EVIDENCIA 2: ENSAYO APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCION

DOCUMENTAL

Seidy Patricia Agámez Bedoya

Aprendiz

Código: 1.063.291.387

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Organización documental en el entorno laboral

Bogotá

6 de junio de 2020
ENSAYO

Los instrumentos archivísticos son herramientas que fortalecen y apoyan las

estrategias de gestión documental al interior de las empresas. Estos instrumentos
tienen distintas funciones que ayudan a determinar el valor de los documentos y de la
información contenida en ellos, a fin de establecer las prioridades de archivo, el
control de la producción de información y la categorización y optimización de los
procesos.

Uno de los instrumentos más utilizados y que mayor utilidad le ofrece a la gestión
documental de la empresa, son las Tablas de Retención Documental o TRD, las
cuales se caracterizan por ser una herramienta que permite, por medio de la
identificación serial de la información y su respectiva tipificación, establecer los
tiempos de permanencia de los documentos, así como su disposición final. Es decir,
por medio del control y el reconocimiento de la información y de la estructura
organizacional, se categorizan, seleccionan y organizan los diferentes documentos a
fin de establecer sus tiempos de conservación en archivo y los procesos a seguir
cuando su ciclo de vida haya terminado.

Las TRD nos permiten

 Controlar y monitorear el ciclo de vida de los archivos.

 Enlistar en series y tipos de documentos, haciendo un reconocimiento de la
estructura organizacional.
 Entender y manejar correctamente los ciclos por los que pasa un documento y
el tiempo prudencial que debe estar en cada uno.
 Reconocer la clasificación de la información según la necesidad e importancia
que éste represente para la empresa.

El implementarlas trae consigo muchos beneficios

 Se facilita el manejo de la información.

 Se contribuye a la correcta administración de la producción documental.
 Se gestiona de manera eficiente la administración y revisión documental.
 Se controla el acceso a la información y se aumenta la seguridad de la misma.
 Se garantiza la conservación de los documentos, todo basado en la relevancia
de su información y en su tipificación documental.
 Se implementa la importancia del manejo integral de la información.
 

Por lo tanto, es de suma importancia las TRD ya que nos permite tener un mejor
manejo optimizado de la información. Controlar la producción documental.
Administrar desde un punto eficiente, la información, garantizar el acceso y control
de la información, bajo la relevancia del tiempo, conservar desde la selección
garantizada, regular la transferencia documental, consolidar procesos administrativos.
También permite tener control, seguridad y acceso a los documentos, selección y
conservación categorizada, manejo integral de los documentos, como también la
identificación de documentos de apoyo para el centro administrativo