Introducción

Toda empresa, tiene personas o departamentos que se encargan de recoger el

correo. Y es clasificado según tamaño e importancia por la empresa.

“El artículo 21 del título quinto de d e la Ley General de Archivos de Colombia

señala que las entidades deberán elaborar y programar la gestión de documentos
pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes en cuyas
aplicaciones deberán observarse los principios y procesos archivísticos.”

por el cual se realiza un informe “Administración Documental” para mostrar  paso a

paso la recepción o radicación, registro, registro, distribución o embalaje de
documentos de diferente contexto de las comunicaciones que entran y salen de la
empresa, asi mismo es conveniente establecer un registro que permite mayor
rapidez en su localización; los escritos pueden extraviarse en el envío de una
sección a otra; constituye un control interno de las comunicaciones recibidas y
emitidas. Existen tres tipos de registros: Registro de entrada - Registro de salida -
Correspondencia interna (comunicación interna).

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Actividades de Transferencia de Conocimiento Informe “Administración

Documental”.

Se ha logrado contextualizar los conceptos más representativos permitiendo

reconocer y asimilar los conceptos de administración, pasos para la administración
documental, principios y normas archivísticas aplicados en los procesos técnicos
de recepción y despacho de comunicaciones oficiales, las disposiciones de la
Norma Icontec 185, las comunicaciones internas y documentación para recepción
y despacho de documento y el embalaje de los mismos.

EVIDENCIA

cinco documentos de diferente contexto.

Administración   Documental en el Entorno Laboral 5

El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de

verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los
documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

Al radicar se asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o

producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.

Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o
destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del
funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta.

ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS:

Definición de medios de recepción Recibo de documentos oficiales Verificación y

confrontación de folios, copias, anexos, firmas Constancia de recibo Asignación de
datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2) Asignación consecutivo de envíos

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ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS:

Asignación de consecutivo, fecha y hora Impresión de rótulo de radicación

Relación entre los documentos recibidos y enviados Registro impreso de planillas
de radicación y control Elaboración de estadísticas

1. Registro de entrada carta:

Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación con
la actividad de la empresa: suministradores, distribuidores, Organismos Públicos,
entidades financieras... es decir, aquellas que ofrecen información a la empresa.

A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como referencia

y será anotado en el Libro Registro de Entrada de Correspondencia.

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Formato del libro Registro de Entrada de Correspondencia:

REGISTRO DE ENTRADA DE LA CORRESPONDENCIA ENTRADA Nº orden

Fecha de entrada Día Mes

Clase, Remitente Destinatario, Asunto, Anexos

así mismo, la empresa contiene un sello similar al que viene a continuación:

2. Registro de salida carta:

Una vez escrita la carta, se comprueba su corrección y se prepara para su

emisión.

 Administración   Documental en el Entorno Laboral 8

Operación: mínimo un original y una copia. Ambos deben de estar registrados y

estampados con el mismo sello.

En el sello debe aparecer:

El número de registro, La fecha, El destinatario
Original: se envía al correo -Copia: archivado como justificante interno del envío
de la correspondiente comunicación.

Formato del registro de salida:

REGISTRO DE SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA SALIDA

Referencia Fecha, Nºorden Clase de salida

3. Correspondencia interna:

Anexos, Destinatario, Asunto

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En las grandes y medianas empresa además de los de entrada y salida, se lleva

un registro para las comunicaciones internas. Según el volumen de
comunicaciones y el organigrama de la empresa, éste puede ser:
único o existir tantos como departamentos.

Ejemplos de registro de correspondencia:

RECEPCIÓN, ENVÍO Y REGISTRO DE CORRESPONDENCIA

Consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta, hoja de ruta, formulario,

correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema de Administración de
Correspondencia en ambiente WEB desarrollado para el efecto.

4. Correspondencia Recibida

Recepción Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de

Sistemas de información, será recibida siguiendo los siguientes pasos:

Administración   Documental en el Entorno Laboral 10

1. Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de Sistemas de
Información.
2. Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día.
3. Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares.
4. Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso que el departamento de
origen no utilice el Sistema en la WEB y siga con el procedimiento manual).
5. Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas de Información para su
conocimiento, registro y asignación de la tarea.

5. Registro en el Sistema

El Coordinador del Centro de Sistemas de Información registrará la

correspondencia recibida en el Sistema de la WEB y al mismo tiempo asignará en
el sistema el responsable(s) de la ejecución del requerimiento. El número
correlativo de correspondencia recibida será anotado en el documento para su
posterior seguimiento.

Administración   Documental en el Entorno Laboral 11

Cada funcionario del Centro de Sistemas de Información elabora sus propias

cartas, hojas de ruta y correspondencia en general, debido a que el departamento
no tiene una secretaria asignada. Solamente aquellos documentos relacionados
con adquisiciones, envío de facturas o solicitud de permiso o vacación, deben
llevar el visto bueno del Coordinador del Centro de Sistemas de Información. Las
cartas deben seguir una numeración correlativa, estar impresas en papel
membretado y emitirse en doble ejemplar.

Entrega

La entrega de la correspondencia es también función y responsabilidad de cada

funcionario del Centro de Sistemas en coordinación con el asistente a medio
tiempo asignado al departamento, quien entregará el documento original en el
departamento de destino y hará sellar la copia del mismo.

Registro en el sistema

Una vez que es entregada la correspondencia, el Coordinador del Centro de

Sistemas de información registrará en el Sistema de Administración de
Correspondencia, el documento enviado anotando el número correlativo que emite
el sistema en la copia de la correspondencia enviada.

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Archivo de la correspondencia
Una vez registrada la correspondencia enviada, el Coordinador del C.S.I.devolverá
la copia al asistente para que la guarde en el archivador correspondiente.
 Conclusión

Recibir, registrar, radicar y controlar todas las comunicaciones oficiales internas,

que se reciban o envíen entre cualquiera de sus subordinaciones del nivel central
y local, a través de los Centros de recepción y distribución de Comunicaciones es
el objetivo primordial de este informe “Administración Documental”