INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011

EMPRESA FRIGORIFICO Y PLAZA DE FERIAS DE ZIPAQUIRÁ

Período evaluado: 12 de noviembre

de 2019 al 31 de diciembre de 2019
Jefe de Control Interno OMAR ALEXANDER CANTILLO BELLO
Fecha de elaboración: 31/01/2020

En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1474 de 2011 y al Decreto 1499 de 2017 por el cual se
modifica el decreto 1083 de 2015, en lo relacionado con el sistema de gestión establecido en el artículo 133 de la ley
1753 de 2015, donde se integra el Modelo Estándar de Control Interno –MECI- con el Modelo Integrado de Planeación
y Gestión específicamente con la dimensión siete (7) del modelo, control interno. La Empresa Frigorífico y Plaza de
Ferias de Zipaquirá –EFZ- presenta a continuación el informe consolidado de acuerdo a la evaluación del diagnóstico
de las siete dimensiones del modelo: talento humano, direccionamiento estratégico y planeación, gestión con valores
para resultados, evaluación de resultados, información y comunicación, gestión del conocimiento e innovación, y
control interno.
Este informe guarda coherencia con los lineamientos establecidos en la función pública para su presentación, dada
la transición de la norma a las siete dimensiones del modelo integrado de planeación y gestión. Y, de acuerdo al
decreto nacional No. 2106 de 2019 en su artículo 156, a la circular externa No. 100 – 006 del departamento
administrativo de la función pública. Se efectúa de conformidad con el esquema del informe pormenorizado que se
viene desarrollando y como transición al informe semestral.

MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN

1. TALENTO HUMANO

AVANCES

- La evaluación de la dimensión de Talento Humano en FURAG no se habilitó en la vigencia 2019, porque la

Empresa no cuenta con cargos de carrera administrativa.
- Se cerro el programa de bienestar con sus respectivos informes donde se evidencian las actividades y gestión
para beneficio de los trabajadores de la EFZ. Se entregaron bonos de incentivos por medio de un contrato de
bienestar.
- Se cerro el plan interno de capacitación para la vigencia 2019. Se cuentan con las respectivas evidencias para
cada una de las capacitaciones.
- Se tiene un control por registro del ausentismo en la Empresa, igualmente se lleva el indicador con su respectivo
análisis.
- Se realiza el análisis del indicador accidentes de trabajo, generando las respectivas acciones.
- Se realizaron los respectivos empalmes con la Gerencia, las subgerencias técnica, administrativa y financiera.
Continua el personal de apoyo como son loa operadores de la planta de sacrificio, el técnico de mantenimiento,
el técnico de talento humano y el jefe de control interno.
- Se realizo el seguimiento y verificación del cumplimiento de la política de seguridad y salud en el trabajo.
- Se vienen reportando las respectivas investigaciones de incidentes y accidentes de trabajo.
- La matriz de peligros, evaluación y valoración de riesgos, se encuentra actualizada y con su respectivo
seguimiento.
 RECOMENDACIONES

- Revisar la fórmula o los datos del indicador de eficacia de las capacitaciones.

- Se genero un estudio para el análisis de nivelación de cargos, se recomienda la revisión y complementación del
plan interno de capacitaciones para la actual vigencia.
- Continuar con las actividades propuestas para la actualización del Manual de Funciones de la EFZ, de acuerdo
con el requisito 7.2 de la norma ISO 9001:2015 "Competencia: asegurarse que las personas sean competentes
basándose en la educación, formación o experiencia apropiadas".
- Generar plan de acción de acuerdo con la evaluación de la resolución 0312 para la EFZ, socializando la evaluación
con el comité de Gerencia.
- Revisar el tema de los roles de la Empresa en el sistema de gestión de calidad.
- Estar muy pendientes de cumplir con las respectivas inducciones que se lleven en los cambios de personal y las
capacitaciones de los puestos de trabajo para el personal operativo.

2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Y PLANEACIÓN.

AVANCES

- Realización de reuniones con los usuarios de los diferentes servicios que presta la Empresa.
- Se midió y actualizó el plan estratégico plurianual 2016 – 2019.
- Se prevé que la situación financiera de la Empresa, continuará mejorando sustancialmente.
- La realización de un excelente proceso de empalme, efectuando las respectivas reuniones, entregando la
información y los informes requeridos y solicitados.
- Se realizó el análisis a la revisión del contexto estratégico de la Empresa, actualizando los riesgos y generando
acciones de mejora.

RECOMENDACIONES

- Revisar el tema de evaluación y reevaluación de proveedores, como se aplica en la Empresa.

- Se encuentra pendiente el cierre financiero de la vigencia 2019 para su respectiva evaluación.
- Fortalecer el proceso comercial de la Empresa.
- Se debe continuar con las actividades descritas en el análisis del contexto de la Empresa.
- Avanzar en la implementación de las políticas del Modelo Integrado de Planeación y Gestión.
- Tener en cuenta en la revisión del POT, la solución del uso del suelo "agroindustrial de alto impacto".
- Revisar de acuerdo a las recomendaciones la estructura orgánica de la Empresa.
- Se debe revisar el tema de cartera, dejando finiquitado cualquier situación que afecte el proceso.
- Revisar el tema de defensa jurídica de la Empresa, como fortalecerlo, generar un indicador con respecto al tema,
número de demandas o actos administrativos en contra de la Empresa, como han avanzado, porcentaje de
cumplimiento a favor o en contra de la Empresa.
- Generar acciones con el fin de buscar la sostenibilidad y continuidad del negocio a través del tiempo.
- Implementar en la Empresa el control interno disciplinario.
- Tener presente actualizar el normograma de la Empresa para publicarlo en el sitio web de la misma.
- Diseñar y proyectar las diferentes metas, programas y líneas de acción en los cuales intervendrá la Empresa para
el plan de desarrollo Municipal en los próximos 4 años.
3. GESTIÓN CON VALORES PARA RESULTADOS.

AVANCES

- Se actualizó el cuadro de mando de indicadores.

- Se realiza seguimiento mensual al análisis de cumplimiento de ingresos y gastos, se informa respectivamente a
la Gerencia de la Empresa.
- Se adquirió nueva maquinaria para el proceso de sacrificio de bovinos de la Empresa.
- El manejo de la cadena de frio es una fortaleza en la Empresa, de acuerdo con el contrato No. 21 de 2019.
- Se realizo evaluación al cronograma de mantenimiento e infraestructura, tomando las respectivas acciones.
- Se adquirieron dos sierras de pecho y de canal, y como medida de contingencia.
- Se actualizó el diseñó del SG-SST bajo la legislación vigente.
- Diseño y puesta en marcha del profesiograma de la Empresa.
- Actualización y seguimiento a la matriz de identificación y evaluación de requisitos legales SST.
- Se implementaron varios puntos estaciones de control de roedores, 64 en plantas de operación y la periferia y 33
en Plaza de Ferias.
- Se han realizado sendos esfuerzos para el mantenimiento de la Tolva y la recolección del contenido ruminal.
- Se viene implementando un cronograma de servicios públicos.
- Se implementó el módulo de almacén e inventarios en el sistema HAS.

RECOMENDACIONES

- Implementar el reglamento de caja menor y la actualización del reglamento interno de trabajo.

- Profundizar en el manejo de análisis de riesgos que se realiza en las invitaciones para contratar.
- Revisar el tema de informes finales de supervisión en los contratos.
- Se debe ampliar los cuartos fríos para porcinos.
- Fortalecer el proceso de trazabilidad desde el ingreso hasta la entrega. Incluyendo acciones para el seguimiento
al usuario final.
- Se ha mejorado la iluminación en las plantas de beneficio, pero se debe continuar fortaleciendo el tema, por
ejemplo, en el área de sierra de canal bovinos se denotan deficiencias de iluminación después de las 6 pm. Debe
ser superior a 550 lux.
- Se deben fortalecer las condiciones de infraestructura en la prestación del servicio de la plaza de ferias,
mantenimiento de los corrales, pisos e infraestructura en general.
- Se debe reforzar el mantenimiento y cambio en techos, paredes, pisos, paneleria, en las líneas de sacrificio y en
la revisión para varios puntos de la infraestructura de la Empresa.
- Continuar con las actividades de mantenimiento de los corrales de plaza de ferias y de sacrificio de bovinos y
porcinos.
- Fortalecer el seguimiento y el registro diario de la operación para la planta de tratamiento de aguas residuales
EFZ. Se encuentra pendiente la certificación de la caracterización del vertimiento generado por la Empresa para
ser remitido a la Empresa de servicio públicos.
- Optimización y modernización de la planta de tratamiento de aguas residuales industriales.
- Continuar con el seguimiento, mantenimiento y mejoramiento del rack del frio.
- Revisar el proceso de trazabilidad para el sacrificio de porcinos y bovinos que se lleva en la planta de beneficio.
- Revisar el mecanismo que se lleva para medir la temperatura de las canales para su respectiva entrega a
satisfacción.
- En la Empresa es necesario fortalecer el tema de Gobierno Digital en todo lo que tiene que ver con implementación
tecnológica y seguridad de la información.
- Una vez aprobadas las tablas de retención y validación documental se debe realizar eliminación de acuerdo a lo
establecido en las mismas.

4. EVALUACIÓN DE RESULTADOS.

AVANCES

- Mejoró la percepción del usuario de acuerdo con la encuesta de satisfacción.

- Se actualizaron y se realizó seguimiento a las matrices de peligros.
- Se obtuvieron mejores resultados en la encuesta de satisfacción al usuario. Excelente toma de datos, organización
y tabulación.
- Se mejoro el indicador de recaudo de la Empresa sustancialmente. Encontrándose un mínimo de 230 millones de
pesos ingreso / mes a 570 millones ingreso / mes.

RECOMENDACIONES

- Implementar los indicadores de no conforme, buenas prácticas de manufactura, sangría y Eviscerado para el
sacrificio de porcinos, con el fin de generar los respectivos análisis y acciones a que haya lugar.
- Presentar las debidas recomendaciones desde el proceso HSEQ con lo que se debe presupuestar y se debe tener
en cuenta.
- Revisar la pertinencia y adecuación de los indicadores.
- Esforzarse por el cierre eficaz de todas las acciones propuestas en la Empresa.

5. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN.

AVANCES

- Las solicitudes de restauración de la información se vienen realizando correctamente.

- Se lleva registro en libro de correspondencia de facturas, y seguimiento a carpetas con la subgerencia
administrativa.
- Se tienen acciones elaboradas para la organización del archivo central de la Empresa.
- Se lleva informe de PQRs.
- El listado maestro de documentos se tiene actualizado, con los últimos cambios e inclusión de nuevos
documentos.

RECOMENDACIONES

- Fortalecer el sistema de red que comparte información, en los temas de seguridad, acceso y control.
- Continuar con la revisión del tema de la protección de datos personales, la política de transparencia y acceso a
la información pública, donde se contemple este tema a lo largo del proceso y la Empresa en general.
- Revisar la confiabilidad de las copias de seguridad para los cierres de mes, especialmente de las bases de datos
del software HAS.
- Realizar pruebas de asegurabilidad de actualizaciones de versiones de software.
- Se debe actualizar el inventario de sistemas y la conformación de la red.
- Generar políticas de seguridad de la información.
- Desarrollar las actividades necesarias con el fin de supervisar el uso y manejo por parte de cada uno de los
usuarios de los sistemas de la Empresa, en cuanto a internet, red, wifii, etc.
- Desarrollar las actividades necesarias para el control de acceso a la información, modificación, restricción,
eliminación o copia.
- Revisar el tema del cumplimiento del archivo de gestión y la aplicación de las tablas de retención documental.

6. GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Y LA INNOVACIÓN.

AVANCES

- La Asociación Colombiana de Industriales de la Carne, ACINCA, efectúo un reconocimiento a la Empresa

Frigorífico y Plaza de Ferias de Zipaquirá por sus aportes a la sociedad, a las buenas prácticas empresariales y
a la sostenibilidad financiera de la Empresa.

RECOMENDACIONES

- Tener en cuenta los instructivos para cargue de la información en SIA Observa, SIA Contraloría, a cumplir en los
primeros meses del año 2020.

7. CONTROL INTERNO.

AVANCES

- Se aportaron mayores oportunidades como claves para la mejora continua de la Empresa.

- Se realizó el seguimiento y actualización de las matrices de riesgo por procesos.
- Es importante resaltar el hecho de la ejecución y aporte a la mejora continua de la Empresa del plan anual de
auditorías.
- Se llevo a cabo la revisión por la dirección de la Empresa, encontrándose oportunidades de mejora y generando
compromisos de acuerdo a las evaluaciones realizadas en todos los procesos de la EFZ.
- Se generaron las respectivas acciones, con sus respectivos seguimientos a las acciones de mejora, correctivas y
de seguimiento planteadas en las auditorías internas y por los dueños de proceso.
- Se realizan los respectivos análisis y seguimientos a los procesos proponiendo acciones de mejora.
- El apoyo al fortalecimiento del sistema de gestión ha sido clave, como el seguimiento y evaluación a las revisiones
por parte de la Dirección de la EFZ.
- Se realiza el respectivo acompañamiento a los entes de control.
- Se ha fortalecido la gestión de riesgos al interior de la Organización.
- Se cumplen con los respectivos informes que requieren los organismos de control y vigilancia.
- Se incluyo en la revisión por la dirección el aparte propuesto para el sistema de seguridad y salud en el trabajo.
- Se incluyó el porcentaje de avance en los procesos de acuerdo al cierre eficaz de los procesos.

RECOMENDACIONES

- Se deben generar las debidas actividades para cerrar las acciones correctivas propuestas.
- Mejorar el control y manejo de los consecutivos para la administración y manejo de las acciones correctivas y de
mejora.
- Revisar los controles, con el fin de asegurar el buen funcionamiento, la trazabilidad, seguridad y seguimiento a la
herramienta implementada para la administración de los sistemas de gestión de la Empresa.
- Documentar las actividades de seguimiento a los procesos.
- Diseñar y aprobar el plan anual de auditorias para la vigencia 2020.

ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

La auditoría externa por parte de Bureau Veritas se llevó a cabo el 28 y 29 de noviembre de 2019. No se encontraron
no conformidades menores ni mayores. Se soporto con la auditoría interna, la revisión por la dirección, las encuestas
de satisfacción, las acciones realizadas en los procesos, los indicadores de gestión y los diferentes registros y
soportes aportados como evidencia a las actividades realizadas en la vigencia 2019.
Se mantiene el certificado en la norma técnica colombiana ISO 9001 versión 2015.
Se realizó el diagnóstico FURAG en el mes de diciembre de 2019, se encuentra a la espera de los resultados
aportados por el departamento administrativo de la función pública.

RECOMENDACIONES GENERALES

− Continuar con las políticas de control del gasto, fortaleciendo el área comercial.
− Mejorar la trazabilidad del proceso operativo en las áreas de víscera blanca y decomisos.
− Se debe continuar con las actividades descritas en el análisis del contexto de la Empresa, con el fin de generar
acciones en cuanto a riesgos y oportunidades.
− Trabajar en el cierre eficaz de las acciones, fortaleciendo el seguimiento a las mismas.
− Realizar comité de bajas de la Empresa.
− Contemplar todos los riesgos para la inocuidad del proceso. Las instalaciones, los equipos y utensilios deben
evitar la contaminación de la carne.
− Desarrollar plan de contingencia del proceso de Plaza de Ferias.
− Fortalecer el archivo digital con la información que trabaja la Empresa, por seguridad de la información y la
adecuada trazabilidad. La falta de organización documental afecta la función probatoria, garantizadora y
perpetuadora de los archivos.
− Continuar fortaleciendo la administración de gestión del riesgo en la Empresa y seguimiento al normograma.
− Continuar con el proceso de validación de las tablas de retención documental con el área correspondiente de la
Gobernación de Cundinamarca.
− Seguir avanzando en la implementación del módulo de HAS de almacén e inventarios, con el fin de obtener un
buen control y seguimiento a los inventarios que maneja la Empresa.
− Continuar con el desarrollo de las políticas y actividades propuestas en la evaluación FUGAR y la implementación
del Modelo Integrado de Planeación y Gestión para la EFZ.

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OMAR ALEXANDER CANTILLO BELLO
JEFE DE CONTROL INTERNO
EMPRESA FRIGORÍFICO Y PLAZA DE FERIAS DE ZIPAQUIRÁ