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Manual de Inducción
Manual de Inducción
1.TABLA DE CONTENIDO
2.INTRODUCCIÓN
Seguido a esto incluir al colaborador en cuanto a la ejecución de las tareas en común que
deben realizar todos los trabajadores de la compañía; por tanto brindar la seguridad y
confianza al trabajador para que se sienta parte del equipo general de la empresa, sin importar
el área y cargo que vaya a desempeñar.
Dar de manera adecuada la adaptación del nuevo funcionario en la compañía y el cargo que
va a desempeñar, puesto que se informa de manera detallada las principales características y
dimensiones de la misma, teniendo como meta que el SENADO DE LA REPÚBLICA cuente
con el personal idóneo y mejor capacitado.
Este manual debe ser aplicado a todos y cada uno de los trabajadores, para así tener una
excelente administración del recurso humano de la compañía.
5. POLÍTICAS
Grafica
La División de Recursos Humanos: Es responsable del diseño, coordinación, ejecución,
logística, programación, evaluación y/o seguimiento de las jornadas de los procesos de
Inducción y Reinducción del programa con apoyo de la Sección de Selección y Capacitación.
9. PROPÓSITO
En el mismo sentido, el Manual está orientado a optimizar los tiempos de integración de los
nuevos funcionarios a la cultura organizacional garantizando la efectividad administrativa en
la creación de identidad, sentido de pertenencia por la Entidad, el desarrollo de habilidades y
de servicio.
Apreciado Funcionario:
En nombre de la gran familia del Honorable Senado de la República, reciba la más cordial
bienvenida. A la vez, queremos felicitarle por haber culminado con éxito nuestro proceso de
Selección y Contratación. Con el objeto de que comience a conocer nuestra Institución, le
ofrecemos el presente compendio.
Nuevamente, le reiteramos la más cordial bienvenida a la gran familia del Honorable Senado
de la República.
● El Área Legislativa constituida por los 108 Senadores y presidida por la Mesa
Directiva, que, a su vez, está conformada por un Presidente, dos Vicepresidentes y el
Secretario General. Para cumplir con su labor el Senado de la República se subdivide
en 7 Comisiones Constitucionales, 6 Comisiones Legales y 7 Comisiones Especiales.
● El Área Administrativa es la que apoya al Área Legislativa para que cumpla su labor
misional, se encuentra encabezada por la Dirección General Administrativa y está
conformada por las Divisiones de Recursos Humanos, Jurídica, Financiera y
Presupuesto, Planeación y Sistemas, Bienes y Servicios y las Secciones de Selección
y Capacitación, Registro y Control, Bienestar y Urgencias Médicas, Suministros y
Unidades.
A. VISIÓN
A 2020 el Senado de la República será reconocido por la sociedad, como una corporación
transparente, eficiente y determinante en la consolidación de la paz
B. MISIÓN
C. VALORES
1. Tolerancia
2. Respeto
3. Honestidad
4. Compromiso
5. Servicio
Para medir la productividad de un empleado hay que dividir las horas de trabajo de dicho
empleado por la cantidad de productos que este ha producido durante un período de tiempo
determinado. Eso sí, ten en cuenta que la productividad es algo inconstante en la mayoría de
los trabajadores y que puede variar por motivos tanto laborales como personales.
Evaluar este indicador de desempeño es muy importante porque hay numerosos empleados
que pueden cumplir muchas tareas, pero que no siempre las hacen de la mejor forma
Se refiere a la capacidad de conseguir un efecto determinado, por lo tanto, una persona que
simplemente hace su trabajo se considera eficaz, mientras que una persona que actúa de
forma rápida y con calidad es eficiente.
13.COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES
14.ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Organigrama de la entidad:
Organigrama de la Sección de Selección y Capacitación:
Características:
● Su estructura es Matricial, ya que está organizada por procesos y los productos de
estos procesos.
● Su estructura combina la estructura divisional y funcional
● Se conforman equipos interdisciplinarios de empleados que llevan a cabo el trabajo,
con el fin de aprovechar las competencias de cada cargo y compensar de esta manera
las debilidades funcionales, divisionales y burocráticas de las estructuras.
● Se reconoce al responsable de cada proceso, sin que se tome como un Jefe, ya que se
respeta al Jefe del proceso global de la sección, esto permite que no hayan
inconvenientes con el logro de los objetivos.
● Los colores demuestran la diferenciación de los cargos, los cuales están basados en el
nivel de responsabilidad y decisión de los procesos que determinan el producto final
del Departamento de Capacitación y Desarrollo
15.BENEFICIOS SOCIOECONOMICOS
Con este Manual de Inducción se pone en conocimiento a todo aquel servidor público de
nuevo ingreso a la institución, tener presente el cumplimiento de la Ley de Función Pública
41-08, documentada en las diferentes normas y políticas de aplicación.
Nosotros como toda institución del Estado, tenemos definidas políticas y normas que deben
ser cumplidas por todo el personal que labora en la institución, las cuales nos encaminan a
realizar el trabajo con dedicación, eficiencia y eficacia acorde con los requerimientos que
demanda la posición que nos corresponda desempeñar
Carnet de Identificación
Todo empleado que pasa a formar parte de esta institución será previsto de un carnet de
identificación el cual es obligatorio y debe ser utilizado dentro de la institución e igualmente
en la participación de actividades fuera de la misma, no llevarlo será considerado como una
falta de primer grado de ser sancionada de manera escrita.
Código de Vestimenta
El Código de Vestimenta es muy importante, ya que esto hace ver a la empresa o institución
importante e imponente inclusive con más clase y calidad en los servicios que ofrece a sus
clientes. El Senado de la República tiene dentro de sus políticas el uso de uniforme, el cual es
obligatorio y de forma continua de lunes a viernes a todo el personal que conforma la
institución, dependiendo el área laboral requiere de distintos vestuarios en función a las
actividades a desempeñar.
Horario de Trabajo
Los empleados de conserjería, debido a la naturaleza del servicio dado, tendrán un horario de
7:00 A.M. a 3:00 P.M.
Esta jornada podrá ser diferente para cumplir con eventos o programas especiales de la
institución, lo cual es obligatorio comunicar oportunamente a los empleados.
El personal disfrutará de una (1) hora para el almuerzo, la cual será de 12:00pm. A 1:00pm,
los supervisores programaran con su personal dicho horario, a fin de que las labores de cada
dependencia, puedan seguir realizándose con normalidad durante ese tiempo.
Asistencia, Puntualidad
La asistencia a las labores diarias se registra a través del reloj digital, se considera tardanza
diez (10) minutos después de la hora de entrada establecida, cada empleado deberá estar en su
lugar de trabajo, en caso de tardanza o ausencia el empleado deberá llenar el formulario de
permiso, ausencias y/o tardanzas que se encuentra en el Departamento de Recursos Humanos,
en caso que requiera ausentarse de manera imprevista debe de comunicarlo a su superior
inmediato o al departamento de Recursos Humanos.
INDUCCIÓN AL PUESTO
· Suscripción de la
Constancia de Inducción en el
Puesto
· Orientación al servicio
público en la entidad.
Encuentro con personal que apoyará El personal de soporte técnico le Gestión de Talento
el proceso de inducción a su puesto acompañará en su proceso de Humano /
inducción a su equipo de cómputo acompañamiento del Jefe
para la inducción a su puesto. de División
el siguiente criterio:
CARGO
NIVEL Y GRADO
DEPENDENCIA
FECHA DE INCORPORACIÓN A LA
ENTIDAD
SI NO
ITEM 1 2 3 TOTAL
TOTAL
COMENTARIOS:
el entorno laboral en donde desarrollará sus funciones y actividades, con una visión
Capacitación, recuerde que unidos trabajamos por lograr que nuestro personal esté
que el área legislativa necesita y nuestro país necesita desde nuestras labores
Sabemos que con sus habilidades, actitud y capacidad, logrará las metas
honestidad, valores por los cuales nos orientamos progresivamente para hacer
consolidación de la paz”
18.1. MISIÓN:
18.3. OBJETIVOS:
Senado.
conjunto junto con dos secciones más, se encuentra constituida como una
reglamentariamente a la Corporación.
Junto con las dos secciones que acompañan la División de Recursos Humanos,
investigaciones.
investigaciones a su cargo.
3. Ejecutar las acciones que le indique el Jefe Inmediato, aplicando las normas y
6. Propender por el buen uso y racionalización de los recursos físicos y técnicos que
se utilizan en la Dependencia.
18.7.2.Misión:
En este apartado, es claro que su importancia está en torno a su fin como nuevo
de la entidad.
normatividad y presupuesto.
4. Promover el desarrollo de los colaboradores a través de la identificación de
públicas; a brindar el conocimiento que la entidad necesita para ser elegida por su
del equipo, quien liderará estos procesos para que se ejecuten eficientemente.
GRADO: 09
II. PROPÓSITO DEL CARGO: Contribuir a mejorar y fortalecer las competencias laborales,
específicas y personales requeridas por los funcionarios del Senado de la República.
VI. REQUISITOS:
ACADÉMICOS: Título universitario en Administración de empresas, en derecho, en psicología.
Especialización en talento humano, en desarrollo organizacional.
DE DESEMPEÑO: Cinco años (5) de experiencia específica de las funciones relacionadas en el
cargo, con el conocimiento fundamental de la organización, abarcando la experiencia requerida de
carrera profesional al interior de la organización, con la que ha adquirido liderazgo de áreas
específicas en la organización, o liderando grupos de trabajo en procesos organizativos relacionados
al área de Recursos Humanos.
Generales:
● Tolerancia
● Servicio
● Responsabilidad
Transversales:
● Capacidad de planificar
● Capacidad de comunicar
● Sentido de dirección y ética
Específicas:
● Negociación
● Dirección de Personas
● Orientación a los resultados
COMPETENCIAS ESPECÍFICAS
COMPETENCIA
CONCEPTO COMPORTAMIENTO NIVEL
ASOCIADO ESPERADO
19.2. MISIÓN:
coordinación con los líderes de cada división y de procesos. Las formaciones que
son organizadas por la sección, y controladas por usted, quien ahora es el líder del
departamento, se encargará de indagar en la oferta universitaria, institucional y
ejecutar las actividades que se han planeado y aprobado desde la Dirección General
Administrativa en el último trimestre del año, −para desarrollar y aplicar actividades, cursos,
propone medir el desempeño de los funcionarios, desde un control de cumplimiento del Plan
con el fin de perfilar el camino de formación del senado. La formación que se ejerce
recurrentemente es:
estrategias en lo recorrido del Plan Anual, otros cursos que van referidos a temas de
40 horas o superior para dominar ciertos procesos requeridos en las áreas que se
planeación del PIC, se reúnen los jefes de sección y división, para planear las
temáticas requeridas en el próximo año con el fin de ver las capacidades actuales y
las potenciales del personal del Senado, y así mantener un control de formación del
Talento Humano. Contamos con su guía al equipo de trabajo que tiene a cargo,
trabajo, ejerciendo su labor desde un lugar que hará de usted un gran servidor
público y le hará explorar su mejor potencial profesional desde la entidad con ética
profesional general.
líder que entiende el valor añadido a saber manejar los contextos difíciles por los
que atraviesa nuestro país en el mundo político, pueda desempeñar su cargo con
nuevos conocimientos; a pesar del trabajo bajo presión, y los contextos que se
puedan presentar, pueda superar cada una de sus metas profesionales al tiempo en
Estimado servidor, esperamos que labore con estos tres valores más
GLOSARIO
exclusivo de retener una cosa para ejecutar actos materiales. Ejercicio legal de algo,
República, la información referente al puesto de trabajo y su relación con los demás espacios
de su sección.
de su espacio físico.
general de la entidad.
22.3. CRITERIOS:
serán ubicados en las oficinas de la División de Recursos Humanos donde podrá operar
efectivamente.
22.3.2.ECONÓMICO: Contará con un ahorro en distancias recorridas desde la parte
administrativa hasta el capitolio donde deberá presentarse cada momento que se requiera,
ciudad, en la calle Cl. 12 #7-32, Bogotá; así como también tendrá la utilización plena del
espacio de la ciudad donde contará con fácil acceso a restaurantes y zonas comerciales y de
transporte.
interrupciones en capacitaciones debido a las plenarias, lo cual deberá ser trabajado en el PIC
y en sus respectivos cronogramas para cada programación donde sea de facilidad para los
espacio suficiente para el bienestar tanto suyo, como de los trabajadores a su cargo, cada uno
Bogotá.
demás.
cuales le servirán para desarrollar su trabajo. El Senado de la República agradece que pueda
llenar el anexo de Acta de Entrega de sus equipos de trabajo el cual le será dado por uno de
nuestros colaboradores.
ACTIVIDAD ACOMPAÑAMIENTO
Específica:
Oficina de
Selección y
Capacitación
PRESENTACIÓ El Jefe de Recursos El capacitador (Jefe) Se le -Computador
N DE SU Humanos lo guiará del área de recursos entregarán los servible, marca
EQUIPO como nuevo humanos le documentos No……
TECNOLÓGICO miembro del acompañará, junto escritos-
DE TRABAJO Y Senado a su nueva con el Técnico redactados
ÁREA DE oficina ubicada en Ingeniero de plastificados de
TRABAJO la Sección de Sistemas. cada perfil del
-Oficina física
Selección, su equipo de
ubicación
computador, y trabajo de su
Sección de
material de trabajo sección.
Selección y
importante, con las
Capacitación
carpetas e
historiales de los
funcionarios a
quien tendrá a
cargo. El Ingeniero -Carpetas
de Sistemas historiales de
presentará el posesión
manejo y últimos dos
funcionamiento del años
sistema.
-Perfiles de
cargos en mano.
Tenga en cuenta que este proceso, también será tenido en cuenta por el capacitador, quien
será su Jefe de División, el deberá mantener una copia (Anexo de Sesión), la cual
corresponde a un personal de reemplazo dado el caso de que éste proceso se interrumpa por
inasistencia.
24. CIERRE
Estimado funcionario, hasta éste punto, su inducción habrá tomado por finalizada una vez
que el Jefe de División de Recursos Humanos o la persona quien le acompañó le haya
presentado a los empleados de otras áreas con las que va a tener que entenderse para el
desarrollo de su trabajo y a su propio equipo de trabajo quien estará a su cargo.
Apreciado funcionario,
A continuación encontrará una serie de preguntas cuya finalidad es conocer su grado de comprensión y aceptación con la inducción al
puesto de trabajo que fue suministrada por su jefe inmediato. Agradecemos su sinceridad en cada una de las respuestas.
1. ¿Usted recibió el Manual de funciones que corresponde al cargo que le fue asignado?
No____
Si la respuesta es afirmativa por favor indique el código y grado correspondiente a su cargo. Esta información se encuentra
registrada en la parte superior del Manual de funciones que le fue entregado.
2. ¿Fue clara y precisa la información que le suministró su jefe inmediato respecto a su cargo?
Sí ____ No____
Observaciones: _____________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
3. ¿Su jefe inmediato le indicó claramente cuáles son las funciones que usted debe realizar?
Sí ____ No____
Si la respuesta es afirmativa por favor indique las funciones que usted deberá realizar:
1. _____________________________________
2. _____________________________________
3. _____________________________________
4. _____________________________________
5. _____________________________________
6. _____________________________________
7. _____________________________________
8. _____________________________________
9. _____________________________________
10. _____________________________________
4. ¿Le explicaron de manera clara y precisa las técnicas, procedimientos y recursos que usted debe emplear para el desarrollo de
sus funciones?
Sí ____ No ____
Observaciones: _____________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
5. ¿Le indicaron el estado actual de las actividades que usted va a realizar?
Sí ____ No____
Observaciones: _____________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
6. ¿Le indicaron el tiempo o plazos de los cuales usted dispone para realizar las actividades asignadas?
Sí ____ No ____
Observaciones: _____________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
7. ¿Le indicaron la periodicidad con la cual usted debe realizar las actividades que le fueron asignadas?
Sí ____ No ____
Observaciones: _____________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
8. ¿Le fueron explicadas en su totalidad las actividades que usted debe realizar?
Sí ____ No ____
Si la respuesta no es afirmativa por favor indique cuales actividades no le fueron explicadas:
1. _____________________
2. _____________________
3. _____________________
4. _____________________
5. _____________________
9. ¿Le explicaron en su totalidad el manejo de programas informáticos y aplicaciones especializadas que requiere conocer para el
desempeño de sus funciones?
Sí ____ No____
Si la respuesta es afirmativa por favor indique el nombre de los programas informáticos y/o aplicaciones de los cuales recibió
instrucción de manejo:
1. _____________________
2. _____________________
3. _____________________
4. _____________________
5. _____________________
10. ¿Tiene en cuenta cómo está distribuido el Congreso de la República y las funciones dentro de su distribución?
Sí ____ No ____
Si la respuesta es afirmativa por favor indique la distribución y funciones del Congreso las cuales recibió en la instrucción de
manejo y en la Inducción General.
1. _____________________
2. ____________________
3. ____________________
4. ____________________
5. _____________________
11. ¿Tiene en cuenta cómo está distribuido el Senado de la República y las Dependencias que los soportan?
Sí ____ No ____
Si la respuesta es afirmativa por favor indique las diferentes dependencias que conforman el Senado las cuales recibió en la
instrucción de manejo y en la Inducción General.
1. ____________________
2. ____________________
3. ____________________
4. ____________________
5. _____________________
Si la respuesta es afirmativa por favor indique cuántos miembros lo componen y cómo están distribuidos, tenga en cuenta si ésta
información fue proporcionada en la Inducción General.
6. ____________________
7. ____________________
8. ____________________
9. ____________________
10. _____________________
13. Por último ¿qué valores son de suma importancia para el Senado de la República y los miembros que lo conforman?
Por favor indique los valores del Senado de la República, los cuales nos representan en nuestras acciones diarias como
funcionarios, tenga en cuenta si esta información fue proporcionada en la Inducción General.
1. ____________________
2. ____________________
3. ____________________
4. ____________________
5. _____________________
___________________________ ___________________________
Firma del funcionario Firma del Jefe Inmediato
Estimado nuevo funcionario, esperamos que en cada paso de conocimiento a nuestra entidad
haya sido de gran interés y conocimiento para usted, pues es lo que realmente necesitará para
su camino laboral profesional en el Senado. Sin embargo, al llegar a este paso, en este
proceso de inducción, habrá tenido que seguir el cumplimiento de las etapas y cada una de
sus actividades. Si por alguna razón existiera un retardo en el desarrollo del programa, se
deben tomar las medidas necesarias para corregirlo.
26.1.1. DECISIONES:
Tenga en cuenta, que en el día (15) quince de su periodo de prueba, se le evaluará
nuevamente este proceso, y se deberá registrar la información, el puntaje obtenido y la
duración del periodo de prueba con observaciones de su Jefe Directo. De no ser su puntaje
superior a 4.0 y no haber cumplido las expectativas, se dará por cancelado su contrato laboral.
27. GLOSARIO
ANEXO JULIANA 1.
ANEXO JULIANA 2.
ANEXO JULIANA 3
TRABAJOS CITADOS
- https://www.senado.gov.co/index.php/documentos/categoria-transparencia/politicas-
y-planes-historico/politicas-y-planes/politicas-institucionales/803-politica-de-
capacitacion/file
- https://www.funcionpublica.gov.co/preguntas-
frecuentes/-/asset_publisher/sqxafjubsrEu/content/-sabe-usted-que-es-el-manual-de-
funcione-1/28585938#:~:text=El%20Manual%20Espec%C3%ADfico%20de
%20Funciones,de%20conocimiento%2C%20experiencia%20y%20dem%C3%A1s