UNIVERSIDAD DE LA COSTA

COORDINACIÓN DE PRÁCTICAS UNIVERSITARIAS

INFORME DE GESTIÓN

Nombre del Estudiante: Robinson Valmoris Muñoz Hoyos Programa: Administración de

empresas
Empresa: Certa Internacional S.A.S Área de desempeño: Compras y
gestión humana
Actividad económica: Actividades de arquitectura e ingeniería Fecha de inicio:20/01/2020

MISION DE LA EMPRESA

Brindar un servicio integral para el desarrollo de proyectos y mantenimientos eléctricos,

con conciencia de buenas prácticas de ingeniería y seguridad acorde a normas
nacionales e internacionales, apoyados en un equipo competente, entrenado y
eficiente, garantizando la satisfacción y confianza de nuestros clientes, con
responsabilidad social y cuidando el medio ambiente.

Ser el principal aliado de nuestros clientes en servicios de ingeniería eléctrica,

alineándonos a sus objetivos e intereses, ejecutando las actividades con el mayor grado
de compromiso y dedicación, asesorándolos para que el servicio y los productos
suministrados sean los más adecuados técnica y económicamente.

VISION DE LA EMPRESA

Para el 2021 ser reconocidos en el mercado colombiano por la prestación servicios

integrales para el desarrollo de proyectos y mantenimientos eléctricos en los sectores
energético, industrial y retail, consolidándonos como una empresa capaz de ofrecer
soluciones eléctricas de alta confiabilidad.
1. JUSTIFICACION

Desde el principio me desempeñé en el área de compras y gestión humana, donde

estuve apoyando a la coordinadora administrativa y al auxiliar administrativo en todas
las actividades que eran requeridas.

En el área de gestión humana, tuve funciones relacionadas a la contratación de

personal, que consistían en realizar entrevistas, pruebas de conocimientos, pruebas
psicotécnicas, programación de exámenes médicos, y organización y preparación de la
documentación del personal de la empresa. (Siempre traté de buscar el personal idóneo
para cada vacante que estaba disponible, por lo que siento que mi contribución a esta
área fue positiva)

Por el lado de compras, estuve a cargo del manejo de las solicitudes de crédito,
actualización de crédito, documentos de inscripción, referencias comerciales y demás
documentos y solicitudes que fueran necesarias de los proveedores. Entre ellas,
cotizaciones y solicitudes relacionadas al aumento de días de pago de crédito.
También, me encargaba de hacer las órdenes de compra que eran solicitadas por el
área de proyectos, y del diligenciamiento de formatos para actualización de información
de proveedores y contratistas. (En esta área en particular, siempre traté de crear
buenos lazos con los proveedores de la empresa, por lo que siento que pude dar un
buen aporte al funcionamiento de la misma, y contribuí positivamente al cumplimiento
de los objetivos).

En cuanto a la gestión general, apoyé a la gerencia en los requerimientos que eran

solicitados, y, además, tuve la oportunidad de apoyar a la empresa en las auditorías
que tuvo en el presente año (interna y externa). Donde realizaba el diligenciamiento,
ordenamiento y preparación de los formatos del sistema de gestión, como los de
compras y gestión humana. Dentro de los cuales estaban: el formato de capacitaciones,
competencias y evaluación de proveedores. (En cuanto a esto último, personalmente
considero que pude cumplir con los objetivos de apoyar adecuadamente el proceso de
la auditoría, y de los requerimientos hechos por la gerencia en general).

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La empresa actualmente está bastante bien equilibrada a nivel general, pero debido a la
carga laboral que allí se maneja, es necesario que se tome en cuenta la creación de un
cargo fijo de auxiliar administrativo en el área administrativa, ya que esto ayudaría a
distribuir mejor las funciones y responsabilidades entre las personas encargas del área.
La coordinadora administrativa, el practicante y el propuesto auxiliar administrativo. Sin
embargo, si bien es cierto que el auxiliar ayudaría a dar un mejor soporte al ritmo de
trabajo, es necesario señalar que la contribución que tiene el practicante de
administración de empresas en esta área, es muy grande. Ya que ayuda a que tanto la
coordinadora como el auxiliar propuesto puedan desempeñar mejor sus labores, y a
que tengan alguien que les brinde el apoyo necesario para realizar de una mejor
manera las funciones y requerimientos del área. Sin mencionar, que puede brindarles
ideas que ayuden a optimizar la forma en la que realizan sus funciones y actividades
administrativas.

Por último, es importante mencionar que el papel que juega la universidad con sus
practicantes sigue y seguirá siendo muy importante, debido a que cada practicante que
llegue a la empresa será diferente, y podrá contribuir positivamente en el desempeño
de la organización en general, y en especial en esta área, a través de los conocimientos
que le brinda la Universidad de la Costa.

3. OBJETIVOS

Dar apoyo y soporte al área administrativa de la empresa Certa Internacional S.A.S en

todas las actividades relacionadas a la gestión humana, compras y demás
requerimientos que sean necesarios para mantener el correcto funcionamiento de este
departamento y de la organización en general. Buscando siempre aplicar los principios
de la mejora continua y de optimización de procesos y recursos.

Objetivos específicos:

 Mantener en buen funcionamiento la gestión de compras de la empresa,

procurando siempre buscar la optimización de los recursos y la rentabilidad de la
organización

 Promover el buen funcionamiento de la gestión humana, teniendo en cuenta los

lineamientos y procesos establecidos por la organización

 Apoyar a la gerencia en todos los requerimientos que sean necesarios

4. DESARROLLO OPERATIVO DE LA PRÁCTICA EMPRESARIAL.

Las actividades desarrolladas estuvieron siempre ligadas a la gestión humana y de
compras, y otras actividades o requerimientos mucho más específicos solicitados por la
gerencia.

En la gestión humana la principal actividad desarrollada fue la de reclutamiento y

contratación de personal, la cual tenía como objetivo contratar el personal adecuado
para cada vacante disponible.

El proceso iniciaba desde el reclutamiento, que consistía en buscar un aspirante que

cumpliera con un perfil y unos requisitos en específico, que eran solicitados a través de
una requisición de personal. Posteriormente, se contactaba a (la) o las personas que
cumplieran con este perfil y requisitos, (después de haber verificado su hoja de vida y
los soportes anexados). Luego de que se confirmaba que el aspirante cumplía con los
requisitos generales y específicos, se le aplicaba la entrevista, la prueba de
conocimientos y la prueba psicotécnica. Las cuales eran revisadas, verificadas y
calificadas respectivamente (en el caso de la prueba de conocimientos y la entrevista).
Una vez se determinaba que el aspirante cumplía con todo, se realizaba la respectiva
solicitud de exámenes médicos de ingreso con la IPS, y se le notificaba al aspirante el
lugar y fecha de estos exámenes. Culminando así la primera etapa de la contratación.

Luego de que la persona pasara apropiadamente los exámenes médicos

ocupacionales, se le citaba para firmar contrato, y con esto finalmente culminaba la
contratación e iniciarían sus labores en la organización. (Ahora bien, por tener este tipo
de razón social “Actividades de arquitectura e ingeniería”, la empresa solicitaba
principalmente técnicos electricistas, auxiliares electricistas, y oficiales y ayudantes
civiles).

En la gestión de compras, las principales actividades desarrolladas inicialmente estaban

encaminadas a las solicitudes de crédito y de actualizaciones de crédito con
proveedores, de los cuales el principal objetivo era crear más cupos de crédito con
nuevos proveedores, y actualizar los cupos viejos con los proveedores antiguos. Para
esto se contactaban a los asesores de cada proveedor mediante llamadas telefónicas,
y, posteriormente, se les enviaba un correo electrónico haciendo la solicitud formal
correspondiente. (La cual podía ser: una solicitud de crédito, una solicitud de
actualización de crédito, o en algunos casos específicos, una solicitud de referencia
comercial).
La otra principal actividad desarrollada en la gestión de compras, fue la de realizar las
órdenes de compras solicitadas por el área de proyectos. De esto, el principal objetivo
era generar las órdenes de compra solicitadas para adquirir los productos y servicios
que eran necesarios para mantener el correcto funcionamiento de la organización.
El proceso iniciaba con las solicitudes de ordenes de compra por parte del área de
proyectos, donde adjuntaban la cotización enviada por el proveedor, definían el centro
de costos que debía tener la orden, el lugar donde debía ser entregada la mercancía, (o
donde debía ser prestado el servicio), y, finalmente, el tipo de pago. (El cual podía ser a
través de crédito, de contado, anticipado, o mixto. Es decir, una parte a crédito, y otra
parte de contado). Una vez la orden de compra era generada y numerada, se realizaba
la verificación de esta con la persona que la solicitó, se generaba el correo donde se
adjuntaba, y se enviaba a la persona encargada en la empresa proveedora del bien o
servicio.

Por otra parte, en cuanto a las actividades específicas solicitadas por la gerencia, la
mayoría estaban relacionadas al diligenciamiento de formatos de las licitaciones, los
cuales eran diligenciados teniendo en cuenta las hojas de vida que se ofertaban para la
licitación en trámite. El proceso iniciaba con el diligenciamiento del formato
correspondiente a la licitación, y finalizaba una vez este era totalmente diligenciado con
la información de las hojas de vida, y era verificado por las personas a cargo.
(Y luego estuvieron otras actividades más ocasionales, como la del diligenciamiento,
preparación y ordenamiento de los formatos de las auditorías, mencionados en puntos
anteriores).

Finalmente, es importante mencionar que el aprendizaje fue muy productivo, ya que los
procesos internos de la empresa me ayudaron a entender mejor el funcionamiento de
las organizaciones. Y en cuanto los objetivos, estos fueron cumplidos en gran medida
en cada área de trabajo mencionada.

5. RECOMENDACIONES PARA EL PROGRAMA:

De ser posible me gustaría que la universidad crease un laboratorio empresarial, en el

que los estudiantes de administración de empresas pudieran enfrentarse a actividades
que normalmente se realizan en un cargo administrativo de una organización. Por
ejemplo: realizar órdenes de compra, liquidaciones de nómina, contratos, afiliaciones,
pagos de planilla de seguridad laboral, o incluso actas de descargos por un
comportamiento inadecuado de algún empleado, que se plantee en algún caso. De esta
manera los estudiantes podrían tener una idea muy acertada de lo que podrían
encontrarse en las empresas al momento de ejercer su profesión, y esto les ayudaría a
desenvolverse mejor en esta última.
6. CONCLUSIONES:

Fue una gran experiencia. Aprendí mucho, trabajé al lado de personas maravillosas que
me ofrecieron su ayuda, colaboración y apoyo, y pude comprender muchas cosas de mi
carrera gracias a esto. Y, aunque me equivoqué algunas veces por la falta de
experiencia, la mayoría de los objetivos propuestos fueron cumplidos
satisfactoriamente.
Sin nada más por agregar, agradezco mucho a Dios y a la universidad por esta gran
oportunidad, y los invito a seguir creando profesionales de bien como lo han venido
haciendo todo este tiempo.

¡Muchas gracias por todo!

NOTA IMPORTANTE: Este Informe o Proyecto Final de Prácticas, deberá ser enviado
vía correo electrónico a la Coordinadora de prácticas.
El incumplimiento en el envío del informe según el Acuerdo No. 782 del 29 de enero de
2016 Según Articulo 101 N° g.

“Para el caso específico de la entrega del informe final, el estudiante tiene hasta quince
(15) días calendario para presentarlo, una vez culminado el periodo de sus prácticas. Si
transcurrido este tiempo no ha hecho entrega de este documento, el tutor académico le
asignará una nota de 0,0 a esta última evaluación”.