Ensayo “Importancia de los Archivos”

Sofia Castro Nieto

Servicio Nacional de Aprendizaje

Administración Documental en el Entorno Laboral

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Importancia de los Archivos

Desde épocas antiguas el ser humano se ha comunicado a través de diferentes

medios. Por ende, es considerado como un generador o receptor de documentos, bien

sea de manera personal o en representación de una entidad. Es por eso, que se ha

creado la necesidad de conservarlos, a fin de dar testimonio de sus actuaciones y que,

en determinado momento, le puedan servir de prueba.

A medida que transcurre el tiempo crecen los movimientos y servicios

documentales, de tal manera que se hace necesario administrar los documentos de

forma permanente, para asegurar que la historia, políticas y procedimientos se

conserven adecuadamente. Esto con el fin de brindar un servicio de información eficaz

y oportuna, acorde a los requerimientos del sector productivo y los avances

tecnológicos.1

Los archivos son importantes para las entidades, porque los documentos que los

conforman son imprescindibles para la toma de decisiones, debido a que la información

contenida sirve de testimonio para los trámites que pueda requerir la empresa. 2

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https://sena.blackboard.com/bbcswebdav/institution/SENA/Finanzas/51130033/Contenido/OV
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El estudio de los archivos y su documentación es tan antiguo como la

organización social de la humanidad. Sus orígenes podrían remontarse a la aparición

de la escritura. Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una

herramienta de control de la población y de la riqueza.

Entre las culturas que más aportaron a este surgimiento documental, se

encuentran: 3

Los egipcios, ya que éstos reflejaban en los templos del clérigo inscripciones

dirigidas a la doctrina. Esto también ocurría en China e India.

Las civilizaciones de Roma y Grecia dejaban por escrito testamentos y otros

documentos, en vestigios en madera y mármol.

Los arcadios, sumerios y babilonios tallaban sus escritos en pieles, en madera y

mármol con implementos metálicos, y en tablillas de arcilla blanda para dejar escrituras

con instrumentos en forma de cuña.

La archivística es la ciencia que estudia técnicas de gestión documental, la

administración y el tratamiento técnico de los archivos. Los archivos, principalmente,

tienen tres funciones: recoger, conservar y servir. Aunque, la más importante de todas

ellas es la conservación, ya que sirve para preservar la memoria histórica.

Origen y Evolución de la archivística 4

Edad Antigua. Durante esta época, los templos y los palacios de las antiguas

civilizaciones se utilizaban para depositar los archivos. En la antigua ciudad de Elba, en

Mesopotamia, es donde se tiene constancia de la existencia de los primeros archivos,

allá por el 4000 a. C.

Mundo Greco-romano. La Antigua Grecia y el pueblo romano son clave en la

historia de la evolución de la archivística. En Grecia, los depósitos de Gea y Palas

Atenas han archivado

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OA – Material de Formación.pdf
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https://www.4tic.com/software-gestion-documental-archivo/origen-evolucion-archivistica
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importantes documentos como leyes, decretos o actas judiciales. En Roma, era

costumbre conservar los documentos en el Templo de Saturno.

En este momento, los archivos cobran una doble utilidad administrativa y jurídica

y las administraciones los conservan como fuente de información para su gobierno. La

autenticidad y el valor legal de los documentos estaban garantizados por diferentes

procedimientos administrativos. Como podemos observar, tenían un sistema muy fiable

y completo para la preservación de los archivos.

Edad Media. La caída del Imperio Romano supuso la desaparición de la

administración que se había desarrollado durante los siglos pasados, con lo cual,

durante este periodo la concepción del archivo público se perdió. El derecho para crear

archivos durante la Edad Media estaba reservado a los que tenían la autoridad para

legislar: emperadores, soberanos y pontífices. La Edad Media, sin duda, supuso un

brutal retroceso en la evolución de la archivística a nivel administrativo.

Edad Moderna. En la Edad Moderna se da de nuevo un salto en la evolución de

la archivística. A mediados del siglo XVI se establece un nuevo sistema administrativo,

el Estado Moderno. Se reunieron en los Archivos del Estado toda la documentación

generada por la Corona: los documentos que concernían al gobierno y que se habían

mantenido dispersos hasta entonces. Durante esta época, el archivo se convirtió en un

elemento fundamental de la administración y adquirió una función jurídico-política.

Edad contemporánea. La Revolución Francesa repercutió decisivamente sobre

la consideración del archivo. El concepto de Soberanía Nacional con lleva los principios

de responsabilidad, garantía de eficacia y justicia de la actuación de la Administración.

Esto quiere decir que el archivo pasa a ser considerado garantía de los derechos de los

ciudadanos. Además,
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el fuerte sentimiento de nacionalismo llevó a buscar en su pasado la identidad nacional

y, por ello, se desarrolló la historiografía científica. Como consecuencia, se

concentraron todos los archivos del Antiguo Régimen, tanto privados como públicos, en

un único archivo, el Archivo Nacional.

Cualidades de los Archivos5

Tiene que ver propiamente con las ventajas que este sistema presta a la

organización, de manera que su correcta implementación adiciona elementos de

competitividad al contar con herramientas sustentables de la información generada,

patrimonio invaluable de conocimiento institucional.

Son características de los documentos que componen un archivo:

Económicos: Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las

búsquedas de documentación.

Simples: Identifica el contenido de la información de manera sencilla.

Funcionales: Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de

manera eficiente.

Exactos: La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar

equivocaciones.

Técnicos: Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para

no delegar equivocadamente al personal técnico de archivo.

Clasificación de los Archivos

Naturaleza.

Archivo Público. Documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos

derivados de un servicio público por entidades privadas.

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OA – Material de Estudio.pdf
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Archivo Privado con Interés Público. Es de interés público por su valor para la

historia, la cultura, la ciencia o la investigación.

Archivo Privado. Son documentos pertenecientes a personas jurídicas que se

derivan de la prestación de sus servicios.

Uso.

Los archivos se clasifican teniendo en cuenta su utilidad:

Archivos Activos. Son archivos de conservación y consulta permanente, está

constituido por documentos de periodo actual, documentos de periodos anteriores,

historias laborales, resoluciones y contratos.

Archivos Inactivos. Son los que comprenden el traslado definitivo de cualquier

documento para su conservación perpetua, estos archivos son: legales, fiscales,

comerciales e históricos.

Archivo Semiactivo. Estos archivos son para la conservación y consulta menos

frecuentes con intervalos de 1 a 2 veces al año.

Categorización de los Archivos

Los archivos se clasifican de acuerdo al orden territorial que en ellos se

administra, tal y como lo especifica el Archivo General de la Nación, en el artículo 7 de

la Ley General de Archivos de Colombia.

Los archivos según su jurisdicción y competencia se clasifican en:

Archivo General de la Nación. (entidad de Estado encargada de orientar y

coordinar la función archivística del estado).

Archivo General del Departamento.

Archivo General del Municipio.

Archivo General del Distrito.

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Los archivos territoriales se clasifican en (artículo 8 de la Ley General de

Archivos de Colombia):

Archivos de Entidades del Orden Nacional.

Archivos de Entidades del Orden

Departamental. Archivos de Entidades del

Orden Distrital.

Archivos de Entidades del orden

metropolitano. Archivos de Entidades del

Orden Municipal.

Archivos de Entidades del Orden Local.

Archivos de las nuevas estadidades territoriales que se creen por ley.

Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la ley los desarrolle.

Los archivos según la organización del estado se clasifican en (Artículo 9 de la

ley general de archivos de Colombia):

Archivos de la Rama

Ejecutiva. Archivos de la

Rama Legislativa. Archivos

de la Rama Judicial.

Archivos de los Organismos de Orden de

Control. Archivos de los Organismos

Autónomos.

Los archivos territoriales, según la organización del estado, organizamos de control

y organismos autónomos son de carácter obligatorio.

Aplicación de los Archivos en el Medio Actual

Las tecnologías son una herramienta y su utilidad depende de la aplicación que se

le dé.
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En este sentido, el uso eficaz de las TIC depende de una correcta planificación,

administración y políticas bien definidas, lo que garantiza una buena gestión

documental.