SOCIEDAD COLOMBIA

Política: Instrumentos Financieros

Área: Contraloría

Política Instrumentos financieros

(Versión para discusión)

Bogotá, 2016

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INSTRUMENTOS FINANCIEROS

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a. Objetivo

Definir los criterios que SOCIEDAD COLOMBIA aplicará en la clasificación,

reconocimiento, medición y baja en cuentas de sus instrumentos financieros.

b. Alcance

Esta política aplica a todos los instrumentos de deuda tales como cuentas por cobrar o
por pagar, pagarés o préstamos por cobrar o pagar, CDT, TES, y carteras colectivas que
no se clasifiquen dentro del alcance de equivalentes al efectivo, y a los instrumentos de
patrimonio tales como inversiones en acciones preferentes no convertibles y acciones
preferentes u ordinarias sin opción de venta que no posea ningún grado de control
poseídos por SOCIEDAD COLOMBIA

Esta política será actualizada en el caso que existan nuevos instrumentos financieros que
no estén bajo su alcance o cuando las NIIF aplicables tengan actualizaciones que deban
ser incluidas en esta política.

c. Referencia Técnica o Normativa

 Decreto 3022 del 27 de diciembre de 2013

 Decreto 2496 del 23 de diciembre de 2015
 NIIF9/NIC 39/NIC 32/ NIIF/Instrumentos Financieros

d. Definiciones.

Instrumento financiero: Es cualquier contrato que dé lugar a un activo financiero en la

Compañía y a un pasivo financiero o a un instrumento de patrimonio en otra entidad.

Activo financiero: Es cualquier activo que sea:

(a) Efectivo;
(b) Un instrumento de patrimonio de otra entidad;
(c) Un derecho contractual:

i. a recibir efectivo u otro activo financiero de otra entidad; o

ii. a intercambiar activos financieros o pasivos financieros con otra entidad, en
condiciones que sean potencialmente favorables para la Compañía;

(d) Un contrato que será o podrá ser liquidado utilizando instrumentos de

patrimonio propio de la compañía,

Pasivo financiero: Es cualquier pasivo que sea:

(a) Una obligación contractual:

i. de entregar efectivo u otro activo financiero a otra entidad; o

ii. de intercambiar activos financieros o pasivos financieros con otra entidad, en
condiciones que sean potencialmente desfavorables para el grupo.

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(b) Un contrato que será o podrá ser liquidado utilizando instrumentos de patrimonio
propio de la entidad.

Instrumento de patrimonio: Es cualquier contrato que ponga de manifiesto una

participación residual en los activos de la Compañía, después de deducir todos sus
pasivos.

Instrumento con opción de venta: Es un instrumento financiero que proporciona al

tenedor el derecho a devolver el instrumento al emisor a cambio de efectivo o de otro
activo financiero o es devuelvo automáticamente al emisor en el momento en que tenga
lugar un suceso futuro incierto o la muerte o jubilación del tenedor de dicho instrumento.

Costo amortizado: El costo amortizado de un activo financiero o un pasivo financiero en

cada fecha sobre la que se informa es el neto de los siguientes importes:

(a)el importe al que se mide en el reconocimiento inicial el activo financiero o el pasivo

financiero,
(b)menos los reembolsos del principal,
(c) más o menos la amortización acumulada, utilizando el método del interés efectivo,
de cualquier diferencia existente entre el importe en el reconocimiento inicial y el
importe al vencimiento,
(d)menos, en el caso de un activo financiero, cualquier reducción (reconocida
directamente o mediante el uso de una cuenta correctora) por deterioro del valor o
incobrabilidad.

Baja en cuentas: Es la eliminación de un activo financiero o del pasivo financiero

previamente reconocido en el estado de situación financiera.

Derivados: existen los siguientes derivados en la entidad

 Forward: Un forward es un acuerdo o contrato entre dos partes, hecho a la

medida de sus necesidades y por fuera de bolsa, para aceptar o realizar la
entrega de una cantidad específica de un producto o subyacente con
especificaciones definidas en cuanto al precio, fecha, lugar y forma de entrega.
Generalmente, en la fecha en que se realiza el contrato no hay intercambio de
flujo de dinero entre las partes.
 Swaps: Un swap o permuta financiera es un contrato entre dos partes que
acuerdan intercambiar flujos de dinero en el tiempo de las obligaciones, lo cual
financieramente se asimila a una serie de contratos forward, cuyo objetivo es
reducir los costos y riesgos en que se incurre con ocasión de las variaciones
en las tasas de cambio de las divisas o en las tasas de interés.
 Sintéticos
 Cross Currency Swap, CCS: Swap o permuta financiera es un contrato entre
dos partes que acuerdan intercambiar flujos de dinero en el tiempo de las
obligaciones, lo cual financieramente se asimila a una serie de contratos
forward. El caso de monedas se refiere a un contrato entre dos partes que
desean intercambiar un principal y los pagos de intereses de una moneda por
el principal e intereses en otra moneda. En este tipo de contrato existe en

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algunos casos traspaso del principal al inicio, o simplemente se estipula el tipo

de cambio al que queda fijada cada una de las obligaciones.

Reconocimiento y medición

Reconocimiento inicial

SOCIEDAD COLOMBIA, reconoce un activo financiero o un pasivo financiero solo cuando

se convierte en una parte de las cláusulas contractuales del instrumento y se logre
identificar que:
(a) sea probable que cualquier beneficio económico asociado con la partida llegue a, o
salga de la entidad; y
(b) el elemento tenga un costo o valor que pueda ser medido con fiabilidad.

Medición inicial

Al reconocer inicialmente un activo financiero o un pasivo financiero, SOCIEDAD

COLOMBIA lo medirá al precio de la transacción.

La entidad posee los siguientes activos financieros:

Inversiones de deuda tales como:

 Cuentas por cobrar a clientes, cuentas de difícil cobro
 Certificados a deposito fijo, Tidis1
 Cuentas por cobrar a accionistas y/o vinculadas
 Cuentas por cobrar a trabajadores
 Otras cuentas por cobrar

Inversiones de patrimonio tales como :

 Inversiones en acciones sin control

SOCIEDAD COLOMBIA posee los siguientes pasivos financieros:

 Obligaciones financieras
 Cuentas por pagar a proveedores
 Cuentas por pagar a terceros
 Cuentas por pagar a accionistas y/o vinculadas

Medición posterior

Al final de cada periodo SOCIEDAD COLOMBIA medirá los instrumentos financieros, de

la siguiente forma:

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Que se esperen utilizar por un periodo superior a 3 meses

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(a)Instrumentos de deuda: Las cuentas por pagar o cobrar, pagarés o préstamos por
cobrar o pagar, CDT, TES,BONOS y carteras colectivas que estén dentro de este
alcance, se medirán al costo amortizado utilizando el método del interés efectivo.

Los instrumentos de deuda que se clasifican como activos Financieros se medirán

de la siguiente manera:

CUENTAS POR COBRAR

 CUENTAS POR COBRAR A CLIENTES:

Corresponden a las cuentas por cobrar originadas de las ventas en la
producción, comercialización, importación, exportación, distribución, de productos
de consumo masivo de uso humano y animal. .

A continuación se estipulan los requisitos de APCOL en la creación de clientes a

quienes se les otorga plazo
1. Todo cliente de SOCIEDAD COLOMBIA para iniciar operaciones comerciales y no
comerciales, con o sin línea de crédito debe contar con la documentación
relacionada en la “Tabla documentos a solicitar clientes según nivel cupo de
crédito” Anexo 2, diligenciar el Formulario: “Solicitud de vinculación y/o
actualización de información de clientes-Colombia” y cumplir con el 100% de los
requisitos para su debida evaluación.
2. Todo cliente sin excepción debe firmar la Parte 1 del Formulario: “Solicitud de
vinculación y/o actualización de información de clientes-Colombia” para dar
cumplimiento legal a la Ley Habeas Data, en caso contrario, el área Comercial y
otras áreas que así lo requieran, podrán solicitar apoyo y asesoría del Área de
Asuntos Legales para la gestión con el cliente.
3. Todo cliente que deba firmar pagare, de acuerdo a la “Tabla documentos a
solicitar clientes según nivel cupo de crédito” Anexo 2, debe ser firmado por el
dueño y/o representante legal del establecimiento. En caso contrario, el área
Comercial y otras áreas que lo requieran, podrán solicitar apoyo y asesoría del
Área de Asuntos Legales para la gestión con el cliente. De persistir la negativa, se
debe elevar al Comité de Crédito para su respectiva evaluación y aprobación.
4. El área de Cartera podrá solicitar documentación e información complementaria,
en aras de mejorar el análisis de las condiciones de cupo o para mitigar el nivel de
riesgo.
5. El área de Servicios de Ventas y Distribución es responsable de canalizar ante el
área de Administración y Tesorería los documentos recopilados por el área
Comercial para llevar a cabo el análisis, evaluación, determinación de plazo, cupo
de crédito y aprobación de codificación; siempre y cuando los documentos estén
completos y 100% diligenciados. Para áreas diferentes a Comercial, el trámite lo
realizaran directamente con el área de Administración y Tesorería.
6. Los Certificados de Representación Legal (Cámara de Comercio) de los clientes
deben cumplir con los siguientes requisitos:

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a. Los clientes deben suministrar Certificados de Representación Legal con

fecha de emisión menor o igual a 30 días.
b. Para clientes nuevos, en caso de no tener Certificados de Representación
Legal y/o la respectiva renovación, se podrá crear con una asignación de cupo
que no superen 2 Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (SMLMV).
c. Los clientes que por su objeto social no cubra la venta y distribución de los
productos del portafolio de mascotas, se autoriza la creación con la condición
que debe solicitar la modificación ante la Cámara de Comercio en plazo
máximo de 2 meses. En caso de no realizarlo el área de Asuntos Legales
apoya la gestión y con su concepto se determina si continúa la relación
comercial o se inactiva el cliente.
d. Para los clientes que tienen direcciones diferentes a las registradas en
Certificados de Representación Legal con múltiples centros de recepción, el
área de Transporte podrá despachar la mercancía en dichas direcciones
siempre y cuando cuente con carta firmada y autenticada por el propietario
y/o representante legal autorizando dicha entrega. Este documento se debe
entregar al área de Cartera para archivar en el expediente del cliente.
e. Para los numerales b y c el área de Servicios de Ventas y Distribución debe
garantizar status del cliente ante la cámara de comercio e informar a Cartera.
7. El primer límite de crédito debe ser sugerido por el área Comercial y registrado en
el Formulario: “Solicitud de vinculación y/o actualización de información de
clientes-Colombia”, para posterior evaluación y aprobación del área de
Administración y Tesorería.
8. Para la creación del cupo de crédito de los clientes se debe contar con el concepto
escrito de:
a. Distribuidores: Gerente de Unidad Geográfica.
b. Otro tipo de clientes con cupos inferiores a 80 S.M.L.M.V, serán avalados
por el Coordinador Territorial de Ventas y por montos superiores a este
serán avalados por Gerente de Unidad Geográfica y/o Gerente de Ventas y
Distribución.
Este concepto debe ser registrado en el Formulario: “Solicitud de vinculación de
clientes y/o actualización de información clientes - Colombia” (creación) y
Formulario: “Modificación Solicitud de Límite de Crédito” según corresponda.
9. Es responsabilidad del área de Administración y Tesorería realizar el análisis para
apertura de cliente, determinando: concepto viable o no viable de apertura, cupo
de crédito asignado y plazo de pago. El tiempo de este proceso es de 3 días
hábiles contados a partir de la fecha de entrega de los documentos completos por
parte del área de Servicios de Ventas y Distribución.
10. El área de Administración y Tesorería semanalmente debe notificar al equipo del
área Comercial que aplique el resultado de los análisis para la apertura de clientes
y modificaciones de cupo.
11. Con el fin de evidenciar situaciones de riesgo de incobrabilidad de los activos,
riesgo reputacional y de lavado de activos, en el proceso de Apertura de Clientes y
Mantenimiento de Cupos se debe verificar / analizar:

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a. Antecedentes de los propietarios, representantes legales, socios (según

registro en Cámara de Comercio) y razón social de los clientes a través de
las Lista Clinton, Listas de información judicial y/o similar.
b. Análisis del perfil de cliente, análisis financieros y análisis del sector
Nota: Estas acciones dan cumplimiento a los estándares de seguridad
exigidos por la UIAF, BASC y a los lineamientos estipulados en la Política
“Seguridad Física General”.
12. Es responsabilidad del área de Administración y Tesorería la actualización anual
de información de los clientes, la cual será obtenida de las entidades
gubernamentales y entidades autorizadas, o por estudio de la información en
Cámara y Comercio, Superintendencia de Sociedades, y centrales de riesgo o un
proveedor de datos.
En caso de no encontrar información del cliente, se debe solicitar al área comercial
la actualización de documentos, de acuerdo con la “Tabla de documentos a
solicitar según nivel cupo de crédito” Anexo 2.
Esta actividad se realizara anualmente preferiblemente durante el mes de Mayo,
siempre y cuando la información publicada por las entidades gubernamentales y
centrales de riesgo esté actualizada.
13. Los anteriores lineamientos podrán ser modificados para la asignación de cupos
masivos de nuevos clientes como estrategia de negocio los cuales, previa
autorización de la Gerencia General, deben estar soportados con un debido
documento o instructivo que determine: estrategia, tipología de clientes,
condiciones de otorgamiento de crédito y el plazo para la normalización de las
condiciones según política.

MODIFICACIÓN CUPO DE CREDITO

1. El área de área de Administración y Tesorería se reserva el derecho de someter a

discusión aquellos clientes que considere no procede la modificación de cupo y/o
condición de pago, concepto que debe soportarse por medio de un estudio y debe
reposar en el expediente del cliente. Para los casos de clientes potenciales o
pareto se podrá someter a evaluación del Comité de Crédito.
2. Para modificación de cupos el área de Administración y Tesorería debe diligenciar
el Formulario: “Modificación Solicitud de Límite de Crédito” y realizar el trámite
respectivo de acuerdo “Tabla documentos a solicitar clientes según nivel cupo de
crédito” Anexo 2; estos documentos los debe canalizar el Área de Servicios de
Ventas y Distribución y entregar al área de Administración y Tesorería.
3. Es responsabilidad del área de Administración y Tesorería realizar el análisis para
modificación de datos, cupo y plazo de crédito del cliente. El tiempo de este
proceso no debe ser mayor a 3 días hábiles contados a partir de la fecha de
entrega de los documentos completos por parte del área de Servicios de Ventas y
Distribución.
El área de Administración y Tesorería semanalmente debe notificar al equipo del
área Comercial que aplique el resultado de los análisis para la apertura de clientes

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y modificaciones de cupo. El área comercial debe manejar la información

confidencialmente con el cliente.
4. Cuando el área comercial requiera efectuar aumentos de cupo de manera puntual
(Créditos de temporada, contingencia, paros, festividades y otros), debe enviar
previamente la respectiva información al área de Administración y Tesorería para
llevar a cabo el análisis respectivo.
5. El área de Administración y Tesorería es responsable de revisar y/o actualizar los
límites de créditos otorgados a los clientes en los siguientes casos:
a. Cuando se produzcan cambios de precio de los productos o sean
autorizados aumentos de precio por la vía gubernamental. Estos datos
serán suministrados previamente por Mercadeo de Canales y avalados por
la Gerencia de Negocio, con los cuales el área de Administración y
Tesorería evaluara y determinara el porcentaje de incremento.
b. Cuando sea aprobado el Plan Operativo, Administración y Tesorería en
conjunto con Servicios de Ventas y Distribución serán responsables de
ajustar los cupos en los casos que aplique previo análisis del cliente.
c. Cuando se incorporen nuevos SKU al portafolio del cliente. Esta
información debe ser suministrada por Servicios de Ventas y Distribución
(No contemplados en plan)
d. El área de Administración y Tesorería con Servicios de Ventas y
Distribución semestralmente revisaran los cupos del 100% de la maestra
de clientes, de acuerdo a la expectativa de venta, estrategia comercial y
riesgo crediticio.
6. El área de Administración y Tesorería no autorizara aumentos de cupo en los
siguientes casos:
a. Morosidad superior a 15 días promedio al vencimiento fecha reflejada en
factura, durante el último trimestre.
b. Cliente con 3 o más cheques devueltos durante el último semestre por
causas imputables al cliente.
c. Se presenten alarmas identificadas o informadas al área de cartera,
centrales de riesgo, proveedor de servicio de datos, alertas de mercado
y/o situación financiera.
7. Cuando se compruebe la existencia de clientes con vínculos económicos
comunes, legales y accionarias entre ellos, se debe tratar su cupo y cuenta por
cobrar de forma consolidada para el manejo del riesgo.

LIBERACIÓN DE PEDIDOS

1. Es responsabilidad del área de Cartera gestionar diariamente el análisis de

pedidos bloqueados automáticamente por SAP R/3, llevando a cabo procesos de
verificación y validación con el Coordinador Territorial de Ventas y/o Gerente de
Unidad Geográfica.

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2. La liberación de pedidos bloqueados será autorizados cuando:

a. El pedido no supere su cupo autorizado
b. El cliente no presente cartera vencida
Nota: Para clientes pre-contado y clientes que hayan presentado cheques
devueltos por fondos o causales imputables al cliente en el último semestre
o alguna situación de riesgo considerado por cartera, solo se podrá liberar
el pedido cuando haya finalizado el proceso de canje.
3. El área de Cartera no debe liberar pedidos bloqueados, cuando:
a. El cliente haya tenido 3 o más cheques devueltos durante el último
semestre por causas imputables al cliente.
b. Se presenten alarmas identificadas o informadas al área de Cartera, en
centrales de riesgo, proveedor de servicio de información, alertas de
mercado y/o situación financiera.
4. El área Comercial no debe transmitir pedidos de clientes con cartera vencida y/o
saldos mayores a 45 días.
5. El Coordinador Territorial de Ventas y Gerente de Unidad Geográfica podrá
tramitar extra-cupos con el área de Cartera con la debida justificación con el fin de
gestionar posteriormente los pedidos de los clientes que aplique a esta condición.
El área de Cartera se reserva el derecho de someter a discusión aquellos clientes
que considere no procede asignar extra-cupos, para ello, notifica adicionalmente al
Gerente de Ventas y Distribución.
6. Las excepciones de pedidos bloqueados y extracupos serán liberados de acuerdo
a la “Tabla de Niveles de Autorización proceso Cartera” Anexo 1. En caso de
requerirse se elevaran al Comité de Crédito.
CONDICIONES DE PAGO

Las condiciones autorizadas de pago de los clientes son:

a. Pre contado: aplica para pagos antes de la transmisión del pedido a SAP R/3.
b. 11 y 25 días contados a partir de la fecha factura (se tendrán en cuenta los
días de entrega estipulados). En caso de requerirse un plazo adicional, debe ser
sometido a consideración del Comité de Crédito. Esta condición rige para los
clientes nuevos, a partir de la publicación de la política.

1. Para las notas débito, notas crédito y saldos se otorgan 45 días contados a
partir la generación en SAP y/o el descuento realizado por el cliente para
que el área Comercial gestione su legalización. Posterior a esta fecha, no
se deben colocar pedidos hasta tanto no se dé solución. Aplica de igual
forma para las notas por actividades de Mercadeo de Canales. No aplica
para el Canal Moderno.

2. Un cliente de pago de crédito debe pasar a pago pre contado cuando:

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a. En el último semestre, presente 3 o más cheques devueltos por causas

imputables al cliente, mal comportamiento de pago y/o realice pagos con abonos
a cartera vencida, previo aval del Comité de crédito.
b. Cuando por nivel de riesgo se tome la determinación por el Comité de
Crédito

Se medirán al importe no descontado del efectivo las carteras que tengan hasta
365 días desde su emisión.

Las carteras que sobrepasen los 90 días se evaluarán si existe deterioro de

cartera.

 CUENTAS POR COBRAR A TRABAJADORES

Corresponden a los préstamos a empleados por concepto de calamidad
doméstica, vivienda, salud y educación.

Las carteras inferiores a 365 días se medirán al importe no descontado los

préstamos.

Para las carteras que sobrepasen los 365 días se aplicará costo amortizado y se
evaluará el deterioro de cartera, cuando sea aplicable.

 OTRAS CUENTAS POR COBRAR:

Corresponden a las cuentas por cobrar diferentes a la prestación del servicio.

Se medirán al importe no descontado del efectivo las carteras que tengan hasta
365 días desde su emisión.

Las carteras que pasen los 365 días se evaluarán por deterioro de cartera.

 CUENTAS ENTRE VINCULADOS:

Son los préstamos entre compañías y no están dentro del alcance de la venta o
prestación del servicio.

Las cuentas con vinculados no se llevaran el importe no descontado del efectivo

u otra contraprestación que se espera pagar o recibir hasta que no se estipule
fecha cierta de pago.

Los pasivos corrientes se medirán al importe no descontado del efectivo u otra

contraprestación que se espera pagar o recibir.

DEMAS INVERSIONES DE DEUDA:

Si el acuerdo constituye una transacción de financiación así este en activo o

pasivo corriente, SOCIEDAD COLOMBIA mide el instrumento de deuda al valor
presente de los pagos futuros descontados a una tasa de interés de mercado

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para un instrumento de deuda similar como es el caso de los CDT, BONOS,

carteras colectivas que están bajo el alcance y Obligaciones financieras.

(b) Instrumentos de patrimonio: Las inversiones en acciones Sin control que posea
SOCIEDAD COLOMBIA, se medirán posteriormente al valor razonable con cambios
reconocidos en el ORI.

Deterioro de los instrumentos financieros

Al final de cada periodo sobre el que se informa, SOCIEDAD COLOMBIA evaluará si

existe evidencia objetiva de deterioro del valor de los activos financieros que se midan al
costo o al costo amortizado, si existe evidencia objetiva de deterioro del valor, APCOL
reconoce inmediatamente una pérdida por deterioro del valor en resultados. El modelo de
deterioro será el que establezca la compañía.

Si en periodos posteriores, se presenta una disminución del importe reconocido como una
pérdida por deterioro del valor y la disminución puede relacionarse objetivamente con un
hecho ocurrido con posterioridad al reconocimiento del deterioro, ALIMENTOS PORLAR
COLOMBIA reconoce la disminución en los resultados inmediatamente y revierte la
pérdida por deterioro reconocida con anterioridad mediante el ajuste de una cuenta
correctora. La reversión no dará lugar a un importe en libros del activo financiero (neto de
cualquier cuenta correctora) que exceda al importe en libros que habría tenido si
anteriormente no se hubiese reconocido la pérdida por deterioro del valor.

Se considera que hay evidencia de deterioro cuando se han agotado los lineamientos de
la gestión de cobro y han pasado más de 90 días de Mora:

GESTIÓN DE COBRO

1. Es responsabilidad del área Comercial frente a la gestión de cobro:

a. El riesgo, la gestión y recuperación de la cartera a crédito,
b. Legalizar de partidas con diferencias
c. Legalizar de cualquier situación inherente a la Cartera de los clientes.
d. Reportar a Cartera las novedades que considere representen riesgo para la
recuperación efectiva de las cuentas por cobrar.
2. El área de Cartera debe garantizar el mantenimiento y la oportunidad de la
información diaria de las cuentas por cobrar a los clientes.
3. Los cargos autorizados para realizar gestiona de cobro son el Área Comercial y
Cobradores. No está autorizado recaudos por medio de terceros, transportista y/o
despachador.
4. Las formas de pago autorizadas para la cartera comercial y no comercial son:
Cheque a primer girador, efectivo, transferencia bancaria y/o depósito bancario. Si
el pago es realizado por el cliente y/o Representante de Ventas en la entidad

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bancaria, se debe realizar por medio de la “Tarjeta de Consignación” la cual es

intransferible.
5. Los valores recaudados por los Representantes de Ventas y Cobradores deben
ser depositados el mismo día del recaudo en las cuentas bancarias de AP
Colombia; cualquier novedad debe ser notificada por el Coordinador Territorial de
Ventas al área de Cartera.
6. El porte de efectivo de los Representantes de Ventas y Cobradores no podrán
exceder los montos autorizados estipulados en el Anexo: “AUTOPROTECCIÓN
EN RECAUDOS DE DINERO”
7. Los clientes que posean facturas vencidas, la gestión de cobranza es
responsabilidad de:
a. Representante de Ventas (RDV) durante las primeras 3 visitas.
b. Coordinador Territorial de Ventas (CTV) por un lapso de una visita adicional
a las ya soportadas por el RDV, apoyara el recaudo de obligaciones entre
3 a 10 S.M.L.M.V.
c. Gerente Unidad Geográfica (GUG): por un lapso de una visita adicional a
las ya soportadas por el RDV y CTV apoyara el recaudo de obligaciones
superiores a 10 S.M.L.M.V.
8. Es responsabilidad del área Comercial dejar soporte de la gestión de cobranza
realizadas ante el cliente en estado de morosidad o difícil cobro de acuerdo al
procedimiento establecido. Aplica para cobros no efectivos a partir de la primera
visita.
9. El área Comercial y Cartera están autorizados para realizar acuerdos de pago y
recibir abonos de la cartera vencida en los casos que se evidencie riesgo en la
recuperación de las cuentas por cobrar.
10. Es responsabilidad del área de Cartera apoyar el seguimiento a la recuperación
efectiva de las cuentas por cobrar mediante conciliaciones, gestión telefónica y/o
presencial con clientes y/o área Comercial.
11. El área de Cartera debe notificar semanalmente al área Comercial los clientes que
se encuentren en moras mayores a 15 días, para su respectivo seguimiento y
retroalimentación.
12. Es responsabilidad del área de Cartera generar cartas / comunicados dirigida a los
clientes que estén aumentando sus días de morosidad, recordando sus
condiciones comerciales y estado de la cartera, las cuales deben ser entregas o
enviadas al área Comercial y/o cualquier otro medio que permita obtener
constancia física de recibido.
13. Para los clientes cuentas claves y cadenas regionales, es responsabilidad de la
Gerencia Nacional Canal Tradicional y/o Gerencia de Unidad Geográfica según
corresponda, el seguimiento a la recuperación de las cuentas por cobrar. Para
estos clientes se tendrá en cuenta la fecha y metodología de programación de
pago, aprobada previamente por cartera.

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En caso de un incumplimiento según la programación de pago, el área de Cartera

debe notificar al Gerente Mercadeo de Canales, Gerencia de Unidad Geográfica
(según corresponda) y a Gerente de Ventas y Distribución para apoyar la
respectiva gestión de cobro.
14. Cuando el saldo en mora del cliente supere un 20% de su cartera por cobrar y
tenga más de dos (2) incumplimientos en las fechas de programación de pago, se
debe notificar al Comité de Crédito quienes deben determinar la forma de
proceder.
15. En caso de recibir cheques posfechados sobre cartera morosa, el cliente debe ser
bloqueado hasta que este salga efectivo y no se autoriza la transmisión del pedido.
16. Al detectarse un cheque devuelto en cualquier sistema de comunicación bancario
y se identifique a qué cliente corresponde, se debe proceder al bloqueo del cliente
en SAP/ERP y notificar de inmediato al Coordinador Territorial de Ventas y/o
Gerente de Unidad Geográfica para la recuperación del dinero el mismo día de la
notificación.
17. Todo cheque devuelto por causas imputables al cliente se debe cobrar una
sanción del 3% sin exceder COP$ 100.000; no obstante, SOCIEDAD COLOMBIA
podrá ampliar el porcentaje de la sanción sin exceder lo autorizado por ley.
18. Para los clientes que presenten tres (3) cheques devueltos por causa imputables
al cliente, en un lapso de un semestre, se debe exigir que las próximas
cancelaciones se las realice a través de efectivo, cheque de gerencia,
transferencia al día y/o depósito bancario en efectivo por un lapso de tres (3)
meses siguientes, contados a partir de la fecha de la devolución del tercer cheque,
Cartera en conjunto con el área comercial, evaluara la viabilidad de mantener,
disminuir o suspender su condición de crédito. Cumplido el anterior tiempo, se
podrá aceptar nuevamente cheques corrientes y retomar sus condiciones de
crédito Si el cliente es reincidente, posterior pasara a venta de pre contado, las
sanciones serán aplicadas y el crédito suspendido definitivamente por el área de
cartera.
19. Es responsabilidad del área de Cartera realizar trimestralmente en conjunto con el
Gerente de Unidad Geográfica una conciliación detallada de los saldos pendientes
con antigüedad superior a 90 días definiendo las acciones y los ajustes
contables correspondientes con el aval del Jefe de Administración y
Tesorería, Gerencia de Contraloría, Gerencia Ventas y Distribución y Gerencia
Administración y Finanzas.
20. Para clientes con partidas conciliatorias o facturas pendientes de pago, el área de
Cartera debe apoyar al área Comercial cuando así lo solicite, para realizar visitas
en conjunto y llevar a cabo la debida conciliación, aclaración y compensación de
las mismas.
PREMISAS CÁLCULO DEL DETERIORO

No provisionar valores sobre cartera “No vencida”.( Es decir aquella cartera que no supere
90 días desde su emisión) Salvo si se tiene una situación de alerta o evento particular
(Aplica para todos los canales).

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Provisión cartera para los demás canales:

Cartera con mora Mayor a 30 días Menor o igual a 60 se deteriorara al 50%

Cartera con mora Mayor a 60 días 100%
Cheques Devueltos Mayor a 15 días 100%

Las variables podrán ser modificadas de acuerdo a las necesidades de la Compañía

La base de provisión en cada capa de antigüedad incluirá valores por facturas, cheques
devueltos y saldos netos, si el valor neto del rango es inverso a su naturaleza no se tiene
en cuenta para la provisión.

Para casos específicos de clientes identificados como alto riesgo, se evalúa hacer
provisión individual independiente la antigüedad. Para los clientes de zootecnia,
Institucionales y exportaciones no se efectúa provisión de cartera, salvo que exista
indicios individuales de incobrabilidad.

Canal Moderno: Solo se incluirán en la provisión de incobrables los saldos o facturas

antiguas que por alguna situación administrativa su análisis demuestre una difícil
probabilidad de recuperación, como producto de las conciliaciones realizada con el cliente
y análisis internos

Los instrumentos de deuda que se clasifican como pasivos Financieros corrientes se

miden al costo a menos que desde el inicio se establezca

Baja en cuentas de los instrumentos financieros

Los activos financieros se dan de baja cuando los derechos contractuales sobre los flujos
de efectivo de los mismos han expirado, han sido liquidados o se han transferido y
SOCIEDAD COLOMBIA ha traspasado sustancialmente todos los riesgos y ventajas
derivados de su propiedad.
Los pasivos financieros se dan de baja cuando se haya extinguido la obligación
especificada en el contrato, es decir, que haya sido pagada o cancelada, o haya expirado.

CONTABILIDAD DE COBERTURAS

La Compañía designa ciertos instrumentos como de cobertura, los cuales incluyen

derivados, derivados implícitos e instrumentos no derivados con respecto al riesgo de
moneda extranjera, ya sea como coberturas de valor razonable o coberturas de flujo de
efectivo. La cobertura del riesgo de moneda extranjera de los pasivos financieros se
contabiliza como cobertura del valor razonable y las coberturas del riesgo de moneda
extranjera de transacciones previstas altamente probables y de tasas de interés de
pasivos financieros se contabilizan como cobertura de flujos de efectivo.

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Área: Contraloría

Al inicio de la cobertura, la Compañía documenta la relación entre el instrumento de

cobertura y la partida cubierta, así como los objetivos de la administración de riesgos y su
estrategia de administración para emprender diversas transacciones de cobertura.
Adicionalmente, al inicio de la cobertura y sobre una base continua, la Compañía
documenta si el instrumento de cobertura es altamente efectivo para compensar la
exposición a los cambios en el valor razonable o los cambios en los flujos de efectivo de
la partida cubierta.

Los cambios en el valor razonable de los derivados que se designan y califican como
cobertura del valor razonable se reconocen de forma inmediata en ganancias o pérdidas,
junto con cualquier cambio en el valor razonable del activo o pasivo cubierto que se
atribuyan al riesgo cubierto. El cambio en el valor razonable del instrumento de cobertura
y el cambio en la partida cubierta atribuible al riesgo cubierto se reconocen en ganancias
o pérdidas en la partida relacionada con la partida cubierta.

En coberturas de flujo de efectivo, la porción efectiva de los cambios en el valor razonable

de los derivados que se designan y califican como cobertura de flujo de efectivo se
reconoce en otros resultados integrales. Las pérdidas y ganancias relativas a la porción
no efectiva del instrumento de cobertura, se reconoce inmediatamente en los resultados, y
se incluye en los rubros ingresos y/o costos financieros.

Los montos previamente reconocidos en los otros resultados integrales y acumulados en

el patrimonio, se reclasifican a los resultados en los periodos en los que la partida cubierta
se reconoce en los resultados, en el mismo rubro de la partida cubierta reconocida. Sin
embargo, cuando una transacción pronosticada que está cubierta da lugar al
reconocimiento de un activo no financiero o un pasivo no financiero, las pérdidas o
ganancias previamente acumuladas en el patrimonio, se transfieren y se incluyen en la
valuación inicial del costo del activo no financiero o del pasivo no financiero, Como es el
caso de los inventarios.

La contabilización de coberturas se discontinúa cuando la Entidad revoca la relación de

cobertura, cuando el instrumento de cobertura vence o se vende, termina, o se ejerce, o
cuando deja de cumplir con los criterios para la contabilización de coberturas.

Reserva para coberturas del flujo de efectivo

La reserva de cobertura del flujo de efectivo representa la porción de las ganancias y

pérdidas acumuladas sobre los instrumentos de cobertura considerada efectiva en las
coberturas de flujo de efectivo. Las ganancias y pérdidas acumuladas que surgen de
cambios en el valor razonable de los instrumentos de cobertura reclasificadas desde el
patrimonio a los resultados durante el año se incluyen en los costos de venta (inventario),
gastos de administración, ingresos financieros y otros egresos.

RECONOMIENTO INICIAL/ MEDICIÓN INICIAL

Por defecto, su registro inicial y medición posterior es a valor razonable entendiendo el

valor razonable como una estimación del importe que SOCIEDAD COLOMBIA habría
recibido si hubiese vendido un activo, o pagado si hubiese cancelado un pasivo, el día en

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el que se realiza la valoración en una transacción realizada en condiciones normales de

mercado

Según la NIIF 9, la medición inicial es su valor razonable. Para esto, la mejor evidencia
del valor razonable de un instrumento financiero, en el momento del reconocimiento inicial
es normalmente el precio de transacción (NIIF 9, B 511 A), cuando se negocia con un
derivado por lo general y para el caso específico de la consulta 2 no se desembolsa dinero
en el momento inicial; por tanto, se registra en cero, se debe revelar y estar documentada.

MEDICIÓN POSTERIOR

la norma indica en la NIIF 13 que la principal forma de asignar el valor razonable es al

valor del mercado, cuando existiera; por tanto, si estos cotizan en un mercado
organizado, lo mejor es asignar el valor razonable o el valor de mercado, “si los
derivados financieros a valorar solo cotizan en mercados no organizados se establecerán
unos criterios de valoración utilizando técnicas de valoración o estimación”, Por tanto y
bajo las condiciones actuales de la compañía sería oportuno utilizar Técnicas de
valoración reconocidas.

Por ende SOCIEDAD COLOMBIA utiliza la valoración de los bancos como referencia del
valor razonable

REGISTROS CONTABLES DE LA MEDICION INICIAL Y POSTERIOR

Los registros contables estarán orientados en 3 momentos: Cierre de la negociación,

valoración, Liquidación, Basados en lo descrito con anterioridad

FORWARD: designado como una cobertura de flujo de efectivo

a. Medición Inicial: también relacionado como cierre de la negociación

En el reconocimiento inicial de un derivado financiero, su valor razonable es

generalmente cero, excepto cuando hubiera algún cobro adicional inicial, los cuales son
generalmente mínimos.

2
Forward, swap, sintéticos, CCS

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b. Medición posterior

 Valoración : es el tiempo en el que aún no se ha liquidado la cobertura, de

acuerdo a lo mencionado dentro del documento deberá ser valorado al valor
razonable

Tipos de operación Situacion actual

Pagares Largo plazo a) Se registraba el pasivo largo plazo en las mismas cuentas del
pasivo corriente.

Intereses Largo plazo b) Se registraba el valor del interes en las mismas cuentas del
pasivo corriente. A partir de diciembre se hace una
reclasificacion a las cuentas nuevas, que estan direccionadas al
informe para las oligaciones financieras LP

a) Se crea un credito en el modulo TR, con la tasa variable.

b) Al cierre de cada mes, se realiza un calculo por el diferencial

entre la tasa fija Vs. la tasa variable y se registra el gasto Vs. la
cuenta de provisión de intereses. La cuenta de la provisión,
esta asociada en el reporte, a la posición de Prestamos y
creditos bancarios

SWAPS
Para el siguiente mes se deberá revertir el asiento realizado el mes anterior y
reconocer nuevamente el asiento por el valor razonable.

 Liquidación: momento en que se finaliza la cobertura

Tipos de operación Situacion actual

Pagares Largo plazo a) Se registraba el pasivo largo plazo en las mismas cuentas del
pasivo corriente.

Intereses Largo plazo b) Se registraba el valor del interes en las mismas cuentas del
pasivo corriente. A partir de diciembre se hace una
reclasificacion a las cuentas nuevas, que estan direccionadas al
informe para las oligaciones financieras LP

a) Se crea un credito en el modulo TR, con la tasa variable.

b) Al cierre de cada mes, se realiza un calculo por el diferencial

entre la tasa fija Vs. la tasa variable y se registra el gasto Vs. la
cuenta de provisión de intereses. La cuenta de la provisión,
esta asociada en el reporte, a la posición de Prestamos y
creditos bancarios

SWAPS
 Las cuentas deben ser numéricas, no se debe combinar tipo de cuentas
 Al final del mes se debe validar que las cuentas 4 y 5 descritas
anteriormente deben quedar en cero

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Una vez tesorería cause las liquidaciones, el departamento de costos deberá realizar la
reclasificación a las siguientes cuentas.

Tipos de operación Situacion actual

Pagares Largo plazo a) Se registraba el pasivo largo plazo en las mismas cuentas del
pasivo corriente.

Intereses Largo plazo b) Se registraba el valor del interes en las mismas cuentas del
pasivo corriente. A partir de diciembre se hace una
reclasificacion a las cuentas nuevas, que estan direccionadas al
informe para las oligaciones financieras LP

a) Se crea un credito en el modulo TR, con la tasa variable.

b) Al cierre de cada mes, se realiza un calculo por el diferencial

entre la tasa fija Vs. la tasa variable y se registra el gasto Vs. la
cuenta de provisión de intereses. La cuenta de la provisión,
esta asociada en el reporte, a la posición de Prestamos y
creditos bancarios

SWAPS
Se debe de acuerdo a las condiciones del periodo reclasificar las partidas
del ingreso y gasto como menor o mayor valor del inventario o costos de
venta de acuerdo a lo permitido en el párrafo GA100 de la NIC 39:”
 Las cuentas de ingreso y gastos deben quedar sin saldo al final del periodo
SWAPS: Designado como cobertura de flujo de efectivo,

a. Medición Inicial: también relacionado como cierre de la negociación

En el reconocimiento inicial de un derivado financiero, su valor razonable es

generalmente cero, excepto cuando hubiera algún cobro adicional inicial, los cuales son
generalmente mínimos.

Se relaciona el reconocimiento del crédito adquirido en pesos colombianos

b. Medición posterior

 Valoración: es el tiempo en el que aún no se ha liquidado la cobertura, de

acuerdo a lo mencionado dentro del documento deberá ser valorado al valor
razonable

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Tipos de operación Situacion actual

a) Se crea un credito en el modulo TR, con la tasa variable.

b) Al cierre de cada mes, se realiza un calculo por el diferencial

entre la tasa fija Vs. la tasa variable y se registra el gasto Vs. la
cuenta de provisión de intereses. La cuenta de la provisión,
esta asociada en el reporte, a la posición de Prestamos y
creditos bancarios

SWAPS c) Al liquidar el contrato se pagan los intereses que se han

calculado directamente desde el modulo TR. Se liquida el
SWAP, reconociendo un interes al gasto o al ingreso. El proceso
es extracontable

d) Se recibe la valoración del banco. No se realiza ningun

registro en SAP.
 El reconocimiento del interés derivado del crédito se relaciona con las
cuentas numéricas, que usualmente se utilizan.
 Para el siguiente mes se deberá revertir el asiento realizado el mes anterior y
reconocer nuevamente el asiento por el valor razonable del periodo.

 Liquidación: momento en que se finaliza la cobertura

Los pagos de los intereses se registran en cuentas numéricas, estos se asocian al costo
amortizado del crédito.

CUENTA DEBITO CREDITO DINAMICA DE LA CUENTA Condicion

Se utiliza cuando la liquidación es Deber ser

x
positiva, esta cuenta solo se maneja Negativa
4210050000 por tesoreria

Bancos- x Se debe Buscar el Banco de la Debe ser

Efectivo negociación postiva

Se utiliza cuando la liquidación es

Negativa, esta cuenta solo se maneja Debe ser
5305200300 x por tesoreria postiva

Se debe Buscar el Banco de la Deber ser

x
negociación Negativa
Bancos- CXP

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SINTETICOS/CCS: Designado como cobertura de Valor Razonable

a. Medición Inicial: también relacionado como cierre de la negociación

En el reconocimiento inicial de un derivado financiero, su valor razonable es

generalmente cero, excepto cuando hubiera algún cobro adicional inicial, los cuales son
generalmente mínimos.

Se relaciona el reconocimiento del crédito adquirido en Moneda extranjera

b. Medición posterior

 Valoración: es el tiempo en el que aún no se ha liquidado la cobertura, de

acuerdo a lo mencionado dentro del documento deberá ser valorado al valor
razonable

-Valoración diferencia en cambio

La diferencia en cambio se registra en cuentas alfanuméricas, al ser considerado al

valor razonable deberá ajustarse contra resultados del ejercicio

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Tipos de operación Situacion actual

a) Se ingresa al modulo de TR el valor de la obligación en pesos,
generando un pasivo por el valor de la obligación. En la
contabilidad aparece como una cuenta 2105* Pagares

Sinteticos en moneda
Extranjera (el
contrato menciona
pesos y el banco
entrega pesos)
La diferencia en cambio se registra en cuentas alfanuméricas, al ser
considerado al valor razonable deberá ajustarse contra resultados del
ejercicio

-Valoración derivado

Tipos de operación Situacion actual

Pagares Largo plazo a) Se registraba el pasivo largo plazo en las mismas cuentas del
pasivo corriente.

Intereses Largo plazo b) Se registraba el valor del interes en las mismas cuentas del
pasivo corriente. A partir de diciembre se hace una
reclasificacion a las cuentas nuevas, que estan direccionadas al
informe para las oligaciones financieras LP

a) Se crea un credito en el modulo TR, con la tasa variable.

b) Al cierre de cada mes, se realiza un calculo por el diferencial

entre la tasa fija Vs. la tasa variable y se registra el gasto Vs. la
cuenta de provisión de intereses. La cuenta de la provisión,
esta asociada en el reporte, a la posición de Prestamos y
creditos bancarios


SWAPS
El reconocimiento del interés derivado del crédito se relacionan con las
cuentas numéricas, que usualmente se utilizan.
 Para el siguiente mes se deberá revertir el asiento realizado el mes anterior
y reconocer nuevamente el asiento por el valor razonable del periodo, así
como la diferencia en cambio.

 Liquidación momento en que se finaliza la cobertura.

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Se reconoce en cuentas numéricas la diferencia en cambio realizada de la

liquidación del derivado.

CUENTA DEBITO CREDITO DINAMICA DE LA CUENTA Condicion

Se utiliza cuando la liquidación es Deber ser
x
4210200100 positiva, esta cuenta solo se maneja Negativa
Bancos- Se debe Buscar el Banco de la Debe ser
x
Efectivo negociación postiva

Se utiliza cuando la liquidación es Debe ser

5305250100 x Negativa, esta cuenta solo se maneja postiva
Se debe Buscar el Banco de la Deber ser
x
Bancos- CXP negociación Negativa

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