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MANUAL DE CALIDAD

PROCESO HSEQ
Elaboró: Revisó: Aprobó:

ASESOR HSEQ GERENTE GERENTE

Versión: 1
Código: HSEQ-MN-001

MANUAL DE CALIDAD Versión: 1

Fecha: 28-11-2020

CONTENIDO

1. OBJETIVO Y CONTROL DEL MANUAL


2. ALCANCE
3. RESEÑA DE LA EMPRESA
4. POLITICA DE CALIDAD
5. ORGANIZACIÓN
6. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION
7. GESTION DE LOS RECURSOS
8. REALIZACION DE LOS PRODUCTOS
9. REVISION, ANALISIS Y MEJORA
10. CONTROL DE CAMBIOS

1. OBJETIVO Y CONTROL DEL MANUAL

El presente manual establece los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad


de INELCIME S.A.S

Este es un documento del Sistema de Calidad, que proporciona los lineamientos


que se deben seguir para implementar efectivamente la Política de Calidad del
INELCIME S.A.S suministrando el servicio de ejecución, mantenimiento de
proyectos de ingeniería eléctrica que asegure la completa satisfacción de nuestros
clientes.

Este manual ha sido elaborado principalmente para uso interno del personal del
INELCIME S.A.S sin embargo cuando la Gerencia General lo determine, podrá ser
utilizado para fines externos como pueden ser clientes y terceras partes, debiendo
estos aceptar las condiciones de derecho de autor.

La edición y el control del presente Manual de Calidad es responsabilidad de la


Gerencia General de INELCIME S.A.S.

2. ALCANCE

El Sistema de Gestión de la Calidad de INELCIME S.A.S. abarca los procesos


estratégicos, operacionales y de apoyo asociados a la ejecución y mantenimiento
de proyectos de obras eléctricas de media y baja tensión en la ciudad de Cali y en
cualquier otro lugar que requiera el cliente.

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3. RESEÑA DE LA EMPRESA

INELCIME, fundada en 1998, resume la experiencia de sus socios fundadores de


más de dos décadas de trabajo intenso dedicado fundamentalmente al diseño y
construcción de infraestructura para telecomunicaciones, energía y obras civiles en
general. Ha realizado trabajos para diferentes clientes públicos y privados y ha sido
fuerza de mano de obra para reconocidas empresas del sector vinculadas con las
áreas de la construcción.

4. POLITICA DE CALIDAD

La Política de Calidad de INELCIME S.A.S se plasma en la política integrada


donde también se establecen criterios de seguridad y salud en el trabajo y
medio ambiente, esta política es la declaración escrita del compromiso de la
alta dirección en la que se comunica a toda la organización que se tiene la
decisión de mantener el esfuerzo para alcanzar la satisfacción del cliente y el
cumplimiento de los requisitos, que son prioridad en el desarrollo de las
actividades operativas y administrativas. La política de calidad esta
comunicada de tal manera que asegura su entendimiento a todos los niveles
de la organización, con el fin de que las actividades se realicen en este marco
de referencia.

POLITICA INTEGRADA DE INELCIME

INELCIME S.A.S proporcionamos oportunamente soluciones de


ingeniería eléctrica innovadora y moderna siguiendo estándares de
seguridad y confianza; siendo cuidadosos con la integridad de los
STAKEHOLDERS y el medio ambiente, mitigando su contaminación.
Trabajamos en el Mejoramiento Continúo verificando el desempeño
de los sistemas en todas sus dimensiones, con un equipo humano
competente capaz de superar las expectativas de los proyectos
contratados. Nuestro enfoque basado en riesgos, oportunidades y
peligros nos permite identificar aspectos vulnerables en cuanto al
manejo ambiental, salud y seguridad laboral. De igual forma nos
facilita la potencialización de nuestras actividades con las
oportunidades de negocio del sector propiciando la participación y el
liderazgo de todos los trabajadores y sus representantes, destinando
los recursos y siendo cumplidores de los requisitos legales de otra
índole.

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5. ORGANIZACIÓN

5.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE INELCIME

La organización de INELCIME S.A.S se establece en forma gráfica en el


organigrama mostrado en la figura 01. En el organigrama se representa las
funciones, interrelaciones y/o líneas de reporte de los diferentes puestos del
personal.

Gerente

Dpto.
Dpto. Ejecucion
Administrativo y Dpto. Comercial HSEQ
del servicio
Financiero

Jurídica
COPASST / Brigada de
Compras Contabilidad Gestió n Humana Proyectos
VIGIA emergencia

Comite de
Convivencia
Laboral

Figura 1. Organigrama

5.2 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD DEL PERSONAL

INELCIME S.A.S ha definido las responsabilidades y la autoridad del personal


dentro de la organización y las ha documentado en el GESH-FO-031 Perfil del
Cargo.

Los Gerentes y jefes de Área son responsables de mantener informados sobre


estas responsabilidades y autoridades al personal a su cargo.

5.3 REPRESENTANTE DE CALIDAD

La Gerencia General tiene la responsabilidad y autoridad para:


• Asegurar que se establezcan, implanten y mantengan los procesos
necesarios para el Sistema de Gestión de Calidad.
• Informar a la Dirección General del funcionamiento del Sistema de
Gestión de Calidad, incluyendo las necesidades para la mejora.
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• Promover la toma de conciencia de los requisitos de los clientes en


todos los niveles de la organización.

5.4 COMITÉ DE CALIDAD

El comité de calidad está formado por el Gerente General y líderes de proceso de


INELCIME S.A.S.

El comité de calidad se reúne trimestralmente para tratar temas referidos a la


implementación y mantenimiento del sistema de calidad, no obstante, queda a
criterio del Gerente General convocar al Comité de Calidad en reuniones
extraordinarias, cuando por la gravedad de la situación o por otras causas as lo
crea conveniente.

Las funciones principales del Comité de Calidad para el sistema de gestión de


calidad son las siguientes:

• Revisión de las necesidades y expectativas de los clientes.


• Realizar la revisión del Sistema de Calidad.
• Conocimiento y seguimiento de las Acciones Correctivas/Preventivas.
• Establecimiento y Seguimiento de los Objetivos de Calidad.

5.5 COMUNICACIÓN INTERNA

La Gerencia General es responsable de comunicar a los líderes de proceso de


manera trimestral el resultado del cumplimiento de los Objetivos de Calidad.

Las Gerencias y responsables de las dependencias comunican a su personal el


resultado del cumplimiento de objetivos de forma trimestral.

El Representante de la Dirección es responsable de comunicar los resultados de


las auditorías internas, y las acciones tomadas de las sugerencias realizadas a
todo el personal dentro de la organización.

Es responsabilidad de los líderes de cada proceso la difusión de los Objetivos de


Calidad y del resultado del análisis de los indicadores de efectividad de cada
proceso al personal a su cargo.

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6. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION

6.1 COMPROMISO GERENCIAL

La Gerencia General de INELCIME S.A.S evidencia su compromiso para el


desarrollo e implantación del Sistema de Gestión de la Calidad y la mejora
continua mediante:

a) La comunicación a todo el personal de la organización la


importancia de satisfacer los requisitos del producto y de los clientes,
mediante las sesiones de difusión.
b) El establecimiento de la política de calidad y los objetivos de calidad
difundidos a todo el personal de la empresa.
c) Las revisiones establecidas al sistema de Gestión de la Calidad por
el Comité de Calidad.
d) La disponibilidad de los recursos para el funcionamiento efectivo del
sistema de Gestión de la calidad.

La Gerencia General asegura que los requisitos del cliente se determinan y


cumplan con el propósito de lograr su satisfacción.

6.2 ENFOQUE AL CLIENTE

El Comité de Calidad evalúa permanente las necesidades y expectativas de sus


clientes. INELCIME S.A.S considera como clientes a las personas naturales o
jurídicas a quienes se les otorga un servicio acorde al objeto social de esta
organización.

Sus necesidades y expectativas son planteadas en el Bussines Plan GERN-FO-


003.

El Comité de Calidad convierte estos requerimientos de sus clientes en


procedimientos, los que se establecen en su política, objetivos de calidad y en los
demás documentos del sistema de calidad con la finalidad de lograr la satisfacción
de los clientes.

6.3 PLANIFICACION

INELCIME S.A.S ha planificado su Sistema de Gestión de Calidad en base a las


disposiciones establecidas en su estructura documentaria, con la finalidad de que
se cumplan los requisitos de sus procesos y de la norma ISO 9001:2015.
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Para lograr una implementación efectiva se han establecido responsables del


desarrollo e implantación de los manuales, procedimientos e instructivos de
trabajo.

La Gerencia General define los objetivos de Calidad anualmente, estableciendo


mecanismos para su difusión, implantación y mantenimiento; y definiendo a los
responsables de elaborar el plan de acción para alcanzarlos y documentando las
acciones en Planificación de los Objetivos de Calidad.

Estos objetivos son consistentes con la Política de Calidad, incluyen además el


compromiso de la empresa con el mejoramiento continuo. La Gerencia General
hace un seguimiento trimestral respecto al avance de los objetivos.

El Comité de Calidad asegura que se mantenga la integridad del sistema de


gestión de la calidad cuando se planeen e implementen cambios en el SGC,
mediante un análisis sobre los impactos en el Sistema y la toma de acciones
necesarias para evitar que estos afecten negativamente en él.

6.4 REVISION POR LA DIRECCION

La Gerencia General revisa anualmente la efectividad del sistema de calidad. Esta


revisión del sistema permite evaluar el estado de implantación y mantenimiento
del Sistema de Gestión de Calidad para asegurarse que sea suficiente, adecuado
y efectivo. El mecanismo empleado se describe en el HSEQ-PR-029 revisión del
Sistema de Gestión de Calidad. Se mantienen los registros de las revisiones
efectuadas.

7 GESTION DE LOS RECURSOS

7.1 PROVISION DE LOS RECURSOS

La Gerencia General de INELCIME S.A.S proporciona los recursos necesarios


para implantar y mejorar la eficacia de los procesos del Sistema de Gestión de
Calidad y aumentar con ellos la satisfacción de los requisitos de los clientes,
contemplados en el presupuesto anual.

Adicionalmente el Comité de Calidad realiza reuniones trimestrales y una reunión


de la revisión de la Dirección anual en los que también se detectan necesidades
en materia de recursos las cuales son posteriormente gestionadas por el Gerente
General.

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7.2 RECURSOS HUMANOS

7.2.1 ASIGNACION DE PERSONAL

La Gerencia de Administración y Valores asigna personal competente a las


diferentes actividades de INELCIME S.A.S en base a su educación, formación,
experiencia laboral y habilidades definidas en el GESH-FO-031 Formato Perfil del
Cargo.

7.2.2 COMPETENCIA, SENSIBILIZACION Y ENTRENAMIENTO


COMPETENCIA, SENSIBILIZACION Y ENTRENAMIENTO

Con la finalidad de mantener la competencia del personal, los líderes de proceso


identifican y comunican anualmente las necesidades de capacitación de su
personal a la Oficina de Gestión Humana, elaborándose luego el Plan de
Capacitación de acuerdo al procedimiento Gestión del Talento humano GESH-
PR-001 y GESH-FO-007 Plan de Capacitación y entrenamiento el cual es
aprobado por la Gerencia General.

La Oficina de Gestión Humana es responsable de hacer cumplir el plan de


capacitación y mantener los registros de competencia, los que incluyen la
evaluación de efectividad de capacitación, de acuerdo al Plan de Capacitación y
entrenamiento GESH-FO-007

El personal de INELCIME S.A.S tiene pleno conocimiento de la importancia de sus


actividades en la calidad de los productos y servicios, mediante el conocimiento,
aplicación y compromiso con la política, los objetivos, el manual y los demás
documentos que conforman el sistema de gestión de calidad, leyes y/o decretos
correspondientes.

7.3 INFRAESTRUCTURA

La Gerencia General de INELCIME S.A.S proporciona los recursos necesarios


para el mantenimiento de la infraestructura.

El Director Administrativo y Financiero es el responsable de elaborar, hacer


cumplir los programas de mantenimiento de instalaciones preventivo y correctivo,
de acuerdo al procedimiento AF-PR-002 Procedimiento de mantenimiento y plan
de mantenimiento preventivo de equipos y muebles AF-FO-006.

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8 REALIZACION DE LOS PRODUCTOS

8.1 PLANIFICACION DE LA REALIZACION DE LOS PRODUCTOS

INELCIME S.A.S ha identificado los procesos necesarios para la realización del


servicio, describiéndolos como procedimientos, definiendo claramente las
actividades y los recursos necesarios para transformar sus entradas en salidas.

La organización ha definido los requisitos del servicio en los contratos, en el


procedimiento ES-PR-001 Procedimiento de ejecución del servicio donde se
definen de Requisitos del Cliente y su revisión; y mediante la elaboración de
información para el cliente; al mismo ha definido los métodos y criterios de
aceptación necesarios para la verificación, seguimiento, inspección del servicio y
los registros necesarios para brindar evidencia de que los procesos y el servicio
cumplen los requisitos.

8.2 PROCESOS RELACIONADOS AL CLIENTE

8.2.1 DETERMINACIÓN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS


CON EL SERVICIO:

INELCIME S.A.S determina los requisitos relacionados con La ejecución y


mantenimiento de proyectos eléctricos de media y baja tensión incluyendo los
requisitos legales y define su procesamiento en el procedimiento COMR-PR-001
Procedimiento Gestión comercial.

8.2.2 REVISION DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL SERVICIO

INELCIME S.A.S ha definido el procedimiento COMR-PR-001 Procedimiento


Gestión comercial para la revisión de los requisitos relacionados con su servicio.

Esta revisión se efectúa antes de que la organización se comprometa a


proporcionar su servicio al cliente.

Esta revisión asegura que:


a. Los requisitos estén claramente definidos.
b. Cualquier diferencia entre l o s requerimientos ofrecidos y l o s
requisitos expresados previamente sean resueltos.
c. La organización tiene la capacidad para cumplir con los requisitos
definidos.

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El Departamento Comercial mantiene registros de estas revisiones y sus


modificaciones según sea el caso.

En caso de solicitarse cambios en los requisitos de su servicio, estos son


revisados y de ser aceptados son aprobados, asegurando que el personal
involucrado será comunicado acerca de los requisitos cambiados.

8.2.3 COMUNICACIÓN CON LOS CLIENTES

INELCIME S.A.S ha implantado como disposiciones para la comunicación efectiva


con sus clientes:

- Informar respecto a los procedimientos de la normatividad vigente,


adjuntando esta información en los documentos enviados a los clientes.
- Guías de procedimientos para clientes.
- Información del servicio.
- Adicionalmente gestiona los reclamos de los clientes
mediante el formato FPQRS donde el cliente informa sus felicitaciones, quejas,
reclamos, peticiones y sugerencias

8.3 OPERACIONES DE PRODUCCION

8.3.1 CONTROL DE LAS OPERACIONES

La planificación del control de las operaciones se realiza a través de la definición


de los procedimientos documentados. Todos los procesos de comercialización y
ejecución del servicio son controlados, de manera que se asegura la conformidad
del servicio entregado.

8.3.2 BIENES DEL CLIENTE

INELCIME S.A.S cuida los bienes que son propiedad de cliente cuando estén bajo
su control. INELCIME S.A.S ha establecido la instrucción de trabajo ES-PR-003
Propiedad de Cliente con la finalidad de establecer las pautas para la
identificación, verificación, protección y evitar las perdidas.

Cuando un bien sea de propiedad del cliente, se pierde, deteriora o se considera


inapropiado para su uso, se comunica al cliente y se registra el evento en el
formato de acciones correctivas

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9. MEDICION, ANALISIS Y MEJORA

9.1. GENERALIDADES

INELCIME S.A.S ha planeado e implementado procesos de seguimiento, medición,


análisis y mejora necesarios para:
a) Demostrar la conformidad del servicio de comercialización y ejecución del
servicio.
b) Asegurar la conformidad de su sistema de calidad.
c) Mejorar continuamente la eficacia de su sistema de gestión de calidad.

Los métodos de estos procesos de medición, análisis y mejora se definen en


diversos procedimientos del sistema, señalados en las secciones a continuación.

9.2 SEGUIMIENTO Y MEDICION

9.2.1 SASTIFACCION DEL CLIENTE

INELCIME S.A.S. realiza seguimiento anual del grado de satisfacción de sus


clientes, mediante encuestas organizadas por la Dirección comercial,
implementando acciones correctivas cuando los resultados no sean los
esperados.

9.2.2 AUDITORIA INTERNA

Todas las áreas que integran el Sistema de Gestión de Calidad de la organización


son evaluadas a intervalos definidos para determinar, si el sistema de gestión de
calidad es:
– Conforme con los requisitos de la norma ISO 9001:2015 y los requisitos
establecidos por la organización.
– Su implementación y mantenimiento eficaz.

Con este propósito se ha implementado el HSEQ-PR-016 Procedimiento Auditoría


Interna, documento que define las responsabilidades y requisitos para la
planificación de las auditorías internas, su realización y presentación de
resultados, así como el manejo de los registros correspondientes.

Los criterios de la auditoria y el alcance de la misma se definen en el programa de


auditoria y en las agendas de auditor a que elaboran los auditores

El responsable del sistema integrado de gestión planifica las auditorías internas,


considerando en la programación el estado y la importancia de los procesos y
áreas a auditar, así como resultados de auditorías previas. La frecuencia de
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evaluación se establece en el plan anual de auditoria, el cual puede


complementarse con auditorias extraordinarias autorizadas por el Gerente
General. Todos los requisitos del sistema de gestión de calidad deben ser
auditados por lo menos una vez al año.

El Representante de la Dirección identifica al personal adecuado y calificado


como auditores internos, que no sea responsable o este directamente involucrado
en el área auditada, garantizando de esta manera la objetividad e imparcialidad
de este proceso.

La Gerencia que este siendo auditada debe asegurar la implementación de


acciones correctivas sin demora injustificada para eliminar las no conformidades y
sus causas que pudieran encontrarse durante la auditoria.

El seguimiento y efectividad de las acciones correctivas o preventivas que se


generen en el proceso de auditoría interna se realiza de acuerdo a lo establecido
en el Procedimiento HSEQ-PR-003 Procedimiento de mejora continua.

9.2.3 MEDICION Y SEGUIMIENTO A LOS PROCESOS

Los procesos del sistema de gestiona de calidad son evaluados mediante


indicadores definidos en los respectivos procedimientos o en la planificación de
los objetivos de calidad, en los que se definen responsables y frecuencia de
seguimiento, así como los registros de estas evaluaciones.

Todos los procesos descritos en los procedimientos, describen parámetros de


control que son verificados por responsables, quienes tiene la autoridad y
responsabilidad de implementar correcciones y/o acciones correctivas, según
estime conveniente, para asegurar la conformidad de los procesos.

9.2.4 MEDICION Y SEGUIMIENTO A LOS SERVICIOS

INELCIME S.A.S mide y hace seguimiento a las características del servicio para
verificar que son conformes a las características técnicas y/o a las disposiciones
legales solicitadas, donde se establecen los criterios de aceptación de los
servicios; para lo cual se ha formulado en los siguientes procedimientos:

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HSEQ-PR-006 - Procedimiento Salidas no conformes

9.3 MEJORA

9.3.1 MEJORA CONTINUA

INELCIME S.A.S fomenta en sus trabajadores la constante búsqueda de la


mejora continua de la eficacia de su sistema de gestión de calidad, mediante el
desarrollo de métodos establecidos a continuación.

Para esta mejora utiliza la política integrada, los objetivos, indicadores de


procesos, resultados de auditorías, análisis de datos, acciones correctivas y
preventivas, revisión del sistema por la Gerencia General y cualquier otra
iniciativa del personal trasmitida a través de reuniones de Comité de Gerencia.

9.3.2 ACCIONES CORRECTIVAS Y DE MEJORA

Las causas de no conformidades o desviaciones al sistema de gestión de calidad


deben ser investigadas con el objeto de implementar las Acciones correctivas y/o
preventivas correspondientes a prevenir de esta manera su recurrencia.

Con este objetivo, se ha definido el HSEQ-PR-003 Procedimiento de mejora


continua, que permite la implementación y seguimiento de las acciones
correctivas y/o preventivas encaminadas a lograr los objetivos siguientes:

a) Revisar no conformidades a los requisitos del sistema de calidad,


incluyendo quejas de los clientes.
b) Determinar las causas de la no conformidad.
c) Evaluar la necesidad de adoptar acciones para evitar su recurrencia.
d) Determinar e implantar acciones correctivas.
e) Registrar los resultados de las acciones tomadas.
f) revisión de la implementación y efectividad de la acción tomada.

10 CONTROL DE CAMBIOS

FECHA RAZON DEL CAMBIO VERSION


28/11/2020 Se crea el procedimiento 1

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