SERVICIO DE APRENDIZAJE

CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

FICHA:2255758

PARALELO DE CLASES DE DOCUMENTOS

PRESENTANDO POR:
KLIVER ALEXANDER ZARZA HERRERA

PRESENTADO A:
CARLOS ALBERTO PEREZ ESPAÑA

CARTAGENA D.T y C
CLASES DE DOCUMENTOS
DOCUMENTO DE ARCHIVO: es un instrumento
de carácter contemporáneo que es creado por
individuos y organizaciones en el desarrollo de
sus actividades; con el transcurrir del tiempo
estos documentos se convertirán en una
ventana que nos permitirá tener acceso a los
eventos ocurridos en el pasado. Los
documentos de archivo son tan variados como
sus formatos, podemos encontrarnos con
documentos escritos, fotográficos, gráficos,
sonoros, digitales, analógicos, etc. Los
documentos son conservados tanto por
instituciones de carácter público y privado como
por individuos a lo largo y ancho del globo
DOCUMENTO ELECTRONICO: información
registrada, producida o recibida en el inicio,
en el proceso o en la resolución de una
actividad de una institución o de un
particular, y que consta del contenido, del
contexto y de la estructura suficiente para
proveer a la actividad de valor probatorio”.
Hay que aclarar que el contexto se refiere a
los diferentes aspectos que afectan al
documento, por ejemplo quién firma, la
relación que tiene con otros documentos
(del mismo expediente o de otros), la
función que ejerce...
DIFERENCIAS
 Los registros se encuentran en un lugar
cuya información es accesible a través
de la escritura manual.
 Los documentos se mantienen en
carpetas tangibles, que se archivan en
estantes
 El contenido no de puede separar de su
soporte lo cual se garantiza la integrad
de la información del documento
 El valor documental se puede
determinar por su autenticidad, entre
ellas por la firma.
 Recoge información en un medio cuyos
símbolos solo pueden ser leídos por
una computadora
 Los documentos se archivan en carpetas
electrónicas o virtuales.
 Se conservan en formatos digitales.
 Su contenido puede ser desglosado de
su testo original, para llevarse a otro
documento siendo asi mas fácil de
vulnerar su contenido alterándolos o
perdiendo la información.
USO
El documento de archivo registra una actividad
administrativa, deja testimonio de su realización
y es memoria de ella: puede ser usado para la
planeación, la asignación de recursos, la toma
de decisiones, el control administrativo y en
general, todo lo que tiene que ver con la
agilidad, economía y eficiencia de la gestión
administrativa; es además, garantía de los
derechos de los grupos humanos relacionados
con la institución, memoria de esta relación y de
la práctica social que regula.
 los documentos electrónicos actualmente son
muy indispensables para empresas y
particulares, instituciones educativas, de salud,
bibliotecas, entre otros, están transformando sus
recursos impresos o grabados en documentos
electrónicos ya que les ahorra tiempo , dinero y
esfuerzo en sus actividades diarias
-equivalencia de los documentos
electrónicos con los documentos en papel.
-validez de los documentos electrónicos, en
igual medida que en el papel.
-conservación y gestión de los datos, con
garantía de su integridad, su autenticidad, su
mantenimiento y su conservación sin
alteración indebidas. con la posibilidad de
cambiar su formato y su soporte .