La organización como

componente del proceso

administrativo
Introducción
Las organizaciones sociales existen desde el momento en el que el ser humano
empezó a vivir en sociedad. A pesar de que éste es un término muy de moda y
actual, las organizaciones sociales pueden tomar muchas formas diversas y así ha
sido a lo largo del tiempo. Una de las características principales con las que debe
contar una organización social es la de contar con un grupo de personas que
compartan elementos en común, similares intereses, similares valores o formas de
actuar ante determinadas situaciones.

Al mismo tiempo, las organizaciones sociales se establecen siempre con un fin,

por ejemplo cambiar la realidad que rodea a sus miembros, aportar discusiones
sobre determinados temas o simplemente compartir un momento específico.

Del mismo modo que la sociedades y las instituciones humanas son complejas,
las organizaciones sociales también pueden volverse altamente complejas y hasta
conflictivas. Para evitar esto, deben contar con un sistema más o menos rígido de
jerarquías que organizan las diferentes tareas, establecen diversas funciones y
marcan los objetivos así como también los resultados a conseguir.

Las organizaciones sociales en la actualidad son algunas de las formas más

importantes en lo que respecta a tratar de construir un mundo mejor. Muchas
veces, las organizaciones sociales de tipo no gubernamental (también llamadas
ONG) se establecen en los espacios donde el Estado no llega y deja huecos de
atención y cuidado para aquellos que más lo necesitan.

Definición
Se entiende por organización social a toda aquella agrupación de personas que se
establece a partir de elementos compartidos, ideas en común, formas similares de
ver al mundo. Además, es importante para que tal grupo de personas sea
considerado una organización social que exista un objetivo a realizar, sea este
solidario o particular. Esto es así ya que una organización social debe existir
siempre por una razón y no por espontáneas variables causales (en cuyo caso no
estaríamos hablando de organizaciones sociales sino más bien de expresiones
comunes de ciertos grupos sociales).

Importancia de la organización
Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son:

1. Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que

la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión,
contracción, nuevos productos, etc.), la que obviamente redunda en la
necesidad de efectuar cambios en la organización.
2. Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los
objetivos del grupo social.
3. Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades
eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.
4. Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e
incrementado la productividad.
5. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y
responsabilidades.

Es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las

funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un
organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y
objetivos señalados.

En toda acción que llevamos a cabo tenemos un punto de partida, que puede ser
considerado como la Hipótesis de una problemática, teniendo posteriormente un
Método que consiste en el procedimiento o el conjunto de acciones que se llevan a
acabo para demostrar o refutar este punto de partida, y un Objetivo que presenta
la llegada a una Conclusión en particular.

Esta forma de trabajar y de poder desenvolvernos en toda actividad social es una

forma de Organización, siendo importante la aplicación de una estructura para
poder llegar en forma ordenada y no aleatoria a un objetivo, si bien no se descarta
la compañía de la suerte, no debemos depender exclusivamente de ella, sobre
todo si buscamos repetir la experiencia o que otros puedan realizarla.

Podemos definir como Organización a un sistema que se elige para poder lograr
un objetivo determinado a través de los Recursos Humanos, siendo derivado del
Talento del Individuo y contando a su vez con otras organizaciones derivadas de
la misma que permiten elaborar una Metodología de Trabajo para lograr un fin
específico, tomando un punto de partida y teniendo un Objeto de Trabajo por
sobre el cual elaboraremos y desarrollaremos las actividades.

De ello derivan justamente las Organizaciones, que consisten en numerosos

Grupos Sociales que persiguen una finalidad específica, distribuyendo las tareas y
actividades a realizar acorde a cada Habilidad Humana que se facilita para una
actividad, buscando en cada sector y con el trabajo colectivo la realización de una
finalidad propuesta.

Para una Organización no es necesario contar con un grupo numeroso, sino que
simplemente debe haber dos personas como mínimo, teniendo entre estos dos
individuos el principio fundamental de la Cooperación, esto es, que ambas
personas puedan lograr una división de los trabajos o bien un trabajo en conjunto
para poder lograr el Objetivo Final, pactando para ello distintas Normas de
Convivencia y otra clase de reglamentos que permitan dividir y organizar el trabajo
o las actividades sociales a realizar.

En cuanto a las Estructuras de Organización, éstas están fundamentadas

principalmente en la forma que adoptan generalmente dadas por las Reglas
Explícitas que regulan estas organizaciones, o bien por la estructura que está
dada por la Administración elegida para una Organización, encontrándose ella en
todo grupo social.

Informal se constituye de interacciones y relaciones sociales entre las

Organización informal:

Organización informal:
 Es la organización que emerge espontánea y naturalmente entre las
personas que ocupan posiciones en la organización formal y a partir de las
relaciones que establecen entre sí como ocupantes de cargos.
 Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo o del
surgimiento de grupos informales que no aparecen en el organigrama, o en
cualquier otro documento formal.
 La organización informal se constituye de interacciones y relaciones
sociales entre las personas situadas en ciertas posiciones de la
organización formal.
 Surge a partir de las relaciones e interacciones impuestas por la
organización formal para el desempeño de los cargos.
 La organización informal comprende todos aquellos aspectos del sistema
que no han sido planeados, pero que surgen espontáneamente en las
actividades de los participantes, por tanto, para funciones innovadoras no
previstas por la organización formal.

Departamentalización
Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades
específicas, con base en su similitud. Al departamentalizar, es conveniente
observar la siguiente secuencia:

 Listar todas las funciones de la empresa.

 Clasificarlas.
 Agruparlas según un orden jerárquico.
 Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas.
 Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligación entre
las funciones y los puestos.
 Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos.
  El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento
deberán relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas de la
empresa y las funciones involucradas.

De acuerdo con la situación específica de cada empresa, los tipos de

departamentalización más usuales son:

1. Funcional: Es común en las empresas industriales; consiste en agrupar las

actividades análogas según su función principal.

Departamentalización

2. Por producto: Es característica de las empresas fabricantes de diversas líneas

de productos, la departamentalización se hace en base a un producto o grupo de
productos relacionados entre sí.

Departamentalización

3. Geográfica o por Territorios: En este caso la departamentalización se realiza en

base a las zonas geográficas en las que se encuentra presente la empresa

Departamentalización

4. Por clientes: Por lo general se aplica en empresas comerciales, principalmente

almacenes, y su función consiste en crear unidades cuyo interés primordial es
servir a los distintos compradores o clientes.
 Departamentalización

5. Por Proceso o Equipo: En la industria, el agrupamiento de equipos en distintos

departamentos reportará eficiencia y ahorro de tiempo; así como también en una
planta automotriz, la agrupación por proceso.

Departamentalización

6. Por Secuencia: Es utilizada en empresas productoras que trabajan sin

interrupción los tres turnos, para controlar cada uno de los turnos; o cuando se
trate de labores que manejen una gran cantidad de números o letras.

Departamentalización

Autoridad y responsabilidad
La autoridad
La autoridad en una organización es el derecho propio de un puesto (y por lo tanto
de la persona que lo ocupe) a ejercer discrecionalidad en la toma de decisiones
que afectan a otras personas. Se trata, por supuesto, de un tipo de poder, pero de
poder en el marco de una organización.

Hoy día se ha tornado muy difícil el ejercicio de la autoridad; la desorientación

reinante es tal que se confunde el ejercicio de la autoridad con la manipulación, la
autoridad rectamente entendida con el autoritarismo, y la sana democracia con la
anarquía asamblearía. Los detractores de la autoridad olvidad una observación
sociológica básica: la universal necesidad de la autoridad como instrumento de
orden y de economía social. Donde quiera que veamos una realidad social –desde
una tribu primitiva hasta el consejo de administración de una empresa– allí nos
topamos con la observación de hombres y mujeres que ejercen su influencia y
toman iniciativas sobre los demás. Por supuesto, como toda obra humana, el
ejercicio de la autoridad está sujeto a la posibilidad de error y de corrupción, como
decía Aristóteles “el poder corrompe”, pero ello no invalida su carácter de
auténtica exigencia social.

Las dificultades por las que atraviesa el ejercicio de la autoridad en las

organizaciones modernas son el resultado de diversos factores concomitantes:

1. La elevación del nivel educativo, que confiere un mayor criterio e induce a

pedir más protagonismo en las decisiones.
2. La elevación del nivel de vida, que reduce la dependencia económica del
sujeto y que, consiguientemente, le confiere más poder frente a las
organizaciones (como observa Rostow, la difusión de bienes, fruto del
crecimiento económico, genera una difusión del poder).
3. La creciente complejidad del funcionamiento de las empresas; esta
complejidad exige una estrecha coordinación de esfuerzos entre
profesionales, que ha de asentarse más sobre la colaboración que sobre la
imposición.
4. El desarrollo de una más clara conciencia de la dignidad humana, que lleva
a pedir más  participación

La autoridad se refiere a los derechos inherentes a un puesto administrativo de dar

órdenes y esperar que se obedezcan. El principio de autoridad era un dogma
básico de los escritores clásicos. Se le veía como adhesivo que unía a la
organización. Debía delegarse hacia abajo, a los gerentes subordinados, dándoles
ciertos derechos mientras se les fijaban ciertos límites dentro de los que deberían
operar.

Cada puesto administrativo tiene ciertos derechos específicos de quienes los

ocupan adquieren por la jerarquía o título del puesto. Por tanto, la autoridad se
relaciona con la posición de un dentro de la organización, y pasa por alto las
características personales del administrador individual. De hecho, nada tiene que
ver con el individuo en forma directa. La expresión “¡el rey a muerto; viva el rey!”
ilustra este concepto. Quienquiera que sea el rey, adquiere los derechos
inherentes a dicho cargo. Cuando queda vacante un puesto de autoridad, la
persona que dejo el puesto ya no tiene ninguna autoridad. La autoridad
permanece con el puesto y su nuevo ocupante.

Cuando delegamos autoridad, delegamos una responsabilidad paralela. Esto es,

cuando a uno se le dan “derechos”, también se adquiere la “obligación”
correspondiente para desempeñarlos. La asignación de autoridad sin
responsabilidad crea oportunidades para el abuso, y a nadie debería tenérsele por
responsable de algo lo que no tiene ninguna autoridad.

En cualquier área de servicios al cliente de una organización, es imprescindible

fomentar la filosofía del servicio, el desarrollo del conocimiento, y el mejoramiento
continuo KAIZEN, entre otros, ya que conforman el principal motor de los procesos
y estrategias planteadas como parte de las funciones y definición de cada área.
Así, una buena conducción o liderazgo en este ámbito, pondría de relieve la
importancia del compromiso con el servicio de los empleados para con el cliente,
el cual es el principal activo de una empresa de servicios. Cuando este liderazgo
sea capaz de inspirar, motivar, enseñar los valores y dirección hacia la excelencia
en el servicio a los empleados, se puede lograr que éstos se comprometan en
brindar una alta calidad de servicio al cliente con compromiso, motivación y lograr
así, un efectivo trabajo en equipo.

El buen servicio no es una idea romántica más de quienes investigan y enseñan

sobre gerencia. En el mundo cada vez más competitivo en que se desarrollan hoy
los negocios, el servicio es, frecuentemente lo que le permite a una empresa
ganarles en el mercado a otros competidores, por muy grandes que sean.

Un comité es un grupo de trabajo que con arreglo a las leyes o reglas de una
organización, institución o entidad tienen establecidas determinadas
competencias.

Un ejemplo de comité lo constituyen los comités de empresa.

Se considera Alta Dirección a los directivos con cargo más alto en una
organización.   El Presidente, los Directores Generales y los Directores de las
distintas áreas o departamentos. En las empresas, la Alta Dirección forma parte
del Comité Directivo o Comité Ejecutivo que se reúne con una frecuencia
determinada y marcan la línea estratégica a seguir por esa Compañía. En el
organigrama de las empresas, el cargo más alto es el C.E.O. (siglas del
anglicismo Chief Executive Officer) que en los países de habla hispana se
denomina Presidente.

Son aquellas personas encargadas para un asunto. Órgano dirigente de un partido

político o de una de sus secciones, órgano representativo de los trabajadores de
una empresa o centro de trabajo para la defensa de sus intereses.

También existen los comités de expertos en alguna materia y son grupos donde se
reúnen para discutir proyectos, teorías o normas referentes a un tema.
Conclusión
Se ha nombrado a  cada uno de los pasos del proceso administrativo. Pero ¿qué
importancia tiene este para los administradores profesionales y los
administradores empíricos?

Si el acto administrativo es un proceso racional y simple que se encuentra innato

en todo ser humano al realizar sus actividades cotidianas,  ya que el solo hecho de
pensar y planear una acción siempre están relacionados con obtener una meta o
un objetivo, por tanto al hacer planes mentalmente y los objetivos que nos fijamos
son motivados por determinados factores que nos impulsan a orientar el
pensamiento y acciones a lo  que se desea  y queremos lograr.

Se debe tener en cuenta que toda persona que dirija un grupo y trate de lograr los
objetivos con la ayuda de otras personas, se convierte en administrador ya sea
empírico o profesional.  Además el estudio de la administración sirve  para que las
personas mejoren la realización de sus actos.  Y es aquí donde encontramos la
importancia del proceso administrativo ya que cada cosa debe estar en su lugar en
el momento indicado y no solo como la mente humana lo adecue, no se puede
controlar sin antes haber planeado y organizado las ideas de acuerdo a la
importancia de cada una de ellas, porque cada persona es administradora de su
propia vida eficaz o ineficazmente y de acuerdo a la forma como la administre
tendrá la capacidad de conducir  un grupo ya sea sin o con  el conocimiento
necesario.

«… Se necesitan personas que hagan sentir a su equipo que la empresa no son ni

sus edificioa, ni su estado de pérdidas y ganancias. Para el cliente, los ojos y la
cara de la empresa, son los ojos y la cara de los empleados con los que ha estado
en contacto. Para un empleado, los ojos y la cara de la empresa son los ojos y la
cara de sus directivos. En esa perspectiva, los clientes son el garante y la razón
de ser de la empresa». Luis María Huete

Fuentes de Información / Bibliografía

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Global». 11º.