1.

Proceso de envío de las

Incapacidades Temporales
por parte de la empresa:

Para el adecuado trámite de las (IT) Incapacidades Temporales remitidas a este

buzón, la empresa deberá garantizar el cumplimiento de los siguientes requisitos:

La empresa se compromete y garantiza que las Incapacidades Temporales que remita por
este medio corresponden a Certificados Originales, que no han sido alterados y que no pre-
sentan enmendaduras ni alteraciones.

La empresa se compromete a la custodia del Certificado de Incapacidad temporal para cual-

quier proceso en el que Colmena Seguros requiera el documento físico. Es responsabilidad
de la empresa la custodia del Certificado original de la Incapacidad temporal.

En caso que el remitente corresponda a un Holding empresarial y las incapacidades tempo-

rales sean de diferentes empresas, la empresa debe garantizar en el email, la debida identi-
ficación de cada una de las empresas a las cuales corresponde las incapacidades, adjuntan-
do archivos por separado al igual que una relación independiente de las incapacidades cor-
respondientes a cada empresa.

Las características del email y sus adjuntos son:

• Asunto del email: Incapacidad Temporal - NIT y nombre de la empresa y/o Holding empre-
sarial remitente.
• Adjuntos 1 - Incapacidad Laboral (IT) en formato PDF ó Multitiff: El archivo con las imá-
genes de las IT no debe pesar más de 20 Megas. Se debe configurar el escaneo de las IT de
manera que estas se visualicen clara y completa. En caso que la IT tenga la Historia clínica
(HC), las imágenes de la HC deben venir seguidas de la IT a la que corresponde y luego con-
tinuar las IT de otros pacientes.

• Adjunto 2 - Información de relación de IT:

Fecha inicial de la IT Historia clínica

Doc. Identidad del paciente Dias de IT
DD-MM-AAA SI/NO

IMPORTANTE: Recuerde que estos archivos adjuntos no deben estar comprimidos, encriptados ó con clave.
Se debe identificar el nombre, cargo y email del contacto para caso de cualquier novedad.
 2.
Respuesta de
Colmena Seguros
al empleador

Colmena seguros enviará en 2 días hábiles, la respuesta de la información recibida. Esta

respuesta se enviará únicamente desde el email incapacidadesarl@colmenaseguros.com
y se remitirá al mismo correo desde donde se recibieron las Incapacidades o el correo indi-
cado por la empresa para recibir la respuesta a este proceso, con la siguiente información:

Adjunto 1- Relación de IT: En un archivo de Excel se hará la relación de las Incapacidades

recibidas para iniciar su trámite de validación técnica identificadas con un número de radi-
cación para su trazabilidad y seguimiento; Si la incapacidad no cumple los requisitos para ini-
ciar el trámite, se identificará en la misma relación como devuelta, de acuerdo al siguiente
cuadro:

Doc. Identidad Fecha inicial de la IT Historia clínica No. radicado IT devuelta

del paciente Dias de IT Colmena Seguros
DD-MM-AAA SI/NO SI/NO

Adjunto 2- Comunicaciones de devolución de IT: En el mismo email, Colmena Seguros

ajuntará por cada IT devuelta una comunicación indicando la(s) causal(es) de la devolución,
con el número de radicación correspondiente.

IMPORTANTE: La empresa debe garantizar que la dirección de correo desde donde remite las IT no se encuentre
bloqueada para recibir correos ó indicar en el email la dirección de correo electrónico a donde debe ser enviada la
respuesta por parte de Colmena Seguros.
Aspectos a tener en cuenta
Las Incapacidades Temporales que sean remitidas por este buzón no se entienden
como aprobadas y aceptadas para pago.

Se entenderá como fecha de recepción de la IT por parte de Colmena Seguros, la fecha

en la que la aseguradora recibe el email al buzón incapacidadesarl@colmenase-
guros.com.

Importante recordar que este buzón es exclusivo para la recepción de incapacidades

temporales e historias clínicas por parte de las empresas de Riesgos Laborales.

Este buzón no aplica para ex trabajadores o trabajadores independientes