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Tarea 5.1 Investigación documental

1. ¿Qué son las formas o formularios?

Una forma o formulario, es una herramienta o medio de comunicación escrito,

normalmente impreso que, por lo general contienen informar acción fija y espacio para
incluir información Variable. Cuando una forma se completa pasa a ser un documento y,
según el tipo de información y el grado de dificultad para su llenado, puede acompañarse de
un instructivo.

2. ¿Cómo se clasifican las formas?

Los formularios pueden ser clasificados:

De acuerdo a su presentación pueden ser:

 Simples
 Compuestos

De acuerdo a su uso pueden ser:

 Para originar una acción

 Para registrar una acción
 Para informar resultados

De acuerdo a su elaboración pueden ser:

 Manuales
 Semimecanizados
 Mecanizados
3. Usos de las formas.

Cada formulario es creado para un fin específico. La función principal de un formulario es

almacenar y guardar los datos para que queden registrados fácilmente.

Los formularios para originar una acción, tienen el objetivo de iniciar el proceso o
procedimiento de algún grupo de tareas con un cierto objetivo. Por ejemplo, la emisión de
una requisición de materiales puede dar origen a la emisión de una orden de compra.
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Los formularios para registrar una acción están orientados a guardar información que puede
ser consultada posteriormente. Por esta razón, su llenado correcto es importante desde el
principio, dado que cualquier información omitida puede ser requerida después.

Los formularios para informar resultados, son aquellos que son usados para mostrar cifras o
análisis de procesos que se encuentran estandarizados.

4. Ventajas y desventajas del uso de las formas

Ventajas:

 Facilidad para su relleno

 Reducción de las posibilidades de error
 Estética
 Reducción de costos
5. Elementos que debemos de considerar para confeccionar una forma y su definición
e importancia|

1.- Cheques: Es un formulario utilizado para pagar a las personas o instituciones que se le
adeuda algún bien o tipo de servicio.

2.- Recibo de Caja Chica: Este es un formulario utilizado para dejar evidencia de todos los
pagos realizados por el fondo de caja chica.

3.- Recibo de Ingresos: Este es un formulario utilizado para dejar evidencia de todo el dinero
recibido de los clientes.

4.- Depósito: Es un formulario utilizado con la finalidad de dejar constancia de los depósitos
realizados en el Banco Popular Dominicano.

5.- Depósito de Tarjeta: Es un formulario utilizado con la finalidad de dejar constancia de los
depósitos de tarjetas realizados en el Banco Popular Dominicano.

6.- Factura a crédito: Es un formulario utilizado con la finalidad de dejar constancia de las
ventas a crédito al por mayor y detalle.

7.- Recibo de Ingresos: Este es un formulario utilizado con la finalidad de tener control
sobre los ingresos diarios que tenga la Empresa.
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8.- Nota de Crédito: Este formulario es utilizado básicamente para dejar constancia de los
descuentos y devoluciones concedidos.

9.- Orden de Compra: Este formulario es utilizado con la finalidad de realizar determinadas
compras.

6. Consideraciones o lineamientos de formato en el proceso de elaboración de la

forma.
 Función de las formas. -
 Forma y momento de uso de la forma.
 Uso de copias y su distribución.
 Usuarios que intervienen en el proceso.
 Requerimientos para suplir las necesidades de las formas.
 Se debe tener un diseño fácil para su llenado y con precisión.
 Velar porque el diseño de los formularios esté en consonancia con los objetivos y
funciones para los que fueron creados.
 Hacer las formas atractivas.
7. Consideraciones o lineamientos de formato en el proceso de elaboración de la
pantalla.
 Encabezado
 Identificación y acceso
 Instrucciones
 Cuerpo
 Firma, y
 Totales.
8. Consideraciones de implementación y uso de las formas
 Entrada de información
 Salida de información
 Generación de registros de la información.
9. Cuáles son los controles internos a considerar en el uso de las formas.
 Numeración lógica.
 Uso y clasificación.
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 Proceso para obtención.

 Distribución.
 Proceso de emisión.
 Mantenimiento.
 Archivo.
10. Incluir un modelo de forma indicando las partes