INFORME

MADRID´S GLOBAL SERVICES
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INFORME SERVICIO DE DIAGNOSTICO Y

RECOMENDACIONES “CONDOMINIO BRISAS DEL MAR P.H.”
I) ACTAS DE ASAMBLEAS GENERALES.
DOCUMENTOS REVISADOS
Carpeta acta asamblea ordinaria año 2018
Carpeta acta asamblea ordinaria año 2019
Copia magnética acta asamblea ordinaria año 2020 (sin anexos, recibida Feb. 17
año 2021)
Carpeta acta asamblea extraordinaria año 2020.
OBSERVACIONES GENERALES A LAS ACTAS.
 No hay trazabilidad de que todos los propietarios son notificados de la

convocatoria
Citamos parágrafo 1º. De la ley 675 de 2001; “Toda convocatoria se hará

mediante comunicación enviada a cada uno de los propietarios de los bienes
de dominio particular del edificio o conjunto, a la última dirección registrada
por los mismos. Tratándose de asamblea extraordinaria, reuniones no
presenciales y de decisiones por comunicación escrita, en el aviso se
insertará el orden del día y en la misma no se podrán tomar decisiones sobre
temas no previstos en este”
NOTA: Libro de registro de propietarios, no se encontró este documento.
Edificio Portales de san Fernando I L.329 E-MAIL: proyectosglobalservices@gmail.com Tel:

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 Adjuntan a las actas un listado con el (los) nombre (s) de los propietarios de
cada apartamento, casa o local, con registro firmante de los que participan
en las reuniones ya sea a nombre propio o a través de apoderado; no
obstante estos listados no les hacen un encabezado que indique claramente
se trata de un listado de asistencia a esas reuniones. Los registros de
asistencia deben tener un título que especifique de manera clara a que
reunión están asistiendo
 Se observa la poca participación de los propietarios en las asambleas, y la

mayoría de estos delegan su participación mediante poder.
 Se puede deducir que los presupuestos anuales en las asambleas ordinarias

se aprueban con un incremento porcentual de manera global, y al parecer no
se hace un análisis detallado de rubro por rubro.
 No se evidencia cumplimiento del parágrafo 2 del Art. 39 de la ley 675 de

2001, donde se estipula que la convocatoria contendrá una relación de los
propietarios que adeuden contribuciones a las expensas comunes
OBSERVACIONES A CADA UNA DE LAS ACTAS REVISADAS
ACTA ASAMBLEA ORDINARIA AÑO 2018.
 Se informa en esa asamblea sobre la venta del ante jardín, y en la misma se

presentó una propuesta en cómo invertir los dineros que quedaron de esa
venta, no obstante no hay una redacción clara en el texto del acta que diga
sí se aprobó o no esta propuesta sobre la inversión a realizar.
 En esta asamblea se presentaron unas propuestas de cómo invertir los

fondos que se recibirían por una demanda que se le ganó al constructor:
planta eléctrica o energía solar, gimnasio, modernizar ascensores, no
obstante no hay una redacción clara en el texto del acta que diga sí se aprobó
o no esta propuesta sobre la inversión a realizar.

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 Se aprobó hacer uso del fondo de imprevistos para unas mejoras, no

obstante no se especifica la cuantía a utilizar, y los procedimientos que
garantice la transparencia en las contrataciones de esas mejoras.
 Se delegó a la administración un estudio para recaudo; no obstante se

observa en la parte contable que todavía hay partidas sin identificar, y los
recibos de caja no se emiten por lo menos con 24 horas de recibido el ingreso
del dinero a las cuentas del condominio.
 No se elige al Administrador (a) del conjunto para la vigencia 2020 como lo

ordena la ley 675 de 2001 y reglamento de la copropiedad; se delega al
consejo de administración hacer un estudio sobre la propuesta de cambiar la
administración que viene
 La asamblea se realizó con un Quorum de solo el 45.35%
ACTA ASAMBLEA EXTRA ORDINARIA 15 DE AGOSTO AÑO 2020
 El anexo manual donde firman los asistentes a la asamblea, no tiene el titulo

específico de la asamblea como tal ni fecha de la verificación de la asistencia.
Es una lista donde firman los propietarios asistentes en calidad de haber
estado presentes o en calidad de apoderados, pero no especifica a que
reunión se refiere ese anexo de registro de asistentes.

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RECOMENDACIONES PARA LAS CONVOCATORIAS, CELEBRACION,

REDACCION Y ARCHIVO DE LAS ACTAS DE ASAMBLEAS GENERALES.
No obstante todas las actas precitadas y revisadas ya se encuentran en firme y no

pueden ser impugnados la mayoría de los temas allí tratados, aprobados; hacemos
las recomendaciones que detallamos más adelante, para evitar que en el futuro las
asambleas generales que se lleven a cabo queden viciadas de nulidad por la falta
del cumplimiento de algún formalismo que ordena la ley 675 de 2001 y/o el mismo
reglamento de la copropiedad, y se pierda todo el esfuerzo que hacen para su
convocatoria y realización; además de otras recomendaciones. Las relacionamos a
continuación:
 Sobre las convocatorias se debe dejar trazabilidad de que todos los

propietarios la recibieron, dándole cumplimiento al parágrafo 1º. De la ley 675
de 2001; para este fin es importante mantener el libro de registro de
propietarios actualizados con las direcciones vigentes de cada uno (dirección
física, correo electrónico, etc.), y realizar esta tarea con debida anticipación
y ser diligentes en conseguir el objetivo (hacerle seguimiento y asegurarse
que el propietario la recibió y lo confirmó con su firma, una confirmación del
correo o wasap recibido, etc.). Todos estos soportes deben quedar
guardados en la carpeta del acta como prueba documental.
 Se recomienda buscar la participación de la mayoría de los propietarios, para

que las decisiones que allí se tomen sean masivas y no con un porcentaje
poco representativo, ojala de manera directa y no a través de representantes.
Con esto la responsabilidad sobre el manejo del condominio no recae sobre
unos pocos, y siempre habrán nuevas ideas y aportes, entre otros beneficios.
 Se recomienda que en la asamblea ordinaria, se revise el presupuesto de

cada periodo rubro por rubro, de acuerdo al comportamiento del ejecutado
del periodo anterior ídem, puesto que se observa que el incremento de los
presupuestos de los años 2018, 2019 y 2020 ha sido de acuerdo a un
porcentaje global, y no revisado minuciosamente. Lograr este fin en una
asamblea ordinaria no es fácil porque esto requiere mucho tiempo, pero por
ejemplo se puede delegar en algunos propietarios del condominio que
entiendan del tema, revisarlo junto con el consejo y administración un par de
semanas antes de la reunión, de manera que al momento de celebrarse la
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reunión puedan explicar de manera resumida cuales rubros y en que cifra se
pueden incrementar y cuales incluso se pueden disminuir, y los más seguro
es que el resultado puede redundar en unas cuotas de administración más
reales y menos onerosas.
 Se recomienda que todos los documentos que conforman cada acta de

asamblea general: citaciones, constancia del recibido de las mismas,
poderes, anexos contables, listado de propietarios morosos, informes, y la
misma acta, adicionalmente a la carpeta que contiene todos estos
documentos en copia dura, sean foliados, escaneados y conservados en un
archivo magnético entregado bajo custodia al consejo de administración cada
año, a más tardar dentro de los treinta (30) días de la celebración de cada
asamblea, para evitar se pierdan memorias de cada acta, o incluso pueda
ser modificado algún documento.
 Se recomienda se cumpla con el parágrafo 2 del Art. 39 de la ley 675 de

2001, donde se estipula que la convocatoria contendrá una relación de los
propietarios que adeuden contribuciones a las expensas comunes.
 Redactar con claridad cada propuesta presentada en asamblea, y sí es

aprobada o no. Hay ambigüedad en la redacción de algunos temas o
propuestas.
 Se recomienda que en algún momento se pueda legislar de manera interna

(reglamento de la copropiedad) el No. De propietarios que se puedan
representar en una asamblea, para evitar la concentración del poder de
decisión en unos pocos propietarios y buscar una mayor participación de los
propietarios en las decisiones sobre el presente y futuro del condominio, que
a la larga es la valorización de sus patrimonios y calidad de convivencia para
los que residen allí.

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II) INFORME ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO DEL CONDOMINIO
ADMINISTRACION DEL CONDOMINIO
OBSERVACIONES:
 Se evidenció un contrato que viene vigente desde el año 2010 con la firma
ADPHOR:
 Para el tema de contrataciones de proveedores de servicios, mantenimiento

y/u obras de mejora que ejecute este contratista a nombre del condominio,
en este contrato de servicio suscrito con ADPHOR no se sujeta o limita al
prestador (ADPHOR) a cumplir con algún procedimiento de contratación,
cuantía máxima o condiciones, o someterse a un proceso de selección o
sondeo de mercado previo.
 Se acuerda solo 2 horas de permanencia de un empleado de manejo y

confianza para realizar algunas actividades específicas. No se aclara sí este
empleado es o no el (la) administrador (a) delegado (a), porque existe otro
contrato (GESTION INTEGRAL) que suministra los empleados de aseo,
jardinería y mantenimiento, pero incluye una asistente administrativa y 1 jefe
de mantenimiento (Ver Anexo 2)
 Por aparte el condominio paga servicios mensuales de mensajería por $

120.000 (año 2020) a la Sra. Mirtha Valdez (Ver Anexo 1)
 Por aparte el condominio paga servicios mensuales de un contador
 Por aparte el condominio asume algunos gastos menores como transporte,

que entiende uno van dentro del componente A.I. (Administración e
Imprevistos) de una tarifa de un contrato de prestación de servicios, y otros
gastos menores propios de estos componentes (A.I.), y que su sumatoria por
cada periodo de vigencia tienen alguna incidencia en los gastos ídem que de
alguna manera llegan a incidir en la fijación de la cuota de expensas

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 Muy a pesar que por el contrato de GESTION INTEGRAL se suministra un

jefe de mantenimiento, no se evidenció una carpeta con la ficha técnica de
los equipos de propiedad del condominio P.H. y un plan de mantenimiento
de los mismos, que logren preservarlos, y llevar un control de gastos de
mantenimiento y operación, cantidad de insumos requeridos periódicamente
(aceites, combustibles, químicos para la piscina, etc.) Por lo tanto se observa
que en cada anualidad hay muchos gastos de mantenimiento y operación,
que de alguna manera repercuten en el presupuesto mensual y por ende en
la fijación de la cuota de expensas.
 Se evidencia no hay un buen mecanismo de control sobre algunas compras.

Incluso hay compras de mascarillas y el condominio P.H. no evidencia
empleados directos (entenderíamos han podido ser para alguna asamblea o
actividad de los propietarios):
25 abril 2020 Guantes y tapabocas $ 60.000

18 junio 2020 6 caretas $ 120.008
26-04.2020 11 caretas plásticas $ 143.000
RECOMENDACIONES:
 Celebrar un contrato de prestación de servicios que incluya de manera

integral la administración del condominio: representación de la persona
jurídica, manejo de cartera, cumplir a nombre del condominio con todas las
obligaciones y articulados que estipula la ley 675 de 2001 y fallos
constitucionales, suministro del contador, y todos los servicios
complementarios propios de un contrato de prestación de servicios
(mensajería, transporte, asistencia administrativa, etc.). De esta manera
pueden negociar una tarifa global que contenga todos estos servicios
inherentes a la administración de un condominio P.H. y así eliminar algunos
gastos adicionales.

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 Revisar el contrato de prestación de servicios por anualidades, esto no

implica el cambio anual o no del prestador, sino revisar el clausulado del
mismo, puesto que pueden haber condiciones que cambien y desequilibren
el contrato para alguna de las dos partes (contratante o contratista); y
mediante un otrosí actualizan condiciones y tarifas anuales sí están
conformes, o estudian ofertas de otros proponentes.
 La contratación de la Revisoría fiscal se debe mantener, y por ser un recurso

de la confianza de los propietarios que por lo general delegan su contratación
en el consejo de administración, debe seguir con un contrato de prestación
de servicios independiente al de la administración.
 Se recomienda establecer controles sobre la compra y el uso de insumos

para el aseo, limpieza, insumos y elementos para bioseguridad; que les
ayude en la racionalización de estos gastos.
CONTRATACION DE: PROVEEDORES, MANTENIMIENTO, OBRAS DE

MEJORA, ETC.
Se revisaron carpetas de algunos contratos que se encontraban disponibles en sitio,

y se tomó notas sobre otros contratos que se celebraron pero no tenían carpetas en
sitio: Gestión integral, suministra empleados de aseo, jardinería, piscinero,
asistente administrativa, jefe de mantenimiento; FORTOX, vigilancia y seguridad;
VICKGLREN, obras de dilatación junta flexible torres 1, 2, y 3, impermeabilización
parque infantil, y mntto metaldex del parqueadero; CELSIA COLOMBIA, suministro
planta eléctrica; MEKANOS, mantenimiento plantas; INREDES, cámaras y
citofonia; DRYCO, mantenimiento y enchape de plataformas; DI DACOR,
reparación de fachadas y algunos aptos.

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OBSERVACIONES:
 No se encontró trazabilidad sobre los procesos previos a las contrataciones

(procesos de selección, sondeo de mercado, etc.)
 El contrato de FORTOX, vigilancia y seguridad se celebró por 3 años de

vigencia, y luego se agregó una cláusula de penalidad a favor del contratista
sí el condominio decide terminar el mismo anticipadamente. Su contratación
por tres (3) años de alguna manera infiere en su revisión anual
 El contrato de VICKGLREN debió terminar el 15 de enero año 2021, pero no

se encontró acta de recibo final y/o liquidación del mismo, o algún documento
que lo suspenda, prorrogue, etc. Y sí este fueses el caso deberían extender
la vigencia de las pólizas del contrato; este contratista tuvo o tiene un contrato
de mantenimiento y reparación de fachada de 8 casas por $ 37-900.000 y
una adicional al mismo por $ 13.800.000, hay un error en la firma del mismo:
lo firma la Sra. Angélica a nombre de “copropiedad edificio cultural y turístico
san lázaro” tiene otro error en la fecha de informe final, dice 29 de enero de
2020, entiendo es 29 de enero de 2021, el informe final no lo firma ningún
responsable del contratista. No obstante de ser un contrato de un valor
significativo, no reposa en el folder los documentos propios del proceso de
selección.
 El contrato con GESTION INTEGRAL, incluye un jefe de mantenimiento que

de acuerdo a la tarifa es de tiempo completo; no encontramos registro de otro
síes de renovaciones, entiendo se ha venido renovando automáticamente
desde el año 2015; no tiene condiciones para el pago de facturación; no se
observa en el contrato la exigencia de que el piscinero tenga autorización
para ejercer el oficio, ni la presencia de un salvavidas los fines de semana
(decreto 554 del año 2015). Estos detalles son claves en la investigación de
algún incidente que ocurriese en la piscina.

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 El contrato con GESTION INTEGRAL está suscrito para el año 2020 en $

12.495.339 (incluyendo I.V.A.) y lo presupuestan por $ 15.045.057, lo cual
debe incidir en el presupuesto anual y por ende en la fijación del valor de las
expensas mensuales
 Sobre el contrato con INREDES, responsable de las cámaras y citofonia del

condominio; debe contener una cláusula de que garantice que el contratista
cuenta con la licencia previa de la Supervigilancia exigida por Resolución
20204000064817 del año 2020; esta Resolución confirma que la compra e
instalación de cámaras de seguridad, equipos de circuito cerrada de
televisión y elementos de cerramiento y vigilancia no pueden hacerse
libremente. Entenderíamos que esta firma cuenta con esa licencia, pero es
importante se exija en el contrato.
 sobre unos pagos a DI DACOR por $ 3.138.658 mes de agosto y $ 5.239.495

mes de octubre de 2020 respectivamente, cuyo alcance es la reparación a
varios aptos. Del condominio (según comprobante de egreso y factura); no
sé encontró evidencia de algún contrato u orden de servicio que respalde los
mismos; ni documentos propios del proceso de selección.
 Sobre el contrato de ACONTIS, responsable de la parte contable del

condominio; en el contrato falta la firma de la Sra. Angélica Castilla como
contratante.
RECOMENDACIONES:
 Se sugiere una Interventoría para el control, seguimiento y recibo de obras

de mantenimiento, mejora, y/o pintura; se recomienda que no se delegue esta
función técnica en la administración, sino que se busque la participación ad
honorem de propietarios que conozcan de cada tema en particular, que en
sintonía con el consejo de administración apoyen en esta labor, de no ser
posible se recomienda contratar un profesional por horas, de esta manera se
monitorea la calidad, entrega en fechas acordadas, etc. de las obras.

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 Sobre el tema de las contrataciones de proveedores, prestadores de

servicios, mantenimientos preventivos y correctivos, pintura, mejoras, etc.
Que se celebren a nombre del condominio P.H. Se recomienda que se cree
un procedimiento de contratación interno al condominio P.H. incluso un
código de ética; al que debe darle cumplimiento quien sea responsable de la
administración del edificio, indiferente de quien sea la persona natural o firma
responsable que ejerza la persona jurídica del condominio en ese momento;
evitando que se puedan presentar favorecimientos personales que motiven
controversias al interior de los propietarios, y así se escoja siempre la mejor
oferta (en precio, calidad, tiempo de entrega, cumplimiento, garantías, etc.).
ANALISIS EJECUCION PRESUPUESTAL AÑOS 2018-2019 Y 2020
 Se adjunta cuadro de análisis ejecución presupuestal años 2018-2019 y 2020

(Ver Anexo 54)
A pie de página del cuadro hacemos algunas recomendaciones que les
puede ayudar a la elaboración de un presupuesto más austero para el
periodo 2021, y que al final se verá reflejado en una cuota de expensas más
ajustada a la realidad del condominio.-
OTRAS RECOMENDACIONES ADMINISTRATIVAS Y FINANCIERAS.
 Se recomienda se mantenga un jefe de mantenimiento, no obstante revisar

sí no es necesario pagarlo por tiempo completo, sino por unas horas
sistemáticas al mes para revisar los equipos, y reconocerle un pago por
disponibilidad las 24 horas del día para atender emergencias; este recurso
debe mantener una ficha técnica de los equipos, registro de mantenimiento,
de consumo de combustibles, insumos, etc.
 Se recomienda socializar entre todos los propietarios la nueva ley de turismo

(ley 2068 del 2020) que pone en cintura a quienes ofrecen en arrendamiento
sus apartamentos por días, e incluir dentro de las normas de convivencia
sanciones internas para quien la viole, sobre todo porque vivimos en una
ciudad turística.
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 Se recomienda un control más austero sobre algunos gastos mensuales:
En el mes de marzo año 2020 se pagó un bono a los “empleados”, y el

condominio P.H. no tiene empleados directos.
En el mes de febrero de 2020 se hizo un aporte a la junta de acción comunal

por $ 2.340.000.
Adjunto relación de algunos gastos de aseo y limpieza año 2020, entiendo

que por la paranoia que a todos nos ha producido el tema de la pandemia
Covid-19, extremamos los cuidados de aseo y desinfección, no obstante no
podemos dejar de controlar la compra y uso de insumos.

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Entendemos debe haber justificación para todos estos gastos (bono empleados y
aporte acción comunal), no obstante no se evidenció trazabilidad sobre el soporte
de los mismos al momento de la visita, y como son gastos que no estaban
presupuestados, y los fondos de las expensas pertenecen a todos los propietarios,
por lo tanto debe acudirse a la aprobación de los mismos (asambleas
extraordinarias) cuando hay que realizar gastos extraordinarios considerables; esto
no implica que se paralice la administración del condominio, pero la ejecución de
estos gastos puede causar inquietudes de algunos propietarios cuando miren los
estados financieros.
 Se debe socializar entre los residentes el tema de los colores para la

disposición de los residuos y dejar trazabilidad de esta socialización, de
acuerdo a lo establecido en el Art. 4 de la Resolución 2184 de 2019 y de
estricto cumplimiento a partir del mes de enero del presente año, para evitar
sanciones al condominio. Puesto que al momento de la visita no se
evidenciaron estas canecas distintivas.
 Se recomienda que una vez se aprueben los documentos que soportan los
egresos de cada mes, el consejo de administración folie y escanee los
mismos, y conserve una carpeta con los archivos magnéticos de cada mes,
puesto que el archivo físico no está muy bien conservado, tiene hojas sueltas
o mal archivadas; de esta manera se conservan los documentos originales
en forma magnética, y en caso de que se pierda algún documento físico está
el respaldo del magnético, y se facilita la revisión a cualquier propietario que
los desee mirar, etc.
 Se recomienda reconstruir en lo posible la carpeta consecutivo actas del

consejo de administración de los últimos 3 años; ya que se evidenció que las
pocas actas que allí reposan la mayoría no tienen firma por lo menos del
presidente y secretario de cada reunión del consejo; y cumplir con la
obligatoriedad de reunirse cada mes (Art. 74 del reglamento) para la
aprobación de los estados financieros y demás obligaciones que les aplique;
de la misma manera se recomienda conservar estas actas en una carpeta
magnética.

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 Se recomienda revisar la correcta aplicación sobre el cumplimiento a la

norma del uso de la piscina, ya que al revisar el contrato de prestación de
servicios con GESTION INTEGRAL, que suministra al piscinero, no se pudo
evidenciar se le exigiera que este recurso debe tener permiso para ejercer el
oficio y que pueda cumplir el rol de rescatista salvavidas, rol exigido por la
norma para el uso de la piscina los fines de semana, en eventos sociales,
entre otros.
 No se evidenció folder de correspondencia enviada y recibida, importante

para saber no hay asuntos pendientes que responder bajo la responsabilidad
del condominio P.H.
AMPAROS: POLIZA DE INCENDIO Y TERREMOTO
OBSERVACIONES.
 El condominio cuenta con póliza de incendio y terremoto vigente (AXA

COLPATRIA NO. 4242), al día en sus pagos mensuales; y tiene anexos de
amparo de actos de terrorismo, anexo responsabilidad civil extra contractual
para directores y administradores. Lo cual da tranquilidad al condominio en
todos estos aspectos.
Se alerta que se vencen el 06 de marzo
III) PROTOCOLOS DE BIOSEGURIDAD DEL CONDOMINIO
En el primer día de visita se hizo una inspección sobre las medidas del condominio
para el manejo y control del riesgo del Covid-19; situaciones encontradas en la
visita:
 Los dosificadores de mano dispuestos en la recepción estaban taponados

(Ver Anexo 3)
 No estaban en sitio tapetes o alfombras para desinfección de las suelas de

zapatos.

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 No había aviso en la puerta de acceso ni dentro de los ascensores, alertando

sobre el aforo en el uso del ascensor; sin embargo hay unas compras de
avisos por $ 285.000 sept. 2020, pero al momento de la visita no habían
suficientes avisos. (Ver fotografía. Anexo 4)
 Los visitantes ingresan por el sótano: los registran y toman temperatura y hay
gel para las manos. No se pudo constatar sí los visitantes que entran en carro
además del conductor, se bajan, registran y se les toma la temperatura.
En el 3er día de la visita apareció el protocolo de Bioseguridad del condominio.
Observaciones al mismo:
 La copia revisada no está firmada por ningún responsable como autor y/o
aprobación del mismo
 Se recomienda que ADPHOR como responsable de la implementación del

protocolo, asigne un recurso H.S.E. para el monitoreo del mismo, y así no
sea un empleado de tiempo completo en el condominio, vele por su
ejecución: que permanezcan los tapetes para la desinfección de suelas de
zapatos, que los dosificadores permanezcan dotados y sin taponamientos,
que permanezcan los avisos y se cumplan, monitorear que al ingreso de
visitantes por el sótano a bordo de vehículos se cumplan los protocolos.
 La mejor recomendación es que no se puede bajar la guardia en temas de

Bioseguridad.

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IV) MANUAL DE CONVIVENCIA
Se evidenció existe un manual de convivencia, pero en estado de

descontextualización.
OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES AL MANUAL DE CONVIVENCIA
 En el manual no existe un control claro y seguimiento a las malas conductas,

incumplimientos y llamados de atención.
 No hay evidencias de reuniones que muestren la implementación del comité

de convivencia, al menos en la solicitud de todos los documentos inherentes
a este manual solo nos mostraron el manual mas no las actuaciones del
comité de convivencia que lo aplica.
 No hay un control preciso de las sanciones y los tipos de sanciones en

concordancia con el código vigente de policía.
 Es preciso exista el buzón de sugerencias para permitir a la administración

vigente pueda tener en cuenta lo que piensa el conglomerado.
V) DIAGNOSITICO CONTABLE
Un diagnostico contable es un análisis de los aspectos generales del proceso,

metodología y procedimientos de la contabilidad, la emisión de sus estados
financieros e informes, cumpliendo con los lineamientos que rigen esta ciencia
desde el punto de vista técnico y legal, teniendo en cuenta que su alcance depende
del tiempo y la disposición de la información y documentos, que permitan brindar
una descripción de su estado, su manejo y si es posible dar conclusiones y
recomendaciones.
Generalidades
Dentro de la semana que se realizó nuestro trabajo contable la tarea se dividió en

tres fases:

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a. Visita del condominio, reunión con el equipo de contabilidad y el

representante de la Revisoría Fiscal.
b. Vista para la revisión física de documentos y archivos limitada al tiempo de
nuestro diagnóstico y en los periodos desde 2018 a 2020
c. La solicitud de documentos e informes tanto físicos como sistematizados de
la contabilidad y algunos soportes asociados.
Mediante entrevistas y cuestionarios se hizo un paneo de la naturaleza o clasificación

que según la ley ubica al condominio como una propiedad horizontal de tipo mixto.
Para la revisión se solicitaron, los Estados Financieros, sus revelaciones, los recibos
de caja, egresos, facturas soportes, formularios de impuestos, etc., políticas
contables, actas, etc.
Los registros de las transacciones se miraron el libro diario, en formato digital, de igual
forma y a veces físicas las imputaciones de los egresos y los recibos de caja con
las firmas de los responsables.
De manera general se observa orden en la conservación y archivos de los documentos

y papeles de trabajo del contador, entre otros, los estatutos del condominio,
contratos con terceros, actas y copias de actas de la Asamblea General, empaste
de egresos, empaste de recibos de caja, formularios de retención en la fuente Dian,
Formularios de industria y comercio locales, etc. y de los informes periódicos de la
Revisoría Fiscal.
El representante de la revisoría fiscal hizo un recuento de algunas situaciones de

manejo contable y de eventos que han rodeado la historia reciente del condominio
en aspectos administrativos y la vigilancia y recomendaciones que desde su
perspectiva puede ofrecer, sujetándose a los lineamientos de la ley 675, del código
de comercio y de las normas de auditoria con la independencia que todas ellas
exigen.

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Rubros financieros, tributarios y contables
Para mirar algunos aspectos se toma el Balance General, ahora denominado Estado
de situación financiera con corte de diciembre de 2020.
El disponible líquido, es decir los saldos de caja, bancos, cdt y las fiducias, por 392.7
millones, son recursos que representan el 71%, de unos activos totales de 553.2
millones de pesos, cifra positiva para la gestión de flujo de caja. En los soportes
empastados observe que los soportes de tiquetes de registradora, fueron
fotocopiados, pero en algunos reembolsos de caja de 2020, estos no los están y
algunos se han borrado y otros en ese proceso. Se recomienda su debida
conservación, tampoco dio tiempo para mirar si se realizan periódicamente arqueos
de caja, esta práctica de control es sana y se sugiere no dejar de aplicarla.
De acuerdo al presupuesto, se deben recaudar mensualmente 63.1 millones, ahora si

se mira el saldo a diciembre 31, es en la cuenta por cobrar a propietarios de 102.7,
es decir que la última cifra excede en un 62% a la primera, que llevándola a días de
cobro daría aproximadamente unos 48 días de rotación de cartera, un poco más de
un mes pero que por la transición del momento en la economía afectada por el
Covid, se considera buena.
Asociado a estos rubros, bancos y cuentas por cobrar, están las conciliaciones
bancarias en las que por diversas razones no son identificados los depositantes de
las cuotas de administración o cualquier otro concepto debido a que no están
referenciados en el extracto, tal servicio, vimos que fue recomendado en una
Asamblea y es procedente para disminuir las partidas conciliatorias que restan
detalle y eficiencia en los informes de cartera. Cabe anotar que, si se hiciera una
circularizacion de cartera, la costumbre nos dice que los copropietarios no las
diligencian, de tal forma que el costo beneficio de referenciar los depósitos en las
cuentas de Bancos es importante.
El activo total 553.2, sobre el pasivo total de 293.1, lo que da un resultado de 1.9,
superando el activo al pasivo en más del 150%, índice que muestra el respaldo de
las acreencias con terceros, lo que técnicamente se conoce como un buen índice
de Solvencia.

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Los activos de propiedad, planta y equipo están registrados con su respectivo control
de cálculo de depreciación en alícuotas fijas en línea recta ponderando su vida útil
en los términos de desgaste razonable y de uso en los estados financieros. Aquí
indagamos si los elementos más importantes tenían una hoja de mantenimiento,
esto no se evidencio, pero nos comentaron que el encargado de mantenimiento de
la copropiedad si lleva un control de los trabajos preventivos y correctivos de cada
elemento.
Cuando vamos al Estado de Resultado a diciembre 31 de 2020, observamos que los

gastos llegan al 94.4% del total de los ingresos, destacándose que los gastos de
personal más honorarios por 412.4 millones, representan un 55% del total de las
erogaciones, seguidos por los gastos de adecuación y mantenimientos de 189.2,
equivalentes a un 25%, estos dos, serían en total el 80% de todas las erogaciones
reflejadas en contabilidad. Así también podemos acotar que el excedente del
ejercicio queda en 5.6% favorable. Estas cifras podrían percatar a Administración
y a la Asamblea del cuidado y manejo de estos rubros, para medir su eficiencia y
dentro de su análisis detallado optimizarlos y si es posible reducirlos.
Los entes de copropietarios son Agentes de retención a título del impuesto de renta
para las compras, servicios, honorarios, etc que son sufragados o causados por
pagar durante los ejercicios mensuales que mueven sus adquisiciones y gastos.
Ellos se vienen declarando ajustados a las normas en cuanto a los porcentajes
aplicados y la periodicidad mensual exigida. A título de Iva, surge una nueva
obligación cuando se adquieran bienes o servicios gravados a empresas con el
Régimen Simple de Tributación, en este caso se registran pagos y se recomienda
verificar la pertinencia de esta retención.
Es importante destacar que ya están manejando adquisiciones mediante facturación

electrónica, que, aunque su finalidad va encaminada a soportar costos y gastos de
entidades declarantes del impuesto de renta, en este caso da confianza en la
calidad del proveedor y su perfil fiscal.
La Copropiedad también es agente de retención del impuesto local del Distrito de

Cartagena de industria y comercio, descuentos que se evidenciaron en los milajes
de las normas distritales y se declaran de manera bimestral como manda su
reglamento.

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En cuanto a los intereses de mora que se cobran, nos comentaron que se hacen de
manera vencida al mes siguiente de su vencimiento y por días a la tasa permitida
por la ley. Al respecto existe un procedimiento en el Manual de políticas Contables
del condominio, más precisamente en su página 86. Tales políticas están también
expresadas en las notas de los estados financieros, pero en este caso el manual
tuvo que haber sido aprobado por el órgano responsable de la contabilidad cuando
las normas internacionales acentuaron su uso, no sabemos cómo se estableció su
proceso de elaboración, sin embargo este manual puede ser revisado y socializado
dado que en su tenor están regladas muchas situaciones de manejo contable en lo
que tiene que ver con la operación de la copropiedad en particular. Si se llegará a
determinar otro manejo deben tener en cuenta también los conceptos del concejo
técnico de la contaduría en este tema.
El punto del fondo de imprevistos tiene un cálculo presupuestal, que en la revisión

realizada, está bien determinado, pero su manejo debe ser supervisado para
apegarse al control interno que dicta el reglamento de la copropiedad, la ley 675, y
el CTCP. Dentro de las políticas contables, el manejo del fondo está ilustrado en la
página 76 de dicho manual. En la revisión de saldos de auxiliares a diciembre 2020,
sus saldos eran: 2018, 6.729.124; 2019, 7.096.934 y pre asamblea 2020, 7.502.184;
todos ellos registrados en las cuentas auxiliares 2810 35 14 a 16, respectivamente,
es decir con sus montos iguales a los iniciales determinados en el presupuesto de
cada periodo.
En los informes de estados financieros ante la asamblea, se hace alusión al contenido

del dictamen de la Revisoría fiscal, pero tal documento es recomendable que se
anexe en el cuerpo de dicho informe, al igual que la certificación de los estados
financieros que reza que fueron tomados fielmente de la contabilidad, firmado por
el represéntate legal y el contador de la copropiedad.
De acuerdo al rut vigente del condominio, este es responsable, además, del IVA cuando
haga operaciones gravadas por este tributo. También es informante exógeno,
calidad que fue corroborada con el documento que evidencia la presentación del
formato 1001 de pagos y erogaciones. Para efectos contables la copropiedad está
clasificada en el Rut con el código 81, que significa que es del grupo 3 de normas
de contabilidad, regida por el decreto 2420 de 2015 y del decreto 2706 de 2012.

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Los libros oficiales de Diario y Mayor y Balance, registrados ante la Dian y su impresión
a fecha de noviembre 2020, lo que indica que están dentro de sus términos de
impresión y la contabilidad al llevarse sistematizada se encuentra al día, salvo los
ajustes o movimientos normales de los meses en curso. No alcanzamos a mirar si
las actas de asamblea impresas en el libro de actas, se recomienda si es el caso,
colocarlo en orden y al día.
Los presupuestos están bien ensamblados y su presentación de ejecuciones es clara

y muestra las variaciones de cada rubro, en ellos se puede analizar los
comportamientos de las proyecciones versus las operaciones consumadas,
ajustándose a la técnica de estos informes en las Propiedades Horizontales.
El siguiente cuadro expresa un resumen de los Estados Financieros por clase de

cuentas, cuyo propósito es mostrar diferencias compensadas por partidas que en
los Estados Financieros de los años 2018 y 2019 aprobados por la Asamblea figuran
el Patrimonio, pero en los Libros Contables están en cuentas de Pasivos, se
recomienda analizar bien la naturaleza de la cuenta y unificar el criterio para sentarla
donde corresponda, con su debido proceso de aprobación. En 2020 la situación
persiste, previa a la Asamblea General de Copropietarios.

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CLASE DE CUENTA ASAMBLEA LIBROS DIFERENCIA TIPO CONCEPTO

Periodo 2018 Periodo 2018
ACTIVOS 372.983.247 372.983.247 -
PASIVOS 78.431.602 247.740.353 - 169.308.751 negativa DEPOSITOS RECIBIDOS
PATRIMONIO 294.551.645 125.242.894 169.308.751 positvia
- -
INGRESOS 741.028.697 741.028.697 -
GASTOS 710.963.641 710.963.641 -
RESULTADO 30.065.056 30.065.056 -
CLASE DE CUENTA ASAMBLEA LIBROS DIFERENCIA TIPO CONCEPTO

ACTIVOS 223.196.109 223.196.109
PATRIMONIO 169.562.506 105.801.062 63.761.444 positvia
- -
INGRESOS 935.457.500 935.457.500
GASTOS 954.899.332 954.899.332
RESULTADO - 19.441.832 - 19.441.832
CLASE DE CUENTA PRE ASAMBLEA LIBROS DIFERENCIA TIPO CONCEPTO

ACTIVOS 553.225.662 553.225.662
PATRIMONIO 260.028.282
- 149.451.862
- 110.576.420 positvia
INGRESOS 788.400.487 788.400.487
GASTOS 744.749.688 744.749.688
RESULTADO 43.650.799 43.650.799
Acotamos que, en cada tema o aparte del diagnóstico, con las limitantes expuestas,
alcanzamos a mostrar el estado general de esta faceta y dar conceptos y
recomendaciones basados en el orden normativo y en la experiencia que se maneja
en este tipo de entidades.

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VI) INFORME JURIDICO
OBSERVACIONES AL RGTO. RECOMENDACIONES

PROPIEDAD HORIZONTAL
En el reglamento de propiedad Es importante el reglamento

horizontal no señala cual es la ruta especifique que se tenga en cuenta
y/o procedimiento para realizar las alguna ruta, pues es la única
debidas reparaciones tanto manera de eximirse de
internas como externas. responsabilidades solidarias por
los riesgos existentes.
Se mencionan las autorizaciones Es importante tener en cuenta que

para trasteo, pero no se cada propiedad horizontal debe
mencionan los requisitos para taltener una guía de cómo se debe
fin. llevar los procesos, en este caso,
se debe señalar unas horas
No menciona tampoco el horario permitidas o no para poder realizar
exigido para poder trastearse de los respectivos trasteos y los
tal suerte que no afecte la Requisitos que debe ostentar quien
tranquilidad de los demás. desee trastearse.

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En cuanto a la suscripción de Contractuales entre el propietario
contratos de forma independiente y el servicio que está adquiriendo
no se mencionan los parámetros de carácter particular, no se
que estos deben cumplir para asumen las responsabilidades
amparar los derechos de los demás independientes o individuales para
propietarios. tal fin.
Tendrían que responder todos
Tampoco contiene el solidariamente frente a los daños o
procedimiento documental que el problemas causados de forma
mismo debe entregar y que debe general.
reposar y ser autorizado por el Si no se evidencia el cumplimiento
administrador y por qué no la de los requisitos formales.
Asamblea.
OBSERVACIONES AL INFORME DE
RECUPERACION DE CARTERA RECOMENDACIONES
No se observa con claridad quien Que se tenga claridad al respecto

asume la parte jurídica en el de quien asume la responsabilidad
condominio, si la asume ADPHOR o de prestación de servicios de los
o la asume el condominio. Pues la respectivos profesionales.
contratación de los abogados La representante legal de ADPHOR,
establece que se hace deja especificado que quienes
directamente con el condominio y asumen los pagos de los jurídicos
no directamente con la compañía es el condominio y no ellos como
Administradora. administradores.
La Dra. Elizabeth Mejía Theran da Se sugiere que exista una carpeta

cuentas de un proceso ejecutivo del de los procesos adelantados en el
apto 514, más en el mismo no se condominio con la ruta que la
refleja el debido proceso realizado. norma exige, es decir las
solicitudes y gestiones de cobro
realizadas de acuerdo al
Reglamento que debe tener el
departamento jurídico.

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Gómez & Sánchez, da cuentas de Se sugiere que exista una carpeta

ocho procesos ejecutivos y tampoco de los procesos adelantados en el
se observa la ruta de acceso y las condominio con la ruta que la
carpetas de los mismos. norma exige, es decir las
solicitudes y gestiones de cobro
realizadas de acuerdo al
reglamento que debe tener el
Departamento jurídico.
No se evidencia un seguimiento Se sugiere se cumpla con la
contundente de gestión de cobro y normativa para que no se
recuperación de cartera según lo extiendan mucho las
establecido en la norma, a los 30 recuperaciones, adicionalmente
días, 45 días, etc. que sea contundente el
seguimiento y quede certificado
con los acuerdos de pago
correspondiente, se le llamarían
Evidencias procesales.

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OBSERVACIONES MANUAL RECOMENDACIONES
DEVIGILANCIA Y
SEGURIDAD
Es preciso establecer ruta de

comunicación permanente entre laDebe existir un canal de
administración y la empresa comunicación evidente entre la
FORTFOX quien lleva la seguridadadministración y los agentes que
de la propiedad horizontal, pues no
tienen asignado la seguridad, pues
se evidencian los códigos de no es correcto solo anotar en el
comunicación de los mismos. libro de minuta las novedades, si
son muy fuertes el administrador
debe saberlas de inmediato, y
A la administradora le quedara resolverlas igual en coordinación
muy complicado enterarse de las con el consejo de Administración y
novedades en la parte de la FORTFOX
vigilancia, si no se reporta de
alguna manera a la misma
RESPONSABLE DEL INFORME:
OMAR MADRID ACOSTA/Gerente

T.P. 54050
SOPORTE
DRA. MARYEIS CASSERES VILLADIEGO

Abogada especialista en derecho procesal
PABLO GUERRERO
Contador público especialista en Tributaria

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LISTADO DE ANEXOS AL INFORME “BRISAS DEL MAR”
Anexo 1………………Soporte cuenta de cobro mensajería
Anexo 2……………… Desglose tarifa GESTION INTEGRAL (incluye A. Admtva.)
Anexo 3…………….. Fotografía dosificador taponado el día de la visita
Anexo4……………. Soporte compra de avisos para bioseguridad
Anexo 5……………. Cuadro comparativo de presupuestos 2018-2019-2020
Edificio Portales de san Fernando I L.329 E-MAIL: proyectosglobalservices@gmail.com Tel: 3168725301/3015641584

CONDOMINIO BRISAS DEL MAR P.H.
ANALISIS COMPARATIVO DE PRESUPUESTOS AÑOS 2018-2019 Y 2020
2018 2019 2020
% DE EJECUCION
% EJECUTADO VS % EJECUTADO VS % DE EJECUCION % EJECUTADO VS
RUBROS CON RELACION AL
PRESUPUESTADO EJECUTADO PRESUPUESTADO PRESUPUESTADO EJECUTADO PRESUPUESTADO CON RELACION AL PRESUPUESTADO EJECUTADO PRESUPUESTADO
PERIODO
EN EL PERIODO EN EL PERIODO PERIODO ANTERIOR EN EL PERIODO
ANTERIOR
SERVICIOS DE ADMINISTRACION $ 45,175,848.00 $ 45,148,693.00 100% $ 46,612,440.00 $ 46,712,120.00 100% 103% $ 48,383,712.00 $ 48,383,709.00 100% 104%
ASEO Y ASISTENTE ADMINISTRATIVA $ 140,752,788.00 $ 153,753,804.00 109% $ 170,361,048.00 $ 172,380,251.00 101% 112% $ 180,546,084.00 $ 139,735,377.00 77% 81%
SERVICIOS CONTABLES $ 10,334,400.00 $ 10,334,400.00 100% $ 10,954,464.00 $ 10,954,464.00 100% 106% $ 11,370,733.00 $ 11,375,875.00 100% 104%
REVISORIA FISCAL $ 7,832,196.00 $ 7,698,305.00 98% $ 8,302,128.00 $ 8,160,204.00 98% 106% $ 8,617,608.00 $ 8,470,295.00 98% 104%
UTILES DE PAPELERIA Y FOTOCOPIAS $ 3,600,000.00 $ 2,245,496.00 62% $ 2,316,900.00 $ 1,559,425.00 67% 69% $ 2,404,945.00 $ 1,298,892.00 54% 83%
MENSAJERIA-TAXIS $ 2,770,656.00 $ 3,543,900.00 128% $ 3,360,000.00 $ 2,986,800.00 89% 84% $ 3,487,680.00 $ 2,255,000.00 65% 75%
SERVICIOS DE CORREO $ 120,000.00 $ 37,150.00 31% $ 38,328.00 $ 24,750.00 65% 67% $ 39,787.00 $ 52,600.00 132% 213%
ELEMENTOS DE ASEO $ 7,200,000.00 $ 13,996,451.00 194% $ 8,400,000.00 $ 7,522,966.00 90% 54% $ 8,719,200.00 $ 8,614,322.00 99% 115%
GASTOS NAVIDEÑOS $ 6,000,000.00 $ 2,517,719.00 42% $ 2,426,760.00 $ 445,430.00 18% 18% $ 2,518,979.00 $ 4,882,544.00 194% 1096%
VIGILANCIA $ 180,743,268.00 $ 180,615,333.00 100% $ 190,383,468.00 $ 190,831,813.00 100% 106% $ 201,876,476.00 $ 203,503,641.00 101% 107%
MANTENIMIENTO ASCENSOR $ 15,058,980.00 $ 11,805,470.00 78% $ 15,058,980.00 $ 18,793,496.00 125% 159% $ 13,200,000.00 $ 13,052,588.00 99% 69%
MANTENIMIENTO PLANTA ELECTRICA $ 3,960,000.00 $ 2,345,745.00 59% $ 4,209,480.00 $ 4,265,031.00 101% 182% $ 4,462,049.00 $ 3,982,058.00 89% 93%
LAVADO TANQUES DE AGUA $ 1,260,000.00 $ 1,260,000.00 100% $ 1,332,804.00 $ 1,943,600.00 146% 154% $ 1,764,000.00 $ 1,320,000.00 75% 68%
SISTEMA CONTRAINCENDIO $ 1,500,000.00 $ 2,921,600.00 195% N/A N/A N/A N/A
MOTOBOMBAS HYDROFLOW $ 6,072,000.00 $ 5,375,154.00 89% N/A N/A N/A N/A
CALIBRACION HYDROFLOW $ 840,000.00 $ - 0% N/A N/A N/A N/A
BOMBAS (SUMERGIBLE INFINIT) $ 3,516,000.00 $ 588,800.00 17% N/A N/A N/A N/A
BOMBAS FUENTE $ 858,000.00 $ - 0% N/A N/A N/A N/A
BOMBAS-PISCINA-JACUZZI $ 1,080,000.00 $ 1,280,000.00 119% N/A N/A N/A N/A
COMBUSTIBLE PLANTA $ 1,908,000.00 $ 1,092,923.00 57% $ 1,908,000.00 $ 577,540.00 30% 53% $ 1,980,504.00 $ 1,036,640.00 52% 179%
SUB ESTACION ELECTRICA $ 2,280,000.00 $ 4,149,250.00 182% $ 2,490,000.00 $ 2,499,900.00 100% 60% $ 2,490,000.00 $ 2,490,000.00 100% 100%
MNTTO. PREVENTIVO A SISTEMA DE
PRESION CONSTANTE, CONTRAINCENDIOS, N/A $ 11,604,876.00 $ 5,805,020.00 50% $ 12,301,172.00 $ 5,241,000.00 43% 90%
PISCINA Y JACUZZI
PUERTA ELECTRICA $ 792,000.00 $ 395,400.00 50% $ 792,000.00 $ 315,000.00 40% 80% $ 822,096.00 $ 543,700.00 66% 173%
PARA RAYOS $ 925,008.00 $ 775,000.00 84% $ 950,004.00 $ 990,000.00 104% 128% $ 950,000.00 $ 367,000.00 39% 37%
AIRES ACONDICIONADOS $ 708,000.00 $ 730,000.00 103% $ 750,480.00 $ 366,000.00 49% 50% $ 779,280.00 $ 536,000.00 69% 146%
CITOFONOS $ 1,800,000.00 $ 1,916,755.00 106% $ 1,907,988.00 $ 2,350,179.00 123% 123% $ 1,980,497.00 $ 2,230,160.00 113% 95%
SISTEMA DE MONITOREO $ 2,142,000.00 $ 1,772,181.00 83% $ 3,141,600.00 $ 3,209,148.00 102% 181% $ 3,260,980.00 $ 3,334,856.00 102% 104%
EQUIPOS DE OFICINA $ 2,400,000.00 $ 2,001,000.00 83% $ 2,400,000.00 $ 2,016,707.00 84% 101% $ 2,491,200.00 $ 1,294,714.00 52% 64%
PISCINAS-INSUMOS $ 9,523,683.89 $ 6,372,912.00 67% $ 9,826,536.00 $ 5,176,440.00 53% 81% $ 8,400,000.00 $ 5,027,065.00 60% 97%
SAUNA-TURCO $ 768,000.00 $ 951,280.00 124% $ 814,080.00 $ 1,483,330.00 182% 156% $ 845,015.00 $ 856,000.00 101% 58%
ANALISIS QUIMICO DEL AGUA $ 1,968,000.00 $ 1,473,210.00 75% $ 2,033,040.00 $ 1,694,200.00 83% 115% $ 2,104,131.00 $ 1,402,800.00 67% 83%
FUMIGACION-DESRATIZACION $ 1,344,000.00 $ 1,344,000.00 100% $ 1,340,928.00 $ 1,422,800.00 106% 106% $ 1,391,883.00 $ 1,497,590.00 108% 105%
RECARGA EXTINTORES $ 1,200,000.00 $ 2,036,090.00 170% $ 1,200,000.00 $ 1,192,856.00 99% 59% $ 1,210,796.00 $ 1,210,796.00 100% 102%
SOFTWARE CONTABLE $ 421,086.00 $ 421,086.00 100% $ 434,472.00 $ 533,164.00 123% 127% $ 450,986.00 $ 577,150.00 128% 108%
LUCES OBSTRUCCION $ 876,000.00 $ - 0% $ 876,000.00 $ 3,174,920.00 362% $ 909,288.00 $ 5,901,258.00 649% 186%
SERVICIOS PUBLICOS $ 58,200,000.00 $ 50,169,266.00 86% $ 56,400,000.00 $ 45,622,671.00 81% 91% $ 55,469,400.00 $ 47,312,824.00 85% 104%
MEDIOS MAGNETICOS $ 856,644.00 $ 856,646.00 100% $ 908,040.00 $ 908,000.00 100% 106% $ 962,525.00 $ 962,520.00 100% 106%
AVISOS Y SEÑALIZACIONES $ 2,400,000.00 $ 2,754,700.00 115% $ 1,200,000.00 $ 592,500.00 49% 22% $ 1,245,600.00 $ 801,300.00 64% 135%
GASTOS DE ASAMBLEA $ 600,000.00 $ 896,100.00 149% $ 840,000.00 $ 1,200,855.00 143% 134% $ 871,920.00 $ 1,042,550.00 120% 87%
GASTOS LEGALES $ 1,200,000.00 $ - 0% $ 1,200,000.00 $ 147,032.00 12% $ 1,245,600.00 $ - 0% 0%
SEGURO GENERAL $ 15,396,000.00 $ 15,510,294.00 101% $ 15,663,300.00 $ 18,258,416.00 117% 118% $ 16,258,509.00 $ 12,321,646.00 76% 67%
FONDO RESERVA VOLUNTARIA $ 28,800,000.00 $ 28,800,000.00 100% $ 36,600,000.00 $ 35,300,000.00 96% 123% $ 39,312,792.00 $ 39,312,792.00 100% 111%
REPARACIONES LOCATIVAS $ 57,936,000.00 $ 92,410,837.00 160% $ 60,000,000.00 $ 72,358,231.00 121% 78% $ 61,200,000.00 $ 132,618,996.00 217% 183%
IMPERMEABILIZACION AZOTEA $ 14,130,720.00 $ - 0% $ 14,130,720.00 $ 35,000.00 0% $ 14,667,687.00 $ - 0% 0%
ELEMENTOS ELECTRICOS Y BOMBILLAS $ 12,000,000.00 $ 3,523,767.00 29% $ 6,000,000.00 $ 6,881,792.00 115% 195% $ 6,228,800.00 $ 1,168,748.00 19% 17%
JARDINES $ 2,400,000.00 $ 1,683,975.00 70% $ 2,400,000.00 $ 2,355,150.00 98% 140% $ 2,491,200.00 $ 3,508,333.00 141% 149%
OTROS-DIVERSOS-IMPREVISTOS $ 17,299,764.00 $ 13,738,293.00 79% $ 12,000,000.00 $ 14,639,070.00 122% 107% $ 12,456,000.00 $ 3,972,334.00 32% 27%
DIALISIS TANQUE ACPM N/A $ 476,004.00 $ 0.00 0% $ 494,088.00 $ - 0%
BANCARIOS Y CHEQUERAS N/A $ 1,347,072.00 $ 2,537,838.00 188% $ 1,398,257.00 $ 1,381,559.00 99% 54%
LAVADO FACHADA N/A $ 6,000,000.00 $ 1,200,000.00 20% $ 6,228,000.00 $ - 0% 0%
RESERVA OBLIGATORIA (1%) $ 6,807,970.00 $ 6,729,124.00 99% $ 7,213,920.00 $ 7,096,934.00 98% 105% $ 7,502,186.00 $ 7,502,184.00 100% 106%
AUDIENCIA ´PROCESO PERFIL URBANO $ 2,000,000.00 N/A N/A N/A N/A N/A
DEMANDA APTO 205-615 CASAS 2 Y 7 $ 150,062.00 N/A N/A N/A N/A N/A
TOTAL GASTOS PRESUPUESTADOS $ 640,581,163.89 $ 644,973,478.00 101% $ 681,993,420.00 $ 661,808,923.00 97% 103% $ 709,407,933.00 $ 683,995,707.00 96% 103%
OBSERVACIONES A ESTE ANALISIS
Se recomienda revisar los contratos de administración (ADPHOR) y el de aseo/ asistente administrativa (GESTION INTEGRAL), ya que tienen variación en la tarifa acordada mensual y la efectivamenete facturada en algunos meses, no es uniforme el pago
En el año 2018 se disparo el consumo de elementos de aseo, en el año 2020 a pesar de la pandemia fue menor. Se recomienda mas control sobre la compra y uso de estos insumos.
En el año 2020 se dispararon los gastos de arreglos navideños en un 1.000% con relacion al 2019 y en un 200% con relación al 2018. Se recomienda mas austeridad en estos gastos
Las reparaciones locativas en los años 2018 y 2020, se dispararon en casi un 200%
El rubro de luces de obstrucción se ha venido disparando mas de 400%. Se recomienda revisar este rubro
Varios rubros que venían en el 2018 desaparecieron, entendemos fueron integrados en otros (sistema contra incendio, moto bombas hydroflow,calibración hydroflow, bombas sumergible infinit, bombas fuente, bombas piscina-jacuzzy)
El rubro impermeabilización azotea no se utiliza mucho
Se recomienda no presupuestar mensajeria y taxis, propios del servicio de administración

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MADRID´S GLOBAL SERVICES

INFORME SERVICIO DE DIAGNOSTICO Y

I) ACTAS DE ASAMBLEAS GENERALES.

Carpeta acta asamblea ordinaria año 2018

Carpeta acta asamblea ordinaria año 2019

Carpeta acta asamblea extraordinaria año 2020.

OBSERVACIONES GENERALES A LAS ACTAS.

 No hay trazabilidad de que todos los propietarios son notificados de la

Citamos parágrafo 1º. De la ley 675 de 2001; “Toda convocatoria se hará

NOTA: Libro de registro de propietarios, no se encontró este documento.

Edificio Portales de san Fernando I L.329 E-MAIL: proyectosglobalservices@gmail.com Tel:

 Se observa la poca participación de los propietarios en las asambleas, y la

 Se puede deducir que los presupuestos anuales en las asambleas ordinarias

 No se evidencia cumplimiento del parágrafo 2 del Art. 39 de la ley 675 de

OBSERVACIONES A CADA UNA DE LAS ACTAS REVISADAS

ACTA ASAMBLEA ORDINARIA AÑO 2018.

 Se informa en esa asamblea sobre la venta del ante jardín, y en la misma se

 En esta asamblea se presentaron unas propuestas de cómo invertir los

Edificio Portales de san Fernando I L.329 E-MAIL: proyectosglobalservices@gmail.com Tel:

ACTA ASAMBLEA ORDINARIA AÑO 2019.

 Se aprobó hacer uso del fondo de imprevistos para unas mejoras, no

 Se delegó a la administración un estudio para recaudo; no obstante se

ACTA ASAMBLEA ORDINARIA AÑO 2020.

 No se elige al Administrador (a) del conjunto para la vigencia 2020 como lo

 La asamblea se realizó con un Quorum de solo el 45.35%

ACTA ASAMBLEA EXTRA ORDINARIA 15 DE AGOSTO AÑO 2020

 El anexo manual donde firman los asistentes a la asamblea, no tiene el titulo

Edificio Portales de san Fernando I L.329 E-MAIL: proyectosglobalservices@gmail.com Tel:

RECOMENDACIONES PARA LAS CONVOCATORIAS, CELEBRACION,

No obstante todas las actas precitadas y revisadas ya se encuentran en firme y no

 Sobre las convocatorias se debe dejar trazabilidad de que todos los

 Se recomienda buscar la participación de la mayoría de los propietarios, para

 Se recomienda que en la asamblea ordinaria, se revise el presupuesto de

 Se recomienda que todos los documentos que conforman cada acta de

 Se recomienda se cumpla con el parágrafo 2 del Art. 39 de la ley 675 de

 Redactar con claridad cada propuesta presentada en asamblea, y sí es

 Se recomienda que en algún momento se pueda legislar de manera interna

Edificio Portales de san Fernando I L.329 E-MAIL: proyectosglobalservices@gmail.com Tel:

II) INFORME ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO DEL CONDOMINIO

ADMINISTRACION DEL CONDOMINIO

 Para el tema de contrataciones de proveedores de servicios, mantenimiento

 Se acuerda solo 2 horas de permanencia de un empleado de manejo y

 Por aparte el condominio paga servicios mensuales de mensajería por $

 Por aparte el condominio paga servicios mensuales de un contador

 Por aparte el condominio asume algunos gastos menores como transporte,

Edificio Portales de san Fernando I L.329 E-MAIL: proyectosglobalservices@gmail.com Tel:

 Muy a pesar que por el contrato de GESTION INTEGRAL se suministra un

 Se evidencia no hay un buen mecanismo de control sobre algunas compras.

25 abril 2020 Guantes y tapabocas $ 60.000

 Celebrar un contrato de prestación de servicios que incluya de manera

Edificio Portales de san Fernando I L.329 E-MAIL: proyectosglobalservices@gmail.com Tel:

 Revisar el contrato de prestación de servicios por anualidades, esto no

 La contratación de la Revisoría fiscal se debe mantener, y por ser un recurso

 Se recomienda establecer controles sobre la compra y el uso de insumos

CONTRATACION DE: PROVEEDORES, MANTENIMIENTO, OBRAS DE

Se revisaron carpetas de algunos contratos que se encontraban disponibles en sitio,

Edificio Portales de san Fernando I L.329 E-MAIL: proyectosglobalservices@gmail.com Tel:

 No se encontró trazabilidad sobre los procesos previos a las contrataciones

 El contrato de FORTOX, vigilancia y seguridad se celebró por 3 años de

 El contrato de VICKGLREN debió terminar el 15 de enero año 2021, pero no

 El contrato con GESTION INTEGRAL, incluye un jefe de mantenimiento que

Edificio Portales de san Fernando I L.329 E-MAIL: proyectosglobalservices@gmail.com Tel:

 El contrato con GESTION INTEGRAL está suscrito para el año 2020 en $

 Sobre el contrato con INREDES, responsable de las cámaras y citofonia del