Asignatura

Planeación Administrativa y
Sistemas de Gestión
Unidad 1

Profesor: Jhon Jairo Yepes Ríos, Mgtr.

¿Por qué se debe administrar las organizaciones?

Jhon Jairo Yepes Ríos, Mgtr.

Para
• …. coordinar personas y actividades de trabajo con el propósito que se cumpla el objetivo.

• …. aumentar la eficiencia de la organización.

• “… Operar de modo que los recursos sean utilizados de la forma más adecuada”

• “Hacer las cosas bien”

• . …. garantizar la eficacia de la organización y sus gerentes.

• “…hacer determinadas cosas, de cierta manera, en un tiempo específico”

• “hacer las cosas correctas” – Cumplimiento de objetivos.

Jhon Jairo Yepes Ríos, Mgtr.

 ADMINISTRACIÓN

EFICIENCIA EFICACIA
(Uso de medios y recursos) (Alcance de objetivos y metas)

Hacer las cosas bien Lograr objetivos y

resultados
“APROVECHAMIENTO DE RECUROS”
*Disminución de inventarios. Cumplimientos de fines y
*Disminución del tiempo de fabricación.
consecución de metas.
*Aprovechamiento de las competencias
(capacidades) de los empleados.
“Hacer bien determinadas cosas”.
*Medios de producción *Hincapie en resultados
*Realización de tareas *consecución de objetivos
*Resolución de problemas *Acierto en soluciones
*Capacidad de los ejecutivos. *Operaciones realizadas correctamente

Productividad Ventaja Estrategia

COMPETITIVDAD
SER LOS MEJORES
Tomado de Introducción a la administración de las
organizaciones – Cesar Bernal Pg. 47 Jhon Jairo Yepes Ríos, Mgtr.
 POCA EFICIENCIA(X) Y MUCHA MUCHA EFICIENCIA(X) MUCHA
EFICACIA (Y) EFICACIA (Y)

El administrador escoge determinadas

Mucha

El administrador escoge determinadas metas

metas a perseguir y hace buen uso de los
por alcanzar, pero hace mal uso de los
recursos para alcanzarlo.
recursos para alcanzarlo.
Resultados: un producto que el
Resultado: el consumidor quiere el producto
consumidor quiere y una calidad y precio
EFICACIA

pero este es demasiado caro para comprarlo.

que puede pagar

POCA EFICIENCIA (X) Y POCA MUCHA EFICIENCIA (X) POCA

EFICACIA(Y) EFICACIA (Y)

el administrador escoge metas incorrectas

Poca

el administrador escoge metas cerradas y

coma pero hace buen uso de los recursos
hace mal uso de los recursos.
para alcanzarlo.
Resultado: poca calidad de los productos a
Resultado: un producto de gran calidad
los que el consumidor no quiere.
que el consumidor no quiere.

Poca Mucha

EFICIENCIA
Tomado de: Relación entre la eficiencia y la eficacia y el desempeño de la organización –Hola adaptado de Jones , G. et al., Contemporary
Mannagement, 2ª. Ed., Irwin/McGraw-Hill, Nueva York , 2000) – Teoría de la Administración, Reinaldo O. da Silva – 2002, Ed. Thomson Jhon Jairo Yepes Ríos, Mgtr.
 ¿ Qué es el proceso
administrativo y
qué lo compone?

Imagen tomada de: https://www.administracionpublica.com/

Jhon Jairo Yepes Ríos, Mgtr.
 FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

Funciones Fundamentales
Funciones Administrativas Proceso Administrativo
de la empresa

Imagen tomada de:

https://www.toolshero.es/toolsheroes/henri-fayol/
Función
Planeación Planeación
administrativa

Función Técnica Organización Organización

Función comercial Dirección Dirección

Función de
Coordinación
seguridad

Función financiera Control Control

Función contable
Jhon Jairo Yepes Ríos, Mgtr.
 PROCESO ADMINISTRATIVO
Autor: Actividades Proceso
Henry Fayol Administrativas. administrativo

Estudia
Administrar
Fase

Organizaciones Estructura Administración Proceso

Integrado

Etapas
Logros y Fines
Unidad Temporal

https://youtu.be/PcuLdqG8QxE Jhon Jairo Yepes Ríos, Mgtr.

 PROCESO ADMINISTRATIVO
Etapas
Proceso
administrativo
¿Qué se va a
Planeación hacer?
Mecánica
¿Cómo se va a
Organización
hacer?
Proceso
Fases
Integrado

¿Cómo
Dirección
se está haciendo?

Dinámica
Control ¿Cómo se hizo?

https://youtu.be/PcuLdqG8QxE Jhon Jairo Yepes Ríos, Mgtr.

 PROCESO ADMINISTRATIVO
Etapas

Proceso Aplicable en todas las

Principio Universal
Administrativo organizaciones

Planeación
Organización
Planeación Dirección
Organización Control
Efecto Espejo Planeación Dirección
Organización
Control
Dirección
Control Jhon Jairo Yepes Ríos, Mgtr.
 Definición clásica ( Fayol) Definición
Prever es como escrutar el Función
futuro y articular un administrativa que
programa de acción involucra la
definición de
Definición objetivos, el
PLANEACIÓN contemporánea establecimiento de
estrategias para
DEFINICIÓN Planeación Un proceso de lograrlos y el
toma de decisiones que desarrollo de planes
centra su atención en el para integrar y
futuro (del individuo, de la coordinar las
organización, de los actividades.
países) y en la forma de
lograr sus metas. Jhon Jairo Yepes Ríos, Mgtr.
Ejemplos de
planeación
• Definir los objetivos y departamentos
de la organización.
• Determinar los planes para alcanzar
los objetivos.
• Establecer la programación de las
actividades.
• Determinar los recursos necesarios
para los planes y actividades.
• Establecer objetivos diarios,
semanales y mensuales.
• Desarrollar programas de trabajo.
• Anticipar problemas.

Jhon Jairo Yepes Ríos, Mgtr.

  PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
– Objetivos
– Estrategias
– Políticas

Tipos de  PLANEACIÓN FUNCIONAL/SISTEMA DE GESTIÓN

INTEGRAL
planeación  Actividades críticas
 Estructura
 PLANIFICACIÓN OPERATIVA
– Procesos
– Controles
– Presupuestos

Jhon Jairo Yepes Ríos, Mgtr.

 Organización
Función administrativa que tiene que ver con disponer y
estructurar el trabajo para lograr los objetivos
organizacionales.
Consiste en:

• Identificación y clasificación de actividades requeridas

• Agrupamiento de las actividades necesarias para
alcanzar los objetivos.
• Designación de autoridad para supervisión.
• Disposición para la coordinación horizontal y vertical en
una estructura empresarial.

Jhon Jairo Yepes Ríos, Mgtr.

 Organización

Ejemplos

• Certificar que los miembros entiendan

sus roles y responsabilidades.
• Decidir quién es más apto para el
desarrollo de una tarea determinada.
• Asignar tareas a miembros del equipo Mecanismos de coordinación
de trabajo.
• Coordinar las actividades de los • Procesos y procedimientos
miembros de la organización . • Reuniones programadas y no
programadas.

Jhon Jairo Yepes Ríos, Mgtr.

 Dirección

Esta función consiste en influir y motivar a los

colaboradores para que contribuyan a las
metas de la organización y del equipo.

La dirección establece unas competencias

claves, tales como:

1. Liderazgo
Tomado de: Administración 12ª Edición - Pearson Pág. 443 2. Motivación.
3. Comunicación.
4. Trabajo en equipo.

Jhon Jairo Yepes Ríos, Mgtr.

Ejemplos de Dirección

 Comunicar información relevante.

 Coaching, la rotación de puestos y la ampliación de asignaciones
 Motivar, reconocer y recompensar los trabajos bien hechos.
 Desarrollar la capacidad de aceptación de los empleados a los
cambios.

Jhon Jairo Yepes Ríos, Mgtr.

Tomado de: https://m.zonaeconomica.com/control

 Proceso administrativo responsable de supervisar, comparar y corregir el desempeño

laboral.
 Proceso que consiste en la medición y corrección del desempeño para garantizar que
los objetivos de la empresa y los planes diseñados para alcanzarlos se logren

Jhon Jairo Yepes Ríos, Mgtr.

Ejemplos de Control

 Observar y vigilar el desempeño del empleado

 Asegurar que el empleado cumpla con las normas,
procedimientos y reglas.
 Identificar y resolver crisis y problemas.
 Dar seguimiento a los procedimientos que se acordaron.

Jhon Jairo Yepes Ríos, Mgtr.

GRACIAS

Jhon Jairo Yepes Ríos, Mgtr.

 Taller PODC

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