Proceso Administrativo

Ginna Liceth Ibarra Barrientos

RR.HH

PLANEACION
Elementos de la planeación: Los propósitos. Las aspiraciones fundamentales o
finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma permanente o semipermanente un
grupo social.

La investigación. Aplicada a la planeación la investigación consiste en la determinación de

todos los factores que influyen en el logro de los propósitos, así como de los medios
óptimos para conseguirlos.

Los objetivos. Representan los resultados que la empresa desea obtener, son fines para
alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un
tiempo específico.

Las estrategias. Cursos de acción general o alternativas que muestran la dirección y el

empleo de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones más
ventajosas.

Políticas. Son guías para orientar la acción; son criterios, lineamientos generales a observar
en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten dentro de una organización.

Programas. Son esquemas en donde se establece, la secuencia de actividades que habrán

de realizarse para lograr objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus
partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.

Presupuestos. Son los planes de todas o algunas de las fases de actividad del grupo social
expresado en términos económicos, junto con la comprobación subsecuente de la
realización de dicho plan.

Procedimientos. Establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben

seguirse en la realización de un trabajo repetitivo.

Organización
Elementos: 1.  Objetivos: los Objetivos son los fines hacia los cuales se encamina la
actividad de la organización.

2.  Metas: las Metas son fines específicos, expresados en forma cuantitativa.

3.  Recursos Humanos: son las personas o grupos de personas que trabajan en la
organización y se relacionan entre sí, aportando su esfuerzo físico e intelectual, así como
sus valores, ideas y conocimientos

4. Recursos Materiales: son los medios físicos, naturales y financieros que utiliza la
organización para alcanzar los fines propuestos.

a.  Recursos Físicos: materias primas, maquinarias, herramientas,

vehículos, computadoras, etc.

      

b.  Medios Naturales: los combustibles y la energía eléctrica, hidráulica,

eólica, etc.
       

c.  Recursos Financieros: el dinero, los préstamos, las acciones, títulos,

bonos, etc.

      

 5.  Información: son los recursos que genera la mente humana, apoyados o no por el
uso de la tecnología.

                            La información es fundamental para la toma de decisiones.

                            Por ejemplo el sistema contable, los informes de producción, las

evaluaciones de los recursos humanos, los informes de precios y características de
productos competidores de los nuestros, etc.

 
Dirección: Motivación.
La motivación es la labor mas importante de la dirección, a la vez que la mas compleja,
pues a través de ella se logra la ejecución del trabajo tendiente a la obtención de los
objetivos, de acuerdo con los estándares o patrones esperados. Múltiples son las teorías
que existen en relación con la motivación, pero todas pueden agruparse en dos grandes
tendencias:
 
Comunicación.
La comunicación es un aspecto clave en el proceso de dirección.
La comunicación puede ser definida como el proceso a través del cual se transmite y
recibe información en un grupo social.
El ejecutivo para poner en marcha sus planes, necesita sistemas de comunicación
eficaces; cualquier información desvirtuada origina confusiones y errores, que disminuyen
el rendimiento del grupo y que van en detrimento del logro de los objetivos.
La comunicación consta de tres elementos básicos:
1. Emisor, en donde se origina la información.
2. Transmisor, a través del cual fluye la comunicación.
3. Receptor, que recibe y debe entender la información.
 
Cualquier mínima falla en esta red de comunicación implica la desvirtuaron de la
información. Con el fin de facilitar el entendimiento de la comunicación, se mencionara su
clasificación mas sencilla:
1. Formal. Aquella que se origina en la estructura formal de la organización y fluye a
través de los canales organizacionales.
Este tipo de comunicación es de gran importancia, ya que por su carácter no formal puede
llegar a influir mas que la comunicación formal e, inclusive, ir en contra de esta; el
administrador de be tratar de lograr que los canales de comunicación formal se apoyen en
las redes informales.
Estos dos tipos de comunicación a su vez pueden ser:
Vertical. Cuando fluye de un nivel administrativo superior, a uno inferior, o viceversa:
quejas, reportes, sugestiones, ordenes, instrucciones.
Horizontal. Se da en niveles jerárquicos semejantes: memorándum, circulares, juntas, etc.
Verbal. Se transmite oralmente.
Escrita. Mediante material escrito o gráfico.
Requisitos de la comunicación efectiva.
2. Informal. Surge de los grupos informales de la organización y no sigue los canales
formales, aunque se puede referir a la organización.
3. Claridad. La comunicación debe ser clara; para ello, el lenguaje en que se exprese y la
manera de transmitirla, debe ser accesibles para quien va dirigida.
4. Integridad. La comunicación debe servir como lazo integrador entre los miembros de la
empresa, para lograr el mantenimiento de la cooperación necesaria para la realización de
los objetivos.
5. Aprovechamiento de la organización informal. La comunicación es mas efectiva cuando
la administración utiliza la organización informal para suplir canales de información de la
organización formal.
6. Equilibrio. Todo plan de acción administrativo debe acompañarse del plan de
comunicación para quienes resulten afectados.
7. Moderación. La comunicación debe ser la estrictamente necesaria y lo mas concisa
posible, ya que el exceso de información puede accionar burocracia e ineficiencia.
8. Difusión. Preferentemente, toda la comunicación formal de la empresa debe efectuarse
por escrito y pasar solo a través de los canales estrictamente necesarios, evitando
papeleo excesivo.
9. Evaluación. Los sistemas y canales de comunicación deben revisarse y perfeccionarse
periódicamente.
 
5). Liderazgo – supervisión.
La supervisión consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las
actividades se realicen adecuadamente.
Este termino se aplica por lo general a niveles jerárquicos inferiores aunque todo
administrador, en mayor o menor grado, lleva a cabo esta función; por esto, de acuerdo
con el criterio personal de las autores, se considera la supervisión, el liderazgo y los
estilos de gerenciales, como sinónimos, aunque referidos a diversos niveles jerárquicos.
El liderazgo, o supervisión, es de gran importancia para la empresa, ya que mediante el
se imprime la dinámica necesaria a los recursos humanos, para que logren los objetivos.
En esta función confluyen todas las etapas de dirección anteriormente estudiadas, y su
importancia radica en que de una supervisión efectiva dependerán:

 La productividad del personal para lograr los objetivos.

 La observancia de la comunicación.
 La relación entre jefe-subordinado.
 La corrección de errores.
 La observancia de la motivación y del marco formal de disciplina.

Control: Elementos del control

El control es un proceso cíclico y repetitivo. Está compuesto de cuatro elementos que se
suceden:

 Establecimiento de estándares: Es la primera etapa del control, que establece

los estándares o criterios de evaluación o comparación. Un estándar es una norma
o un criterio que sirve de base para la evaluación o comparación de alguna cosa.
Existen cuatro tipos de estándares; los cuales se presentan a continuación:

 Estándares de cantidad: Como volumen de producción, cantidad de existencias,

cantidad de materiales primas, números de horas, entre otros.

 Estándares de calidad: Como control de materia prima recibida, control de

calidad de producción, especificaciones del producto, entre otros.

 Estándares de tiempo: Como tiempo estándar para producir un determinado

producto, tiempo medio de existencias de un productos determinado, entre otros.
 Estándares de costos: Como costos de producción, costos de administración,
costos de ventas, entre otros.

 Evaluación del desempeño: Es la segunda etapa del control, que tiene como fin
evaluar lo que se está haciendo.

 Comparación del desempeño con el estándar establecido: Es la tercera etapa

del control, que compara el desempeño con lo que fue establecido como estándar,
para verificar si hay desvío o variación, esto es, algún error o falla con relación al
desempeño esperado.

 Acción correctiva: Es la cuarta y última etapa del control que busca corregir el
desempeño para adecuarlo al estándar esperado. La acción correctiva es siempre
una medida de corrección y adecuación de algún desvío o variación con relación al
estándar esperado.