Manual Radicacion de Salida

Código del procedimiento a
MANUAL DE INSTRUCTIVOS que corresponde el

Instructivo
RADICACIÓN DE SALIDA A TRAVÉS DEL Versión 2

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 2011
ORFEO
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Elaborado por: Revisado por:
Néstor Velásquez
Soporte Orfeo Kathy Espriella
SISTEMA ORFEO
GUÍA DE RADICACIÓN DE
SALIDA (-1) EN EL
SISTEMA ORFEO
Versión Fecha Autor Descripción
1 25/10/2011 Creación documento que describe y

explica de manera procedimental el
uso de la herramienta Orfeo para
radicados Salida.
2 17/11/2011 Parametrización, cambios efectuados

por el Grupo de Comunicaciones
GUIA_RADICACIÓN_DE_SALIDA_ORFEO Página 1 de 39
Instructivo

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CONTENIDO
1. COMUNICACIONES OFICIALES ............................................................................................ 5
2. ELABORACIÓN DEL DOCUMENTO (OFICIO) ....................................................................... 6
2.1. ABRIR PLANTILLA ............................................................................................................. 6
2.2. IDENTIFICACIÓN DE LA PLANTILLA ................................................................................ 6
2.3. DILIGENCIAR DOCUMENTO .............................................................................................. 7
2.4. GUARDAR DOCUMENTO ................................................................................................... 7
3. INGRESO AL SISTEMA ORFEO ............................................................................................. 8
3.1. INGRESO A LA PÁGINA DE ORFEO .................................................................................. 8
3.2. VALIDACIÓN EN EL SISTEMA ORFEO ............................................................................ 10
3.3. ACCESO INVÁLIDO .......................................................................................................... 10
4. GENERACIÓN DEL NÚMERO DE RADICADO .................................................................... 11
4.1. INGRESO AL PERMISO DE RADICACIÓN DE SALIDA................................................... 11
4.2. VERIFICACIÓN DE RADICACIÓN PREVIA ...................................................................... 12
4.3. TIPOS DE RADICACIÓN DE SALIDA EN ORFEO ............................................................ 13
4.3.1. RADICACIÓN COMO NUEVO .................................................... 13
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4.3.2. RADICACIÓN COMO ANEXO ................................................................. 14
4.3.3. RADICACIÓN COMO ASOCIADO ............................................................... 15
4.4. INGRESO DE DATOS DEL DESTINATARIO EN EL MÓDULO DE RADICACIÓN ........... 16
4.5. VERIFICACIÓN DE DATOS DEL DESTINATARIO EN EL SISTEMA ............................... 17
4.5.1. AGREGAR DESTINATARIO Y/O MODIFICAR DESTINATARIO ................................... 19
4.6. REGISTRO DE ASUNTO, MEDIO DE ENVÍO Y ANEXOS DEL DOCUMENTO ................ 22
5. VERIFICACIÓN DE DATOS DEL RADICADO GENERADO ................................................. 24
5.1. ESTRUCTURA DEL NÚMERO DE RADICADO ................................................................ 25
5.2. MODIFICAR DATOS (SI APLICA) ..................................................................................... 25
5.3. VER HOJA RESUMEN....................................................................................................... 26
6. ASIGNACIÓN DEL RADICADO AL DOCUMENTO .............................................................. 27
6.1. INGRESO A LA CARPETA SALIDA.................................................................................. 27
6.2. INGRESO AL RADICADO GENERADO ............................................................................ 27
6.3. TIPIFICAR RADICADO ...................................................................................................... 28
6.4. ANEXAR ARCHIVO ........................................................................................................... 30
6.5. VENTANA DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO................................................................. 31
6.5.1. ATRIBUTOS ................................................................................................................... 31
6.5.2. DESTINATARIO ............................................................................................................. 31
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6.5.3. ADJUNTAR ARCHIVO ................................................................................................... 32
6.5.4. AGREGAR OTROS DESTINATARIOS (DOCUMENTOS CON COPIA) ......................... 33
6.6. VERIFICACIÓN DEL DOCUMENTO ANEXADO ............................................................... 34
6.7. ASIGNAR RADICADO AL DOCUMENTO ANEXADO ....................................................... 36
6.8. VISUALIZAR EL DOCUMENTO RADICADO DE SALIDA................................................. 36
6.9. VER ARCHIVO E IMPRIMIR .............................................................................................. 37
7. MARCAR DOCUMENTO COMO IMPRESO .......................................................................... 37
8. GENERAR LISTADO DE ENTREGA..................................................................................... 38
9. INCLUIR DOCUMENTO A EXPEDIENTE.............................................................................. 39
10. ENVÍO DEL RADICADO .................................................................................................... 39
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INTRODUCCIÓN
Este instructivo está orientado a los usuarios responsables de la producción de documentos a

través del Sistema de Gestión Documental Orfeo con previa autorización de ingreso y permisos en
el sistema Orfeo. El documento contiene ilustraciones que permiten llevar la consecución del
procedimiento, desde la generación del número de radicado hasta el marcado como impreso del
documento a enviar.
El uso del escáner y digitalizador OrfeoScan serán temas tratados en otro instructivo.
RESPONSABLE: USUARIO RADICADOR (CUALQUIER ÁREA OPERATIVA Y/O

DEPENDENCIA)
1. COMUNICACIONES OFICIALES
DEFINICIÓN: Son todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas en el desarrollo de las

funciones asignadas legalmente en el IDEAM, independientemente del medio utilizado. El acuerdo
060 del año 2001 establece que la Radicación de Comunicaciones oficiales1 es el
procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las
comunicaciones producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el
propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.
1
Archivo General de la Nación. Acuerdo 060 - Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales
en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas (30 de Octubre de 2001) [En línea] - [Consulta: Junio 6 de
2011]. Disponible en: <http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2010#>
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2. ELABORACIÓN DEL DOCUMENTO (Oficio)
2.1. ABRIR PLANTILLA
Para elaborar una comunicación que requiera ser radicado en Orfeo como Salida (- 1), abra la
plantilla .docx predeterminada por el IDEAM para la radicación de documentos externos. La
ubicación de este formato se encuentra disponible en:
http://intranet.ideam.gov.co
2.2. IDENTIFICACIÓN DE LA PLANTILLA

La plantilla2, contiene campos de combinación que no deben ser diligenciados por el
usuario. Dichos campos se reconocen por estar escritos entre asteriscos (*) y permiten la
asignación automática de los datos correspondientes a:
a) Dependencia generadora de la comunicación (*DEPE_CODI*).

b) Número del Radicado (*RAD_S*) y su respectivo código de barras.
c) Fecha del Radicado (*F_RAD_S*).
d) Nombre, Dirección, Municipio y Ciudad del Destinatario. (*NOM_R*, *DIR_R*,
*MPIO_R* y *DEPTO_R*).
e) Asunto (*ASUNTO*).
f) Descripción de Anexos (*DESC_ANEXOS*).
g) Funcionario quien radicó la comunicación en Orfeo y su dependencia (*FUNCIONARIO*
y *DEPE_CODI*).
A continuación se presenta la imagen de la plantilla.
2
La versión del procesador de texto utilizado para la generación de documentos y puede ser: (Word 97, 2003 o 2007) no altera el
proceso de radicación en el aplicativo ORFEO.
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2.3. DILIGENCIAR DOCUMENTO
De acuerdo con la proyección de su documento, escriba:

a) Área del destinatario (Si se conoce).
b) Saludo.
c) Contenido del documento.
d) Nombre y cargo de quien Firma (Subdirector, Jefe de oficina, Coordinador de Grupo).
e) Nombre de la persona que revisa el documento (si aplica).
2.4. GUARDAR DOCUMENTO
Una vez elaborado el documento, en la opción guardar como elija la opción Documento de Word.
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Seleccione la ubicación en su equipo de cómputo, por ejemplo: Mis documentos, Disco local (C:),
Escritorio, USB, entre otros.
3. INGRESO AL SISTEMA ORFEO

Una vez asignado el usuario en el aplicativo Orfeo realice los siguientes pasos:
3.1. INGRESO A LA PÁGINA DE ORFEO
Abra el navegador Mozilla Firefox y digite la siguiente dirección: http://intranet.ideam.gov.co
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Luego aparecerá la siguiente pantalla denominada módulo de validación:
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3.2. VALIDACIÓN EN EL SISTEMA ORFEO
En la parte superior derecha dentro del panel de

autenticación, coloque en el campo usuario su
nombre de usuario en el sistema. Ejemplo: ADMON
ó admon3.
En el campo contraseña4 digite la clave de acceso

a su equipo de cómputo en el IDEAM. A
comparación del campo usuario, la contraseña si
diferencia las letras mayúsculas de las minúsculas.
Todos los usuarios del IDEAM (funcionarios y/o

contratistas autorizados) podrán ingresar al sistema
Orfeo utilizando siempre el usuario y la contraseña con el cual ingresan diariamente a su PC, y
con la misma clave y usuario podrá ingresar a la mesa de ayuda GLPI del Orfeo y al correo
institucional que le fue asignado por la Oficina de Informática.
3.3. ACCESO INVÁLIDO
Si al realizar el paso anterior existe alguna

inconsistencia aparecerá el siguiente
mensaje. En caso contrario por favor
continúe en el paso No. 3.
3
En este campo no es importante la digitación de mayúsculas o minúsculas.
4
Recuerde que el uso de la contraseña es personal e intransferible.
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En este caso, deberá intentar nuevamente el ingreso al sistema. Por ahora no hay un número de
intentos límite para el bloqueo de la contraseña.
4. GENERACIÓN DEL NÚMERO DE RADICADO
4.1. INGRESO AL PERMISO DE RADICACIÓN DE SALIDA
Una vez autenticados de forma correcta en Orfeo, el aplicativo lo ubicará automáticamente en el

listado o “CARPETA DE ENTRADA” como se muestra a continuación:
Dentro de la pantalla anterior en la parte izquierda encontrará

los permisos de radicación asignados de acuerdo con su perfil
de usuario5. Verifique que dentro de esta sección aparezca la
palabra “Salida”, en caso contrario solicite soporte a través de
la Mesa de Ayuda.
5
Para el ejemplo se trabajará con un usuario de prueba
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En la sección de “RADICACIÓN”, seleccione el vínculo sobre la palabra “Salida”.
4.2. VERIFICACIÓN DE RADICACIÓN PREVIA

Al seleccionar el permiso de radicación “Salida”, el sistema despliega una vista donde se debe
realizar una verificación previa para saber si el documento ha sido enviado por otro medio y si ya
se encuentra radicado, o para realizar las relaciones de anexo y asociado según sea el caso.
Se pueden realizar búsquedas de acuerdo a los siguientes criterios:
Referencia:
Es cuando el documento tiene un código de identificación o número de radicación (cuenta interna

u oficio).
No. Radicado:
Si en el documento se relaciona un número de radicado en Orfeo generado en el IDEAM, se

menciona en este campo.
Expediente:
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Si el documento se relaciona con un número de expediente en Orfeo creado en el IDEAM y se

conoce el código del expediente, se menciona en este campo.
Identificación (TI.,C.C.,Nit):
Coloque en este campo el número de documento del destinatario.
Nombres:
Coloque en este campo el nombre del Ciudadano, Entidad o Funcionario destinatario.
Rango de Fechas:
Especifique las fechas en las que se pueda encontrar cualquiera de los anteriores criterios. Por
defecto, Orfeo realiza la búsqueda de estos parámetros en el último mes.
4.3. TIPOS DE RADICACIÓN DE SALIDA EN ORFEO

En Orfeo existen tres modos para radicar Oficios: Nuevo, Anexo y Asociado. Elija una opción
dependiendo del trámite a realizar, de acuerdo con las siguientes descripciones.
4.3.1. RADICACIÓN COMO NUEVO
Se selecciona cuando la comunicación no se encuentra relacionada, enlazada o vinculada con

otro radicado registrado en el Sistema ORFEO. Para radicar un documento bajo esta opción, haga
clic en “Nuevo (Copia Datos)”. Continúe en el numeral 4.4.
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4.3.2. RADICACIÓN COMO ANEXO
Se selecciona cuando al realizar la verificación previa, ya existen datos en la entidad y el

documento a radicar pertenece al mismo expediente. Posteriormente, en el sistema se crea un
vínculo que indica que el documento será anexo de otro. Los pasos a desarrollar para vincular un
radicado hijo son:
1) Escriba en cualquier campo de la verificación previa el dato a buscar. Por ejemplo en el campo
No. Radicado: 20119000013401
2) Establezca en Orfeo la fecha del radicado padre encontrado en el rango de fechas (si aplica).
3) Hacer clic en el botón “BUSCAR”. Si el radicado no se encuentra, verifique el rango de fechas y
repita este paso.
4) Si se encuentra el radicado y sus datos en el resultado de la búsqueda, marque el radicado.
5) Hacer clic en la palabra “Como Anexo”.
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Por ejemplo:
4.3.3. RADICACIÓN COMO ASOCIADO
Se selecciona para el caso de los documentos que se emiten indicando varios expedientes.
Para asociar un radicado con las anteriores características por favor realice los siguientes pasos:
1) Escriba en el campo “No. Radicado”, el número del radicado a asociar6.

2) Establezca en Orfeo la fecha del radicado, encontrado en el rango de fechas (si aplica).
3) Hacer clic en el botón “BUSCAR”. Si el radicado no se encuentra, verifique el rango de fechas y
repita este paso.
4) Al encontrar el radicado y sus datos, marque el radicado.
6
Un radicado de Salida puede ser un asociado de un radicado de Salida, Entrada o Memorando. Para el ejemplo el radicado de salida
es un asociado de un radicado de Salida.
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5) Hacer clic en la palabra “Asociado”.

Por ejemplo:
4.4. INGRESO DE DATOS DEL DESTINATARIO EN EL MÓDULO DE RADICACIÓN
Al elegir la forma de radicación, el sistema ingresa a un módulo de radicación donde se encuentra:
La fecha7 del documento:
Es la fecha en la que se origina el documento. Cabe aclarar que esta fecha es la fecha del oficio,
pero el sistema grabará la hora y fecha del servidor de Orfeo las cuales no podrán ser modificadas
una vez generado el número de radicado.
Cuenta interna:
7
Esta fecha es diferente a la fecha que asigna el sistema Orfeo a los documentos.
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Si el radicado a generar tiene algún otro número diferente al radicado que lo identifique por favor
escríbalo en este espacio.
Luego, pasar a los datos generales del documento que son diligenciados en dos pestañas
diferentes de acuerdo a las siguientes indicaciones:
Destinatario: Persona o empresa a quien se dirige

el documento desde el IDEAM.
Entidad: Empresa ha quien va dirigido el oficio. (Si aplica)
Para alimentar esta información se da clic sobre el botón “BUSCAR”, ubicado en la parte superior
derecha:
4.5. VERIFICACIÓN DE DATOS DEL DESTINATARIO EN EL SISTEMA
Para realizar el cargue de la información que será incluida en la radicación de salida, al hacer clic
en el botón “BUSCAR”, se abrirá el formulario de “Búsqueda”; allí deberá buscar los datos del
destinatario con el fin de garantizar que la información esté completa y sea la correcta.
Este formulario le permite: Buscar destinatario, Modificar la información del destinatario y
Agregar nuevo destinatario.
Para buscar el destinatario en este formulario deberá:

1. Desplegar el menú y seleccionar los datos que se necesitan de acuerdo al tipo de documento
usuario o Entidad.
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Si se tiene el número de documento o de identificación se puede buscar por este campo.
Ejemplo:
2. Si se tiene el nombre del destinatario. Por ejemplo: Pepito.
3. Seleccionar el botón “BUSCAR”, para realizar la búsqueda.
4. Si en el resultado de la búsqueda8 se despliega el listado con los datos del ciudadano o

empresa buscada, seleccione el link “DESTINATARIO”.
5. Posteriormente, los datos seleccionados aparecerán ubicándose en la parte central “DATOS A

COLOCAR EN LA RADICACIÓN”, y si la información es correcta (No. del documento, nombre,
dirección, etc.) se debe dar clic en el vínculo PASAR DATOS AL FORMULARIO DE RADICACIÓN”.
Si requiere cancelar la acción, puede hacer clic en el botón “CERRAR”
6. Luego se cerrará esta ventana.
A continuación se presenta la secuencia de los pasos (Verificación de datos del usuario en el

sistema), buscando por nombre de usuario.
8
Si los datos del usuario no se encuentran registrados en la búsqueda, por favor realice el paso 4.5.1 y continúe con el paso 4.5 –
VERIFICACIÓN DATOS DEL DESTINATARIO.
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4.5.1. AGREGAR DESTINATARIO Y/O MODIFICAR DESTINATARIO
Si el destinatario buscado no se encuentra en el sistema aparecerá el siguiente mensaje:
Para agregar un nuevo destinatario en Orfeo, realice los siguientes pasos:
1. Diligencie los datos:
Documento (Campo obligatorio).
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Nombre, Primer Apellido o Sigla, Segundo Apellido o Representante Legal.
Dirección (Campo obligatorio).
Teléfono y email (si se tienen).
2. Luego seleccione el Continente, País, Departamento y Municipio, de acuerdo a la dirección

escrita en el paso anterior.
3. Seleccione el tipo de destinatario:
Usuario
Entidad
4. Hacer clic en el botón “AGREGAR”:
5. Repita el paso 4.5 (VERIFICACIÓN DE DATOS DEL DESTINATARIO EN EL SISTEMA)
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Para modificar la información de un destinatario existente, por favor verifique que los nuevos
datos sean correctos luego dentro del formulario de búsqueda realice los siguientes pasos:
1. Realice la búsqueda del destinatario.
2. Seleccione la opción destinatario a modificar, para llenar el formulario en la parte inferior de

la pantalla.
3. Sobrescriba los datos:
Documento (Campo obligatorio).
Nombre, Primer Apellido o Sigla, Segundo Apellido o Representante Legal.
Dirección (Campo obligatorio).
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Teléfono y email (si se tienen).
Luego seleccione el Continente, País, Departamento y Municipio, de acuerdo a la dirección

escrita en el paso anterior.
Seleccione el tipo de destinatario:
Usuario - Entidad
4. Hacer clic en el botón
5. Repita el paso 4.5 (VERIFICACIÓN DE DATOS DEL DESTINATARIO EN EL SISTEMA)
4.6. REGISTRO DE ASUNTO, MEDIO DE ENVÍO Y ANEXOS DEL DOCUMENTO

Al cerrarse la ventana de búsqueda, los datos escogidos son ubicados en el módulo de radicación,
para que se complete información como:
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1) Verifique los datos trasladados, que aparecen en el formulario de radicación (nombre,

dirección, municipio, departamento, país, etc.). Si no coinciden estos datos, puede volver a
realizar la búsqueda.
2) Dignatario: En radicación de salida9, el Dignatario corresponde a la persona que firma el

documento (Subdirector, Jefe de oficina, Coordinador de Grupo).
3) Asunto del documento recibido.
4) Medio de Envió: Es la forma en la que se envía el documento fuera del IDEAM. Puede ser:
Correo, Fax, Mail, Personal, Telefónico, entre otros.
9
Recuerde que en Radicación de Salida el Dignatario es la persona quien firma el documento
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5) Descripción de anexos (CD, libro, revista, etc.), si aplica.
6) Dependencia que radica el documento (Por defecto seleccionar la dependencia actual).
7) Cuando la información se encuentra completa se da clic en el botón "RADICAR"
8) El documento que ha sido radicado queda ubicado en la carpeta de salida del usuario que
está generando el radicado.
En este momento queda creado el registro para iniciar su trámite. Recuerde que una vez
generado el número radicado, este no podrá modificarse al igual que su fecha y hora.
Los documentos físicos se deben digitalizar y encadenar el registro creado con la imagen
correspondiente.
5. VERIFICACIÓN DE DATOS DEL RADICADO GENERADO

Al hacer clic en “Radicar”, el sistema genera un número de radicado de acuerdo al consecutivo
correspondiente para la dependencia que se encuentra radicando, donde el último dígito
corresponde al tipo de radicación realizada: (-1 Salida). Este número será el que va a
identificar el documento durante todo el proceso.
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5.1. ESTRUCTURA DEL NÚMERO DE RADICADO
El número radicado se compone actualmente por 14 dígitos estructurados de la siguiente manera:
2011 900 000101 1

Año Dependencia Consecutivo Tipo de Radicación
5.2. MODIFICAR DATOS (Si aplica)

Luego de hacer clic en “RADICAR”, esta opción activará el link “MODIFICAR DATOS”, la cual
permite:
1) Cambiar los datos del Destinatario. Si requiere cambiarlos, puede hacer clic en el botón
“BUSCAR”, repitiendo el paso 4.5 (VERIFICACIÓN DE DATOS DEL DESTINATARIO EN EL
SISTEMA).
2) Informar el radicado generado a otra dependencia. Por jerarquía el sistema ORFEO

informará el radicado al jefe de la dependencia Seleccionada10.
Para cualquier opción11 o ambas realice los pasos correspondientes y luego haga clic en el botón
“MODIFICAR DATOS”.
Si el sistema ha modificado los datos aparecerá un mensaje de color verde indicando que los
datos del radicado han sido modificados como se muestra a continuación.
10
Si requiere informar a una o más dependencias, mantenga oprimida la tecla Ctrl de su teclado, mientras selecciona o deselecciona
con el mouse las dependencias a Informar.
11
Esta opción NO permite cambiar la dependencia a la cual fue direccionado el radicado con el botón “RADICAR”
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5.3. VER HOJA RESUMEN

Este link muestra el resumen del radicado generado en formato web y PDF.
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Para verificar la información de un radicado generado es posible acceder a la hoja de resumen

donde se consignan datos básicos como: el numero de radicado, el código de barras, la
dependencia, la fecha del radicado, el asunto, destinatario, dirección, entre otros.
Además es posible abrir el archivo en formato PDF para realizar algún tipo de trámite adicional.
Si requiere ver esta página en formato PDF, haga clic en el vínculo “Abrir Archivo Pdf”.
6. ASIGNACIÓN DEL RADICADO AL DOCUMENTO
6.1. INGRESO A LA CARPETA SALIDA
Al generar el número radicado, se creará un registro en su Carpeta Salida. Para acceder al

radicado generado, diríjase a carpetas y haga clic sobre la palabra Salida.
6.2. INGRESO AL RADICADO GENERADO
Al entrar en la carpeta Salida encontrará en la primera posición y en color verde el radicado

generado. Haga clic en la fecha de radicación para tipificar el documento y adjuntar el archivo
generado.
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6.3. TIPIFICAR RADICADO
La tipificación de un documento se encuentra relacionada con la asignación de la Tabla de

Retención Documental12, y consiste en identificar: la SERIE, SUBSERIE y TIPO DOCUMENTAL a
registrar.
Recuerde que la asignación de la TRD en los radicados permite en Orfeo realizar transacciones
como: Mover a, Reasignar, Devolver, VoBo y Archivar. De lo contrario el sistema ORFEO
siempre arrojará un mensaje de error y no le permitirá continuar con el trámite.
Los siguientes términos13 hacen referencia a la tipificación de los documentos en el IDEAM.
1) Tabla de retención documental: Listado de series y/o subseries documentales, con sus
correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en
cada etapa del ciclo vital de los documentos y el destino final de los mismos.
12
En adelante se denominará TRD.
13
Referenciados en: Archivo General de la Nación. Acuerdo 027-2006, Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de
1994 (31 de Octubre de 2006) [En línea] - [Consulta: Junio 21 de 2011]. Disponible en:
<http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2013#>
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2) Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido

homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e
informes, entre otros.
3) Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie,

identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.
Ejemplos: Contratos de prestación de servicios, Contratos de arrendamiento, Actas de
comité, Actas de Reunión, Actas de asambleas, entre otros.
4) Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa,

con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para
clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.
5) Retención documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de

gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.
Para asignar en ORFEO la Tabla de Retención Documental Correspondiente a su dependencia,

realice los siguientes pasos:
1) Haga clic sobre la pestaña (“INFORMACIÓN GENERAL”)
2) Hacer clic en el botón y seleccione según corresponda en el siguiente Orden:
a) Serie: Ej:
Actas
b) Subserie: Ej:
Informe de Gestión Institucional
c) Tipo de Documento: Ej: Informe
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d) Hacer clic en “Insertar”

14
e) Hacer clic en “Cerrar”
3) Luego de insertar la TRD se mostrará en la parte inferior de la ventana, si requiere

cambiarla, puede hacer clic en el botón “Modificar” o en el botón “Borrar” para volver a
realizar la asignación de TRD.
6.4. ANEXAR ARCHIVO
Luego de asignar la TRD al radicado, se debe anexar el archivo en ORFEO. Para anexarlo, en la
vista "DOCUMENTOS" haga clic en el vínculo llamado "Anexar Archivo":
14
Cabe aclarar que esta Asignación de TRD No Aplica para todos los radicados generados en IDEAM.
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6.5. VENTANA DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO
Al hacer clic en el enlace “Anexar Archivo”, aparecerá la ventana de descripción del documento, la
cual se divide en 4 secciones mencionadas a continuación:
6.5.1. ATRIBUTOS
Esta sección hace referencia al tipo de anexo a radicar (por defecto el tipo de anexo 15 es
Documento de Word– (.docx)). Luego del primer anexo pueden anexarse más documentos como
.xls (excel), .pdf (Acrobat Reader), imágenes y archivos comprimidos, entre otros.
Para establecer un nivel de seguridad de no modificación en el documento, puede marcar la

opción Sólo Lectura. Recuerde que esta opción no permite la modificación del documento una vez
adjuntado.
Dentro de esta sección verifique las opciones “Este documento será radicado”, si no se encuentra
marcada por favor selecciónela y la opción tipo de radicación “(Salida -1)”.
6.5.2. DESTINATARIO
Verifique que el destinatario al cual va dirigido el comunicado esté marcado. Si el destinatario que
aparece en esta sección no es correcto, deberá modificar los datos del radicado como se explica
en el ítem 5.2 (MODIFICAR DATOS) del presente instructivo.
15
Este tipo es el documento en el paso No. 2.1
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6.5.3. ADJUNTAR ARCHIVO
En esta sección encontrará la descripción del documento a anexar. Esta descripción no es

obligatoria pero si se van a adjuntar más archivos se recomienda escribir la descripción.
Al hacer clic en el botón “Examinar”16, automáticamente se abrirá la pantalla de cargar archivos

donde se deberá buscar el documento guardado previamente y cuando el espacio en blanco se
llene, haga clic en “ACTUALIZAR”. Verifique si aparece el mensaje “Archivo Anexado correctamente”,
de lo contrario repita este paso. Si el documento no va dirigido a otro destinatario por favor
continúe en el paso 6.6. (VERIFICACIÓN DEL DOCUMENTO ANEXADO).
Luego hacer clic en "cerrar".
16
Este paso es muy similar a cuando se adjuntan documentos por correo electrónico.
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6.5.4. AGREGAR OTROS DESTINATARIOS (Documentos con Copia)
Se denomina otro destinatario a las personas referenciadas “con copia17” al final de un documento
diferentes al destinatario inicial. Si el documento va dirigido a otro destinatario, luego de hacer clic
en el botón “Actualizar” (en la pantalla anterior), aparecerá una nueva opción llamada “Añadir
18
Destinatario o Copia” , en la cual deberá:
1) Marcar la opción “+ Añadir Destinatario o copia”. Perteneciente a la sección Destinatario.
2) Al abrirse otra ventana, seleccione el botón “BUSCAR”, el cual lo dirigirá nuevamente al

formulario de Búsqueda (paso 4.5).
3) Luego de repetir el paso 4.5 y pasar los datos al formulario, hacer clic en la opción “ Grabar
Destinatario”.
17
“Copia: Reproducción exacta de un documento”. Sacado de: Archivo General de la Nación. Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07
del 29 de junio de 1994 Acuerdo 027-2006 (31 de Octubre de 2006) [En línea] - [Consulta: Junio 23 de 2011]. Disponible en:
<http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2013#>
18
Recuerde que esta sección es para agregar a los destinatarios que han sido referenciados como “con copia”.
Instructivo

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Luego en la ventana de Descripción del Documento, podrá borrar o agregar más destinatarios.
6.6. VERIFICACIÓN DEL DOCUMENTO ANEXADO
Al "cerrar" la ventana descripción del documento, volverá a la pestaña “DOCUMENTOS”, donde

encontrará el registro correspondiente al documento anexado.
En cada archivo anexo encontrará las siguientes características.
Iconos de Anexado, Radicado, Impreso y Enviado: Indican los pasos que cumple un radicado
en ORFEO desde la radicación hasta su envío; En esta parte se puede verificar el estado del
radicado que se esté trabajando.
Radicado: En esta columna se observa a través de un consecutivo la cantidad de documentos

anexos al radicado. Por ejemplo, el número 2011900000101100003 indica que para el radicado
20119000001011 existe el anexo19 número 00003.
Tipo: Indica la extensión del documento. Para todos los documentos radicados por ORFEO en el
IDEAM el tipo de anexo será docx y se ubicará en la primera posición como el primer anexo y será
el único que tenga la Acción (Asignar Rad).
Tamaño, Solo Lectura, Creador, Descripción, Anexado: Reflejan las características del
documento además del nombre del usuario creador del archivo; el asunto o tema del anexo; fecha
y hora de anexado el documento.
19
Esto quiere decir que el número máximo de anexos por un radicado es de 99999.
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Para tener una vista previa haciendo clic en la lupa se observará el documento con los campos de
combinación, previos a la asignación del número de radicado.
Acción Modificar: Ubicada en la parte derecha de la pantalla, permite volver a la ventana de

descripción del documento. Se utiliza cuando alguno de los datos mencionados anteriormente no
coinciden con lo requerido o el documento anexado es erróneo; esta opción solo le permite
sobrescribir la información ingresada hasta el momento.
Acción Borrar: Seguida de la acción Modificar, permite borrar el documento anexado. Esta
acción sólo es permitida una sola vez antes de asignar el número radicado y aplica para el usuario
que tenga el radicado en alguna de sus carpetas.
Acción Asignar Rad20: Esta acción se habilita en la ventana de descripción del documento (ver
paso 6.5.1. Atributos). Si no aparece esta opción, actívela a través de la acción Modificar en la
sección de Atributos.
Luego de verificar las opciones de la pestaña documentos, revise su documento anexo a través del
icono de la lupa y continúe en el paso siguiente.
20
Una vez utilizada la acción “Asignar Rad”, su nombre cambia por “Regenerar”.
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6.7. ASIGNAR RADICADO AL DOCUMENTO ANEXADO
Si está seguro del contenido del documento, haga clic sobre la acción “Asignar Radicado”, entonces
aparecerá una ventana de confirmación donde le consulta si está seguro de asignar un número de
radicado al archivo anexado. Hacer clic en el botón “Aceptar”.
Al “Aceptar”, automáticamente el sistema combinará el número de radicado y la fecha de radicación

del documento, entre otros campos mencionados en el paso 2.2 (Identificación de la Plantilla).
Al asignar el número del radicado, si el documento va dirigido a otro destinatario el sistema genera
los registros correspondientes al destinatario inicial y los demás agregados mediante la opción otro
destinatario (paso 6.5.4 – Agregar otros destinatarios).
6.8. VISUALIZAR EL DOCUMENTO RADICADO DE SALIDA
En la siguiente pantalla se muestra el mensaje que aparece luego de “Asignar Rad”. Para el
ejemplo, el sistema le indica que ha sido radicado el documento con el número asignado por el
sistema, el número de copias agregadas y adicionalmente le permite ver el archivo generado.
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6.9. VER ARCHIVO E IMPRIMIR
Al hacer clic en la opción Ver Archivo, se abre una ventana de Word con el documento radicado,
donde tendrá la opción a través de Word para imprimir el archivo que se encuentra visualizando.
IMPRIMIR ARCHIVO: Una vez se visualiza el oficio radicado, se imprime desde Word y se entrega
al remitente21 para su aprobación y firma.
7. MARCAR DOCUMENTO COMO IMPRESO
Para marcar un documento como impreso por favor realice los siguientes pasos:
1. Diríjase a sus permisos de usuario y en la parte izquierda de la pantalla haga clic sobre la
palabra “Impresión”.
2. Realice la búsqueda del radicado a marcar como impreso.
3. Seleccione en la parte derecha el radicado (Si el radicado tiene copias señale las copias a
marcar como impresas).
4. Haga clic sobre el botón “Marcar Documentos como Impresos”.
21
El remitente es quien firma el documento. Por procedimiento el Subdirector, Jefe de Oficina, Coordinador de Grupo, es quien firma
todos los documentos.
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Una vez se Marca el documento como impreso aparecerla la siguiente pantalla como registro de
que el documento está listo para enviar.
8. GENERAR LISTADO DE ENTREGA
Si requiere tener un soporte físico o digital de los documentos entregados a la ventanilla única de
Correspondencia para el envío del documento, puede generar un listado de entrega, Ingresando
nuevamente al permiso de impresión ubicado en la parte izquierda. Luego busca el radicado ya
marcado como impreso y Hacer clic en el botón “Generar Listado de Entrega”.
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9. INCLUIR DOCUMENTO A EXPEDIENTE
Si requiere incluir el radicado a un expediente o crear uno nuevo por favor visite la guía de
conformación de expedientes disponible en: http://intranet.ideam.gov.co
10. ENVÍO DEL RADICADO
Luego de marcar el radicado como impreso puede dirigirse a la Ventanilla Única de de

Correspondencia para que se realice el envío respectivo. El envío de documentos por el Sistema
Orfeo corresponde a otro instructivo.
Fin del Instructivo.

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MANUAL DE INSTRUCTIVOS que corresponde el

RADICACIÓN DE SALIDA A TRAVÉS DEL Versión 2

Versión Fecha Autor Descripción

1 25/10/2011 Creación documento que describe y

2 17/11/2011 Parametrización, cambios efectuados

RADICACIÓN DE SALIDA A TRAVÉS DEL Versión 2

1. COMUNICACIONES OFICIALES ............................................................................................ 5

2. ELABORACIÓN DEL DOCUMENTO (OFICIO) ....................................................................... 6

2.1. ABRIR PLANTILLA ............................................................................................................. 6

2.2. IDENTIFICACIÓN DE LA PLANTILLA ................................................................................ 6

2.3. DILIGENCIAR DOCUMENTO .............................................................................................. 7

2.4. GUARDAR DOCUMENTO ................................................................................................... 7

3. INGRESO AL SISTEMA ORFEO ............................................................................................. 8

3.1. INGRESO A LA PÁGINA DE ORFEO .................................................................................. 8

3.2. VALIDACIÓN EN EL SISTEMA ORFEO ............................................................................ 10

3.3. ACCESO INVÁLIDO .......................................................................................................... 10

4. GENERACIÓN DEL NÚMERO DE RADICADO .................................................................... 11

4.1. INGRESO AL PERMISO DE RADICACIÓN DE SALIDA................................................... 11

4.2. VERIFICACIÓN DE RADICACIÓN PREVIA ...................................................................... 12

4.3. TIPOS DE RADICACIÓN DE SALIDA EN ORFEO ............................................................ 13

4.3.1. RADICACIÓN COMO NUEVO .................................................... 13

RADICACIÓN DE SALIDA A TRAVÉS DEL Versión 2

4.3.2. RADICACIÓN COMO ANEXO ................................................................. 14

4.3.3. RADICACIÓN COMO ASOCIADO ............................................................... 15

4.4. INGRESO DE DATOS DEL DESTINATARIO EN EL MÓDULO DE RADICACIÓN ........... 16

4.5. VERIFICACIÓN DE DATOS DEL DESTINATARIO EN EL SISTEMA ............................... 17

4.5.1. AGREGAR DESTINATARIO Y/O MODIFICAR DESTINATARIO ................................... 19

4.6. REGISTRO DE ASUNTO, MEDIO DE ENVÍO Y ANEXOS DEL DOCUMENTO ................ 22

5. VERIFICACIÓN DE DATOS DEL RADICADO GENERADO ................................................. 24

5.1. ESTRUCTURA DEL NÚMERO DE RADICADO ................................................................ 25

5.2. MODIFICAR DATOS (SI APLICA) ..................................................................................... 25

5.3. VER HOJA RESUMEN....................................................................................................... 26

6. ASIGNACIÓN DEL RADICADO AL DOCUMENTO .............................................................. 27

6.1. INGRESO A LA CARPETA SALIDA.................................................................................. 27

6.2. INGRESO AL RADICADO GENERADO ............................................................................ 27

6.3. TIPIFICAR RADICADO ...................................................................................................... 28

6.4. ANEXAR ARCHIVO ........................................................................................................... 30

6.5. VENTANA DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO................................................................. 31

6.5.1. ATRIBUTOS ................................................................................................................... 31

6.5.2. DESTINATARIO ............................................................................................................. 31

RADICACIÓN DE SALIDA A TRAVÉS DEL Versión 2

6.5.3. ADJUNTAR ARCHIVO ................................................................................................... 32

6.5.4. AGREGAR OTROS DESTINATARIOS (DOCUMENTOS CON COPIA) ......................... 33

6.6. VERIFICACIÓN DEL DOCUMENTO ANEXADO ............................................................... 34

6.7. ASIGNAR RADICADO AL DOCUMENTO ANEXADO ....................................................... 36

6.8. VISUALIZAR EL DOCUMENTO RADICADO DE SALIDA................................................. 36

6.9. VER ARCHIVO E IMPRIMIR .............................................................................................. 37

7. MARCAR DOCUMENTO COMO IMPRESO .......................................................................... 37

8. GENERAR LISTADO DE ENTREGA..................................................................................... 38

9. INCLUIR DOCUMENTO A EXPEDIENTE.............................................................................. 39

10. ENVÍO DEL RADICADO .................................................................................................... 39

RADICACIÓN DE SALIDA A TRAVÉS DEL Versión 2

Este instructivo está orientado a los usuarios responsables de la producción de documentos a

RESPONSABLE: USUARIO RADICADOR (CUALQUIER ÁREA OPERATIVA Y/O

DEFINICIÓN: Son todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas en el desarrollo de las

RADICACIÓN DE SALIDA A TRAVÉS DEL Versión 2

2. ELABORACIÓN DEL DOCUMENTO (Oficio)

2.1. ABRIR PLANTILLA

2.2. IDENTIFICACIÓN DE LA PLANTILLA

a) Dependencia generadora de la comunicación (*DEPE_CODI*).

A continuación se presenta la imagen de la plantilla.

RADICACIÓN DE SALIDA A TRAVÉS DEL Versión 2

a) Dependencia generadora de la comunicación (DEPE_CODI).