Compras Lean-Agile - Un Pilar Clave para La Agilidad Empresarial

12/7/2020 Adquisición Lean-Agile: un pilar clave para la agilidad empresarial
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Adquisición Lean-Agile: un pilar

clave para la agilidad empresarial
Marcus Braszell Seguir
Jefe de agilidad empresarial en L… 31 8 0
En su organización, ¿se considera la adquisición como un habilitador o inhibidor de la velocidad

de valorización? Dentro de las grandes instituciones financieras (FI) generalmente hay un
departamento responsable de guiar las políticas y procesos de inversión y compras, la función
de Adquisiciones.
Para aquellos que trabajan dentro de grandes IF que entregan cambios en el proyecto, las
adquisiciones pueden verse como un cuello de botella; los creadores de una carrera de
obstáculos que se completará antes de que pueda comenzar un proyecto. Sin embargo, para la
empresa, la adquisición es de vital importancia, ya que proporciona experiencia, capacidades y
lastre que mantienen el valor por dinero y la alineación con la dirección estratégica de la
compañía.
Dentro de las grandes IF hay un amplio espectro de puntos de vista sobre adquisiciones. Este
artículo explora una gama de conceptos Lean-Agile y una hoja de ruta que, si se adopta, puede
abordar el desafío de la percepción y mejorar la velocidad de la empresa al valor.
¿Dónde surge el desafío de la percepción?
En su núcleo está el conflicto entre las necesidades de Adquisiciones y los usuarios de los
procesos de adquisición.
Necesidades clave desde una perspectiva de compras:
Tensión competitiva entre proveedores y relación calidad-precio para la empresa.
Enfoque estratégico (asociación estratégica, tercerización, deslocalización y asesoramiento de c-
suite).
Ritmo sostenible para el personal de adquisiciones.
Establecimiento de políticas (y evitar, cuando sea posible, convertirse en la función policial).
Necesidades clave desde la perspectiva de las partes interesadas:
Incorporación rápida de proveedores, servicios profesionales, contratistas y capacidades de
proyectos.
Procesos sin fricción con una burocracia mínima.
Autonomía para tomar decisiones dentro de barandillas claras.
Tiempos de respuesta rápidos; no esperar períodos extendidos para revisión o decisión.
Aproveche la historia de los acuerdos comerciales para apoyar las negociaciones.
https://www.linkedin.com/pulse/lean-agile-procurement-key-pillar-enterprise-agility-marcus-braszell?src=aff-lilpar&veh=aff_src.aff-lilpar_c.partners_pkw… 1/8
Guías y plantillas simples y localizables, en lenguaje sencillo.

Un campo de juego nivelado, abierto y justo para los proveedores.
Enterprise Procurement enfrenta múltiples desafíos, con soporte limitado
En las IF grandes, la función de Adquisiciones se encuentra bajo una presión significativa con
poco tiempo para mejorar el proceso. En un gran banco con cerca de $ 1 mil millones en gastos
de proyectos anuales, hubo más de 150 proyectos importantes y decenas de iniciativas más
pequeñas en vuelo, la mayoría de las cuales requieren el apoyo de Adquisiciones. La función
apenas contaba con personal suficiente para apoyar incluso las iniciativas más estratégicas.
La adquisición a menudo se basa en tecnologías heredadas para atender a las partes interesadas.
La financiación de la mejora es escasa, ya que la empresa destina inversiones discrecionales a
proyectos clave o simplemente mantiene las "luces encendidas". Los usuarios internos generan
descontento sobre la usabilidad de los sistemas, así como 'cercas eléctricas' invisibles que
rodean los procesos de adquisición. Los flujos de trabajo han crecido orgánicamente con el
tiempo, con reglas incrustadas en capas como un mosaico, creando un laberinto para los no
iniciados.
Las partes interesadas externas generan descontento por la transparencia de las políticas y las
plantillas que requieren mucho tiempo. El precio es a menudo el factor más destacado para la
selección. Los proveedores buscan un campo de juego abierto y eficiente con la oportunidad de
establecer asociaciones sostenibles a largo plazo, sin embargo, los incentivos de costos a corto
plazo actúan como una barrera para los resultados a largo plazo mutuamente beneficiosos.
Las transacciones de bajo valor y repetición consumen gran parte del tiempo de la función. A
menudo hay una importante acumulación de trabajo (en cola a la capacidad), agravado por
procesos opacos de priorización (donde todo es importante). En respuesta a estas demandas,
Adquisiciones establece listas de verificación y puertas de etapas para administrar el trabajo que,
al mismo tiempo, da la impresión de controlar WIP, crear colas, transferencias, cuellos de botella
y extender los tiempos de ciclo del proyecto para la empresa.
¿Hay otra manera?
Los marcos, principios y herramientas Lean-Agile se pueden utilizar para mejorar los procesos
operativos, eliminar los cuellos de botella y mejorar la concentración en el cliente. Muchos de los
problemas que enfrenta Adquisiciones provienen de la gestión de colas, priorización y
problemas de flujo. Las colas representan la mayoría del desperdicio económico, sin embargo, el
98% de las organizaciones de desarrollo de productos no las rastrean (Reinertsen, 2012).
La meta:
Toma de decisiones de inversión autoactivada; Fomentar un ecosistema en el que las partes
interesadas operen de manera autónoma dentro de barreras protectoras claras orientadas hacia
resultados económicos apropiados para la empresa.
Optimice continuamente las corrientes de valor hacia el flujo, en lugar de un gran río con una
serie de presas que exacerban los cuellos de botella.
Gestión de colas y eliminación de desperdicio suficiente en el sistema para permitir que
Adquisiciones se enfoque en resultados estratégicos, así como en actividades de mejora
continua.
Con una mentalidad Lean-Agile, Adquisiciones puede alcanzar su potencial de convertirse en un
habilitador eficiente de la agilidad empresarial. A continuación se muestra una hoja de ruta de 7
pasos para ayudar a Adquisiciones a comenzar su viaje Lean-Agile.
Descubrimiento: análisis de transacciones de cohortes y mapeo de flujo de valor (VSM).
Comprender el ecosistema de entrega .
Técnicas magras . Visualice el flujo, reduzca las colas y mejore los procesos operativos .
Marcos ágiles . Mejore la gestión de los pedidos pendientes y la priorización .
Radiadores de información . Habilite el autoservicio y mejore las comunicaciones .
Bucles de retroalimentación rápidos . Mejora continua y centrada en el cliente .
Asociaciones sostenibles . Resultados de ganar-ganar que van más allá del precio .
Procesos de adquisiciones . Inyectando agilidad en procesos clave como el proceso RFI / RFP .
1.1 Descubrimiento: análisis de transacciones para identificar cohortes de demanda
Entonces, ¿de dónde viene la demanda? Al analizar los últimos 18 meses de transacciones, se
identifican las tendencias de tamaño y volumen, revelando información sobre las demandas
impuestas a Adquisiciones. A menudo se aplica el principio de Pareto; 80% del valor de la
transacción generado por 20% por ciento del volumen (en algunos casos, la concentración
puede ser tan alta como 90/10).
Mediante el análisis de cohortes, se identifica la primera secuencia para la optimización Lean.
Una FI apuntó a un grupo de transacciones de bajo valor y repetidas para su primera cohorte. El
resultado proporcionó a las partes interesadas (internas y externas) procesos de autoservicio,
incluidos proveedores preaprobados, procesos de toque ligero y plantillas rellenadas
previamente (o sin plantillas), así como automatización. La naturaleza de bajo riesgo de la
primera cohorte también proporciona un campo de pruebas para la familiarización con los
conceptos Lean y la mejora del proceso de construcción 'muscular'. Comenzar con poco es una
forma de bajo riesgo de generar comodidad con el cambio antes de escalar a un valor más alto y
a cohortes de demanda más estratégicas.
1.2 Descubrimiento: asignación de flujo de valor (VSM)
Value Stream Mapping (VSM) es una herramienta simple pero poderosa para comprender el
ecosistema de entrega. Esto puede comenzar con una serie de talleres cortos con usuarios,
gerentes y partes interesadas de los procesos de adquisición (incluidos proveedores /
vendedores). Durante VSM, identifique las transferencias, así como los tiempos de contacto de
baja fidelidad / tiempos transcurridos para servir como una línea de base de mejora.
El análisis de transacciones (1.1) y VSM (1.2) informan las oportunidades objetivo para la mejora
Lean-Agile, de la siguiente manera.
2. Marcos ajustados. Visualice el flujo para identificar cuellos de botella y mejorar los procesos
.
La función de adquisición es ideal para las técnicas de mejora Lean, ya que existe un flujo
constante de proyectos e iniciativas que requieren aportes. Lean es un enfoque sistemático para
minimizar el desperdicio del ecosistema de entrega que Toyota y su Sistema de Producción
Toyota (TPS) hicieron famoso. En su esencia, TPS hace que los desechos sean altamente visibles,
con desechos (Muda) observados desde dos amplias categorías: sobrecarga (Muri) y desigualdad
(Mura). Lean intenta hacer la transición de la mayor cantidad de trabajo posible a lotes pequeños
y flujo continuo.
Una manera simple y efectiva de comenzar con Lean es a través de una técnica llamada Kanban.
Aproximadamente traducido, Kanban se trata de visualizar el flujo de trabajo. Es una herramienta
útil para comenzar el viaje ágil, particularmente para las funciones operativas.
Usando la cohorte de demanda dirigida y VSM, cree el primer tablero Kanban para el flujo de
valor seleccionado (fruta baja). Inicialmente, otros flujos de valor siguen siendo los mismos, lo
que permite al equipo de Adquisiciones generar confianza a través de un pequeño experimento.
Una vez que se opera la primera cadena de valor, el esfuerzo de mejora continua continúa a
otras corrientes de valor.
3. Marcos ágiles. Mejore la gestión de los pedidos pendientes y la priorización .
El marco Scrum proporciona herramientas comprobadas para mejorar la gestión del trabajo
atrasado y la priorización del trabajo. Si bien un enfoque Kanban puro no incorpora un trabajo
atrasado priorizado y descompuesto, es útil tener un trabajo atrasado ordenado para enfocar las
prioridades y comprender lo que el equipo debería 'lograr' a continuación.
La creación de la cartera de pedidos comienza en el nivel más alto simplemente compilando una
lista de todos los proyectos e iniciativas que las compras deben apoyar. El trabajo atrasado de
alto nivel se puede desglosar aún más y priorizar en función de un marco de priorización
acordado (como el costo del retraso).
4. Radiadores de información. Habilite el autoservicio y mejore la comunicación con el cliente.
Los usuarios de los procesos de adquisición expresan su frustración por la falta de capacidad de
autoservicio y la reutilización limitada de la información.
Si bien la información de adquisición puede ser delicada, un principio general de agilidad es
hacer que la información sea accesible (incluso si no está sensibilizada) para que actúe como un
'radiador' de información (un término acuñado por Alistair Cockburn). Los radiadores de
información, como los wikis, permiten a las partes interesadas aprovechar la información en
lugar de pasar por un proceso de redescubrimiento o esperar en la cola para obtener
información.
Con la rotación de la empresa y la naturaleza misma de los equipos de proyecto que son de
corta duración, hay un flujo constante de nuevos interesados que ingresan al entorno de entrega
que deben aprender sobre las adquisiciones. Esto crea una sobrecarga educativa significativa en
la función de Adquisiciones. Los radiadores de información permiten el autoservicio y ofrecen un
beneficio de reducción de desperdicios en términos de reducir el número de consultas de los
interesados en la función. Esto requiere hacer que la información sea reutilizable y mejorar las
comunicaciones, así como tratar a los interesados internos como los clientes. Una pregunta
simple para las partes interesadas es "¿qué tan difícil fue ubicar la guía de adquisiciones y cómo
podríamos mejorar?"
5. Lazos de retroalimentación rápidos. Centrada en el cliente.
En su libro The Lean Startup, Eric Reis presenta un marco utilizado por las startups para lograr un
ajuste de producto / mercado. Las startups utilizan los comentarios incesantes de los clientes, la
experimentación y la toma de decisiones basadas en datos para desarrollar productos exitosos.
El enfoque incluye bucles de retroalimentación rápidos para respaldar momentos cruciales o
perseverantes de la verdad en el ciclo de vida del desarrollo del producto, con nuevas empresas
que dependen de comentarios transparentes para tener éxito.
Se puede aplicar una filosofía de retroalimentación similar a los procesos operativos,
preguntando quiénes son nuestros clientes, cómo interactúan con nuestros servicios, cuáles son
sus puntos débiles y cuáles son los datos que nos dicen sobre las mejoras necesarias.
Muchas funciones empresariales no buscan comentarios abiertos y valores predeterminados de
métricas enfocadas internamente que no reflejan realmente la experiencia del cliente (Eric Reis se
refiere a estas como métricas de "vanidad"). Algunas funciones capturan la retroalimentación a
través de encuestas, pero no siguen y ponen en práctica las mejoras dentro de un ciclo lo
suficientemente corto.
Intente implementar un NPS de adquisición básico en un ciclo de retroalimentación rápido.
Facilite a los clientes proporcionar comentarios y publicar mejoras para que las partes
interesadas puedan ver que sus comentarios están haciendo una diferencia en el sistema. Intente
perfeccionar la cifra de NPS a través de muchas mejoras incrementales en lugar de grandes
avances, y busque tendencias de mejora, en lugar del número absoluto de NPS.
6. Asociaciones sostenibles. Resultados de ganar / ganar a largo plazo .
En su libro seminal Out of The Crisis, W. Edwards Deming incluye principios para asociarse. Estos
han sido adoptados con éxito por compañías japonesas como Toyota, que ven a los socios a
través de una lente a largo plazo, con la preferencia de trabajar con un proveedor estratégico y
evitar adjudicar contratos únicamente en función del precio.
Deming aboga firmemente por cesar el proceso de adjudicación de negocios únicamente sobre
la base del precio y, siempre que sea posible, trabajar con un proveedor por un artículo para
mejorar la calidad del material entrante. El Principio 4 de los 14 principios de Deming establece:
“poner fin a la práctica de otorgar negocios únicamente sobre la base del precio. En cambio,
minimice el costo total. Avanzar hacia un único proveedor para cualquier artículo, a largo plazo,
con lealtad y confianza ” (Deming, WE, 1986, Out Of The Crisis)
7. Inyecte agilidad en los procesos de adquisición tradicionales.
El proceso tradicional RFI / RFP consta de requisitos integrales, respuestas de licitación
voluminosas realizadas a distancia y grandes decisiones de diseño por adelantado. El proceso de
RFP, aunque bien intencionado en términos de búsqueda de resultados competitivos, crea una
sobrecarga significativa en la organización para obtener beneficios cuestionables. Desde el
principio, el proceso tradicional de RFP produce un marco contractual que forma una barrera
para construir relaciones de socios confiables.
Un enfoque alternativo es tratar la RFP como una cartera de productos y construirla a través de
'sprints'. Las formas colaborativas de trabajo entre el proveedor y el cliente pueden incluirse en
el proceso de licitación, como el diseño conjunto y la creación de prototipos. Los ejemplos
pueden incluir hackatones, desarrollo de funciones beta, talleres conjuntos de descubrimiento o

eventos de punta durante el proceso de licitación, lo que permite a las partes aprender mucho
más sobre cómo se desempeñarán mutuamente después de que finalice el período de
negociación del contrato.
¿A dónde sigue?
Recomendamos un enfoque guiado por profesionales experimentados de Lean y Agile, con un
enfoque en el cambio cultural para garantizar que los esfuerzos de mejora se mantengan. Se
debe considerar la creación de capacidades Lean-Agile del equipo a través de un enfoque
dirigido por la capacitación, con un enfoque en la transición del conocimiento. Con el apoyo
adecuado y el estímulo de las partes interesadas internas y externas, las compras pueden
convertirse en un facilitador proactivo de la agilidad empresarial y la velocidad de valorización.
Publicado por
Marcus Braszell Seguir
Jefe de agilidad empresarial en Latit…
# aprovisionamiento # magro # ágil ágil # ágil
8 comentarios
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Tom Alford
3 años
Consultor interino de adquisiciones en TalkTalk
Me gusta la adquisición ágil de adquisiciones y agradecería la discusión sobre cómo

funcionaría esto con las adquisiciones reguladas. El uso de sprints / inmersiones
profundas o RIE para desarrollar la especificación realmente vale la pena y ayuda a
reducir el tiempo de comercialización. Me encanta el enfoque y el ímpetu que imparten
los stand ups. Gracias Marcus por compartir.
Recomendar Responder 1 recomendación 1 respuesta
Marcus Braszell
3 años
Jefe de agilidad empresarial en Latitude Financial Services
Gracias Tom Alford es un tema de actualidad en las grandes empresas de

Australia en este momento, particularmente en entornos muy regulados
(como la banca). Agradecería la oportunidad de conversar y aprender de su
experiencia en este campo
experiencia en este campo.
Recomendar Responder Iniciar sesión Únete ahora
Anna Leibel
3 años
CDO / CIO / COO ▲ Líder de transformación ▲ Miembro de la Junta
Perspectiva interesante de Jennifer Schuster sobre adquisiciones

Recomendar Responder 2 recomendaciones
Usuario de LinkedIn
3 años
Artículo realmente interesante. Me gustaría extender una invitación para que se unan a
nosotros en Londres el 12 de octubre para un seminario de desayuno de cortesía sobre
Adquisiciones Ágiles. Este evento está abierto a profesionales de adquisiciones
interesados en discutir este tema con más detalle con colaboradores clave de
Manchester Airport Group y Transport for London.
https://www.rullion.co.uk/employers/knowledge-hub/events/events/enhance-your-
budget-process-and-engagement-with-agile-procurement/
Recomendar Responder 3 recomendaciones 2 respuestas
Marcus Braszell
3 años
Jefe de agilidad empresarial en Latitude Financial Services
¡Hola Eleanor Martin Agile Procurement parece un gran evento! Ojalá

estuviera de vuelta en Londres :)
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Usuario de LinkedIn
3 años
Acabo de ver a Marcus que estás en Australia, así que quizás sea un poco
complicado.
Recomendar Responder
Helen, Snitkovsky, CSM, SAFe, ICP-BAF, PMP

3 años
Ayudo a las empresas a reducir costos y sobrevivir a COVID-19
Buen artículo Marcus.

Recomendar Responder 2 recomendaciones
Alain corazon
Iniciar sesión 3Únete
años ahora
Gracias Marcus, una propuesta muy interesante para compras.

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Guías y plantillas simples y localizables, en lenguaje sencillo.

pueden incluir hackatones, desarrollo de funciones beta, talleres conjuntos de descubrimiento o

# aprovisionamiento # magro # ágil ágil # ágil

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Me gusta la adquisición ágil de adquisiciones y agradecería la discusión sobre cómo

Gracias Tom Alford es un tema de actualidad en las grandes empresas de

Perspectiva interesante de Jennifer Schuster sobre adquisiciones

¡Hola Eleanor Martin Agile Procurement parece un gran evento! Ojalá

Helen, Snitkovsky, CSM, SAFe, ICP-BAF, PMP

Buen artículo Marcus.

Gracias Marcus, una propuesta muy interesante para compras.

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