Plantilla para gestión de pipeline

de ventas
Tabla de contenidos
Introducción

Tutorial para el uso de la plantilla

1. Planificador para el seguimiento de prospectos

• Establece metas mensuales, por tanto anuales

2. Pronóstico de ingresos
• Estrategia de planificación

3. Escenarios ante el cumplimiento de metas

• Ingresos superiores a la meta
• Ingresos equivalentes a la meta
• Ingresos por debajo de la meta

Conclusión
Introducción
La «Plantilla para gestión de pipeline de ventas» que presentamos en esta ocasión tiene
como finalidad asistir a los agentes de ventas en su trabajo, tanto de forma mensual como
anual.

Como todo profesional de ventas sabe, el seguimiento de los prospectos es la base de

cualquier estrategia, sin importar el tipo de comercio (B2B o B2C), la industria a la que
pertenece la empresa o el esquema de negocios. Los clientes son la vida de cualquier
empresa.

El otro elemento de crucial importancia, y gracias al cual opera la empresa, son los
ingresos. En el caso presente hablaremos de cómo hacer un pronóstico de ingresos a
partir de la información de los prospectos, según la probabilidad que tiene de cerrarse el
trato.

Comencemos.

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Tutorial para el uso
de la plantilla
Tutorial para el uso de la plantilla
1. Planificador para el seguimiento de prospectos

Cuando abras la plantilla del planificador encontrarás una serie de hojas en el documento.
Selecciona la segunda, «Organizador de prospectos». En ella encontrarás cuatro campos
generales (ventas cerradas, probables, posibles y oportunidades) para cada mes con una
clave de color para distinguirlos, como se muestra en la imagen.

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La utilidad del «Organizador» consiste en que el profesional de ventas ordene en las
categorías que mencionamos la información de los prospectos con quienes se ha cerrado
un trato o se tiene posibilidad de hacerlo en el mes en curso. La información básica es la
siguiente:

• Empresa
• Nombre del contacto
• Etapa del ciclo de vida: se refiere al ciclo de vida de la negociación
• Siguiente paso: etapa consecutiva en el ciclo de vida de la negociación
• Ingresos recurrentes mensuales (MRR)
• Probabilidad: este dato numérico depende de la experiencia del vendedor y aspectos
cualitativos de la negociación para fijar el porcentaje
• Iniciales del representante de ventas

En cuanto a las categorías, expliquemos un poco más en qué consisten para que puedas
utilizarlas de forma correcta.

• Ventas cerradas: negocios que realizaste en el mes en curso y que han sido cobrados
parcial o totalmente.
• Ventas probables: negocios que tienen una probabilidad de más del 80% de realizarse
durante el mes.
• Ventas posibles: negocios que tienen una probabilidad de realizarse entre el 30% y el
80%.
• Oportunidades: negocios que tienen una probabilidad de realizarse menor al 30%
durante el mes en curso.

Como sabes, muchas veces los tratos se tienen previstos para una fecha fija, pero existen
factores muy diversos que pueden afectar el cierre de un negocio, sobre todo cuando
el volumen de venta es considerable. Cuando esto sucede, simplemente transfiere las
oportunidades y las ventas posibles o probables al siguiente mes, con el fin de continuar
tu gestión con el cliente.

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Establece metas mensuales y anuales

El «Organizador» te ayudará a llevar un control de tus prospectos y a determinar dos

valores esenciales para realizar el pronóstico de ingresos a lo largo del año. Estos valores
son:

• Meta mensual: que se establece conforme el registro histórico y las expectativas de la

gerencia.
• Meta anual: calculada de manera automática una vez que defines la meta mensual de
enero a diciembre.

Como dijimos, estos dos valores son fundamentales para el análisis posterior de los
ingresos. Así que, a manera de recomendación, nos gusta decir que el «Organizador»
es fundamental para las etapas posteriores. Para ello, apégate a los siguientes
consejos:

• Mantén la información del prospecto actualizada.

• Utiliza las etiquetas correctas en el ciclo de vida del negocio, para evitar confusiones en
los siguientes campos.
• Refleja las negociaciones con el prospecto en el campo «Probabilidad» conforme a la
proximidad de cierre del trato, para que puedas categorizar cada cuenta acorde con la
realidad.
• Asegúrate de que los ingresos recurrentes mensuales sean los correctos.

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2. Pronóstico de ingresos

El «Pronóstico de ingresos» es una hoja que se repite doce veces, una para cada mes
del año, que tiene la misma estructura y datos en cada caso. A continuación
profundizaremos en su uso y nos enfocaremos en algunos conceptos esenciales.

Comencemos por las tres secciones que la conforman. La primera está relacionada
con el «Organizador», e incluye las cuatro categorías de ventas de las que hablamos
en la sección anterior, como se muestra en la imagen.

Estas columnas cuentan con una pequeña pero importante diferencia: las ventas
probables, ventas posibles y las oportunidades tienen una sumatoria al final de la columna
que incluye las categorías anteriores. De esta forma, en las oportunidades, que es la última
por probabilidad de cierre de trato, se encuentra la sumatoria de todas las categorías,
mientras que en las ventas cerradas, que es la primera, no hay dicha sumatoria.

Esta sumatoria representa el acumulado de todas las categorías, y nos interesa conocerlo
para saber cuál sería la cantidad más elevada de ingresos en el caso muy favorable de
que todos los tratos fueran cerrados en el mes en curso.

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Hay otros dos campos muy importantes que explicaremos en breve, el porcentaje de la
meta mensual y el porcentaje anual. Pero antes, hablemos de las siguientes secciones.

La segunda sección corresponde a la tabla que se muestra en la imagen.

Como puedes ver, la tabla despliega un resumen del año, con los siguientes campos:

• Ingresos recurrentes mensuales cerrados (MRR): cantidad de ingresos mensuales por

transacciones cerradas.
• Meta mensual: se refiere a la cantidad de dinero que el vendedor debería ser capaz de
asegurar con sus gestiones.
• Porcentaje superado al 125%: este porcentaje se refiere a la medida en que se
cumplió o excedió la meta superada al 125%.
• Ingresos recurrentes anuales (ARR): esta cifra se obtiene de multiplicar el MRR por
doce.
• Meta superada al 125%: esta cifra representa la meta mensual multiplicada por 1.25, y
sirve como un objetivo de mayor rendimiento para el vendedor.
• Meta anual: es la suma de las metas mensuales.
• Porcentaje anual: es una medida de los ingresos obtenidos hasta el mes en curso
respecto de la suma de las metas mensuales.

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La tercera sección corresponde a la gráfica «Ingresos recurrentes mensuales cerrados
(MRR) vs. Meta mensual», como se muestra en la imagen.

De momento, lo más importante es que sepas que se trata de la representación de los

ingresos recurrentes mensuales cerrados (MRR), que corresponden a las barras azules,
comparados con la meta mensual, que se muestra en la gráfica como una línea roja.
Sobre los tres escenarios que se desprenden del comportamiento de ambas variables
hablaremos en la tercera sección de este tutorial.

Estrategia de planificación

Quizá lo esencial del «Pronóstico de ingresos» sea la estrategia que el vendedor puede
y debería poner en marcha valiéndose de esta herramienta. Dicha estrategia consiste en
utilizar la «Meta superada al 125%» como objetivo mensual, con el fin de potenciar los
ingresos por efecto de tratos cerrados.

Esto se logra a través de la acumulación de ventas cerradas. Cuanto mejor sea la gestión
con los clientes, mayor será el MRR. Recordemos que la meta mensual ha sido estipulada
de antemano, y difícilmente se verá modificada. Sin embargo, el profesional de ventas
puede influir en una mayor incidencia de ventas mediante sus estrategias y conocimiento
del producto y el cliente.

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3. Escenarios ante el cumplimiento de metas

Ante la necesidad de cumplir las metas de venta estipuladas a principios de año, los
vendedores se enfrentan muchas veces a situaciones en las que es preciso conocer el
panorama general de su desempeño a lo largo de los meses. Para ello son muy útiles las
gráficas incluidas en las hojas de «Pronóstico de ingresos».

Conforme pasa el año, este gráfico acumula los resultados de los meses anteriores, de
manera tal que al llegar a diciembre es posible que tu «Plantilla para gestión de pipeline
de ventas» se vea como en la siguiente imagen.

Ahora bien, como ya lo habrás notado, existen tres escenarios básicos que se desprenden
de esta representación gráfica de «Ingresos recurrentes mensuales cerrados (MRR) vs.
Meta mensual». Veamos cada uno de ellos.

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Ingresos superiores a la meta

El primero corresponde al mes de febrero en el ejemplo que encontrarás en la plantilla.

Como puedes ver, la meta mensual fue superada en un 211%, como se muestra de forma
automática en la primera sección de la hoja, en el campo «Porcentaje de meta mensual».

La «Meta superada al 125%» también fue superada en un 169%, por lo que cualquier
conclusión que se desprenda del desempeño del vendedor en este mes tendrá que ser
calificada como excelente. A la vez, habría que analizar las circunstancias objetivas por
las cuales aumentaron las ventas, que superaron por mucho la meta establecida para el
vendedor. Quizá se trata de que uno de tus productos es estacional y se vende en algunos
meses mucho más que en otros.

Ingresos equivalentes a la meta

El siguiente escenario corresponde al mes de marzo en nuestra plantilla. Como puedes

ver, los ingresos y la meta son idénticos. En este caso la «Meta superada al 125%» no fue
alcanzada, quedando solo a un 80% de lo estipulado. Sin embargo, no podríamos decir
que fue un mal mes para el vendedor, puesto que lo planeado se cumplió al 100%.

Como en el ejemplo anterior, este escenario requiere un análisis más profundo por parte
del gerente de ventas, para comprender el porqué de la reducción en las ventas. Las
condiciones objetivas tendrían que ser objeto de estudio; podría ser el caso de que más
de una venta no se realizó como estaba estipulado, postergándose y cambiando de
categoría de «Venta posible» a «Oportunidad». Si se da esta situación habría que
estudiar con el vendedor a cargo de esas cuentas la razón de este cambio.

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Por esta razón insistimos en que la gestión del «Organizador de prospectos» es vital para
las siguientes etapas. Si no se categorizan correctamente las cuentas, podríamos crear
una impresión falsa de las metas mensuales y los tratos que podrían cerrarse mes a mes.

Ingresos por debajo de la meta

El último escenario es el que ningún representante de ventas quisiera ver registrado en su

«Plantilla para gestión de pipeline de ventas». Se trata del mes de abril en el ejemplo de
nuestra plantilla. No hace falta describir el sentimiento de decepción que puede provocar
el ver que no cumplimos con la meta del mes, y quedamos muy por debajo de la «Meta
superada al 125%».

Una vez más, habría que explicar la razón por la cual sucedió esto. Quizá la meta
estipulada era muy ambiciosa desde un principio. Para ello habría que recurrir al registro
histórico de años anteriores, con el fin de comparar el desempeño de nuestros productos
en ese mismo periodo. Si en los casos anteriores es muy importante entender la dinámica
de las ventas en nuestra empresa, en este caso es imperativo.

Muchas veces se piensa que un mes con bajo rendimiento en las ventas se debe a que
la fuerza de ventas no está trabajando como debería. Pero un análisis exhaustivo revelará
otra cosa.

Dicho esto, ahora estás listo para comenzar a trabajar con estas herramientas.

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Conclusión
La plantilla está diseñada para su interacción manual, como ya te habrás dado cuenta al
familiarizarte con ella. A final de cuentas, es un libro de Google Sheets muy práctico e
intuitivo una vez que lo conoces, sobre todo después de haber leído este tutorial.

Empresas pequeñas y medianas se pueden beneficiar de su uso. Sin embargo, y es

probable que lo compruebes, a partir de cierto punto no es práctico ni eficiente llevar
el control de los prospectos y el pronóstico de ingresos en una hoja de cálculo. Este
impedimento no se debe a la capacidad operativa del programa, sino a un aspecto
práctico y estratégico.

¿Imaginas a las grandes compañías administrando estos aspectos con hojas de Excel?
Desde luego que no. Una de las decisiones más importantes que enfrentan las empresas
hoy en día es el salto tecnológico, el cual está determinado por la cantidad de clientes
que puede manejar con su equipo de ventas. Si es el caso de tu empresa, te
recomendamos el CRM de HubSpot.

Sea cual fuere tu decisión, estamos para apoyarte, con recursos como este u otros
automatizados. Todo depende de tus necesidades y objetivos a largo plazo. Mientras
tanto, te deseamos mucha suerte.

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