es que el libro se pierda. Hay
que tener mucho cuidado con que
hacemos con esta contraseña.

Disponible en la pestaña de revisión,

el botón de proteger hoja hace exact-
amente lo que promete: hace que la
hoja se vuelva totalmente inalterable
a los cambios que podamos realizar
sobre ella. Al momento de hacer clic,
se abre el menu de dialgo para pro-
tección: 2 cosas muy importantes que
notar es que nos pide una contraseña,
y la segunda nos da una serie de ac-
ciones que los usuarios puden realizar
sin contraseña.
 PERMITIR
EDICIÓN
84 Teclado: Ctrl + 1
Una hoja totalmente protegida no
nos sirve de mucho. El usuario no va
a poder modificar ni siquiera lo que
debería de poder modificar, asi que
debemos de desproteger ciertas áreas
para que el usuario las pueda alterar
sin necesidad de la contraseña.

Para hacer esto es necesario seleccio-

nar las celdas que vamos a desprote-
ger. Hay que abrir el menu completo
de formato (utilizando clic derecho o
el atajo de teclado). Nos vamos a la
pestaña de protección y quitamos la
palomita donde dice “protegido”.

Listo, con esto, incluso si protegemos

el libro entero, estas celdas quedan
disponibles para la edición de otros
usuarios. Con esto podemos enviar el
archivo para que los demás lo llenen
correctamente.
RASTREAR
CAMBIOS
85
Por ultimo debemos conocer la herra-
mienta de rastrear cambios en Excel.
Esta nos permite, igual que en otros
productos de Office, saber quién cam-
bio que. Para esto debemos de habil-
itar el rastreador de cambios que se
encuentra en la pestaña de repaso.

El primer método de hacer esto es ha-

ciendo clic en “proteger y compartir
libro de trabajo”. Esto nos lleva a un
cuadro de dialogo donde nos pide
una contraseña. De nuevo, la con-
traseña es necesaria para proteger el
archivo y desactivar el rastreador de
cambios. Hay que recordarla pues no
se puede recuperar.

El segundo método es solo hacer clic

en rastrear cambios. Nos da la opción
de escoger a partir de qué momento
queremos rastrearlos, y los cambios
realizados por cual usuario. La manera
de Excel de mostrar estos cambios es
mediante la iluminación de las celdas
cambiadas.
 RESUMEN
TRUCOS
86 Contesta, con tus propias palabras, las
preguntas conceptuales en los siguientes
recuadros.

El elemento clave en una lista validada doble es la fórmula de:

La manera de quitar las líneas de impresion:

La mánera más rápida de quitar el error de valor guardado como texto es:

Consolidar sirve para:

 87
EJERCICIOS
Archivo: Éstandares Equipaje.xlsx

Resuelve los ejercicios de los archivos especificados.

Puedes verificar tus respuestas en el archivo de mismo
nombre que incluye los ejercicios Resueltos.
88

TABLAS DINÁMICAS
5
•Elementos de una Tabla Dinámica
•Uso de una Tabla Dinámica
•Trucos con Tablas Dinámicas

A2 Capacitación
 89
Probablemente la herramienta más poderosa de análisis
en Excel, la tabla dinámica te permite ahorrarte saber de
fórmulas y herramientas para analizar datos. Si no vas a
aprender otra cosa, aprende tablas dinámicas.
Una tabla dinámica en Excel es una herramienta que per-
mite visualizar bases de datos desde diferentes perspectiv-
as. Aunque la definición lo hace sonar mucho menos emo-
cionante de lo que realmente es, la tabla dinámica debe de
ser la herramienta más valiosa que contiene el programa,
por mucho.

Con una tabla dinámica puedes llegar a conclusiones de

manera rápida y certera sin necesidad de armar formulas
complicadas, pelearte con formatos tercos, o hacer opera-
ciones descomunales. Toda la información que necesitas,
todos los análisis y datos pueden hacerse, incluso si solo
de manera preliminar, en una tabla dinámica.

Archivo: Datos Restaurante.xlsx

 TENER LOS DATOS CORRECTOS
90
No todos los datos pueden ser anali-
zados por una tabla dinámica, y esto
es algo que hay que entender cor-
rectamente: solo datos dados en una
tabla normal califican. Si recordamos
la clase de tablas normales, sabremos
que son las tablas donde cada dato
tiene su propio registro.

Un ejemplo de tabla normal es este:

podemos ver que cada dato tiene su
propio registro, solo hay títulos en las
columnas y no hay agrupación algu-
na existente que nos pueda arruinar
nuestra tabla dinamcia.

Por otro lado tenemos esta tabla que

no es normal. Podemos notar como
los datos ya están agrupados y exis-
ten títulos en las filas. Intentar ejecutar
una tabla dinámica sobre este set de
datos será confuso y muy elaborado,
y las conclusiones que podamos sacar
probablemente no sean las correctas.
CREACION DE UNA TABLA DÍNAMICA
Para crear una tabla dínamica necesi-
tamos seleccionar la información que
queremos analizar. Hay que recordar
que debe de estar dada en formato
de Tabla Normal, de otra manera nos
será totalmente inútil. Basta con selec-
cionar una sola celda de nuestra base
de datos para que Excel seleccione
correctamente lo que queremos.
Con la información seleccionada (una
sola celda o su totalidad) nos vamos
a la pestaña de Insertar y escogemos
Tabla Dinámica (énfasis en el singular).
Hay que tener cuidado de seleccionar
el primer botón a la izuquierda. Ex-
iste un segundo botón llamado Tab-
las Dinámicas (plural) que tiene otra
función que explicaremos más ad-
elante.
91
Si hiciste clic en el botón correcto, ve-
ras el cuadro de dialgo como a con-
tinuación y se seleccionará la infor-
mación a analizar. Excel por lo general
hace un buen trabajo de adivinar cuál
es la base de datos que queremos es-
tudiar, si no nos gusta podemos cam-
biarla.
Finalmente nos preguntará el lugar
donde colocar la tabla dínamica. Por
default nos sugiere que una hoja nue-
va, pero si queremos podemos cam-
biarlo a una celda en alguna hoja ex-
istente. Solo hay que asegurarse de
tener suficiente espacio o nos dara un
error.
 ARMAR UNA TABLA
DINÁMICA
92 Armar tablas dinámicas es como jugar ajedrez: te toma muy
poco tiempo aprender a jugarlo, pero años en dominarlo. Con
las tablas dinámicas es lo mismo: conocer sus elementos y
proceso de armado es bastante sencillo, pero hay que desar-
rollar una intuición que solo nos dará la práctica para saber
que elemento va donde para llegar a la información que quer-
emos.

Tabla Dinámica
Esta es nuestra tabla dinámica, en este
caso ya armada. Cuando te posicionas
en esta zona, el área de trabajo se en-
cuentra abierta. Al hacer clic en cual-
quier celda que no esté dentro de la
tabla dinámica, se pierde el ayudante
de trabajo, pero no teman, podem-
os volverlo a obtener seleccionando
de nuevo cualquier celda en la tabla
dinámica.

A2 Capacitación

Filas
Cualquier campo que insertemos en el área de filas tendrá
todos sus elementos individuales (no repetidos dentro de
un grupo) listados de manera vertical, uno debajo de otro.
En este caso tenemos las categorías de platillo en Filas lo
que nos lleva a que cada categoría esta listada como título
de fila.
Campos
En esta zona tenemos todos los “campos” de
nuestra tabla dinámica, que básicamente es cada
93
una de las columnas en nuestra tabla normal que
estamos utilizando. La importancia de que cada
columna tenga título es para que cada uno de los
campos tenga un nombre que podamos ubicar.
Una tabla dinámica se arma seleccionando y arras-
trando campos hacia una de las 4 áreas de trabajo.
Filtros
En este recuadro arrastramos los campos en base a los
cuales queremos filtrar. Cuando un filtro está activado, la
tabla dinámica solo nos mostrará los valores y elementos
correspondientes a ese filtro. En este caso solo podemos
ver lo que corresponde a Comida pues es el filtro activo. Po-
demos pensarlo como el área con mayor jerarquía de las 4.
Columnas
El área de columna toma los elementos individuales de un
campo (al igual que fila) y nos lo muestra de manera hori-
zontal como títulos de columna. En este caso podemos ver
a los nombres de meseros en el título de columna, armando
así una tabla que podemos analizar. En el área de columnas
es preferible no meter campos que tengan muchos valores
diferentes, ya que el resultado alargado hacia la derecha
será muy difícil de leer. Cuando tenemos 2 o más campos
en el área de valores, aquí se muestran los títulos de esos
campos.
Valores
Es el área de cálculo de nuestra tabla dinámica. Aquí podem-
os pedirle a la tabla que nos sume, cuente o promedie cual-
quier campo que arrastremos hasta acá. Hay que tener cuida-
do al trabajar con valores, es la más difícil de las 4 puesto
que aquí se mostrarán los resultados de nuestro análisis. Por
default cualquier campo numérico que arrastremos lo pone
como suma y cualquier campo de texto le aplica el conteo.
CAMBIAR DE OPERACIÓN Y FORMATO
En el área de valores, el default

94 es que se aplique la operación

de suma a campos con valores
numéricos y cuenta a campos
con valores de texto. Tal vez no
es o que estamos buscando,
asi que debemos de cambiarlo
manualmente. Para eso, hay que
hacer clic sobre el nombre del
campo en el área de valores que
queremos modificar para des-
plegar el menú.
Hacemos clic en configuración de
campo de valor en el menú y eso nos
llevará a un cuadro de dialogo donde
se nos da a escoger todas las opera-
ciones posibles en una tabla dinámi-
ca. Seleccionamos la que queremos y
hacemos clic en aceptar.

También dentro de este mismo cuadro

de dialogo tenemos la opción de
cambiar el formato del campo, lo que
nos llevará al menú de formato que ya
conocemos. Cambiar el formato de un
campo debería ser hecho desde aquí
(en teoría) para que se nos respete
el formato del campo con todos los
movimientos de una tabla dinámica.

Si cambiamos el formato desde fuera,

utilizando las herramientas del listón,
perderemos nuestros cambios en el
momento que el campo se mueva de
lugar.

A2 Capacitación
BREVE EXPLICACIÓN
DE OPERACIONES 95
Saber qué operación utilizar con algún campo posicionado en la columna
de valores es clave para poder armar una tabla dinámica sensata. Sin em-
bargo, no siempre nos es obvio que es lo que está sucediendo. A continu-
ación una explicación de las tres operaciones principales:

Suma Cuenta Promedio

Se aplica solo sobre campos numéri-
cos. La operación suma todos los va-
lores del campo dentro del grupo. Es
decir, si en el ejemplo del restaurante
estás viendo los campos de Meses
(filas) y Precio (valores); la operación
suma te dará el resultado de sumar los
precios de todos los platillos vendidos
en algún mes. El grupo en base al cual
se hace la suma depende de las eti-
quetas que tengas en filas y columnas.
Se aplica sobre campos numéricos y
de texto, y es la única operación que
se puede aplicar sobre campos de tex-
to. Devuelve como resultado la cuenta
de elementos que existe en un grupo
dado. En el ejemplo del restaurante, y
si tenemos los campos de Meses (filas)
y Producto (valores), la operación
cuenta nos devolverá la cantidad de
productos vendidos en un dado mes.
Solo se aplica a campos numéricos,
y nunca por default. Nos devuelve el
promedio de todas las entradas para
un grupo dado. Es muy útil cuando
tienes un número que se repite a lo
largo de todas las entradas del gru-
po y quieres ver el valor exacto del
número, no su suma o su cuenta. En
el ejemplo del restaurante, aplica per-
fectamente para calcular la propina.
 AGRUPACIÓN DE DATOS
96
Las tablas dinámicas nos permiten agrupar datos cuando estos com-
parten alguna característica en común. Los casos más evidentes son
los datos que tienen que ver con fechas o horas del día, pero también
podemos agrupar datos numéricos en intervalos que nosotros propor-
cionemos.

Para hacer esto, hay que seleccionar
alguna celda en la columna o fila de
la tabla dinámica que contenga los
datos que vamos a agrupar y hacer
clic derecho. El menú que se nos abre
tiene una opción que dice “Agrupar”.
El cuadro de dígalo que se abre nos
ofrece las opciones que tenemos para
agrupar. Por ejemplo, si el campo que
estamos trabajando es de fecha, nos
va a dar opciones predeterminadas
para agrupar por día, mes, año, etc.
Si el campo es numérico nos sugerirá
intervalos y nos permitirá cambiarlos
por nosotros mismos.

A2 Capacitación
DATOS COMO %
Otra bondad de las tablas dinámicas es que podemos cambiar como se
nos muestran los datos que están en el área de valores, de tal manera que
no nos lo muestre como un número absoluto siempre.
Hay que seleccionar cualquier celda
de la columna (o fila) en el área de va-
lores y hacer clic derecho. En el menú
que se abre necesitamos hacer clic en
la opción de “Mostrar datos como:” lo
cual desplegará un nuevo menú.
97
En este menú tenemos una gran can-
tidad de opciones para mostrar los
datos como % y varias otras alterna-
tivas. Hasta abajo también tenemos la
opción de mostrar los datos como un
ranking de mayor a menor/viceversa.
 CORTADORES
98
Introducido en Excel 2010 y proba-
blemente uno de las funciones menos
utilizadas de las tablas dinámicas. Un
cortador permite utilizar los filtros de
las tablas dinámicas de una manera
intuitiva y simple de entender.

Solo es necesario hacer clic en cual-

quier celda de la tabla dinámica para
que se activen los menús de edición.
Hecho esto, seleccionamos la pestaña
de “Analisis” y buscamos el botón que
dice “Insertar agrupación de datos”.

Se nos abrirá un cuadro de dialogo

que nos da las opciones de cuales
cortadores insertar, en base a los cam-
pos disponibles en la tabla. Tras selec-
cionar lo que queremos y hacer clic en
aceptar, los cortadores aparecen en
nuestra hoja de Excel.

A2 Capacitación
EJEMPLO
VENTAS TOTALES POR MES
Para todos los siguientes ejemplos se utilizarán los datos del
restaurante.
En esta tabla podemos ver que se nos está
99
dando las ventas totales por mes. Para lograr
esto debemos primero seleccionar los campos
relevantes: precio (que nos dice cuánto dinero
entro por producto vendido) y fecha (de donde
extraeremos el mes).

El campo de fecha se integra en el área de filas. Poste-

riormente se utiliza la función de agrupación para verlo
agrupado por meses y años. Nótese que podríamos meter-
El último elemento que queda es in-
lo en el área de columnas pero no es conveniente porque
sertar el campo de precio en el área
nos alargaría la tabla dinámica a la derecha y la volvería
de valores. Por default se nos dará
difícil de leer.
como suma; y el resultado será ver la
suma de todos los ingresos (ventas)
por grupo (mes).
 EJEMPLO
VENTAS TOTALES POR MES POR MESERO
100Para esta tabla debemos utilizar
los campos de “Fecha”, “Precio” y
“Atendió”. Como ya explicamos an-
teriormente, Fecha se utilizará para
determinar los meses y precio para
determinar las ventas, el campo de
atendió es necesario para ver los
nombres de los meseros.

El campo de fecha se integra en el Para el campo de Atendió, lo arra-

área de filas y se agrupa por mes, el
campo de Precio va al área de valores
y se integra con la operación de suma.
A2 Capacitación
stramos al área de columnas, lo que
nos da como resultado una tabla fácil
de leer donde podemos ver cuánto
vendió cada mesero cada mes. Po-
dríamos haber arrastrado atendió al
área de Filas, pero el resultado es un
poco más difícil de leer. Inténtalo y
observa.
EJEMPLO
VENTAS TOTALES POR MES DE BEBIDAS
101

Para esta tabla necesitaremos “Fecha”,

“Tipo” y “Precio”. Como en las tablas
anteriores, fecha y precio se utilizan
para obtener los meses y las ventas
totales. Al igual que en las tablas an-
teriores, Fecha va en el área de Filas
(agrupado por mes) y precio va en el
área de valores, calculado como suma.

El campo de tipo lo usaremos para fil-

trar solo las bebidas. Arrastramos tipo
al área de Filtro y observamos cómo
se arma un filtro maestro arriba a la
izquierda de la tabla. Utilizando ese
filtro podemos seleccionar solo bebi-
das.
 EJEMPLO
VENTAS EN UNIDADES DE VINOS POR MES
102
Utilizaremos los campos de “Produc-
to”, “Fecha” y “Categoría”. Igual que
en tablas anteriores, Fecha se arrastra
a Filas y se agrupa por meses y años.

Categoría se puede arrastrar a filtros y

activar un filtro por vinos. La otra op-
ción es arrastrarla a columnas y sim-
plemente buscar la columna de Vinos,
pero es menos práctico.

Por último tenemos el campo de pro-

ducto que se arrastra a valores. Dado
que es un campo de texto, el default
es la operación Cuenta, lo cual nos
deja el número de vinos vendidos en
unidades por mes.

A2 Capacitación
EJEMPLO
PROPINA PROMEDIO POR MESERO 103
Necesitaremos el campo de “Atendió”
y “Propina”. Esta tabla dínamica tiene
truco puesto que debemos de cambi-
ar de operación.

Atendió se coloca en el área de Filas

sin modificación alguna. Arrastramos
Propina al área de valores y vemos
como por default se pone la op-
eración suma. Los números que nos
da como resultado no tienen mucho
sentido: los meseros han acumulado
propinas de alrededor de 310. ¿Qué
significa eso?

Dado que propina es un dato que se

repite igual a lo largo de cada orden,
quisiéramos ver la propina promedio
que recibieron en porcentaje. Para
eso solo es necesario cambiar la op-
eración del campo de propina en va-
lores a promedio y listo, la respuesta
tiene más sentido.
 RESUMEN
TABLAS DINÁMICAS
104 Contesta, con tus propias palabras, las
preguntas conceptuales en los siguientes
recuadros.

¿Que hace el area de Filtro en una Tabla Dínamica?

¿Cual es la diferencia entre el area de Fila y Columna en una tabla dinámica?

Describe las tres principales operaciones en el area de valores.

¿Donde puedo recuperar mi cuadro de edición de tabla dinámica si lo pierdo?

 105
EJERCICIOS
Archivo: Tablas Dinámicas -Ejemplos.xlsx
Resuelve los ejercicios del archivo especificado. Puedes
verificar tus respuestas en el archivo de mismo nombre
que incluye los ejercicios Resueltos.
106
6
BÚSQUEDAS

Cuando se Usan
BuscarV
Técnicas de BuscarV

A2 Capacitación
 107
Relacionar un set de datos con otro es una de las herra-
mientas más esenciales que Excel nos ofrece, y sin embar-
go, una de las menos utilizadas.

BuscarV se vuelve una herramienta esencial en nuestro

repertorio de Excel una vez que entendemos muy bien
para que sirve. Probablemente lo más complicado de una
búsqueda es saber cuándo se utiliza y comprender la ter-
minología de sus funciones.

En este capítulo intentamos mostrar tanto para que se

usa como el cómo se puede utilizar. También veremos las
técnicas para facilitar la aplicación de la fórmula de Bus-
carV. Entender la relación entre bases de datos es esencial,
incluso si herramientas nuevas como PowerPivot y DAX
prometen volver el BuscarV obsoleto.

Archivo: Búsquedas.xlsx
 BÚSQUEDAS
¿Para qué utilizamos las búsquedas en Excel? No quera-
mos confundir las búsquedas con lo herramienta de bus-
108 car. En la terminología de Excel, una búsqueda es cuando
queremos que se nos devuelva un valor de una tabla al
entregar otro valor.

A continuación varios ejemplos para los que se pueden

utilizar búsquedas.

Un ejemplo clásico es el de un directorio telefónico: Tenemos una lista de platillos de un

nosotros llegamos al directorio con un nombre en restaurante donde se detallan los pre-
mente; esperamos obtener el número telefónico cor- cios de venta y costos de producción
respondiente a ese nombre. Las búsquedas en Excel de cada platillo. Si nosotros llegamos
son lo exacto mismo, nos sirven para obtener el valor con el nombre del platillo, podríamos
correspondiente de la entrada que nosotros demos. utilizar la búsqueda para obtener de
regreso cualquiera de estos valores.

A2 Capacitación
 109

El directorio organizacional de la em-

Una tabla de impuestos en la que se
presa nos muestra quien es el jefe di-
nos entrega una serie de rangos sal-
recto de cada uno de los empleados.
ariales y su tasa de impuestos corre-
Si nosotros llegamos al directorio con
spondiente. Si nosotros llegamos con
el nombre de un empleado, podemos
un salario en mente, es posible utilizar
obtener de regreso el nombre del jefe
una búsqueda para determinar la tasa
directo (para acusarlo de su mal com-
impositiva que le corresponde.
portamiento).

En una empresa se determinan los En esencia una búsqueda toma un val-

porcentajes de comisiones de ventas or y te devuelve su valor correspondi-
en base al monto vendido. Si nosotros ente de alguna tabla.
llegamos a la tabla con un monto ven-
dido, esperamos poder sacar la tasa
de comisión utilizando una búsqueda.
 BUSCARV
=buscarV(valor_buscado,matriz_buscada,Indicador_columna,[tipo de búsqueda])
La mejor manera (y en teoría la única que necesitas conocer) de realizar una búsqueda en Excel es mediante la fórmula

110 BuscarV. La V en el nombre significa Vertical, ya que se espera que la tabla este organizada con los títulos en los inicios de
las columnas.

Por ejemplo, si utilizamos BuscarV para el directorio de la derecha con el apellido Trejo, en la columna 3, nos debería de
devolver “Ingeniería” ya que la columna 3 corresponde a departamento.
Los argumentos de la fórmula BuscarV son los siguientes:

Valor Buscado Matriz Buscada Indicador de columna

Es el valor con el que tu comienzas la
búsqueda. ¿Qué le vas a entregar a
Excel para que vaya a buscar? Si fuera
un directorio teléfonico de donde tu
comienzas con un nombre y queires
obtener el número, el valor buscado
sería el nombre.
Es la dirección de la tabla en la cual
vamos a realizar la búsqueda. No es
necesario que incluya los títulos. Sin
embargo hay que notar que la prime-
ra columna de la tabla que seleccione-
mos debe de ser la columna donde
encontremos el valor de entrada.
El número de columna en la tabla
seleccionada que contiene nuestra
información objetivo. Nota que este
número no corresponde a la letra de
la columna en la hoja de cálculo, ni
al número de columna en la hoja de
cálculo.

No hay que irnos con la finta, valor
buscado no se refiere al objetivo (in-
cluso si suena como tal), se refiere
única y exclusivamente al valor de
entrada.
Excel siempre asume que el “Valor La cuenta de número de columna en
Buscado” que damos de entrada se BuscarV comienza desde la primera
encuentra en la primera columna. columna de la tabla seleccionada.
A2 Capacitación
 111

En el ejemplo de la derecha, si se nos

da el apellido trejo y queremos en-
contrar el departamento en el que tra-
baja, la fórmula de BuscarV se vera asi:
Tipo de búsqueda (Opcional)
Tenemos 0 para búsqueda Exacta
=buscarv(“Trejo”,C6:G15,3,0)
(que nos devuelva respuesta solo si
encuentra el mismo valor que Valor
Buscado) o 1 para búsqueda relativa,
en el que va a buscar el valor que más
se parezca.

Como regla general, utilizamos 0 para

todas las búsquedas que involucran
texto, y 1 solo para las búsquedas
numéricas de rangos.
 BÚSQUEDAS INEXACTAS
112
El ultimo argumento de BuscarV es el
tipo de coincidiencia, la cual puede
ser exacta o aproximada. Cuando
hablamos de coincidencia exacta (in-
dicada con un 0), estamos diciéndole
a Excel que debe de encontrar el Valor
Buscado exactamente como lo escri-
bimos en la fórmula, lo cual es bueno
para texto.

Cuando tenemos rangos de númer-

os… no es tan útil. Veamos el ejemplo
de la tabla de impuestos.
En esta tabla tenemos rangos salaria-
les en lugar de valores exactos. Si yo
intento buscar la tasa de impuestos
para un salario de 25,000 pesos, el re-
sultado será un error N/A ya que una
búsqueda exacta buscará el número
25,000 tal cual.

Como podemos ver, no está en la tab-

la. ¿Qué pasa si usamos la búsqueda
relativa?
Entonces Excel buscará el núme-
ro inmediato menor más cercano a
25,000. En el caso de esta tabla, es-
tamos hablando que ese número será
el 20,770.

Su tasa impositiva es del 25% y eso

es lo nos devolverá de resultado. Para
lograr que esto funcione debemos
de escribir la fórmula de la siguiente
manera:
=buscarv(25000,D1:F12,3,1)
BUSCARH
113
Recordemos que la V en BuscarV rep-
resenta Vertical, lo cual significa que
la tabla esta organizada de tal manera
que los títulos están sobre las colum-
nas.

Tenemos una situación mucho menos

común en la que la tabla estará orga-
nizada de tal manera que los títulos
estén frente a las filas y la información
este dada de manera horizontal. En
ese caso utilizamos BuscarH, donde la
H significa horizontal.
Los argumentos para buscarH son los
exactos mismos que para buscarV, con
la única excepción de que en lugar de
dar un indicador de columnas, dare-
mos un indicador de filas.

En el ejemplo de la derecha tenemos

la misma tabla de impuestos que ya
habíamos trabajado dada de mane-
ra horizontal. Si se nos da un sueldo,
digamos 30,000 pesos y queremos
encontrar su tasa de impuestos cor-
respondiente, la fórmula correspondi-
ente será:

=buscarh(30000,D16:O18,3,1)
 BÚSQUEDAS REPETIDAS
114 En este ejemplo tenemos un di-
rectorio y queremos, dado el
apellido de una persona, obten-
er toda la información personal
correspondiente a ella (nombre,
departamento, extensión, fecha
de contrato).

Podemos escribir una fórmula de

BuscarV diferente para cada uno
de estos campos, lo cual es tar-
dado, o podemos aprovechar del
arrastre que nos ofrece Excel, lo
cual requiere ingenio.
La fórmula básica de buscarV
para esta situación, suponiendo
que solo quisiéramos traer el
nombre seria la siguiente (escrita
en la celda D16):

=buscarv(“Trejo”,C3:G12,2,0)
Ahora, si arrastramos hacia la dere-
cha para rellenar los demás campos,
¿Funcionará? No. La primera razón es
que se nos moverá la dirección de la
matriz buscada, asi que los resultados
no tendrán sentido. 115
La segunda razón es que el indicador
de columnas siempre seguirá siendo
2, por lo que siempre buscará en la
segunda columna de la tabla.

Para arreglar eso lo primero que

debemos hacer es fijar la matriz bus-
cada, eso impedirá que su dirección
cambie en el arrastre. Ahora debemos
hacer algo para que el número en in-
dicador de columnas cambie cuando
arrastremos hacia la derecha.

Asi que escribiremos los números cor-

respondientes a las columnas en las
celdas D14:G14 y haremos referencia
a ellas. El resultado ahora será:

=buscarv(“Trejo”,$C$3:$G$12,D14,0)

Que nos permitirá arrastrar correcta-

mente y asi rellenar rápido todos los
campos del área.
 BÚSQUEDA EN TABLAS MÚLTIPLES

116 En ocasiones tenemos un valor que

puede estar en una de varias tablas.
Esta situación complica múcho las
búsqueda utilizando BuscarV, pero por
suerte, podemos utilizar la función SI
para solucionar el problema.
En el ejemplo siguiente tenemos que
debemos calcular la comisión de los
vendedores en base a sus ventas, sin
embargo tenemos que la comisión
varía también en base a los años que
el vendedor lleva con la compañía.

Eso nos deja con 2 tablas en las

cuales buscar, una en G1:H10, y otra
en J1:K10. BuscarV, claro, no tiene la
capacidad por si mismo de escoger
en cual tabla buscar. Lo primero que
debemos hacer es crear un Si para es-
coger la tabla:
=SI(B2<=3,$G$1:$H$10,$J$1:$K$10)
Esta fórmula comienza evaluando B2
(la primera celda con la experiencia

117
en años del vendedor) y viendo si es
menor o igual a 3.

Si lo es, entonces el resultado que

devuelve es la tabla correspondiente
a esa experiencia, si no, nos da la di-
rección de la tabla para los que llevan
mas que 3 años en la compañía. Esta
función SI por si misma no nos sirve
de nada.

Pero si construimos el BuscarV alred-

edor de esta función, anidándola en
el área correspondiente al argumento
de matriz buscada, entones esto es lo
que tendremos:

=buscarv(C2,SI(B2<=3,$G$1:$H$10,$-
J$1:$K$10),2,1)

Donde esta función es correcta por

que la matriz buscar en dependerá de
la edad, y el SI nos devolverá la tabla
correcta.
 RESUMEN
BÚSQUEDAS
118 Contesta, con tus propias palabras, las
preguntas conceptuales en los siguientes
recuadros.

Define: Valor Buscado

¿Como funciona la búsqueda inexacta?

¿Cuales son las 2 limitaciones de BuscarV (Que no puede hacer)?

¿Cual es la diferencia entre buscarV y BuscarH?

 119
EJERCICIOS
Archivo: BuscarV -Ejemplos.xlsx
Resuelve los ejercicios del archivo especificado. Puedes
verificar tus respuestas en el archivo de mismo nombre
que incluye los ejercicios Resueltos.
120
7
SUMAS Y CONTEOS

Sumas
Conteos

A2 Capacitación
 121
La mayoría de los análisis realizados en una hoja de cálcu-
lo involucran sumar o contar valores y otros elementos de
la hoja de trabajo.

En este capítulo veremos las diferentes maneras de sumar

y contar disponibles en Excel. Siendo una de las fórmulas
más esenciales en nuestra caja de herramientas, no es tan
común encontrar gente que las pueda manejar con de-
streza.

Podemos pensar en estar fórmulas como el análogo de los

cálculos que las tablas dinámicas hacen por nosotros: casi
cualquier operación que necesitemos hacer con una tabla
dinámica se puede replicar con estas fórmulas. ¿Para que
las utilizamos? Para generar reportes estáticos en los que
una tabla dinámica no sería apropiada.

Archivo: Sumas Ejemplos.xlsx

 SUMAS
=suma(rango a sumar)

122

En su definición básica, una fórmula =suma(A1:A10,C1:C10) <- Suma sim-

de suma te devuelve la suma de los ple de las primeras 10 celdas de la co-
valores en un rango que cumplen con lumna A con las 10 celdas de C.
ciertos criterios. Probalemente todos
Puedes usar filas y columnas enteras
estemos familiarizados con las formas
como argumentos para la función
de suma más básicas de Excel: la suma
=SUMA(). La fórmula de a continu-
con el signo “+”, la función de Auto-
ación, por ejemplo, suma todos los
suma y la función =Suma(). A continu-
valores de la columna A. La función
ación un breve repaso de la función
debe de estar escrita en una celda
=suma().
fuera de la fila o columna que está
En su expresión más simple, =suma() sumando.
agregará todos los elementos del ran-
=suma(A:A) <-Suma toda la columna
go especificado dentro de los parén-
A
tesis. La función puede recibir múlti-
ples rangos, hasta 255.
=suma(A1:A10) <- Suma simple de las
primeras 10 celdas de la columna A

A2 Capacitación
SUMAS CUMULATIVAS
A veces necesitamos mostrar el total
cumulativo de todos los valores en un
rango – a veces conocido como el to-
tal corriente. A la derecha tenemos un
ejemplo de donde estamos utilizando
123
una suma cumulativa para dar las ven-
tas a lo largo del año. En la columna
B tenemos el monto vendido y en la
columna C debemos mostrar el total
acumulado.

La fórmula para la columna C nos

muestra que:
=suma($B$2:B2)
Notamos que la fórmula utiliza ref-
erencias mixtas. La primera celda en
el rango hace referencia siempre a
la misma celda (el monto de enero).
Cuando esta fórmula es arrastrada
hacia abajo a lao largo del año, el ar-
gumento se ajusta para que la suma
siempre comience en B2, el monto de
enero, pero termine en el mes actual.
Por ejemplo, la fórmula para la celda
C8 será:
=suma($B$2:B8)
 SUMA CONDICIONAL SIMPLE
=sumar.si(rango, criterio, [rango_suma])
A veces, necesitas calcular una suma

124
condicional. Con una suma condicion-
al, valores en un rango que se encuen-
tran una o más condiciones se incluy-
en en la suma. Esta sección Presenta
ejemplos de sumas condicionales que
usan un solo criterio.

La fórmula =sumar.si() es muy útil

para sumas de un solo criterio, y toma
los siguientes tres argumentos:

Rango Criterio Rango de Suma (Opcional)

El rango que contiene todos los va-
lores que determinan si incluir una
celda en particular en la suma o no.
¡Nota que no es el rango que contiene
los valores a sumar!
Una expresión que determina si incluir EL rango que contiene las celdas a
una celda particular en la suma. sumar. Si se omite este argumento, la
función utilizará el rango especificado
en el primer argumento.

A2 Capacitación
En el ejemplo de la derecha se nos
pide que utilicemos la fórmula de =su-
mar.si() para calcular cual es el monto
de las facturas que ya están vencidas
(fecha de pago menor a la fecha de
125
hoy). Para eso será necesario sumar
los montos de todas las facturas cuyo
valor en la columna de diferencia sea
menor a 0.

Para realizar esta operación, nues-

tra fórmula quedará de la siguiente
manera:

=sumar.si(F2:F15,”<0”,C2:C15)

Donde tenemos que nuestro rango

de criterio es la columna F, de Difer-
encia, done evaluaremos si un valor es
menor a 0 o no. SI lo es, sumaremos
el valor correspondiente en monto.
Noten que el criterio “<0” esta dado
entre comillas. Es requisito de la no-
menclatura de Excel hacerlo de esa
manera.
 SUMA CONDICIONAL MÚLTIPLE
=Sumar.si.conjunto(rango suma, rango criterio1, criterio1, [rango criterio2], [criterio2….])

126 La función =sumar.si.conjunto puede

ser utilizada para sumar un rango
cuando necesitamos que se cumplan
múltiples criterios. El primer argumen-
to de la fórmula es el rango donde se
encuentran los valores a ser sumados.
Los argumentos restantes son todas
las parejas rango/criterio que deter-
minan cuales valores van a ser inclui-
dos en la suma. Se pueden incluir has-
ta 128 criterios.

Una descripción más detallada de los

argumentos:

Rango Suma: Rango Criterio1: Criterio1 Parejas

El rango que contiene las celdas a su- El primer rango que contiene todos Una expresión que determina si incluir Rango Criterio/Criterio: Funcionan ig-
mar. los valores que determinan si incluir una celda particular en la suma. Este ual que las descripciones anteriores.
una celda en particular en la suma o criterio esta emparejado con el Rango Se pueden agregar tantas como sean
no Criterio 1 necesarias hasta 128.

A2 Capacitación
 127
A manera de ejemplo, supongamos
que en el cuadro de datos de la dere-
cha queremos el monto total de las
facturas vencidas que fueron expedi-
das en monterrey. Para eso debemos
utilizar la siguiente fórmula:

=sumar.si.conjunto(C2:C15,B2:B15,”Monterrey”,F2:F15,”<0”)

En esta situación, el rango de suma es

la columna donde están los montos
(columna C), el primer criterio es apli-
cado a la columna de ciudades bajo
el criterio de “Monterrey”, y el segun-
do criterio se aplica a la columna de
diferencias, para que nos traiga solo
aquellas que son menores a 0.
 CRITERIOS EN SUMAS
Excel suele ser muy quisquilloso con como nos referimos a
los criterios en sus funciones de sumar.si (esto también apli-
128 ca para contar.si y promedio.si). A continuación unas guías
para establecer criterios sin problemas:

“Texto”
Igual a Valor de Texto
Lo más sencillo del mundo, solo es
necesario escribir el valor entrecomil-
lado. Por ejemplo “Monterrey” sumará
todo lo que tenga de valor Monterrey
en su rango de criterio.
“<0”
Igual o Desigual a Número:
No deberá presentar problema. Solo
escribimos la condición entrecomil-
lada. Por ejemplo, si queremos que
nos sume todos los montos mayores
a 1000, escribimos “>1000”

A2 Capacitación

“>”&B10 ???? C10
Referencia a Celda
Requiere un poco más de estructura.
Debemos de escribir el operador (si
este es necesario) entrecomillado, y
luego agregarle la celda con una con-
catenación. Por ejemplo, si queremos
todos los valores mayores a lo que
este escrito en la celda B10, escribi-
mos “>”&B10
Valores que cumplan con un largo de
texto:
Una función muy poco conocida, po-
demos sumar todos los valores cuyo
criterio cumpla con un cierto largo
(es decir, 4 caracteres por ejemplo).
Para eso solo hay que escribir tantos
signos de interrogación como carac-
teres queremos. Ejemplo: si queremos
4 caracteres, escribimos ????
129
Condicional en celda
Por último, podemos tener la condi-
cional completa escrita en una cel-
da y solo hacer referencia a ella. Si
queremos todos los valores mayores
a 1000, escribimos >1000 en la celda
C10 por ejemplo, y en el criterio de la
suma solo decimos C10 sin comillas ni
signos raros.
 CONTEOS
En general, una fórmula de conteo
te devuelve la cantidad de celdas en

130 un rango que cumplen con un cier-

to criterio. Al contrario de la suma, el
conteo también puede ser aplicado
a rangos de valores no numéricos. A
continuación, las fórmulas más sim-
ples de conteo que Excel contiene:

• =Contarblanco(): Donde el criterio

es un rango dado. Cuenta todas las
celdas en blanco del rango. También
incluye en su cuenta celdas que con-
tienen una fórmula pero su resultado
está en blanco (no 0, en blanco)

• =ContarA(): Donde el criterio es un

rango dado. Cuenta todas las celdas
en un rango que contienen algún tipo
de valor, incluso si ese valor es 0.

• =Contar(): Donde el criterio es un

rango dado. Cuenta todas las celdas
en un rango que contienen algún val-
or númerico. No cuentan texto ni fe-
cha.

A2 Capacitación
 CONTEOS CONDICIONALES
SIMPLES
=contar.si(rango,criterio)
131
La fórmula de contar.si de Excel es útil
cuando queremos contar solo aquel-
los valores que cumplen con cierta
condición (y solo una condición). Sus
argumentos son solo los siguientes
dos:
Rango
El rango que contiene los valores que
determinan si incluir una celda partic-
ular en la cuenta.

Criterio
El criterio lógico que determina si in-
cluir una celda particular en la cuenta
o no.

A manera de ejemplo, utilizando los

datos de la derecha, veamos que ha-
cen diferentes fórmulas de conteo:

=contar.si(A1:A35,”Enero”) <- Cuenta =contar.si(C:C,”Existente”)<- Nos da =contar.si(D:D,”<500”)<-Cuenta to-

todas las celdas que dicen Enero en el todas las celdas en la columna C que dos los elementos en la columna D
rango designado dicen “Existente” cuyo valor es menor a 500.
 CONTEOS CONDICIONALES
MÚLTIPLES
132 =contar.si.conjunto(rango,criterio1,[rango criterio 2],[criterio2…])

En muchos casos, tu fórmula de con-

teo deberá de contar celdas que cum-
plan dos o más criterios. Estos criteri-
os pueden estar basados en las celdas
que están siendo contadas o basadas
en un rango de celdas correspondien-
tes. Solo el primer criterio es obligato-
rio, los demás son opcionales, puede
haber hasta 127 parejas criterios pre-
sentes.

Los argumentos de la fórmula tienen

la misma descripción y siguen las mis-
mas reglas que los del conteo condi-
cional simple. A manera de ejemplo, si
quisiéramos contar todos los registros
de Enero que hayan sido clasificados
como nuevos, la fórmula deberá ser la
siguiente:

=contar.si.conjunto(A2:A35,”Enero”,C2:C35,”Nuevo”)

En este fórmula vemos cómo se va a

contar todos los registros que cum-
plan con estar en el mes de Enero y
aparte sean Nuevos. Una cosa que
hay que notar es que es necesario ho-
mologar los rangos. No podemos ten-
er rangos diferentes entre los criterios.

A2 Capacitación
133
 RESUMEN
SUMAS Y CONTEOS
134 Contesta, con tus propias palabras, las
preguntas conceptuales en los siguientes
recuadros.

¿Cual es la diferencia entre el rango y el rango suma en las sumas con criterios?

¿A que tipo de valores se pueden aplicar los conteos?

¿Las funciones de sumar.si.conjunto pueden funcionar con una sola pareja de rango criterio/criterio?

Investiga las funciones análogas para promedios; escribe las 3 con sus argumentos
 135
EJERCICIOS
Archivo: Sumas.xlsx
Archivo: Restaurante - Sumas y Conteos.xlsx
Resuelve los ejercicios de los archivos especificados.
Puedes verificar tus respuestas en el archivo de mismo
nombre que incluye los ejercicios Resueltos.
136
8
ÍNDICE Y COINCIDIR

Indice
Coincidir
Usos

A2 Capacitación
 137
La fórmula de búsqueda más poderosa que nos ofrece Ex-
cel, también es la más complicada de entender. Todos los
problemas que BuscarV te podría causar son resueltos con
índice y coincidir.
¿Quieres buscar un dato hacia la izquierda en una tabla?
¿Qué tal hacer una búsqueda horizontal y vertical al mis-
mo tiempo? ¿Vas a reemplazar una fórmula que consiste
de 8 SIs anidados? Entonces la solución está en Índice y
Coincidir, la fórmula de búsqueda que hace todo lo que
BuscarV y BuscarH no pueden más que soñar con hacer.

Índice y coincidir, aunque más versátil que BuscarV, tiene

sus problemas: principalmente el hecho de que es difícil de
entender en una primera pasada. En realidad son 2 fórmu-
las que siempre van de la mano, y cada una tiene sus argu-
mentos. Pero la práctica hace al maestro, y pronto estarás
usando la fórmula que recomiendan los estándares FAST y
los campeones de olimpiada.

Archivo: Index & Match.xlsx

 COINCIDIR
=coincidir(valor_buscado,matriz_buscada,[tipo de búsqueda])
Coincidir es el primer elemento de esta fórmula de búsqueda, aunque por si solo no crean
que nos es muy útil. En esencia, coincidir te dice la posición en número de un elemento en

138 una lista. Si tenemos una lista como la que se muestra a la derecha, y estamos buscando el
nombre de “Eric”, coincidir te dirá que se encuentra en la posición 4.

Los argumentos de coincidir son los siguientes:

Matriz Buscada
Es la matriz en la que se encuentra
nuestra lista. No se vayan con la finta,
puede decir matriz pero en realidad
solo puede ser una lista de 1 columna
o de 1 fila. La dirección (horizontal o
vertical) no importa.

Valor Buscado
Es el valor que nosotros le damos a Ex-
cel para que nos regrese su posición.
En el caso del ejemplo, sería “Eric” el
valor buscado.

Tipo de Búsqueda (opcional):

Igual que BuscarV, tenemos 0 para
búsqueda Exacta (que nos devuelva
respuesta solo si encuentra el mis-
mo valor que Valor Buscado) o 1 para
búsqueda relativa, en el que va a bus-
car el valor que más se parezca. Como
regla general, utilizamos 0 para todas
las búsquedas que involucran texto, y
1 solo para las búsquedas numéricas
de rangos.

En el ejemplo que tenemos a la dere-

cha, nuestro coincidir se terminará por
ver asi:
=coincidir(“Eric”,A2:A8,0)
ÍNDICE
=índice(matriz,num_fila,[num_columna])
Índice es la fórmula que termina por amarrar todo. Vemos cómo funciona de manera
individual: índice por sí mismo te devuelve el valor que se encuentra en una matriz en
las coordenadas que tu le hayas provisto. Por ejemplo, si le dices que quieres el valor
en la fila 2, columna 3 de la matriz a la derecha, te devolverá como resultado 15%.
139
Los argumentos de índice son los siguientes:

Matriz
La matriz en la que se va a efectuar
la búsqueda, para índice si puede ser
una matriz de múltiples filas y colum-
nas.
Num_Fila
Como su nombre lo dice, el número
de fila (dentro de la matriz, no de la
hoja de cálculo) donde vamos a bus-
car. Excel está buscando que le demos
un número.

Num_Columna (opcional):
De nuevo, el número de columna
(dentro de la matriz, no de la hoja de
cálculo) donde vamos a buscar. El val-
or debe de ser numérico. Esta califica-
do como opcional por que si seleccio-
namos una matriz de 1 sola columna,
no es necesario especificar “1” como
número de columna.
En el ejemplo de la derecha, entonces,
lo que hacemos es:
=índice(A2:E8,2,3)
Y como resultado nos devuelve 15%,
que es el valor de la celda en la fila
2, columna 3 de nuestra matriz selec-
cionada.
 ÍNDICE Y COINCIDIR
=índice(matriz,coincidir(valor_buscado,matriz_buscada,[tipo de busqueda],[coincidir(valor buscado,matriz_buscada,[tipo de busqueda])])

Es hora de combinar las 2 funciones en una sola. Ni índice, ni coincidir por si

140 mismas nos dan mucha utilidad, pero juntas podemos hacer cualquier búsque-
da que queramos… si sabemos cómo armarlas en primer lugar. Para juntarlas
hay que saber como interactúan: Indice siempre se escribe primero, y coincidir
se anida dentro de índice en los argumentos de num_fila y num_columna.

El resultado se ve un poco incompren-

sible pero podemos simplificarlo apli-
cando las fórmulas de coincidir en dif-
erentes celdas, y haciendo referencia
a sus resultados desde la fórmula de
índice cuando nos pregunte num_fila
y num_columna.

Lo más difícil de estar combinando Matriz de Indice:

índice y coincidir es entender la difer-
encia entre todas las matrices que te
pide, y como se relacionan entre ellas.
Cuando hayas logrado esto, índice y
coincidir se vuelven fáciles de usar. A
continuación te detallamos:
Es toda la tabla donde estamos bus-
cando, todas sus filas, y todas sus co-
lumnas incluyendo títulos. Para saber
como identificarla, podemos pensar
Matriz de Coincidir en num_fila:
“¿En donde esta el valor que yo quiero
Es la columna (si, columna) donde se va a
obtener de resultado?” Matriz de Coincidir en num_columna:
encontrar el valor que yo estoy buscando
de manera vertical. Incluye título pero re-
Es la fila donde se va a encontrar el valor que
cuerda que solo hay que seleccionar una
yo estoy buscando de manera horizontal. Tam-
columna. Para que funcione, debemos de
bién hay que incluir título si existe, pero solo
seleccionar el mismo rango de filas que se-
podemos seleccionar una fila. Igual que la an-
leccionamos en la matriz de índice.
terior, debemos de seleccionar el mismo rango
de columnas que seleccionamos en la matriz de
índice. Recuerda que este último coincidir puede
ser opcional.

A2 Capacitación
A manera de ejemplo, podemos ver
las siguientes operaciones de manera

141
desglosada:

=coincidir(“Trejo”,C6:C15,0)

=coincidir(“Departamento”,C6:G6,0)

=índice(C6:G15,A4,A5)

Notamos lo siguiente. El primer coincidir nos va a a traer el número de fila en el que se encuentra
“Trejo”. Por lo mismo su matriz es solo la columna que contiene los apellidos. El segundo coin-
cidir nos traerá el número de columna donde se encuentra “Departamento”.

Al combinarlos en la fórmula del índice, eso nos trae el Departamento donde Trejo trabaja. Hay
que notar que la matriz de índice es una combinación de la matriz de las dos fórmulas coincidir.
 EJEMPLO 1: CON UNA COLUMNA
Realicemos el ejemplo de los Goggles.

142 Se nos da el nombre del producto

en la celda C13, y queremos que en
la celda B13 se nos devuelva su de-
scripción. Este es un clásico caso de
búsqueda. Nuestra matriz, entonces,
debería ser toda la tabla desde A1
hasta C10. Veremos en un momento
que podemos ahorrarnos ese trabajo.
Lo primero será escribir el coincidir
que nos dirá la fila en la que se en-
cuentran los goggles que estamos
buscando. Eso nos da que:
=coincidir(C13,A1:A10,0)
Lo segundos sería identificar la colum-
na de donde vamos a sacar la descrip-
ción. Sin embargo a simple inspección
sabemos que es la tercera columna de
la tabla. Podríamos ahorrarnos el co-
incidir y simplemente realizar nuestro
índice con el número de columna fijo
en 3.
=índice(A1:C10, coincidir(C13,A1:A10,0),3)
Sin embargo, aunque esta solución es
correcta, tenemos todavía otra alter-
nativa adicional: hacer que la matriz
de índice solo abarque la columna de
la descripción, pues ya sabemos que
ahí esta el resultado que queremos
obtener. Eso nos deja:
=índice(C1:C10, ,coincidir(C13,A1:A10,0))
EJEMPLO 2: BÚSQUEDA A LA IZQUIERDA
En este ejemplo tenemos una boleta
de calificaciones y se nos da la califi-
143
cación máxima en número en la celda
A28. Nosotros queremos que en la
celda B28 se nos dé el nombre de su-
sodicha calificación. Este es otro clási-
co caso de búsqueda, sin embargo
sería imposible con un BuscarV pues
involucra buscar hacia la izquierda. In-
dice y Coincidir resuelve este proble-
ma de la manera más sencilla.
Debemos escribir el coincidir que nos
dirá la fila en la que se encuentra la
calificación que estamos buscando (la
máxima). Nos deja con que:
=coincidir(A28,B17:B25,0)
Ahora, dado que ya sabemos cuál
es la columna donde se encuentran
nuestros resultados, los nombres de
las materias, solo debemos utilizar el
índice sobre esa columna y nos ahor-
ramos un coincidir.
=índice(A17:A25, coincid-
ir(A28,B17:B25,0))
Listo, ahora el índice nos dirá cuál es
el nombre de la materia en base al
número de fila proporcionado por el
coincidir, y todo mientras buscamos a
la izquierda.
 EJEMPLO 3: BÚSQUEDA INEXACTA
Ahora tenemos una tabla de
descuentos en la que, en base
a la parte comprada y el núme-

144 ro de partes es el descuento

que se nos otorga. Por ejemplo,
si compramos de 1 a 4 partes,
buscaríamos en la columna B.
De 5 a 24 partes compradas
sería en la columna C y asi con-
secutivamente. Tenemos que la
parte comprada se da en la cel-
da B10 y el número de partes en
la celda B11.
Entonces lo primero será armar el
coincidir que nos dice en que fila se
encuentra nuestro número de parte.
Hay que recordar incluir el título en la
búsqueda:
=coincidir(B10,A2:A8,0)
Y a continuación debemos armar el
coincidir que nos diga en que colum-
na se encuentra la cantidad de partes
que compramos en la tabla. Dado que
la cantidad exacta de partes es im-
probable que la encontremos en los
títulos de la tabla, debemos utilizar
la búsqueda inexacta. Esta se basa en
encontrar el número inmediato menor
al que en realidad estamos buscando.
=coincidir(B11,A2:E2,1)
Lo único que cambia es que ahora
escribimos 1 en nuestra fórmula en
lugar de escribir 0. Para concluir es-
cribimos la fórmula de índice con las
fórmulas coincidir anidadas.

=índice(A2:A8, coincidir(B10,A2:A8,0), coincidir(B11,A2:E2,1))

A2 Capacitación
145
 RESUMEN
ÍNDICE Y COINCIDIR
146 Contesta, con tus propias palabras, las
preguntas conceptuales en los siguientes
recuadros.

¿Para que sirve la fórmula coincidir por si sola?

¿Cuales son las 2 ventajas de índice y coincidir sobre BuscarV?

¿Cual es la diferencia entre la matriz de Índice y la matriz de Coincidir?

INDICE tiene segundo set de argumentos. Investiga para que sirven y escríbelo aqui:
 147
EJERCICIOS
Archivo: Index & Match.xlsx
Archivo: Cuentas por cobrar.xlsx
Resuelve los ejercicios de los archivos especificados.
Puedes verificar tus respuestas en el archivo de mismo
nombre que incluye los ejercicios Resueltos.
148
9
CONDICIONALES

Condicional Básico
Condicional Anidado
Auxiliares (Y,O)

A2 Capacitación
 149
El condicional es una herramienta útil cuando se trata de
tomar decisiones simples en una hoja de Excel. Sin embar-
go muchas veces su uso se convierte en abuso y acabamos
con fórmulas que inevitablemente dejarán de funcionar.
Cuando tenemos una decisión binaria simple: niño/niña,
vivo/muerto, cara/cruz y debemos escoger uno de los dos
en base a un criterio, el condicional es la herramienta más
útil a nuestra disposición. En una hoja de cálculo se puede
utilizar para hacer cálculos diferentes y cambiar de fórmula.

Sin embargo no hay que sobreestimar su importancia: casi

todo lo que hace un condicional puede ser replicado usan-
do otras fórmulas, y es una de las funciones más propensas
a romperse. Los estándares FAST recomiendan no utilizar
condicionales a menos que sea indispensable. Por lo mis-
mo, este capítulo es corto y opcional.

Archivo: Condicionales.xlsx
 EL CONDICIONAL
=SI(condición, Valor si verdadero, valor si falso)
En la cual tenemos una función con tres argumentos básicos, los últimos 2 siendo opcionales. Los
argumentos se describen como:

150

Condición Valor si Verdadero Valor si Falso

Es una equivalencia lógica que plant-
ea la condición. Siempre está dada a
manera de igualdad o desigualdad
(ejemplo: B4=5, si el contenido de la
celda B4 es igual a 5 entonces….)
Si la condición resulta ser verdadera,
este es el valor que se devolverá. Po-
demos hacer referencia a una celda, o
dar un valor duro. SI este valor es tex-
to debemos entrecomillarlo.
Si la condición no se cumple satisfac-
toriamente, este es el valor que se de-
volverá. Aplican los mismos términos
y condiciones que el valor si verdade-
ro.

A2 Capacitación
 151
Veamos un ejemplo utilizando condi-
cionales. Si tenemos una situación
en la que se están calculando comis-
iones para un vendedor, en la que se
paga un 7.5% si vendió más de 10,000
dólares en un mes, y 6% si vendió
menos, debemos utilizar condicio-
nales. Supongamos que el monto de
ventas está en la celda A8 En este caso
nuestra fórmula nos quedaría:

=SI(A8 > 10000 , A8 * 7.5% , A8 * 6%)

Donde establecemos primero la

condición (revisar que A8 sea mayor a
10,000), y luego el caso si es verdade-
ro (si si, entonces calcula la comisión
con 7.5%) y el caso si resulta ser falso
(si no, calcula con 6%).
 EL CONDICIONAL ANIDADO
Es común que tengamos situaciones donde se nos ofrece más
de 2 opciones a escoger. Sin embargo, el condicional no puede

152 lidiar con 3 o más opciones, no por sí solo. Para eso necesitamos
el condicional anidado.

Puesto de manera sencilla, un condicional anidado es una función =SI dentro de otra función
=SI. Por lo general esta segunda función se escribe dentro del área donde por lo general pon-
dríamos el Valor Si Falso (pero no es regla). Por cada =SI que anidemos dentro de otro =SI se nos
abre la puerta de utilizar una opción adicional. Esto significa que necesitamos un =SI menos que
la cantidad de opciones disponibles.

A2 Capacitación
 153
Volvamos a las comisiones para ver
un ejemplo: tenemos el mismo esque-
ma en el que un vendedor recibe 6%
si vende menos de 10,000 dolares al
mes, 7.5% si vende más de 10,000 y
ahora agregamos que si vende más
de 15,000 recibirá 9% de comisión.
Eso significa que, al tener 3 posibles
opciones, debermos utilizar un condi-
cional anidado.
Para hacer eso, comenzamos de abajo
para arriba, es decir, evaluamos prim-
ero para revisar si la condición más
baja se cumple.

=SI(A8<10000, A8*6% , SI(A8<15000, A8 * 7.5%, A8 * 9%)

Como podemos ver, estamos revis-

ando si se cumple el que las ventas
sean menores a 10,000 dolares. Si
esto resulta ser verdad, calculamos la
comisión con 6%, pero si no, todavía
nos quedan otras 2 condiciones por
revisar. Ahora debemos revisar si la
venta fue menor a 15,000, por lo que
anidamos un =SI dentro del área que
se reserva para el caso de Valor si Fal-
so. En este nuevo SI, podemos ver que
ya podemos abarcar las 2 opciones
faltantes.
 LA FUNCIÓN Y
154
En ocasiones tendremos que verificar
más de una condición al mismo ti-
empo dentro del mismo condicional.
Esto no puede ser resuelto utilizando
condicionales anidados, sin embargo,
Excel nos ofrece una alternativa con la
función =Y. En esta función nosotros
podemos agrupar diferentes condi-
ciones (del mismo tipo del condicio-
nal) y solo devolverá verdadero si se
cumplen todas al mismo tiempo. Por
ejemplo:
=Y(A1=5, A2=5, A3=5)
En esta situación, la función devolverá
el valor de VERDADERO si las 3 condi-
ciones se cumplen, y FALSO de lo
contrario, sin excepciones. Por si mis-
ma, la función =Y no sirve de mucho,
puesto que solo puede devolver FAL-
SO y VERDADERO. Pero la podemos
anidar dentro de un =SI en el área de
condición. Esto hará que el =SI solo
funcione cuando se cumplan todas
las condiciones del =Y. A manera de
ejemplo:

=SI(Y(A1=5, A2=5, A3=5), “Se cumplió la condición”, “No cumplió”)

A2 Capacitación
LA FUNCIÓN Ó
155
Nos sirve para manejar esas ocasiones
en las que tenemos varias condiciones
pero solo necesitamos que se cump-
la una sola de ellas. De nuevo, no hay
manera de resolver esto utilizando la
función =SI por si sola, asi que debe-
mos recurrir la función auxiliar =O.
Dentro de la función escribimos las
condiciones, y con que una sola re-
sulte verdadera, la función devolverá
VERDADERO, si ninguna se cumple,
devolverá falso. Ejemplo:
=O(A1=10, A1 =5)
En este caso si la celda A1 contiene
cualquier valor ya sea 10 o 5, devolverá
VERDADERO, y si no será FALSO. Al ig-
ual que =Y, la función =O debe de ser
puesta dentro de la función =SI en el
área de condición.
 RESUMEN
CONDICIONALES
156 Contesta, con tus propias palabras, las
preguntas conceptuales en los siguientes
recuadros.

¿Cuantos condicionales anidados necesito para una situación de 5 opciones?

¿Con que fórmula(s) podría reemplazar un condicional anidado?

¿Cual es la diferencia entre la función Y, la función O?

Menciona 2 situaciones en las que un condicional sería útil.

 157
EJERCICIOS
Archivo: Condicionales.xlsx
Archivo: Recursos Humanos.xlsx
Resuelve los ejercicios de los archivos especificados.
Puedes verificar tus respuestas en el archivo de mismo
nombre que incluye los ejercicios Resueltos.
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