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E5NxIlkL5VOZcXLm Qy4P1fwPHLoqiwow Lectura 20 Fundamental 202
E5NxIlkL5VOZcXLm Qy4P1fwPHLoqiwow Lectura 20 Fundamental 202
Lectura fundamental
Contenido
1 Efectivo
2 Equivalente al efectivo
Palabras clave: Efectivo, equivalente en efectivo, teoría contable, técnica contable, conceptos básicos de la
contabilidad de los activos
1. Efectivo
El efectivo es lo más líquido que integra el Estado de Situación financiera. Corresponde al dinero
en sí mismo y se encuentra dentro del activo corriente. Son los recursos utilizados para extinguir las
obligaciones financieras en el corto plazo.
• El dinero circulante
• La Caja
• Los Bancos
• Fondos
Para la contabilización de las entradas y salidas del dinero en efectivo se usan comúnmente las
cuentas de Caja y Bancos.
La caja es el Activo de mayor liquidez en las empresas. Comprende la totalidad de los recursos
monetarios, tales como dinero en efectivo y cheques a la vista, que posee el ente económico y que se
encuentran pendientes de consignar. En esta cuenta no se pueden registrar cheques posfechados que
se hayan recibido como garantía de una obligación.
• En la Caja General no debe permanecer dinero, a no ser que el desarrollo normal de las
actividades de la empresa así lo requiera.
• En lo posible no se debe pagar en efectivo. Todo desembolso de recursos debe hacerse con
cheque o como transferencia de recursos.
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• Se deben separar las funciones de los trabajadores que manejan la información contable,
de los que manejan el efectivo.
Debido a su liquidez inmediata, el disponible ofrece riesgos de pérdida, ya que puede ocultarse,
transferirse o cambiarse fácilmente. Es imprescindible, entonces, crear un sistema eficiente del
control del recaudo, que tapone las fugas de dinero. Un adecuado sistema de control de recepción de
efectivo debe poseer, al menos, las siguientes características:
Numerosas transacciones comerciales generan los ingresos a caja general, por ejemplo, ventas de
contado, recibo de anticipos por servicios por prestar, cancelaciones parciales o totales de deudores,
donaciones recibidas, transferencias económicas percibidas, emisiones de acciones y préstamos
otorgados a través de la empresa. Independientemente del origen de la entrada de efectivo, el total
de los ingresos debe ser igual al total de los valores parciales consignados en los documentos básicos,
denominados ingresos de caja. Suele suceder que este equilibrio no se presenta debido a descuadres
de caja que aparecen cuando el valor facturado excede los valores contados en el arqueo de caja.
Las causas de estas diferencias ocurren, por lo general, por motivos ajenos a la voluntad del receptor
del dinero. Sin embargo, cuando persisten, requieren una mayor atención y control. También puede
presentarse la situación contraria, relacionada con excedentes de efectivo.
Los procedimientos relacionados con el manejo del efectivo exigen que los dineros recibidos durante
el día se consignen en una institución bancaria y/o financiera a más tardar el día hábil siguiente. Las
consignaciones se llevan a cabo al totalizar los ingresos en efectivo y los cheques corrientes, utilizando
formatos especiales que sirven como apoyo contable para la ejecución y el control financiero.
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Los desembolsos de efectivo requieren un cuidadoso sistema de control, que deberá tener en cuenta,
al menos, lo siguiente:
• Cada operación de egreso de dinero debe estar soportada por un documento de salida: Egresos
de caja.
• El origen del desembolso debe ser consistente con las salidas efectivas de dinero.
Los pagos de alguna consideración para la adquisición de bienes o servicios deben hacerse por medio
de cheques cruzados a favor del beneficiario. Esta política evidentemente beneficia a la empresa por
las siguientes razones:
Los flujos de efectivo han ganado importancia en la información IFRS (NIIF) como consecuencia
de su uso generalizado en la toma de decisiones de negocio. Se aplican de manera creciente en la
medición de muchas transacciones, eventos (riesgos) y condiciones (contratos) y están impactando
el desarrollo de los futuros estados de ingresos. En consecuencia, el estado de flujo de efectivo es vital
dentro del conjunto de los Estados Financieros.
Algunas actividades generan salidas de dinero en menor cuantía. Girar un cheque por estos
conceptos, resultaría oneroso para las empresas y además sería poco funcional y poco práctico desde
el punto de vista administrativo. Por tal razón, se deben destinar algunos recursos para constituir
fondos fijos de caja menor, con el fin de cubrir las necesidades de erogaciones pequeñas de recursos.
No existe normatividad sobre los montos máximos o mínimos de caja menor, ni sobre la cantidad de
fondos fijos que se deben establecer; esto depende de las necesidades de cada empresa en particular.
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Los montos y la cantidad de fondos de caja menor, deben quedar establecidos y reglamentados por la
gerencia, dependiendo de la necesidad de cubrir gastos de menor cuantía y la periodicidad con la que
se tenga que hacer.
Se debe responsabilizar a un funcionario del control y manejo de estos recursos, así como de
determinar los montos máximos que se deben cubrir con estos recursos.
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• Reembolso cuando hay faltante:
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Ejemplos del tratamiento contable de la Caja Menor
Ejemplo No. 1
En marzo 14, se solicita el primer reembolso, para lo cual se cuenta con la siguiente información:
En marzo 24, se solicita el segundo reembolso, para lo cual se cuenta con la siguiente información:
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En marzo 30, se gira un cheque para incrementar el fondo fijo en $150.000.
Solución:
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1.3. Bancos
Reflejan los recursos que se tienen en los diferentes bancos del país y del exterior en moneda nacional
y en moneda extranjera, siempre y cuando tengan disponibilidad inmediata, que regularmente son los
depósitos en Cuentas corrientes. Es importante para las empresas mantener cuentas corrientes con
diferentes Bancos, esto proporciona numerosas ventajas, siempre que exista un cuidadoso control en
su utilización. Con el uso del cheque como medio de pago permanente, se evita el manejo riesgoso y
dispendioso del dinero y se optimizan las diferentes transacciones.
Es un mecanismo de revisión detallada, que tiene como fin comparar el movimiento del extracto
Bancario y los libros auxiliares de Bancos en la contabilidad de la empresa, para detectar los motivos
o las causas que ocasionan diferencias entre estas dos fuentes de registro y control, de manera
que se pueda proceder con los ajustes contables necesarios e informar al Banco para su respectiva
corrección.
Los soportes y fuentes de información mínimos para elaborar una conciliación, son:
• Talonarios de chequeras.
• Extractos bancarios.
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Ejemplo No 1.
• Una consignación efectuada por la empresa por $730.000, el banco por error la registró en
$370.000.
• Nota crédito por $1.100.000 (corresponde a un C.D.T. de $1.000.000 cancelado por el banco
más intereses del mes por $100.000).
• Nota débito de $ 2.000.000, corresponde a un cheque que se había consignado y fue devuelto
por fondos insuficientes. (este cheque se había recibido de un cliente para cancelar una factura).
• Un cheque girado por la empresa por $ 1.800.000, el banco por error lo había registrado por $
2.800.000.
Solución:
Como en toda conciliación bancaria se debe partir del saldo final del extracto bancario y el saldo del
libro auxiliar de bancos, conservando la estructura que se muestra a continuación:
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Tabla 3. Conciliación Bancaria
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Explicación:
• Se toma el saldo en Bancos según extracto Bancario y según libros de contabilidad. Se sigue el
siguiente procedimiento:
• Al saldo en bancos, según libros de la empresa, se suman o restan los errores u omisiones de la
empresa, según corresponda.
• Al saldo en Bancos según extracto bancario, se suman o restan los errores u omisiones del
banco, según corresponda.
• Los totales de cada fuente deben ser iguales. Una vez realizada y cuadrada la conciliación, se
debe proceder a contabilizar los ajustes necesarios.
Corresponde a los depósitos en cuentas de alguna entidad financiera que preste este servicio en los
productos de captación.
Este tipo de cuentas no admite saldo en contrario es decir saldos en rojo y paga rendimientos a una
tasa de interés en la contraprestación por los depósitos a la vista que deja el cuentahabiente en la
entidad.
El movimiento o proceso contable es exactamente igual que una cuenta corriente, la diferencia entre
una cuenta de ahorros y una corriente, prima en que la cuenta corriente se dispone del dinero a través
de cheques y no paga intereses.
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1.5. Fondos
Corresponde a recursos monetarios que han sido congelados en cuentas especiales y que están
destinados para atender necesidades o cierta clase de gastos o actividades especiales del ente
económico. Se considera un Activo de gran liquidez, pero a diferencia de los activos Bancos o Caja,
los recursos en estos fondos no se pueden retirar sino para los fines que generaron la necesidad de
reservar estos dineros.
2. Equivalente al efectivo
De acuerdo a la NIC 7 los equivalentes al efectivo se tienen, más que para propósitos de inversión o
similares, para cumplir los compromisos de pago a corto plazo.
Para que una inversión financiera pueda ser calificada como equivalente al efectivo, es necesario que
pueda ser:
1. Fácilmente convertible en una cantidad determinada de efectivo y estar sujeta a un riesgo poco
significativo de cambios en su valor.
2. Cuando tenga vencimiento no mayor a noventa (90) días o menos desde la fecha de
adquisición.
Ejemplo 1.
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Ejemplo 2
Ejemplo 3
La empresa decide vender un lote al cuál no le tiene ninguna destinación y para su venta firma una
promesa de compra venta para ser cancelada en su totalidad en 45 días por $200.000.000.
En este caso, el Lote debe de estar en una cuenta correspondiente a la Propiedad Planta y Equipo,
pero por existir la probabilidad de una entrada de dinero antes de los 90 días se debe reclasificar en
una cuanta del Equivalente en efectivo.
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Referencias
Fierro, A. (2015). Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes. Colombia, Bogotá: Eco
Ediciones.
Fierro, A. (2015). Contabilidad general con enfoque NIIF para pymes. Colombia, Bogotá: Eco
Ediciones.
Martínez, Á. M. F. (2015). Contabilidad general con enfoque NIIF para las pymes. Ecoe Ediciones.
(2009). Decreto 1314 de 2009, por la cual se regulan los principios y normas de contabilidad e
información financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia, se señalan las
autoridades competentes, el procedimiento para su expedición y se determinan las entidades responsables
de vigilar su cumplimiento.
(2015). Decreto número 2420 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario
de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información y se
dictan otras disposiciones. Diario Oficial de Colombia.Ley 1314 de 2009
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INFORMACIÓN TÉCNICA
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