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ACTA DE REUNIÓN

Reunión con:
Acta No 25
Concejo Administración Rincón de Granada 2

Citada por:
Fecha: 22 Septiembre de 2020
Concejo de Administración 2020

Lugar:
Hora inicio: 7:00 p.m. Fin: 10:52 p.m.
SALON COMUNAL

PARTICIPANTES

Nombre Apto Teléfono

Carlos Patiño Muñoz 3-503 300 807 54 90

Francisco Atahualpa Lachelt 1-602 300 856 97 68

Yenit Alvarado 6-203 312 492 86 40

Patricia Roa 1-604 312 527 94 74

Kelly Medina Martínez 6-603 318 528 78 02

Manuel Rosas Administrador 3108658658

Rito Antonio Cortes Revisor Fiscal 3014384164

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No. ORDEN DEL DIA

1 Verificación y aprobación de Quorum. (10 min)

2
Presentación informe revisor fiscal y conciliación
3
Firmas de actas 21 22 y 23
4 Elección de empresa de fumigación
5 Votación y aprobación para la elaboración de los contratos el revisor fiscal, contador y administrador, por
parte de un abogado especializado
6 Manual de habbeas data
7 Debate, votación y aprobación respecto a la contratación de proveedores por sumas superiores a $200.000;
deben ser sometidas a votación y aprobadas por el concejo de administración
8 Debate y aprobación para que en todas las cuentas de cobro incluyan la cuenta bancaria al cual se debe
consignar el pago, de lo contrario no se procederá a dicho pago

9 Proposiciones y varios

DESARROLLO:
1 Aprobado el orden día, reunión empieza a las 07:23, con los siguientes asistentes Sra. Patricia, Sra. Yenith, Sr
Carlos y Kelly, francisco Lachelt llega a la reunión a las 7:30 pm
2 Señor Antonio actual revisor fiscal socializa acerca de los informes enviados al correo electrónico de todos
los concejeros, estos deben ser cortos y sustanciosos, se busca que las reuniones de concejo sean más o
menos de hora y media, intentando ser muy claro en lo que envía para que sea más fácil para todos.
Todas las cosas pendientes de los meses anteriores el los vuelve a enviar en los informes siguientes con el fin
de que se tomen correctivos.
Don Carlos informa que en todos los anteriores informes se repite la misma información; en el caso de la
representación legal del administrador si se notificó al revisor fiscal pero por temas netamente de la alcaldía
en dos ocasiones se hizo devolución de los documentos.
Señora Patricia y Señora Yenith mencionan inconformidad con estos informes del revisor fiscal, se percibe
que no actualiza la información
Don Carlos le informa al revisor fiscal que su gestión debería ser preventiva, es importante que se reúna con
el contador y el administrador para que se organicen todas las observaciones planteadas en sus informes
Señora Yenith informa que es importante actualizar los estados de los informes, evidenciando que son los
mismos.
El señor Antonio informa que no siente que está trabajando en equipo con el concejo de administración,
reitera que su manera de trabajar es preventiva y que sus informes se seguirán presentando igual hasta que
el tema quede finiquitado completamente. Propone que se le envié el cronograma a su correo por parte de
los consejeros.
El revisor fiscal manifiesta que se ha sentido irrespetado dado que no se le ha dejado participar en las
reuniones de manera telefónica. Se le aclara que este tipo de situación no es para tratar de manera
telefónica, y menos reuniones que toman mas de dos horas.
Informa cual es el organigrama de un conjunto residencial según la ley 675 del 2001, el revisor fiscal
depende de la asamblea general luego está el concejo de administración administrador y contador
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Menciona que está dispuesto a buscar soluciones por eso se presentó el día de hoy a la reunión con el
concejo e informa la siguiente propuesta la cual busca mayor control en los procesos del conjunto
residencial. implementación de las Nif. Según su criterio no existen políticas dado que no están firmadas, no
sabe cómo el contador trabaja bajo las normas Nif.
Informa que el contador En el paquete de sínodo saca las cuentas con nombres, según la nueva norma se
clasifican en dos cuentas la 4 y la 5, pero el contador está trabajando con las normas anteriores; el código
contable no debe tener nombre, deben tener solo códigos según la nueva estructura según el marco
normativo.
Señora Patricia le pregunta al revisor fiscal si se ha sentado con el contador para debatir temas del manual de
las Nif. Respuesta del revisor: los concejeros deben reunirse con el administrador y el contador para elaborar
las Niif.
Señor Francisco pregunta al revisor fiscal si estos manuales Nif. Los podemos hacer los concejeros o se
requiere la asesoría de un experto, Respuesta del revisor: si dado que son los concejeros quienes conocen la
situación del conjunto.
Informa que en este manual se deben incluir Políticas de pago, Planilla para pagos, Políticas para pagos de
proveedores, documento soporte (migrar de documento equivalente) en cuanto a las compras de caja
menor es importante que se realicen en (éxitos, Colsubsidio, Carulla etc.) para tener facturas reales, también
se debe anexar el deterioro de cartera.
Analizar costo beneficio en cuanto a la venta de gaseosa.
El revisor enviara correo electrónico al administrador con un índice para empezar con la elaboración de las
Niif.
El revisor fiscal menciona evaluar los descuentos que se están aplicando en los pagos de administración, es
importante revisar la parametrización del programa contable sínodo (contador)
El revisor fiscal menciona que el programa sínodo no es nada amigable y que los abonos o pagos de los
propietarios debe existir un marco donde se especifique un orden jerárquico a la aplicación de los mismos.
El deterioro de cartera se hace sobre los propietarios que no pagan haciéndose cada 90 días al 100% para
que el administrador haga seguimiento a estos casos.
Kelly Propone que realicemos reunión para empezar a elaborar las Nif. Y queda pendiente definir la fecha.
Sr Antonio informa cuales serían las condiciones en el contrato como revisor fiscal, no está obligado a
presentar informe mensual, solo anual, sin embargo se compromete con el concejo que de aquí hasta que las
cosas estén completamente organizadas, nos enviara el informe mensual. Manifiesta también que se debe
pagar revisoría fiscal de los meses enero febrero y marzo dado que él fue nombrado por asamblea por un
año. (Revisar audio de la asamblea) todos los concejeros presentes en la reunión manifestamos
inconformidad dado que no fue claro el día de la asamblea general, dio a entender que el año en el cual el
asumiría la revisoría fiscal iba de desde el 01 de abril de 2020 hasta el mismo mes del siguiente año,
manifiesta que los honorarios son muy bajitos, todos los concejeros le aclaran que el aceptó las condiciones;
indica que es importante que le solicitemos a la señora Luisa (anterior revisor fiscal) un dictamen hasta el 31
de marzo de 2020.

Sr. Francisco, le dice que si el hubiera aclarado que el cobro de su trabajo iniciaba a partir del 01 de enero de
2020, obligando a la copropiedad a pagar doble revisoría fiscal (porque en ese momento y hasta el 31-mar-
2020 estaba la sra. Luisa Macias) muy seguramente no hubiera sido elegido. Le informa que eso es engañar o
manipular la situación y a la asamblea por no ser claro y manifestar sus condiciones de manera ambigua para
cobrar honorarios de un servicio que nadie le solicitó y nunca se aceptó; además le aclara que los honorarios
ofrecidos se hicieron de manera publica y ante la asamblea, y el aceptó esas condiciones como para solicitar
un aumento, teniendo en cuenta también todo el conflicto que ha generado al consejo, contador y
administrador hasta el dia de hoy.
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Sr. Revisor Fiscal (Antonio), sorprende aún más al decir que esta estrategia de no ser claro frente a la
asamblea en relación al inicio de sus funciones, la ha practicado en todas las copropiedades en las que ha
trabajado, y que ninguna le presente argumento o resistencia alguna. Sr. Francisco le aclara que nuestro
concejo es mucho más minuciosos y detallista en ese tipo de escenarios.

Sr. Francisco también le hace unas observaciones, en relación a lo que manifiesta el revisor fiscal, al aseverar
como excusa que no puede hacer su trabajo debidamente porque no hay políticas contables en nuestro
conjunto que pueda usar como parámetros o base para realizar su revisoría, y que por eso su gestión no es
la adecuada de acuerdo a nuestras exigencias; sr. Francisco le dice que es incoherente que cobre honorarios
de tres meses (enero, febrero, marzo 2020) de una auditoria que nadie le pidió hacer, y aun sabiendo que el
conjunto no tenía políticas contables establecidas para hacer una correcta labor, no hizo aviso alguno de ello
antes de realizar dicha auditoría, y tampoco le generó limitante alguna según sus informes; pero diferente es
en la actualidad, porque dice que la falta de políticas contables si le genera limitantes y no puede hacer su
trabajo. Sr. Revisor Fiscal (Antonio) no responde a la pregunta y su actitud es aceptar la razón de esta
observación.

El revisor fiscal manifiesta que no es necesario venir al conjunto hacer auditoria física, el todo lo puede
manejar de manera virtual la solución es la elaboración del manual de políticas y que el solo hace un
muestreo aleatorio garantizando solo una revisión del 50% 0 70%, no se compromete con una revisión del
100% y que ningún revisor fiscal lo hará.
Se compromete a lo siguiente: acompañamiento en todos los controles que requiera el conjunto pero
Por zoom, dado que también tiene temas de salud importantes y que la pandemia aun es compleja solicita
que el concejo le comparta un manual de concejo con cronograma y las actas de reunión al correo
electrónico.
Propone de que se le paguen sus honorarios entre los 5 y 10 primeros días del mes (evaluar)
Señora Yenith le solicita al revisor por lo menos venir una vez al mes pero él no se compromete, reiterando
que todo lo puede manejar de manera virtual

Señor Francisco le menciona al revisor fiscal que la percepción que se tiene es que el debe venir al conjunto a
revisar a las facturas físicas, para la cual el manifiesta nuevamente que no es necesario para el cumplir con
su labor
Señora patricia informa que si es necesario que el revisor fiscal venga al conjunto para poder revisar
minuciosamente ya que se han evidenciado falencias con facturas físicas, el revisor nuevamente menciona
que no se requiere de la presencia física de él, siempre y cuando se implementes las Niif y todos los controles
para prever falencias o posibles fraudes
Señor Antonio menciona que la revisoría fiscal es una auditoria, él es autónomo en hacer las cosas y tomar
decisiones, lleva trabajando más de 17 años en propiedad horizontal, Y que sus informes tienen una
estructura muy completa
Reunirse con el contador y el administrador no lo ve viable porque es el concejo quien debe tomar decisiones
Conclusiones: el concejo revisara el audio de la asamblea general que se hizo en marzo del presente año
para definir el pago de los honorarios del revisor fiscal de enero a marzo de 2020.
Y nos reuniremos para empezar con lo elaboración de las Niif, también se validara el contrato del revisor
fiscal.

No se termina con el orden del día, la reunión finaliza a las 10:52 pm y todos los concejeros estamos de
acuerdo en que los siguientes puntos pendientes los hablemos en la siguiente reunión
3 No se logran firmar por todos, Sr. Carlos informa que se acercara a la administración al día siguiente para
firmarlas
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4 El administrador Manuel Rosas nos informa que al empresa Casa Laser S.A. brindo al conjunto en días
pasados el servicio de fumigación gratis
5 Queda pendiente para la siguiente reunión
6 Queda pendiente para la siguiente reunión
7
Queda pendiente para la siguiente reunión
8 Queda pendiente para la siguiente reunión

9 Queda pendiente para la siguiente reunión

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FRANCISCO A. LACHELT OYUELA KELLY MEDINA MARTINEZ
Presidente Concejo Administracion Secretaria Concejo Administracion