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3.la Norma Pmbok
3.la Norma Pmbok
La Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK) es una
norma reconocida en la profesión de la dirección de proyectos. Por norma se hace
referencia a un documento formal que describe normas, métodos, procesos y prácticas
establecidos. Al igual que en otras profesiones, como la abogacía, la medicina y las
ciencias económicas, el conocimiento contenido en esta norma evolucionó a partir de
las buenas prácticas reconocidas por profesionales dedicados a la dirección de
proyectos, quienes contribuyeron a su desarrollo.
Los primeros dos capítulos de la Guía del PMBOK presentan una introducción a
conceptos clave en el ámbito de la dirección de proyectos. El Capítulo 3 presenta la
norma para la dirección de proyectos. Resume los procesos, entradas y salidas que
generalmente se consideran buenas prácticas en la mayoría de los proyectos. Los
Capítulos 4 a 12 constituyen la Guía de los Fundamentos para la Dirección de
Proyectos. Amplían la información contenida en la norma mediante la descripción de
las entradas y salidas, así como de las herramientas y técnicas utilizadas para dirigir
proyectos.
Cabe destacar que el presente proyecto está basado en la cuarta edición del PMBOK, la
cual estuvo vigente desde 2008 hasta finales del año 2012 (cuando se inició el
proyecto). El pasado 1 de Enero de 2013 se hizo pública la versión 5 del mismo y,
aunque alineada con la versión que utilizamos, introduce cambios interesantes. El
primer cambio es el reconocer una nueva área de conocimiento: la ‘Gestión de
Stakeholders (Interesados)’. Se fomenta conocer a todos y cada uno de los interesados
en el proyecto, su entendimiento del mismo, sus expectativas y su participación –
positiva o negativa (Capítulo 13). El segundo cambio es el énfasis en el plan del
proyecto. Se introducen cuatro procesos relacionados: Plan de Gestión del Alcance,
Plan de Gestión del Manejo del Tiempo y los Cronogramas, Plan de Gestión de Costos
y Plan de Gestión de los Interesados. Estas áreas han sido creadas para reforzar el
concepto de que cada área de conocimiento posee un plan de gestión subsidiario, los
cuales son integrados en el plan de gestión de proyecto general. En la edición anterior,
las áreas de conocimiento subsidiarias de Alcance, Tiempo y Costo no lo tenían. El
PMBOK explicaba que el plan de esas áreas era elaborado en el proceso de Elaboración
de Plan de Gestión incluido en el área de integración, sin embargo, no existía una
sección específica en la guía del PMBOK para elaborar estos planes subsidiarios.
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un impacto considerable en el éxito de un proyecto. La Guía del PMBOK identifica ese
subconjunto de fundamentos de la dirección de proyectos generalmente reconocido
como buenas prácticas. “Generalmente reconocido” significa que los conocimientos y
prácticas descritos se aplican a la mayoría de los proyectos, la mayor parte del tiempo,
y que existe consenso sobre su valor y utilidad. “Buenas prácticas” significa que se está
de acuerdo, en general, en que la aplicación de estas habilidades, herramientas y
técnicas puede aumentar las posibilidades de éxito de una amplia variedad de
proyectos. Buenas prácticas no significa que el conocimiento descrito deba aplicarse
siempre de la misma manera en todos los proyectos; la organización y/o el equipo de
dirección del proyecto son responsables de establecer lo que es apropiado para un
proyecto determinado.
• seleccionar los procesos adecuados requeridos para alcanzar los objetivos del
proyecto
• utilizar un enfoque definido que pueda adoptarse para cumplir con los requisitos
• cumplir con los requisitos a fin de satisfacer las necesidades y expectativas de los
interesados
• equilibrar las demandas contrapuestas relativas al alcance, tiempo, costo, calidad,
recursos y riesgo para producir el producto, servicio o resultado especificado
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Los procesos de la dirección de proyectos se agrupan en cinco categorías conocidas
como Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos (o grupos de procesos):
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Figura 9
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La naturaleza integradora de la dirección de proyectos requiere que el Grupo del
Proceso de Seguimiento y Control interactúe continuamente con los otros grupos de
procesos, como se muestra en la Figura 10. Además, dado que la dirección de un
proyecto es un esfuerzo finito, el Grupo del Proceso de Iniciación comienza el proyecto
mientras que el Grupo del Proceso de Cierre lo finaliza.
Figura 10
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Tabla 3
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Como se detalló en la introducción del presente proyecto, debido a su extensión sólo
se abordarán los dos primeros grupos de procesos: Grupo del Proceso de Iniciación y
Grupo del Proceso de Planificación.
El Grupo del Proceso de Iniciación está compuesto por aquellos procesos realizados
para definir un nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto ya existente, mediante
la obtención de la autorización para comenzar dicho proyecto o fase. Dentro de los
procesos de iniciación, se define el alcance inicial y se comprometen los recursos
financieros iniciales. Además, se identifican los interesados internos y externos que van
a interactuar y ejercer alguna influencia sobre el resultado global del proyecto.
Finalmente, si aún no fue nombrado, se selecciona el director del proyecto. Esta
información se plasma en el acta de constitución del proyecto y registro de
interesados. Cuando el acta de constitución del proyecto recibe aprobación, el
proyecto se considera autorizado oficialmente. Aunque el equipo de dirección del
proyecto pueda colaborar en la redacción de esta acta, la aprobación y el
financiamiento se manejan fuera de los límites del proyecto.
Figura 11
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3.3.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
Los proyectos son autorizados por alguien externo al proyecto, tal como un
patrocinador (persona o grupo que proporciona los recursos financieros, en efectivo o
en especie, para el proyecto), una oficina de dirección de proyectos (PMO) o un comité
ejecutivo del portafolio. El iniciador del proyecto o el patrocinador debe encontrarse a
un nivel apropiado para financiar el proyecto. Cualquiera de ellos elaborará el acta de
constitución del proyecto o delegará esta tarea al director del proyecto. El proyecto
queda autorizado con la firma del iniciador en el acta.
La Figura 12 muestra las entradas, las herramientas y técnicas, y las salidas de este
proceso:
Figura 12
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La Figura 13 muestra las entradas, las herramientas y técnicas, y las salidas de este
proceso:
Figura 13
El Grupo del Proceso de Planificación está compuesto por aquellos procesos realizados
para establecer el alcance total del esfuerzo, definir y refinar los objetivos, y desarrollar
la línea de acción requerida para alcanzar dichos objetivos. Los procesos de
planificación desarrollan el plan para la dirección del proyecto y los documentos del
proyecto que se utilizarán para llevarlo a cabo. A medida que se recopilan o se
comprenden más características o información sobre el proyecto, puede ser necesaria
una mayor planificación. Esta incorporación progresiva de detalles al plan para la
dirección del proyecto recibe generalmente el nombre de “planificación gradual”, para
indicar que la planificación y la documentación son procesos repetitivos y continuos.
El plan para la dirección del proyecto y los documentos del proyecto desarrollados
como salidas del grupo del proceso de planificación, explorarán todos los aspectos del
alcance, tiempo, costos, calidad, comunicación, riesgos y adquisiciones.
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Figura 14
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el proyecto se ejecuta, se monitorea, se controla y se cierra. El Plan para la Dirección
del Proyecto se desarrolla a través de una serie de procesos integrados hasta llegar al
cierre del proyecto. Este proceso da lugar a un plan para la dirección del proyecto que
se elabora gradualmente por medio de actualizaciones.
La Figura 15 muestra las entradas, las herramientas y técnicas, y las salidas de este
proceso:
Figura 15
La Figura 16 muestra las entradas, las herramientas y técnicas, y las salidas del proceso
Recopilar Requisitos (siguiente página):
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Figura 16
La Figura 17 muestra las entradas, las herramientas y técnicas, y las salidas del proceso
Definir el Alcance:
Figura 17
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3.4.4 Crear la EDT (Estructura de Desglose del Trabajo)
Crear la EDT es el proceso que consiste en subdividir los entregables del proyecto y el
trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar. La
estructura de desglose del trabajo (EDT) es una descomposición jerárquica, basada en
los entregables del trabajo que debe ejecutar el equipo del proyecto para lograr los
objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos, con cada nivel descendente
de la EDT representando una definición cada vez más detallada del trabajo del
proyecto.
La Figura 18 muestra las entradas, las herramientas y técnicas, y las salidas del proceso
Crear la EDT:
Figura 18
Definir las Actividades es el proceso que consiste en identificar las acciones específicas
a ser realizadas para elaborar los entregables del proyecto. El proceso Crear la EDT
identifica los entregables en el nivel más bajo de la estructura de desglose del trabajo
(EDT), denominado paquetes de trabajo. Los paquetes de trabajo del proyecto se
descomponen normalmente en componentes más pequeños llamados actividades, que
representan el trabajo necesario para completar los paquetes de trabajo. Las
actividades proporcionan una base para la estimación, planificación, ejecución,
seguimiento y control del trabajo del proyecto.
La Figura 19 muestra las entradas, las herramientas y técnicas, y las salidas del proceso
Definir las Actividades (siguiente página):
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Figura 19
La Figura 20 muestra las entradas, las herramientas y técnicas, y las salidas del proceso
Secuenciar las Actividades:
Figura 20
Estimar los Recursos de las Actividades es el proceso que consiste en estimar el tipo y
las cantidades de materiales, personas, equipos o suministros requeridos para ejecutar
cada actividad.
La Figura 21 muestra las entradas, las herramientas y técnicas, y las salidas del proceso
Estimar los Recursos de las Actividades (siguiente página):
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Figura 21
La Figura 22 muestra las entradas, las herramientas y técnicas, y las salidas del proceso
Estimar la Duración de las Actividades:
Figura 22
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3.4.9 Desarrollar el Cronograma
La Figura 23 muestra las entradas, las herramientas y técnicas, y las salidas del proceso
Desarrollar el Cronograma:
Figura 23
Estimar los Costos es el proceso que consiste en desarrollar una aproximación de los
recursos monetarios necesarios para completar las actividades del proyecto. Las
estimaciones de costos deben refinarse durante el transcurso del proyecto para reflejar
los detalles adicionales a medida que éstos se conocen. La exactitud de la estimación
del costo de un proyecto aumenta conforme el proyecto avanza a lo largo de su ciclo
de vida. En definitiva, una estimación de costos es una evaluación cuantitativa de los
costos probables de los recursos necesarios para completar la actividad.
La Figura 24 muestra las entradas, las herramientas y técnicas, y las salidas del proceso
Estimar los Costos (siguiente página):
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Figura 24
La Figura 25 muestra las entradas, las herramientas y técnicas, y las salidas del proceso
Determinar el Presupuesto:
Figura 25
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3.4.12 Planificar la Calidad
Planificar la Calidad es el proceso por el cual se identifican los requisitos de calidad y/o
normas para el proyecto y el producto, documentando la manera en que el proyecto
demostrará el cumplimiento con los mismos. La planificación de la calidad debe
realizarse en forma paralela a los demás procesos de planificación del proyecto,
cualquier cambio para cumplir con las normas de calidad identificadas puede requerir
ajustes en el costo o en el cronograma.
La Figura 26 muestra las entradas, las herramientas y técnicas, y las salidas del proceso
Planificar la Calidad:
Figura 26
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La Figura 27 muestra las entradas, las herramientas y técnicas, y las salidas del proceso
Desarrollar el Plan de Recursos Humanos:
Figura 27
La Figura 28 muestra las entradas, las herramientas y técnicas, y las salidas del proceso
Planificar las Comunicaciones:
Figura 28
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3.4.15 Planificar la Gestión de Riesgos
Planificar la Gestión de Riesgos es el proceso por el cual se define cómo realizar las
actividades de gestión de riesgos para un proyecto. La planificación de la gestión de
riesgos es importante para proporcionar los recursos y el tiempo suficientes para las
actividades de gestión de riesgos y para establecer una base acordada para evaluar los
riesgos.
La Figura 29 muestra las entradas, las herramientas y técnicas, y las salidas del proceso
Planificar la Gestión de Riesgos:
Figura 29
Identificar los Riesgos es el proceso por el cual se determinan los riesgos que pueden
afectar el proyecto y se documentan sus características. Identificar los Riesgos es un
proceso iterativo debido a que se pueden descubrir nuevos riesgos o pueden
evolucionar conforme el proyecto avanza a lo largo de su ciclo de vida. El proceso debe
involucrar al equipo del proyecto de modo que pueda desarrollar y mantener un
sentido de propiedad y responsabilidad por los riesgos y las acciones de respuesta
asociadas.
La Figura 30 muestra las entradas, las herramientas y técnicas, y las salidas del proceso
Identificar los Riesgos (siguiente página):
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Figura 10
La Figura 31 muestra las entradas, las herramientas y técnicas, y las salidas del proceso
Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos:
Figura 11
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3.4.18 Realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos
La Figura 32 muestra las entradas, las herramientas y técnicas, y las salidas del proceso
Realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos:
Figura 12
La Figura 33 muestra las entradas, las herramientas y técnicas, y las salidas del proceso
Panificar la Respuesta a los Riesgos (siguiente página):
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Figura 13
La Figura 34 muestra las entradas, las herramientas y técnicas, y las salidas del proceso
Panificar la Respuesta a los Riesgos:
Figura 14
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