Saldaña Rosales Gerardo Yair

5° “4”

Preservación y conservación del patrimonio documental

Prof. Carlos Dionisio Castillo Ríos

Lectura: Plan Integral de Conservación Preventiva

Conformación de acciones específicas y precautorias en el material de archivo

09/11/2020
Introducción

En este documento trata sobre la preservación de la documentación de archivo y biblioteca, saber que
materiales usar, que es lo conveniente para poder alargarles la vida y las condiciones que debe tener
el lugar donde se pone el material de archivo y cómo podemos resolver el deterioro que surge a partir
del archivo y dentro del archivo, que estantería se usa es decir, el mobiliario en general.

Por otro lado se habla sobre un plan de emergencia para posibles desastres naturales y cómo
afrontarlo, las medidas precautorias y el comportamiento que debemos tomar como personal
capacitado y profesional. Se habla sobre los sistemas que ayudan a perdurar la información y que los
usuarios vienen dentro, se habla de la microfilmación y digitalización, dos grandes sistemas que
ayudan a disponer de la información sin tener que manipular el documento y deteriorándolo más.

Por otra parte viene sobre la desacidificación y laminación que son procesos para el cuidado
prolongado del documento, en el caso de la desacidificación, quitarle ácidos que hacen alteraciones
al documento y la laminación es como un recubrimiento para hacerlos fuerte de los factores
ambientales que sufren.
3. Plan integral de conservación preventiva

3.1. Plan de Preservación

Generalmente en un archivo se debe tener un plan de preservación y de acciones encaminadas a

tratar problemas para dar solución a problemas de distintos tipos de origen ya sean ambientales,
humanos, técnicas, etc. Un plan integral de preservación empieza desde el lugar físico donde
desarrolla sus actividades y funciones (conservación de la propia documentación), donde se hace
énfasis en el diseño y construcción, además de la ubicación de los lugares de archivo de la
documentación generada.

Para hacer posible el plan, es necesario tener un buen equipo de trabajo pero pequeño y no grande,
ya que si hay mucha gente en el proceso, puede que entorpecen a los demás o es pérdida de tiempo,
es mejor que sean pocos pero eficientes y funcionales que garanticen excelentes resultados. Hay que
tener claro que antes de hacer un proyecto de esta magnitud y teniendo al productivo equipo de trabajo
capacitado para esta tarea, se deberán repartir las tareas a fin de que agilicen los estudios sobre los
posibles peligros que pudieran existir en el archivo o biblioteca.

Estudio previo para la confección del plan

Ubicación

Se tiene que tener las especificaciones exteriores del archivo, es decir, las posibles amenazas que
pudieran dañar el archivo u otras especificaciones que traten ya sea a favor o en contra en la ubicación
del archivo. Siempre que queramos establecer un archivo, debemos pensar que será exclusivamente
archivo, con una ubicación fácilmente accesible y siempre alejada de instalaciones peligrosas en
donde corre peligro la documentación y el lugar donde es resguardada.

Edificio

Tendremos que evaluar alrededor del archivo para saber las deficiencias que tiene y cuáles son las
causas, la situación en el que se encuentra el archivo es de mucha importancia porque sabremos que
necesita y de esta forma hacer estudios para el tratamiento. Son los elementos que forman parte del
archivo que alteran los documentos y es cuando se presentan factores biológicos, ambientales y físicos
surgiendo aún más dificultades para conservar la documentación.

Instalaciones
Se deben examinar las características y el estado de las tomas de agua y electricidad, sistemas de
ventilación, alarmas, sistemas de detección antirrobo, extinción de incendios, así como los factores
esenciales que aportan la conservación del lugar. Todo esto nos ayuda a tener conocimiento de cómo
poder accionar ante inconvenientes a corto, mediano y largo plazo, es por eso que la guía tendrá los
parámetros esenciales para mantener intacta la documentación.
Si llevamos a cabo las recomendaciones para conservar la documentación, se evitará el deterioro tanto
del archivo como del material de archivo y podremos seguir perdurando la información a un mayor
tiempo y con el paso del tiempo mejorar la conservación, haciendo mención de tecnología moderna y
de productos probados para poder aplicarlos.

Depósitos y mobiliario

Es importante tener principalmente el mobiliario adecuado para contener la documentación, después

observar las condiciones en que se encuentran, haciendo un diagnostico preventivo y claro determinar
en caso de deterioro el causante, en el caso de que esté muy deteriorado lo que vendrían siendo las
estanterías, se tendrían que reemplazarlas, aunque sería un gasto y esfuerzo que se puede evitar al
seguir paso a paso las recomendaciones en materia de preservación.

Al momento de que se creó el depósito, debió contar con materiales especializados para que estuviera
existente la durabilidad y la seguridad ante todo ya que el objetivo es mantener la documentación en
perfectas condiciones y tener un buen acceso a ellos. El mobiliario puede verse afectado por insectos,
animales u otro microorganismo debido a que hay alimento de celulosa y otros materiales que son una
fuente de alimento y que poco a poco van desapareciendo todo un patrimonio documental, cabe
recalcar que se deben mantener los estándares ambientales correspondientes para el depósito, lo que
vendría siendo la temperatura, humedad, entre otros.

Personal y manipulación

El personal que labora debe ser profesional, especializada y tener los conocimientos necesarios ya
que son los encargados en su totalidad del archivo o biblioteca, se les da poder para que sean las
personas indicadas en cumplir los requisitos de preservación y que estén preparados para cualquier
situación que se presente. También cumplirán con la normatividad en cuestión consultas o accesos
que requiera el usuario y en general ser el indicado para hacerse cargo del archivo.

Fondos y colecciones

Se hace un inventario sobre los fondos que se tiene en el archivo o biblioteca, ya que están expuestos
a factores y mecanismos de alteración, cambios físicos y funcionales y otros factores que actúan sobre
la documentación y que debemos tener un registro total de lo que se tiene, se podría decir que es un
estudio para saber los daños que tienen los fondos y colecciones.
Recursos

Siempre debemos tener en cuenta que recursos tenemos, ya sea económico, social, personal
administrativo, etc., tener que elementos conforman el archivo y que es lo que falta, lo que se requiere
para hacer funcional y accesible el lugar. Cuando ya se tiene los aspectos ya mencionados, el equipo
de trabajo entra como gestores documentales, al poner en práctica sus conocimientos para poder
detectar los problemas encontrados y crear un plan integral de preservación, dónde nos de las
respuestas para solucionar cualquier tipo de afectación.

Resolución de los problemas detectados

Ubicación

En caso de que el archivo sufra alguna alteración debido a causas naturales o ambientales que nos
pone en peligro totalitario en cuestión archivo y documentación, se implantarán medidas para poder
controlaras ya que a veces son problemas muy grandes que no podemos eliminar tan fácilmente y que
es mejor llevar a cabo lineamientos en pro de la preservación, creando una barrera para impedir el
deterioro y afectación a la documentación.

Edificio

Una vez detectado los problemas que surgen alrededor del archivo, se pondrán manos a la obra, es
decir, solucionarlas mediante acciones a corto plazo ya que si se sigue dejando a un tiempo futuro
puede que sea muy tarde y se complique el deterioro pudiendo acabar con este. Por ello, tendremos
que pedir ayuda a los encargados de la infraestructura (arquitectos), son especialistas en materia de
edificaciones y valorará los daños para poder solucionarlos con el respectivo material y las técnicas
utilizadas.

Al querer solucionar estos problemas, es claro que implica costes pero se tienen que ver que es
primordial y que puede esperar, ya que hay una deficiencia económica al querer solucionarlos todos,
es por ello que debemos ver pros y contras de cada cosa aunque comúnmente se requiere una y esa
requiere otra para tener función y así sucesivamente.

Instalaciones

Hablando de edificios con antigüedad, podemos decir que actualmente sus instalaciones no se
encuentran en buen estado y es común ver este tipo de cosas, ya sea que se tengan que cambiar o
mejorar para que siga siendo la función del archivo. Son muchos los aspectos a considerar, la
electricidad es un factor muy importante pero que genera al momento de tener climas, luces
especiales, etc., si queremos que nuestra documentación de archivo sea de excelencia se tiene que
ver medios para reducirlas y que dé el mismo o menor calidad que elementos más sostificados,
debemos ver que debemos tener para mantener las condiciones de acuerdo a la normatividad
aplicable y ver variables para el cuidado.
Para este caso, pediremos ayuda a personas profesionales en el ámbito de archivo para que valoren
la situación y que propongan medidas, lineamientos, guías, planes y todo lo referente a la preservación
documental contando siempre de una comisión de conservación del archivo o biblioteca, ya que
apoyará en las decisiones tomadas por el personal calificado y financiar los recursos que se necesiten.

Es muy importante tener planos acerca de la ubicación tanto eléctrica como del agua porque suele
suceder que se necesita perforar para poner cuadros, repisas, etc. y se dañan los materiales, aparte
de lo causado propicia a que pueda ver fugas de algo, cada cosa que hagamos debemos realizarlo
con cuidado y en lo posible no dañar nada.

Depósito y mobiliario

Se debe enfocar a las condiciones estructurales y ambientales del archivo, de instalaciones y mobiliario
atendiendo siempre el cuidado de la documentación, siempre tendremos más importancia al archivo
que otra cosa porque entre más dejemos a un lado al archivo más condiciones de daño tendrá; es por
ello que el uso de estanterías especiales, material para la guarda del material de archivo, las
especificaciones o procesos que se les debe dar, son elementos muy importantes y podría decirse que
obligatorios porque es de vital importancia ya que por eso que se tiene un archivo para preservarlos
con las condiciones correctas y atendiendo a todos los procesos archivísticos apegados a un marco
normativo.

Personal y manipulación

La mayoría de las personas que forman parte del archivo o de la biblioteca desconoce muchas cosas
en materia de la preservación documental o es muy recurrente encontrarnos con personas que aplican
sus conocimientos propios o ideas que tienen pero que no se basan en las normatividades y
lineamientos y lo aplican y es cuando pueden hacer aún más daño a la documentación; se podría decir
que no le adquieren la importancia que debería tener la documentación y es por ello que se mantienen
en su ignorancia.

Debemos impartirles los conocimientos necesarios y dotarlos de toda esa información faltante que
tienen, es decir, capacitarlos tanto teóricamente como prácticamente. Una vez que el personal de
archivo adquiera esos conocimientos, se deberá respetar los ideales de cada uno e identificar en cada
uno la visión que tiene y la observación en cuanto a deficiencias que tenga el archivo. Ya establecido
el plan de conservación y el de actuación en caso de una emergencia y por consiguiente agregar la
comisión de conservación (miembros del personal auxiliar o subalterno).

Fondos y colecciones

En primer lugar, tendremos que identificar qué tipo de material estamos preservando para saber que
tratamiento darle, como manipularlo, que cuidados darle, etc., como función de archivo algunos
documentos son consultados y otros que siguen en estantería al no ser utilizados y es muy importante
ver las condiciones de uso que tiene, es decir, que tan deteriorado está. Por lo regular el restaurador
es el que hace el trabajo de evaluar los fondos y si es demasiado trabajo se le asigna un equipo de
trabajo para que el proceso sea más rápido.

Cada actividad que se hace en el archivo se tiene que poner toda la información y en este caso se
utilizan fichas donde se tiene que poner los datos del documento y detallarlo dando a conocer sus
características físicas de lo que hay en el archivo, las cuales deben ser pasadas a un programa
informático para facilitarnos la búsqueda cuando queramos ver algún material de archivo (ahorra
tiempo). Se debe establecer un plan de conservación para llevar un orden de que material se va a
trabajar o restaurar, como hacerlo, si se digitaliza o no, etc., teniendo en cuenta la magnitud
documental.

Recursos

Haremos una valoración de los recursos que disponemos y de los que se pedirán a la Administración,
veremos si necesitamos más personal capacitado en la materia y también los costes para la formación
del personal. Para realizar un plan de preservación, es muy difícil querer cubrir todas las necesidades
que hay en el archivo ya que no siempre se tendrá el financiamiento para poder lograrlo y a veces el
que está arriba de nosotros piensa que no es tan importante el archivo, pero sabemos que sí, ya que
permanece toda la documentación de la entidad en general y de los usuarios que tienen.

Debemos saber todos los problemas que se han generado en el archivo y ver las posibles soluciones
para actuar con rapidez y eficacia. Ya los problemas catastróficos como eventualidades naturales, ya
no quedaría en nuestras manos, pero lo que sí es llevar a cabo todos los pasos a seguir ya
mencionados anteriormente para que el archivo siga funcionando correctamente.

Plan de emergencia

Se debe evaluar cuidadosamente los mayores peligros que existen y de los recursos existentes y
procedimientos para enfrentar un desastre y hasta qué punto incrementar y mejorar tanto el
presupuesto como la estructura de personal de la misma. Por lo regular no se lleva a cabo el plan de
emergencia ya que es rara la vez que ocurre algo en mucha magnitud, existen riesgos al exterior del
edificio, otros de la estructura o servicios del archivo, etc. Una vez hecho el plan de emergencia, es
recomendable hacer ejercicios o simulacros basándose en las instrucciones dadas para que el
personal pueda demostrar que es capaz de llevarlas a cabo sin dificultad.

Tratamientos en masa como método de conservación preventiva

De acuerdo al tipo documental que tengamos tienen características muy delicadas que crean mayor
trabajo al momento de querer preservarlas. Un claro ejemplo es una hemeroteca (revistas y
periódicos), ya que el material del que está constituido el material de archivo deben llevarse a cabo
otro tipo de medidas acordes a las características físicas, ya sea el tamaño, condiciones de
preservación, tipo de mobiliario para no dañarlos, etc. En el caso del material contenido en la
hemeroteca, se puede hacer una restauración aunque los restauradores siempre dejan al último este
proceso ya que es muy peligroso en cuestión de usar químicos o productos y en caso de una alteración
se podría destruir completamente el material y aparte sería gasto de costes y tiempo y claramente
sanciones que pueden ir hasta cárcel.

No hay una solución permanente para que la documentación dure por siempre en físico, ya que no
todo dura por siempre pero si podemos aplicar métodos o técnicas para poder seguir preservando la
documentación y alargar su vida.

Desacidificación

Este proceso es muy importante ya que es causa directa del amarilleo y las pérdidas de resistencias
mecánicas en el papel, tiene que ver con ácidos (pH), se trata de neutralizar los ácidos del papel y
agregándole una reserva alcalina, esta medida es meramente conservativa. Si no se maneja bien los
productos a utilizar en el papel podemos alterar cromáticamente algunas tintas y esto significa pérdida
de información.

Debemos conocer primero con que material estamos trabajando y después poder aplicar los materiales
correctos para este tipo, porque varían de acuerdo a la antigüedad, el soporte, tintas, entre otros, no
podemos aplicar la misma sustancia a todos ya que tienen características muy distintas. En este
proceso se presentan dos métodos que son, el método acuoso y por sistema de inmersión y gracias a
estos dos podemos eliminar los ácidos solubles.

En el caso de los fondos hemerográficos, debemos seleccionar aquellos que presenten deterioro y
nivel de acidez para que puedan sumergirse en la acidificación y se les otorgue sus propiedades físico-
mecánicas como si fuera nuevo y nos ayuda a conservar los periódicos un tiempo más prolongado.
Laminación

Los documentos necesitan una protección especial, ya que si no se aplica podrían sufrir torceduras,
grietas o manchas, mediante la laminación es posible una distinción óptica. En la base acuosa, se
utiliza como adhesivo, ya sea almidón o la metilcelulosa y los termofusibles en conjunto con adhesivos
sintéticos que reaccionan por calor. Es preferible y abalado el papel japón de diversos gramajes y es
amable para su uso en general es por eso que se recomienda mucho. Tiene muchas ventajas el aplicar
laminación a los documentos ya sea la protección contra líquidos, polvo o suciedad y grietas,
incrementa la fuerza y la vida útil, mejora la calidad de color y hasta protege de falsificaciones.

La laminación en periódicos significa un reforzamiento original, facilitación en consulta y su

reproducción, una condición obligada es el de utilizar materiales de buena calidad o de excelencia
para que se asegure o sirva el proceso de laminación. Lo más recomendable es digitalizar y mantener
electrónicamente los documentos para su consulta o manipulación y dejar los originales guardados en
un lugar que cumpla con sus condiciones de preservación, es una solución algo brusca pero asegura
la información nada más que en medio digital o electrónica.

Reproducción y difusión

En todo archivo o biblioteca aparecen los usuarios en la búsqueda de información por lo que consultan
la documentación que les interesa, esto significa que cada vez que un usuario consulta alguna material
de archivo, éste lo maltrata o no procura manipularlo de una manera correcta, si muy apenas podemos
preservar los documentos en el archivo siguiendo los lineamientos pues con mayor razón deterioran
más lo consultado por los usuarios. Otra problemática es que tenemos la documentación que ha sido
resguardada por mucho tiempo y que en vez de darle divulgación solo lo tenemos sin darle uso, se
debería por lo menos digitalizarlo y mantenerlo en acceso libre para que podamos ver el contenido del
material de archivo o biblioteca.

Técnicas de reproducción

Microfilm

La microfilmación es el cambio de soporte de los documentos a unos más resistentes y duraderos,

mediante la reducción, es decir, los minimizan. Gracias a este proceso, nos ayuda a ahorrar espacio
físico, accedemos rápidamente a la información al igual que consultar nos resulta más fácil y ágil, entre
otros; aunque podría decirse que lo malo en utilizar este sistema es que son en blanco y negro y todos
sabemos que el color influye cuando se trata de información y no simplemente información sino de
imágenes, fotografías, dibujos, etc., a pesar de los inconvenientes que impacta en los usuarios también
los restauradores no siempre hacen trabajos a la perfección sino que puede haber alteraciones y se
puede modificar el contenido del material de archivo.
Digitalización

La digitalización es la transformación de la información física a información digital, este sistema trata

de mejorar el acceso a los materiales mediante internet o bases de datos (electrónicamente), ya sea
que lo busquemos por autor, título, etc. Se pueden sacar copias idénticas y es fácil reproducirlas. Se
ve enfocado a los usuarios ya que esto permite localizar el documento por medio electrónico es un
ahorro de tiempo y dinero porque el usuario tendría que ir al archivo o biblioteca a pedir lo que necesita
y aparte no todo material es accesible o prestable, así que nos permite agilizar en general todo.

Es un sistema muy innovador ya que lo tienes todo a la mano y esto significa que se logró el objetivo
de la digitalización. Sabemos que para digitalizar documentos se necesita escáner especializado y
obviamente personal calificado para la manipulación de estos, no es tarea fácil te lleva tiempo pero los
resultados son muy buenos.

Sin duda mejoramos lo que viene siendo el acceso, lo incrementamos al triple, mejoramos los servicios
tanto para el usuario como para el personal del archivo o biblioteca, reducimos la manipulación y el
uso de los originales porque si se consulta mucho está el riesgo de que se vaya perdiendo poco a
poco la información hasta su destrucción total y de esta manera satisfacemos las necesidades de
información de los usuarios pero en un medio en el que la mayoría tiene a la mano.

Condiciones de almacenaje

Ya teniendo microfilmados y digitalizados nuestra documentación, es aquí donde nos preguntamos el

dónde se van a resguardar este material, porque también tienen su forma de preservarlos, debe ser
un lugar donde se controle la temperatura y humedad relativa y sobre todo protección contra daños
producidos por desastres naturales, si se respeta todo lo mencionado, se mantendrán sin alteraciones
al estar almacenados en el lugar adecuado. Es importante basarnos en la normatividad con parámetros
determinados para el manejo de la información ya digitalizada, recordemos que es muy importante el
mobiliario a utilizar ya que dependerá en gran medida el daño que se le pueda hacer al material.

Cabe recalcar, que creando un proyecto de digitalización no sustituye a un programa de preservación,

porque cada uno es específico por cada material, recordemos que cada material es único y que
necesita en gran medida de sus condiciones físicas y ambientales para que pueda ser preservado, no
serviría si metemos todo nuestro material en un conjunto porque obviamente tiene sus características
propias.

Conclusiones
Es muy importante llevar a cabo la preservación dentro del archivo o biblioteca porque nos permite
alargar la vida de nuestro material y mantenerlo de esa manera por mucho tiempo más, es una tarea
difícil pero importante para que podamos frenar el impacto negativo del medio ambiente y desarrollar
directrices, guías y procedimientos para salvar a tiempo documentación que está deteriorada y que
está en nuestras manos poder hacer algo.

La restauración procura cuidar la integridad de la documentación, realizando las intervenciones

necesarias en la utilización de materiales que no dañen a estos, también se hace mención de que
tenemos que tener equipo especializado dentro del archivo, ya sea personal, equipos, mobiliario, etc.,
por eso es que el lugar donde se almacene nuestro material de archivo sea el correcto. Los programas
o guías de preservación están ligadas a las necesidades, características y recursos que tenga la
entidad ya que no somos la única área que existe, las causas por las que se genera el deterioro son
muy diversas y algunas son inherentes a la propia naturaleza a partir de su soporte.

El momento en que se construye la edificación del archivo se deben tener las condiciones para evitar
el deterioro de la documentación incluyendo los factores internos como ventanas para una correcta
ventilación o en ese caso un sistema de enfriamiento, entre otros que influyen mucho porque modifican
las estructuras moleculares o más bien del soporte en que fueron hechos.

Lamentablemente no se consiguen los recursos que uno necesita para tener las facilidades de
preservar la documentación y eso pasa por la falta de conciencia y de poner empeño regularmente
para tener las condiciones necesarias del archivo, el personal a cargo del archivo o biblioteca tienen
como tarea crear las condiciones ambientales, estructurales y administrativas para garantizar la
perdurabilidad de la documentación en futuras generaciones.

La permanencia tiene la permanencia que tiene que ver con la naturaleza física del documento, es
decir, su estructura natural y la durabilidad que se refiere a la capacidad para transmitir la información
que consigna. Se dice que cuando uno llega a la restauración por la ausencia de políticas y programas
de conservación preventiva, como anteriormente se mencionó que el último recurso sería el de la
restauración porque es un proceso muy peligroso.

Ya en la actualidad se podría decir que se facilita la preservación con el uso de sistemas avanzados y
que aparecen procesos por medios tecnológicos y es por ellos que podemos acceder de una forma
más fácil lo que es por ejemplo la digitalización.

Bibliografía
Carmen Bello Urgellès, À. B. (s.f.). El patrimonio bibliográfico y documental. Claves para su conservación preventiva.