CORPORACIÓN DE EDUCACIÓN TÉCNOLOGICA DE COLSUBSIDIO

GUÍA No 2 DE INFORMACIÓN Y CONTEXTUALIZACIÓN

MANEJO DOCUMENTAL –ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

Nombre
Programa: T.L AUXILIAR ADMINISTRATIVO
Módulo: MANEJO DOCUMENTAL

DILIGENCIAR ASPECTO NORMATIVO (cuadro 1 normatividad) Para este punto, realice una ciberconsulta individual sobre la NORMATIVIDAD DE
GESTIÓN DOCUMENTAL EN COLOMBIA y describa los aspectos definidos en el siguiente normograma:

TIPO: ley /norma/ Número Título ( de que trata ) Fecha ( de la norma/ ley
acuerdo /directiva /acuerdo o directiva
presidencial presidencial
Ley 594 conocida como la Ley General de Archivos, la cual establece los 14 de Junio de 2000
parámetros para llevar a cabo el reconocimiento de la gestión
documental, los conceptos básicos que surgen de ella y los
principios por los cuales se debe regir el correcto ejercicio
archivístico.
Ley 527 Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los 18 de agosto de 1999
mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas
digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan
otras disposiciones
Constitución Política de Artículo 15. Párrafo 3 Todas las personas tienen
Colombia derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el
Estado debe
respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a
conocer,
actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido
sobre ellas en
bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas
Decreto 2150 ARTÍCULO 1º.- Supresión de Autenticaciones y Reconocimientos. Diciembre 5 de 1999
A las entidades que integran la Administración Pública les está
prohibido exigir documentos originales autenticados o reconocidos
notarial o judicialmente.
ARTÍCULO 11º.- Supresión de sellos. En el desarrollo de las
actuaciones de la Administración Pública, intervengan o no los
particulares, queda prohibido el uso de sellos, cualquiera sea la
modalidad o técnica utilizada, en el otorgamiento o trámite de
documentos, distintos de los títulos valores
ARTÍCULO 32º.- Ventanillas únicas. Para la recepción de
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documentos, solicitudes y atender requerimientos, los despachos

públicos deberán disponer de oficinas o ventanillas únicas en donde
se realice la totalidad de la actuación administrativa que implique la
presencia del peticionario.
Ley 58 de 1982. 058 Los organismos de la Rama Ejecutiva del poder público y las
entidades descentralizadas del orden Nacional y las
Gobernaciones, el Alcalde de Bogotá, deberán reglamentar la
tramitación interna de las peticiones que le corresponda resolver y
la manera de atender las quejas por el mal funcionamiento de los
servicios a su cargo, señalando para ellos plazos máximos, según
la categoría o calidad de los negocios

Decreto 01 Reforma el Código Contencioso Administrativo. Determina campo Enero 2 de 1984

de aplicación, principios, derecho de petición, silencio
administrativo, vía gubernativa, recursos, términos. Actos
administrativos firmeza, ejecutoriedad y revocación. Ministerio
Público, responsabilidad de funcionarios. Ejecución de políticas
financieras y monetarias. Control jurisdiccional de actos y acciones
administrativas, controversias contractuales. Libros I y II.
Organización, funcionamiento, competencia y procedimiento ante
de la Jurisdicción Contenciosa. Ministerio Público calidades y
competencia. Libros III y IV. Impedimentos, recusaciones,
sentencia, notificaciones, recursos, proceso electoral, y jurisdicción
coactiva, cuantía, vigencia y derogatorias. Libros V y VI
Ley 1437 Determina las diferentes clases de procedimientos y trámites Enero 18 de 2011
administrativos, principios, campo de aplicación, derecho de
petición, silencio administrativo, vía gubernativa, recursos, términos
y aplicación de medios electrónicos en los actos y actuaciones
administrativas. Señala los Derechos y deberes de las personas en
su relación con las autoridades y los impedimentos, prohibiciones,
conflictos de intereses y recusaciones de los Servidores Públicos.
Estructura la organización y define las funciones y competencias de
la Jurisdicción Administrativa. Establece los Medios de Control y
procedimientos para el ejercicio y control jurisdiccional de los actos
y actuaciones administrativas, las controversias contractuales y lo
referente a la declaratoria de la responsabilidad patrimonial del
Estado. Determina los Impedimentos y Recusaciones de los
Jueces, Magistrados y Agentes del Ministerio Público. Establece el
Sistema Procesal Mixto por Audiencias (escrito y verbal) y regula
temas relativos a la Demanda, Sujetos Procesales, Medidas
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cautelares, Pruebas, Alegatos, poderes del Juez, Sentencia y

recursos ordinarios y extraordinarios ante la jurisdicción
contenciosa.
Ley 80 ARTÍCULO 55. DE LA PRESCRIPCIÓN DE LAS ACCIONES DE Octubre 28 de 1993
RESPONSABILIDAD CONTRACTUAL. La acción civil derivada de
las acciones y omisiones a que se refieren los artículos 50, 51, 52 y
53 de esta ley prescribirá en el término de veinte (20) años,
contados a partir de la ocurrencia de los mismos. La acción
disciplinaria prescribirá en diez (10) años. La acción penal
prescribirá en veinte (20) años.
Decreto 1382 Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la Agosto 18 de 1995
transferencia de la documentación histórica de los archivos de los
organismos nacionales al Archivo General de la Nación y se dictan
otras disposiciones. por la cual se crea el Archivo General de la
Nación y se dictan otras disposiciones", señala las funciones del
Archivo General de la Nación, y en su literal b) establece: "Fijar
políticas y expedir los reglamentos necesarios para garantizar la
conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la
Nación, de conformidad con los planes y programas que sobre la
materia adopte la Junta Directiva
Decreto 2578 Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se Diciembre 12 de 2012
establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124
de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración
de los archivos del Estado
Acuerdo 042 Por el cual se establecen los criterios para la organización de los Octubre 31 de 2002
archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que
cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único
Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley
General de Archivos 594 de 2000.
Acuerdo 015 Por el cual se adiciona un parágrafo al artículo 1º del Acuerdo 041 Octubre 20 de 2003
del 31 de octubre de 2002.
El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, en uso de
las facultades otorgadas por la Ley
80 de 1989, la Ley 489 de 1998, la Ley 594 de 2000 y el Acuerdo
017 de 2001 y,
CONSIDERANDO:
Que el Decreto 254 del 21 de febrero de 2000, por el cual se expide
el régimen para la liquidación de
las entidades públicas del orden nacional, establece
responsabilidades que en materia de archivos

Acuerdo AGN 02 de 2004.
Constitución Política Artículo
20, 27, 74, 112.
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deben cumplir las entidades en liquidación y su liquidador;
02 Que la Constitución Política de Colombia en su artículo 8 dispone Enero 23 de 2004
que “Es obligación del Estado y de las personas proteger las
riquezas culturales y naturales de la Nación.
Que el artículo segundo de la Ley 80 de 1989 señala las funciones
del Archivo General de la Nación y en su literal b) estipula “fijar
políticas y establecer los reglamentos necesarios para garantizar la
conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la
Nación de conformidad con los planes y programas que sobre la
materia adopte la Junta Directiva “ahora Consejo Directivo en virtud
del Decreto 1126 de 1999.
Que el objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la
documentación organizada, en tal forma que la información
institucional sea recuperable para uso de la administración en el
servicio al ciudadano y como fuente de la historia
ARTICULO 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar
y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir
información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de
comunicación.
Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el
derecho a la rectificación en condiciones de equidad. No habrá
censura.
ARTICULO 27. El Estado garantiza las libertades de enseñanza,
aprendizaje, investigación y cátedra.
ARTICULO 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los
documentos públicos salvo los casos que establezca la ley.
El secreto profesional es inviolable
ARTICULO 112. <Artículo modificado por el artículo 5 del Acto
Legislativo 1 de 2003. El nuevo texto es el siguiente:> Los partidos
y movimientos políticos con personería jurídica que se declaren en
oposición al Gobierno, podrán ejercer libremente la función crítica
frente a este, y plantear y desarrollar alternativas políticas. Para
estos efectos, se les garantizarán los siguientes derechos: el
acceso a la información y a la documentación oficial, con las
restricciones constitucionales y legales; el uso de los medios de
comunicación social del Estado o en aquellos que hagan uso del
espectro electromagnético de acuerdo con la representación
obtenida en las elecciones para Congreso inmediatamente
anteriores; la réplica en los mismos medios de comunicación.
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ACTIVIDAD PLANILLA DE CONTROL REGISTRO DE ENTRADA DOCUMENTAL (cuadro 2 registro y diligenciamiento según casos y creación casuística
propia de dos documentos descritos en la tipificación o definición)

DATOS CASO DILIGENCIAMIENTO PLANILLA DE CONTROL La Unidad de

Correspondencia se encarga de generar una planilla de control o libro de
radicados con los siguientes datos:

Número de radicación

Fecha de radicación

Hora de radicación

Remitente (Entidad y/o persona)

Correo electrónico del remitente

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1. El área de correspondencia recibe una revista de suscripción mensual de la REVISTA SEMANA con una carta anexa donde invitan al destinatario, DR
JAIRO MELENDEZ DEL ÁREA DE PLANEACIÓN INSTITUCIONAL, a participar en un congreso que se realizará próximamente. La correspondencia
fue recibida el día lunes 2 de septiembre de 2019 a las9.30am. El remitente tiene como correo corporativo registrado:
revistasemanasuscripciones@hotmail.com
2. El área de correspondencia recibe una carta comercial de la empresa inmobiliaria ESPACIOS S.A.S dónde especifican una solicitud de reunión para
informar sus servicios y portaflio. El remitente es Claudia López Estupiñan, y está dirigida a Juan Carlos López, Coordinador de Soporte Logístico. El
correo e mail del remitente es claloes@gmail.com. la correspondencia se recibió el día lunes 2 de septiembre de 2019 a las 10am.

3. PROYECTE DOS CASOS DESDE LA PRÁCTICA DE LOS DOS PUNTOS ANTERIORES Y ESPECIFÍQUE EN UN PÁRRAFO LAS SIGUIENTES
CONSIDERACIONES DEL PROCESO:
 ENUMERE TRES RIEGOS A MITIGAR EN EL PROCESO ( Previene…evita …riesgo de…
 ENUMERE EN CADA ITEM DE LA PLANILLA CON FLECHAS VECTORIZADAS, LA FUNCIONALIDAD DE CADA ACCIÓN REGISTRADA

PLANILLA DE CONTROL ENTRADA DOCUMENTAL

REGISTRO DE ENTRADA

DIA: 02 de Septiembre de 2019

No FECHA DE HORA DE REMITENTE/ENTIDAD/PERSONA CORREO ELECRRÓNICO REMITENTE ASUNTO DEPENDENCIA

RADICACIÓN RADICACIÓN RADICACIÓN FUNCIONARIO
DESTINATARIO
CE-19334 02/08/2019 09:30 A.M Revista Semana revistasemanasuscripciones@hotmail.com Revista Ejemplar ÁREA DE
Semanal (anexo PLANEACIÓN
Invitacion INSTITUCIONAL
Congreso) Dr.Jairo Melendez
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CE-19335 02/08/2019 09:39 A.M. Distovar S.A.S. facturacionproveedores@distovar.com.co Factura #1543 Dto. Contabiidad
OP-214335 Pago Poveedores
Sr. Eder De Oro

CE-19336 02/08/2019 09: 47 Blu Logistic S.A. importaciones@blulogistic.com.co Notificacion Dto.Importaciones

Deposito Area de
aduanero Depositos
Aduaneros
Sr. Angel Gomez

CE-19337 02/08/2019 10:00 A.M. ESPACIOS S.A.S claloes@gmail.com Solicitud Coordinacion de

Sra. Claudia Lopez Estupiñan Reunion Soporte Logístico
Presentacion Sr. Juan Carlos
Servicios y López
Portafolio

Es importante que en la organización llevar un correcto control de correspondencia y un manejo a la documentación ya sea interna o externa evitando riesgos que
se puedan presentar tales como entregar a la dependencia que no corresponda causando demoras en los procesos administrativos que den a lugar, minimizando
el riesgo de pérdida de documentos que en algunos casos generen sobrecostos y sanciones administrativas

Si la organización lleva un correcto análisis al recepcionar la correspondencia todos los procesos serán mas eficientes y esto dará un alivio y parte de tranquilidad
a que los colaboradores se sientan a gusto que su correspondencia será entregada en los términos y tiempos establecidos por la misma.
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EJEMPLO PUNTO 3 (SEGUNDA VIÑETA)

No RADICACIÓN FECHA DE HORA DE REMITENTE/ENTIDAD/PERSONA CORREO ASUNTO DEPENDENCIA

RADICACIÓN RADICACIÓN ELECRRÓNICO FUNCIONARIO
REMITENTE DESTINATARIO

Se indica de En este espacio

Es el numero En este espacio Anotamos el
Determina el día donde viene la Se anota el diligenciamos la
asignado por la vamos a registrar correo
en que se radica correspondencia asunto a tratar dependencia a la
organización la hora de electrónico si lo
el documento (si es de una en la remitimos el
para el control recepción del hay en el
remitido empresa o correspondencia documento,
documental documento documento
personal persona
destinataria y su
cargo dentro de
la compañía