Módulo 

de Planeación
Curso de Especialización de Gerencia de Proyectos
Docente: Cesar B. Cortés ‐ PMP

Curso de Gerencia de Proyectos con

PMI®

Noviembre 2012

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS - EAN

INICIO DEL PROYECTO

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ESQUEMA GENERAL DEL CURSO

F
U P
N E
D I L J &
A M C
A N E O
M N C I
I C N
O E
E E I
N C U N R
A C
T
T T R
A
I C I
O
R
O I R
O
E
C O E
I O N O L
O N
N

CONTENIDO

Inicio del Proyecto

•Procesos de selección para proyectos
•Acta de constitución
•Matriz Identificación de los interesados
•La reunión de Kickoff
•Gestión de proyectos
•Gestión del cambio - Fases

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Procesos de Selección para Proyectos

Métodos Matemáticos Medida de beneficios
Lineal
No lineal Contribución de beneficios
Dinámico Acercamientos comparativos
Algoritmos Modelos Económicos

Análisis Financieros

 Retorno de la inversión ROI

 Tasa Interna de Retorno IRR
 Valor Presente Neto VPN
 Relación costo beneficio
 Costo de oportunidad
 Periodo de Retorno

CULTURA ORGANIZACIONAL
Conjunto de patrones y formas propias que identifican,
caracterizan,, diferencian y le da imagen
g a la organización
g

Hace parte de los factores ambientales de la empresa que

caracterizan la dinámica de la organización, en todo su
funcionamiento.
Ej:
Poder de los PM
•Poder
•Tolerancia al riesgo

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CULTURA ORGANIZACIONAL

Cultura objetiva:
Todo lo que los fundadores de la empresa desearon para
la organización.

Cultura Subjetiva:
•Supuestos compartidos: como pensamos aquí .
Valores compartidos: en que creemos aquí.
•Valores
•Significados compartidos: como interpretamos las cosas.
•Entendidos compartidos: como se hacen las cosas aquí.
•Imagen corporativa compartida: como nos ven.

GRUPOS Y AREAS DE CONOCIMIENTO DE LA GESTION DE PROYECTOS SEGÚN EL PMI®

GRUPOS DE PROCESO
INICIACION PLANEACION EJECUCION MON & CONTROL CIERRE
Desarrollar el  ‐ Monitorear y controlar 
Acta de  Elaborar el plan de Gestión  Dirigir y Gestionar la  el proyecto Cerrar el 
1 INTEGRACION
constitución del  del Proyecto ejecución del proyecto ‐ Realizar el control  proyecto
proyecto integrado de cambios
‐ Recopilar Requisitos
‐ Verificar el alcance.
2 ALCANCE ‐ Definir el Alcance
‐ Controlar el alcance.
‐ Crear la WBS
‐ Definir Actividades
‐ Establecer Secuencia de 
actividades
‐ Estimar recursos de las 
3 TIEMPO Controlar el cronograma
actividades
‐ Estimar duraciones de 
REA DE CONOCIMIENTO

actividades
‐ Desarrollar el cronograma
GESTION DE 
4 Estimar costos Controlar los costos
COSTOS
GESTION DE  Realizar el aseguramiento  Realizar controles de 
5 Elaborar plan de Calidad
CALIDAD de la calidad calidad
GESTION DE  ‐ Adquirir personal
Elaborar el plan de recursos 
6 RECURSOS  ‐ Desarrollar el equipo
humanos
HUMANOS q p
‐ Gestionar el equipo
AR

‐ Distribuir 
Identificar 
GESTION DE  Elaborar el plan de  comunicaciones
7 Interesados del  Informes del desempeño
COMUNICACIONES comunicaciones ‐ Manejar las expectativas 
proyecto
de los interesados
‐ Elaborar el plan de gestión 
de riesgos del proyecto
‐ Identificar los riesgos.
GESTION DE 
8 ‐ Realizar análisis cualitativo 
RIESGOS
de riesgos.
Realizar análisis cuantitativo 
de riesgos
GESTION DE  Elaborar plan de  Cerrar las 
Conducir las compras Administrar las compras
9 ADQUISICIONES adquisiciones compras

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INICIO
Este grupo describe los procesos básicos para obtener la
autorización formal de arranque de un proyecto o fase ya existente.

Aquí se define:
1. Alcance Inicial
2. Recursos Financieros
3
3. Duración del proyecto
4. Identifican los implicados
5. Los entregables
6. Nombra formalmente al Director de proyecto

GRUPOS Y AREAS DE CONOCIMIENTO DE LA GESTION DE PROYECTOS SEGÚN EL PMI®

GRUPOS DE PROCESO
INICIACION PLANEACION EJECUCION MON & CONTROL CIERRE
Desarrollar el Acta de 
1 INTEGRACION
constitución del proyecto

2 ALCANCE

3 TIEMPO
CONOCIMIENTO

GESTION DE 
4
COSTOS
GESTION DE 
5
CALIDAD
GESTION DE 
AREA DE C

6 RECURSOS 
HUMANOS
GESTION DE  Identificar Interesados 
7
COMUNICACIONES del proyecto

GESTION DE 
8
RIESGOS
GESTION DE 
9 ADQUISICIONES

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ACTA DE CONSTITUCION DEL PROYECTO

1.

2. Es un proceso que consiste en desarrollar

efinición

un documento que autoriza formalmente

3.
un proyecto o una fase, y en documentar
los requisitos iniciales que satisfacen las
necesidades y expectativas del os
De

4.
interesados.
5. PMBOK® Guide

ACTA DE CONSTITUCION DEL PROYECTO

ue…

1.
• Debe ser tan detallada como sea posible
n cuenta qu

2. • Es emitida por un ejecutivo externo al proyecto, con

un nivel apropiado para autorizar los fondos para el
proyecto (sponsor,PMO,portfolio steering committee)
3. • En ella quedamente definida su alineación con la
estrategia del negocio, su justificación y las
necesidades que se persiguen cubrir con el proyecto.
Tenga en

4.

5.

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ACTA DE CONSTITUCION DEL PROYECTO

ue…

1. Elementos que deberían incluirse.

n cuenta qu

•Justificación del proyecto.

2.
•Objetivos medibles del proyecto y criterios de éxito.
•Requerimientos de alto nivel.
•Descripción, de alto nivel, del proyecto.
3.
•Riesgos, de alto nivel.
•Cronograma de hitos, de alto nivel.
Tenga en

4. •Presupuesto, de alto nivel.

•Requerimientos de aprobación del proyecto.
5. •Gerente de Proyecto asignado, responsabilidad y
•nivel de autoridad.
•Nombre y autoridad del patrocinador o persona que
•autoriza.

TALLER # 1
ELABORACIÓN DE UN PROJECT CHARTER

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IDENTIFICACIÓN DE LOS INTERESADOS

1.
Es el proceso que consiste en identificar a
2. todas las personas u organizaciones que
efinición

reciben el impacto del proyecto, y en

3. documentar información relevante relativa
a sus intereses, participación e impacto en
ell éxito
é it del
d l proyecto.
t
De

4.

5.
PMBOK® Guide

IDENTIFICANDO A LOS INTERESADOS

 Identifique todos los implicados y

es

establezca su impacto sobre el proyecto

mendacione

 Averigüe razones sobre la posiciones

que ellos fijan de cara al proyecto.
 Clasifíquelos de acuerdo al impacto e
importancia para el proyecto.
Recom

 De acuerdo a la segmentación realizada

elabore un plan de tratamiento por cada
segmento.

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IDENTIFICACIÓN DE LOS INTERESADOS

1.
Es una reunión oficial de inicio y cierre del
2. proyecto, etapa o grupo de proceso.
efinición

3. Al realizarse en cada fase permite retomar

la planeación, entregables, fechas,
recursos, etc.t y realizar
li l
los ajustes
j t
De

4.
requeridos
5.

REUNIÓN LANZAMIENTO - KICKOFF

Planteamientos del proyecto a presentar
es

 Objeto del proyecto

mendacione

 Alcance del proyecto

 Estructura de tareas
 Metodología de Implementación
 Equipo
q p del proyecto
p y
Recom

 Hitos o Entregables del Proyecto

 Riesgos identificados
 Factores de éxito

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GESTIÓN

1.

2. Acción o trámite que hay que llevar a cabo

efinición

para conseguir o resolver una cosa

3.
Real academia de la lengua
De

4.

5.

GESTIONAR UN PROYECTO

1. Implica organizar y administrar los recursos de tal

manera que se pueda realizar todo el trabajo requerido
para el proyecto cumpliendo con el alcance, tiempo y
2.
presupuesto previamente definido
oncepto

3. ALCANCE CALIDAD RECURSOS

Co

TIEMPO RH COMPRAS
4.
COSTO COMUNICACIONES INTEGRACION
5.

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Gestión del cambio

Consiste en tomar ventaja de los cambios del
 . entorno con el fin de hacerlos provechosos para
la compañía

La clave de la gestión de cambio es

 comprender y analizar qué puede pasar con

. cada implicado a través de la formulación de
preguntas más qué en las respuestas

• Comience por los directivos

• Es un cambio de mentalidad – romper paradigmas


• Busque la participación de todos
. • Sea convincente, prepárese para comunicar sus ideas, inspire
a otros .. Usted sólo no generará el cambio

FASES DE LA GESTIÓN DEL CAMBIO

Presentimientos – la preocupación, inseguridad
 Generar crisis – impulsa el cambio
 Los CAMBIOS SON REQUERIDOS otra forma se estancará
 Balancear la Pasividad Vs. La Crisis

MITIGACIÓN
 Abra la comunicación – Aclare dudas y fortalezca el entendimiento del
cambio.
 Haga planes de sensibilización - Talleres de comunicación, casos de
éxito, etc.
 Genere un plan de riesgos – invite a participar
 Comprometa, asigne, gestione

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FASES DE LA GESTIÓN DEL CAMBIO

2. Shock – el miedo

 El cambio es inevitable
 Miedo y el stress se asocian

Cómo afrontarla?

Mas comunicación

FASES DE LA GESTIÓN DEL CAMBIO

Resistencia – Enfado e Irritación
 No todo sale como se planea
 Algunas riesgos se materializan afectando a los implicados.
 Siempre se querrá saber porqué?

Mitígación

 Documente, analice, re-plantee

p
 Aplique Bechmarking – cómo los
demás superan el problema?
 Genere espacio para el desahogo
 Negocie hasta donde se pueda.

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FASES DE LA GESTIÓN DEL CAMBIO

4. Aceptación Racional -
frustración
 Analice y trate la situación
ó a nivel individual
 Prepare y realice reuniones individuales
enfocadas a cada inconsistencia
 Poder de influenciar haga que olviden las
situaciones del pasado

MITIGACION

 Documente los acuerdos y/o modificaciones o procesos a adaptar

 Reconozca los progresos por insignificantes que sean
 Reinvente nombres de los procesos e inconsistencias para
diferenciarlos de experiencias anteriores

FASES DE LA GESTIÓN DEL CAMBIO

Aceptación Emocional - Nostalgia
 Exalte las bondades e impactos positivos del proyecto.
 Todo cambio trae consigo cosas buena

MITIGACION
 Mantenga su visión en los aspectos
estratégicos de concepticón del
proyecto.
 Haga lecciones aprendidas y
docuementelas

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FASES DE LA GESTIÓN DEL CAMBIO

Integración y Confianza
 Los logros son evidentes
 Nuevas ideas surgen para mejorar lo
propuesto
 La credibilidad aumenta

MANEJO

 Tenga siempre en mente el alcance

 Revise los resultados una y otra vez antes de hacerlos públicos, no
permita que se pierda la credibilidad del proyecto.
 Aprenda a decir NO, sin coaccionar las ideas que permitirán
enriquecer otros proyectos.
 Gestione el control de resultados

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