PREGUNTAS FRECUENTES NOTIFICACIONES

1. ¿Cómo proceder cuando la notificación se envía a un correo y el ciudadano cambio el

correo?

Si el ciudadano o víctima manifiesta que el correo al que se envió la actuación administrativa lo

cambio o no tiene acceso, y verificando en los sistemas se evidencia que se surtió el debido
proceso para la notificación, se debe informar que quedo en firme este proceso teniendo en
cuenta los datos aportados inicialmente.

2. ¿Cómo se debe proceder con una notificación concluyente?

Nota informativa 55:

De acuerdo con el marco normativo aplicable al proceso de notificaciones, una de las razones por
las cuales se puede entender por notificado un ciudadano o víctima, es por conducta concluyente,
actualmente la entidad notifica por conducta concluyente AA de la Dirección de Reparación (DR) y
la Dirección de Gestión Social y Humanitaria (DGSH).

“El acto administrativo no produciría efectos jurídicos hasta tanto el interesado no conozca la
totalidad de la decisión. Sin embargo y como un medio de notificación subsidiario en el que se
surten los mismos efectos de la notificación personal, la legislación colombiana ha previsto la
notificación por aviso y por conducta concluyente la cual tiene validez siempre y cuando se ciña
estrictamente a su alcance y contenido.” La notificación por conducta concluyente es un
mecanismo que permite inferir el conocimiento previo de una providencia judicial y, de este
modo, suple el cumplimiento del principio de publicidad y garantiza el ejercicio del derecho a la
defensa””

3. ¿Cómo puede tener copia del AA un integrante diferente al que fue expedido?

Cualquier persona nombrada en el acto, puede tener copia íntegra del AA, este se envía como
adjunto en la respuesta al DP, siempre y cuando el acto ya este notificado, de lo contrario se debe
solicitar la notificación. Para el caso en el cual el ciudadano o víctima se encuentra en un PAV o
CRAV, se le entrega copia y se diligencia el formato de entrega de documentos.

4. Tenemos casos de formatos de autorización que no están bajo el formato habitual, ¿estos
serían validos?

Si serian válidos, siempre y cuando sea claro en el sentido que autoriza la notificación por medio
de correo electrónico y aporte la cuenta, así como también cuente con la siguiente información:
Nombre completo
Documento
Correo electrónico
Texto autorizando
Esto aplica para Unidad en línea o cualquiera de los canales por donde se realice la solicitud

5. ¿Cómo se procede cuando el AA esta trocado en Orfeo?

Las actuaciones administrativas son cargadas por las direcciones misionales o áreas de apoyo,
deben ser solicitados directamente a quien la proyecto.

6. ¿Qué hacer con los casos que el ciudadano manifiesta tener la actuación administrativa,
pero no está cargada la notificación en aplicativos?

El proceso de notificación cuenta con unos tiempos establecidos para el cargue de las pruebas de
notificación (entre 1 y 15 días), dependiendo de la entrega de la prueba correspondiente, este
procedimiento se surte internamente y no afecta la respuesta a las solicitudes realizadas por los
ciudadanos o víctimas.

7. ¿Qué estrategia tienen para los municipios o lugares en donde no hay

georreferenciación o direcciones parametrizadas?
 
El proceso de notificación se adelanta conforme la normatividad vigente, ahora bien,
teniendo en cuenta el estado de emergencia decretado, las notificaciones personales se
pueden surtir por medios electrónicos o a la dirección de residencia aportada por el
ciudadano o víctima, en caso de que el procedimiento no cuente con estos datos,
iniciara campañas para la consecución de los mismos (SMS Formulario, Llamadas,
Cruces con el modelo único de contactabilidad y ubicación y campañas por redes,
Acuerdos con entidades del Ministerio Publico (Personería) y enlaces municipales), si
finalmente la obtención de este dato no es posible, se procederá con la notificación
subsidiaria.

Cabe resaltar que una vez superado el Estado de Emergencia continuaremos con las
siguientes estrategias:

1. Notificación personal en PAV y CRAV.

2. Notificación electrónica con autorización.
3. Envío SMS – Formulario de actualización de datos y autorización de notificación
electrónica.
4. Jornadas móviles y masivas de notificación personal.
5. Acuerdos con entidades del Ministerio Publico (Personería) y enlaces municipales.
6. Citación y notificación a residencia.
7. Notificación subsidiaria en PAV y CRAV.

8. ¿Para dirección de un ciudadano o víctima para la notificación de actuaciones

administrativas, en los casos con residencia en zona rural, se les puede colocar
la dirección de personerías que son parametrizadas, con autorización de la
víctima?              
 
 
La notificación se debe surtir a la dirección de residencia, si bien pueden aportar esta
dirección (personarías) en la actualización de datos, la misma no se considera viable
para adelantar procesos de notificación.

9. La unidad para las victimas está generando oficios de respuesta sobre la

indemnización, ¿esos documentos también se escalan para la gestión de
notificación por la misma tipificación?
 

Los oficios de respuesta para la medida de indemnización no hacen parte de las

Actuaciones Administrativas que deben surtir el proceso de notificación conforme al
CPACA o Decreto 01 del 84. Actualmente estos oficios son notificados desde canal
escrito.

 
10. ¿Cómo se va a hacer con los ciudadanos o víctimas que viven en el campo,
como los indígenas para las notificaciones del acto administrativo?
 
El proceso de notificación se encuentra regulado normativamente y se debe surtir en
los mismos términos establecidos en el CPACA, no obstante, para estos eventos se
generan estrategias que permiten llevar la Unidad a lugares que no cuentan con PAV
y/o CRAV.

 
11. ¿Cuándo una persona no tiene correo ni dirección valida y solicita que lo hagan
llegar el AA al enlace municipal, esto si es posible?
 
Si es posible y los profesionales de Servicio al Ciudadano deben realizar la articulación
conforme a los lineamientos dados por el Canal Presencial-notificaciones.

12. Cuando se trata de adultos mayores, personas con discapacidad o alguna

limitación (escribir, leer) que siempre se apoyan de familiares o responsables
para gestionar los procesos con la unidad , ellos manifiestan que se tengan en
cuenta el correo del correo electrónico del familiar, porque en dado caso el
acompañante les crea un correo y no son ellos quienes van a manejar el
ingreso, ni la información.  ¿Qué se puede hacer para estos casos?
¿Obligatoriamente se le debe solicitar la creación del correo personal?
 
Es importante aclarar que las validaciones no están orientadas a verificar si el correo
corresponde específicamente a la persona, lo anterior dado que existen correos con
nombre, siglas u otra información que no permite relacionar la persona con la cuenta.
Ahora bien, se puede usar el correo aportado siempre y cuando el mismo solo registre
una vez en las bases de la Unidad.

13. Los AA para las personas que no tienen dirección ni correo electrónico, como se
van a entregar, pues hay casos en los que los enlaces municipales y la oficina
de Personería les ha entregado, pero no han subido la DNP a SGV
 
Para estos casos se surtirá la notificación subsidiaria, ahora bien, es importante
mencionar que los profesionales de servicio al ciudadano deben garantizar la entrega
de la DNP por parte de enlaces o entidades del MP cuando lo soliciten.

14. ¿Si al verificar la información, la victima tiene todo actualizado y tiene una

actuación administrativa pendiente por notificar también se deja en remitido? 
 

Sí, siempre y cuando sea a solicitud de la víctima.

15. ¿Después de realizar la actualización del email a los cuantos días el ciudadano
estará recibiendo el email?
 
Este proceso de actualización requiere una validación que puede tardar entre 1 y 2
días, un proceso de alistamiento y la descarga de la actuación administrativa, el
tiempo depende del volumen de casos para envío, sin embargo, existe un estimado de
entre 1 y 15 días, siempre y cuando el caso aún no se encuentre publicado.
 

16. ¿Si la víctima no cuenta con dirección parametrizada ni con correo electrónico,
donde podría ser notificada? En estos momentos de pandemia 
 
 Se notifica de manera subsidiaria en la página WEB de la Unidad

 
17. En los casos que las víctimas son de veredas y se coloca la dirección de
personería la cual esa se parametriza ¿lo colocaríamos en estado remitido o
finalizado? ya que no es el lugar de residencia de ellos.
 
Siempre se debe colocar la dirección aportada, sin embargo, es importante
manifestarle al ciudadano o victimas que debe ser dirección de residencia para que
pueda ser notificado efectivamente. Si se insiste con la dirección de la personería, se
debe dejar, y se tipifica en estado finalizado.

 
18. ¿Cuándo hay un Acto Administrativo de Reparación en donde está a nombre del
jefe de hogar, pero en el momento de la atención se contacta un miembro del
nucleó familiar diferente al jefe de hogar preguntando por Acto Administrativo,
se puede también realizar actualización y solicitud para entrega de notificación
por correo o por 472? 
 
 
Cualquier persona relacionada en la actuación administrativa puede ser sujeto de notificación y
para la atención se debe tener en cuenta que independientemente de que la actuación está o no
dirigida a la persona, se deben actualizar los datos de contacto.

 
 19. Las víctimas que viven en zona rural, presentan dificultad con señal telefónicas
e Internet y no tienen direcciones ¿cómo se les puede orientar en estos casos? 
 
Para efectos de notificación en estado de emergencia, tanto los decretos expedidos por
el Gobierno Nacional como las resoluciones y conceptos expedidos por la Oficina
Asesora Jurídica de la Unidad, están orientados a adelantar este proceso por medios
electrónicos o envío a residencia, de no contar con algunas de estas dos opciones, se
procede con la publicación por la página WEB de la Unidad, una vez superado el estado
de emergencia se dará continuidad a las estrategias de jornadas de notificación masiva
y móviles.

 
20. Los oficios cargados en Orfeo sobre Reconocimiento a la indemnización, ¿estos
también deben ser escalados por la nueva tipificación de actos pendientes por
notificar?
 
No, los oficios de reconocimiento no son considerados actuaciones administrativas, por
lo cual no surten el mismo proceso de notificación. Estos oficios serán notificados por
el canal escrito.
 
 
21. Se puede colocar la dirección del punto de atención o el de la personería para
los casos de las víctimas que viven como tal en la vereda y no tienen
nomenclatura . muchas gracias 
 
No, esta dirección no será viable para el proceso de notificación, se debe dejar la nomenclatura de
la residencia del ciudadano o víctima. Para los casos que no tengan nomenclatura se debe dejar la
ubicación (vereda u observación tal como lo indica el ciudadano).