ASPECTOS BÁSICOS DEL PLAN DE NEGOCIO

NOMBRE DEL
PROYECTO O SOLUCIONES DOCUMENTALES COL
EMPRESA
DESCRIPCIÓ ESPECIALIZADA EN LA CALIDAD DE LA GESTION DOCUMENTAL.
N DEL OFRECEMOS SERVICIOS DE CONFORMACION, ASESORIAS Y APOYO PARA
NEGOCIO LA CREACION DE PLANES DE GESTION DOCUMENTAL

DEFINICIÓN DE OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL: CONSTITUIR UNA EMPRESA QUE SE DEDIQUE A LA PRESTACION DE

SERVICIO DE ASESORIAS Y CONFORMACION DE PLANES DE GESTION DOCUMENTAL, PARA
QUE LAS EMPRESAS PUEDAN REALIZAR EL TRABAJO DE ARCHIVO CON LA MEJOR CALIDAD
Y SEGÚN NORMATIVIDAD VIGENTE EN EL MUNICIPIO DE BUCARAMANGA
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

1.GENERAR 5 EMPLEOS DOS DIRECTOS Y TRES INDIRECTOS EN EL MUNICIPIO DE

BUCARAMANGA

2.INCLUIR PERSONAS QUE SE ENCUENTRAN EN LOS PROGRAMAS DPS DEL PROGRMA DE

GOBIERNO NACIONAL (DESPLAZADOS, DISCAPACITADOS, PRIVADOS DE LA LIBERTAD.

3.CONTRIBUIR CON EL MEDIO AMBIENTE UTILIZANDO MATERIALES COMO INSUMO QUE

SEAN AMIGABLES EN LA NO CONTAMINACION Y BIODEGRADABLES EN EL MEDIO AMBIENTE

4.CONTRIBUIR CON EL APARATO PRODUCTIVO DE LA REGION EMPLEANDO MANO DE OBRA

DIRECTA O INDIRECTA DE LA REGION

JUSTIFICACIÓN

SE HA PODIDO OBSERVAR QUE LAS EMPRESAS EN BUCARAMANGA NO SE HAN ADAPTADO

A LA LEGISLACION COLOMBIANA DE ARCHIVOS (LEY 594 Y ACUERDO 060), NECESARIA PARA
EL ADECUADO MANEJO DE LOS PROCESO DOCUMENTALES. ESTO NOS LLEVA A LA
CONFORMACION DE LA EMPRESA SOLUCIONES DOCUMENTALES COL.ESPECIALISTAS EN
ASESORIA Y APLICACIÓN DE PLANES DE GESTION DOCUMENTAL DE ACUERDO A LAS
PAUTAS DADAS EN LA LEGISTALACION DE ARCHIVOS EN COLOMBIA.ESTO, SOPORTADO EN
LA EXPERIENCIA DADA COMO APRENDICES SENA, PROFESIONALMENTE FORMADOS COMO
TECNOLOGOS EN GESTION DOCUMENTAL.
 1. ESTUDIO DE MERCADOS

1.1. ANÁLISIS DEL SECTOR

DENTRO DEL TERRITORIO DEMOGRÁFICO, EN EL CUAL LA EMPRESA PROYECTA SU

EXPANSIÓN LA CUAL ES LA CIUDAD DE BUCARAMANGA, SE ENCUENTRA DIFERENTES
ECONOMÍAS ENFOCADA A LA APLICACIÓN DE PLANES DE GESTIÓN EN CALIDAD, SABIENDO
QUE DENTRO DE ESTAS ACTIVIDADES SE ENCUENTRA LA DE GESTIÓN EN PROCESOS DE
CALIDAD DOCUMENTAL. SE PROYECTA COMPETENCIA FUERTE AL MOMENTO DE
CONSECUCIÓN DE POTENCIALES CLIENTES, DEBIDO AL TIEMPO QUE ESTAS EMPRESAS
LLEVAN EN EL MERCADO OFRECIENDO SERVICIOS EN GESTIÓN DOCUMENTAL ,ALGUNO DE
ESTOS PENSADOS SER OFRECIDOS DENTRO DE LOS SERVICIOS DE SOLUCIONES
DOCUMENTALES COL. LOS SERVICIOS DE ASESORÍA ESTÁN INCLUIDOS EN LOS PLANES DE
ACCIÓN DE LAS EMPRESAS DETALLADAS; ALGUNAS DE ESTAS EMPRESAS IDENTIFICADAS
SON: GESTIONES Y SOLUCIONES DOCUMENTALES S A S, SANTANDER, ARCHIVISTICOS
GESTION DOCUMENTAL S A S, PROFESIONALES ADMINISTRATIVOS DOCUMENTALES S A S
Y GESTION DOCUMENTAL AVANZADA SAS.

1.2. ANÁLISIS DEL MERCADO

1.2.1. DEFINICIÓN DEL MERCADO OBJETIVO

NO. DE CLIENTES (TAMAÑO DEL

NOMBRE DEL CLIENTE O GRUPO DE CLIENTES MERCADO)

1800
EMPRESAS PRIVADAS CON INTERES PUBLICO

1.2.2. INVESTIGACIÓN DE MERCADOS

FICHA TÉCNICA DE LA INVESTIGACIÓN:

FUENTES DE FUENTES SECUNDARIAS: REGISTROS EN INTERNET
INFORMACIÓN FUENTES PRIMARIAS: 18 EMPRESAS AL AZAR
TÉCNICAS DE
ENCUESTA
INVESTIGACIÓN
INSTRUMENTO PARA LA
RECOLECCIÓN DE CUESTIONARIOS ESTRUCTURADOS.
INFORMACIÓN
MODO DE APLICACIÓN INTERNET.
DEFINICIÓN DE POBLACIÓN:18
POBLACIÓN ELEMENTO: EMPRESAS AL AZAR
CÁLCULO DE LA MUESTRA. DETERMINAR SI ES CENSO
PROCESO DE MUESTREO TRABAJAR CON UN NIVEL DE CONFIANZA DEL 95% Y UN ERROR
DEL 5%.
ALCANCE ZONA CÉNTRICA DE LA CIUDAD BUCARAMANGA -SANTANDER
TIEMPO DE APLICACIÓN 25-02-2021 HASTA 26-02-2021

1.2.3. TABULACIÓN, PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE RESULTADOS

ESTRATIFICACION DIAGNOSTICA

• PRESENTACION DIAGNOSTICA RESPECTO A LA EXISTENCIA DEL PLAN DE GESTION

DOCUMENTAL

CON ESTA PREGUNTA SE BUSCA IDENTICAR EL PROCESO AL CUAL SE ENFOCA EL

SERVICIO DE SOLUCIONES DOCUMENTALES COL.PARA AUDITORIA Y ASESORIA DE LA
MISMA.

SE PUDO OBSERVAR QUE DENTRO DE LAS EMPRESAS ECUESTADAS UN 94.4 % CUENTAS

ACTUALMENTE CON UN PLAN DE GESTION DOCUMENTAL LA CUAL SE PROYECTARIA PARA
EL SERVICIO DE CONSULTORIA Y ASESORIA DOCUMENTAL.
 • PRESENTACION DIAGNOSTICA RESPECTO AL ESPACIO FISICO DENTRO DE LA
EMPRESA

AL APLICAR ESTAS PREGUNTAS SE BUSCO LA IDENTIFICACION DE ESPACIOS FISICOS

ADECUADOS HE IDEPENDIENTES DE LAS DIFERENTES UNIDADES EN EL PROCESO DE
GESTION DOCUMENTAL
SE LOGRA IDENTIFICAR DIFERENTES ENTORNOS FISICOS COMO LOS DE LA UNIDAD DE
CORRESPONCIA LA CUAL NOS ARROJO UN RESULTADO EN DONDE CUENTA QUE EL 83.3%
DE LAS EMPRESAS ENCUENSTADAS CUENTAS CON ESTE ESPACIO , ADEMAS SE LOGRA
ESTABLECER QUE EL 100% DE LAS EMPRESAS ENCUENTADAS CUENTAN CON ESPACIO
FISICO PARA EL FUNCIONAMIENTO DE ARCHIVO CENTRAL .PARA LA IDENTIFICACON DE
PROCESO D ERCEPCION DE DOCUMENTOS SE FORMULA PREGUNTA ACERCA DE LA
EXISTENCIA DE UNA VENTANILLA UNICA DE ATENCION (VUA) EN LA EMPRESA
AROOJANDONOS COMO RESULTADO QUE EL 88.9% DE LAS EMPRESAS ENCUESTADAS
CUENTAN CON VUA, ARROJANDONOS UNA IDEA ACERCA DEL PROCESO DE RECEPCION DE
DOCUMENTACION EXTERIOR DE LA EMPRESA.

• PRESENTACION DIAGNOSTICA CON RELACION A LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS

EXISTENTES DENTRO DE LAS EMPRESAS ENCUENTADAS.

AL IDENTIFICAR LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DENTRO DE LA EMPRESAS

ENTREVISTADAS, SE PROYECTA EL CAMPO DE ACCION HACIA LA ORGANIZACIÓN
DOCUMENTAL SERVICIO PENSADO A PRESTAR SOLUCIONES DOCUMENTALES COL.
SE ENCUENTRA DENTRO DE LAS EMPRESAS ENTREVISTADAS, QUE MENOS DE LA MITAD
POSEEN MAS DE 15 UNIDADES ADMINISTRATIVAS, SIENDO ESTAS POTENCIALES CLIENTES
A CORTO PLAZO, POR SU MAYOR VOLUMEN DE DOCUMENTACION Y NECESIDAD DE
ORGANIZACIÓN. SE ANALIZA QUE UN 23.5 % DE LAS EMPRESAS ENCUESTADAS POSEEN DE
10 A 15 UNIDADES ADMINISTRATIVAS CONVIERTIENDOSEN EN ATRACTIVO CAMPO DE
ACCION DE SERVICOS DE SOLUCIONES DOCUMENTALES COL. UN SEGUMIENTO
OBLIGATORIO DE CRECIMIENTO EMPRESALIAL SE PODRA IMPLEMENTAR PARA EL AL 29.4%
DE EMPRESAS ENTREVISTADAS YA QUE CUENTAN CON MENOS DE 10 UNIDADES
ADMINISTRATIVAS, CONVIERTIENDO EN PRIORIDAD EL 11.8 % DE LAS EMPRESAS
ENTREVISTADAS POR CONTENER DENTRO DE LA EMPRESA MAS DE 5 UNIDADES
ADMINISTRATIVAS.

• PRESENTACION DIAGNOSTICA CON RELACION AL CONOCIMIENTO DE LA

LEGISLACION DE ARCHIVOS COLOMBIANA ACTUAL, APLICACIÓN DE
HERRAMIENTAS ARCHIVISTICAS.

LA APLICACIÓN DE LAS SIGUIENTES INTERROGANTES, BUSCA IDENTIFICAR LOS

CONOCIMIENTOS Y APLICACIONES DE PAUTAS Y HERRAMIENTAS DESCRITAS LEYES DE
LEGISLACION DOCUMENTAL Y ARCHIVISTICA DENTRO DE LAS EMPRESAS ENTREVISTADAS

EN LA IDENTIFICACION DEL CONOCIMIENTOEN LA NORMATIVA VIGENTE DE LA

LEGISLACION COLOMBIA, SE CONCLUYE QUE 14 DE LAS EMPRESAS TIENEN
CONOCIMIENTO DE LA LEY NACIONAL DE ARCHIVOS (LEY 594 DEL 2000), PERO SE
DESCONOCE DOS LEYES IMPORTANTES LAS CAULES ESTAN PROYECTADAS EN LOS
SERVICIOS A PRESTAR DE SOLUCIONES DOCUEMNTALES COL, LO CUAL NOS DA UN
CAMPO DE ACCION MAYOR, AL PODER IMPLEMENTAR LAS PAUTAS DADAS EN ESTA
LEGISTACION. ACUERDO 060 Y LEY 1490.DENTRO DE NUETRA PROYECCION DE SERVICO
LAS HERRAMIENTAS ARCHIVISTICAS ESTABLECIDASEN EL DECRETO2609 DEL 2012 SON
PRIORIDAD EN EL MOMENTO DE LAS ASESORIAS O DIRECTAMENTE A LA CREACION DEL
PLAN DE GESTION DOCUMENTAL.

• PRESENTACION DIAGNOSTICO CON RELACION A HERRAMIENTAS TECNOLOGICAS

UTILIZADAS EN LAS EMPRESAS ENTREVISTADAS, ADEMAS DE LA RECLECCION DE
INFORMACION ACERCA DE SOFWARE RELACIONADO AL ARCHIVO DIGITAL.

LA IMPORTACION EN EL ANALISIS DE LAS HERAMIENTAS TECNOLOGICAS USADAS

ACTUALMENTE DENTRO DE LAS EMPRESAS ENTREVISTADAS NOS ARROJA LA SITUACION
ACTUAL ACERCA DE LOS PROCESOS DOCUMENTALES ADEMAS DE IDENTIFICAR EL
ESTADO DE MODERNIZACION DE ESTA.

SE OBSERVO QUE LA HERRAMIENTA A LA CUAL SE LE VE COMO LA MAS EFICAZ A LA HORA

DE PRODUCCION DE DOCUMENTOS COMO LO ES EL COMPUTADOR , ESTA PRESENTE
COMO INVENTARIO EN 17 EMPRESAS ECUESTADAS , ACOMPAÑADO POR EL SCANNER EN
14 EMPRESAS PROYECTADO COMO HERRAMIENTA DE CONFIANZA PARA LA RADICACION
DE DOCUMENTOS EL RADICADOR ELECTRONICO SE OBSERVO EN 8 EMPRESAS
ENCUESTADAS , SE COMPRUEBA EL DESUSO DE LA HERRAMIENTA DE FAX , SIENDO
ENCONTRADA EN SOLO UNA DE LAS EMPRESAS , ADEMAS DE LA MICROFILMADORA
CONFIRMANDO LA ACTUALIZACION DE LOS PROCESOR DE CONSERVACION DOCUMENTAL
SOBRE LA IDENTIFICACION DE UN SOFWARESE CARACTERIZA QUE AUNEUE 6 EMPRESAS
NO MANEJAN DENTRO DE LA EMPRESA UNA SOFWARE PARA LA COMPETENCIA EN GESTION
DOCUMENTAL, SI SE LOGRA IDENTIFICAR QUE CUATRO TIENEN SOFWARE CON NOMBRE DE
SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL(SGC).ADEMAS DE SKADO COMO INVODAR SOFWARE
EN ESTE CAMPO

1.2.4. CONCLUSIONES DE LA INVESTIGACIÓN DE MERCADOS

✓ ESTE ESTUDIO FUE IMPORTANTE YA QUE SE REALIZO UNA INVESTIGACION Y UN

ANALISIS EN EL MERCADO DE ASESORIAS EN GESTION DOCUMENTAL CON LA FINALIDAD
DE CONOCER LA SITUACION ACTUAL Y LANZAR NUESTRO SERVICO DE SOLUCIONES
DOCUMENTALES COL.
✓ CON BASE EN LA INVESTIGACION, TAMBIEN SE REUNIERON LAS OPINIONES DE
NUESTROS CLIENTES EN POTENCIA Y SE PUDO RECOGER ESTA INFORMACION PARA
DISEÑAR EL PORTAFOLIOS DE SERVICIOS QUE SUPLIENDO LAS NECESIDADES DEL
MERCADO
✓ DE LA INVESTIGACION SE PUEDE OBSERVAR UNA ESCASA Y DEBIL UTILIZACION EN LA
INDUSTRIA Y COMERCIO, SE DEBE A DIVERSAS RAZONES, ENTRE LAS QUE SE
ENCUENTRA EL DESCONOCIMINETO DE LA LEGISLACION COLOMBIANA DE ARCHIVOS,
ENTRE LOS ENTREVISTADOS SE PERSIVE UNA AUSENCIA DE UN ORDEN CONCRETO EN
SU EJECUCION DE GESTION DOCUMENTAL DE LA EMPRESA
✓ CON EL ESTUDIO SE PUEDE APRECIAR, QUE LAS EMPRESAS ENCUENTADAS
CONTITUYEN EN UNOS DE LOS CLIENTES MAS IMPORTANTE DE TODA LA VARIEDAD DE
EMPRESAS ENCUENTASDAS
✓ ADEMAS LOS DATOS SACARON A LUZ QUE LA EMPRESA GESTIONES Y SOLUCIONES
DOCUMENTALES S A S SERA COMPETENCIA DIRETA Y ADEMAS DE SERVIR DE FOCO EN
LA VISION DE SOLUCIONES DOCUMENTALES COL
✓ SE ESPERA QUE LA NOVEDAD DE PRESTAR SERVICION DE CONSORMACIONES DE PLAN
DE GESTION DOCUMENTAL SEA ATRACTIVO PARA LAS EMPRESAS SDE LA CIUDAD DE
BUCARAMANGA