Florencia, 6 de abril de 2021

Señores
Secretaria Técnica del OCAD
Fondo de Ciencia, Tecnología e Innovación del SGR

Ref.: Justificación técnica, jurídica y financiera para

redistribución de los costos de las actividades del
proyecto denominado “Incremento de la Innovación de
las MiPymes del Departamento del Caquetá”, con el
código BPIN 2018000100131.

Cordial saludo

Comedidamente nos permitimos presentar la justificación técnica, financiera y

jurídica para ajustes de Redistribución de los costos de las actividades asociadas
a los productos del proyecto en referencia, manteniendo el valor aprobado, las
especificaciones técnicas y de estudios que soportan la viabilidad, así como las
metas establecidas para los productos en el objeto del mismo.

JUSTIFICACIÓN TÉCNICA
El proyecto INCREMENTO DE LA INNOVACIÓN EN LA MIPYMES DEL
DEPARTAMENTO DEL CAQUETA, dio inició al desarrollo del Módulo I
Formación en Innovación, durante el mes de septiembre del año 2020, con la
Promoción y Divulgación del Proyecto mediante las correrías por los diferentes
municipios del Departamento del Caquetá, con el fin de obtener la inscripción de
274 microempresas para dar inicio la Fase I denominada Mentalidad y Cultura,
cuyo objetivo es sensibilizar a los empresarios en temas de innovación
empresarial. Dichos eventos iniciaron en el mes de febrero de 2021, por parte de
la Entidad Experta contratada para la ejecución del Módulo I.
La fase de inscripción de empresarios se llevó a cabo durante los meses de
octubre de 2020 hasta enero de 2021, mes donde se culminaron las actividades
de visitas. Los eventos de socialización correspondientes a la Fase I Mentalidad y
Cultura dieron apertura en el municipio de Florencia, Caquetá, denominada como
zona centro, durante los días 10, 11 y 12 de febrero del 2021, consecutivamente
se realizaron los eventos en las zonas restantes del proyecto (norte, sur y ríos),
posteriormente el día 18 de marzo se realiza el cierre de la Fase de Mentalidad y
Cultura, arrojando como resultado la exitosa participación de 274 empresarios.
Se estima dar inicio a la Fase II Formación y prototipado, durante el mes de abril,
para lograr dar cumplimento a las metas establecidas:
 109 empresas formadas en innovación con proyectos estructurados de
innovación incremental de procesos, productos y/o servicios,
 109 proyectos implementados y
 30 facilitadores formados.
Una vez analizados los avances del proyecto a la fecha y estudiando a
profundidad el plan operativo del proyecto y la ejecución presupuestal para cubrir
las actividades restantes, se realiza un hallazgo que evidencia la necesidad de
restructurar el presupuesto para dar cumplimiento total a las actividades
necesarias para alcanzar satisfactoriamente los objetivos del proyecto.
Una vez analizado y comparado los costos de las actividades diligenciados en la
MGA WEB y el presupuesto adjunto al documento técnico correspondiente,
aprobado por el OCAD FCTel mediante el Acuerdo No 75 del 17 de mayo del
2019, se evidencia una asignación de valores a los costos de las actividades, que
no corresponde con el estudio de mercado realizado para la estructura del
presupuesto inicial.
En este sentido surge la necesidad de realizar una redistribución de los costos de
las actividades a ejecutar en el proyecto. Esta nueva distribución de los costos de
las actividades, fue realizada con base en el presupuesto aprobado anexo al
documento técnico, el cual se encuentra soportado por el estudio de mercado
ajustándose a la realidad objetiva del trabajo que se pretende realizar. Por tanto,
se da claridad que, el valor total del presupuesto se mantiene igual al inicialmente
aprobado.
Este ajuste obedece a una connotación de forma y no de fondo sin afectar los
términos iniciales de viabilidad aprobados en el proyecto, como tampoco modifica
su objeto ni altera sustancialmente las actividades y el alcance del mismo. De esta
forma se tiene planeado dar cumplimiento a todos los objetivos, productos e
indicadores propuestos.
Realizar la restructuración presupuestal permitirá alcanzar los objetivos e
indicadores trazados en el proyecto, y permitirá que las actividades se realicen
acordes a la planeación establecida en el plan operativo, pues se contaran con
rublos afines a la ejecución de cada una de las fases de los Módulos I y II.
Teniendo en cuenta lo anterior, el Equipo técnico, manifiesta la importancia de
hacer la respectiva gestión, para garantizar el correcto desarrollo de las
actividades enmarcadas en el mismo, por lo tanto, aprueba esta redistribución.
JUSTIFICACIÓN JURÍDICA
De acuerdo con las reglas establecidas en la comisión Rectora del Sistema de
Regalías SGR, y teniendo en cuenta el ajuste requerido, se realizó una revisión a
los mecanismos disponibles en el Acuerdo No 45 de 2017 encontrando que para
los fines de redistribución de los costos de las actividades del presupuesto oficial
sin afectación del valor inicial del proyecto no requiere la ejecución de acto
administrativo alguno sujeto del revisión, intervención, ni aprobación del OCAD,
teniendo claro que el artículo. 4.4.2.2.1 ajustes que deben ser considerados por
la entidad pública designada como ejecutora del proyecto de inversión
dentro de la subsección 2 en la No 50, reglamentó lo siguiente:
“Todas aquellas solicitudes que no se enmarquen dentro de los causales
mencionadas en el artículo 4.4.2.1.1 del presento acuerdo y la sección 3 del
presente capitulo, deben ser apuestas en consideración de la entidad pública
designada como ejecutora del proyecto de inversión”
Entendiendo que el ajuste que se pretende realizar se encuentra en todo sentido
por fuera de las causales establecidas en el acuerdo 4.4.2.1.1 en el cual expone
las modificaciones que deben ser presentadas a consideración del OCAD.
…”Ajustes que proceden siempre que no se haya expedido acto administrativo
que ordena apertura del proceso de selección o acto administrativo unilateral que
decreta el gasto con cargo a los recursos del proyecto, según el caso o cuando
habiéndose expedido, estos hayan quedado sin efectos” o “Cuando se haya
expedido acto administrativo que ordena la apertura del proceso de selección o
acto administrativo unilateral que decreta el gasto con cargo a los recursos del
proyecto, según corresponda; el OCAD solo podrá aprobar ajustes que tengan por
objeto incrementar el valor de los recursos provenientes del SGR, que acumulados
no superen el 20% del valor total del proyecto”…
Se deja expresa claridad que la Universidad de la Amazonia en calidad de entidad
pública designada como ejecutora del proyecto de inversión tiene potestad y/o
competencia para proceder con la aprobación del ajuste de la referencia e
informando a la secretaria del OCAD del FCTel, cumpliendo con lo establecido en
el acuerdo No 45 de 2017 y el Manual operativo y de funcionamiento del banco de
proyecto de inversión, versión 2018.
Por lo anterior dicha modificación se encuentra a derecho y es procedente; a
continuación, se describe la justificación financiera y el proceso o trámite
establecido para tal efecto.
JUSTIFICACIÓN FINANCIERA

La redistribución presupuestal realizada no generó cambios en el total del

presupuesto aprobado inicialmente por valor de $5.537.663.335, puesto que
consiste en la redistribución de costos en las actividades asociadas a los
productos, manteniendo el valor aprobado para el proyecto como se evidencia en
el documento Anexo 1. Guía para la identificación de trámites previamente
diligenciado.

Esta redistribución del presupuesto tiene como finalidad reasignar el costo de las
actividades, específicamente adicionar recursos a la actividad de la MGA
denominada “Realizar la administración del proyecto”, esta misma dentro del
presupuesto se identifica en el Rubro Administrativo, esta actividad permite
garantizar el cumplimiento de los objetivos planteados así como la ejecución
optima del proyecto, ya que la duración de esta actividad está considerada durante
el tiempo total del proyecto, el cual está estimado tenga una tiempo de ejecución
de 26 meses; el costo total de esta actividad paso inicialmente de $589.517.626 a
$677.215.901.

Los recursos reasignados proceden de los aportes destinados del Fondo de

Ciencia Tecnología e Innovación del Sistema General de Regalías SGR (FCTei-
SGR), y corresponden por una parte a dineros sobrantes de los periodos de
septiembre de 2020 (mes en el cual se reanudo el Convenio No. 002-2020) y
enero de 2021, periodos en los cuales la contratación no fue realizada por el mes
completo. Así mismo, de acuerdo a las proyecciones de los cortes entre periodos
(Período 0, Período 1 y Período 2) establecidos para el Proyecto y los cambios en
las asignaciones mensuales tanto de honorarios (personal técnico y
administrativo) como de Gastos de oficina (arrendamiento, alquileres de equipos,
servicios públicos y papelería), se procedió a descontar los días no hábiles para
iniciar la contratación, por ejemplo, el corte del Periodo 2 está previsto para el día
viernes 04 de marzo de 2022, por tanto, los días sábado 05 y domingo 06 de
marzo de 2022, no serán contratados por no ser días hábiles. Del mismo modo, se
procedió con el sobrante de Servicios Tecnológicos para el Módulo 1, el cual fue
contratado por un menor valor.

Por otra parte, se realizó la reducción del rubro de Gastos de Viaje sin afectar el
número de viajes programados inicialmente, pero reduciendo los días de pernocta
para los contratistas.
De esta manera, se identifican los valores sobrantes en cada uno de los rubros
afectados del presupuesto, resaltando que el valor total del presupuesto no fue
incrementado o reducido:

- Talento Humano: De este rubro a corte de marzo 31 de 2021, se reduce la

suma de $31.848.276 del FCTei, valor que incluye:

El valor de $7.004.796, correspondiente a los días de septiembre de 2020 y

enero de 2021, que no fueron contratados los cargos de Coordinador de
Modulo 1 y Modulo 2 y Apoyo Técnico, así:

Terminació
Valor Inicial
Cargo Inicio n No Días Sobrante
Coordinador Mod 1 $ 49,686,960 1/09/2020 13/09/2020 13 $ 2,691,377

Terminació
Valor Inicial
Cargo Inicio n No Días Sobrante
1/09/2021 3/03/2021 3
1/01/2021 11/01/2021 11
Coordinador Mod 2 $ 152,998,379 $ 2,813,102
15/05/2021 17/05/2021 3
5/03/2022 6/03/2022 2

Terminació
Valor Inicial
Cargo Inicio n No Días Sobrante
1/09/2021 3/03/2021 3
1/01/2021 11/01/2021 11
Apoyo Técnico $ 81,599,135 $ 1,500,316
15/05/2021 17/05/2021 3
5/03/2022 6/03/2022 2

 
Total Sobrante $ 7,004,795
Tabla 1. Sobrantes por Periodos no contratados Talento Humano.

El valor de $24.843.480, correspondiente a los honorarios del Coordinador

de Modulo I, cargo para el cual se tenía programado inicialmente un periodo
de contratación de ocho (8) meses de los cuales solo se ejecutaron cuatro
(4) meses, quedando pendientes de ejecución cuatro (4) meses restantes,
sin embargo, a la fecha de corte no se ha realizado su contratación. Por
tanto, se consideró pertinente omitir esta contratación y sumar el valor de
estos honorarios para la redistribución presupuestal, ya que el Módulo I
Formación en Innovación se encuentra programado en el Plan Operativo
que finalice actividades en el mes de noviembre de 2021, es decir, en caso
de ser contratado el profesional no podrá permanecer hasta el fin del
módulo y sus funciones quedarán inconclusas, para lo cual se plantea que
sea el Gerente del Proyecto el encargado de apoyar las actividades de este
modulo junto al Apoyo Técnico.
 - Servicios Tecnológicos: El valor total presupuestado de este rubro para el
Módulo I, ascendía a $973.000.000, sin embargo, en el proceso de
contratación, la entidad experta seleccionada, presentó una oferta por un
menor valor de $1.390.000, por tanto, se tomó y redistribuyó esta suma.

- Gastos de Viaje: Este rubro estaba presupuestado en $90.880.000,

programando 24 viajes a cada subregión, estimando el desplazamiento de
3 contratistas y la pernocta de 2 días, en aras de garantizar el óptimo
desarrollo del proyecto se procedió a reducir este valor a $36.420.000,
manteniendo el número de viajes programados a cada subregión, para no
afectar las actividades de seguimiento a los empresarios beneficiarios del
proyecto, la modificación consistió en reducir el número de días de pernocta
de dos días a un día, así como el número de personas que viajan, pasando
de 3 contratistas a 2 contratistas, como se aprecia en la siguiente tabla:

Costo de Costo de
Costo de
Desplazamient Cantida No. De Medio de pasaje estadía Costo
No. De Unitario de
o (origen y d de Persona Transport unitario unitario día total
Días Viaje
destino) viajes s e (Ida y con pernocta estadía
Ajustado
Regreso) por persona
SUBREGIÓN
24 1 1 Terrestre $ 40,000 $ 150,000 $ 150,000 $ 190,000
NORTE
SUBREGIÓN
24 1 1 Terrestre $ 200,000 $ 150,000 $ 150,000 $ 350,000
RIOS
SUBREGIÓN
24 1 1 Terrestre $ 40,000 $ 150,000 $ 150,000 $ 190,000
SUR
Tabla 2. Gastos de Viaje Ajustado por contratista.

De esta manera, se procedió a realizar la redistribución entre las actividades y los

rubros que conforman el presupuesto de la siguiente manera:
Redistribución MGA

Objetivo Específico Producto Actividad Costo inicial Costo ajustado Diferencia

1.1.1 Desarrollar de los eventos de la Fase -

$ 251,330,208 $ 170,842,088 $ 80,488,120
Mentalidad y Cultura Mod. I
Promover la cultura y la
1.1.2 Desarrollar de la Fase de Formación (Creación
innovación a través de 1.1 Servicios de $ 1,020,827,513 $ 995,442,869 $ 25,384,644
la formación en apoyo para de la ruta de la innovación)
innovación y desarrollo entrenamiento 1.1.3 Desarrollar la Fase - Implementación de
$ 2,034,219,417 $ 2,084,457,419 -$ 50,238,002
de proyectos de especializado Proyectos o Prototipos
innovación incremental 1.1.4 Realizar la administración del proyecto $ 283,087,250 $ 280,679,421 $ 2,407,829
1.1.5 Realizar seguimiento (interventoría) al proyecto $ 262,017,738 $ 270,639,147 -$ 8,621,409
2.1.1 Desarrollar de los eventos de la Fase -
$0 $ 36,400,000 -$ 36,400,000
Mentalidad y Cultura Mod. II
2.1 Servicio de 2.1.2 Desarrollar el taller Módulo 2 - Componente de
$ 69,949,831 $ 68,682,693 $ 1,267,138
apoyo para la Liderazgo y Compromiso
transferencia de 2.1.3 Desarrollar el taller Módulo 2 - Componente de
conocimiento y $ 192,398,081 $ 172,908,249 $ 19,489,832
Generar capacidades en Estrategia de Innovación
tecnología
las empresas a través 2.1.4 Realizar la administración del proyecto $ 88,539,236 $ 48,412,920 $ 40,126,316
de la creación y/o 2.1.5 Realizar seguimiento (interventoría) al proyecto $ 58,184,088 $ 38,789,392 $ 19,394,696
consolidación de
Sistemas de Innovación 2.2.1 Desarrollar el taller Módulo 2 - Componente de
Portafolio de Innovación $ 582,526,455 $ 572,249,648 $ 10,276,807
empresarial
2.2 Servicio de
apoyo para el 2.2.2 Desarrollar el taller Módulo 2 - Componente de
desarrollo Ecosistemas de Innovación $ 296,597,003 $ 267,566,638 $ 29,030,365
tecnológico y la
innovación 2.2.3 Realizar la administración del proyecto $ 200,807,105 $ 322,640,154 -$ 121,833,049
2.2.4 Realizar seguimiento (interventoría) al proyecto $ 197,179,409 $ 207,952,696 -$ 10,773,287
Totales $ 5,537,663,335 $ 5,537,663,335 $0
Tabla 3. Redistribución Actividades MGA
Redistribución del Presupuesto

RESUMEN

CONTRAPARTIDA CONTRAPARTIDA
Total Total
Cámara de Comercio FCTeI - SGR FCTeI - SGR
Colciencias Presupuesto Presupuesto Diferencia
de Florencia Inicial Ajustado
Inicial Ajustado

RUBROS Especie Efectivo Especie Efectivo

01. Talento humano $0 $0 $0 $0 $ 284,284,474 $ 252,436,198 $ 284,284,474 $ 252,436,198 -$ 31,848,276

02. Equipos y software $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0
Capacitación y
03. participación en eventos $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0
Servicios tecnológicos y
04. pruebas $0 $0 $0 $0 $ 1,953,000,000 $ 1,951,610,000 $ 1,953,000,000 $ 1,951,610,000 -$ 1,390,000
Materiales, insumos y
05. documentación $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0
Protección de
conocimiento y
06. divulgación $ 54,600,000 $0 $0 $0 $ 56,000,000 $ 56,000,000 $ 110,600,000 $ 110,600,000 $0
07. Gastos de viaje $0 $0 $0 $0 $ 90,880,000 $ 36,420,000 $ 90,880,000 $ 36,420,000 -$ 54,460,000
08. Infraestructura $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0
09. Administrativos $ 82,031,876 $0 $ 14,065,865 $0 $ 493,419,885 $ 581,118,160 $ 589,517,626 $ 677,215,901 $ 87,698,275
10. Interventoría $0 $0 $0 $0 $ 517,381,235 $ 517,381,235 $ 517,381,235 $ 517,381,235 $0
11. Otros (Prototipos) $0 $0 $0 $0 $ 1,992,000,000 $ 1,992,000,000 $ 1,992,000,000 $ 1,992,000,000 $0
 
TOTAL $ 136,631,876 $0 $ 14,065,865 $0 $ 5,386,965,594 $ 5,386,965,594 $ 5,537,663,335 $ 5,537,663,335 $0
Tabla 4. Redistribución Presupuestal.
De lo anterior se concluye, que es viable y urgente la realización del respectivo
ajuste.

Vo.Bo. Vo.Bo.
CARLO ANDRES PRADA GOMEZ ANA MILENA NIEVES DUSSÁN
CC. 3.146.832 de Cajicá Cundinamarca CC. 1.023.867.952 de Bogotá
Presidente Ejecutivo Gerente del Proyecto
Cámara de Comercio de Florencia

Vo.Bo. Vo.Bo.
JULY PAOLA RODRIGUEZ GAMEZ NINA GISSELL HURTATIS
ESPAÑA
CC. 1.088.287.478 de Pereira CC. 1.117.530.200 de Florencia
Apoyo Jurídico y Contractual Asistente de Contabilidad