ALCALDIA DE POPAYÁN I-GCD-DEP-01

Versión: 01
INSTRUCTIVO PARA CONFORMAR UN CLUB DEPORTIVO
Página 1 de 1

COORDINACIÓN DE RECONOCIMIENTOS DEPORTIVOS

Es la dependencia encargada de asesorar a la comunidad de la ciudad de Popayán para la

conformación de Clubes Deportivos al igual que controla el buen funcionamiento de estos.

QUE ES UN CLUB DEPORTIVO

Son organismos de derecho privado constituidos por afiliados mayoritariamente deportistas,

para fomentar y patrocinar la práctica de un deporte o modalidad, la recreación y el
aprovechamiento del tiempo libre en el municipio, e impulsar programas de interés público y
social.

El Club debe ser una organización deportiva que le apunte al desarrollo deportivo de sus
deportistas pero a la par debe ser esa organización deportiva que cumpla con el proceso
administrativo de Planeación, Organización, Ejecución y Control.

El club deberá dentro de su organización contar con la Misión, Visión y Valores, Plan de
Acción, Plan de Desarrollo. Deberá llevar sus cuentas claras, mediante el diligenciamiento
de un libro diario.
 ALCALDIA DE POPAYÁN I-GCD-DEP-01
Versión: 01
INSTRUCTIVO PARA CONFORMAR UN CLUB DEPORTIVO
Página 2 de 1

INSTRUCTIVO PARA CONFORMAR UN CLUB DEPORTIVO

El proceso de conformación de Clubes deportivos, requiere de varias etapas, las cuales se

relacionan a continuación:

Voluntad de un grupo de personas para conformar un club deportivo: Las personas

interesadas en conformar el club deberán ser mayoritariamente deportistas, para una
disciplina o modalidad deportiva individual, deben de ser 10 personas, para deportes de
conjunto lo exigido por cada Federación: Fútbol 18, Baloncesto, Voleibol, Fútbol de Salón
12, Béisbol y Softbol ________, Rugby_______, Fútbol Sala ________, una vez se cuente
con el número mínimo de personas para la conformación del club se citara para la
realización de la asamblea de constitución del club.

1. Realizar la asamblea de Constitución, aprobación de estatutos y elección de

dignatarios: La asamblea de constitución, aprobación de estatutos y elección de
dignatarios deberá contar con la presencia de todas aquellas personas fundadoras del club,
y de quienes harán parte de este como deportistas.

1.1 Horario y fecha: Se deberá diligenciar la hora y fecha de realización de la asamblea de

constitución, aprobación de estatutos y elección de dignatarios del Club Deportivo.
1.2 Nombres: Se deberá enunciar los nombres y apellidos completos de los asistentes a la
asamblea con su respectivo número del documento de identidad.
1.3 Presidente y Secretario ad-hoc: En esta asamblea se elegirán dos personas para hacer
las veces de presidente y secretario provisional del club.
1.4 Aprobación del orden del día: Se lee el orden del día y se pone en consideración de los
asistentes para ser aprobado
1.5 Nombre del Club: Se desarrolla el orden del día iniciando con la escogencia de un
nombre para el club deportivo,
1.6 Dirección y Teléfono: Se establecen los datos del club como es la dirección y el
teléfono.
1.7 Objeto del Club: Se aprueba el objeto del club, es decir el deporte el cual van a
practicar los deportistas del club.
1.8 Lectura y aprobación de los estatutos: Se lee uno por uno todos los estatutos del club,
los cuales deben quedar claros para todos los asistentes y deben ser aprobados
igualmente por todos los presentes en esta asamblea.

1.9 Elección de los miembros del órgano de administración: Se hace la postulación de las
personas que pueden ocupar algún cargo en el órgano de administración del club,
teniendo en cuenta que el numeral anterior se determino por cuantas personas estaría
conformado el órgano de administración por cinco (5) o por tres (3). No hay limite en la
 ALCALDIA DE POPAYÁN I-GCD-DEP-01
Versión: 01
INSTRUCTIVO PARA CONFORMAR UN CLUB DEPORTIVO
Página 3 de 1

cantidad de personas postuladas para hacer parte de las directivas del club, una vez se
determina el listado de postulados, se procede a votar, donde cada asistente tiene la
posibilidad de votar a favor, en contra, o no votar por cada uno de los postulados,
quedan ganadores los que obtengan la mayor cantidad de votos.

1.10 Listado definitivo del órgano de administración: Se hace el listado de las personas
que quedaron de manera definitiva en el órgano de administración con su respectivo
número del documento de identidad.

1.11 Elección del Órgano de Control: Se hace la postulación de las personas que pueden
ocupar algún cargo en el órgano de control del club. No hay límite en la cantidad de
personas postuladas para hacer parte de órgano de control del club, una vez se
determina el listado de postulados, se procede a votar, donde cada asistente tiene la
posibilidad de votar a favor, en contra, o no votar por cada uno de los postulados,
quedan ganadores los que obtengan la mayor cantidad de votos.

1.12 Listado definitivo del órgano de control: Se hace el listado de las personas que
quedaron de manera definitiva en el órgano de control con su respectivo número del
documento de identidad.

1.13 Elección de la comisión de disciplina: Se hace la postulación de las personas que

pueden ocupar algún cargo en comisión de disciplina del club, No hay limite en la
cantidad de personas postuladas para hacer parte de la comisión disciplinaria del club,
una vez se determina el listado de postulados, se procede a votar, donde cada asistente
tiene la posibilidad de votar a favor, en contra, o no votar por cada uno de los
postulados, quedan ganadores los que obtengan la mayor cantidad de votos.

1.14 Listado definitivo del órgano de la Comisión Disciplinaria: Se hace el listado de las
personas que quedaron de manera definitiva en Comisión Disciplinaria con su
respectivo número del documento de identidad.

1.15 Proposiciones y Varios: Los afiliados asistentes tienen la posibilidad de presentar

propuestas para el club, de igual forma se pueden tratar temas varios.

1.16 Hora: Se diligencia la hora en la cual termino la reunión del club.

1.17 Firmas: Todos los asistentes relacionados como asistentes deben de firmar su
asistencia a la asamblea.
 ALCALDIA DE POPAYÁN I-GCD-DEP-01
Versión: 01
INSTRUCTIVO PARA CONFORMAR UN CLUB DEPORTIVO
Página 4 de 1

1.18 Firmas de Presidente y Secretario ad-hoc: Las personas elegidas para moderar y
dirigir la asamblea deberán firmar al final el Acta de constitución, aprobación de
estatutos y elección de dignatarios.

NOTAS IMPORTANTES: El Órgano de administración: Esta conformado máximo por 5

personas o mínimo por 3 personas para ocupar los cargos de Presidente, Vicepresidente,
Tesorero, Secretario y vocal, cuando se determine un órgano de administración de tres (3)
personas la asamblea determina que cargos tendrá el órgano de administración.. Estas
personas deberán cumplir con el requisito del Ley de: experiencia en comité ejecutivo de
Club, Liga o Federación como mínimo de tres años (si fuese el caso) o experiencia
administrativa o directiva en cargos del nivel técnico o profesional en entes deportivos
departamentales, municipales, Coldeportes nacional o en empresas. En su defecto deberá
acreditar un curso de capacitación en administración deportiva mínimo de 40 horas
(educación formal o curso avalado de 40 horas) que incluya administración deportiva,
gestión o gerencia. Sirve Tener titulo profesional, técnico, tecnológico, de especialización
en educación física, deporte administración o en carreras que incluyan materias de
administración de Abogado, Educador Físico, Contador, Economista, Ingeniero Industrial,
Administrador de cualquier modalidad. Consultar diferentes opciones. (Disposición legal de
Coldeportes: Resolución 001189 / 99, 001568 / 99, 001947 / 00 y 000040 / 01.

Comisión Disciplinaria: Esta conformada por tres (3) personas, dos elegidas en la
asamblea de aprobación de estatutos y la tercera persona es elegida por el órgano de
administración. Estas tres personas deben de ser ajenas al club puesto que serán quienes
evalúen los comportamientos de los deportistas y directivos, serán los encargados de
sancionarlos después de hacer el respectivo proceso.

Órgano de Control: Esta conformado por un Revisor Fiscal quien deberá ser un Contador
Público con Matricula Profesional, esta persona no podrá estar ejerciendo otro cargo de
elección en otro organismo deportivo. Según el artículo 55 de los actuales estatutos, no
podrán ser elegidos ni ejercer las funciones de Fiscal, los parientes del los miembros del
órgano administrativo dentro de cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o
primero civil, además de tener claro que lo dispuesto en el parágrafo del articulo 48 el cual
determina que en el evento en que se adquiera personería jurídica , el fiscal deberá
acreditar el titulo profesional de contador público y actuar como revisor fiscal.

2. Reunión del órgano de administración elegido: Las personas elegidas para el órgano
de administración realizaran una reunión en la cual harán la designación de los cargos que
van a ocupar, esta igualmente se hará por votación.
 ALCALDIA DE POPAYÁN I-GCD-DEP-01
Versión: 01
INSTRUCTIVO PARA CONFORMAR UN CLUB DEPORTIVO
Página 5 de 1

2.1 Número del acta: Se debe numerar el acta, esta como es la primera reunión del órgano
de administración del club deberá llevar el número 001.
2.2 Fecha: Se deberá diligenciar fecha de realización de la reunión del órgano de
administración.
2.3 Nombre del Club: Se hace referencia al nombre del club que se aprobó en la asamblea
de constitución del club.
2.4 Presidente: Se pone en consideración a todos los miembros del órgano de
administración el cargo de presidente y quien obtenga la mayoría de votos será quien
ocupe este cargo.
2.5 Tesorero: Se pone en consideración a todos los miembros del órgano de administración
el cargo de tesorero y quien obtenga la mayoría de votos será quien ocupe este cargo.
2.6 Secretario: Se pone en consideración a todos los miembros del órgano de
administración el cargo de secretario y quien obtenga la mayoría de votos será quien ocupe
este cargo.
2.7 Vicepresidente: Se pone en consideración a todos los miembros del órgano de
administración el cargo de vicepresidente y quien obtenga la mayoría de votos será quien
ocupe este cargo.
2.8 Vocal: Se pone en consideración a todos los miembros del órgano de administración el
cargo de vocal y quien obtenga la mayoría de votos será quien ocupe este cargo.
2.9 Elección del tercer miembro de la comisión disciplinaria: Los miembros del órgano de
administración eligen a la tercera persona para hacer parte de la comisión disciplinaria del
club, esta debe ser diferente a las dos ya elegidas en la asamblea de aprobación de
estatutos y elección de dignatarios.
2.10 Firma: El presidente en propiedad del club, firmara esta acta de asignación de cargos
del órgano de administración.

3. Resolución: Se hace el nombramiento de la tercera persona para ocupar el cargo en la

comisión disciplinaria.

3.1 Número de la Resolución: Es la primera decisión del órgano de administración el cual se

hace mediante una resolución de nombramiento del tercer miembro de la Comisión
Disciplinaria.

3.2 Nombre del Club: Se debe ubicar el nombre del club que esta haciendo la elección del
tercer miembro de la comisión disciplinaria.

3.3 Nombre de la persona elegida: Se nombra con nombres y apellidos completos la

persona elegida.
 ALCALDIA DE POPAYÁN I-GCD-DEP-01
Versión: 01
INSTRUCTIVO PARA CONFORMAR UN CLUB DEPORTIVO
Página 6 de 1

3.4 Nº del Documento de identidad: Se escribe el número del documento de identidad de la

persona elegida y donde ha sido expedida la cedula.

3.5 Periodo: La persona elegida inicia su periodo en la misma fecha establecida por los
estatutos para el órgano de administración.

3.6 Firma: La Resolución es firmada por el presidente y secretario del club deportivo.

4. Listado de deportistas afiliados al club,

Debe contener toda la información de los deportistas, es de anotar que este listado se debe
actualizar cada vez que ingresen o se retiren deportistas al club.

4.1Nombres y apellidos: Cada deportista debe relacionarse con sus nombres y apellidos
completos.

4.2 Número del documento de identidad: Relacionar el número del documento de identidad
de cada deportista, menores y mayores de edad.

4.3 Dirección: Relación de la dirección de los deportistas, dato que se debe actualizar cada
vez que el deportista cambien de residencia.

4.4 Teléfono: Relacionar el número de teléfono de todos los deportistas.

4.5 Correo Electrónico: Relacionar el correo electrónico de cada uno de los deportistas.

5. Acta de compromiso deportivo de los deportistas: Los deportistas deberán someterse

a las disposiciones legales de la Ley 181 y sus decretos reglamentarios.

5.1 Nombres y apellidos: Se deberá relacionar los nombres y apellidos completos de los
deportistas.

5.2 Número del documento de identidad: Se debe relacionar el número del documento de
identidad de los deportistas mayores de edad. En caso de ser menores de edad será el
padre de familia relacione sus datos y firma en nombre del deportista menor de edad.

5.3 Firma: Todos los deportistas relacionados deberán firmar el acta de compromiso y en el
caso de menores de edad el padre de familia.
 ALCALDIA DE POPAYÁN I-GCD-DEP-01
Versión: 01
INSTRUCTIVO PARA CONFORMAR UN CLUB DEPORTIVO
Página 7 de 1

6. Listado de los directivos del Club: Se relacionan los datos completos de todos los
directivos del club deportivo, órgano de administración, comisión disciplinaria y órgano de
control.

6.1 Nombres: Se deberá relacionar los nombres y apellidos completos de los directivos del
club deportivo (órgano de administración, Comisión disciplinaria y órgano de control.
6.2 Dirección: Relación de la dirección de los directivos del club (órgano de administración,
comisión disciplinaria y órgano de control), dato que se debe actualizar cada vez un
directivo del club cambie de residencia.

6.3 Teléfono: Relacionar el número de teléfono de todos los directivos del club (órgano de
administración, comisión disciplinaria y órgano de control).

6.4 Correo Electrónico: Relacionar el correo electrónico de cada uno de los directivos del
club, (órgano de administración, comisión disciplinaria y órgano de control).

7. Diligenciar estatutos: En la asamblea de constitución, aprobación de estatutos y

elección de dignatarios se debe de dar lectura uno por uno de los artículos de los estatutos
y deben diligenciarse de acuerdo a aprobado por los asistentes en la asamblea.
 ALCALDIA DE POPAYÁN I-GCD-DEP-01
Versión: 01
INSTRUCTIVO PARA CONFORMAR UN CLUB DEPORTIVO
Página 8 de 1

ORDEN DE LOS DOCUMENTOS PARA SOLICITAR

RECONOCIMIENTO DEPORTIVO

1. Acta de Constitución, Aprobación de Estatutos y Elección de dignatarios

2. Acta de la Reunión del órgano de Administración del Club, donde se realiza la

distribución de los cargos y se elige el tercer miembro de la comisión disciplinaria.

3. Resolución de Nombramiento del tercer miembro de la comisión disciplinaria.

4. Listado de los deportistas

5. Declaración de Sometimiento a las Leyes Deportivas de los deportistas, debidamente

firmada.

6. Listado de los directivos del club.

7. Estatutos del Club.

ANEXOS:

1. Carta de solicitud del Reconocimiento Deportiva remitida a las Subdirección de Fomento

Deportivo y Recreativo, Reconocimientos Deportivos.

2. Fotocopia de la cédula de los Dignatarios del Órgano de Administración, Control y

Comisión Disciplinaria del Club (para efectos de incluir datos fidedignos en el texto de la
resolución) Certificados de los miembros del órgano de administración y fotocopia de
matricula profesional del Revisor Fiscal.

3. Anexar certificados de los miembros del órgano de administración elegidos:

deberán acreditar experiencia administrativa. En este sentido deberán remitir copia de
certificación de experiencia en comité ejecutivo de Club, Liga o Federación como mínimo
de tres años (si fuese el caso) o experiencia administrativa o directiva en cargos del
nivel técnico o profesional en entes deportivos departamentales, municipales,
Coldeportes nacional o en empresas. En su defecto deberá acreditar un curso de
capacitación en administración deportiva mínimo de 40 horas (educación formal o curso
avalado de 40 horas) que incluya administración deportiva, gestión o gerencia. Sirve
Tener titulo profesional, técnico, tecnológico, de especialización en educación física,
deporte administración o en carreras que incluyan materias de administración de
 ALCALDIA DE POPAYÁN I-GCD-DEP-01
Versión: 01
INSTRUCTIVO PARA CONFORMAR UN CLUB DEPORTIVO
Página 9 de 1

Abogado, Educador Físico, Contador, Economista, Ingeniero Industrial, Administrador de

cualquier modalidad. Consultar diferentes opciones. (Disposición legal de Coldeportes:
Resolución 001189 / 99, 001568 / 99, 001947 / 00 y 000040 / 01.